附件12-2：合同档案管理制度14880.docx

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1、合同档案管理制度为进一步加加强合同同文档管管理工作作，提高高合同管管理水平平，逐步步实现公公司合同同管理工工作的规规范化、制制度化、科科学化，特特制定本本制度。一、本制度度所指的合同同档案是是公司在在业务经营中形成的的以工程、销售项目为为中心的的资料总总和，其其构成包包括招标标文件、应应标文件件、技术术方案、合合同文本本、二次次设计方方案、工程会会议记要要、竣工工资料（清单见附表2）等。二、合同档档案管理理原则 11、合同同档案实实行网络络管理体体系，由由公司合合同管理理组集中中统一管管理，以以确保档档案的完完整、完完全和有有效利用用。2、合同管管理组负负责统筹筹、协调调、组织织、整理理、保管

2、管公司所所有合同同文档，并并负责监监督指导导各业务务分公司司、各部部门的合合同管理理工作。3、各业务务分公司司、各部部门应分分别建立立建全合合同文档档的形成成、积累累、整理理、归档档工作体体系，并并确定一一名网络络人员负负责合同同文档管管理。三、合同文文档的移移交1、各分公公司在正正式签署署合同后后须将合合同正本本原件移移交合同同管理组组。 22、合同同关闭后后各分公公司应由由指定的的网络管管理员将将全套合合同资料（交接清单参见附表3）向合同同管理组组移交。3、合同项项目终止止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价价值的技技术资料料向合同管理组移交交。

3、4、移交的的合同文文档必须须注明合合同编号号并保证证齐全、完完整，必必须层次次分明，符符合其形形成规律律。5、合同文文档移交交时，必必须编制制档案移移交清册册并当面面清点。以以双方签签字认可可后方为为完成交交接手续续。四、合同文文档的管管理办法法1、合同文文档以年年代结合合项目性性质进行行分类编编号。2、保存的的合同文文档每半半年清理理核对一一次，如如有遗失失、损毁毁，要查查明原因因，及时时处理，并并追究相相关人员员责任。3、合同管管理组要要加强对对合同档档案的统统计工作作，要以以原始记记录为依依据，编编制合同同统计清清单。4、合同管管理组应应根据实实际需要要编制合合同档案案检索工工具，以以有

4、效地地开展合合同文档档的查询询、利用用工作。5、各分公公司、各各部门员员工可在在合同管管理组查查阅合同同文档，确确因工作作需要须须借出查查阅，须须经分公公司、部部门主管管领导签签字同意后，方可在合同同管理组组办理相相关借阅阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同文文档的保保存条件件要有防防火、防防潮、防防有害生生物等措措施，以以确保合合同文档档的安全全。7、借阅人人不得涂涂改、伪伪造、撕撕毁合同同档案材材料，违违者视情情节予以以处罚。 88、合同同文档的的密级为为机密，任任何人不不得擅自自将合同同对外公公开，违违者视情情节予以以处罚。附1：竣工工资料明细表附2：合同同档案交接清单附1竣 工 资资 料 明 细 表序 号资 料料 名 称01工程总结报报告02验收报告03设备清单04工程图表05设备产地证证明06设备技术资资料07工程决算表表08工程检测报报告09用户使用及及评议报告10初验报告11其它附件附2合 同 档档 案 交 接 清 单 合同号号： 交接时间：序 号资 料 名 称数 量核 实1招标文件2应标文件3设计方案4合同文本5二次设计方方案6工程会议记记要7竣工资料8其它交接人签名名： 接接受人签名：