公司采购及付款循环定义23199.docx

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1、内部控制制度采购及付款循循环文件管制等级：管制文件非管制文件件文件履历纪要页页文件发行行单位文件管制制等级管理代表管制文件非管制文件文件履履历纪录版次修订内容容核准权责编撰日期0第1版（新发行行）1. 总则1.1. 制定目的为促使本公司内部控制（Inteernal Contrrol）之采购及付款款循环（PPurchaase）程序序，能有所遵遵循，特订定定本文件，俾俾利各相关单单位遵循。1.2. 适用范围凡本公司有关内部控制之采购及及付款循环作业程序与与控制重点，悉悉依照本文件件之规范办理理。1.3. 权责单位资材、财会单位位为本文件之之权责单位，权权责单位主管管经承认单位位授权，负责责本文件之

2、管管制，并确保保依据本文件件之规范作业业。2. 采购及付款循环环2.1. 循环图【见】（数据11）采购及及付款循环图图。2.2. 循环作业本循环之各项作作业：1) 请购作业（CPP101），另另订之。2) 采购作业（CPP102），另另订之。3) 进口作业（CPP103），另另订之。4) 验收作业（CPP104），另另订之。5) 与合约不符作业业（CP1005），另订订之。6) 付款作业（CPP106），另另订之。7) 差异分析作业（CP107），另订之。3. 附则3.1. 制修废与颁布实实施本文件属于管理理文件，经经营会审审议后，呈请请董事长核准准承认后，交交由权责单位位颁布公告实实施；修订

3、或或废止时亦同同。3.2. 编号、版本、日日期、页次页数本文件之项类、标标题、编号、版版本、实施日日期、公司名名称、文件页页次页数等等项，见本文文件之页首与与页尾。3.3. 附件3.3.1. 相关资料（数据1）采购及付款款循环图（数据1）采购及付款款循环图预算CP101-请购|-|CP102CP103|采购进口|-|CP104|验收|是否合格否CP105|-与合约不符|是|-|CP106入库|付款|CP107|差异分析-第1節 作业程序1. 提出需求1.1. 调节性采购依市场行情、用用料变动等采采购之原物料料，由资材部部单位视经济济未来走向、市市场状况及预预计用量等因因素，决定订订购时机及数数

4、量种类，交交由采购单位位采购。1.2. 预算采购依销售预算或客户订单之进度，由由生管单位填填具请购单单，经单位位主管核准后后再交给采购购单位，并将将请购核准纪纪录填入采购购预算内。预算采购，包括括下列二种采采购：1) 直接材料（常用用材料）系指指直接耗用之之材料。2) 间接材料（常用用物料）系指指间接耗用之之材料，但不不可缺之物料料，其需用时时间与数量也也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2. 检查库存采购前应先检查查存货是否具具有下列情形形：1) 目前存量尚未达达请购点/安全库存。2) 请购之商品品名名、规格、厂厂牌有库存品品或替代品可可供替代。3) 申请之原物料是是否仍具采购购价

5、值，还是是已失经济性性。3. 临时需求紧急采购由需求求单位提出，经经过库存检查查后须采购者者，经制造单单位主管核准准后，径交采采购单位购买买，惟事后仍仍须补填请请购单。第2節 控制重点1) 请购单必须须详细注明厂厂商、规格型型式及需用日日期等内容，如如申请物品须须采用特别运运送及保存方方式者，应加加注意事项。2) 请购单必须须经先作库存存审核，核准准时应遵照核核决权限办理理。3) 紧急采购不应经经常发生，事事后应补开请购单，追追究原因是否否为不可抗力力，有无改善善计划。4) 应定期检讨请请购单，有有无延迟采购购情形，请购购数量应符合合经济采购量量要求。第3節 相关资料销售预算、客客户订单、请购

6、单等等。第1節 作业程序1. 查询供货商数据据1) 准备采购。2) 调阅供货商数数据/厂商料件基基本数据报表表，了解过过去采购及询询价纪录。3) 向厂商询比议价价。2. 决定购买方式依材料管理规定定，决定应用用下列何种方方式购买：1) 询价金额较小，不不须书面比价价，但仍以询询价方式向最最低价厂商采采购者。2) 议价采购人员经经询价后，如如已知市价有有下跌趋势时时，或有报价价高于前批采采购价格，或或请购规格明明确，但请购购量较前批大大等之情形者者，仍应予以以议价。3) 比价若为特殊规规格或供应厂厂商家数较少少者。4) 牌价收购根据核核定之收购价价格收购者。5) 长期合约采购向向签订长期供供应合

7、约，或或项目报准之之买卖合约厂厂商采购者。6) 招标采购之材料料如有三家以以上可供应，且且其预估采购购金额较大达达招标金额时时，以公开招招标为原则。3. 决定订购事项由承办人员备妥妥资料及预拟拟订购之厂商商、数量、办办法等，经采采购单位主管管核准后采购购。4. 更新纪录将不同购买方式式之订购及询询价数据，填填入供货商商资料/厂商料件基基本资料内内。第2節 控制重点1) 询比议价资料平平日应注意收收集，须详实实完备，保持持最新时效，供供货商资料厂商料件基基本资料亦应应随时更新，保保持正确纪录录。2) 请购单询比比议价单必必须经主管核核准后，方得得办理采购。3) 办理比价、议价价、招标等作作业应符

8、合公公司规定，外外购进度亦须须依预定采购购过程控制追追踪。4) 大量采购之主料料、副料、包包装材料，以以合约采购为为原则，并应应保持两家同同时供料，以以免受到供货货质量之限制制，影响到生生产作业。5) 重要采购合约签签订前，须经经法务单位或或公证单位人人员查核。6) 为提高进货质量量，降低进货货成本，便于于管理，应建建立可完全配配合之协力厂厂商。7) 遇到市埸上各项项原物料之供供应将大幅变变化时，须通通知有关单位位，以便事先先连系；报告告呈核后，立立即采取应变变措施。第3節 相关资料供货商数据厂商料件数数据、请请购单、询比议价单单等。第1節 作业程序1. 需比例结汇1) 由采购单位计算算结汇所

9、需金金额。2) 所需金额申请表表及各类相关关凭证，一并并送交主管人人员核准。3) 预付外购款，依依请购案号或或L/C逐案控控制。2. 记帐1) 请款条件审核无无误后，开立立应付凭单，制制作传票，记记入账册。2) 应付凭单交由出出纳单位开出出支票。3) 支票经签章后，应应交由经办人人申请开立信信用状。3. 申请信用状1) 准备下列文件向向结汇银行申申请开立信用用状：(A) 开发信用状申请请书。(B) 已缴纳收讫或已已核章之结汇汇申请单。2) 依法须申请输入入许可证者，尚尚须附输入许许可证。3) 于进口中国大陆陆海关，应先先申请核对进进口批文。4) 申请输入许可证证时，须具备备下列数据，向向国贸局

10、或外外汇银行申请请：(A) 商业发票（Peerformmance Invoiice）。(B) 目录或型录。(C) 特别规定。4. 银行开具信用状状上述手续无误且且未超过银行行之授信额度度，则银行将将会开出信用用状。5. 在途品作业1) 起运点交货条件件之物品所有有权已移转时时，应办理投投保运送等事事宜。投保依依相关保险规规定办理。2) 对自行安排运送送之货品，须须预先安排船船期。3) 货品装船后，由由卖方通知预预定起岸日期期，资材部单单位准备安排排进口报关事事宜，并通知知仓储单位。6. 准备提货1) 资材部单位于接接获船务公司司通知预定到到港通知后，通通知仓储单位位、财会单位位及报关公司司（报

11、关人员员(深圳）。2) 仓储单位接获到到货日期、品品名、数量后后，预先安排排人员搬运及及存置位置。3) 财会单位于知悉悉预定结汇还还款日后，安安排调度各项项财务资源，准准备结汇。7. 结汇还款1) 检核利息计算是是否正确。2) 结汇费用是否依依银行之收费费标准计算。3) 依请购案号或LL/C编号，将将每次支付费费用记入每一一批材料之进口器材付付款纪录表。8. 提货1) 费用项目均为固固定，多出项项目应查核原原因是否合理理。每一项费费用是否均有有合理凭证。2) 核算各项计算方方式是否合理理，计息起迄迄日期是否正正确，有无扣扣除免费日期期。3) 对于无支付标准准之特别报关关费用，是否否依核决权限限

12、呈请核准。4) 实收数量少于装装运数量时，注注意有无办理理索赔；实收收数量少于公公证数量时，有有无向运输公公司提出索赔赔。第2節 控制重点1) 有关进口作业之之各项预付费费用支付、入入帐、转销、收收回及调整时时，所应附之之原始凭证必必须经核准，内内容必须合理理。2) 应按同一进口采采购案号之有有关原始文件件、合约、凭凭证等逐案汇汇集归档。3) 应将进口结汇之之有关原始文文件、合约、凭凭证等核对无无误后，始签签付。4) 预付货款之支付付一律规定以以支票支付，并并抬头、划线线、禁止背书书转让。如以以现金方式支支付者，须合合于现金付款款方式。5) 已付款原始凭证证应盖付讫章章，支付传票票背后应有领领

13、款人签章，以以免重复付款款或冒领情事事发生。6) 开发信用状除应应秉持公平互互利外，更应应避免下列条条款：(A) 开立保兑信用状状。(B) 押汇手续由买方方负担。(C) 可装运于甲板上上。(D) 信用状可转让。(E) 指定开状银行或或押汇银行。(F) 可凭仓库收据（尚尚未装船）押押汇等。7) 在途产品之交运运、保管应力力求完好；拨拨交、移转控控制力求完整整。如有遗失失或短少，责责任必须明确确；逾时甚久久之在途产品品，应追查原原因。8) 合约、单据必须须订有寄存期期间，如有逾逾期尚未处理理者应查明原原因。9) 注意出帐日期与与在途日期相相隔甚久者，是是否为久悬帐帐未解，有无无虚列帐目情情形。10

14、) 对于在途产品发发生遗失及短短损，依合约约规定处理。约约定条款要合合理，已支付付费用不可损损及公司权益益。11) 核对进口数量与与实际验收数数量必须相符符，提货时物物品若有损坏坏或短少，应应立刻请公证证机构公认。实实收数量少于于装运数量，须须办理索赔。12) 是否有结汇费用用不符规定者者，或金额不不符之情形，核核算各项计费费方式是否合合理，计息起起讫日期是否否正确，每一一项费用是否否均有合理凭凭证。第3節 相关资料进口器材暂付付款纪录表等。第1節 作业程序1. 采购通知仓储1) 采购单位于确定定采购内容及及交期后应通通知仓储单位位。2) 仓储单位于收到到经核准之采购单时时，应依采购购类别、数

15、量量、及约定日日期预作仓位位安排及堆高高机等卸料工工具之准备。2. 厂商交货1) 厂商于交货日备备妥送货资料料（送货单单）、三联联式发票于厂内指定定地点交货。2) 属计重之材料入入厂时，应予予过磅其重量量，并以过磅磅单作为核对对收料重量之之依据。3. 警卫登记检查1) 警卫应将厂商交交货卡车之资资料，登录于于进出厂登登记簿。2) 厂商交货时，警警卫人员应就就厂商检附之之送货单、与采购购单核对，无无误后与仓储储人员联系，并并由其指示厂厂商卸货地点点，并要求应应依规定之堆堆栈方式卸料料。4. 数量核对点收1) 卸货完毕后，仓仓储人员应依依过磅单核对对其重量，或或依计算之方方式核对数量量。2) 核对

16、无误后，仓仓储人员除签签章暂收材料料外，并通知知品管单位准准备检验。5. 检验1) 材料暂收后，品品管人员应依依材料检验规规定或是买卖卖合约办理取取样，并开立立进货检验验报告单。2) 检验之质量标准准以采数值表表示方法为原原则(IQCC检验标准)。3) 材料检验规定应应包括：(A) 取样样品数。(B) 依该材料使用性性质之重要性性列出检验项项目。(C) 各检验项目之质质量标准或可可接受范围。4) 检验单位就检验验结果评定样样品系正常或或异常，并就就检验情形加加以说明，以以供呈核及收收用与否之参参考。6. 入库记帐检验合格时，品品管单位应将将检验结果通通知仓储单位位，并即登入入料件管制制卡进料栏

17、栏内，办理入入库，并于备备注栏注明收料单之之号码。7. 请款办理入库后，仓仓储单位应将将验收单据（验收单）、发票等转转送采购单位位办理请款。8. 索赔1) 若检验不合格时时，则依核示示结果办理退退换货、扣款款或索赔之手手续。2) 依与合约不符符作业规定定办理。第2節 控制重点1) 验收作业应依照照材料检验相相关规定办理理。2) 发票之原物料名名称、规格、数数量、金额与与送货单或验收单单必须相符符。3) 原料验收，必须须会同验收单单位与采购单单位办理。4) 如已分批收料，仓仓储人员应在在订购单采购单上上注明分批收收料日期、数数量，以复印印件送采购人人员。5) 不合格之原物料料应通知采购购单位退回

18、或或扣款。第3節 相关资料采购单、送货单、发票、进出厂登记记簿、订订购单、进货检验报报告单、料料管制卡卡、进货货单、验验收单等。第1節 作业程序1) 逾期未交货之交交易，应去电电寄函催办。2) 违约情形若须经经法律途径解解决时，交由由公关单位提提出告诉。3) 延期交货之购置置，按合约规规定罚款。4) 所交货品之质量量、规范如不不符合但仍可可使用者，亦亦属违约情形形，如因急需需而不能等候候更换，改以以减价收货时时，则由采购购人员将计算算处理方式填填入不履行行合约处理单单，始可减减价收货。5) 将不履行合约情情形及处理过过程，记入不履行合约约处理单，并并核算不履行行合约对公司司之损失，列列入供货商

19、往往来纪录。第2節 控制重点1) 各项违约是否依依供货商管理理规定及合约约规定处理。2) 货品因检验不合合格退回更换换者，其交货货日期应以调调换补送货品品到达日期为为准。3) 所交货品之质量量、规格与合合约不合，但但可使用者，如如因急需勉予予验收使用，应应经有关单位位主管事前认认可，按规定定扣款或减价价(折让单)处理理。4) 如因检验不合格格退回更换，或或因故申请延延期交货，必必须事前报请请公司有关主主管同意，并并确定逾期罚罚款或其它处处理办法。5) 如因非人力所能能抗拒之灾害害而申请逾期期免罚者，是是否有事后立立即检具之认认可证件。6) 因事实无法依采采购合约所订订裁决者，其其违约案件处处理

20、方式必须须经有权人员员批准。第3節 相关资料不履行合约处处理单折折让单等。第1節 作业程序1. 请款1) 仓储单位于办理理收料手续完完妥并经品管管单位检验合合格后，应将将各项单据及及发票（扣扣抵、收执二二联）转送采采购单位请款款。2) 采购单位收到仓仓储单位转来来之请款凭证证，批上采购购材料单价，经经主管签核后后转财会单位位核对审核。2. 核对财会单位依上述述之程序详细细审核，若有有不合规定或或异常之情事事者，应反映映之。3. 记帐1) 请款条件审核无无误后，开立立应付凭单单，制作传传票，记入账账册。2) 于每月固定日期期整理应付付凭单交由由出纳单位开开出支票。4. 开立支票1) 出纳单位收到

21、支支出传票后，应应注意其支付付程序是否已已齐备。2) 除现金支付外，原原则以抬头划划线禁止背书书转让之支票票支付。3) 支票送盖印鉴时时，应在支出出传票或应应付凭单注注明银行户号号、支票号码码及日期。4) 支票之到期日应应与付款条件件相符。5) 若有厂商特别要要求以非禁止止背书转让之之支票支付时时，应报备主主管核准后办办理之。6) 将支票号码、到到期日、账号号，填于应应付凭单内内。5. 盖印1) 将填妥支票送印印鉴保管人员员审核、盖章章、签字。2) 须先审核各项凭凭证是否齐全全，始可盖章章、签字。6. 领款付款之时间，出出纳单位可视视作业状况而而排定之，其其方式：1) 以挂号邮寄。2) 定期（

22、如每个月月之5、20日等）。3) 随时。第2節 控制重点1) 出纳付款时，应应严格核对支支付凭证上之之金额数目，领领款人身份与与印鉴必须相相符；如有疑疑问，应于查查询后始能支支付。2) 支付款项，除有有特殊理由，得得以现金支付付外，其余一一律开立抬头头划线支票；如受款人坚坚持免划线或或抬头，应即即联络资材部部或经办人员员。经其同意意并保证无误误后，准予免免填，必要时时，得呈报董董事长核准。3) 出纳人员支付各各项货款及费费用，支票或或现款均应交交予受款人或或厂商，公司司人员不得代代领；如因特特殊原因必须须代领者，应应经主管核准准。4) 支付手续应俟支支付单据审核核完妥，并经经财会人员编编制传票

23、后始始得为之。5) 请购案交货延期期罚款暨质量量不良罚扣之之列计，须经经过详细核对对，确认合理理。6) 已届法定或约定定支付期限，尚尚未支付者，应应追查其原因因并签报催办办情形。7) 支票送盖印鉴时时，应在支出出传票或应应付凭单上上，注明银行行户头、支票票号码及日期期。8) 已付款原始凭证证是否盖付付讫章，支支付传票背后后是否有领款款人签章，以以免重复付款款或冒领情事事发生。9) 领款日期与列帐帐日期相隔甚甚久者，应查查明其原因。第3節 相关资料发票、应应付凭单等等。第1節 作业程序1) 将购买实际数量量及金额与标标准成本或预预算比较，分分析差异原因因是否合理。2) 计算不良品比率率是否过高，及及分析是否有有人为疏忽。3) 大宗用料之采购购应分析其成成本是否合理理。4) 分析库存呆废料料原因与变化化情形，并通通函各单位。5) 分析采购数量时时机及运送方方式是否经济济。6) 对各项差异原因因，作通盘检检讨并拟对策策改善之。7) 研究各项购置成成本及方法，是是否有再降低低之可能。第2節 控制重点1) 差异如系人为因因素造成，当当追查并惩戒戒或奖赏。2) 材料质量不良造造成公司之损损失，在许可可范围外者，必必须索赔。3) 国外购置应利用用避险方法，使使成本固定或或将汇率变动动损失降4) 至最低。