煤矿档案管理规定.doc

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1、煤矿档案管理规定煤矿档案管理规定第一章 总 则第一条 为加强分公司档案资料的管理工作，保证档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定。第二条 分公司设档案室和专职档案员（简称档案员），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条 坚持部门收集保管，定期归档制度。各部门均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案室备案；如有变动须及时通知档案室，因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走

2、或销毁。第四条 各部门兼职档案员的职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握文件资料的归档范围，收集保管文件资料。（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。（四）各部门都要建立健全日常归卷制度，对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管，并根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第二章 归 档第五条 分公司档案主要包括四个部分：文书档案

3、、技术档案、人事档案及音像资料档案。日常重要资料在归档前由各部门兼职管理员负责管理和保存，归档后由档案室专职档案员负责管理和保存。第六条 档案归档前的日常管理（一）文书档案的日常保存和管理由发起部门负责：分公司印发的公文一律由行政办公室统一收集保管；一项工作如果由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管；会议文件由会议组织部门收集保管；分公司员工外出培训、学习、考察、调查研究及参加上级机关召开的会议等公务活动后，必须将有归档价值的文件资料交本部门兼职档案员保管。（二）技术档案的原始档案部分由档案室专职档案管理员负责；服役档案部分由各职能科室专职技术人员负责管理：总工办负

4、责技术研制、开发、工程等服役期间档案管理；项目部负责矿井改扩建期间服役档案管理；机电科负责设备服役档案管理。（三）人事档案中职工档案由人事劳资科负责日常管理；干部档案由党委办公室负责日常管理。第七条 归档范围（一）文书档案1.重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。2.上级机关发来的与分公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。3.分公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.分公司的请示与上级机关的批复，分公司反映主要工作活动的报告、总结。5.分公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作

5、记录（表单）及工作简报。6.信访工作资料。7.分公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。8.分公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。9.分公司的各种规章制度、实施细则、程序文件等。10.分公司的历史沿革、大事记及重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11.分公司保密制度中规定的保密范围材料。12.分公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。（二）技术档案包括记述和反映矿井建设、改扩建、设备更新改造、推广使用新技术、新工艺、新材料等各个环节活动中积累的技术资料和经济文件材料，主要分为原始档案和服役档案两部分：1.原始档案，包括订货合同、来往文件、验收索赔文件、装箱单、使用

6、说明书、备件清册、操作规程、各种图纸等，应分类整理、编号，由档案室集中存档。2.服役档案，包括工程设计交接验收投入使用到报废的整个过程中形成的技术文件材料，以及设备从购置、使用到报废过程中形成的文件资料。主要有技术特征卡片、设备运转、检修、测定档案、设备事故档案、设备及固定资产报废档案、各种图纸、册档案等，由各职能科室存档。（三）人事档案包括企业所有员工参加工作前后的年龄、性别、工龄、社会经历、学历、各种考核奖惩、工作变更、定级、晋级等资料，及企业培训职工，合理使用劳动力以及晋级的参考资料。（四）音像资料档案指分公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和分公司有保存价值的录音、录

7、影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录，一般由录音带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成，主要包括：1.反映分公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与分公司有关的重大活动的声像资料；3.分公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；4.涉及分公司权益的声像资料；5.其它单位形成的与分公司有关的重要声像资料；6.其它具有保存价值的声像资料。第八条 归档要求：（一）档案接收原则上接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件，原件与复制品要相符。（二）收集档案资料的内容必须真实，各类文件、底片必须为形成时第一手资料，不得涂改、删减。（三）录音带、摄像带、照片(含底

8、片)和文字材料在收集时力求齐全，防止遗漏。（四）各类文字档案资料在使用过程中由各部门兼职档案管理员负责，使用完毕后定期移交档案室。第九条 每年三月份由档案室管理员起草归档通知，各部门兼职档案管理员按照归档范围整理资料，填写档案移交表一式两份，由部门负责人、分管领导、档案室负责人及分公司经理进行审核（主要审核被移交的文件材料是否属于归档范围，应归档的文件材料是否完整、准确，归档文件材料中有没有近期工作中需要用的文件材料等），审核无误后，双方签字确认并盖章移交。第十条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁

9、声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报分管领导，登记造册。第十一条 档案管理人员要做好归档整理工作，科学分类，归档材料完整、齐全，内容准确，排列有序，存放标志明显，保存期限划分准确，便于保存和利用。定期检查档案，对资料中纸张破损、变质，字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制，并及时、准确做好档案的统计工作，熟悉档案内容，做到查找迅速无误。第三章 立 卷第十二条 立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。第十三条 立卷要求：（一）文件资料立卷时，要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐

10、全完整。在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。（二）音像档案立卷时，要先进行分类、组合、排列和编目，使其系统起来。照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、摄像带以盒为单元填写卷内目录，卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。音像档案在立卷时要附带文字说明，主要包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等，准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯。（三）拟定档案立卷题目和音像档案文字说明

11、时，要做到正确齐全、文字简洁、语言通顺，时间用阿拉伯数字表示。第十四条 档案按年代、内容分类，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其它文件的立卷按照有关规定执行。音像档案中，同属一类的照片按时间顺序编号，并填写其底片号，底片在卷宗内编流水号（格式为：卷宗号-流水号）；同一内容分录几盘录制的音像为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。第十五条 卷内档案资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即请示

12、在前，批复在后；正件在前，附件在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。音像档案按时间顺序统一排序。第十六条 卷内各种档案资料均按排列顺序，依次编写序号。装订的文字档案应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角列印页号，音像档案在音像制品的合适位置标注档案序号。第十七条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。第十八条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清

13、晰。第十九条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。（三）音像档案按序号存放在防磁柜中。第二十条 音像档案资料保存：（一）底片、胶片保存温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35-45。（二）照片保存温度应保持在14-24之间，相对湿度应保持37.5-67.5；录音、摄像带保存温度应保持在18-24之间，相对湿度

14、应保持40-60。（三）底片、录音带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场与盒的间距不小于3mm。（四）对库存的照片档案，要两年检查一次。第二十一条 保管期限：应视档案的内容重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，确定保管期限。第四章 档案查、借阅第二十二条 查阅档案时，查阅人须填写档案借阅卡，借阅部门负责人进行审核（主要审核所填内容与实际工作需要是否相符），审核无误后签字确认；如果在档案室内查阅档案，经行政办公室主任审核同意即可办理；如需外借，必须由借阅单位分管领导、分公司经理审批，审核所借资料能否外借，分公司经理批准借阅后方可办理；职工档案经人事劳资科长、分公司经理、行政办公室主任

15、签字后方可办理；干部档案经党办主任、党委书记、分公司经理、行政办公室主任签字后方可办理。第二十三条 档案管理员根据批准后的档案借阅卡为借阅部门经办人办理借阅手续，并填写查阅档案资料登记薄。第二十四条 借阅档案期限：文书档案一般为7天，技术档案、人事档案为15天，若因特殊情况需延长期限，应到档案室办理续借手续；借用档案的人员因公出差、休假、探亲、调动工作和离退休时，应立即将所借档案归还。第二十五条 借用档案人员，对所借档案要负安全、保密责任，不得损毁、丢失、拆散、自行转借、翻印，不得擅自带出分公司，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。借用者归还档案，须经档案管理人员审查，证明归还与借出的档案完全相

16、符，并无损坏时，方可办理归还手续。第二十六条 如借阅档案需要复印，必须经行政办公室主任批准后，履行借阅手续，并注明复印方可进行。第二十七条 如借出档案损毁、丢失或泄密，对借阅人给予警告或处分，并按档案保管期限和密级程度处予罚款。第二十八条 凡借阅档案的干部职工，如调离本单位，须将借阅的档案交回档案部门，持档案部门出具档案归还证明材料，方可到人事劳资科办理调动手续。第二十九条 音像档案原版一般不得借出。如有特殊需要，经分公司经理、行政办公室主任批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由分公司经理、行政办公室主任审核批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，

17、实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。第三十条 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。第三十一条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。第五章 档案调出第三十二条 调出档案时，由劳资科统一负责办理相关手续，职工档案经人事劳资科长、分公司经理、行政办公室主任签字后方可办理；干部档案经党办主任、党委书记、分公司经理、行政办公室主任签字后方可办理。第三十三条 档案管理员根据批准后的档案调出卡为经办人办理档案调出手续，并填写调出档案资料登记薄。第六章 档案的鉴定与销

18、毁管理第三十四条 销毁没有价值和已过保管期限的档案是鉴定工作的最后一步，是一项政治性、业务性很强而又非常严肃细致的工作。第三十五条 档案必须根据其价值进行鉴定，划分保管期限，对于到期档案经再鉴定后确认无保存价值方可销毁。第三十六条 档案管理员根据国家相关法律法规，对销毁档案进行鉴定，确定无保存价值，可以销毁的，登记档案销毁清册，并交由档案鉴定领导组审核。第三十七条 档案鉴定领导组负责对档案销毁清册及相关档案资料进行审核，主要审核被销毁档案符合国家相关法律法规的年限，无保存价值可以销毁的，审核无误后签字确认，并提交矿务会审议。第三十八条 矿务会审议档案销毁清册，主要审核被销毁档案符合国家相关法律法规的年限，无保存价值可以销毁的签字确认。第三十九条 销毁档案时，由档案管理员在规定时间和地点进行销毁，且由二人以上档案鉴定组成员监销，监销人应在销毁清册签字，并注明销毁的方式和日期。第四十条 案卷（件）销毁后，档案管理员必须在原目录上注销，并说明鉴定时间和销毁日期。第四十一条 销毁清册归入全宗卷，永久保存。所涉及的内容，凡是党和国家的政策法规另有规定的，按照党和国家的政策法规执行。第七章 附 则第四十二条 本规定施行后凡既有的类似规章制度自行终止，与本规定有抵触的以本规定为准。第四十三条 本规定自发布之日起施行。第 9 页 共 9 页