协同办公管理系统使用手册42816.docx
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1、办公系统使用手册协同办公系系统使用手册目 录目 录2第一章 总体介绍绍51.1 系系统组成5第二章 进入系统统82.1 登登录系统82.2 设设置组织机机构11第三章 权限及栏栏目设置143.1权限限分配143.1.11 设置权权限143.1.11 查看权权限143.2 栏栏目设置143.2.11 增加栏栏目153.2.22 修改栏栏目153.2.33 设置权权限15第四章 表单定制制164.1 表表单定制的的步骤164.2 表表单的启用用和停用174.3 表表单操作一一览表174.4 表表单定制示示例184.4.1 报销销申请单184.5 表表单中的域域名规范22第五章 流程定制制225.1
2、 流流程定制的的步骤225.2 流流程定义项项一览表235.3 流流程的启用用和暂停255.4 流流程定制示示例255.4.11 报销申申请流程25第六章 基础数据据296.1 数数据字典296.3 流流水号(待修改)306.4 打打印模板(待修改)316.5 系系统数据(待修改)336.5.1 上传传用户单位位的LOGGO图片33第七章 日常办公公347.1 功功能介绍347.2 工工作安排与与汇报357.2.11 新建工工作357.2.22 编辑工工作367.2.33提交工作作377.2.44 签收工工作377.3工作作批复与工工作任务377.4申请请审批387.4.11新建工作作387.
3、4.22 上传附附件387.4.33 提交工工作387.4.4 签收收办理(待修改)397.4.55归档工作作(待修改)397.4.66 监控工工作397.5 工工作记事407.6 工工作计划407.7 工工作日志及及检查40第八章 内部通讯讯与信息发发布408.1 电电子邮件408.2 短短信中心418.3 内内部公告418.4 在在线新闻418.5 电电子论坛428.6 内内部期刊(待添加)42第九章 公文管理理429.1 公公文阅读429.1.11 发布公公文439.1.22 阅读公公文439.1.33 编辑公公文449.2 公公文处理(待待添加)44第十章 资料管理理4410.1录录入
4、资料4510.2阅阅读资料4510.3编编辑资料4510.44转移资料料45第十一章 业务管管理4611.1 财务管理理4611.1.1支票打打印(待添添加)4611.1.2收款收收据4611.1.3支款证证明4711.1.4固定资资产(待添添加)4711.1.5应收账账款(待添添加)4711.1.6应付账账款(待添添加)4711.1.7账务核核算(待添添加)47第十二章 辅助办公公(待修改改)4812.1 图书管理理4812.2 考勤管理理4810.55.1初始始设置4810.5.2考勤打打卡及离岗岗登记5210.5.3查询统统计53122.3 人人事管理5310.4.1 初始始设置5310
5、.4.2 个人人档案5310.4.3 合同同信息5410.4.4 奖惩惩记录5410.4.5 培训训记录5410.6 登记簿5410.6.1 权限限设置5410.6.2 设置置分类5510.6.3 办理理环节中发发文登记、收收文登记操操作权限的的定义5510.6.4 规范范表单中域域名以便自自动提取登登记信息5510.6.5 发文文登记和收收文登记5610.7 公文交换换接口5810.7.1 接口口设置5810.7.2 在流流程中调用用公文交换换接口发送送和引入公公文59第十一章 配套产品品6211.1 手机短信信6211.2 电子签章章6311.3 用户身份份锁6611.44 手机办办公67
6、第一章 总体介绍绍本协同办公公系统是公公司依据数数千家用户户单位的办办公自动化化经验,以以“易用、适适用,界面面友好”为设计理理念,基于于J2EEE架构开发发的办公自自动化管理理系统。产产品在安装装、设置、学学习、使用用、维护等等环节力求求直观简便便,使用户户单位可以以将精力集集中在办公公业务本身身,而非复复杂的概念念与技术,大大大降低了了用户的应应用难度和和应用成本本。产品适适合于党政政机关、事事业单位和和各类企业业的办公自自动化建设设。1.1 系系统组成协同办公系统日常事务信息交流公文管理资料管理内部通迅业务管理系统管理辅助办公档案管理图1-1系系统组成日常事务 又分领领导事务和和个人事务
7、务领导事务工作安排和个人事务务中的工作作任务相对对应,实现现往下安排排工作的功功能,提高高办公效率。并且且与短信挂挂接,可以以根据实际际情况选择择相应的选选项。工作批复和个人事务务中的工作作汇报相对对应,能够够实现对下下级汇报上上来的工作作、事件进进行批复指指示的功能能。可以配合合短信使用用。审核审批和个人事务务中的申请请审批相对对应,通过过该功能,可可以对下级级发出的申申请审批进进行答复。日志检查可以对自己己权限范围围内的工作作日志进行行检查评价价。个人事务工作任务与领导事务务中的工作作安排相对对应,在此此可查看领领导安排下下来的工作作及相应的的要求。工作汇报与领导事务务中的工作作批复相对对
8、应,在此此可以向上上级领导汇汇报工作进进展以及其其过程和结结果。申请审批与领导事务务中的审核核审批相对对应,可在在此向上级级领导申请请或审批一一些相应事事项,例如如请假。工作记事在此可以登登记一些工工作中发生生的重大事事件工作计划在此可对自自己的工作作做一个计计划工作日志用来登记每每天的工作作晶志协作交流信息交流内部公告用于发布各各种公共信信息如公告告、通知或或启事等。内部新闻用于单位内内外部新闻闻的发布,近近期新闻在在主界面的的左下角滚滚动显示。电子论坛提供一个信信息交流、思思想沟通和和问题讨论论的空间,根根据需要可可以发起并并创建某方方面的议题题,其他人人可在此进进行自由的的谈论和发发言,
9、包括括进行咨询询、解答和和收集意见见等。内部期刊公文管理公文阅读可以对收到到或发出的的公文进行行查询或阅阅读公文处理资料管理行业法规可以登录一一些本行业业内的相关关法律法规规。公司制度在此录入本本公司的规规章制度。业务资料在此录入与与工作相关关的资料,以以便以后使使用时查找找。 档案管理理内部通讯电子邮件为每一个办办公人员提提供了一个个内部邮箱箱,用于内内部办公邮邮件的收发发。短信中心可以即时发发送或接收收短信,此此功能通过过电信运营商商展开,贯贯穿于整个个协同办公公系统当中中。业务管理客户管理在此可以对对自己的客客户进行登登记、分类类,以便以以后的工作作。财务管理在此可对自自己在工作作中发生
10、的的财务事项项进行简单单管理。系统管理组织机构设置本单位位的组织机机构,包括括部门设置置、岗位设设置和人员员管理,组织织机构是系系统进行工工作管理和和权限分配配的基础。权限分配在此进行相相应的权限限分配栏目设置在此可对相相关栏目进进行添加、修修改和删除除,并能够够进行栏目目的权限设设置。表单定制系统提供了了可视化的的表单定制制功能,可可以根据本本单位业务务需要自定定义表单,表表单定制功功能强大,能能够支持实实际业务中中的各种表表单格式。系系统还具有有表单预览览、表单导导入和表单单导出等功功能。流程定制系统提供了了一表式流流程定制功功能,流程程定义非常常简便并且且不容易出出错,自定定义项目丰丰富
11、,可以以很好地满满足组织中中各种工作作处理的需需要。数据字典在此将各种种常用的输输入信息做做成字典,表表单中可以以调用相应应的字典,输输入时只需需选择字典典项,方便便输入,又又规范了输输入信息。辅助办公图书管理考勤管理对公司人员员进行考勤勤统计。人事管理可以对人事事档案、新新工员及应应聘人员进进行管理。第二章 进入系统统2.1 登登录系统系统登录方方式用户通过访访问互联网网,在IEE浏览器登登录本系统,IIP地址格格式是:“httpp:/:/”。首次登录系系统,请先先设置IEE浏览器属属性,允许许下载安装装和运行协协同办公系系统控件,允允许弹出窗窗口;允许许对没有标标记为安全全的Acttive
12、XX控件进行行初始化和和脚本运行行。一、设置IIE浏览器器属性,以以便允许下下载安装和和运行本协同办公公系统控件件本协同办公公系统采用用了控件技技术来提高高系统的交交互效率,为为了能够正正常下载安安装和运行行本协同办公公系统控件件,请参照照以下方法法设置用户户的IE浏浏览器:1 在IE浏览览器的系统统菜单上,点点击【工具】【Intterneet选项】【安全】【受信任任的站点】;2 点击【站点点】按钮;3 去除“对该该区域中的的所有站点点要求服务务器验证(hhttpss:)”选项;4 将本协同办办公系统服服务器的IIP地址添添加到“受信任的的站点”列表中。5 点击【自定定义级别】按钮,将将弹出安
13、全全设置窗口口中“运行AcctiveeX控件和和插件”和“对没有标标志为安全全的ActtiveXX控件进行行初始化和和脚本运行行”的选项设设置为“提示”。图2-1设设置受信任任站点二、设置IIE浏览器器属性,以以便允许弹弹出窗口为方便使用用人员的操操作和扩大大有效显示示区域,本本协同办公公系统采用用了弹出窗窗口,如果果IE浏览览器或其它它上网工具具启用了弹弹出窗口阻阻止程序,将将无法正常常使用本协同办公公系统。1 在IE浏览览器的系统统菜单上,点点击【工具】【Intterneet选项】;图2-2 设置Innternnet选项项2 点击【隐私私】【设置】按钮;3 将本协同办办公系统服服务器的II
14、P地址添添加到“要允许的的网站地址址(W):”列表中。图2-3设设置弹出窗窗口阻止程程序系统管理员员已经由系系统自动注注册系统安装过过程中已经经注册了系系统管理员员用户(用用户名:AAdminn)及其初初始密码(“123456”)。以系统管理员身份登录本协同办公系统可对系统进行定制,系统定制内容包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义,以及各模块的初始化设置。普通用户可用系统管理员提供的用户名和初始密码登录系统进行本办公。系统主界面面介绍图2-4 系统首首页功能模块区区:显示系系统中的功能模块块,是各个个功能模块块的入口。 模块块菜单:列列出当前打打开的功能能模块中的的各个栏目目。滚
15、动新闻:滚动显示示近期的在在线新闻。内容显示区区:主界面面的内容显显示区默认认分成四块块,分别显显示出“公告”、“邮件”、“安排与汇汇报”、“审核审批批”, 在这里显示示的匀为未未读或未办办事项。出现页面异异常,请尝尝试清除IIE临时文文件来解决问题在登录和使使用系统的的过程中,如如果出现页页面打开空空白、打开开附件提示示找不到该该文件等问问题(可能能是您强制制退出IEE,而未正正常退出本本协同办公公系统,临临时文件出出错引起的的),请尝尝试清除IIE临时文文件来解决决问题。图2-5 清除IEE临时文件件图2-6 清除IEE临时文件件2.2 设设置组织机机构系统管理员员首先要在系统管理理模块中
16、设置置本单位的的部门和岗岗位,并完完成全体使使用人员的的注册,组组织机构是是系统进行工工作管理和和权限分配配的基础。在系统应用用过程中,单位中部门和岗位的增加、调整或撤消,以及人员的调入、升迁、调职或离职,应及时在组织机构模块中予以更新和调整,以保持管理的一致性。系统管理员员登录系统后后,在主界界面单击“系统管理理”,进入机机构设置,开始组织机构设置,基本的操作包括【新增部门】、【编辑部门】 、【新增岗位】 和【编辑岗位】。管理员应在设置组织机构结束后,将系统访问IP地址、登录名及其初始密码发放给每个用户,并提醒用户登录后及时更换密码。每个用户均均可以查看看组织机构构中的信息息,同时还可以以通
17、过“用户修改”修改自己的的登陆密码码、电话、手手机等信息息。图2-7 用户修改改组织机构的的设置步骤骤:首先,分别别在【用户管理理】栏目内的的【部门管理理】项内建立立实际编制制,然后在在机构设置置栏目建立立工作编制制,方法如如下:- 组织机构的“根”是单位简称,系统初始命名为单位名称,在“用户管理”和“机构设置”内,分别选中该名称,点击操作条上的【编辑】,可将其修改为单位简称。第一步:单位简称设置 部门挂在单位简称下,部门允许多级设置,即一个部门下允许再设置子部门,最多可设置五级部门; 选定上级部门名称后,点击【新增部门】,输入相关信息,点确定即可。属第一级部门的,应将单位简称(即组织机构的“
18、根”)作为上级部门。第二步:部门设置第三步:岗位设置 岗位挂在部门下面,同一个部门中不能有同名的岗位,但不同的部门允许有同名的岗位,岗位只有一级,即不得再挂岗位; 选定部门名称后,点击【新增岗位】,输入相关信息,点确定即可。第四步:人员注册 人员挂在岗位下面,一个岗位允许加入的人员数目不限,一个人员允许同时任职于不同岗位(即一人多岗)。 在登陆界面进行用户注册,并填写相关信息,然后在用户管理栏目内启用。 在人员配备栏目内配备人员,将实际编制内的人员分别配备在工作编制内。- 77 -第三章 权限及栏目目设置3.1权限限分配此模块用于于设置和查查看短信、收收款收据、支支款证明和和考勤等方方面的权限
19、限。3.1.11 设置权限限选择要设置置的权限后后,再选择择左面具体体的人员,点点击【设置置权限】即即可进行该该权限的设设置。此处处一部份是是设置使用用权限的,如如短信权限限设置;一一部份是设设置管理权权限的,如如收款收据据等,要根根据具体情情况分别对对待。若不不进行设置置,则默认认为“无对象”,此时所所有人都拥拥有此模块块的使用权权限。方法:选中中具体的权权限后,再再选择人员员,然后再再点击【设设置权限】即即可。可以以同时将一一个权限赋赋于多个人人,也可以以将多个权权限赋于一一个人。3.1.11 查看权限限查看权限限主要用来来查看拥有有该权限的的具体人员员。选中要要查看的权权限后,点点击【查
20、看看权限】按按钮即可查查看拥有该该权限的具具体人员。方法:选选中具体的的权限后,再再点击【查查看权限】,就就可以看到到哪些人拥拥有该权限限。3.2 栏栏目设置栏目相当于于一个模块块下的文件件夹,栏目目之下还可可以再添加加下级栏目目,只有最最末级栏目目下才可以以存放文件件。如图33-1所示示,可以通通过工具条条上的按钮钮,对相应应的栏目进进行操作。3-1 栏栏目设置3.2.11 增加栏栏目选中一个个栏目后,点点击【增加加栏目】按按钮,即可可增加一个个新的下级级栏目,根根据提示输输入本级栏栏目名称、栏栏目序号和和阅读范围围。其中栏栏目决定栏栏目的排列列顺序,并并且可以通通过阅读范范围的设置置,可以
21、指指定哪些人人有阅读此此栏目文件件的权限。3.2.22 修改栏栏目如果某一一栏目有误误或者需要要更新修改改,可在选选中栏目后后点击工具具条的【修修改栏目】进进行修改,其其方法同增增加栏目。3.2.33 设置权权限在此处设设置的是本本栏目的发发布权限,并并且只有是是末级栏目目,才可以以进行设置置。选中栏栏目后,点点击工具条条的【设置置权限】按按钮,就可可以打开设设置权限窗窗口进行权权限设置。第四章 表单定制制表单是日常常办公文档档的格式,就就像传统办公公方式中的的各种表格格。系统管理员员可以在表表单定制模模块中定制制本单位办办公需要的的各种表单单格式,定制表单单的步骤包包括:新建表表单、插入入表
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