合同档案管理暂行办法21658.docx

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1、xxxx公司合同管理暂行办法 总 则则第一条 为加强强合同档档案管理理，达到到标准化化、科学学化、规规范化、制制度化要要求，结结合业务务操作实实际，制制定本办办法。第二条 合同档档案是记记载每一一笔业务务从申请请、调查查、审查查、审批批、办理理到事后后检查、催催收、清清偿等所所有业务务环节的的全流程程记录。 第三条 档案管管理原则则是财务务部门保保管完整整的核心心档案资资料，同同时建立立业务台台帐，以以便日常常查阅，方方便利用用。 档案的保管管第四条 设立专专用的档档案柜，严严格管理理档案，包包括整理理材料立立卷归档档，后续续材料的的补入收收档，档档案的调调阅、借借阅、复复印、检检查等。第五条

2、 财务部部门负责责收集完完善业务务档案资资料；负负责建立立业务台台帐、业业务部门门复印留留存有关关资料，便便于查阅阅。档案的立卷卷第六条 每笔档档案根据据业务操操作流程程要求，按按照以企企业为单单位，以以时间为为顺序排排列，编编立序号号。第七条 经办业业务人员员须整理理合同资资料，检检查内容容是否真真实、填填写是否否完整，完完善全部部业务手手续后，填填写档档案移交交表（一一式两份份，移交交部门留留存一份份，接收收部门留留存一份份）并将将该笔业业务的所所有资料料交由财财务部门门检查，封封存，由由财务部部门进行行归档登登记，完完成档案案的归档档整理。档案的调阅阅第八条 建立档档案调阅阅登记薄薄。调

3、阅阅档案，需需经负责责人批准准，调阅阅应在档档案保管管地进行行，不得得带离，不不得折叠叠、涂改改、拆换换、损毁毁，并且且应严格格遵守保保密制度度，不得得违规泄泄露客户户资料。第九条 如果确确需外借借档案的的，应填填写外借借单，外外借单上上必须由由部门负负责人签签字。一一般外借借要当日日归还，特特殊情况况不超过过3日，交交回时档档案检查查内容是是否齐全全，并将将外借单单入档保保存。档案的交接接第十条 建立立档案交交接制度度。设立立档案交交接登记记薄，交交接时经经办人员员应当面面清点，办办理交接接手续，签签署交接接人姓名名和交接接日期。档档案移交交表一式式两份，一一份交经经办人员员，一份份随档封封

4、存。档案的销毁毁第十一条 根据据档案重重要程度度和性质质的不同同，分别别确定保保管期限限，超过过保管期期限的档档案，按按规定统统一进行行销毁。 第第十二条条 档档案的销销毁，必必须经有有关负责责人批准准，在销销毁前应应清点核核实，并并登记档档案销毁毁清单。第十三条 本办办法自发发布之日日起实施施。xx年x月月x日附件： 11、挡案案调阅登登记表 2.档案案外借单单3.档案移移交调阅阅表4.档案资资料清单单5.业务经经办人员员确认单单借阅时间借阅人借阅事由归还时间归还接收人人附件1档案调阅登登记表附件2档案外借单单外借档案编编号：外借原因：外借档案材材料清单单：1、2、3、4、5、6外借申请人人

5、签字： 日日期：申请部门负负责人签签字： 日期期：外借审查意意见： 负责人人签字： 日期：外借档案日日期： 经办人人签字： 外借档案页页数： 经办人人签字： 档案归还日日期： 经办人人签字： 附件3档案移交表表移交人签字字接收人签字字移交部门负负责人签签字接收部门负负责人签签字移交原因：移交档案编编号：移交材料清清单（可可另附纸纸）：移交结果：监交人签字字：日 期：附件4档案资料清清单 档案案号：序号资料名称类别份数备注1客户经理调调查报告告2风控部审查查报告3有权审批人人审批表表4借款合同5质押物清单单6借据7收据8身份证复印印件9担保保函10个人信用反反担保保保函1112131415161

6、7附业务经办人人员确认认单 此联归归档客户信息客户名称合同金额合同签订日日期经办人信息息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字字业务经办人人员确认认单 此联联财务留留存客户信息客户名称合同金额合同签订日日期经办人信息息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字字xx业务经经办人员员确认单单 此联归归档合同信息融资客户投资客户合同签订日日期经办人信息息融资客户开开发融资客户调调查融资客户手手续办理理投资客户开开发投资客户手手续办理理风控批准人签字字xx业务经经办人员员确认单单 此联财财务留存存合同信息融资客户投资客户合同签订日日期经办人信息息融资客户开开发融资客户调调查融资客户手手续办理理投资客户开开发投资客户手手续办理理风控批准人签字字 9