房地产公司行政后勤管理条例13589.docx

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1、行政后勤管理条例为规范和提高公司的行政效率和后勤资源使用效果，适应公司发展的需要，特制定本规定。本规定未列明的事项，按照有相关行政权的机构或职务的决策执行。本制度适用用于某某某房地产产开发有有限责任任公司，集集团其它它企业可可以参照照本制度度执行。本条例由行行政后勤勤部负责责管理和和解释。第一章 会议及及会议室室管理第一条 总经理理办公会会：是由由总经理理本人或或委托人人定期召召开的工工作例会会。一、参加人人员为总总经理、行行政总经经理、财财务总经经理、项项目总经经理及相相关的部部门负责责人。二、时间原原则上定定为每周周五下午午。三、例会由由行政后后勤部转转发通知知，并安安排时间间、地点点；参

2、会会人准备备会议议议题。四、会议纪纪要由行行政后勤勤部负责责整理；并于次次周一呈呈总经理理审阅后后发放至至各有关关部门。第二条 部门例例会：是是由各部部门负责责人定期期召开的的工作例例会。例会时间由由各部门门根据部部门工作作特点合合理安排排，原则则为不影影响日常常工作的的正常进进行。第三条 部门联席席会议：是由总总经理或或行政总总经理、财财务总经经理、项项目总经经理发起起召开的的跨部门门协调、协协作专题题会议。会议由行政政后勤部部转发通通知，并并安排时时间、地地点。会会议纪要要由行政政后勤部部负责整整理；并并于次周周一呈总总经理审审阅后发发放至各各有关部部门。第四条 会议室管理理会议室由行行政

3、后勤勤部负责责管理，各各部门如如因会议议需要使使用公司司会议室室，须事事先向行行政后勤勤部登记记申请，由由行政后后勤部统统筹安排排。第二章 印章及及介绍信信的使用用与管理理第一条 公司各类印印章的管管理单位位为行政政后勤部部，公司司所有印印章须在在行政后后勤部办办理印模模备案；第二条 公司印章、公公司合同同专用章章由总经经理负责责保管；第三条 公司财务专专用章及及相关印印鉴由财财务总经经理负责责，并按按照财务务安全管管理要求求指定经经总经理理核准的的专人保保管；第四条 公司其它业业务专用用章由行行政总经经理负责责，并指指定专人人保管；第五条 公司印章的的使用，须须经总经经理或其其授权人人核准，

4、并并在行政政后勤部部备案登登记；第六条 公司合同专专用章的的使用，首首先必须须按照合合同审核核流程完完成审核核后，经经总经理理或其授授权人核核准，并并在行政政后勤部部备案登登记；第七条 公司财务专专用章非非财务专专用的使使用，须须经总经经理或其其授权人人核准；并在行行政后勤勤部备案案登记；第八条 公司其它业业务专用用章的使使用，须须经行政政总经理理或其授授权人核核准；并并在行政政后勤部部备案登登记；第九条 公司各类印印章的刻刻制，由由需求部部门提出出申请，经经总经理理核准后后由行政政后勤部部统一办办理；第十条 公司各类印印章的废废止或更更换，由由管理部部门提出出申请，经经总经理理核准后后由行政

5、政后勤部部统一办办理，并并按照法法律程序序要求由由行政后后勤部办办理公告告申明；第十一条 介绍信（含含加盖公公司印章章的便函函）由行行政后勤勤部统一一登记备备案管理理；第十二条 领用空白介介绍信（含含加盖公公司印章章的空白白便函）须须经分管管领导审审核，总总经理核核准；使使用完毕毕返回公公司3个个工作日日内，到到行政后后勤部核核销，核核销内容容包括：一、 交回未使用用介绍信信（含加加盖公司司印章的的便函）；二、 已使用介绍绍信（含含加盖公公司印章章的便函函）的使使用登记记；第三章 保密管管理第一条 公司保密管管理范畴畴：财务务凭证、会会计账簿簿、员工工档案、经经济合同同、会议议纪要、内内部管理

6、理制度、客客户资料料及档案案、规划划方案及及设计图图纸、内内部文件件等均属属公司保保密管理理范畴；第二条 公司保密分分三级：秘密、机机密、绝绝密；密密级的划划分标准准由行政政总经理理制订，总总经理核核准；第三条 凡划分为保保密管理理的文件件、资料料，按照照密级在在文件、资资料的第第一页加加盖密级级章；第四条 秘密级文件件、资料料的查阅阅须经行行政总经经理核准准；借阅阅须经总总经理核核准；第五条 机密及绝密密级文件件、资料料的查阅阅须经总总经理核核准，不不得借阅阅；第六条 保密工作的的管理单单位为行行政后勤勤部；并并负责对对员工进进行保密密培训。第四章 行文、办办文规定定第一条 根据有利于于工作

7、、有有利于归归档、有有利于保保密的文文秘工作作原则，对对公司的的行文工工作程序序和格式式做统一一要求，以以便逐渐渐建立起起规范化化的行文文工作程程序。第二条 行文规则一、 不越级行文文；二、 呈报的公文文应一文文一事；三、 正式行文及及签署合合同的均均应使用用公司的的全称。第三条 行文格式与与要求一、 无论对外、对对内的行行文要使使用统一一的文发发纸和文文件审批批表；二、 标题简要明明确，注注明文件件种类（发发文、请请示、合合同审查查及其他他）；三、 抬头（部门门、称呼呼、职务务）要注注明报送送单位；第四条 行文、发文文文号一、 对外行文编编号为：（字型型为标宋宋，字号号为四号号）某某文年年度

8、第第*号二、 内部行文编编号统一一为：（字字型为标标宋，字字号为小小四号） 某某某（人人）文年度字第*号号 某某某（办办）文年度字第*号号第五条 凡正式打印印的文书书，一律律使用公公司统一一格式 。第六条 凡上报政府府部门的的文书、其其大标题题使用标标宋体，小小标题使使用黑体体，正式式使用仿仿宋体，其其他文书书可使用用宋体、隶隶书和楷楷体。第七条 行文及发文文程序一、 对外行文由由拟稿人人拟稿、打打印后，填填写文件件审批单单，交由由行政后后勤部和和各拟稿稿部门负负责人核核稿、登登记、编编号后，转转呈公司司总经理理签发，行行政后勤勤部存档档。二、 以公司名义义向公司司内部发发通知、决决定等内内部

9、行文文，由承承办部门门拟文、打打印、核核稿，经经总经理理签发后后，由行行政后勤勤部登记记、编号号发送。三、 公司下属部部门向公公司系统统发出请请示文件件的内部部行文，由由承办人人以部门门名义拟拟文、打打字、核核稿，填填写“文件审审批表”，经部部门负责责人签字字同意后后，交行行政后勤勤部登记记编号转转送。经经总经理理审阅签签字后，行行政后勤勤部根据据批示意意见下发发到有关关部门并并存档。四、 部门之间备备忘录等等内部行行文，由由承办人人拟稿、打打印、核核稿，经经部门负负责人签签字同意意后，交交行政后后勤部登登记，转转送有关关部门和和上级负负责人并并存档。第八条 收文办理程程序一、 凡署名公司司的

10、函电电，由行行政后勤勤部拆封封、登记记，并按按业务部部门分拣拣，转送送公司领领导或有有关部门门。二、 凡署名部门门或个人人的函电电，由行行政后勤勤部分发发至部门门或个人人。第五章 钥钥匙管理理为了保证公公司各项项工作的的正常运运行，保保障公司司内部联联络快捷捷、畅通通，加强强钥匙的的管理，特特制定以以下办法法：第一条 各部室、宿宿舍及办办公桌、柜柜等钥匙匙原则上上由行政政后勤部部统一配配置，任任何员工工无权私私自配置置，特殊殊情况需需请示主主管领导导批准同同意方可可配置。第二条 各部室、宿宿舍及办办公桌、柜柜等钥匙匙由行政政后勤部部统一登登记、发发放。第三条 持钥匙人持持钥匙期期间若出出现丢失

11、失、失窃窃、机密密走失等等情况，由由持钥匙匙人负责责。第四条 会议室、小小餐厅等等公司公公共场所所的钥匙匙由行政政后勤部部统一保保管，各各部、室室如有需需要，需需向主管管领导申申请，获获准方可可登记借借用。第五条 各部室、宿宿舍钥匙匙行政后后勤部均均有备份份、留存存，以备备急用。第六条 行政后勤部部指定有有高度的的责任心心，具备备良好的的思想品品德的专专人管理理钥匙；并有权权对公司司员工的的钥匙管管理情况况做不定定期检查查。第六章 计计算机及及网络管管理规定定第一条 计算机及网网络管理理实施专专人负责责制，每每台计算算机由专专人来负负责。第二条 计算机的负负责人定定期对机机器进行行擦拭，确确保

12、荧光光屏与机机箱无灰灰尘。第三条 未经过主管管领导同同意，不不可以向向计算机机乱安装装软件，未未经计算算机负责责人同意意不许使使用他人人计算机机。第四条 计算机共享享资源不不许乱改改乱删，要要正确对对计算机机进行操操作。第五条 在不使用计计算机时时要关闭闭主机和和显示器器，断开开电源，做做到人走走机器关关。第六条 个人不许私私自将计计算机机机箱拆开开，如私私自拆开开机箱出出现的后后果由本本人负责责。第七条 计算机出现现故障应应及时找找管理员员，修理理计算机机时计算算机负责责人要在在场，修修理完计计算机要要填写计计算机维维修单。第八条 如果计算机机需要安安装软件件时，计计算机负负责人要要填写申申

13、请安装装软件单单，经主主管领导导同意并并签字后后找计算算机管理理员安装装所需要要的软件件。第九条 在操作计算算机遇到到问题的的时候要要找管理理员，以以免造成成不必要要的故障障。第十条 计算机负责责人对计计算机要要保管好好，如有有人为损损坏按原原价赔偿偿。第十一条 每月由管理理员对计计算机进进行系统统测试，测测试每台台计算机机的性能能。第十二条 每月由管理理员对计计算机软软件使用用情况进进行检查查一次，测测试软件件能否正正常运行行。第十三条 每周由管理理员对计计算机的的卫生情情况进行行一次检检查，看看计算机机上有无无灰尘。第十四条 每月由管理理员检查查一次计计算机的的配件，如如发现丢丢失按原原价

14、赔偿偿，如果果发生人人为损坏坏视情节节轻重予予以200%60%处罚。第七章 档档案管理理第一条 档案管理工工作的管管理单位位为行政政后勤部部；第二条 公司设立四四个档案案管理点点，分管管公司各各类文件件、资料料档案；工程技技术部负负责工程程建设过过程所需需各类文文件、资资料及制制度的建建档及管管理；人人力资源源部负责责公司所所有人员员及制度度的建档档及管理理；财务务部负责责所有财财务文件件、资料料及制度度的建档档及管理理；行政政后勤部部负责其其他文件件、资料料及制度度的建档档及管理理，同时时负责其其他部门门移交档档案的管管理；第三条 当文件、资资料在归归属管理理上出现现分歧时时，由行行政总经经

15、理裁定定；第四条 各档案点管管理的文文件、资资料及制制度各部部门不得得随意处处置；由由行政后后勤部定定期归档档统一处处理第五条 行政后勤部部有权随随时抽查查或检查查各档案案点的档档案管理理情况；并有权权出具档档案管理理整改意意见提交交总经理理办公会会；第六条 各档案管理理点的管管理细则则，由行行政后勤勤部会同同各档案案管理点点的管理理部门制制订，经经行政总总经理批批准后实实施。第八章 书书籍、刊刊物借阅阅流通管管理第一条 凡在行政后后勤部借借阅书籍籍、刊物物的人员员，都需需履行登登记手续续。第二条 借阅期为一一周，若若因需要要不能按按期归还还者，需需办理续续借手续续。第三条 借阅者因事事离开公

16、公司、出出差或外外出之前前，应将将所借书书籍归还还行政后后勤，以以利流通通周转，否否则过时时按超期期处理。第四条 超过期限收收取超期期费，每每本0.50元元/日。第五条 借阅书籍应应当面检检查，如如发现缺缺页、污污损等请请及时向向管理人人员说明明，由负负责借阅阅人员加加盖印记记，否则则，还书书时，如如发现损损坏、缺缺页、裁裁剪等应应由借书书人负责责。第六条 丢失书籍按按原价223倍赔赔偿。能能购得原原书籍的的尽可能能用新书书赔还。丢丢失成套套书中一一册或数数册的需需按全套套书价格格赔偿。罚罚款交纳纳手续限限在半个个月内办办完，若若催罚无无效，通通知财务务部从下下月工资资中扣除除。第七条 借阅者

17、在借借阅过程程中需切切实爱护护书籍，不不得撕毁毁、乱涂涂乱画、裁裁剪书籍籍，一经经发现，处处以罚款款，每本本510元元直至原原价。第八条 书刊管理机机构为行行政后勤勤部并指指定专人人负责。第九章 通通讯器材材使用及及管理第一条 手机及BPP机为提高工作作效率，保保证公司司高级管管理人员员及个别别重要岗岗位上的的员工与与公司总总部联络络畅通，公公司将根根据工作作需要为为高层管管理人员员或个别别重要岗岗位上的的员工配配备手机机及BPP机。第二条 手机的配备备根据工作需需要，手手机将配配备到公公司下属属各部部部门经理理一级。如如确有特特别项目目需要，可可以给某某些岗位位上的个个别人员员破例配配备手机

18、机，但需需要由部部门负责责人填写写申请报报告交行行政后勤勤部，由由行政后后勤部上上报到总总经理批批准。当当项目结结束或人人员调离离项目后后，手机机应立即即交回行行政后勤勤部。第三条 BP机的配配备如有个人无无条件解解决又确确有工作作需要者者，BPP机可配配备到主主管岗位位。如个个别人员员因岗位位需要配配备BPP机，各各部门须须填写申申请报告告交行政政后勤部部，由行行政后勤勤部送至至该部门门负责人人签字后后，并在在总经理理办公会会上通报报。第四条 配备手机和和BP机机的手续续凡持有公司司配备的的手机、BBP机者者，需与与行政后后勤部办办理借用用手续，当当持有者者的职务务或工作作性质发发生变化化时

19、，需需将手机机、BPP机交回回行政后后勤部。第五条 手机和BPP机的使使用凡持有公司司配备的的手机、BBP机者者，应使使其通讯讯器材自自6:330222:000保持持开通状状态，有有义务随随时回复复公司的的传呼或或电话。个个别重要要岗位的的人员将将根据工工作需要要由行政政后勤部部通知全全天244小时开开机。第六条 通讯器材的的保管及及修理一、所有持持有公司司配备的的通讯器器材者，都都有责任任义务对对其妥善善保管、爱爱护，严严禁将通通讯器材材转借他他人使用用，如违违反规定定，公司司将酌情情处置。二、当通讯讯器材在在使用中中受到损损害，持持有人应应立即报报告行政政后勤部部，由行行政后勤勤部统一一负

20、责修修理，并并视具体体责任原原因而决决定当事事人是否否需要承承担责任任。三、凡有遗遗失通讯讯器材的的现象发发生，由由责任者者个人负负责按实实价酌情情赔偿。第七条 电话管理公司各部门门配备的的办公电电话及配配备到个个人的手手机只能能因公使使用，公公司的办办公电话话实行IIC卡管管理，每每月由行行政后勤勤部对员员工的电电话费额额汇总，员员工通话话时应言言简意赅赅、厉行行节约，IIC卡各各自保管管，遗失失照价赔赔偿并申申请补办办。打国国内电话话需经过过部门负负责人的的批准同同意，在在指定的的电话机机通话后后在行政政后勤部部长途电电话登记记簿上登登记，并并注明通通话性质质（因公公因私私）。行行政总经经

21、理、财财务总经经理、项项目总经经理及以以上级别别岗位人人员因工工作特点点不受此此限制。国国内长话话登记簿簿由行政政后勤部部专人管管理。第八条 通讯费用的的管理行政后勤部部每月对对所有的的电话账账单、长长途电话话登记簿簿做出监监督、检检查、汇汇总并及及时上报报。对不不正常的的电话费费用的出出现，行行政后勤勤部将有有权责令令当事人人做出解解释，并并视具体体情况令令当事人人承担电电话费用用。公司批准和和配备的的因公使使用的手手机，手手机费每每月定额额为2000元，超超过2000元时时报销2200元元，多余余话费自自理；不不足2000元时时，按收收据上实实际话费费报销。公司批准和和配备的的因公使使用的

22、BBP机，BBP机费费每年由由行政后后勤部统统一汇总总、缴纳纳。第十章 办办公用品品的管理理第一条 公司日常办办公用品品由各部部门员工工按月提提出计划划，填写写办公用用品申领领单，由由部门负负责人签签字后，送送行政后后勤部，由由行政后后勤部统统筹购买买，无计计划的一一律不发发放。各各部门计计划应于于每月前前10天天报行政政后勤部部并于每每月5号号发放。第二条 原则上日常常用品每每月发放放一次。领领用办公公用品的的地点为为行政后后勤部。第三条 各部门所报报计划要要本着实实际需要要严格控控制，如如有浪费费现象，行行政后勤勤部有权权进行删删减。第四条 行政后勤部部建立公公司办公公用品购购置、使使用档

23、案案，凡属属公司购购置的办办公用品品均应登登记入册册，同时时注明领领用情况况。此项项工作由由行政后后勤部指指定专人人负责。第五条 公司办公用用品由行行政后勤勤部统一一购置，日日常办公公用品有有一定的的库存，对对专业办办公用品品零库存存。部门门因特殊殊情况需需要自行行购置时时，需经经行政后后勤部批批准，并并按规定定进行登登记。第六条 分配至各部部门使用用的办公公用品要要专人管管理，不不得无故故缺损，任任何部门门不得擅擅自与其其他部门门调换。第七条 办公用品中中耐用品品的发放放，除首首次领取取外，应应以旧换换新。第八条 个人使用的的办公桌桌、椅、柜柜、计算算器等办办公用具具由个人人保管使使用，人人

24、员调动动时，由由行政后后勤部负负责清点点收回并并做好回回收、分分配、增增减登记记。第九条 各部门闲置置的办公公用品，应应上交行行政后勤勤部统一一保管。第十条 办公用品（价价格在220元以以上的）正正常使用用发生的的损坏时时，要及及时的向向行政后后勤部报报告，由由行政后后勤部安安排修理理，如不不报告或或擅自将将损坏的的办公用用品丢弃弃，使用用者个人人按非正正常使用用损坏照照价赔偿偿。第十一条 公司对办公公用品的的使用情情况，实实行年内内不定期期检查，年年末普查查的检查查制度，检检查工作作由行政政后勤部部负责。第十一章 礼品管管理第一条 礼品的收受受及较贵贵重的礼礼品的发发送均由由行政后后勤部统统

25、一管理理。第二条 凡因工作关关系个人人或部门门收到的的礼品，应应将所收收礼品上上交行政政后勤部部，由行行政后勤勤部办理理登记，由由公司对对礼品进进行统一一支配。第三条 凡因工作关关系要送送出的较较贵重的的礼品（110000元以上上），需需经总经经理批准准，公司司统一调调配或购购买后，交交行政后后勤部办办理领用用手续。第十二章 机动车车使用管管理第一条 为了对公司司的机动动车辆实实行统一一管理，加加强对机机动动车车辆的使使用管理理，特制制定本规规定。 第二条 因业务发展展的需要要，公司司车辆可可阶段性性的配备备给公司司的下属属各部门门，配备备的车辆辆由部门门负责人人负责调调派。第三条 遇有公司的

26、的重要活活动，行行政后勤勤部可无无条件地地调用配配备给部部门用的的车辆。第四条 某些部门因因业务需需要，出出现突发发性用车车情况，行行政后勤勤部可在在部门间间局部协协调调配配车辆，各各部门应应以公司司利益为为重，互互相配合合。第五条 任何部门和和个人不不能利用用工作之之便，公公车私用用。第六条 司机未经公公司行政政后勤部部批准不不得将机机动车私私自开回回家，否否则发生生车辆被被盗或损损坏，造造成经济济损失由由司机承承担。第七条 为确保公司司人员及及车辆的的安全，公公司要求求各部门门使用车车辆一定定要由专专职司机机驾驶；对于一一切由非非专职司司机（包包括部长长及所有有员工）驾驾驶的公公司车辆辆所

27、发生生的交通通事故，其其经济损损失及人人身安全全责任均均由专职职司机承承担。第八条 发生公司车车辆被盗盗事件，追追究直接接责任人人的责任任。第九条 直接责任人人的定义义为：车车辆停放放在公司司办公楼楼前，直直接责任任人为驾驾驶员和和公司行行政负责责人；车车辆停放放在其他他地点，直直接责任任人为驾驾驶员。第十三章 交通安安全和驾驾驶员的的管理第一条 行政后勤部部要定期期的组织织司机进进行交通通安全宣宣传教育育，让司司机们建建立安全全行车意意识，自自觉的遵遵守交通通法，牢牢记驾驶驶员的行行车规范范，杜绝绝“十二种种严重违违章行为为”，不发发生任何何事故。第二条 加强对车辆辆的管理理，保证证车辆的的

28、完好状状态，做做好车辆辆的换季季保养，为为每辆车车建立保保养档案案，司机机班每月月公布油油耗、维维修费。第三条 事故性质的的划分一. 造成责任事事故损失失费在110000元330000元为一一般事故故；二. 造成责任事事故损失失费在330000元660000元为大大事故；三. 造成责任事事故损失失费在660000元990000元为重重大事故故；四. 造成责任事事故损失失费在990000元以上上的为恶恶性事故故；第四条 处罚一. 司机凡因违违章、违违纪受处处罚，罚罚款单不不得报销销。二. 凡有一般事事故、大大事故、重重大事故故、恶性性事故的的责任司司机取消消当年的的安全奖奖和评选选年度先先进的资

29、资格。三. 机动车驾驶驶员责任任事故处处罚标准准事 故 性性 质赔偿经济损损失一般事故5%200%大事故5%200%重大事故5%200%恶性事故5%200%第五条 非司机开车车、司机机酒后开开车造成成的事故故，由肇肇事人赔赔偿全部部经济损损失。第六条 造成责任死死亡的事事故，按按国家有有关规定定执行。第七条 司机请假需需提前办办理手续续，由部部门负责责人签字字，行政政总经理理批准方方可执行行。第八条 根据公司现现有情况况，公司司决定“红旗”、“金杯”车由专专职司机机驾驶，“奔驰”车为董事长专用车，“桑塔那”为副总经理专用车，各车原则上不串用。如遇特殊情况，需经专车领导或行政后勤部批准后方可调用

30、。第九条 行政总经理理、财务务总经理理、项目目总经理理及以上上级别领领导外出出用车无无需填写写“因公外外出、用用车申请请单”，但如如司机随随行，司司机必须须经行政政后勤部部批准后后方可出出车并在在出车后后填写“因公外外出、用用车申请请单”司机栏栏。 第十条 公司员工公公出用车车，司机机必须见见“因公外外出用车车申请单单”才能出出车，该该单必须须有主管管总经理理签字及及行政后后勤部调调配意见见；如主主管总经经理未在在，经行行政后勤勤部签字字同意后后可以出出车，但但回来后后必须找找主管总总经理补补签。第十一条 行政后勤部部负责安安排司机机工作内内容及对对其进行行考勤和和月度考考核，其其他如车车辆常

31、规规保养和和司机常常规安全全教育培培训等由由北京某某某科贸贸有限公公司统一一安排。第十二条 司机外出行行车如未未按本规规定执行行，给公公司造成成损失，视视情节轻轻重按有有关规定定给予处处罚；同同时对表表现优秀秀者给予予奖励。第十四章 合同档档案管理理第一条 除劳动用工工合同外外，其他他所有合合同原件件由行政政后勤部部统一建建档、归归档及管管理；第二条 行政后勤部部根据合合同密级级对合同同实施管管理；第三条 机密级以上上（含）合合同由行行政后勤勤部根据据合同执执行需要要；制作作合同简简本，提提供合同同执行部部门使用用；第四条 秘密级合同同经行政政总经理理核准后后可借阅阅或复印印；机密密级以上上（含）合合同由行行政总经经理核准准后，可可在行政政后勤部部查阅，但但不得借借阅或复复印；经经总经理理核准后后可借阅阅，但不不得复印印。第五条 所有合同的的借阅、查查阅或复复印，无无论任何何人必须须在行政政后勤部部办理借借阅、查查阅或复复印备案案。