某酒店管理有限公司物业管理质量手册13681.docx
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1、 国贸物业酒店管理有限公司Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 国贸物业酒酒店管理理有限公公司物业管理质质量手册册物业管理部部手册 目 录1.0 序言2.0 物业管理部部员工岗岗位职责责2.1 物业经理职职责2.2 物业助理职职责2.3 物业管理员员职责2.4 总台/接待待职责2.5 清洁主管职职责2.6 清洁领班职职责2.7 清洁工职责责2.8 绿化人员工工作职责责3.0 物业管理部部管理制制度 3.11 物物业验收收制度3.2 入伙装修制制度 3.33 投投诉处理理制度 3.44 拜拜访用
2、户户制度 3.55 用用户迁出出制度 3.66 清清洁管理理制度 3.77 绿绿化管理理制度3.8 形象策划3.9 总台服务3.10 用户档案管管理制度度3.11 防火管理制制度3.12 物业管理保保险制度度3.13 有偿服务收收费管理理制度3.14 物业管理的的法规依依据3.15 用户报修制制度3.16 用户投诉制制度3.17 社区文化活活动管理理制度3.18 公共场地使使用管理理制度3.19 突发性事件件或异常常情况处处理程序序3.20 安全管理制制度 44.0 物物业管理理部表格格 1.0 序 言为保证用户户有一个个舒适、优优雅、整整洁、安安全的环环境,维维护及树树立企业业形象,我我们每
3、位位管理员员都应把把自身形形象与企企业形象象溶为一一体,严严格履行行本岗位位职责,必必须做到到:1. 服务态度,文文明礼貌貌;2. 服务行为,合合理规范范;3. 服务效率,及及时快捷捷;4. 服务效果,完完好满意意。物业管理部部负责用用户之管管理和公公共地方方的管理理工作,在在用户事事物方面面,首要要任务是是推动用用户的教教育,使使他们进进驻物业业后明白白要遵守守公共规规则、爱爱护公物物、维护护业主合合法权益益、及促促进用户户彼此间间之睦邻邻关系。而而作为业业主之代代理人亦亦有必要要解释有有关之设设备及供供应之能能量,予予用户认认识。此此外,亦亦要让用用户明了了水电费费分摊计计算方法法、电梯梯
4、和手扶扶电梯之之数量及及使用方方法、空空调设备备及其供供应时间间,加班之之空调费费及业主主提供之之基本设设施。另另外,亦亦要解释释有关签签署租用用合同后后,需要要办理之之手续(如如交付合合同押金金、装修修手续)及及退租程程序等。编编制成用用户手册册提供予予用户参参考,继继而解释释装修守守规内之之规定,物物业管理理部亦要要兼顾公公共地方方清洁、卫卫生之维维护及公公共设施施之养护护,使管管理能发发挥其应应有之功功能。2.0 物业管理部部员工岗岗位2.1 物物业管理理部经理理1) 收取及审阅阅物业之之管理巡巡楼报告告及每天天之投诉诉记录,并并处理跟跟进;2) 编制及安排排各级管管理员工工轮更表表,并
5、报报行政人人事部;3) 定期对物业业清洁、绿绿化进行行监察协协调;4) 监管物业管管理员之之运作及及安排;5) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;6) 制定物业设设备使用用方法及及守则;7) 每月召集所所辖管理理员之工工作会议议;8) 督导各管理理助理;9) 接受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;10) 协助追收管管理费之之工作;11) 检查物业管管理日志志,跟进进所列问问题;12) 跟进处理突突发事件件;2.2 物物业助理理1) 收取及审阅阅物业之之管理巡巡楼报告告及每天天之投诉诉记录;2) 定期对物业业清洁、绿绿化进行行监察协协调;3) 监管物业管管理员之之运作及及
6、安排;4) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;5) 协助物业主主任制定定物业清清洁设备备使用方方法及守守则;6) 督导各管理理员及承承判商执执行工作作;7) 接受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;8) 制订一般之之文书通通告表格格等工作作;9) 追收管理费费之工作作;10) 检查物业管管理日志志;11) 协助处理突突发事件件;12) 定期整理物物业之用用户资料料;13) 执行上级所所指派之之工作;14) 熟悉管理处处各项管管理制度度、收费费标准及及其构成成、用户户情况;15) 负责办理用用户的入入住以及及用户的的退房手手续,装装修审查查;16) 负责装修档档案,用用户档
7、案案、管理理处文书书档案的的管理。17) 负责物业的的公共钥钥匙和未未入伙的的住户钥钥匙的管管理工作作;18) 负责用户水水、电表表的抄查查,准时时向用户户派发各各种费用用的交费费通知单单;19) 负责对用户户投诉的的处理结结果进行行回访,并做好好回访记记录统计计总结;20) 负责定期对对服务质质量进行行统计、分分析,并并提出整整改方案案;2.3 物业管理理员1) 记录每天之之维修投投诉记录录,并了了解处理理进度。而而于收集集后将资资料整理理汇报物物业主任任;2) 定期对物业业清洁、绿绿化进行行更换及及巡视;3) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;4) 接受及处理理客户投投诉,并并予记录
8、录,及向向上级报报告;5) 协助追收管管理费之之工作;6) 记录物业管管理日志志,跟进进所列问问题;7) 定时巡视检检查清洁洁及绿化化设施之之情况;8) 定期整理物物业之用用户资料料;2.4 总台台/接待待1) 传真、打字字、复印印、国内内国际长长途服务务职责;2) 票务代定职职责;3) 邮件收递职职责; 2.55 清清洁主管管1) 对管理处清清洁总体体工作负负责;2) 定期对本班班人员的的考勤,做做好各项项工作的的监督、检检查、评评比;3) 负责清洁用用品的保保管、发发放及采采购计划划的编制制;4) 定期对部门门员工进进行业务务知识培培训和考考核; 2.66 清清洁领班班1) 接收主管领领导
9、,带带领下属属有序完完成各项项清洁任任务;2) 监督下属的的工作情情况,检检查工作作员的到到岗情况况,查看看是否全全勤工作作,合理理安排下下属人员员工作。3) 遵守公司制制定的管管理细则则,工作作时仪表表整洁,佩佩带员工工证,统统一着装装上岗,树树立良好好形象;4) 以身作则保保质保量量地完成成本人所所负责区区域内的的卫生清清扫工作作;5) 遵守劳动纪纪律,坚坚守工作作岗位,按按照清洁洁程序搞搞好区域域内卫生生;6) 发扬互助精精神,支支持同事事工作,以以礼相待待;7) 掌握清洁设设备的正正确用法法,以及及清洁剂剂的合理理用法;2.7 清洁员员职责1) 接受清洁主主管和领领班的领领导,按按照上
10、级级的指示示完成本本职工作作;2) 负责物业范范围内所所有公共共区域的的清洁和和服务;3) 楼宇所属范范围内的的道路、绿绿化带、雨雨水井的的清洁保保养;4) 楼宇范围内内暗沟、下下水道的的清理,保保持雨季季水道畅畅通;5) 负责清洁地地下车库库卫生;4) 紧密配配合环卫卫部门搞搞好垃圾圾清运工工作; 22.8 绿化化人员工工作职责责1) 熟悉辖区内内的绿化化范围、布布局、植植物种类类、数量量;2) 知晓花草树树木的名名称、种种植季节节、生长长习性、培培植管理理的方法法;3) 对花草树木木要定期期培土、施施肥、除除杂草和和打药水水除病虫虫害,并并要修枝枝剪叶、浇浇水。每每日定时时负责绿绿化区内内
11、的巡视视、保证证绿化场场所不留留杂物,不不缺水、不不死苗,定定时对物物业内盆盆栽植物物进行养养护,保保证不枯枯黄、不不死亡;4) 检查、记录录、报告告植物生生长情况况,及时时处理违违章事件件;5) 保管好用品品、用具具、用剂剂;3.0 物管部部管理制制度3.1 物业验收程程序 11. 所有工工程验收收都应由由发展商商牵头。2. 验收准备工工作a) 在未验收前前,项目目总经理理须联同同工程经经理与发发展商、承承包商招招开协调调会议;b) 由承包商及及供应商商呈交一一份竣工工验收及及交接计计划表和和组织架架构;c) 项目总经理理组织管管理处各各部门制制定楼宇宇接收联联检方案案,提交交发展商商审批。
12、d) 按图纸资资料移交交清单对对产权、技技术资料料进行对对照检查查,发现现产权、技技术资料料有缺漏漏的,应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商提供供。3. 移交验收收1、 按设备移移交清单单对楼楼宇各类类设备按按规格进进行对照照检查;2、 发现设备设设施与移移交清单单不符或或有缺漏漏的,管管理处应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商予以以解决。a) 对各单元的的水、电电、土建建部分进进行全面面检查,并并将检查查结果记记录在接接管检查查记录表表中,对对发现的的问题应应书面通通知发展展商/及及承包商商予以解解决。b) 将所有有关关资料归归档。c) 在保修期内内因施工工、安装装、设备备因
13、素产产生的质质量问题题,管理理处应报报发展商商及/或或承包商商限期解解决。3.2 用户入入伙装修修3.2.11 用用户入伙伙程序为了使物业业管理部部各管理理员熟知知用户入入伙程序序流程,能能迅速地地办理用用户入伙伙手续,特特拟定如如下入伙伙程序流流程如下下:a) 用户按财务务部发出出入场收收楼通知知书,按按时带齐齐各类资资料到本本管理处处办理各各类事项项。b) 到管理处物物业管理理部办理理手续。 1、用户户应出示示证明:1 本人身份证证明的原原件及复复印件。2 租赁合同同(原原件及复复印件)。3 代理商资格格证书及及代理书书。 2、若用用户本人人未能亲亲临,委委托他人人办理,被被委托人人应出示
14、示的文件件:1 由用户本人人签署的的委托书书原件及及复印件件。2 被委托人身身份证明明原件及及复印件件。3 租赁合同同(原原件及复复印件)。 3、物业业管理部部应办事事项:1 验明来客身身份证明明。2 将上述客户户资料复复印件存存档。3 填写用户资资料登记记表。 c) 物物业管理理部与工工程部同同用户对对其铺位位进行验验收。1 物业管理部部携带锁锁匙协同同工程部部与用户户前往铺铺位。2 根据验楼表表格所示示进行讲讲解。3 填写设备移移交表(用户签签名)。3.2.2 用户二次装装修申请请程序为了您能清清楚地了了解用户户二次装装修管理理程序,能能顺利优优质地为为用户办办理装修修事项,拟拟定用户户二
15、次装装修管理理流程如如下:a) 物业业管理部部与工程程部同用用户办理理装修申申请。1 用户提交二二次装修修申请表表。2 与用户承包包商会面面,了解解具体装装修程序序。3 承包商提交交二次装装修图纸纸。b) 工程部审批批用户所所提交资资料。工程部对用用户资料料提出整整改意见见,物业业管理部部报总经经理审批批以上用用户提交交资料所所办理的的手续是是否妥当当之后,请请用户或或其承包包商进行行整改。c) 用户到到物业管管理部办办理的手手续。1 办理装修期期间临时时出入证证。2 办理施工工许可证证。3 办理动火火证,配配备灭火火器。4 安排开门(不不移交钥钥匙)。5 配备电表并并记下电电表读数数加封。6
16、 提供施工工管理条条例、违规规处罚条条例、告告用户书书。d) 用户进入装装修阶段段,工程程部定期期检查装装修情况况,保安安部经常常性检查查安全事事项,物物业管理理部经常常督导装装修卫生生情况并并协调用用户与各各部门的的关系。e) 用户装修完完毕手续续。 1 提交竣工工图,报报管理处处审核。2 工程部提提交审核核意见。3 工程部验验收用户户装修完完的设施施。4 对于损坏坏的公共共设施将将按价从从装修押押金中扣扣除。5 工程部验验收完毕毕将填写写竣工验验收单,并并签署意意见、盖盖章。f) 用户将验收收单、临临时出入入证、工工程部签签署的意意见书送送财务部部,财务务验明,按按章归还还出入证证押金。g
17、) 经总经理审审批由物物业管理理部发放放开业业许可证证。h) 物业管理部部通知工工程部送送电。用用户开业业后,工工程部将将落实遗遗漏工程程通知用用户整改改完毕后后,三个部门门意见书书,总经经理审批批后方可可到财务务部退还还装修押押金。 3.3 投诉处处理须知知 3.3.1 如何有有效避免免投诉? 1 参与施工监监理,使使工程质质量多一一份保证证。2 物业管理公公司在开开发单位位竣工后后从技术术角度、法法律角度度验收,并并办理书书面的交交收手续续,避免免日后引引起投诉诉。3 签订详细的的管理公公约,明明确管理理公司和和业主或或使用人人的权力力义务,防防止以后后不必要要的麻烦烦。4 对物业的设设施
18、安排排合理的的日常维维护、检检修,使使事故减减少到最最低点。5 经常开展反反馈调查查便民服服务,了了解信息息,及时时发现问问题解决决问题。6 对用户或业业主入伙伙时应及及时交予予管理公公约、用用户手册册、装修修须知,并并予以解解释,降降低投诉诉率。 33.3.2 处处理投诉诉1 开通投诉热热线:2 详尽记录投投诉人姓姓名、单单位名称称、联系系电话。3 耐心听取客客人投诉诉,禁止止以任何何理由或或借口推推卸责任任。即使使错误在在客户本本身,亦亦不可当当面指出出,客户户态度即即使很坏坏,亦不不可顶撞撞客户,并并记下投投诉内容容。4 对于用户的的设诉,能能当场做做出解释释应当场场给用户户解决,若若不
19、能马马上处理理的应记记下投诉诉人的姓姓名、事事件的经经过、投投诉对象象以及投投诉人的的联系方方法、用用户签字字,并告告知解决决的期限限,以便便及时告告诉结果果。5 应感谢客人人指出的的不是之之处,对对客人提提出的建建议表示示感谢,并并把事件件提交到到相关部部门进行行处理或或报上级级主管审审批。6 对于某个人人违纪的的投诉,应应详细登登记投诉诉的事件件经过、证证明人以以及证物物、投诉诉人及联联系电话话、签字字。及时时派有关关人员检检查,确确保事实实的准确确性,再再依照事事件的大大小提请请有关部部门给予予处理。7 投诉处理完完毕致电电或走访访客户,询询问其对对处理结结果是否否满意,是是否有别别的建
20、议议,并再再次感谢谢其对我我们工作作所做出出的帮助助。规范用语: 您好好!请问问我们能能为您做做些什么么? 非常常感谢您您对我们们提出宝宝贵的建建议/意意见, 我们们会及时时把处理理结果通通知您。 您是是否对处处理结果果感到满满意? 您是是否还有有什么要要求? 有什什么可以以帮忙? 3.4 拜访访用户 1 拜访访用户的的目的对用户的拜拜访是物物业管理理部众多多用户事事务中一一项重要要的工作作,物业业管理部部管理人人员通过过定期对对用户的的拜访达达到以下下目的:1 加强管理处处与用户户的感情情联络。2 加强沟通,让让用户配配合,协协助管理理处工作作。3 提高管理处处管理质质量,及及管理人人员的服
21、服务质素素。 2 用用户拜访访内容1 让用户了解解物业管管理处的的运作。2 倾听用户对对物业管管理处管管理方面面的建议议和意见见。3 了解用户对对物业设设施合理理性方面面的要求求。 3 用用户拜访访的流程程拜访情况记录于建议/意见登记表向部门主管汇报反馈解决给用户,并了解满意程度管理员每天巡查场内,每个用户定期拜访制用户拜访汇报报物业总经理与部门主管商讨解决办法,并具体执行 3.55 用户迁迁出办理理 1 迁出出申请用户向租务务处/物业管管理部提提交迁出出申请表表。 2 退证证用户将出入入证交回回物业管管理部。 3 验房房物业管理部部收到申申请表后后,通知知工程部部验房,工工程部填填写验收收合
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