培训-客户投诉处理技巧.ppt

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1、客户投诉处理技巧主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析什么叫投诉？什么叫投诉？客户对产品、服务等产客户对产品、服务等产生不满而引起的抱怨。生不满而引起的抱怨。投投 诉诉 的的 实实 质质表象：即客户对商品或服务的不满与责难本质：客户对企业信赖

2、度与期待度的体现 也就是企业弱点所在电话客户产生抱怨的原因n服务态度服务态度接客户电话时，不注意听客户的问话，使客户感觉自己受接客户电话时，不注意听客户的问话，使客户感觉自己受到了冷落到了冷落 一改最初的热情，想尽快结束通话一改最初的热情，想尽快结束通话对客户不礼貌，谈话言语中流露出瞧不起的口气。对客户不礼貌，谈话言语中流露出瞧不起的口气。有事找时总没空。有事找时总没空。n对业务规定的不满。对业务规定的不满。n对产品质量的不满。对产品质量的不满。n对公司流程处理方式的不满。对公司流程处理方式的不满。主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三

3、步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析了解客户心理的意义了解客户心理的意义：可以做到知已知彼可以做到知已知彼可以理解客户的外在反映可以理解客户的外在反映可以做到事先准备可以做到事先准备有利客户服务人员找到解有利客户服务人员找到解决问题的办法。决问题的办法。投诉处理的意义投诉处理的意义n恢复客户对企业的信赖感恢复客户对企业的信赖感n避免引起更大的纠纷和恶性事件避免引起更大的纠纷和恶性事件n收集信息收集信息n（投诉）满意客户是最好的中介（投诉）满意客户是最好的中介 【满意客户会将满意告诉另外的满意客户会将满意告诉另外的2-52-5人人

4、】n（投诉）不满意客户将是企业的灾难（投诉）不满意客户将是企业的灾难 【不满意客户会将不满意告诉另外的不满意客户会将不满意告诉另外的2525人人】投诉处理的意义投诉处理的意义 任何处理人都应该有非常强的市场意识：任何处理人都应该有非常强的市场意识：我们应该尽全力挽留我们应该尽全力挽留我们应该尽全力挽留我们应该尽全力挽留所有接触过的客户！所有接触过的客户！所有接触过的客户！所有接触过的客户！主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析客户满意技

5、巧一、同客户的情感打交道服务者替客户解决问题的第一件事永远是处理客户的情感；情感服务也是工作一部分;处理客户情感的三部曲处理客户情感的三部曲提高语言的感染力提高语言的感染力.处理客户情感的三步曲:表达服务意愿体谅客户情感表示承担责任提高语言的感染力通过语言表达服务热情提高声音的感染力:语调的升降音调的高低语速的缓急语气的强弱发掘和有效利用自己的语言特点处理客户不满处理客户不满的重要性处理客户不满的重要性处理客户不满的原则处理客户不满的原则处理客户不满的程序处理客户不满的程序处理客户不满的注意事项与技巧处理客户不满的注意事项与技巧处理客户不满的原则正确的态度：关注客户感受：设身处地：理解客户感受

6、关注客户的需求，而非你认为应该做的事情对客户善意的出发点报有信心，尽管他有可能犯错误积极热情和感激的态度要注意控制自己的情绪和言行，避免激化矛盾及时处理判断客户是否产生不满：可能随时爆发继续应用处理情感，处理问题的方法处理客户不满的常见错误行为争辩、争吵、打断客户教育、批评、讽刺客户直接拒绝客户暗示客户有错误强调自己正确的方面、不承认错误表示或暗示客户不重要认为投诉、抱怨是针对个人的不及时通知变故以为用户容易打发处理客户不满的正确行为令客户感到舒适、放松；语气平和，让客户发泄怒气；表示理解和关注，并作记录；体现紧迫感；如有错误，立即承认；明确表示承担替客户解决问题的责任；同客户一起找出解决办法

7、；如果难以独立处理，尽快转给相应部门或请示上司。投诉处理的原则1、处理好客户界面；处理好客户界面；2 2、找到责任人，分析问题性质，进行批评与处罚；、找到责任人，分析问题性质，进行批评与处罚；3 3、触类旁通分析问题根源，触类旁通分析问题根源，制定改进措施制定改进措施。领导负责制：值班经理是投诉第一责任人：值班经理是投诉第一责任人投诉处理三原则投诉处理的心理准备投诉处理的心理准备 在得失问题上要深谋远虑在得失问题上要深谋远虑 以信为本，以诚动人以信为本，以诚动人 时刻提醒自己：我代表公司而不是个人时刻提醒自己：我代表公司而不是个人 学会克制自己的情绪学会克制自己的情绪投诉处理的心理准备投诉处理

8、的心理准备 持续创造积极的真理瞬间（持续创造积极的真理瞬间（Moment ofMoment of truth truth）是企业保留客户与生存的关键是企业保留客户与生存的关键 换位思考，从客户角度想问题换位思考，从客户角度想问题 把投诉处理当作自我提升的一次考验把投诉处理当作自我提升的一次考验投投 诉诉 的的 受受 理理受理投诉要点：信息齐全、快速响应1 1、人人受理投诉人人受理投诉 客户问题在哪里出现就在哪里解决客户问题在哪里出现就在哪里解决2 2、记录投诉内容记录投诉内容 明确客户投诉的问题和要求，安抚客户明确客户投诉的问题和要求，安抚客户3 3、找到处理人找到处理人 按照部门和岗位职责快

9、速确定处理人（按照部门和岗位职责快速确定处理人（1小时小时）投投 诉诉 的的 处处 理理处理投诉要点：快速解决问题1 1、主动联系客户主动联系客户 进一步明确客户问题和要求，提出方案沟通。进一步明确客户问题和要求，提出方案沟通。2 2、不断沟通，达成一致不断沟通，达成一致 1 1、若客户要求符合公司规定，按规定办理。、若客户要求符合公司规定，按规定办理。2 2、若不符合规定，耐心引导客户，寻求其他解决办法。、若不符合规定，耐心引导客户，寻求其他解决办法。3、限时结案，及时上报限时结案，及时上报 避免升级，上级是资源。避免升级，上级是资源。投投 诉诉 处处 理理 的的 要要 点点第一、受理投诉不

10、得向外推第一、受理投诉不得向外推第二、态度主动，积极推进第二、态度主动，积极推进 属于我们做得不到位的，属于我们做得不到位的，应坦诚道歉，并及时作好补救工作；应坦诚道歉，并及时作好补救工作；属于双方互有责任的，属于双方互有责任的，先解决自身不足，并请对方配合解决问题；先解决自身不足，并请对方配合解决问题；属于对方理解有误的，属于对方理解有误的，力争以对方能接受方式指出，帮助对方看到力争以对方能接受方式指出，帮助对方看到 问题实质。问题实质。第三、优先于正常工作第三、优先于正常工作投投 诉诉 的的 改改 进进 有投诉一定要有投诉一定要找到原因找到原因 工作质量投诉一定要工作质量投诉一定要找到责任

11、人找到责任人 工作质量投诉工作质量投诉一定要一定要有改进措施并落实有改进措施并落实投投 诉诉 改改 进的进的 意意 义义专家指出：专家指出：要把主要投诉项目解决方案的提要把主要投诉项目解决方案的提出和落实放到工作的重要位置上，直出和落实放到工作的重要位置上，直到该项投诉比例最终降低，直到我们到该项投诉比例最终降低，直到我们工作质量真正提高。工作质量真正提高。主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析如何处理电话投诉的客户n采用采用4步刹车术

12、步刹车术：1.请问发生了什么事，您可以慢慢告诉请问发生了什么事，您可以慢慢告诉我。我。怎么称呼您。怎么称呼您。你慢点说，我在记录。你慢点说，我在记录。还有吗还有吗？接听投诉四要三忌要及时准确要适当致歉要先事情后心情（个人问题）要先心情后事情（对待客户）忌机械重复忌无动于衷忌轻下承诺投诉处理禁止法则投诉处理禁止法则 立刻与客户摆道理立刻与客户摆道理 急于得出结论急于得出结论 一味的道歉一味的道歉 告诉客户：告诉客户：“这是常有的事这是常有的事”言行不一，缺乏诚意言行不一，缺乏诚意 吹毛求疵，责难客户吹毛求疵，责难客户处理投诉十句禁语处理投诉十句禁语 这种问题连小孩子都会这种问题连小孩子都会 你要

13、知道，一分钱，一分货你要知道，一分钱，一分货 绝对不可能发生这种事绝对不可能发生这种事 你要去问别人，这不是我们的你要去问别人，这不是我们的事事 我不知道，不清楚我不知道，不清楚处理投诉十句禁语处理投诉十句禁语 公司的规定就是这样的公司的规定就是这样的 你看不懂中文（英文）吗你看不懂中文（英文）吗 改天再和你联络（通知你）改天再和你联络（通知你）这种问题我们见得多了这种问题我们见得多了10种错误的处理投诉的方式（1 1）只有道歉没有进一步行动）只有道歉没有进一步行动（2 2）把错误归咎到顾客身上）把错误归咎到顾客身上（3 3）做出承诺却没有实现）做出承诺却没有实现（4 4）完全没反应）完全没反

14、应（5 5）剥夺顾客的知情权）剥夺顾客的知情权（6 6）逃避个人责任）逃避个人责任（7 7）非语言排斥）非语言排斥（8 8）质问顾客）质问顾客（9 9）让客户反复重复痛苦）让客户反复重复痛苦（1010）只关注事实而忽略客户的情感）只关注事实而忽略客户的情感 善于针对不同对象做沟通善于针对不同对象做沟通见人说人话、见鬼说鬼话投诉对象和平型活泼型力量型完美型几种难于应付的投诉客户几种难于应付的投诉客户 以感情用事诉说者以感情用事诉说者 滥用正义感者滥用正义感者 固执己见者固执己见者 自我陶醉者自我陶醉者 有备而来者有备而来者 有社会背景，宣传能力者有社会背景，宣传能力者感情用事者感情用事者 特征：

15、特征：特征：特征：情绪激动，或哭或闹情绪激动，或哭或闹情绪激动，或哭或闹情绪激动，或哭或闹 建议：建议：建议：建议：保持镇定，适当让客户发泄保持镇定，适当让客户发泄保持镇定，适当让客户发泄保持镇定，适当让客户发泄 表示理解，尽力安抚，告诉客户表示理解，尽力安抚，告诉客户表示理解，尽力安抚，告诉客户表示理解，尽力安抚，告诉客户一定会有解决方案一定会有解决方案一定会有解决方案一定会有解决方案 注意语气，谦和但有原则注意语气，谦和但有原则注意语气，谦和但有原则注意语气，谦和但有原则以正义感表达者以正义感表达者 特征：特征：特征：特征：语调激昂，认为自己在为民族产语调激昂，认为自己在为民族产语调激昂，

16、认为自己在为民族产语调激昂，认为自己在为民族产业尽力业尽力业尽力业尽力 建议：建议：建议：建议：肯定用户，并对其反映问题表示肯定用户，并对其反映问题表示肯定用户，并对其反映问题表示肯定用户，并对其反映问题表示感谢感谢感谢感谢 告知华联的发展离不开广大华联告知华联的发展离不开广大华联告知华联的发展离不开广大华联告知华联的发展离不开广大华联用户的爱护与支持用户的爱护与支持用户的爱护与支持用户的爱护与支持固执已见者固执已见者 特征：特征：特征：特征：坚持自己的意见，不听劝坚持自己的意见，不听劝坚持自己的意见，不听劝坚持自己的意见，不听劝 建议：建议：建议：建议：先表示理解客户，力劝客户站在先表示理解

17、客户，力劝客户站在先表示理解客户，力劝客户站在先表示理解客户，力劝客户站在互相理解的角度解决问题互相理解的角度解决问题互相理解的角度解决问题互相理解的角度解决问题 耐心劝说，根据产品的特性解释耐心劝说，根据产品的特性解释耐心劝说，根据产品的特性解释耐心劝说，根据产品的特性解释所提供的处理方案所提供的处理方案所提供的处理方案所提供的处理方案有备而来者有备而来者 特征：特征：特征：特征：特征：特征：一定要达到目的，了解消法，甚至会一定要达到目的，了解消法，甚至会一定要达到目的，了解消法，甚至会一定要达到目的，了解消法，甚至会一定要达到目的，了解消法，甚至会一定要达到目的，了解消法，甚至会记录处理人

18、谈话内容或录音记录处理人谈话内容或录音记录处理人谈话内容或录音记录处理人谈话内容或录音记录处理人谈话内容或录音记录处理人谈话内容或录音 建议：建议：建议：建议：建议：建议：处理人一定要清楚公司的服务政策及处理人一定要清楚公司的服务政策及处理人一定要清楚公司的服务政策及处理人一定要清楚公司的服务政策及处理人一定要清楚公司的服务政策及处理人一定要清楚公司的服务政策及消法有关规定消法有关规定消法有关规定消法有关规定消法有关规定消法有关规定 充分运用政策及技巧，语调充满自信充分运用政策及技巧，语调充满自信充分运用政策及技巧，语调充满自信充分运用政策及技巧，语调充满自信充分运用政策及技巧，语调充满自信充

19、分运用政策及技巧，语调充满自信 明确我们希望解决用户问题的诚意明确我们希望解决用户问题的诚意明确我们希望解决用户问题的诚意明确我们希望解决用户问题的诚意明确我们希望解决用户问题的诚意明确我们希望解决用户问题的诚意有社会背景、宣传能力者有社会背景、宣传能力者 特征：特征：特征：特征：特征：特征：通常是某重要行业领导，电视台、报社记通常是某重要行业领导，电视台、报社记通常是某重要行业领导，电视台、报社记通常是某重要行业领导，电视台、报社记通常是某重要行业领导，电视台、报社记通常是某重要行业领导，电视台、报社记者、律师，不满足要求会实施曝光者、律师，不满足要求会实施曝光者、律师，不满足要求会实施曝光

20、者、律师，不满足要求会实施曝光者、律师，不满足要求会实施曝光者、律师，不满足要求会实施曝光 建议：建议：建议：建议：建议：建议：谨言慎行，尽量避免使用文字谨言慎行，尽量避免使用文字谨言慎行，尽量避免使用文字谨言慎行，尽量避免使用文字谨言慎行，尽量避免使用文字谨言慎行，尽量避免使用文字 要求无法满足时，及时上报有关部门研究要求无法满足时，及时上报有关部门研究要求无法满足时，及时上报有关部门研究要求无法满足时，及时上报有关部门研究要求无法满足时，及时上报有关部门研究要求无法满足时，及时上报有关部门研究 要要要要要要迅速迅速迅速迅速迅速迅速、高效高效高效高效高效高效的解决此类问题的解决此类问题的解决

21、此类问题的解决此类问题的解决此类问题的解决此类问题主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 合理的自我宣泄合理的自我宣泄 转移注意力转移注意力 排除排除“前功尽弃前功尽弃”心理心理 学会倾诉学会倾诉 多从事有益于身心健康的活动多从事有益于身心健康的活动 处理人之间多沟通处理人之间多沟通 提高成就感提高成就感主主 要要 内内 容容 关于投诉关于投诉 投诉处理的意义投诉处理的意义 投诉处理三步曲投诉处理

22、三步曲 投诉处理的技巧投诉处理的技巧 投诉处理人的心理调节投诉处理人的心理调节 典型案例分析典型案例分析案案 例例 一一案例：案例：。过程：过程：。分析：分析：。宗宗 旨旨一切源自客户一切源自客户一切源自客户一切源自客户一切为了客户一切为了客户一切为了客户一切为了客户宗宗 旨旨客户的满意最大 公司的损失最小结结 束束 语语 我们不希望有投诉，但我们不能回避投诉。我们不希望有投诉，但我们不能回避投诉。我们应以我们应以“严格、认真、主动、高效严格、认真、主动、高效”的工作的工作作风去处理投诉问题，并从中查找原因，扎扎作风去处理投诉问题，并从中查找原因，扎扎实实地提高工作质量。这样就可以变坏事为好实实地提高工作质量。这样就可以变坏事为好事，从根本上减少投诉。事，从根本上减少投诉。谢谢