MBA 行政管理学 60doc.docx

《MBA 行政管理学 60doc.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《MBA 行政管理学 60doc.docx（85页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 市场经经济条件件下，高高效率的的行政管管理能够够创造有有序的内内部环境境，为企企业的发发展提供供强有力力的支持持。因此此掌握一一定的行行政管理理知识，也也是经理理人必备备的技能能之一。本本书旨在在帮助经经理人全全面掌握握现阶段段企业进进行行政政管理的的相关内内容，详详细介绍绍了会议议管理、文文书管理理、印章章与档案案管理、出出差与礼礼仪管理理、办公公与环境境管理，设设备与物物料管理理、车辆辆.第一章 会会议管理理技能点1 如何了了解会议议的类型型 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会议议类型适用情情景 当当需要了了解会议议的类型型及相关关内容时时，查看看此技能能。7 技技能描述述会议的的类

2、型多多种多样样。不同同的会议议其内容容与功能能也大相相径庭。选选择不同同的会议议方式应应根据会会议的目目的或目目标而定定。同时时，不同同的会议议类型对对会议召召开的时时间、地地点的需需要也有有所不同同。所以，在在我们考考虑采用用何种会会议程序序时，应应该首先先明白所所筹划的的是什么么样的会会议。1会会议的类类型下面是是一些主主要的会会议类型型：（1）董董事会会会议。由由公司董董事会成成员出席席，定期期召开。一一般在董董事会专专用的会会议室由由董事长长召集或或由董事事长授权权委托的的人召集集，讨论论涉及企企业发展展的重大大事项和和战略、政政策等。（2）公公司股东东年会。每每年召开开一次，由由公司

3、的的股东就就重大问问题进行行讨论，表表决通过过董事会会提交的的事项，形形成股东东大会决决议。（3）管管理人员员会议。由由公司经经营决策策层人员员参加，讨讨论解决决企业经经营管理理的具体体问题。（4）研研讨会议议。这一一类型的的会议目目的是收收集信息息并进行行务虚，在在进行过过程中应应尤其注注重开放放式、民民主式的的意见交交流与意意见反馈馈。（5）专专业会议议。在一一定范围围内就某某一具体体领域的的具体问问题进行行专题讨讨论，一一般规模模较大。（6）员员工大会会。全体体员工参参加，一一般由主主发言人人做主题题报告。（7）销销售会议议。安排排销售工工作、布布置销售售任务、总总结销售售工作的的专门会

4、会议。（8）产产品、成成果发布布会。向向消费者者介绍及及推广某某种新产产品，或或对某项项成果予予以宣传传、发布布。（9）奖奖励、表表彰会议议。表彰彰、奖励励工作出出色的员员工为主主要内容容的会议议，是企企业的一一种重要要的激励励手段。（100）培训训会议。培培养提高高员工素素质的专专门会议议，这一一类会议议的时间间往往不不止一天天，需要要时间、地地点、人人员集中中。有时时在培训训结束后后还要进进行一定定的考核核。（111）其他他一些特特殊会议议。为了了与企业业员工建建立良好好的沟通通方式，经经常有一一些茶话话会、晚晚餐会及及一些娱娱乐活动动。这样样的会议议应注意意选择适适宜的环环境和场场所。2

5、常常见例会会类型一般来来说，在在企业的的各个部部门中，例例会是最最为常见见的，以以下是115种最最常见的的例会类类型：（1）企企业规划划会议；（2）资资金会议议；（3）行行政技术术会议；（4）降降低成本本会议；（5）经经营分析析会议；（6）质质量分析析会议；（7）生生产调度度会议；（8）产产品对策策会议；（9）索索赔会议议；（100）IMMC会议议（经理理人恳谈谈会）；（111）安全全卫生管管理会议议；（122）科（部部）长会会议；（133）部门门事务会会议；（144）班组组会议；（155）行政政事务会会议。总之，职职业经理理人针对对不同的的情况，可可以采用用不同的的会议类类型。但但会议的的大

6、体程程序和需需要注意意的问题题是基本本相同的的和可以以相互借借鉴的，这这就要求求经理人人充分把把握会议议的共性性和个性性，使二二者有机机地结合合起来。9 牢牢记要点点会议的的主要类类型包括括：_ 企企业常见见会议的的类型_ 企企业常见见例会的的类型. 实实践练习习请您做做下面的的实践练练习题：试列举举出您身身边几个个不同类类型的会会议，指指出每个个会议的的特点所所在，并并找出适适宜的会会议筹划划管理方方法。技能点2 如何做做好会前前准备 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会前前准备适用情情景 当当需要着着手进行行会议准准备时，查查看此技技能。7 技技能描述述会议管管理作为为一个过过程管理理，

7、会前前准备是是其第一一个步骤骤。通常，大大型会议议的准备备往往需需要按照照严格的的程序进进行。一一般来说说，企业业的会前前准备有有以下工工作：1确确定与会会者作为会会议的主主体，与与会者的的确定无无疑是十十分重要要的。出出于对会会议成本本的控制制，应该该控制与与会者数数量。但但这种控控制不以以降低会会议的目目的和效效果为代代价。所所以，确确定与会会者应该该考虑以以下因素素：（1）与与会者是是不是必必要成员员；（2）与与会者是是否直接接参与会会后执行行；（3）与与会者是是否有利利于会议议目标的的实现；（4）与与会者是是否具有有达成某某项决议议的能力力；（5）与与会者是是否能全全身心地地投入；（6

8、）与与会者是是否会对对他人造造成妨碍碍，从而而影响会会议的整整体成效效。2选选择开会会的时间间选择合合适的开开会时间间，确保保与会者者可以按按时出席席，积极极参与，从从而取得得好的效效果。因因此，选选择开会会时间应应该考虑虑以下因因素：（1）调调查了解解与会者者方便的的时间段段，尽量量不打乱乱与会者者原来的的时间计计划安排排；（2）注注意选准准会议中中心人物物的最佳佳开会时时间段，确确保其能能够集中中精力，安安心开会会；（3）开开会时间间尽量不不要与企企业重要要的经营营活动发发生冲突突，避免免打乱企企业正常常的运行行秩序，影影响效益益；（4）尽尽量开短短会，可可以保证证参会者者精力旺旺盛，达达

9、到最佳佳的开会会效果。3选选择开会会的地点点会场的的选择是是否合适适，会议议地点的的物质条条件、环环境氛围围等都会会对与会会者的情情绪产生生影响。而而且，选选择会议议地点还还要考虑虑到硬件件设施的的条件。所所以，应应考虑：（1）会会址与参参会人员员距离不不宜太远远；（2）会会场的环环境是安安静的场场所；（3）会会场有足足够的照照明设施施，并保保持良好好的通风风及适宜宜的温度度；（4）通通讯联系系方便，保保证信息息流通顺顺畅；（5）会会场的空空间必须须合适，过过于空旷旷和过于于狭窄都都会影响响会议效效果。4会会场布置置作为会会前准备备的重要要内容之之一，会会场布置置应着重重注意做做好以下下几方面

10、面的工作作：（1）合合理安排排会场空空间，既既要便于于与会者者进出通通畅，又又要保持持会场紧紧凑的格格局；（2）认认真细致致地做好好会议用用品发放放及设备备的调试试工作，登登记清晰晰，管理理统一。（3）按按照会议议的性质质和领导导的要求求正确安安排会议议座次，做做到方便便沟通和和讨论。其其主要方方式有以以下三种种： 单单向传递递信息会会议的座座位排列列方式； 双双向沟通通交流会会议的座座位排列列方式； 多多向沟通通交流会会议的座座位排列列方式。5拟拟订会议议日程拟订会会议日程程，即拟拟订会议议的程序序表，是是为了让让与会者者事先对对会议有有所了解解，以便便提前做做好准备备。一般来来说，会会议日

11、程程由会议议筹备部部门提出出草案，经经会议主主席审定定后确定定，包括括：会议议内容、讨讨论事项项、与会会者姓名名、会议议的时间间地点、会会议事宜宜的时间间分配等等。会议的的日程安安排必须须考虑以以下因素素：（1）优优先安排排重要或或紧急的的事项；（2）合合理分配配各项议议案及事事项的会会议时间间，为重重要事项项留出充充足的时时间；（3）会会议议程程不宜过过于复杂杂，内容容不宜过过多；（4）提提前把会会议日程程通知与与会者，并并发送相相关的资资料，以以缩短会会议做出出决策的的时间，提提高会议议效率。6会会议通知知在确定定了会议议的议题题、召开开的时间间、地点点和场所所等事宜宜后，应应该及早早印发

12、会会议通知知。其内内容应包包括会议议的时间间、地点点、出席席人员、会会议内容容以及日日程等，并并且应提提示与会会者尽早早给予明明确答复复，或返返还出席席会议的的回执，以以便于统统计与会会者名单单。以上关关于会议议的相关关介绍是是职业经经理人需需要格外外注意的的，虽非非常琐碎碎，却能能保证会会议的成成功与有有效。9 牢牢记要点点会前准准备的工工作事项项有：_ 确确定与会会者_ 选选择开会会时间_ 选选择开会会地点_ 进进行会场场布置_ 拟拟订会议议日程_ 发发布会议议通知. 实实践练习习请您做做下面的的实践练练习题：1请请您认真真分析一一下目前前贵公司司有哪些些会议是是必需的的，哪些些是可有有可

13、无的的，哪些些是对照照上文可可以取消消的。2请请您总结结一下自自己身边边的会议议准备现现状，看看看其中中还有哪哪些方面面应该改改进？技能点3 如何做做好会前前检查 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会前前检查适用情情景 当当需要对对会议准准备工作作进行最最后检查查时，查查看此技技能。7 技技能描述述在会议议的筹备备阶段及及准备工工作结束束后，必必须做出出全面的的检查，以以免出现现疏漏，从从而保证证会议的的质量和和效果。所以，全全面的会会前检查查是会议议管理必必不可少少的一部部分。它它主要包包括以下下两个方方面的检检查：1会会议筹备备期检查查（1）会会议目的的： 本本次会议议是否确确实需要要召

14、开？ 开开会的议议题是否否明确？（2）会会议事项项： 开开会的时时机、时时间是否否恰当？ 开开会的地地点、环环境是否否合适？ 会会议邀请请的对象象是否合合适？（3）会会议通知知： 与与会者是是否已经经得到通通知？ 是是否已经经将会议议的宗旨旨、议题题通知与与会者？ 是是否要求求与会者者事先准准备有关关资料？ 与与会者是是否已经经就议题题做好准准备？（4）会会议准备备： 是是否已经经拟订好好会议议议题的进进行顺序序及会议议时间的的分配？ 准准备工作作是否已已经完全全就绪？ 所所准备的的文件资资料是否否真实、准准确？ 是是否已经经安排好好了会议议记录？ 是是否需要要使用相相关设备备？2会会议活动动

15、细节检检查（1）活活动的宗宗旨；（2）活活动的范范围；（3）预预算；（4）招招待对象象的层次次；（5）总总人数（查查会议通通知的回回执）；（6）活活动的日日期及时时间（注注意避免免与其他他同业的的活动冲冲突）；（7）活活动天数数；（8）筹筹备单位位；（9）活活动负责责人；（100）各项项活动的的明细分分工表；（111）会场场的预定定；（122）制作作来宾名名册（姓姓名、地地址、公公司名称称、电话话、职衔衔等）；（133）会议议活动邀邀请函（应应在活动动日期的的233个星期期前寄达达给对方方）；（144）纪念念品；（155）交通通工具；（166）酬谢谢费；（177）会场场布置；（188）宴会会的

16、形式式；（199）饮料料供应；（200）烟酒酒；（211）菜单单的印刷刷；（222）花饰饰布置；（233）园景景制作；（244）看板板及标示示板；（255）拍照照及摄像像；（266）会议议桌的选选择；（277）座位位顺序（是是否突出出主宾、是是否便于于会议交交流）；（288）胸章章及名牌牌；（299）服务务员的着着装；（300）新闻闻报道（文文字及摄摄影）；（311）资料料的收发发；（322）住宿宿安排；（333）特设设专用柜柜台；（344）费用用支付（住住宿、餐餐饮、电电话费等等）；（355）用餐餐安排；（366）服务务柜台的的工作；（377）节目目表演的的总预算算；（388）新的的工厂、公

17、公司落成成的庆祝祝喜宴；（399）展览览展示；（400）全部部活动费费用。总之，会会前检查查作为行行政管理理的重要要一环，是是职业经经理人义义不容辞辞的工作作内容，对对其应予予以充分分地关注注，并在在相关工工作中切切实予以以贯彻落落实。9 牢牢记要点点会前检检查包括括：_ 会会议筹备备期检查查_ 会会议活动动细节检检查. 实实践练习习请检查查您的会会前检查查状况如如何：1您您是否认认识到会会前检查查的重要要性？请请结合您您目前的的工作，思思考和分分析一下下它的重重要性是是如何在在日常工工作中体体现出来来的？2您您在进行行会前检检查时是是否首先先考虑到到会议的的必要性性和目的的性？如如果您还还没

18、有养养成这样样的思考考习惯，请请您予以以改进。最最好能结结合某次次具体会会议，看看看会前前检查对对您开好好会议是是否有极极大的帮帮助。3您您所做的的会前检检查是否否全面、实实际？请请您就已已做的检检查内容容再次予予以反思思，看看看有没有有更好的的检查方方式？技能点4 如何处处理好会会中事务务 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会中中事务处处理适用情情景 当当需要了了解会议议中的相相关事务务及处理理方法时时，查看看此技能能。7 技技能描述述在会议议进行的的过程中中，往往往有许多多会务工工作需要要处理。而而这些会会务工作作的质量量高低，会会直接影影响到会会议的进进程和效效率。可以说说，处理理好会

19、中中事务是是会议管管理的最最重要环环节，它它为会议议的成功功进行提提供了条条件和保保证。一般来来说，会会务工作作包括以以下几个个方面：1会会议签到到会议签签到是为为了准确确及时统统计会议议的出席席人数。一一般来说说，与会会者进入入会场都都要签到到。并且且，有些些会议只只有在达达到规定定的人数数后才能能召开。而而准确及及时的人人数统计计也为会会议工作作的有序序安排提提供了方方便。会议签签到一般般形式有有：（1）簿簿式签到到。簿式式签到是是指与会会者在专专门准备备好的签签到簿上上签名，表表示到会会。一般般来说，签签到簿应应包含姓姓名、职职务、单单位等内内容。采采用簿式式签到的的方法，名名单容易易保

20、存，方方便查找找，可广广泛应用用于小型型会议。而而对于大大型的会会议来说说，签到到的人数数众多，容容易拥挤挤，簿式式签到则则不太方方便。（2）卡卡式签到到。卡式式签到是是指工作作人员事事先把签签到卡分分发给每每位与会会者，与与会者在在卡上写写好自己己的名字字，在进进入会场场时交给给工作人人员，表表示到会会。一般般来说，签签到卡应应注明会会议名称称、时间间、地点点、座位位号等内内容。卡卡式签到到较为方方便，不不会造成成签到时时的拥挤挤，但是是，往往往不方便便查找人人员。一一般多用用于大中中型会议议。（3）电电脑签到到。随着着科技的的发展，电电脑签到到这一先先进手段段更多地地被应用用。采用用这种方

21、方式，与与会者只只需在到到场时将将特制的的卡片放放入签到到机内，电电脑就会会将与会会者的姓姓名、号号码等信信息传到到会场的的主机，即即刻完成成签到。同同时，将将签到卡卡退还本本人。电电脑签到到有着准准确、快快速的优优点，已已更多地地被一些些大型会会议所采采用。此外，还还有一些些签到方方式，大大多根据据会议的的实际需需要而运运用。总总之，会会议签到到是为了了精确统统计会议议人数，保保证会议议能够顺顺利进行行，必须须予以重重视。2会会场服务务会场服服务的好好坏直接接关系到到会议能能否有序序进行，好好的会场场服务是是会议顺顺利进行行及圆满满结束的的必要条条件。会会场服务务工作的的内容比比较多，主主要

22、包括括以下几几点：（1）引引导座位位。大多多数会议议的与会会者座位位都是事事先安排排好的，要要求与会会者对号号入座。同同时，工工作人员员要引导导对会场场不熟悉悉的与会会者入座座。一般般情况下下，为了了方便管管理与交交流，往往往安排排以部门门为单位位集中就就座。在在一些大大型会议议中，由由于会场场较大，与与会者人人数较多多，为了了做好座座位引导导工作，可可以在会会场设置置指示标标记，或或印制会会议的座座次表。以以便引导导与会者者快捷、方方便地入入座。（2）分分发会议议的文件件资料。会会议中往往往有文文件和材材料需要要分发给给与会者者，这就就需要工工作人员员及时地地将其送送到与会会者手中中。文件件

23、资料的的分发有有两种形形式。会会前分发发：一般般在与会会者入场场时，由由工作人人员在入入口处分分发；也也可以在在开会之之前在每每位与会会者的座座位上放放一份文文件材料料。会中中分发：在会议议进行期期间根据据会议进进程的需需要，由由工作人人员将文文件资料料分发或或收回。有有些会议议的文件件资料需需要收回回，一般般应在文文件的右右上角写写明收回回时间，以以及由何何人收回回。收回回的时候候应予以以登记，以以免发生生错漏。（3）维维持会场场秩序。在在会议进进行的过过程中，为为了防止止混乱的的发生，阻阻碍会议议的正常常进程，一一般需要要有工作作人员维维持会场场秩序，禁禁止无关关人员入入场，保保证会场场的

24、安全全。在发发生意外外的时候候，应及及时做出出有效的的反应，制制止发生生的无序序情况。（4）信信息传递递。在会会议进行行的过程程中，会会场往往往与外界界是隔绝绝的，需需要会议议工作人人员传递递信息，进进行内外外的联系系，将一一些紧急急情况传传达给与与会者。但但是，在在信息的的传递过过程中，工工作人员员必须保保证对会会议内容容的保密密，防止止泄密。3会会议记录录一般来来说，会会议都需需要有记记录。会会议记录录包括两两个部分分：第一一部分是是记录会会议的组组织情况况，包括括会议的的名称、时时间、地地点、与与会人员员等；第第二部分分是记录录会议的的内容，包包括会议议的议题题、发言言情况、通通过的决决

25、议、决决定等。会会议记录录至关重重要，它它是会议议内容和和进程的的客观记记载，同同时，也也是重要要的档案案资料。既既为撰写写会议简简报和会会议纪要要提供了了材料，又又为日后后检查会会议的执执行情况况提供了了依据。所所以，必必须认真真地做好好会议记记录。会议记记录有以以下两种种方法：（1）摘摘要记录录。摘要要记录就就是摘录录要义，记记录会议议的重点点。例如如发言者者的发言言要点、会会议的决决议等。摘摘要记录录要求合合理取舍舍，简明明扼要，重重点突出出。用简简捷的语语言准确确地表达达会议的的真实意意思。因因此，对对记录人人员素质质的要求求较高，不不仅需要要有速记记能力，还还得有较较高的分分析和语语

26、言概括括能力。（2）详详细记录录。详细细记录是是按照发发言人原原话的方方式，不不加任何何改动或或概括，准准确完整整地记录录会议的的所有内内容。这这就对记记录的速速度有极极高的要要求。所所以，为为了更加加详细及及时地记记录会议议内容，记记录人员员往往运运用一些些速记符符号。而而现代化化的会议议记录，更更多地使使用录音音机、速速录机等等设备进进行记录录。总之，会会议记录录要求真真实、准准确。这这就要求求记录人人员对会会议记录录的工作作态度必必须认真真，技能能必须熟熟练，了了解会议议宗旨，具具有较高高的专业业素质，才才能胜任任会议记记录工作作。会中事事务，事事无巨细细，任何何一个小小小的纰纰漏，都都

27、有可能能给会议议造成无无法弥补补的损失失，职业业经理人人千万不不能疏忽忽大意。9 牢牢记要点点会中事事务工作作的主要要内容有有：_ 会会议签到到_ 会会场服务务_ 会会议记录录. 实实践练习习请您做做下面的的实践练练习题：1请请判断下下列内容容是否正正确，对对的请打打“”，错错的请打打“”：（1）会会务工作作就是指指准备会会议过程程中的工工作。 （ ）（2）会会务工作作应由会会议筹备备部门主主要负责责，其他他部门起起辅助作作用即可可。（ ）2思思考题：试列举举几例成成功的会会务工作作，并说说明它们们为什么么能让您您印象深深刻？参考答答案：1（11）； （22）。2略略。关于这这方面的的学习资资

28、源有很很多，例例如：?成功功企业行行政办公公管理制制度范本本，王王荣奎主主编，中中国经济济出版社社，20001年年。?行行政经理理工作手手册，甘甘华鸣著著，中国国国际广广播出版版社，220022年。?成功功的会务务组织，AAnn J.BBoehhme著著，中国国标准出出版社，220022年。技能点5 如何进进行合理理的会议议控制 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会议议控制适用情情景 当当需要进进行合理理的会议议控制，提提高会议议效率时时，查看看此技能能。7 技技能描述述会议有有自己特特殊的活活动方式式，同时时，也有有特定的的适用范范围。不不具备会会议举办办的可能能和条件件，硬要要去召开开会

29、议，只只会事与与愿违，造造成浪费费。所以以，在对对会议进进行正常常的管理理之前先先要认真真地对会会议的数数量及质质量进行行有效的的控制。同同时，还还要合理理地控制制会议的的成本，争争取做到到会议精精干，效效率提高高，杜绝绝浪费。一般来来说，合合理的会会议控制制需要重重视以下下几个方方面：? 会会议的数数量控制制在实际际工作中中，会议议的数量量经常失失控，造造成非必必要会议议充斥其其间，而而真正需需要开的的会议淹淹没于会会海之中中而无法法突出其其作用。所所以，进进行会议议控制首首先应遵遵循尽量量减少会会议数量量这一原原则。控制会会议数量量的主要要措施有有：? 熟熟练应用用包括会会议在内内的多种种

30、工作方方式，如如打电话话、制发发文件、亲亲自指导导等，因因情制宜宜，选择择最有效效的工作作方式；? 建建立严格格的会议议审批制制度；? 提提高会议议的质量量，避免免及减少少连带性性的冗长长会议；? 建建立统一一的协调调机制，统统筹安排排各部门门的会议议，避免免重复会会议；? 定定期对例例会进行行检查与与分析，取取消功能能和价值值不高的的例会；? 合合理设置置组织机机构，从从机制上上控制会会议数量量。? 会会议的质质量控制制会议的的质量表表现为会会议的效效率。所所以，要要保证会会议的功功能和效效率，就就必须对对会议进进行有效效的质量量控制。衡量会会议质量量的主要要标准：? 会会议是否否有召开开的

31、必要要性和明明确的目目的性；? 会会议召开开的时机机是否成成熟；? 会会议的规规模是否否适度；? 会会议的节节奏是否否紧凑；? 会会议的准准备工作作是否充充分；? 会会议能否否有正面面的实际际效果。提高会会议质量量的主要要方法有有下列各各点：? 严严格执行行会议审审批制度度，杜绝绝不符合合程序的的会议；? 充充分有效效地做好好准备工工作，特特别是让让与会者者明确会会议的宗宗旨和目目的，以以及掌握握相关的的文件和和材料；? 尽尽可能地地控制会会议的人人数，精精干高效效；? 会会议的议议题集中中，会议议日程紧紧凑；? 保保持良好好的会场场秩序，创创造良好好的会议议环境；? 实实行有效效的措施施监督

32、会会议执行行的全过过程，保保证会议议的有效效性；? 提提高会议议主持人人的能力力，有效效掌控会会议。充分利利用电视视、电话话、录像像、图板板、照片片、模型型等现代代化技术术手段，提提高信息息的传递递效率，改改变传统统会议模模式，节节省时间间。? 会会议的成成本控制制现代企企业管理理应该注注重投入入与产出出的比例例。因此此，对会会议成本本的核算算不可忽忽视。会议成成本包括括会议所所花费的的费用总总和和与与会者所所消耗的的时间资资源。对对于费用用总和的的计算，现现在，国国外流行行一种计计算公式式：会议成成本 = 2AA B T其中：A为与与会者的的平均工工资（以以小时计计）的33倍；BB为参加加会

33、议的的人数；T为会会议时间间。时间的的价值目目前还难难以量化化，一般般用倒推推法来计计算。即即假定与与会者在在这一段段会议时时间若不不开会，而而进行正正常的工工作所可可能创造造的价值值。总之，要要控制会会议的成成本，首首先需要要将会议议的费用用进行精精确的计计算，做做出会议议预算，对对预算进进行严格格的审批批。同时时，强化化人们的的时间观观念，提提高办事事效率，在在减少会会议数量量的同时时，也减减少无形形资源的的支出。9 牢牢记要点点合理的的会议控控制要做做到：_ 控控制会议议的数量量_ 提提高会议议的质量量_ 控控制会议议的成本本. 实实践练习习请您做做下面的的实践练练习题：1判判断下列列描

34、述的的对错，对对的打“”，错错的打“”。（1）会会议的重重要性和和成本之之间存在在正比例例关系。 （ ）（2）会会议的成成本控制制得越低低越好。 （ ）2列列举出几几个您认认为功能能和效率率不高的的会议，指指出其问问题所在在，并找找出合适适的解决决方法。参考答答案：1（11）； （22）。关于这这方面的的学习资资源有很很多，例例如：? 办办公室文文秘事务务处理技技巧，方方圆编著著，石油油工业出出版社，220011年。? 现现代秘书书学通论论，王王熙梅、王王景清主主编，海海洋出版版社，119933年。技能点6 如何做做好会后后工作 主 题题 词 行政管管理会会议管理理会后后工作适用情情景 当当会

35、议结结束后，需需要做一一些相关关工作以以落实会会议精神神时，查查看此技技能。7 技技能描述述一个会会议要取取得真正正的成功功，不仅仅取决于于会议过过程的顺顺利与否否，更在在于会议议的决议议和精神神是否真真正被贯贯彻执行行。因此此，在会会议结束束之后，仍仍有许多多总结和和落实的的工作需需要认真真去做。否否则，会会议就变变成了纸纸上谈兵兵，没有有任何实实际的指指导意义义。一般来来说，会会后工作作有以下下几个方方面：? 会会务工作作总结会务工工作总结结往往以以总结会会的形式式进行。对对会议组组织及服服务工作作的全过过程进行行总结，找找出其中中的漏洞洞与不足足，从中中吸取经经验教训训，避免免再次犯犯错

36、。同同时，对对会议工工作人员员进行表表彰与鼓鼓励。? 会会议简报报会议简简报是为为了方便便交流情情况。因因此，要要求简报报要真实实地反映映会议的的内容，并并且做到到文字简简练，篇篇幅短小小，着重重反映会会议中的的重要问问题。简简报的印印发数量量和发送送范围应应视需要要而定。应应对会议议简报进进行编号号，以便便于分类类归档。通常会会议简报报有两种种写法：一是指指导式写写法。即即采用新新闻报道道的形式式反映会会议情况况，从会会议中选选取有价价值的内内容。二二是转发发式写法法。即直直接登载载某些会会议的发发言，在在前面配配发一定定的按语语或评论论，以强强调转发发内容的的指导意意义。? 会会议纪要要为

37、更好好地贯彻彻执行会会议精神神，会议议结束后后，通常常要根据据会议宗宗旨和精精神撰写写会议纪纪要印发发给有关关部门。会会议纪要要是纪实实，必须须反映会会议的真真实意思思，不应应掺杂个个人的主主观意见见。同时时，会议议纪要必必须简明明扼要，语语言精练练概括，内内容全面面、条理理清晰、主主次得当当。会议纪纪要是为为宣传、贯贯彻会议议宗旨服服务的。所所以，撰撰写者必必须准确确理解会会议宗旨旨，把握握会议的的精神实实质，并并贯穿于于纪要的的始终。一一般来说说，撰写写者应该该参加会会议的全全过程。这这样便于于他理解解会议精精神，消消化会议议内容。会议纪纪要一般般可分为为两部分分：第一，简简述会议议情况，

38、包包括会议议的时间间、地点点、与会会人数、会会议目的的、讨论论结果等等。第二，阐阐述会议议的主要要精神，所所讨论的的主要问问题，做做出的正正式决定定等。这这是会议议纪要的的主体，往往往要对对会议的的原始记记录进行行提炼、选选择。会议纪纪要写完完之后需需要经过过有关人人员的审审核，审审核通过过后及时时发给有有关部门门。印发发会议纪纪要的方方式有两两种：一一是全文文印发，二二是摘录录需要的的部分印印发。所所以，应应视不同同情况采采用恰当当的方式式。如果会会议纪要要的内容容具有机机密性，应应注明密密级。并并且印发发纪要编编制序号号，以便便归档保保存。? 文文件资料料的收退退一般来来说，会会议文件件需

39、要退退回有以以下几个个原因：其一，一一些文件件内容有有高度的的机密性性，为防防止泄密密，不宜宜扩散；其二，一一些文件件属于参参考性质质，与会会议的精精神并不不完全相相符，如如果扩散散会影响响会议精精神的准准确传达达；其三，一一些文件件记录了了会议中中与会人人员的即即席发言言，不宜宜扩散。文件资资料的收收退有多多种方法法，在一一些小型型的日常常会议中中，如与与会者之之间比较较熟悉，可可直接口口头交代代，进行行文件的的收交。而而召开一一些大型型的会议议往往事事先开具具文件资资料的清清单，由由工作人人员分发发给与会会者，要要求在会会后按照照清单将将文件资资料退回回。? 议议定事项项的检查查催办议定事

40、事项的检检查催办办是会后后工作的的关键环环节，它它可以保保证会议议的精神神真正落落到实处处。而且且它还有有利于会会后信息息的及时时反馈。一般来来说，议议定事项项的检查查催办应应设置专专人负责责，并制制定相关关的登记记及汇报报制度。检检查人员员可以用用电话催催办、发发放催办办通知单单或亲自自检查催催办。在在检查催催办的同同时应随随时向有有关领导导汇报相相关情况况并接受受指导。总之，会会后工作作是会议议管理的的收尾工工作，看看似可有有可无，实实际上却却非常重重要。经经理人在在对会后后工作进进行管理理过程中中，一定定要注意意上文列列举的诸诸多注意意事项。9 牢牢记要点点会后工工作的主主要内容容有：_

41、 会会务工作作总结_ 撰撰写及印印发会议议简报_ 撰撰写及印印发会议议纪要_ 文文件资料料的收退退_ 议议定事项项的催办办. 实实践练习习请您做做下面的的实践练练习题：会后工工作是个个需要注注意的问问题，您您和您的的组织是是否意识识到这一一点了，看看看有哪哪些方面面是和本本文讲到到的要求求相悖的的，存在在哪些不不足，并并找出改改进的方方法。关于这这方面的的学习资资源有很很多，例例如：? 实实用秘书书工作手手册，王王千弓等等编，光光明日报报出版社社，19987年年。? 现代代秘书实实用手册册，蔡蔡翔、李李保华编编译，中中国卓越越出版公公司，119900年。技能点7 如何掌掌握会议议管理的的技巧

42、主 题题 词 行政管管理会会议管理理会议议管理技技巧适用情情景 当当需要了了解一些些会议的的注意事事项时，查查看此技技能。7 技技能描述述会议的的进行和和管理需需要科学学化、合合理化，这这样才能能达到预预期目的的，这其其中有着着许多的的注意事事项以及及一定的的技巧与与方法。如如果会议议管理者者掌握了了这些技技巧，无无疑会对对会议的的管理大大有帮助助，使会会议能够够顺利进进行，从从而事半半功倍。1会会议进程程中的注注意事项项在会议议进行的的整个过过程中，为为了保证证会议能能够高效效进行，必必须随时时发现并并纠正一一些问题题。包括括：（1）开开会和散散会是否否准时？（2）会会议议题题的说明明是否简

43、简练、明明确？（3）是是否有无无法讨论论的议题题？（4）会会议是否否按照程程序进行行？（5）是是否强迫迫某位特特定人员员发言？（6）是是否批评评某人的的发言？（7）是是否有人人发言过过于感情情用事？（8）是是否有人人窃窃私私语？（9）是是否得出出了明确确的会议议结论？（100）是否否找到了了解决与与会者意意见对峙峙的办法法？（111）是否否尊重了了少数人人的意见见和想法法？（122）是否否正确记记录了决决定的事事项？（133）是否否妥善保保管了会会议记录录？以上问问题经常常在会议议进行的的过程中中出现，如如果处理理不当，会会对会议议进程产产生阻碍碍，影响响会议质质量。因因此，必必须予以以高度重

44、重视。2主主持会议议的注意意事项许多会会议都设设有主持持人，以以便于会会议能严严格按照照议程进进行。而而作为会会议的主主持人，必必须了解解掌握相相关的知知识，并并且运用用一定的的技巧。一一般来说说，主持持会议需需要注意意以下事事项：（1）清清楚开会会的时间间；（2）充充分了解解会议目目的，把把握会议议主题；（3）引引导与会会者积极极参与会会议讨论论；（4）让让与会者者公平自自由地表表达意见见，不要要擅自指指定发言言；（5）当当讨论出出现混乱乱时，应应有拨乱乱反正的的能力；（6）如如果讨论论偏离了了议题，应应及时予予以扭转转；（7）客客观地接接受每位位与会者者的意见见，并及及时总结结归纳；（8）对对会议的的议案，应应付诸表表决，遵遵循少数数服从多多数原则则；（9）会会议的结结论获得得通过后后，当场场宣读会会议决定定的事项项。主持人人的工作作水平高高低对会会议质量量有很大大影响。所所以，主主持人应应该在会会前进行行充分的的准备，有有针对性性地做一