某某股分公司档案管理程序研讨11359.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.北京首信股份有限公司档案 管管理文书归档工工作程序序工作标准工 作 内 容工作程序各 业 务 部 门总 裁 办 公 室平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。1、 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、 合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、 指导本部门做好

2、账外文件的平时归卷工作。平时归卷1、 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、 上级文件分类归卷1、 归卷准确及时。2、 每季有检查。3、 发文正件与底稿齐全。文件材料的整理1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、 剔除不需归档的文件和重份文件。3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量

3、要求(详见质量标准)。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。3、将整理好的案卷装盒。1、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮1、 按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录

4、号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号1、 按档号编制案卷目录 。2、 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。3、 交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按邮电工业企业档案实体分类办法进行排列案卷。2、编制档号。1、 案卷目录清晰无误。2、 移交手续完备。附件二 关于归档案案卷的质质量要求求 总的质质量要求求: 遵循文文件材料料的形成成的规律律和特点点,保持文文件之间间的有机机联系,区别不不同价值值, 便于保保管和利利用。具具体应做做到以下下几点: 一、 归归档文件件必须齐齐全完整整。凡是是在职能能活动中中形成

5、的的对今后后有查考考利用价价值的文文件材料料, 均应收收集归档档。归档档文件材材料种类类、份数数及每份份文件的的页数, 均应齐齐全完整整。 二、 遵遵循文件件的形成成规律和和特点, 层次分分明。在在归档的的文材料料中,应当将将每份文文件的正正件与附附件、印印件与定定稿、请请示与批批复、转转发文件件与原件件、多种种文字形形成的同同一文件件分别组组在一起起, 不得分分开；一一个项目目的材料料, 要把项项目从立立项到结结束形成成的材料料组在一一起, 准确地地反映企企业生产产、科研研、基建建和经营营管理等等各项活活动的真真实内容容和历史史过程,尽量做做到一事事一卷。 中国最最大的资资料库下下载三、 卷

6、内内文件的的排列: 卷内文文件材料料应保持持文件之之间的有有机联系系,区别不不同情况况进行排排列, 密不可可分的文文件材料料应依序序排列在在一起, 即:批复在在前, 请示在在后； 正件在在前, 附件在在后； 印件在在前, 定稿在在后； 会议记记录依会会议时间间顺序排排列, 会议文文件要按按文件的的重要程程度顺序序排列, 重要的的在前；一般工工作形成成的材料料, 结论性性的文件件在前,依据性性的文件件在后； 产品销销售合同同应按销销售产品品种类组组卷, 再按供供货时间间依序排排列；上上级政策策性规定定的普发发文件按按问题单单独组卷卷, 卷内文文件依其其重要程程度排列列。科技技文件的的排列执执行G

7、B/T1118222-899国家标标准。四、 区分分不同价价值: 各类文文件根据据其不同同的内容容都有不不同的保保存价值值。组卷卷过程中中尽量根根据不同同的保管管期限分分别组卷卷。文件件数量很很少或一一件事密密不可分分的文件件，可不不必因价价值不同同而拆开开组卷。 五、 跨跨年度材材料的处处理: 除产品品、项目目、设备备、仪表表、基建建项目档档案外,不同年年度的文文件不能能放在一一起立卷卷, 但跨年年度的请请示与批批复, 放在批批复年立立卷； 没有批批复放在在请示年年立卷, 跨年度度的规划划放在针针对的第第一年立立卷, 跨年度度的总结结放在针针对的最最后一年年立卷； 跨年度度的会议议放在开开幕

8、年立立卷。 六. 具具有长期期保存的的案卷, 卷内文文件有圆圆笔和铅铅笔字迹迹, 要用蓝蓝黑墨水水或碳素素墨水笔笔重抄或或复印, 连同原原件一同同归档。七. 卷内内文件的的编号：每一本本案卷的的卷内文文件按“件”编号，每每件文件件用铅笔笔编写页页号，在在文件首首页的右右上角盖盖“件号章”, 并将件件号和每每件文件件的页数数填写清清楚。（“件号章”的其它它项，由由总裁办办档案人人员填写写）。图图纸在右右下角编编写页号号。 八、 装装订与装装盒：卷卷内文件件以“件”为单位位，采取取三孔一一线的方方式进行行装订。然然后，按按“件”号顺序序排列装装盒，一一盒为一一卷。九、卷内目目录的填填写: 凡是组组

9、成的案案卷, 都应填填写卷内内目录。卷卷内目录录表的各各项要填填写齐全全。序号：填写写文件的的件号。文号：填写写文件制制发机关关的发文文字号,合同可可填写合合同号。责任者：应应填写文文件形成成的部门门或以印印章为准准。题名：填写写文件标标题，一一般应照照实抄录录，不要要随意更更改和简简化；没没有标题题或不能能说明文文件内容容的标题题，应根根据文件件内容自自拟标题题，外加加；会会议记录录应在卷卷内目录录的文件件题名下下写明会会议的主主要内容容。合同同、协议议在此栏栏内填写写合同内内容及对对方单位位。日期：填写写文件形形成的时时间，填填写时可可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没没有责任任

10、者、年年、月、日日的文件件要考证证清楚责责任者和和年、月月、日。页号：填写写每份文文件的页页数。十、 备考考表的填填写: 每个案案卷必须须附有备备考表。卷卷内文件件的情况况说明, 都应填填在备考考表内, 若无情情况可说说明,也应将将立卷人人姓名填填上, 检查人人由单位位领导或或案卷质质量审核核者签名名。十一、案卷卷题名的的拟写：每份案案卷都应应根据卷卷内文件件内容拟拟写题名名。题名名主要由由三个部部分组成成：文件件的主要要制发机机关、案案卷内文文件主题题（文件件中心内内容）和和文种。也也可突出出年代特特征，即即：在制制发机关关后加文文件形成成的年代代。用印印有“北京首首信股份份公司”卷盒的的股

11、份公公司内部部文件，可可以省略略文件制制发机关关。十二、 归归档照片片、录像像片、录录音带要要写清载载体的摄摄制时间间、地点点、所反反映事情情的内容容, 摄制人人。照片片要连同同底片一一起归档档。十三. 归归档的电电子文档档要附有有标签，标标签内应应填写编编号、套套别、名名称、密密级、保保管期限限和软、硬硬平台等等。 股份公司档档案实体体体系图图首信股份有限公司档案全宗党群工作类(A)经营管理类(C)生产技术管理类(D)产品类(E)会计档案类(I)设备仪器类(H)基本建设类(G)科学技术研究类(F)行政管理类(B)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)电子档案（光盘、软盘）（G、

12、R）实物档案（奖品、证件）（SW）说明：股份份公司的的党群工工作类档档案主要要是各种种协会的的管理、其其它方面面由集团团总部管管理。附件三档案实体分分类编号号办法 1 总 则 1.1 为了贯贯彻执行行国家档档案局颁颁发的工工业企业业档案分分类试行行规则和和邮电电工业档档案实体体分类编编号办法法,提高档档案管理理的科学学化、规规范化和和标准化化水平, 更好地地为企业业经营生生产、管管理工作作服务、特特制定本本办法。 1.2 档案分分类原则则, 是以公公司全部部档案为为对象, 根据管管理职能能,结合档档案内容容和形成成特点, 保持档档案之间间的有机机联系,便于科科学管理理和开发发利用。 2 档案类

13、类别的设设置 2.1 档案的的类别共共设置十十个大类类, 即: 党群工工作类、行行政管理理类、经经营管理理类、生生产技术术管理类类、产品品类、科科学技术术研究类类、基本本建设类类、设备备仪器类类、会计计档案类类、干部部职工档档案类。 2.2 根据职职能活动动和档案案形成的的特点, 每个大大类下设设置若干干个二级级类目( 属类 ), 不设置置三级类类目( 详见附附表 )。 2.3 录音、录录像、照照片、计计算机软软盘( 磁盘 )和其它它非纸质质载体形形式的档档案, 其形成成和反映映的内容容、作用用与纸质质载体档档案有着着不可分分割的联联系, 不单独独设置类类目, 视其内内容特征征同纸质质载体档档

14、案对应应分类编编号。 2.4 各部门门根据分分类办法法组织整整理案卷卷, 以利于于分类标标识和管管理。 3 分类标标识方法法 3.1 企业档档案实体体分类的的标识符符号采用用英文字字母顺序序标识一一级类目目( 大类 )； 采用阿阿拉伯数数字“ 双位制”标识二二级类目目( 属类 )。 3.2 档案实实体排架架和编号号要反映映十个基基本大类类, 从实际际出发, 做到科科学合理理, 经济实实用, 保证利利用档案案的系统统性、有有效性。 3.2.11党群工工作类（A）、行行政管理理类（B）、经经营管理理类（C）、生生产技术术管理类类（D）的案案卷排架架, 按大类类一年度度一属类类进行排排列, 不区分分

15、保管期期限特征征(但同一一属类内内按照永永久、长长期、短短期顺序序排列 )，案卷卷顺序号号按大类类流水编编号,流水号号编制到到“999”时, 重新从“1” 另行编编号, 并用案案卷目录录号加以以区别。 档档案编号号( 档号 )由全宗宗号、目目录号、分分类号、案案卷顺序序号构成成 (全宗号号是档案案馆给企企业的编编号，故故企业暂暂不标识识 )。 档案编编号( 档号 )标识举举例示意意: A11. A122. 0100 案卷顺顺序号 分类二二级类目目( 属类代代号 ) 分类一一级类目目( 大类代代号) 目录号号（A类的第第一本目目录） 33.2.2 产品类类（E）、科科研类（F）、基基本建设设类（

16、G）、设设备仪器器类（H）的案案卷排架架 aa) 根根据公司司产品特特点, 产品档档案原则则上按大大类一属属类一项项目进行行排列, 案卷顺顺序号按按属类流流水编号号（适用用于手机机产品）, 同样将将顺序号号编制到到“999” 时重新新从“1” 另行编编号。对对于项目目少的产产品,可以将将多种属属类混合合流水编编号, 用分类类号加以以区别，流流水编号号办法同同前。b)设备仪仪器类，按按设备类类、仪器器类分别别排架, 各按技技术性文文件和管管理性文文件分别别流水编编号, 不同属属类用分分类号区区别, 流水号号编制办办法同前前类。 c)产品品、基建建、设备备仪器类类档案的的编号由由目录号号、分类类号

17、、项项目( 型号 )代号、案案卷顺序序号构成成。 举例示意意: EE1. E221. C220000. 0001 案卷顺顺序号 产品型型号( 项目代代号 ) 分类号号二级类类目( 属类 ) 分类号号一级类类目( 大类 ) 目录号号（产品品档案第第一本目目录）3.2.33 科学技技术研究究类按大大类分科科研课题题排列, 案卷顺顺序号按按大类流流水编号号, 流水编编号办法法同前四四大类编编制办法法。档号( 档档案编号号 )由目录录号, 分类号, 课题代代号, 案卷顺顺序号构构成。3.2.44 会计档档案的排排架编号号, 按大类类一属类类一年度度进行排排列, 案卷顺顺序号按按属类流流水编号号, 流水

18、编编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编编号,用目录录号加以以区别。 档号( 档案编编号 )由目录录号、分分类号、案案卷顺序序号构成成。3.2.55 干部职职工档案案类, 按干干部档案案工作条条例的的有关规规定，分分干部、工工人顺序序编号。 3.2.66 特殊载载体档案案，按载载体类别别分别编编号。即即：按照照片、录录音带、录录像片、软软盘、光光盘、实实物分别别编号，用用特殊载载体（TTZ） 类别照片（ZZ）、录录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）顺序号标识。 示示例：TZR001； TTZZ0011。 4 附 则 本本办法由由总裁办办负责实实施并解解释。 附表

19、：档档案实体体分类编编号表 档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围党群工作类（A）党务综合A11党委综合性性工作，党党委有关关会议，党党员代表表大会，党党委办公公室及其其他党务务性工作作等。组织工作A12党的组织建建设，整整党建党党，党员员及党员员中层干干部管理理，党费费管理，统统战工作作等。宣传工作A13理论教育，各各种工作作活动宣宣传，思思想政治治工作，精精神文明明建设等等。纪检工作A14党风治理，党党纪检查查，案件件审理工工作等。工会工作A15职工代表大大会，职职工民主主管理，劳劳动竞赛赛，劳动动福利，女女工工作作，文体体活动，组组织建设设

20、，会费费管理，先先进职工工管理，技技术比赛赛。 共青团 工工作A16组织建设，思思想政治治工作，团团员大会会，团员员管理，团团费管理理，青少少年工作作等。协会工作A17协会业务综综合性管管理工作作，各专专业学会会，协会会工作，各各群众团团体活动动工作等等。行政管理类（B）政务工作B11综合性工作作，政策策法规，司司务会议议，经理理办公室室工作，文文秘机要要保密工工作，干干部会议议，信息息工作，机机构设置置。人事管理B12人事业务综综合管理理，干部部、职工工管理，干干部考核核任免、聘聘用，职职称评定定、聘任任，奖惩惩、出国国政审，劳劳务出口口，离退退休管理理工作等等。 劳动管理B13劳资综合管管

21、理，定定编定员员、劳动动调配，劳劳动工作作计划与与统计，工工资管理理，劳动动保护等等。教育工作B14教育业务综综合管理理，普通通教育，中中专和职职业教育育，职工工在职业业务技术术教育和和培训等等。审计监察B15审计业务综综合管理理，专项项审计工工作活动动，法律律事务，政政纪监察察，违纪纪案件审审理工作作等。档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围行政管理类（B）武装保卫B16社会治安，民民兵工作作，枪支支弹药管管理，消消防、交交通管理理，刑事事案件审审理，人人防工作作等。行政事务B17职工生活福福利，房房产管理理，食堂堂，商店店，幼儿儿园，第第三产

22、业业管理工工作，医医疗卫生生，卫生生监督与与管理职职工防病病治病，计计划生育育工作等等。外事工作B18外事业务综综合管理理，企业业涉外活活动（出出访，考考察，外外宾接待待，商务务意向谈谈判，）等等。经营管理类（C）综合管理C11企业改革，企企业发展展规划，经经营战略略决策，经经营方针针、目标标管理，企企业改制制、投资资管理，承承包合同同，市场场预测，经经营法规规，企业业管理制制度，工工作标准准等。计划统计C12综合计划管管理，企企业中、长长期经营营计划，年年（季）度度计划，各各项专业业计划，各各种计划划、统计计报表，综综合性统统计分析析，进出出口计划划管理工工作等。 财务管理C13财会业务综综

23、合管理理，资金金固定资资产产权权管理，成成本管理理，价格格管理，财财务计划划、会计计管理，税税务、外外汇、关关贸、信信贷和优优惠政策策管理等等，资产产评估物资管理C14物资综合业业务管理理，物资资供应，仓仓库管理理，废旧旧物资处处理、进进口物资资合同等等。产品销售C15市场分析，用用户调查查，商务务洽谈，产产品销售售合同（包包括出口口合同）、协协议，用用户工程程设计、安安装、开开通，售售后服务务、广告告宣传等等。生产技术管理类（D）生产调度D11生产组织，调调度指挥挥工作，外外协加工工等。能源管理D12能源消耗定定额管理理，节能能降耗工工作等。安全管理D13安全生产管管理，工工伤事故故处理，职

24、职工安全全教育等等。环境保护D14环境保护检检测与控控制，污污染治理理等。 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围生产技术管理类（D）科技管理D15科技综合管管理，新新产品、新新技术综综合开发发，科技技成果管管理，技技术革新新、技术术改造、合合理化建建议，工工艺管理理，专利利管理，技技术体制制，技术术引进，技技术转让让、技术术合作合合同、协协议等。质量管理D16全面质量管管理，贯贯彻isso20000标准准体系管管理、产产品质量量检测与与控制工工作等。计量管理D17计量综合管管理，各各种计量量检测工工作，计计量晋级级与复查查工作等等。标准化工作 D1

25、8企业技术标标准化管管理工作作，各种种技术标标准档案案等。 档案和信息息管理D19企业档案管管理工作作，各类类基本数数据管理理，计算算机信息息系统管管理性工工作，技技术情报报、图书书、资料料管理，各各种专业业会议、出出国考察察带回的的文件资资料。产品类（E）基本范围内内每项产产品（型型号）应应包括从从产品立立项开发发、设计计、试制制、鉴定定；工艺艺工装、加加工制造造生产、检检验、包包装、商商标、广广告、产产品技术术成果创创优、奖奖励等全全过程及及OEMM产品的的文件材材料。电话机E21各种类型各各种制式式电话机机。电报、电传传机打印印机E22收、发报机机，各种种类型的的电传机机、打印印机传真机

26、E23各种用途各各种类型型传真机机。综合业务数数字网终终端机E24ISDN终终端机及及配套设设备。办公自动化化终端机机E25办公自动化化终端机机及配套套设备。档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围产品类（E）载波通信设设备E31明线、电缆缆、微波波用载波波通信设设备，特特定用途途载波通通信设备备，各种种配套设设备等。数字通信设设备E32脉码调制复复用、复复接、终终端，再再生中继继，增量量调制，转转换设备备等各种种配套设设备。特高频 （含短短波）通通信设备备E33特高频通信信机，倒倒换架，无无人中继继机，数数字特高高频通信信机，各各种配套套设备，短

27、短波通信信设备等等。微波通信设设备E34各种频段模模拟数字字微波通通信设备备，各种种配套设设备等。光纤通信设设备E35光端机、光光中继、光光电合一一通信设设备，各各种光纤纤传输设设备，各各种配套套设备等等。卫星通信设设备E36地球站主设设备，卫卫星通信信各种配配套设备备。移动通信设设备E37模拟数字移移动通信信系统基基台、移移动台及及配套设设备，寻寻呼系统统寻呼台台，寻呼呼器及配配套设备备等。电报通信设设备E38载波机，转转换设备备，用户户电报集集中器，转转报系统统，调度度架，配配线架及及各种配配套设备备等。数据通信设设备E39数据复用，数数据转接接，调制制解调，数数传，数数码通信信数据复复接

28、交换换及各种种配套设设备等。电 缆E41各种电缆（含含非通信信电缆）及及配套产产品光 缆E42各种光纤电电缆及配配套产品品电 杆E43长途电话交交换设备备E51各种人工、半半自动、全全自动长长途电话话交换设设备及其其配套设设备。档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围产品类（E）局用电话交交换设备备E52市内电话交交换设备备（纵横横纵制、准准电子、程程控交换换机）及及其配套套设备，长长市农电电话交换换设备及及其配套套设备，会会议汇接接调度电电话设备备等。用户电话交交换设备备E53各种用户电电话交换换机及其其配套设设备等。非话业务交交换设备备E54电

29、报交换机机、传真真汇接交交换台等等非话交交换设备备及其配配套设备备等。通信电源E61整流器，配配电屏，组组合电源源，变换换器，逆逆变器远远供电源源，稳压压器，变变压器等等及其配配套设备备。通信仪表E71传输测试，数数字通信信设备测测试，光光通信测测试，微微波测试试，电报报、传真真测试，线线路检测测及通用用测试仪仪器仪表表等。元器件E81电子元件，机机电元件件，电子子器件等等产品。制版设备E91照排机（图图文、平平面式激激光、地地图、激激光照排排机），图图片输入入机等产产品。非通信 产产品E92各种非通信信用产品品（含民民用产品品）科学技术研究类（F）按科研课题题（或科科研课题题代号）F11每个

30、科研课课题应包包括课题题立项、研研究准备备、研究究试验、总总结鉴定定、成果果报奖、推推广应用用全过程程的文件件材料。档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围基本建设类（G）每个单项工工程项目目应包括括工程前前期依据据性文件件工程勘勘探测绘绘，设计计施工，竣竣工验收收，工程程创优全全过程的的文件材材料。基建综合管管理G11基建综合管管理，房房地产凭凭证，红红线图，总总平面图图，总管管线网分分布图等等。生产用房G12生产厂房，库库房，动动力用房房，管理理工作用用房及生生产辅助助性用房房和设施施等。生活用房G13生活住宅、生生活福利利建筑设设施及其其附属

31、建建筑设施施等。社会公用建建筑设施施G14属于企业产产权的社社会公用用建筑设设施等。设备仪器类（H）每台设备、仪仪器仪表表应包括括购置报报批，购购置合同同，到货货开箱验验收，安安装调试试运行，维维修及管管理全过过程的文文件材料料。设备综合管管理H11设备管理业业务综合合，工作作计划、总总结，指指标考核核，设备备转让、报报废，固固定资产产折旧等等。加工设备H12金属切割机机床，锻锻压机械械，铸造造机械，木木工机械械，工业业炉窑及及其他专专用设备备等。专用设备H13半导体器件件、电真真空器件件，无线线电元件件，整机机装配专专用设备备及其他他专用设设备等。动力设备H14工业锅炉及及辅助机机，供气气、

32、供水水设备，发发电设备备，内燃燃机，输输配电设设备等。通用配套设设备H15超重运输设设备，通通用机械械，试验验及其他他设备，电电器设备备等。非生产设备备H16综合设备。电子计算机机H17各种电子计计算机。档 案 实 体 分 类 编 号 表一级类目名称二 级类 目名 称分类号基 本本 范 围设备仪器类（H）仪器仪表综综合管理理H21仪器仪表综综合管理理，工作作计划、总总结，指指标考核核，仪器器仪表转转让、报报废，固固定资产产折旧等等。电子仪器仪仪表H22邮电工业生生产用各各种各类类电子仪仪器仪表表及通用用仪表，专专用仪器器仪表等等。电工、 热工仪仪表H23各种电工、热热工仪表表等。计量标准仪仪器H24计量标准用用仪器仪仪表，力力学、光光学、化化学、长长度等计计量标准准及仪器器等。会计档案类（I）凭证I11各种会计凭凭证。账簿I12各种财务账账簿。报表I13各种财务报报表。清册I14会计移交清清册，会会计档案案清册，会会计档案案销毁清清册等。干部职工档案类（J）干部档案J11 工人档案J12离退休职工工档案J13死亡职工档档案J14