某物业公司质量管理部内部管理文件.docx
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.物业管理有限公司程 序 文 件程序文件目目录 序号 编号 标 题题 页页码 版版号/状状态1 44.2.3 文件控控制程序序 33 A/002 44.2.4 质量记记录控制制程序 3 A/03 55.4.1 质量目目标控制制程序 2 A/04 55.5.3 内部沟沟通控制制程序 2 A/05 55.6.0 管理评评审控制制程序 2 A/06 66.2.0 人力资资源及培培训控制制程序 4 A/07 66.3.0 基础设设施的控控制程序序 22 A/008 6
2、6.4.0 工作环环境控制制程序 2 A/09 77.1.0 服务过过程的策策划程序序 22 A/0010 77.2.2 服务要要求的评评审程序序 22 A/0011 77.2.3 与顾客客沟通程程序 3 AA/012 77.4.1 采购控控制程序序 33 A/0013 77.4.2 供方评评价和选选择程序序 33 A/0014 77.5.1-001 物业项项目拓展展控制程程序 4 AA/015 77.5.1-002 物业前前期介入入控制程程序 2 AA/016 77.5.1-003 物业接接管/入伙控控制程序序 4 A/017 77.5.1-004 日常服服务控制制程序 2 AA/018 7
3、7.5.1-004011 服务计计划控制制程序 2 AA/019 77.5.1-004022 设备管管理控制制程序 6 AA/020 77.5.1-004033 清洁管管理控制制程序 1 AA/021 77.5.1-004044 绿化管管理控制制程序 1 AA/022 77.5.1-004055 装修管管理控制制程序 2 AA/023 77.5.1-004066 安全管管理控制制程序 2 AA/024 77.5.1-004077 消防管管理控制制程序 2 AA/025 77.5.1-004088 公共设设施控制制程序 1 AA/026 77.5.1-004099 会所管管理控制制程序 1 AA
4、/027 7.55.1-04110 社区区文化控控制程序序 2 AA/028 7.55.1-04111 紧急急情况控控制程序序 3 AA/029 7.55.3 标识识和可追追溯性控控制程序序 2 AA/030 7.55.4 顾客客财产控控制程序序 2 AA/031 7.55.5 物品品防护控控制程序序 2 AA/032 7.66.0 监视视和测量量装置的的控制程程序 3 A/033 8.22.1 顾客客满意控控制程序序 2 AA/034 8.22.2 内审审控制程程序 3 A/035 8.22.3 服务务的监视视和测量量控制程程序 2 A/036 8.33.0 不合合格品控控制程序序 3 AA
5、/037 8.44.0 数据据统计控控制程序序 2 AA/038 8.55.1 纠正正措施控控制程序序 2 AA/039 8.55.2 预防防措施控控制程序序 2 AA/0 文件控制制程序10 目的 通通过对质质量体系系文件和和资料的的控制管管理,确确保其有有严格的的分类、编编号、审审核、批批准、发发放、管管理和更更改的规规定。20 范围 适适用于所所有质量量体系文文件、资资料的管管理和控控制。各各单位是是指各部部门和各各管理处处的统称称。30 职责31 质管部部对各单单位质量量体系文文件的控控制进行行指导和和监控。32 各单位位文件管管理员负负责质量量体系文文件和资资料的接接收、分分类、编编
6、号、整整理、存存档、更更改及发发放等工工作。40 程序41 质量体体系文件件和资料料的制定定、审核核、批准准4.1.11 公公司所有有质量体体系文件件和资料料的制定定、审核核、批准准按下列列规定执执行。序号文件名称文件级别制定及修改改审核批准1质量手册一级质管部管理者代表表总经理2程序文件二级质管部质管部主管管管理者代表表3作业指导书部门管理手手册三级各部门部门经理主管领导管理处工作作手册三级各管理处管理处主任任管理者代表表4质量记录表表格四级相关单位单位主管单位主管5法规标准等等外来文文件五级外部机构单位主管单位主管42 质量体体系文件件和资料料的发放放4.2.11 质质量手册册的文文件发放
7、放名单由由总经理理审批,由由质管部部建立发发放记录录。4.2.22 程程序文件件的发放放名单由由质管部部确定,并并建立发发放记录录。4.2.33 作作业指导导书由相相关制定定单位确确定发放放名单, 并建立发放记录。4.2.44 工程程类标准准、技术术图样等等由工程程部建档档、编号号,设备备标准、图图纸等由由工程部部负责管管理。法规和条例例由质管管部控制制,盖受受控章发发放,文文件管理理人员建建立文件件发放的的记录。4.2.55 法律律法规类类文件由由质管部部负责收收集,对对收集到到的文件件组织相相关人员员进行识识别,确确定其时时效性和发放范范围等。4.2.66 以上上文件的的发放情情况应由由相
8、关单单位人员员填写发发放记录录,各各部门只只需在发发放记录录上签签字即可可,管理理处应在在收文后后2日内填填写收收文记录录。4.2.77 文文件使用用人员必必须使用用封面加加盖红色色受控章章的受控控文件。43 质量体体系文件件和资料料的保管管4.3.11质量手手册、程程序文件件、部门门的工作作手册、项项目管理理方案、质质量记录录表格及及法规、国国家及行行业标准准类(工工程、设设备标准准类文件件除外)文文件的原原件,由由发出部部门专人人保存,并并在质管管部备案案一份复复印件。文文件保管管人与持持有人应应妥善保保管文件件,不得得随意损损坏、复复印、拷拷盘及丢丢失。4.3.22 对各各级文件件的管理
9、理,各单单位均应应建立相相应的文文件清单单,其其内容应应及时更更新。4.3.33存档作作废文件件在封面面加盖“作废章章”。44质量量体系文文件和资资料的有有效性控控制4.4.11为确保保公司质质量体系系文件和和资料的的有效性性能够得得到控制制,对其其采用版版本号、修修改状态态号控制制最新版版本。版版本号用用A、B、C表示示第一、第第二、第第三版;用用0、1、2表示示未经修修改、第第一、第第二次修修改。当本本册内容容有三分分之二以以上的章章节发生生修改或或运行三三年后,在在本册文文件需更更改的即即由A版升B版、B版升C版等依依次执行行。4.4.22相关部部门在文文件更改改后,将将最新更更改页及及
10、修改记记录发放放至受控控文件部部门,并并将原页页盖作废废章收回回,保留留一份存存档,其其余销毁毁。45质量量体系文文件和资资料的更更改4.5.11文件的的更改可可由公司司各级人人员根据据文件实实施情况况向有关关部门提提出更改改意见,责责任部门门主管确确定更改改意见并并执行,填填写文文件修改改记录报报主管领领导审批批。4.5.22质量体体系文件件和资料料的更改改一般由由原审批批人批准准, 如因特特殊情况况必须获获得审批批的需提提供依据据的背景景资料,以以保证更更改的适适宜性。46 质质量体系系文件和和资料的的分类和和编号4.6.11质量手手册:*QMM(标准准号码)(文文件名称称)4.6.22程
11、序文文件:*COOP(要要素序号号)(文文件名称称)4.6.33作业指指导书:*WI/(单位位代码)(三位自然数序号)(文件名称),如人事工作管理手册中WI/R001 “人力资源部职责”。部门单项工工作手册册:*WII/(相相关文件件简称),如如工程部部的建建筑、装装饰管理理手册为为WI/ZXX。4.6.44标书:*BS/(单位位代码)(名称)4.6.55管理方方案:*FAA/(管管理处代代码)( 文件名名称)4.6.66技术图图样*JTT/(单单位代码码)(名称称)4.6.77图纸:*TZ/(单位位代码)(名称)4.6.88标准:*BZ/(单位位代码)(名称)4.6.99法规:*FG/(单位
12、位代码)(名称)4.6.110 程程序文件件记录表表格:* QQR(程序序编号)(两位自然数序号)4.6.111各单单位记录录表格:*QR(三位位自然数数序号)(单单位代码码)47 文文件借阅阅4.7.11根据工工作需要要,经单单位主管管批准后后本公司司人员可可以借阅阅有关文文件,借借阅人应应在借出出方的借借阅记录录上签签字,并并注明借借阅期限限,一般般文件借借阅期为为一周。4.7.22 文件件管理人人员和借借阅人有有责任在在双方协协议期内内沟通,并并办理相相关归还还手续。4.7.33对借阅阅文件应应妥善保保管,不不得损坏坏或私自自复印。48 公公开文件件的控制制4.8.11公开文文件是指指公
13、司面面向顾客客公布或或发放的的各类文文件,如如业主公公约、住住户手册册、住户户须知、收收费标准准、通知知、公开开信等。4.8.22 公开开文件的的内容和和标识的的控制由由负责编编制或收收集的单单位负责责。4.8.33 公开开文件的的标识应应结合实实际给予予管理,如如业主公公约、住住户手册册等印刷刷品不必必有状态态标识,但但在文件件清单中中应有明明确编号号和状态态号;通通知则应应按公司司统一格格式和要要求进行行标识。4.8.44 各类类公开文文件在得得到相应应权限的的批准后后方可发发放给顾顾客,审审批记录录应留用用备查。50 相关文文件与记记录QR-4.2.33-011 文文件发放放名单 QR-
14、4.2.3-02 文件清单QR-4.2.33-033 文文件修改改记录 QR-4.2.3-04 发放记录 QQR-44.2.3-005 收收文记录录 QQR-44.2.3-006 借借阅记录录 QQR-44.2.3-007 五五类文件件清单 质量记录录控制程程序0 目的的使质量记录录完整、准准确、清清晰,能能够为质质量体系系有效运运行及服服务达到到规定的的要求提提供证明明,为质质量的持持续改进进提供依依据。1 0 范围围适用于公司司各类质质量记录录和表格格的管理理。2 0 职责责31 质管部部负责质质量记录录管理程程序的执执行。32 各单位位负责与与各自有有关的质质量记录录的建立立和检查查。4
15、0 程序41 质质量记录录包括能能够直接接或间接接地证明明质量体体系要素素运行的的有效性性,服务务满足规规范要求求、法规规要求和和合同要要求的全全部证据据,分类类如下:1)质量体体系实施施方面的的记录。如如文件收收发记录录、合同同评审记记录、项项目分包包方档案案、设备备管理记记录、纠纠正措施施记录、检检验、测测量和试试验设备备的检定定记录、纠纠正预防防措施记记录、客客户投诉诉处理记记录、员员工培训训记录等等。2)服务质质量验证证方面的的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。42 质质量表格格的分类类编号4.2.11 质量量表格采采用以下下形式分分类编号
16、号: 1)程序序文件质质量记录录表格编编号: * QQR 表表格序号号,从001开始始依次排排列 要素编编号 质量记记录标志志 公公司名称称 2)各单位位质量记记录表格格编号: QRR 单位代码,一一个或三三个字符符质量表格标志 表格序序号,从从0011开始依依次排列列 4.2.22 单位位代码与与单位名名称对应应如下:公司领导:董事长001 总总经理02 管理者者代表03 副副总经理理04副总经理05 总会会计师06 助理理总经理理07部门代码:质量管理部部M、 工程程管理部部G、 清洁洁绿化部部Q、 教育培培训部E、 人力力资源部部R、 社区区文化部部Z、 安保保部B、 财务务部C 、 办
17、办公室O、 会会计部K管理处代码码:五洲大厦WZGG、 银海海山庄YSGG、 银海海华庭YHGG管理处各班班组代码码:维修班WWXB、护护卫班HWBB、清洁洁班QJBB、财务务室CWBB、车库库岗CKBB、大堂堂岗DTBB、道口岗DDKB、巡巡逻岗XLBB、消防防中心XFBB、服务务中心FWBB、会所所HSBB、超市市CSBB。43 体系文文件分发发号的控控制4.3.11质量手手册(QQM)、程程序文件件(COOP)由由质管部部发放。发放号:QQM单位代代码、CCOP单位代代码如发放给银银海华庭庭管理处处的质质量手册册的发发放号是是:QMMHLGG4.3.22 各部部门的作作业指导导书由该该部
18、门负负责发放放。发放号:作作业指导导书编号号单位代代码如安保部安安全保卫卫管理手手册(WWI/BB)给银银海华庭庭的发放放号是:WI/BHLGG4.3.33某一项项工作的的作业指指导书由由相关部部门负责责发放。发放号:WWI/相相关部门门代码相关关文件简简称单位代代码如教育培训训部20001年年培训计计划发放放给银海海华庭,则则相应文文件发放放号为:WI/EPXJJHHLGG。4.3.44 管理理处负责责将文件件发放给给各班组组、相关关人员。发放号:该该文件编编号班组代代码/人人员工作作牌代码码如银海华庭庭将建建筑装饰饰管理手手册发发放给维维修班的的发放号号为:WWI/GGWXBB4.3.55
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- 某物 公司 质量管理 内部管理 文件
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