工程部竣工档案整理办法与归档要求13721.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.呼和浩特热电厂扩建工处工程部竣工档案整理办法及归档要求一、编制依据(一)基基本建设设项目档档案资料料管理暂暂行规定定(国档档发198884号文件件)(二)科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求GB/T1118222-20000。(三)国家家重大建建设项目目文件归归档要求求与档案案整理规规范DAA/T228-220022。(四)重重大建设设项目档档案验收收办法的的通知档档发200062号。(五)电力力工程竣竣工图文文件编制制规定DL/T52229-20005
2、。(六)火电电企业档档案分类类表(6-9大类)(修修订本)。(七)为为电机组组达标投投产考核核(20004年)及及其条纹纹解释(电电建企协协2000425号文件件)二、档案分分类根据国电总总文档2000229号文印印发的火火电企业业档案分分类表(6-9大类)的的通知中中规定在在整理“804”土建、水水工施工工文件,“805”、“806”安装、调试、监监理文件件时,大大部分按按照单位位工程组组卷。三、移交资资料组卷卷顺序排排列(一)封面面(见附附表)(二)竣工工档案资资料签证证单(见见附表) (三)卷内内目录(电子版版格式由由建设单单位档案案室提供供)(四)编制制说明(五)开工工报审表表(六)施
3、工工作业指指导书及及交底记记录(施施工组织织设计)(七)中间间工序交交接单(八)图纸纸会审(只只写卷内内目录,备备注说明明出处)(九)设计计变更目目录(只只写卷内内目录,备备注说明明出处)(十)工程程联系单单(十一)项项目划分分表(只只组单位位工程项项目划分分表)(十二)质质量验评评记录(十三)施施工记录录(土建建、安装装、调试试)(十四)原原材料(重重复的只只组在第第一个单单位工程程卷内,其其余的单单位工程程只写卷卷内目录录,备注注说明出出处)(十五)各各类签证证(十六)检检验报告告(十七)设设备缺陷陷通知单单及回复复单(十八)竣竣工报告告(十九)工工程专业业技术总总结(列列在第一一个单位位
4、工程最最后)(二十)备备考表(电电子版格格式由建建设单位位档案室室提供)四、科技文文件资料料立卷要要求(一)科技技文件资资料是在在设计、施施工、调调试等过过程中形形成的具具有保存存价值的的科技档档案。科科技文件件的形成成和立卷卷应与工工程建设设同步,应应以平时时立卷为为主,集集中整理理为辅,按按时立卷卷归档。1.科技文文件的组组卷,应应按档案案的有关关规定和和要求,按按工期、机机组、按按单位工工程、分分项、分分部、分分段进行行组卷,立立卷人应应保证卷卷内科技技文件的的有机联联系组成成保管单单位,便便于档案案的保管管和利用用。 2.卷内科科技文件件材料排排列要求求文字在在前,图图样在后后, 联络
5、单单在前,附附图在后后;管理性性科技文文件材料料按问题题、时间间或重要要程度排排列;立卷人人应填写写卷内目目录,拟拟写案卷卷题名,案案卷题名名应简明明、准确确揭示卷卷内文件件的内容容,应在在卷内备备考表的的立卷整整理人签签署名字字,卷内内目录和和卷内备备考表的的底样由由档案室室统一提提供。 3.围绕基基建工程程所产生生的录音音带、录录像带、光光盘、U盘和移移动硬盘盘等声像像材料是是不同载载体的文文件材料料,其反反映同一一问题的的性质、内内容、作作用并与与纸制文文件相同同的,必必须按规规定立卷卷归档。 (二)文件件资料编编制规定定 1.凡是基基建工程程签订的的合同、协协议、试试运后的的签证、机机
6、组启动动验收交交接书、机机组移交交试生产产交接书书、机组组移交生生产的交交接书等等文件材材料均应应为正本本(即必须须有各方方代表符符合规定定的亲笔笔签名,有有单位盖盖章等),签字字方不能能用副本本或复印印件归档档。 2.要求竣竣工档案案用纸统统一为标标准A4(2100mm2977mm)幅面70克以上白白色中性性书写纸纸;文件件标题字字体为2号宋体体,加粗粗。正文文字体为为4号宋体体,行距距为1.5倍行距距,页面面设置:左边距距为2.5cmm,右边边距为11.5ccm,上上边距为为2.55cm,下下边距为为2.00cm,页页眉为11.5ccm,页页脚为11.3ccm;页页眉、页页脚均为为小5号宋
7、体体居中(页页眉左侧侧应写成成“呼和浩浩特热电电厂扩建建23350MMW供热机机组工程程”,页眉眉右侧应应写文件件材料提提名;页页脚为“第x页共y页”)。3.施工技技术记录录、质量量评定表表按照中中华人民民共和国国电力行行业标准准电力力建设施施工质量量验收及及评价规规程的的现行表表式执行行。不足足部分经经监理单单位、业业主单位位认可后后确定表表式,所所有典型型表式必必须是打打印的,不不能复印印。表内内“工程名名称”应填写写整个工工程名称称,如“呼和浩浩特热电电厂扩建建23500MW供热机机组工程程”“项目名名称”填写分分项工程程名称,机机组名称称为3号机、44号机;内容要要求字迹迹工整,图图样
8、清晰晰;4.施工技技术记录录、工程程签证单单、试运运记录、材材料半成成品实验验单、设设计修改改通知单单(含工程程联系单单)等表格格和数据据均应用用70gg以上的的白色书书写材料料(也可打打印),如表表式为复复印件,数数据虽然然用合格格材料书书写也不不能作为为原件;验收签签证单中中的各方方人员必必须签名名,不能能以盖章章或打印印件代替替签名归归档。 5.作业指指导书的的结构由由封面、审审批表、目目录页、正正文及附附录五部部分组成成。施工工组织专专业设计计的编写写规定按按作业指指导书格格式。包包括(工工程技术术要求、技技术交底底、施工工组织设设计、施施工方案案、施工工总结、技技术总结结)文字字材料
9、加加页眉、页页脚。6.调试措措施、方方案和报报告等均均应为激激光打印印机打印印件,不不能用复复印件或或普通色色带打印印件,以以保证字字迹的耐耐久性。 (三)验评评表填写写规定 1.施工质质量检验验表式应应符合火火电施工工质量检检验及评评定标准准,表表式尺寸寸规格为为A4纸。 2.验评表表的表格格字体为为宋体,表表头标题题为小2号宋体体字; 左边距距为2.5cm,右边边距为11.5 cm,上边边距为22.5cm,下边边距为 2.00cm,一般般情况下下表格外外边框为为黑色实实线,粗粗细为11 1/2磅。特殊情情况可以以允许有有上、下下、右侧侧0.3cm的偏偏差。横横向规定定与纵向向相同,标标准以
10、不不影响装装订为准准。表内内字体为为5号宋体体,内容容较多的的验评表表表内字字体可用用小5号宋体体。表格格内行高高不做规规定,可可根据表表格内需需填充的的内容多多少而定定。空白栏栏均用“/”代替(要要满格)。签字均应使用黑色笔,且必须签日期,包括年、月、日,不写日期则为默认表格当前日期。 表格中的空空白栏如如下所示示验评表3.验评表表的格式式按照电电力行业业规定的的表式填填写,在在满足内内容填写写字迹清清晰的条条件下,上上下留有有的尺寸寸可以在在允许范范围内调调整;检查结结果和验验收人员员签字必必须是手手写,验验评表内内容要求求激光打打印机打打印, 4.评定表表下面的的签字栏栏应保留留原表示示
11、的四级级验收排排布,符符合几级级验收就就应在其其相应的的位置上上签字,原原表的日日期可以以激光打打印,签签字人若若不标明明日期,表表示默认认表上机机打的日日期,检检验评定定表不能能出现半半页内容容,应采采用整页页表格。 5.根据各各单位的的工程特特点,电电规表式式的内容容若不能能满足现现场施工工的需要要,施工工单位可可提出要要求和意意见,业业主将汇汇同监理理、施工工单位共共同制定定几方认认可的使使用表式式,以满满足施工工管理的的需求。 (1)页号号的编写写规则:使用2B铅笔在在每页的的右下角角用阿拉拉伯数字字填写,由1、2、3顺序编号,若有双面书写文件资料背面要在左下角编写页号。封皮、卷内目录
12、、备考表不编写页号。(2)一个个单位工工程根据据内容的的多少可可以组成成几卷,但但每卷资资料不能能超出1150张张(+110张范围之之内),若大大于1550张,则均匀匀分册另另组卷。原原则是:将施工工记录或或验评资资料等内内容相对对较多的的部分分分出另组组成一卷卷。a)竣工资资料归档档原则:谁是作作者谁出出版由谁归档档。例如如:设计计变更由由设计单单位整理理归档;图纸会会审纪要要由监理理公司整整理归档档,施工工单位只只需在相相关的卷卷内目录录或说明明上注明明编号即即可。b)有关表表单的签签字必须须使用碳碳素笔填填写,禁禁止使用用油笔及及蓝色笔笔签字;不能以以盖章或或打印代代替签名名,文字字资料
13、需需署名单单位的,其其单位名名称上须须加盖红红色单位位印章。c)影像资资料以专专业为单单位组卷卷,相册册由业主主提供,其其中文字字说明部部分要按按照事由由、时间间、地点点、人物物、背景景、摄影影者六要要素填写写,照片片档案内内容应齐齐全,应应有开工工到结束束全过程程照片,并并分专业业整理,含含全貌、关关键进度度、隐蔽蔽工程照照片等,并并按照要要求放置置。五、卷内目目录的填填写要求求(一)序号号:依次次标注卷卷内文件件材料件件数的顺顺序。文件编号:填写文文件的文文号或型型号、图图号、代代号、代代字 。责任者:填填写文件件形成者者或责任任者。文件题名:填写文文件标题题全称。没没有标题题或标题题不能
14、说说明文件件内容的的文件,由由立卷人人根据文文件内容容写拟标标题。日期:应填填写文件件形成日日期,要要用八位位阿拉伯伯数字标标注年月月日,如如2011004415。 页数:是以以件为单单位(单单份文件件)装订订案卷,填填写卷内内每份文文件的总总页数。以件为单位位填写每每份文件件首页上上标注的的页号(卷卷内最后后一份文文件要填填写起止止页号)。备注:注释释文件需需说明的的情况,(二)卷内内目录打打印一式式两份,一一份排列列在卷内内文件材材料首页页之前,另另一份用用于编制制全引目目录或分分类目录录。卷内备考表表的编制制:卷内备备考表要要标明案案卷内科科技文件件材料的的件数、页页数以及及在组卷卷和案
15、卷卷使用过过程中需需要说明明的问题题。卷内内备考表表排列在在案卷内内科技文文件材料料的尾页页之后 。立卷人:由由立卷人人的责任任人签名名。检查人:由由档案部部门案卷卷质量审审核人签签名。检查时间:填写审审核的日日期。互见号:应应填写同同一内容容而形成成不同且且另行保保管的档档案保管管单位的的档号。档档案号应应注明档档案载体体的形式式,并用用括号括括起。六、案卷封封面与脊脊背的编编制(一)案案卷封面面:案卷卷一卷一一盒,图图纸采用用案卷外外封面(硬硬卷皮),文文字材料料采用案案卷内封封面(软软卷皮)。(二)档号号:由项项目代号号、分类类号、同同类号下下的案卷卷小流水水号组成成。详见见分类编编号大
16、纲纲。(三)案卷卷题名:应简明明、准确确地揭示示卷内文文件的内内容。案案卷题名名的主要要内容包包括项目目名称(代代字、代代号)及及其组件件、部件件、阶段段的名称称(代号号)等。项项目名称称与批准准的原立立项、设设计(包包括代号号)应相相符。归归档外文文资料的的题名应应译成中中文;外外文资料料有中译译文的,应应一并立立卷。1.立卷单单位:填填写负责责文件材材料组卷卷的单位位或项目目负责单单位。2.起止日日期:填填写卷内内文件材材料形成成的起止止日期。3.保管期期限:填填写组卷卷时划定定的保管管期限。4.密 级:依依据保密密规定填填写。5.案卷脊脊背:填填写保管管期限、档档号、案案卷题名名。七、多
17、个分分册卷内内目录处处置在相当多的的情况下下,一个个单位工工程竣工工资料达达1500多页,而而按档案案管理要要求,一一个分册册一般不不超过1156页页,因此此一个单单位工程程需分若若干个分分册,这这时卷内内目录应应如何处处置?要要求按下下列处置置方式:卷内目录就就为该分分册卷内内目录,不不牵连其其它分册册,每分分册页码码都从1开始编编制。(一)案卷卷的装订订要求:案卷内内不同尺尺寸的科科技文件件材料要要折叠为为统一幅幅面,长长期保存存的案卷卷装订时时必须去去掉金属属物 (已装订订成册的的不必拆拆卷);案卷不不装订时时其科技技文件材材料要按按照有关关规定和和要求排排列,装装订方式式应符合合规定的
18、的要求。 (二)工程程档案保保管期限限的划分分:各单位位工程档档案保管管期限应应按照DA/T288-20002国家家重大建建设项目目文件归归档要求求与档案案整理规规范中中的附表表:国家重重大建设设项目文文件归档档范围和和保管期期限表执行,本本工程档档案的保保管期限限为:永久、长长期、 短期三三种。表表一: 八、编制说说明(一)加编编制说明明的目的的主要是是提高竣竣工档案案资料整整理的系系统性、完完整性以以及本册册在整体体竣工档档案资料料中的排排序,以以给人一一个完整整的概念念。(二)编制制说明内内容一般含下列列几方面面内容1.工程概概况2.编制依依据3.整体竣竣工档案案分卷情情况4.形成单单位
19、整体体竣工档档案分卷卷情况5.本册在在案卷中中的排序序6.其他需需说明的的7.编制说说明要简简捷明了了,原则则上说明明问题就就行了。九、项目档档案归档档要求(一)归档档文件应应做到真真实记录录和准确确反映项项目建设设过程和和竣工时时的实际际情况,归归档文件件应做到到图物相相符、技术术数据可可靠、 签字(盖章)有效。项项目文件件质量应应符合规规定的要要求。 1.归档文文件应为为原件只有一一份原件件时,该该原件原原则上由由产权(或重权)单位保保存。因故故无原件的的,可归归具有凭凭证作用用的文件件材料。 2.文件材材料归档档后不得得更改。 3.文件载载体、字字迹,应应符合耐耐久性要要求。签签字、印印
20、章应齐齐全、清清晰,符符合较长长时间保保管条件件的要求求和具有有法律效效用。 (二)归档档文件应应完整、成成套、系系统。记记述和反反映建设设项目的的规划、设设计、施施工及竣竣工验收收等全过过程。 (三)外文文材料原原文的题题名。卷卷内章节节目录应应译成中中文。翻翻译人、审审校人签签署的译译文稿与与原文应应一并归归档。 (四)音像像及电子子档案参参照GB/T 1118221-20002 照片档档案整 理规范范、GB/T 1188994-20002 电子文文件归档档与管理理规范进进行整理理。 1.文件分分类应与与纸质文文件分类类一致。 2.电子文文件应与与其文字字说明一一并归档档。 3.永久、长长
21、期的电电子文件件,必须须形成一一份纸质质文件归归档。 4.建设单单位各机机构、监监理、各各施工承承包等单单位应在在建设项项目完成成后按规规定的要要求(达标投投产考核核的归档档时间) ,将整整理后的的档案向向建设单单位档案案管理部部门移交交,也可可根据建建设程序序和项目目特点,按按阶段分分期进行行归档移移交工作作,办理理完毕即即可归档档,随办随随归。 5.档案部部门接收收档案时时,应全全面检查查归档文文件的齐齐全、完完整、准准确、系系统等质质量情况况。 6.对移交交的档案案需编制制“案卷移移交清册册”(见移交交清册封封面及移移交目录录格式) ,向建建设单位位档案管管理部门门移交,并并办理核核对、
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