信息工作和调查研究工作.ppt
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1、信息工作信息工作调查研究工作调查研究工作信息工作信息工作秘书的信息工作就是对自己收集的各种各样、形形色色的信息进行鉴别,去伪存真、整理归类,在上司需要的时候提供给上司。信息工作的关健是信息的收集。第一节第一节 收集信息的基本要求收集信息的基本要求一、准确真实秘书为上司收集的信息必须准确真实;即秘书在把自己收集的信息交给上司之前,不要过于加工,这样常常会把信息中最有价值的部分弄掉,从而使上司很难利用这种信息来作出决策。二、实事求是1、不能生吞活剥。不管你收集到的信息有多大的价值,你都要在自己的头脑中多划几个问号:这件事为什么是这样?这件事是怎么发生的2、不能自我发挥秘书收集的信息很难都是那么完整
2、,秘书不要为了“完善”那些不完整的信息而去自我发挥。3、保持不偏不倚。比如对一些人事信息,秘书可能会听到各种议论,甚至包括各种流言蜚语;在这种情况下,既不能偏信,也不要轻疑。如果可能的话,最好找到当事者本人,听听他自己的看法,设身处地替他想想,然后再听听周围人的意见,这样,你就能保持自己不偏不倚的态度。4、努力探本求源5、力戒先入为主三、避免“信息污染”秘书应当努力使自己成为上司的眼睛、上司的耳朵、上司的手和脚,但绝对不要成为上司的大脑。第二节第二节 信息的基本内容信息的基本内容秘书收集信息应该围绕上司的工作来展开一、与公司有关的信息公司的一些重大经营活动,如新产品开发、销售和促销等企业经营方
3、面的活动;预算、决算、盈利等财务方面的活动;招聘、提拔、考核等人事方面的活动。二、与上司业务有关的信息比如,你的上司是负责产品研发的副总经理,那么,你就要注意收集研发计划、知识产权和技术合作等方面的信息。三、与上司个人有关的信息作为秘书需要了解上司一些个人活动,如上司是高尔夫球俱乐部的会员,定期去锻炼,并有相对固定的球友等。四、员工的信息秘书是上司与各部门及公司员工之间的一座桥梁,所以,秘书有责任将流传于公司员工之中的各种信息准确无误地转递给上司。五、公司内部的信息五、公司内部的信息为了能迅速地从公司内各部门收集到上司需要的为了能迅速地从公司内各部门收集到上司需要的信息,秘书必须了解公司的业务
4、流程及各部门的信息,秘书必须了解公司的业务流程及各部门的职责范围。职责范围。一般来说,行政部门主要负责后勤管理,如车辆一般来说,行政部门主要负责后勤管理,如车辆管理,用品办公用品采购等,公司的基本资料大管理,用品办公用品采购等,公司的基本资料大多由他们保管;人力资源负责人才招聘和管理,多由他们保管;人力资源负责人才招聘和管理,公司员工的档案、福利、保险、考勤、录用、劳公司员工的档案、福利、保险、考勤、录用、劳动合同等资料都由他们保管。动合同等资料都由他们保管。财务部门负责资金管理,公司的各种会计报表记财务部门负责资金管理,公司的各种会计报表记帐凭证都由他们保管。市场部负责市场的营销,帐凭证都由
5、他们保管。市场部负责市场的营销,他们负责保管市场调查报告和各种统计资料。他们负责保管市场调查报告和各种统计资料。销售部直接与客户打交道,公司历年的销售报表、销售部直接与客户打交道,公司历年的销售报表、客户资料和销售合同都由他们负责保管。客户资料和销售合同都由他们负责保管。六、公司外部资料的收集为了能迅速而且准确地给上司提供他所需要的各种信息,秘书在平常就要广泛关注各种媒体发布的与公司业务有关的信息和上司感兴趣的信息,如与公司业务内容相关的专业书籍、上司有兴趣的图书等。第三节第三节 信息的来源信息的来源一、互联网会熟练使用搜索引擎,如百度(Baidu)和谷歌。还需要对搜索的结果筛选评估。二、报纸
6、杂志的文字信息平时收集文字信息要注意以下几点:1、复印或扫描。2、标记重点。3、请其他部门的人帮忙。4、说明和注释。5、标明信息的来源和出处。三、内部材料四、实地调查五、请朋友帮忙第四节第四节 收集信息的技巧收集信息的技巧一、熟悉上司要了解自己的上司主管哪些工作,分管哪些部门,而且要了解上司目前最关心的是哪些问题,工作中有哪些新的打算,等等。只有这样,秘书才能把握自己收集信息的重点,当上司需要的时候你就可以及时提供给上司。二、广闻博见。平时多看、多听、多问。三、熟人好办事。与同事和其他部门配合,取得他们的帮助。第五节第五节 信息的筛选信息的筛选在收集信息过程中,有时对一些资料的内容不好理解,把
7、握不了;有时甚至觉得某份资料虽然很重要,但证据不充分,可信度不高。遇到这类情况,秘书要与有关业务部门联系,有的虚心请教,有的听听他们的意见,之后再进行鉴别。新总裁即将来视察工作新总裁即将来视察工作琳达是北京中海集团大连分公司总经理秘书。新上任不到十天的集团公司总裁下周星期一要来大连视察工作。为了做好接待准备工作,琳达给总裁秘书打电话,了解总裁的有关信息。下面有5个选项:a、总裁多大年龄了?b、总裁的家住在哪儿?c、总裁的性格如何?d、总裁原来到过大连吗?e、总裁喜欢吃什么菜喝什么酒?请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。该不该打该不该打“小报告小报告”琳达是腾越机械(北京)公
8、司总经理的秘书。这琳达是腾越机械(北京)公司总经理的秘书。这天快下班的时候,琳达与总经理确认好明天的工天快下班的时候,琳达与总经理确认好明天的工作日程安排之后,与总经理天南海北地聊起来,作日程安排之后,与总经理天南海北地聊起来,从人情世故到家长俚短。总经理突然对琳达说:从人情世故到家长俚短。总经理突然对琳达说:“市场部经理邹敏马上就要回家休产假了,我觉市场部经理邹敏马上就要回家休产假了,我觉得销售部的程军不错,我想提他当市场部经理,得销售部的程军不错,我想提他当市场部经理,你看怎样?你看怎样?”虽然琳达对程军没多少直接的了解,虽然琳达对程军没多少直接的了解,但知道他在公司的口碑似乎不太好,前天
9、财务部但知道他在公司的口碑似乎不太好,前天财务部的小芸还悄悄地告诉琳达,说她前些天在一的小芸还悄悄地告诉琳达,说她前些天在一家餐厅偶然看到了张军带着老婆孩子吃饭,可第家餐厅偶然看到了张军带着老婆孩子吃饭,可第二天就以宴请客户的名义来报销餐费。面对这种二天就以宴请客户的名义来报销餐费。面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有情况,琳达应该怎么办?下面有5 5个选项:个选项:a a、我不太了解。、我不太了解。b b、这个人很有能力。、这个人很有能力。c c、这个人爱占小便宜。、这个人爱占小便宜。d d、那天报销餐费、那天报销餐费e e、总经理你说合适就合适。、总经理你说合适就合适。请从上面请从上面5
10、5个选项中挑选出个选项中挑选出1 1个你认为合适的,个你认为合适的,并说明理由。并说明理由。调查研究工作调查研究工作调查研究的作用调查研究的作用1、收集原始信息,以支持领导决策、收集原始信息,以支持领导决策 2、取得反馈信息作为修订或重新决策的、取得反馈信息作为修订或重新决策的依据依据3、解决常规各种问题,处理突发事件的、解决常规各种问题,处理突发事件的必要手段必要手段4、提高秘书人员自身素质的主要途径、提高秘书人员自身素质的主要途径调查的类型 1、普遍调查、普遍调查又叫全面调查,统计调查法。是对研又叫全面调查,统计调查法。是对研究对象的全体作无一遗漏的逐个调查。究对象的全体作无一遗漏的逐个调
11、查。这种方法覆盖面广,获得的材料全面,这种方法覆盖面广,获得的材料全面,但耗费大,只能调查一些但耗费大,只能调查一些“刚性刚性”的的问题,无法了解深入生动的情况,仅问题,无法了解深入生动的情况,仅用于非此不可的课题。如人口普查、用于非此不可的课题。如人口普查、工业普查。工业普查。2、典型调查、典型调查又叫个案调查,即又叫个案调查,即“解剖麻雀解剖麻雀”的方法。的方法。它是在研究对象范围内选取个别有典型意它是在研究对象范围内选取个别有典型意义的对象进行调查。此方法比较深入细致。义的对象进行调查。此方法比较深入细致。一般用于抽样调查的先导或补充。一般用于抽样调查的先导或补充。3、抽样调查、抽样调查
12、抽样调查是一种非全面调查的方法。抽样调查是一种非全面调查的方法。是从是从研究对象总体中抽取部分对象(样本)进研究对象总体中抽取部分对象(样本)进行调查。是普遍调查与典型调查的结合,行调查。是普遍调查与典型调查的结合,兼有两种方法之长。运用这种方法要全面、兼有两种方法之长。运用这种方法要全面、合理;选取样本应排除主观性以保证调查合理;选取样本应排除主观性以保证调查的客观性。抽样调查又分为随机抽样(包的客观性。抽样调查又分为随机抽样(包括抽签抽样、等距抽样、分类抽样等),括抽签抽样、等距抽样、分类抽样等),非随机抽样。非随机抽样。调查的方法调查的方法1、开调查会:最简便易行又最安全可靠开调查会:最
13、简便易行又最安全可靠的方法。邀请到会的人员不宜过多,且被的方法。邀请到会的人员不宜过多,且被邀请的人员要有代表性。会前应把调查题邀请的人员要有代表性。会前应把调查题目事先通知对方。目事先通知对方。2、个别访谈:分为主动约谈和接待来访。、个别访谈:分为主动约谈和接待来访。主动交谈应考虑约方的代表性,并应预计主动交谈应考虑约方的代表性,并应预计其心理品质和对情况的了解程度,掌握交其心理品质和对情况的了解程度,掌握交谈的主动权。谈的主动权。3、文献法、文献法文献,根据加工程度可以分为一次文献、文献,根据加工程度可以分为一次文献、二次文献和三次文献。一文献形成的持续二次文献和三次文献。一文献形成的持续
14、是由一次而二次而三次,查阅文献的顺序是由一次而二次而三次,查阅文献的顺序是逆向的。要最终找到一次文献,以一次是逆向的。要最终找到一次文献,以一次文献为准。文献为准。4、问卷法、问卷法问卷调查包括标题、前言、问题三个部分。问卷调查包括标题、前言、问题三个部分。标题一般由调查对象、调查内容和调查问标题一般由调查对象、调查内容和调查问卷三部分组成。如卷三部分组成。如“xx大学学生消费情况大学学生消费情况调查问卷调查问卷”。前言包括目的、意义、调查项目、内容、前言包括目的、意义、调查项目、内容、对调查者的希望和要求。对调查者的希望和要求。问题:是调查问卷的主体和核心,通常用问句的问题:是调查问卷的主体
15、和核心,通常用问句的问题:是调查问卷的主体和核心,通常用问句的问题:是调查问卷的主体和核心,通常用问句的形式,也叫题型。问句的形式分为封闭式、半封形式,也叫题型。问句的形式分为封闭式、半封形式,也叫题型。问句的形式分为封闭式、半封形式,也叫题型。问句的形式分为封闭式、半封闭式和开放式。闭式和开放式。闭式和开放式。闭式和开放式。封闭式问句:在在提出问题的同时,列出各种答封闭式问句:在在提出问题的同时,列出各种答封闭式问句:在在提出问题的同时,列出各种答封闭式问句:在在提出问题的同时,列出各种答案供被调查者选择的问句。案供被调查者选择的问句。案供被调查者选择的问句。案供被调查者选择的问句。半封闭式
16、问句:在封闭式问句后面加一个选择项半封闭式问句:在封闭式问句后面加一个选择项半封闭式问句:在封闭式问句后面加一个选择项半封闭式问句:在封闭式问句后面加一个选择项目目目目“其他其他其他其他”,给被调查者自由回答余地。,给被调查者自由回答余地。,给被调查者自由回答余地。,给被调查者自由回答余地。开放式问句:没有供选择的答案,被调查者自由开放式问句:没有供选择的答案,被调查者自由开放式问句:没有供选择的答案,被调查者自由开放式问句:没有供选择的答案,被调查者自由回答。回答。回答。回答。研究的方法研究的方法1、归纳法、归纳法将多个同类的事物归在一起,从中概括出将多个同类的事物归在一起,从中概括出共同的
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