Internal communications plan 内部沟通计划书6172.docx

《Internal communications plan 内部沟通计划书6172.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Internal communications plan 内部沟通计划书6172.docx（21页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、NZTE Internal Communications Plan1 July 2007- 30 June 2008PurpooseThe ppurpposee off thhis doccumeent is to sett ouut NNZTEEs intternnal commmunnicaatioons strrateegy forr 20007/08 andd hoow iit wwilll bee deelivvereed.BackggrouundInterrnall coommuuniccatiionss iss esssenntiaal tto ggoodd buusinness

2、s.Organnisaatioons aree liike commmunnitiies eacch wwithh itts oown cullturre, strructturee annd oorgaanissatiionaal hhierrarcchy andd eaach memmberr off thhat commmunnityy frrom thee CEEO tto tthe reccepttionnistt haas nneedds tthatt caan aand shoouldd bee meet bby wwelll-maanagged intternnal commm

3、unnicaatioons. Effecctivve iinteernaal ccommmuniicattionns hhelpps sseniior mannageemennt tto ccommmuniicatte vvisiion, crreattes a ccultturee whheree emmplooyeees bbecoome enggageed wwithh thhe ggoalls aand valluess off thhe oorgaanissatiion, annd kkeepps mmanaagemmentt inn tuune witth wwhatts goii

4、ng on arooundd thhe oorgaanissatiion. Itt enncouuragges enggageemennt aand intteraactiivitty bbetwweenn alll lleveels of thee orrgannisaatioon.Organnisaatioons neeed tthe abiilitty tto qquiccklyy iddenttifyy, ssendd, rreceeivee, aand unddersstannd iinfoormaatioon tthatt iss crrediiblee, ssenssiblle

5、aand rellevaant to staaff in enaabliing andd ennerggisiing theem tto ccarrry oout an orgganiisattionns strrateegicc inntennt. Interrnall coommuuniccatiionss iss abboutt trransslattingg maanaggemeent inttentt (iie iinfoormaatioon aand behhaviiourr) iintoo meessaagess thhat aree coonsiisteent acrrosss

6、 thhe oorgaanissatiion, annd pprovvidiing thee coonneectiionss thhat peooplee neeed in ordder to buiild unddersstanndinng.Nothiing is as powwerfful as mannageemennt lleaddingg byy exxampple andd ann orrgannisaatioonss coommiitmeent to infformmed rellatiionsshipps wwithh itts eemplloyeees is at thee

7、heeartt off goood intternnal commmunnicaatioons. Rewarrds froom eeffeectiive intternnal commmunnicaatioon aare manny. Efffecctivve iinteernaal ccommmuniicattionn immpaccts on orgganiisattionnal cullturre aand on thee abbiliity of thee orrgannisaatioon tto ccarrry oout itss sttrattegiic iinteent andd

8、 allso hass a dirrectt reelattionnshiip tto eexteernaal ccommmuniicattionn inn paartiicullar in resspecct tto iissuues andd crrisiis mmanaagemmentt. Our eemplloyeees serrve as thee moost efffecttivee ammbasssaddorss foor NNZTEE inn thhe bbusiinesss eenviironnmennt aand to thee wiiderr coommuunitty.

9、Dammninng hheaddlinnes cann bee daamaggingg foor eemplloyeee mmoraale if staaff aree unninfformmed andd caan lleadd too a neggatiive imppactt onn thhe ccomppanyys repputaatioon tthrooughh woord of mouuth.That is whyy goood intternnal commmunnicaatioon iis sso eesseentiial andd muust be clooselly aal

10、iggnedd wiith extternnal commmunnicaatioons acttiviity. In NZZTEs ccasee, 6650 empployyeess whho ffeell coomfoortaablee inn thheirr roole, arre wwelll innforrmedd annd hhavee a sennse of achhievvemeent in theeir worrk, traansllatees iintoo 6550 eexpoonenntiaallyy prroduuctiive connverrsattionns wwit

11、hh exxterrnall sttakeehollderrs.This intternnal commmunnicaatioons plaan ssetss ouut NNZTEEs appproaach to intternnal commmunnicaatioons andd iss suuppoorteed bby aa guuidee too thhe ttoolls aand chaanneels thaat aare avaailaablee ass a ressourrce forr Booardd, mmanaagemmentt annd sstafff.Situaatioo

12、nall AnnalyysissThe ppastt yeear hass seeen thee deevellopmmentt annd cconssoliidattionn off innterrnall coommuuniccatiionss pooliccy aand chaanneels.NZTE alrreaddy hhas a wwidee raangee off coommuuniccatiion chaanneels in plaace to serrve itss emmplooyeees iinclludiing thee sttafff inntraanett (SSu

13、peerTEED), Innsigght, Innsidde EEnteerprrisee, CChieef EExeccutiive e-mmaill, CChieef EExeccutiive Briiefiing, Caascaade briiefiing, Iggnitte aand thee Sttafff Seeminnar Serriess. TThesse aare genneraallyy weell recceivved andd atttenndedd, aand oveer tthe passt yyearr addvanncess haave beeen mmadee

14、 inn maakinng mmoree maaterriall moore acccesssiblle vvia onllinee chhannnelss.Resullts froom tthe Cullturre SSurvvey andd frrom onggoinng 33-moonthhly staaff revviewws aand exiit ppollls iindiicatte tthatt coommuuniccatiionss arre ggeneerallly welll rreceeiveed bbut thaat ttherre iis rroomm foor ii

15、mprroveemennt. Aneecdootall feeedbbackk suuggeestss thhat staaff bassed in thee innterrnattionnal offficees ccoulld bbe bbettter infformmed andd enngagged andd thhat acccesssibiilitty tto aand of thee CEEO, whiile goood, couuld be impprovved.Theree arre iindiicattionns tthatt coorpooratte ppoliicy i

16、s alsso nnot widdelyy annd cconssisttenttly unddersstoood aand takken up. Thhis cann bee adddreesseed tthrooughh innterrnall coommuuniccatiionss.Interrnall coommuuniccatiionss iss deelivvereed eeffeectiivelly bby aa coombiinattionn off sttafff frrom mulltipple teaams acrrosss thhe oorgaanissatiion i

17、nccluddingg Coommuuniccatiionss, HHR, Knoowleedgee Sooluttionns aand IT. This intternnal commmunnicaatioons plaan wwilll neeed to susstaiin tthe goood wworkk allreaady undderwway as welll aas eexplloree neew cchannnells aand oppporttuniitiees ffor enggagiing morre eeffeectiivelly wwithh alll mmembbe

18、rss off thhe oorgaanissatiion, buut ppartticuularrly thoose bassed in thee innterrnattionnal offficees.A keyy chhalllengge ffor thiis yyearr wiill be thee innterrnall rooll-outt off Neew ZZeallandd Neew TThinnkinng. Thiis wwilll neeed to be intterwwoveen tthrooughh alll NNZTEEs doccumeentaatioon aan

19、d acttiviity, inn coonjuuncttionn wiith NZTTEss coorpooratte ccommmuniicattionns pplann.We wiill alsso nneedd too beeginn prrepaarattionns ffor thee reestrructturee annd ddesiign of thee Inntraanett too siit aalonngsiide thee reestrructturee off NZZTEs oonshhoree annd ooffsshorre ffaciing webbsittes

20、.Valuee PrropoosittionnNZTEs iinteernaal ccommmuniicattionns wwilll: suppoort thee coorpooratte ggoalls aand strrateegiees oof NNZTEE refleect NZTTEss coommiitmeent to honnestty iin ccommmuniicattionn modell NZZTEs vvaluues (acccouuntaabillityy, hhoneestyy, ccolllaboorattionn, aagillityy annd iinnoo

21、vattionns, leaaderrshiip, proofesssioonall diisciipliine) inn innterrnall coommuuniccatiion refleect dessireed bbrannd aattrribuutess (iinsppiree, eenerrgisse, delliveer) in dessignn annd llangguagge refleect andd coommuuniccatee Neew ZZeallandd Neew TThinnkinng neverr puut NNZTEEs braand or imaage

22、at rissk alloww twwo-wway commmunnicaatioon wwherreveer pposssiblle recoggnisse tthe neeeds of diffferrentt auudieencees aand be rellevaant to thoose auddienncess.Key mmesssagees Interrnall coommuuniccatiionss iss ann esssenntiaal eelemmentt off thhe bbusiinesss mmix NZTE staaff aree thhe oorgaaniss

23、atiions mmostt immporrtannt aand efffecttivee ammbasssaddorss NZTE is commmitttedd too hoonesst aand traansppareent commmunnicaatioons NZTE willl aalloow ttwo-wayy coommuuniccatiion wheerevver posssibble NZTE reccognnisees tthe neeeds of, annd wwilll bee reelevvantt too, ddifffereent auddienncess.Pu

24、bliics NZTE Minnistterss NZTE Boaard NZTE Senniorr Exxecuutivve TTeamm NZTE staaffKey sstakkehooldeers Chieff Exxecuutivve GMs MMarkketiing, Sttrattegiic HHumaan RRelaatioons Commuuniccatiionss Regioonall maarkeetinng mmanaagerrs HR Knowlledgge SSoluutioons IT Sociaal CClubbInterrnall coommuuniccati

25、ionss reespoonsiibillitiiesThis secctioon ssetss ouut wwho is ressponnsibble forr whhat.Commuuniccatiionss Teeam (inn coonsuultaatioon wwithh Huumann Reesouurcees, Knoowleedgee Sooluttionns, IT andd thhe NNZTEE Soociaal CClubb): Set tthe Pollicyy frrameeworrk ffor commmunnicaatioon cchannnells aacro

26、oss thee grroupp Proviide commmunnicaatioons guiidannce andd suuppoort to staaff in connjunnctiion witth rregiionaal mmarkketiing mannageers Managge oorgaanissatiion-widde ccommmuniicattionn chhannnelss annd ttoolls aand enssuree thhey meeet sstafff ccommmuniicattionn neeedss Underrtakke pperiiodiic

27、 rreviiewss off innterrnall coommuuniccatiionss accrosss tthe orgganiisattionn Suppoort collleaaguees wwithh thhe ddeliiverry oof ccommmuniicattionns pplanns aand acttiviitiees.Senioor EExeccutiive Teaam: Valuee efffecctivve ccommmuniicattionns bby lleaddingg annd cchammpiooninng wwithhin theeir res

28、specctivve GGrouup, Commiit tto rrespponddingg too alll iinteernaal qquerriess inncluudinng ee-maailss Commuuniccatee thhe wworkk annd ssucccessses of theeir Grooup to thee reest of NZTTE Suppoort andd usse aall of NZTTEss innterrnall coommuuniccatiionss chhannnelss annd ttoolls Wheree poossiiblee u

29、sse ffacee-too-faace commmunnicaatioon aand alwwayss usse aa miinimmum of thrree commmunnicaatioon cchannnells wwhenn coommuuniccatiing intternnallly.All NNZTEE sttafff: Take ressponnsibbiliity forr keeepiing infformmed by enggagiing witth iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnells Seek thee suuppo

30、ort andd guuidaancee off thhe ccommmuniicattionns cconssulttantt reespoonsiiblee foor iinteernaal ccommmuniicattionns wwhenn enngaggingg wiith staaff Proviide feeedbaack to Commmunnicaatioons on intternnal commmunnicaatioons ressourrcess annd ddeliiverry Proviide succcesss sstorriess annd ootheer rr

31、eleevannt iinfoormaatioon tto CCommmuniicattionns ffor pubbliccatiion intternnallly.Objecctivves To maainttainn annd iimprrovee efffecctivve aand appproppriaate linnkagges acrrosss thhe wwholle oorgaanissatiion To emmpowwer NZTTE mmanaagemmentt annd sstafff tto ccommmuniicatte iinteernaallyy To prro

32、moote greeateer vvisiibillityy annd eengaagemmentt off Chhieff Exxecuutivve aamonng NNZTEE sttafff To enncouuragge eengaagemmentt off annd ffeeddbacck ffromm sttafffStrattegyy annd ttactticssObjecctivve OOne: Mainttainn efffecctivve aand appproppriaate linnkagges acrrosss thhe wwholle oorgaanissatii

33、onWhoWhenMid-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: FFounndattionn Maiintaain andd grrow commpreehennsivve rrangge oof iinteernaal ccommmuniicattionns cchannnells tto rreacch aall intternnal auddienncessTactiics:Proviisioon oof wweekkly Inssighht eelecctroonicc neewsllettter acrrosss whholee orrgannisaat

34、ioonDeannna AAdamms, JennnifferWeekllyOngoiingProviisioon oof qquarrterrly Inssidee Ennterrpriise DVDD accrosss wwholle oorgaanissatiionJenniiferrQuartterllyOn trrackk$120,0000 +GGSTSuppoort forr KSS-leed pprovvisiion andd immproovemmentt off SuuperrTEDD, iinclludiing devveloopmeent of conntennt ppr

35、ottocool, proopossal forr coonsooliddatiion of infformmatiion, annd pplann foor llongg-teerm enhhanccemeentssJenniiferrJune 07UnderrwayySuppoort forr HRR-leed pprovvisiion of staaff semminaar sseriiesJenniiferrOngoiingOngoiingSuppoort forr HRR-leed pprovvisiion of Ignnitee sttafff innducctioon pprog

36、grammmeJenniiferrOngoiingOngoiingSuppoort forr HRR-leed pprovvisiion of indducttionn paackJenniiferrOngoiingOngoiingImpleemennt ttwo-wayy caascaade briiefiing sysstemm inncorrporratiing commmunnicaatioon ffromm Miinissterrs tthrooughh Booardd, SSET to staaff andd viice verrsa in connjunnctiion witth

37、 SStraateggic Rellatiionss annd SStraateggy aand EvaaluaatioonJenniiferrJune 08PendiingInvesstiggatee prroviisioon oof wweb strreammingg annd/oor oonliine auddiovvisuual hosstinngJenniiferrDecemmberr 077DoneEnsurre llinkks aare madde bbetwweenn alll iinteernaal ccommmuniicattionns tto aalloow ccross

38、s pprommotiion andd ttoollkitt sscennariioJenniiferrOngoiingOngoiing; Tooolkkit esttabllishhedSuppoort forr Soociaal CClubb acctivvitiies andd coommuuniccatiionss crooss reffereencee wiith othher chaanneels wheere posssibbleJenniiferr, SSociial CluubOngoiingOngoiingObjecctivve TTwo: Empowwer NZTTE m

39、manaagemmentt annd sstafff tto ccommmuniicatte eeffeectiivelly iinteernaallyyBy whhoBy whhenMid-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: RResoourccingg Esttabllishh annd mmainntaiin rresoourcces to hellp mmanaagemmentt annd sstafff ccommmuniicatteTactiics:Estabblissh aand commmunnicaate intternnal commmunn

40、icaatioons ressourrcess inncluudinng ccommmuniicattionns pplann, pproccesss doocummentt, QQ&A, innterrnall coommuuniccatiionss pllan temmplaate, liinkss too NZZTE styyle guiide, NZZTE commmunnicaatioons chaanneelsJenniiferrJune 08DoneEstabblissh aand maiintaain SupperTTED intternnal commmunnicaatioo

41、ns ressourrceJenniiferrJune 08 onggoinngRevissed Jannuarry 008Produuce andd offferr prreseentaatioon oon iinteernaal ccommmuniicattionns tto tteammsJenniiferrOngoiingOngoiingContrribuute intternnal commmunnicaatioons infformmatiion to Ignnitee sttafff orrienntattionn daay pproggrammmeJenniiferr, KKe

42、llly VVogttherrrOngoiingOngoiingContrribuute intternnal commmunnicaatioons infformmatiion to staaff indducttionn paackJenniiferr, KKelllyOngoiingDoneProviide an intternnal commmunnicaatioons advvicee annd ssuppportt seerviice to NZTTE tteamms aand proojecctsJenniiferrOngoiingOngoiingObjecctivve TThr

43、eee: To prromoote greeateer vvisiibillityy annd eengaagemmentt off Chhieff Exxecuutivve aamonng NNZTEE sttafffBy whhoBy whhenMid-yyearr reevieewBudgeetStrattegyy: EEngaagemmentt esttabllishh annd mmainntaiin cchannnells ffor Chiief Exeecuttivee too acctivvelyy enngagge wwithh sttafffTactiics:Facilli

44、taate Chiief Exeecuttivee brrieffinggs tto oonshhoree sttafff ouut oof AAuckklannd, Welllinngtoon aand Chrristtchuurchh Fionaa Acchesson, JeenniiferrQuartterllyOngoiingIntrooducce pproggrammme of infformmal Chiief Exeecuttivee brrieffinggs tto rregiionaal aand intternnatiionaal sstafff, inccluddingg

45、 maakinng qquarrterrly briiefiingss avvaillablle oonliineJenniiferrOngoiingDone, onngoiingFacillitaate inttrodducttoryy annd cclossingg coommeentss too Innsidde EEnteerprriseeJenniiferrQuartterllyOngoiingFacillitaate Chiief Exeecuttivee e-maiil ffor impporttantt annnouunceemenntsFionaa, JJennnifeer,

46、 Dorrothhy HHarpperOngoiingOngoiingInvesstiggatee prroviisioon oof wweb chaat ffaciilittyJenniiferrJune 08InvesstiggatiingInvesstiggatee prroviisioon oof bblogg wiith RSSS feeed andd coommeent facciliityJenniiferrJune 08InvesstiggatiingObjecctivve FFourr: To enncouuragge eengaagemmentt off, aand feeedbaack