分公司行政管理制度14219.docx

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1、新城建工泰安分公司行政管理制度一 、礼仪纪律1、行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2、行政部部负责人人发现不不当现象象，可签签发“提示单单”以提示示警告，并并报备有有关部门门主管；3、 行政部确认认奖惩事事实，可可提请有有关主管管研究提提出奖惩惩申请；4、 对公司礼仪仪纪律现现象，行行政部与与各部门门经理均可可直接向向总经理理提出。二 、工作作计划与与报告没有计划的的行为是是无效率率的行为为。公司司强调对对公司、部部门、员员工行为为的计划划性要求求，用以以明确和和把握我我们的工工作方向向，同时时提高工工作效率率与工作作效益。因因此，通通过对计计划体系系的

2、规定定，并通通过相关关计划流流程和计计划表格格的制作作，实现现工作计计划的确确立、执执行和评评估。（一）公司司、部门门年度发发展计划划1、 公司董事长长、总经经理、部部门经理理于每一一会计年年度底应应该制定定下一会会计年度度的发展展计划。2、 公司年度发发展计划划经公司司主要高高层领导导人讨论论制作，公公司高管管核准同同意后确确定执行行。3、 部门年度发发展计划划经部门门主要领领导人员员讨论制制作，公公司总经经理核准准同意后后确定执执行。4、 公司、部门门年度发发展计划划是部门门、人员员月度工工作计划划的基础础和依据据。5、 公司、部门门年度发发展计划划是对公公司、部部门经营营发展的的评价基基

3、础。6、 年度计划流流程总经理公司计划草案报告高管核准报告各部主管稽核部门计划草案总经理核准执 行（二）部门门、员工工月度工工作计划划1、 部门门经理、公公司员工工在每月月度底分分别进行行部门、员员工下月月度工作作计划安安排。2、月度工工作计划划通过对对月度度工作计计划表的的制作来来完成，在在该表格格中应该该相应地地填写部部门、员员工下月月工作内内容安排排和时间间控制。3、 员工月度工工作计划划交部门门经理核准准同意后后确定执执行。4、 部门月度工工作计划划交总经经理核准准同意后后确定执执行。5、 月度工作计计划的完完成情况况将作为为部门、员员工工作作评估的的主要依依据之一一。6、 年度月度工

4、工作计划划公司年度计划部门经理计划草案报告部内员工总经理核准报告稽核计划草案经理核准执 行（三）员工工日工作作时间控控制计划划1、公司员员工通过过日工工作时间间控制表表进行行日工作作时间计计划与安安排控制制。2、公司员员工应该该按照“日工工作时间间控制表表填写写规定”在规定定的时间间按照规规定的项项目如实实填写并并上交公公司行政政管理部部。3、在日日工作时时间控制制表中中体现出出员工对对每日工工作安排排的合理理性与计计划性，反反映员工工每日工工作的效效益性与与非效益益性，因因此，该该表格将将作为对对员工考考核的主主要依据据之一，同同时也是是员工用用于控制制时间、提提高效率率、自我我评估的的依据

5、。4、日工工作时间间控制表表是公公司对外外服务的的重要计计费依据据。5、日工作作计划流流程部门月度计划部门主管报 告稽 核员工日计划执 行三 、会议议管理 1、会议是是公司决决议产生生、工作作明确、意意见交流流的正式式方式与与场合。公公司会议议区分为为定期例例会与非非定期会会议，规规定的人人员必须须准时参参与，指指定人员员作好会会议记录录，与会会人员遵遵守会议议秩序安安排同时时提高会会议效率率。2、 定期例会会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持持人员早会8:30-8:445各部门人员员对接一天相相互协调调工作，掌掌握工作作进度部门经理部门周例会会每周五155:000各部门人员员总结本周工

6、工作及下下周计划划部门经理经理周例会会每周六上午午9:000-111:000总经理、副副总经理理、各部部门经理理汇报各部门门一周工工作情况况及下周周工作计计划，讨讨论工作作中存在在问题行政管理部部/总经理月度总结、规规划会议议每月度最后后一天下下午总经理、副副总经理理、各部部门经理理上月度工作作总结月月度工作作规划报报告、各各部门月月度工作作协调行政管理部部/总经理质量管理会会每月初第一一天上午午总经理、副副总经理理、工程程部经理理、质量量管理部部经理总结上月工工程质量量及问题题，安排排本月质质量目标标工程部总总经理安全管理会会每月度第一一天下午午总经理、副副总经理理、工程程部经理理、安全全管

7、理部部经理总结上月安安全问题题，安排排本月安安全目标标工程部总总经理月度生产调调度会每月度中旬旬总经理、工工程部经经理、施施工中各各口负责责人工程方面内内容工程部总总经理员工大会每季度最后后一个月月月底总经理及全全体员工工经营总结、工工作安排排、其他他相关内内容行政管理部部/总经理董事会会议议每年度一次次董事长、董董事、总总经理公司重大事事项决议议总经理/董董事长3、非定期期会议会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持持人员公司发展研研讨会不定时董事长、总总经理、副总经理、部门经理、主要经营业务人员就市场拓展展、业务务推广、公公司经营营等相关关事项的的讨论行政部/总总经理临时会议不定时总经理

8、、副副总、部部门经理理、其他他有关人人员特殊事宜行政部/总总经理新业务拓展展跟踪会会不定时总经理、相相关业务务人员新业务进展展及问题题行政部/总总经理董事会临时时会议不定时董事长、董董事、总总经理公司经营特特殊重大大事宜总经理/董董事长（三）会议议安排A、公司内内会议由由行政部部安排，部部门内会会议由各各部自行行安排B、主会人人会前一一天需向向秘书（行行政部）告知会议安排、会议内容C、秘书（行行政部）须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容D、秘书（行行政部）负责会场安排与整理E、开会期期中，秘秘书（行行政部）负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案3、会议

9、流流程会议计划会议计划单秘 书会议通知通 知安 排记 录摘要备案四、办公设设备管理理1、电脑1.1行政政部根据据公司文文件类别别建立完完整清晰晰的目录录及子目目录系统统；1.2根据据保密原原则需要要，由行行政部对对行政、业业务文件件目录设设定统一一管理的的电脑密密码1.3员工工在所属属部门目目录下设设立个人人子目录录1.4员工工不得私私设电脑脑密码2传真机机、复印印机：2.1由公公司行政政部统一一管理与与使用2.2建立立严格的的使用登登记制度度2.3未经经许可，个个人不得得自行操操作使用用3可运用用状态维维护3.1行政政部负责责电脑、传传真机复印机机的检查查、保养养和维修修,保证证设备的的可运

10、用用状态五、文书作作业1、复印1.1公司司复印作作业由行行政部秘秘书统一一执行1.2一般般文件由由各部门门委托人人员口头头交托行行政秘书书13客户资资料、服服务文本本、公司司级文档档等特殊殊文件，需需填写复复印委托托单（文文件名、秘秘级、用用途、装装订要求求等）经经上级主主管批准准后执行行复印1.4秘书书于复印印、装订订作业后后，须填填写复印印装订登登记表（日日期、内内容、页页数、复复印机码码、批准准人、保保密标识识等）1.5复印印流程各部门复印委托单复印委托核准复印装订登记复印装订保密标识各部门六 收发发文1、文件是是经营信信息传送送、交流流与反馈馈的重要要信息载载体。新新城建工工公司的的泰

11、安分分公司定定的每一一位员工工都负有有文件管管理的责责任或义义务。2、本公司司对外文文件之收收发的责责任者为为指定专专人-行行政部统统一办理理，她是是各级文文件管理理的直接接承担者者。附收收、发文文登记表表3、行政部部文员在在收文后后必须先先根据文文件的分分类及时时编号、登登记，并并在公文文上附“公文处处理单”，分送送有关部部门或人人员传阅阅承办，同同时请传传阅人或或承办人人在“收文签签字 簿簿”上签收收，文员员对有回回复要求求的文件件须跟踪踪阅办人人及时反反馈阅办办结果，并并对文本本进行复复印和留留档。4、公司的的各类文文件均属属内部机机密文件件,文员员不得截截留、泄泄露和私私自外带带,违者

12、者予以警警告、经经济处罚罚、除名名或追究究法律责责任。属属一般业业务便函函，只要要在“收文登登记簿”上登记记即可，直直接分送送有关人人员阅办办。5、 本公司对外外之发送送文函按按性质订订立参见见文档档管理制制度。6、文件传传真的发发文工作作亦由文文员人员负负责，需需发文者者将文稿稿经主管管人员签签字后交交文员处登记记发文摘摘要、分分类编号号、发送送后归还还原稿人人。凡对对外报送送的业务务资料、协协议等重重要文件件皆须复复印备份份存档。7、对一些些机密文文件,需需在文件件页首加加盖印章章,以防防止随意意传播。8、每月未未，文员员应将收收、发文文整理装装订成册册。每半半年将经经各部门门主管确确认的

13、确确无使用用价值之之文、报报刊可作作一次销销毁，报报行政管管理部备备查。附附档案案资本销销毁情况况记录表表9、文件管管理应参参见文文档管理理制度规规定办理理。对公公司所有有订阅的的报刊由由专项负负责人将将重要信信息摘录录后交文文员按分类类归档，文文员必须做做好登记记造册工工作。每每月未，文文员应将收收、发文文整理装装订成册册。10、每半半年将经经各部门门主管确确认的确确无用之之文、报报刊可作作一次销销毁，行行政人事事部定期期检查档档案保管管状况,对破损损的档案案进行修修补、复复制或作作其它技技术处理理。保密标识发函发文收函登记表发函打印传真用印流程发文登记表责任人：文员、总台监督人：业务、行政

14、经理总台电话文员送邮快递信件分理复印存档用公司印主管签字责任人：文员、GM秘书监督人：行政经理总经理登记归档秘书筛选主管归档总经理业务部门公函归档私函自理部门信函个人信函行政部签收信函收文11、 收发文流程程 七 、 用用印1、公司所所有印鉴鉴归行政政部统一一管理，财财务章除除外。2、公司所所有印鉴鉴总经理理签批后后方可盖盖印，总总经理不不在，电电话请示示，行政政部备案案，于总总经理回回公司后后补签批批流程。3、本公司司以公司司名义对对外之行行文由行行政部负负责盖印印。4、公司各各部申请请签章及及总经理理、董事事长职章章，应提提出申请请(汇签签)经上上级核准准后交行行政部，由由行政部部登记于于

15、登记表表，负责责盖印。公司章合同章法人章财务章用印申请单申请单归类申请人行政文员用印部门经理用印申请5、用公司司印流程程 总经理签批责任人：行政文员监督人：行政副总八、文档1、图书杂杂志1.1公司司所属图图书是专专供相关关公司内内人士参参阅，由由行政部部统一保保管，于于每年66月、112月下下旬详实实盘点。1.2、文文员应将图图书书名名、出版版社名称称、数册册、金额额按类型型编号，各各部门员员工由于于工作需需要借阅阅的须在在文秘处处登记借借期、归归还期。如如遇清点点期限或或公务上上需参考考将随时时通知收收阅,借借书人不不得拒绝绝。附图图书登记记册1.3、一一般情况况下，图图书只得得在公司内阅阅

16、读，借借书册数数以三册册为限，借借书期限限不得超超出过二二周，若若要续借借者，重重新到行行政部处处登记。1.4、对对图书有有损坏或或遗失者者，要作作出一定定的赔偿偿。责任人：文员监督人：行政经理按时回库图书借阅登记表图书清点报告借书人每月清点一次文员登记借阅图书登记表入库文员登记图书购进1.5、图图书管理理流程2、专业资资料2.1资料料分类：公司搜搜集的各各种公司司业务文文本、流流程、企企划案、制制度、顾顾问业理理论等文文件正本本及复印印件；公公司由政政府主管管部门购购买的政政策法规规；公司司各类剪剪报;公公司搜集集的各类类行业（如如建材、装装饰等）材材料；公公司施工工前期、中中期、后后期所有

17、有与项目目有关的的凭据、图图纸、合合同、协协议、文文本等。2.2公司司资料只只可于公公司内借借阅当天天归还，不不得携出出司外，特殊情情况需复复印者，须须填报复复印申请请批准2.3资料料管理流流程资料整理登记表复印申请借阅登记定时清点保密标识借阅人复印人申请登记复印借阅入 库登记注册当天回库清点报告3、办公文文档3.1、行行政管理理部负责责对公司司全体员员工的办办公文档档进行系系统管理理3.2、行行政人员员办公文文档设：工作计计划与报报告；会会议纪要要；司内内行政；3.3、业业务人员员办公文文档设：工作计计划与报报告；司内行行政；谈项目目A、BB、C；执行项项目A、BB、C八、 访访客接待待 1

18、、来本公公司之宾宾客由行行政部负负责接待待。2、接待来来访宾客客须热情情、大方方、并迅迅速与有有关主管管部门联联系接洽洽。3、电话接接待须做做访客记记录，其其中注明明具体单单位、姓姓名、来来意、有有否约定定等事项项并向有有关主管管汇报。责任人：总台、秘书、文员监督人：各级主管秘书上茶文员上茶出迎进办公室出迎进接待室出迎进专案室电话秘书电话受访人电话业务员总台应对董事长/GM朋友朋友客户推销商行政部访客4、访客接接待流程程十 、办办公用品品1、文具1.1、行行政部负负责办公公文具的的采购与与领用登登记1.2行政政部须特特别注意意随时检检查复印印纸、文文本装订订耗材（铁铁圈、封封面纸、封封面薄膜膜

19、）及文文件夹的的存量，以以保证公公司业务务程序的的正常进进行1.3、办办公用品品及低值值易耗品品要求以以旧换新新1.4、行行政部负负责茶、水水等日用用品的采采购与使使用登记记1.5、定定时检查查饮用水水、茶叶叶、水杯杯的存量量，及时时购买补补充，以以保证正正常的办办公秩序序1.6、公公司举办办培训、讲讲座等大大型活动动时，行行政部应应及时了了解情况况，备足足茶、水水、杯用用品，以以保证活活动的正正常进行行十一 、 采购1、公司办办公日用用品和低低耗品由由行政管管理部在在为公司司节约总总成本和和控制办办公费用用总额度度的基础础上统一一购置。2、办公设设备维修修、邮件件投递等等业务委委托中行行政部

20、统统一处理理。3、行政部部须对固固定供应应商建立立完整的的档案系系统，以以节约成成本之原原则，选选择、跟跟换供应应商。4、公司各各业务部部门将需需要购置置的固定定资产以以申请单单形式上上报行政政管理部部，经批批准后，由由行政管管理部对对采购物物资的数数量、质质量、规规格、供供应商、价价格进行行统计、分分析、比比较，作作出清单单，递交交总经理理批示，经经批准后后由行政政管理部部下达采采购指令令，予以以履行同同供应商商进行市市场询价价、报价价、谈判判及草拟拟合同条条款，最最后确定定采购价价格及合合同条款款，委任任采购人人员进行行其它后后续工作作。合同同文本交交行政管管理部门门备案。验收付款流程定货

21、合同采购申请单大宗采购一般采购询价/比价单通报会计GM复议询价/比价行政专员固定供应商/商店行政专员GM批示采购申请责任人：行政专员监督人：行政经理2、 采购作作业流程程责任人：行政经理、财务监督人：总经理资产登记表行政资产管理财务付款入帐请款单GM批示请款接收退货验收报告到货询价/比价单采购申请单会计支付定金采购合同3、 验收付款流流程财务及相关部门验收十二 、 固定资资产管理理1、 行政管理部部对公司司所有固固定资产产进行登登记注册册2、固定资资产因价价值减损损拟报废废或闲置置而无再再使用价价值者,由使用用部门或或管理部部填制“固定资资产处理理申请单单”一式二二联,注注明申请请单位、日日期

22、、财财产编号号、名称称、数量量、购入入日期、处处理原因、处处理方式及及其他有有关资料料分别转转送财物物部填入入购买金金额、累累计折旧旧、残值值后,依依核决权权限送呈呈签核。3、“固定定资产处处理申请请单”一式二二联,经经核准后后,由使使用部门门分送如如下：第第一联送送财务部部；第二二联送行行政管理理部。4、财务部部收到“固定资资产处分分单”后如处处分方式式为报废废或遗失失时，应应备有报报废或损损失清单单及有关关机关之之核准或或证明文文件，在在据以转转帐及更更改财产产目录。如如为出售售则暂时时存档。5、行政管管理部收收到“固定资资产处分分单”后，应应依核准准之方式式处理资资产，并并将处分分日期、处处分原因因、处分分金额（出出售时填填）填入入“财产管管理卡”后抽出出并“固定资资产处分分申请单单”存档。6、固定资资产如遭遭窃盗或或破坏者者，管理理部应提提出损失失清单及及向警察察单位报报案办理理。