物业管理有限公司管理运作方式人员配备及工作流程66881.docx
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1、榆林市全家和物业管理有限公司管理运作方式、人员配备 及工作流程第一节 管理运运作方式式一、管理方方式确立立原则1、符合物物业特点点,确保保管理目目标实现现原则。2、规范、适适宜、灵灵活、高高效原则则。二、管理方方式概述述依据项目特特点将管管理方式式列图如如下:春江华庭项目物业管理方式(内容)组织系统运作系统控制系统三种管理手段:1、制度手段2、文化手段3、科技手段两个体系1、IS090012、IS014001激励系统三、管理方方式具体体内容(一)导入入两个体体系导入IS0090001质量量体系、IIS01140001环境境管理体体系,将将物业管管理的各各项活动动纳入质质量管理理体系中中,确保保
2、各项管管理服务务活动规规范、高高效、优优质和持持续改进进,把以以服务为为主要内内容的企企业活动动纳入到到环保控控制系统统中。(二)采用用三种手手段1、制度手手段制度手段包包括两层层含义:一是在在企业内内部管理理方面,我我们坚持持“以制治治企”的管理理理念,制定科科学的员员工业绩绩考核办办法等等内部管管理制度度,使企企业内部部管理制制度化、科科学化、规规范化,促促使员工工高标准准、主动动地完成成工作。二二是在对对外服务务工作的的标准、流流程等方方面,我我们将制制定科学学性、实实用性强强的制度度,以制制度规范范员工的的服务行行为,确确保服务务质量的的优质与与高效(导导入ISS090001和和IS0
3、0140001体体系文件件)。2、文化手手段将通过企业业理念宣宣讲、举举办文化化活动等等方式,用用高尚的的企业文文化引导导人、塑塑造人、凝凝聚人,营营造团结结和谐的的员工团团队,提提高员工工以企业业为荣、为为家的意意识,进进而提高高队伍的的整体战战斗力。同时,我们们将立足足物业使使用人文文化服务务需求,单单独或配配合相关关部门开开展节日日文化、旅旅游休闲闲文化、环环境文化化、精神神文化建建设工作作,致力力于我们们管理服服务活动动的每个个环节,使使整个长长博春江华华庭充满满文化气气息。3、科技手手段创造性地利利用长博博春江华华庭设备备的自身身优势,在在管理活活动中采采用科技技手段,运运用计算算机
4、、闭闭路监控控等设施施,实施施科技性性物业管管理。(三)建立立四个系系统第一个系统统:组织织系统明确长博春江华华庭项目目管理处处与相关关外部单单位的关关系,确确定其在在外部组组织系统统中的位位置,明明晰彼此此的责、权权、利,有有利于管管理处协协调好各各方的关关系,为为企业营营造良好好的物业业管理环环境。同同时,确确立内部部组织的的相互关关系,有有利于明明确各部部门之间间的责、权权、利,使使内部管管理规范范化、制制度化,对对融洽内内部人员员的相互互关系,提提高内部部沟通的的速度与与效果,以以及增强强团队的的凝聚力力、战斗斗力等方方面,都都将起到到积极作作用。1、 内部组织体体系图及及说明长博物业
5、管理有限公司春江华庭项目管理处工程技术部社区文化部客户服务中心环境服务部秩序维护部ISO9001推进小组服务质量督察组综合行政组A 长博春江华华庭项目目管理处处为长博博物业管管理的执执行机构构,与长长博物业业管理有有限公司司(物业业管理责责任机构构)系隶隶属关系系,长博博物业管管理有限限公司对对春江华华庭实行行一体化化、专业业化物业业管理。B 长博房房地产开开发有限限公司为为物业管管理服务务活动的的监督机机构,与与长博物物业管理理有限公公司系委委托与被被委托关关系,长长博物业业公司依依据物业业管理相相关法律律法规和和物业管管理服务务合同内内容开展展物业管管理服务务,履行行合约,实实现约定定的管
6、理理服务目目标。C 长博春江华华庭项目目管理处处与江阴阴市物业业管理行行业主管管部门、公公安机关关、税务务等政府府职能部部构成协协调、监监督关系系。管理理处与对对方保持持良好的的沟通协协调关系系,争取取其对物物业管理理工作的的支持。2、内部组组织机构构图及说说明在组织机构构的设置置时按照照“三大原原则”进行,分分别为“维护统统一指挥挥原则”、“保证责责权一致致原则”和“集权与与分权相相结合的的原则”。内部组织机机构图:长博房地产开发有限公司物业管理行业主管部门、公安、共商等政府职能部门长博物业管理有限公司长博春江华庭项目管理处A 客户服服务中心心:设立立管理处处主任负负责制下下的244小时客客
7、户服务务中心,客客户服务务中心具具体负责责:总体体调度、前前台服务务及业主主投诉、业业主意见见、辖区区事务、上上级部门门等信息息的收集集、记录录、归纳纳、统计计、分析析处理和和及时传传递以及及客户资资料管理理。B 工程技技术部:负责春春江华庭庭制订和和实施房房屋主体体(含室室外非机机电设备备设施)的的维护、管管理计划划,确保保房屋主主体、广广场等各各非机电电设备设设施完好好。负责责物业内内机电设设施、智智能花设设施、消消防设施施等设备备的日常常运行、维维护保养养管理,确确保各种种设备的的功能得得到正常常的发挥挥。实行行24小小时轮流流值班,及及时处理理各类应应急维修修任务。C 秩序维维护部:负
8、责小小区的安安全维护护、车辆辆的进出出管理、消消防与智智能化监监控等安安全管理理工作。D 环境服服务部:负责整整个物业业的清洁洁保洁工工作,确确保清洁洁服务符符合国优优标准,符符合物业业使用人人的要求求;负责责所有绿绿化植物物的养护护管理工工作;负负责物业业的消杀杀和水景景的管理理工作。E 社区文文化部:负责小小区社区区文化建建设的总总体策划划与管理理,开展展宣传教教育、公公益活动动及精神神文明活活动,协协助举办办各种类类型的庆庆典活动动和各种种文化宣宣传活动动。F 综合行行政组:主要负负责文件件处理、档档案管理理、人事事劳资管管理,仓仓库管理理以及后后勤保障障;管理理处办公公用品、维维修物料
9、料的采购购等工作作。G 服务质质量督察察组:所所有岗位位人员服服务质量量的督察察、考评评工作,落落实员工工业绩考考核制度度。第二个系统统:运作作程序系系统1、整体运运作流程程图及说说明签订合作协议前期管理项目调研提交详细方案正常期管理A 整体运运作流程程的设计计原则是是全面、合合理、高高效,环环环相扣扣,相互互紧密衔衔接,既既无盲点点,又无无积淀。B 整体运运作各个个环节的的详细工工作分解解流程将将严格按按照我司司ISOO90001质量量体系文文件要求求进行。C 所有运运作过程程均有严严格的监监控保证证,充分分体现管管理效率率。2、内部运运作流程程图及其其说明长博物业公司24小时消防和治安监控
10、室管理处主任室24小时客户服务中心专业部门服务地点部门员工指示反馈报告指令反馈督导指令反馈春江华庭业主委员会反馈指示各方面服务需求、咨询投诉指令示意图说明明A 运作反反馈体系系强调封封闭性管理处在日日常服务务工作运运作管理理上,采采取将管管理活动动和管理理手段构构成一个个连续封封闭回路路的作法法,即注注重封闭闭性,以以避免管管理系统统内的各各部分联联系松散散,保证证整个管管理活动动的完整整和有序序进行。B 示意图图各涉及及群体的的职能在具体运作作中,春春江华庭庭业主委委员会、各各政府职职能部门门、被服服务群体体、我公公司均是是物业管管理服务务工作的的监督机机构。他他们可将将各种意意见、建建议和
11、服服务需求求直接传传递给224小时时客户服服务中心心。春江华庭管管理处客客户服务务中心是是管理处处的指挥挥机构,负负责各方方信息的的收集、整整理,然然后传递递给管理理处各职职能部门门。在指指挥机构构的指令令下达后后,策划划、安排排和执行行机构立立即开始始运作。执执行过程程中的信信息通过过反馈渠渠道回到到指挥机机构,由由指挥机机构做出出校正、判判断、总总结,并并将执行行结果报报告给监监督机构构。第三个系统统:控制制系统长博春江江华庭项项目管理理处保证证对日常常信息的的有效管管理,使使管理服服务活动动的决策策体现业业主的需需求,特特建立了了信息控控制系统统;为使使我司有有效地对对各岗位位上的人人员
12、的工工作状态态进行有有效监控控,确保保其服务务工作符符合既定定的要求求,保证证服务效效率和质质量,我我们特建建立了如如下服务务质量检检查控制制系统:1、信息控控制系统统图及说说明各种信息发送客服中心监控反馈命令有关部门传媒A 信息是是我们重重要的经经营资源源,信息息源要全全面,汇汇聚与长长博春江华华庭物业业管理有有关的所所有信息息,使反反馈具有有一定的的范围和和频度。信信息采集集真实、科科学、迅迅速。B 保证信信息反馈馈通道畅畅通,信信息处理理集中,所所有信息息汇聚到到客服中中心,经经过分析析整理,并并由客服服中心发发出指令令,并跟跟踪检查查执行结结果。C 保持指指令权、检检查权和和处理权权的
13、高度度统一,避避免责权权分离所所导致的的管理失失控。D 充分利利用电脑脑、对讲讲、网络络等现代代化管理理手段获获得、处处理和利利用信息息。2、服务质质量控制制系统及及说明作业部门制定纠正措施报客户服务中心审批(包括处罚措施)客户服务中心责令作业部门分析偏差原因并制定纠偏措施实际工作成效执行纠偏措施预期的成效管理处主任、客服专员、服务质量督察员等通过检查发现与工作标准的偏差,汇总到客户服务中心。通过检查评定再找偏差评定实际成效A 在服务务质量检检查控制制的过程程中,长长博春江华华庭项目目管理处处主任可可监督所所有岗位位人员是是否按照照预定的的工作计计划、标标准落实实各项工工作。B 服务质质量督察
14、察员是管管理处物物业管理理服务质质量监督督管理的的第一责责任人,负负责服务务质量的的监督、管管理、调调研、制制定措施施、修订订质量标标准和IISO质质量体系系文件管管理等工工作。C 各作业业部门负负责人对对所管辖辖员工的的工作进进行管理理,日常常负责引引导、监监督下属属按照标标准落实实各项工工作任务务。年终终顾客满满意率、顾顾客有效效投诉率率、员工工违反纪纪律率是是衡量作作业班组组负责人人工作业业绩的重重要指标标,与主主任的奖奖金、评评优评先先等挂钩钩。第四个系统统:激励励系统 1、激励励系统示示意图及及说明说明:A 激励是是我们人人性化管管理的主主要方式式,是尊尊重个体体权利,保保持团队队战
15、斗力力的重要要方法。B 思想工工作机制制重在激激发潜能能,形成成共享价价值观,充充分发挥挥群体效效能和工工作积极极性。引引导员工工动机,尊尊重个人人情感,并并且针对对个别员员工个性性心理做做适时的的思想工工作。工工作方式式有谈心心、座谈谈和家访访等。C 奖惩机机制在实实际工作作中以奖奖为主,以以惩为辅辅,坚持持优胜劣劣汰,奖奖罚分明明,通过过奖励“引”着员工工往前走走,通过过惩罚“打”着员工工朝前走走。做到到人人有有动力,个个个有压压力。奖奖励的类类型有物物质奖励励和精神神奖励等等。D 培养提提升机制制在实际际工作中中极具价价值。我我们将培培训放在在集体和和个人发发展的重重要位置置,培养养的目
16、标标是使员员工忠于于企业,一一专多能能,精益益求精。在在提升上上不拘一一格,能能者上,平平者让,庸庸者下,为为人才的的脱颖而而出创造造良性环环境,方方式有培培养、提提升、培培训、进进修等。E 工资福福利系统统重在考考核。依依据贡献献大小进进行工资资决策,即即考虑群群体效能能,更重重视个人人利益。充充分肯定定努力工工作所得得的优厚厚报酬,吸吸引人力力,激励励员工取取得更好好的工作作业绩。F 文化活活动系统统是长博博的发展展之魂,借鉴此此成功经经验,长长博物业业公司可可通过文文化活动动的开展展,增强强凝聚力力和向心心力,增增强员工工的自信信心和认认同感。通通过文化化的凝聚聚功能、引引导功能能、约束
17、束功能,把把员工的的目标和和公司的的目标紧紧密结合合起来。方方式有集集体活动动、旅游游、生日日会等。第二节 管理人人员的配配备一、人员配配备原则则1、自我培培养与外外部引进进相结合合的原则则2、量才适适用、优优化配置置的原则则3、以人为为本、规规范管理理的原则则4、精干、高高效、敬敬业、信信用的原原则二、春江华华庭一期期项目组组织架构构(按常常规配置置、人员员配置以以长博物物业公司司实际情情况而定定)长博物业管理有限公司ISO9001推进小组1人春江华庭项目管理处主任1人服务质量督察组管理处主任(兼)行政人事客服主管(兼)客户服务中心主管1人工程技术部1人秩序维护部主管1人环境服务部主管1人环
18、境服务员5人秩序维护员11人(其中班长1人)中央调度(兼)收费1人社区文化部(兼)文秘、档案1人A 管理处处主任:负责春春江华庭庭项目全全面工作作。B 管理处处出纳:负责春春江华庭庭所有收收费工作作,全面面执行总总公司收收费员岗岗位职责责。C 客户服服务中心心:设立立管理处处主任负负责制下下的244小时客客户服务务中心,客客户服务务中心具具体负责责:总体体调度、前前台服务务及业主主投诉、业业主意见见、辖区区事务、上上级部门门等信息息的收集集、记录录、归纳纳、统计计、分析析处理和和及时传传递以及及客户资资料管理理。D 工程技技术部:负责长长博春江华华庭制定定和实施施房屋主主体(含含室外非非机电设
19、设备设施施)的维维护、管管理计划划,确保保房屋主主体、广广场等各各非机电电设备设设施完好好。负责责物业内内机电设设施、智智能化设设施、消消防设施施等设备备的日常常运行、维维护保养养管理,确确保各种种设备的的功能得得到正常常的发挥挥。实行行24小小时轮流流值班,及及时处理理各类应应急维修修任务。E 秩序维维护部:负责小小区的秩秩序维护护、车辆辆的进出出管理、消消防与智智能化监监控等安安全管理理工作。F 环境服服务部:负责整整个物业业的清洁洁保洁工工作,确确保清洁洁服务符符合国优优标准,符符合物业业使用人人的要求求;负责责所有绿绿化植物物的养护护管理工工作;负负责物业业的消杀杀和水景景的管理理工作
20、。G 社区文文化部:负责小小区社区区文化建建设的总总体策划划与管理理,开展展宣传教教育、公公益活动动及精神神文明活活动,协协助举办办各种类类型的庆庆典活动动和各种种文化宣宣传活动动。H 综合行行政组:主要负负责文件件处理、档档案管理理、人事事劳资管管理,仓仓库管理理、员工工食堂以以及后勤勤保障;制定管管理处办办公用品品、维修修物料的的采购计计划等工工作。I 服务质质量督察察组:所有岗岗位人员员服务质质量的督督察、考考评工作作,落实实员工业业绩考核核制度。J ISOO90001推进进小组:ISOO90000推进进工作、质质量体系系文件管管理。备注说明:管理处编制制:244人(万万厦顾问问公司两两
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