企业文档管理文员工作细则概述28164.doc

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1、 Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.文档管理文员工作细则 文档管理文员工作流程图附1综合计划中心副总档案管理制度文楼处理程序公交处理实施细则文书管理制度文件档案保存年限填制相关表格声像档案管理制度文书档案交卷制度文书管理制度岗位职责办公室主任文档管理文员文档管理制度公文管理规范企业文件管理制度企业打字复印工作制度文件收发规定文印室管理规定填制档案表格工作总结附件2：岗位职责 职权权 1作好好企业文文件档案案管理工工作。2有权拒拒绝打印印不合格格文件。3及进准准确做好好公文的的处理工工作。职责

2、1对文件件档案归归档应及及时负责责。2对文档档散失、损损毁负责责。3对擅自自外借文文件、档档案负责责。附3文档管理制制度文印室管理理规定1公司的的文件，有有打印必必要时方方予打印印。内部部递传的的简单请请求报告告或其全全不需打打印的文文件，一一般不予予打印。2公司发发文，需需由起草草人定稿稿抄正，经经有批准准发文权权的领导导签字同同意后方方准打印印。一般般文件的的打印、复复印、传传真，须须经所在在部门负负责人签签字同意意后才予予办理；部门经经理不在在时，可可以总裁裁办公室室主任同同意后办办理。3私人资资料，不不得在公公司打印印、复印印或用公公司传真真机递送送，以免免影响公公司的正正常工作作。4

3、文印室室工作人人员应认认真做好好本职工工作，按按时完成成任务。对对收到的的文件资资料，应应及时给给有关部部门，人人员送发发，或及及时通知知有关人人员到文文印室来来拿取回回，不得得延误。5文印室室人员应应树立严严格的观观念，不不得随意意将打印印、复印印或传真真资料中中有关商商业秘密密或公司司管理中中须保密密的事项项透露给给他人，不不得截留留任何文文件。6文印室室对送来来打印、复复印、传传真的文文件资料料，应做做好登记记，并在在月终作作统计核核算。属属业务部部门的，由由各部门门承担费费用；属属行政、管管理部门门的，统统一归列列行政开开支。7文印室室工作人人员初次次违反上上述规定定的，给给予批评评或

4、处50元以上上的罚款款，屡教教不改或或给公司司造成不不良的社社会影响响或较大大经济损损失 的，处50元以上上罚款直直至辞退退。文件收发规规定1公司的的文件由由办公室室负责起起草和审审核，公公司总经经理签发发；公司司本部各各部门的的文件由由各部门门负责起起草办公公审核，总总经理签签发。2文件签签发后，送送办公室室统一安安排打字字，打印印后送回回起草部部门校对对，校对对无误方方能复印印、盖章章。3文件和和原稿，由由办公室室分类归归档，保保存备查查。4属于秘秘密的文文件，核核稿人应应该注明明“秘密”字样，并并确定报报送范围围。秘密密文件按按保密规规定，由由专人印印制、报报送。5文件统统一由办办公室负

5、负责发送送。送件件人应将将文件内内容、报报送日期期、部门门、接件件人等事事项登记记清楚，并并向文件件签发人人报告报报送结果果。秘密密文件和和由专人人按核定定的范围围报送。6外来的的文件由由办公专专人负责责签收，并并分类登登记。由由办公室室主任提提出处理理意见后后，签收收人应于于接件当当日即按按文件的的要求报报送给有有关部门门，不得得积压迟迟误，属属急件的的，应在在接件后后即时报报送。7传阅文文件由办办公室专专人负责责收回，对对领导指指示的文文件，办办公室应应及时组组织传达达和落实实。企业打字、复复印工作作制度1凡以公公司名义义上报下下发的文文件，报报表工作作计划，总总结，请请示，报报告，简简报

6、，纪纪要通知知，通报报，信函函，规章章制度，宣宣传教育育材料，任任免决定定，表彰彰或处理理决定，以以公司领领导批准准翻印的的文件，材材料均属属条印范范围。2由归口口部门负负责拟订订、编写写的带有有全局性性指导意意义的全全公司性性的月生生产，工工作计划划和一个个时期全全公司的的工作安安排以及及重要专专题会议议的纪要要等，也也应安排排打印。3不需上上报的各各部门的的工作计计划，临临时性工工作安排排，非全全公司性性活动讲讲课提纲纲，非上上报的一一般表格格、一般般技术和和便函都都不属打打印的范范围。4凡需打打印的文文件，资资料应将将其底稿稿首页附附上发文文单经主主管部门门负责人人审查同同意并经经XX审

7、核修修改、统统一编号号，有关关部门会会签，分分管公司司领导签签发，方方能交付付打印。5打字员员接稿后后，应认认真检查查文件签签发手续续是否完完备，书书写是否否工整，是是否符合合文件归归档要求求待，对对发文手手续不全全，书写写不符合合要求的的文件，打打字员有有权拒绝绝打印。6打字室室要建立立打字登登记簿，对对各类文文件材料料按规定定内容和和要求统统一登记记。并根根据公司司安排的的轻重缓缓急次序序，进行行打安。打打字时要要做到快快速，准准确，排排版合理理美观，用用力均匀匀。7打字员员要严格格遵守保保密制度度，不得得将打字字的内容容向外泄泄露，与与工作无无关人员员不得进进入打字字室。8打字员员要爱护

8、护计算机机等物品品，按规规定做好好维护保保养工作作物品领领用登记记费用统统计工作作。9文稿打打完后，打打字员要要把原稿稿和打字字清样交交给拟搞搞人校对对。校对对者校后后应在原原稿上签签字，以以示负责责。10凡是是以公司司名义上上报下发发的文件件材料分分别由办办公室或或拟稿人人负责校校对，由由打字室室负责复复印、装装订、达达到字迹迹清晰，版版面清洁洁，装订订整齐。由由文档管管理文员员上报下下发。以以部门名名义下发发的生产产工作计计划安排排，专题题会议纪纪要，由由归口部部门负责责校对，复复印、发发送。11两办办秘书对对文件的的差错情情况，要要进行登登记考核核。12复印印文件要要严格按按照审批批份数

9、印印刷，复复印者不不得私自自增加份份数或私私自留存存。企业文件管管理制度度(一)总则则第一条 为减少少发文数数量，提提高办文文速度和和发文质质量，充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用，根根据中央央关于文文件处理理的有关关规定，结结合我厂厂的实际际情况，特特制订本本制度。第二条 文件管管理内容容主要包包括：上上级函、电电、来文文，同级级函、电电、来文文、本厂厂上报下下发的各各种文件件，资料料。第三条 按照党党政分工工的原则则，全厂厂各类文文件分别别由党委委办公室室和厂部部办归口口管理。（二）收文文的管理理第四条 公文的签收收 11凡来来厂公启启的文件件均由厂厂收发员员登记签签收后分分别

10、交两两办机要要秘书拆拆封。在在签收和和拆封时时，收发发员和机机要秘书书均需注注意检查查封口和和邮戳。对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因，对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒绝签收收。2对上级级机要部部门发来来的文件件，要进进行信封封、文件件，文号号、机要要编号的的四对口口核定，如如果其中中一项不不对口，应应立即报报告上级级机要部部门，并并;登记差差错文件件的文号号。第五条 公文的编号号保管1两办机机要秘书书对上级级来文拆拆封后应应及时附附上文件件处理传传阅单，并并分类登登记编号号，保管管。须由由工厂承承办或归归档的厂厂领导亲亲启文件件，厂领领导启封封后，也也应分别别交两办办理正常

11、常手续。2本厂外外出人员员开会带带回的文文件及资资料应及及时分别别送交两两办机要要秘书进进行登记记编号保保管，不不得个人人保存。第六条 公文的阅批批与分转转 11凡正正式文件件均需分分别由两两办主任任根据文文件内容容和性质质阅签后后，由机机要秘书书分送承承办部门门阅办，重重要文件件应呈送送厂领导导亲自阅阅批后分分送承办办部门阅阅办。为为避免文文件积压压误事，一一般应在在当天阅阅签完，紧紧急文件件要即阅阅即办。2一般函函、电、单单据等，分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理。如如涉及几几个单位位会办的的件，应应同主办办单位联联系后再再分转处处理。3为加速速文件运运转，机机要秘书书应在当当天或第

12、第二天将将文件送送到厂领领导和承承办部门门，如关关系到两两个以上上业务部部门，应应按批示示次序依依次传阅阅，最迟迟不得超超过两天天。第七条 文件的传阅阅与催办办1传阅文文件应严严格遵守守传阅范范围和保保密规定定，不得得将有密密级的文文件带回回家、宿宿舍和公公共场所所，也不不得将文文件转借借其他人人阅看。对对尚未发发达的文文件不得得向外泄泄露内容容。2阅读文文件应抓抓紧时间间，当天天阅完后后应在下下班前将将文件交交机要室室，阅批批文件一一般不得得超过两两天，阅阅后应签签名以示示负责。如如有领导导批示，拟拟办意见见两办应应责成极极关部门门和人员员按文件件所提要要求和领领导批示示办理有有关事宜宜。3

13、阅文时时不得抄抄录全文文，不得得任意取取走文件件夹内任任何文件件及附件件，如确确系工作作需要，要要办理借借阅手续续，以防防止丢失失泄密。4文件阅阅完后，应应送交两两办机要要秘书，切切忌横传传。5两办机机要秘书书对文件件负有催催办检查查督促的的责任，承承办部门门接到文文件、函函电应立立即指定定专人办办理。不不得将文文件压放放分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得两两办同意意后，予予以复印印或摘抄抄，原件件应及时时归档周周转。6按照阅阅文范围围，离、退退休干部部，一般般由有关关部门定定期组织织学习有有关文件件，或由由两办机机要室通通知到机机要室阅阅文。(三)发文文的管理理第八条 发

14、文的的规定1全厂上上报下发发正式文文件的权权力分别别集中党党委和厂厂部，各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上、向下下发送正正式文件件。2各群众众团体、部部门需要要向上反反映汇报报重要情情况或向向下安排排布置重重要工作作要求发发文应分分别向党党委、厂厂部提出出发文申申请，并并将文件件底稿分分别交两两办审核核。党委委、厂部部同意发发文，则则由两办办分别按按党、政政机构设设置与业业务分工工统一归归口以党党x宇、厂x字发文文。群众众团体文文件由党党委批转转。3对全厂厂影响较较大，涉涉及两个个以上厂厂领导分分管范围围的文件件，须由由党委书书记或厂厂长批准准签发。其其余文件件均由分分管厂领领导批准

15、准签发。第九条 发文的的范围:1凡是以以党委、厂厂部名义义发出的的文件、通通告、决决定、决决议、请请示、报报告、编编写的会会议纪要要和会议议简报，均均属发文文范围。2党委、厂厂部下发发文件主主要用于于:(1)公布布全厂规规章制度度;(2)转发发上级文文件或根根据上级级文件精精神制订订的工厂厂文件;(3)公布布工厂体体制机构构变动或或千部任任免事项项;(4)公布布全厂性性的重大大生产、技技术、经经营管理理、政治治工作、生生活福利利等工作作的决定定;(5)发布布有关奖奖惩决定定和通报报;(6)其他他有关全全厂的重重大事项项; 3党委委、厂部部上行文文、外发发文主要要用于: (1)对对上级机机关呈报

16、报工作计计划、请请示报告告、处理理决定; (2)同同兄弟单单位联系系有关工工厂重大大生产、技技术、人人事劳资资、物资资供应、科科研、基基建、经经营管理理、党群群工作等等事宜。4在工厂厂日常生生产、技技术、经经营管理理、党群群工作中中，有关关图纸、技技术文件件、工艺艺修改、审审批工作作、安排排部署、传传达上级级指示等等事项，应应按有关关制度办办理，经经分管厂厂领导批批准后，由由主管业业务科室室书面或或口头通通知执行行，一般般不用厂厂部文件件发布。5凡各业业务科室室如开专专题会议议所作的的决定，一一般都不不应发文文，不备备查考，可可以科室室名义用用(工作简简讯)发会议议纪要。6各业务务科室与与外单

17、位位发生的的一般业业务联系系，可用用各科室室的名义义对外发发函(应各自自编号备备查)不用厂厂部名义义发文。(四)发文文程序与与要求第十条 发文程程序规定定:1各单位位需要发发文，应应事先分分别向党党委、厂厂部提出出申请;2党委、厂厂部同意意发文时时，主办办单位应应以党的的方针、政政策和国国家法令令，上级级指示或或工作实实际需要要草拟文文件初稿稿;3草拟文文稿必须须从全厂厂角度出出发，做做到情况况确实、观观点鲜明明、条理理清楚、层层次分明明、文字字简炼、标标点符号号正确、书书写工整整。严禁禁使用铅铅笔、圆圆珠笔、红红墨水和和彩笔书书写;4文稿拟拟就后，拟拟搞人应应填附发发文稿纸纸首页，详详细写明

18、明文件标标题、发发送范围围、印刷刷份数、拟拟稿单位位与拟稿稿人，并并签名、盖盖章、标标定日期期和密级级;5两办应应根据党党委、厂厂部的要要求和上上级有关关指示精精神，有有关文件件规定，对对文稿进进行审查查和修改改。对涂涂改不清清、文字字错漏严严重、内内容不妥妥、格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿;6经两办办审查修修改后的的文稿，送送部门主主管领导导核稿(对文稿稿内容、质质量负责责);7对审核核时修改改较多，有有碍打印印和存档档的文稿稿，应由由拟搞部部门重新新誊写清清楚;8需经会会签的文文稿，应应在交付付打印前前送会签签部门会会签;9文稿审审核会签签后，按按批准权权限的规规定分别别

19、呈送党党委、厂厂部领导导审定批批准签发发;10经领领导批准准签发后后的文稿稿交两办办机要秘秘书统一一编号送送打字室室打印;11文件件打印清清样，应应由拟稿稿人校对对，校对对人员应应在发文文稿上签签名;12文件件打字后后，由两两办派专专人按数数印刷，再再由两办办机要秘秘书分发发并检查查落实情情况，对对印刷质质量不好好的文件件，机要要秘书应应拒绝盖盖印分发发。(五)文件件的借阅阅和清退退第十一条 各部门门有关工工作人员员因工作作需要借借阅一般般文件，需需经本部部门负责责人签写写便条，对对有密级级的文件件须两办办主任同同意后方方可借阅阅。第十二条 借阅文文件应严严格履行行借阅登登记手续续，就地地阅看

20、，按按时归还还。任何何人不得得将文件件带走或或全文抄抄录，不不允许拆拆卷和在在文件上上勾划等等。第十三条 两办机机要秘书书对承办办的公文文应抓紧紧催办，应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求限期期清退的的文件，进进行收缴缴清退工工作。(一般为为月底一一小清，季季末一中中清、年年终一总总清)。如发发现文件件丢失，必必须及时时查明原原因和责责任者，并并如实向向领导报报告。 第十四条条 各部门门应指定定一位责责任心强强的同志志负责文文件收交交、保管管、保密密、催办办检查工工作。(六)文件件的立卷卷与归档档第十五条 文件的的归档范范围:1凡下列列文件统统一分别别由两办办负责归归档，(1

21、)上级级机关来来文，包包括上级级对工厂厂报告、申申请的批批复;(2)党委委、厂部部发出的的报告、指指示、决决定、决决议、通通报、纪纪要、重重要通知知、工作作总结、领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计、季季度、年年度报表表等;(3)厂党党委会、厂厂长办公公室、厂厂务会、工工厂管理理委员会会、中层层干部会会以及各各种专业业例会记记录;(4)厂党党代会、职职代工、工工会会员员代表大大会、团团代会等等厂一级级的党群群组织召召开的代代表大会会所形成成的报告告、总结结、决议议、发言言、简报报、会议议记录等等;(5)有保保存价值值的人民民来信来来访记录录及处理理结果;(6)参加加上级召召开的各各

22、种会议议带回的的文件、资资料及本本厂在会会上汇报报发言材材料等;(7)上级级机关领领导同志志来厂检检查视察察工作的的报告、指指示记录录，以及及本厂向向上级进进行汇报报的提纲纲和材料料;(8)反映映本厂生生产、经经营活动动、先进进人物事事迹及厂厂领导工工作等的的音、像像摄制品品;(9)工厂厂日志和和大事记记;(10)工工厂向上上级请示示批复的的文件及及上报的的有关材材料。2业务科科室，各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料，由由各业务务科室、群群众团体体负责立立卷归档档。第十六条 立卷要要求1文件立立卷应按按照内容容、名称称、作者者、时间间顺序，分分门别类类地进行行整理归归档。2立卷时时

23、，要求求把文件件的批复复、正本本、底稿稿、主件件、附件件收集齐齐全，保保持文件件、材料料的完整整性。3要坚持持平时立立卷与年年终立卷卷归档相相结合的的原则。重重要工作作、重要要会议形形成的文文件材料料，要及及时立卷卷归档。4上年度度形成的的文件材材料，要要求在下下年度5月份以以前整理理完。6月份正正式向档档案馆(室)移交，清清单一式式两份。(接交单单位各留留存一份份备查)。(七)文件件的销毁毁第十七条 对于多多余、重重复、过过时和无无保存价价值的文文件，两两办机要要室应定定期清理理造册，并并按上级级有关规规定，办办理申请请销毁手手续。 第十八条条 经审核核同意销销毁的文文件，应应派专车车分别由

24、由两办机机要秘书书和正副副主任护护送到上上级机关关指定的的纸厂监监视销毁毁。公文管理规规定第一条 本公司司公文，是是传达贯贯彻上级级指示精精神、请请示和答答复问题题，指导导或商洽洽工作的的重要工工具。第二条 本公司司公文，实实行统一一管理。公公文的管管理，要要做到规规范、准准确、及及时、安安全。行行文单位位，要克克服官僚僚主义和和文牍主主义。第三条 各部室室、各单单位及各各有关人人员，对对公文中中涉及国国家、政政府或本本公司应应保密的的事项，必必须严守守机密，不不准随便便向他人人泄露。第四条 公文保保密等级级分为:绝密、机机密、秘秘密三种种，其他他为一般般文件。绝绝密、机机密文件件打印一一定要

25、用用专用磁磁盘。绝绝密文件件只能印印一份，由由起草人人送有阅阅文资格格的人员员传阅，机机密文件件按审阅阅人数打打印，阅阅完后由由起草人人收回归归档。秘秘密文件件由阅文文人妥善善保管。文件机密级级数，由由发文单单位的主主管领导导根据文文件内容容确定。第五条 公司发发文的程程序为:拟搞、审审核(部门领领导)、签发(公司领领导)打印、发发文、催催办、立立卷、归归档、销销毁等。公司收文的的处理程程序为:收文、分分文、传传送、催催办、立立卷、归归档。第六条 草拟公公文应注注意以下下事项:(一)内容容要符合合党和国国家的路路线、方方针、政政策、法法律、法法令及地地方性行行政规章章。(二)反映映情况要要客观

26、，实实事求是是。(三)文字字要准确确、精炼炼，条理理要清楚楚，层次次要分明明，结构构要紧密密，用语语要规范范。(四)人、地地、物名名、51文及时时间要具具体、准准确。第七条 各级领领导对送送来的公公文要及及时阅批批，急件件的，当当天批复复;一般文文件的，三三天内批批复。第八条 各级领领导阅、批批公文应应仔细认认真，阅阅完后要要签名并并注明日日期，不不得团阅阅。需要要签署具具体意见见的，要要明确、具具体。第九条 公司所所有发文文，发文文单位应应有存档档，并将将文件原原稿(经领导导签字)审核稿稿件连同同正本二二份送总总裁办档档案窒存存档。有有领导指指示的，还还应附批批复件。第十条 收文由由总裁办办

27、公室统统一负责责。总裁裁办收文文后，应应先做好好归类、登登记，然然后根据据文件的的内容，分分送有关关领导阅阅示。阅阅示完毕毕后，由由总裁办办收回归归档。第十一条 所有文文件发放放，一定定要有登登记、签签收手续续。第十二条 公司发发文，一一定要由由总裁办办统一编编号:(一)以公公司名义义对外发发文，一一律xxx字(xx年)xx号;公司党党总支发发文，用用xx党字(xx年)xx号;以工会会、共青青团、妇妇联名义义发文，用xx政字(xx年)xx号;(二)公司司监事会会发文，用xx监字(xx年)xx号;(三)董事事局发文文，用xx董字(xx年)xx号;(四)董事事局委员员会发文文，用xx董汉字(xx年

28、xx号;(五)董事事局委员员会所属属机构发发文，用用xx董xx字(xx年)xx号;(六)其他他管理部部门的发发文，用用xxx字(xx年)xx号。第十三条 董事会会机构及及经营管管理部门门除经对对方同意意，一般般不对外外发文。第十四条 红头文文件，只只适用于于需遵照照执行的的制度、规规定、决决定、决决议、纪纪要、任任命等，其其他文件件一般用用公司信信笺印发发。档案管理制制度文书档案立立卷归档档制度(一)总则则第一条 根据邮邮电部邮邮电文书书立卷归归档办法法)为加强强本公司司文书立立卷工作作，特制制定本制制度。第二条 归档的的文件材材料必须须按年度度立卷，本本单位内内部机构构在工作作活动中中形成的

29、的各种有有保存价价值的文文件材料料，都要要按照本本制度的的规定，分分别立卷卷归档。 第三条 公文承承办部门门或承办办人员应应保证经经办文件件的系统统完整(公文上上的各种种附件一一律不准准抽存)。结案案后及时时交专(兼)职文书书人员归归档。工工作变动动或因故故离职时时应将经经办的文文件材料料向接办办人员交交接清楚楚，不得得擅自带带走或销销毁。(二)文件件材料的的收集管管理第四条 坚持部部门收集集、管理理文件材材料制度度。各部部门均应应指定专专(兼)职文书书人员，负负责管理理本部门门的文件件材料，并并保持相相对稳定定。人员员变动应应及时通通知档案案室。第五条 凡本公公司缮印印发出的的公文(含定稿稿

30、和两份份打印的的正件与与附件、批批复请示示、转发发文件含含被转发发的原件件)一律由由办公室室统一收收集管理理。第六条 一项工工作由几几个部门门参与办办理，在在工作活活动中形形成的文文件材料料，由主主办部门门收集归归卷。会会议文件件由会议议主办部部门收集集归卷。1公司工工作人员员外出学学习、考考察、调调查研究究、参加加上级机机关召开开的会议议等公务务活动的的相关人人员核报报差旅费费时，必必须将会会议的主主要文件件资料向向档案室室办理归归档手续续、档案案室签字字认可后后财务部部门才给给予核报报差旅费费。2本公司司召开会会议，由由会议主主办部门门指定专专人将会会议材料料、声像像档案等等向档案案室办理

31、理归档手手续，档档案室签签字认可可后财务务部门才才给予报报会议费费用。第七条 各部门门专(兼)职文书书的职责责:1了解本本部门的的工作业业务，掌掌握本部部门文件件材料的的归档范范围，收收集管理理本部门门的文件件材料。2认真执执行平时时归档制制度，对对本部门门承办的的文件材材料及时时收集归归卷，每每年的三三月份前前应将归归档文件件材料归归档完毕毕，并向向档案室室办好交交接签收收手续。3承办人人员借用用文件材材料时，应应积极地地提供利利用，做做好服务务工作，并并办理临临时借用用文件材材料登记记手续。(三)归档档范围第八条 重要的的会议材材料，包包括会议议的通知知、报告告、决议议、总结结、领导导人讲

32、话话、典型型发言、会会议简报报、会议议记录等等。第九条 上级机机关发来来的与本本公司有有关的决决定、决决议、指指示、命命令、条条例、规规定、计计划等文文件材料料。第十条 本公司司对外的的正式发发文与有有关单位位来往的的文书。第十一条 本公司司的请示示与上级级机关的的批复。第十二条 本公司司反映主主要职能能活动的的报告、总总结。 第十三条 本公司司的各种种工作计计划、总总结、报报告、请请示、批批复、会会议记录录、统计计报表及及简报。第十四条 信访工工作材料料。 第十五条条 本公司司与有关关单位签签订的合合同、协协议书等等文件材材料。 第十六条条 本公司司干部任任免的文文件材料料以及关关于职工工奖

33、励、处处分的文文件材料料。第十七条 本公司司职工劳劳动、工工资、福福利方面面的文件件材料。第十八条 本公司司的历史史沿革、大大事记及及反映本本公司重重要活动动的剪报报、照片片、录音音、录像像等。(四)平时时归卷第十九条 各部门门都要建建立健全全平时归归卷制度度。对处处理完毕毕或批存存的文件件材料，由由专(兼)职文书书集中统统一保管管。第二十条 各部门门应根据据本部门门的业务务范围及及当年工工作任务务，编制制平时文文件材料料归卷使使用的案卷类类目。案卷类类目儿的的条款必必须简明明确切，并并编上条条款号。第二十一条条 公文承承办人员员应及时时将办理理完毕或或经领导导人员批批存的文文件材料料，收集集

34、齐全，加加以整理理，送交交本部门门专(兼)职文书书归卷。第二十二条条 专(兼)职文书书人员应应及时将将已归卷卷的文件件材料，按按照案卷类类目条款，放放入平时时保存文文件卷夹夹内对号入入座，并在在收发文文登记簿簿上注明明。(五)立卷卷(案卷质质量要求求)第二十三条条 为统一一立卷规规范，保保证案卷卷质量，立立卷工作作由相关关部室兼兼职档案案员配合合，档案案室文书书档案员员负责组组卷、编编目。第二十四条条 案卷质质量总的的要求是是:遵循文文件的形形成规律律和特点点，保持持文件之之间的有有机联系系，区别别不同的的价值，便便于保管管和利用用。 第二十五五条 归档的的文件材材料种数数、份数数以及每每份文

35、件件的页数数均应齐齐全完整整。 第二十六六条 在归档档的文件件材料中中，应将将每份文文件的正正件与附附件、印印件与定定稿、请请示与批批复、转转发文件件与原件件、多种种文字形形成的同同一文件件，分别别立在一一起，不不得分开开，文电电应合一一立卷;绝密文文电单独独立卷，少少数普通通文电如如果与绝绝密文有有密切联联系，也也可随同同绝密文文电立卷卷。第二十七条条 不同年年度的文文件一般般不得放放在一起起立卷，但但跨年度度的请示示与批复复，放在在复文年年立卷;没有复复文的，放放在请示示年立卷卷;跨年度度的规划划放在针针对的第第一年立立卷;跨年度度的总结结放在针针对的最最后一年年立卷;跨年度度的会议议文件

36、放放在会议议开幕年年，其它它文件的的立卷按按照有关关规定执执行。第二十八条条 卷内文文件材料料应区别别不同情情况进行行排列，密密不可分分的文件件材料应应依序排排列在一一起，即即批复在在前，请请示在后后;正件在在前，附附件在后后;印件在在前，定定稿在后后;其它文文件材料料依其形形成规律律或特点点，应保保持文件件之间的的密切联联系并进进行系统统的排列列。第二十九条条 卷内文文件材料料应按排排列顺序序，依次次编写页页号。装装订的案案卷应统统一在有有文字的的每页材材料正面面的右上上角背面面的左上上角打印印页号。第三十条 永久、长长期和短短期案卷卷必须按按规定的的格式逐逐件填写写卷内文文件目录录。填写写

37、的字亦亦要工整整。卷内内目录放放在卷首首。第三十一条条 有关卷卷内文件件材料的的情况说说明，都都应逐项项填写在在备考表表内。若若无情况况可说明明，也应应将立卷卷入、检检查人的的姓名和和时期填填上以示示负责。备备考表应应置卷尾尾。第三十二条条 案卷封封面，应应逐项按按规定用用毛笔或或钢笔书书写，字字迹要工工整、清清晰。第三十三条条 案卷的的装订和和案卷各各部分的的排列格格式:案卷装订。装装订前，卷卷内文件件材料要要去掉金金属物，对对破坏的的文件材材料应按按辕糊技技术要求求托辕，字字迹己扩扩散的应应复制并并与原件件一并立立卷，案案卷应用用三孔一一线封底底打活结结的方法法装订。第三十四条条 案卷各各

38、部分的的排列格格式:软卷封封面(含卷内内文件目目录)一文件件一封底底(含备考考表)，以案案卷号排排列次序序装入卷卷盒，置置于档案案柜内保保存。第三十五条条 本制度度自印发发之日起起实施。声像档案管管理办法法(一)总则则第一条 为加强强本公司司的声像像档案，特特制定本本办法。第二条 本公司司的声像像档案是是指本公公司各部部门或个个人在社社会实践践活动中中直接形形成的，对对国家、社社会和公公司有保保存价值值的录音音、录像像、照片片、影片片等辅以以文字说说明的历历史记录录。声像档案一一般由录录单带、录录像带、摄摄像带、影影片(母片)、照片(含底片)等文字字说明两两部分组组成。第三条 声像档档案是本本

39、公司全全宗的组组成部分分，必须须由档案案室实行行集中统统一管理理。(二)声像像档案资资料的收收集第四条 收集范范围1反映本本公司主主要职能能活动工工作成果果和存在在问题的的声像资资料;2各级领领导人和和著名人人物参加加的与本本公司有有关的重重大活动动的声像像资料;3本公司司有关人人员组织织或参加加的重要要会议，会会见以及及外事活活动的声声像资料料。4涉及本本公司和和邮电系系统权益益的声像像资料。5其它单单位形成成的与本本公司有有关的重重要声像像资料。6其它具具有保存存价值的的声像资资料。第五条 收集时时间l声像档档案资料料应在形形成后一一个月内内随文档档部门其其它载体体形态的的档案同同时归档档

40、;如有特特殊情况况可以适适当延长长归档时时间。2档案部部门应随随时收集集零散的的具体保保存价值值的声像像资料。第六条 收集要要求1录音带带、录像像带、摄摄像带、影影片、照照片(含底片)和文字字说明要要收集齐齐全，按按时归档档并建立立归档控控制措施施。凡末末按规定定归档的的，其形形成费用用不予报报销，以以防散失失;2接收原原版、原原件，特特殊情况况下可接接收复制制件;3声像资资料的内内容要真真实，底底片、原原件与影影像、复复制品要要相符。第七条 声像档档案资料料的征集集1档案部部门有责责任随时时征集重重要声像像资料; 2在征征集的声声像资料料中，凡凡涉及国国家和全全国邮电电部门重重大事件件的，应

41、应向邮电电部办公公厅档案案处报送送目录。第八条 声像档档案费用用的报销销本公司各部部或个人人凡按本本办法第第四条形形成声像像档案的的费用，只只要将档档案资料料按要求求询档案案归档，经经档案室室签字认认可，财财务部门门应给予予核报费费用。(三)声像像档案的的整理第九条 声像档档案的整整理，包包括分类类、组合合、排列列和编目目，便其其系统起起来，便便于保管管和利用用。第十条 声像档档案的整整理由摄摄录人员员负责，档档案部门门协助。第十一条 分类、编编号 1照片片档案按按年代、问问题分类类。同属属一类的的照片按按时间顺顺序编号号，同时时填写其其底片号号。底片片在全宗宗内编流流水号。格格式:全宗号号流

42、水水号。 2录音音带、录录像带、摄摄像带按按年代问题分分类，按按内容编编号。同同一内容容分录几几盘的应应视为一一个案卷卷，编一一个案卷卷号，然然后每盘盘再依次次编排序序号。3编注与与其他载载体档案案相联系系的参照照号。格格式为(档案形形态)档号（档案案形态)档号。第十二条 保管期期限:应视其其内容的的重要程程度、时时间、名名称、可可靠程度度、有效效性等因因素，划划定保管管期限。第十三条 文字说说明的编编写l文字说说明基本本内容包包括事由由、时间间、地点点、人物物、背景景、作者者(摄制者)等。2编写文文字说明明的要求求:(1)准确确揭示档档案材料料的内容容，概括括其反映映的全部部信息，标标注项目

43、目正确齐齐全;(2)照片片的自然然张(内容相相近的亦亦可以若若干张)编写文文字说明明。录音音带、录录像带、报报像带按按案卷编编写文字字说明。一一组声像像资料联联系密切切的应加加文字说说明:(3)文字字简洁、语语言通顺顺;(4)时间间用阿拉拉伯数字字表示。第十四条 编制格格式1照片编编制采用用横写格格式。其其格式为为照片/底片号-文字说说明-参见号号一摄制制时间一一摄制者者。2录音带带、录像像带、摄摄像带的的编制格格式:在盒套套上置标标注页。按按要求逐逐项填写写。第十五条 案卷要要求1将具有有共同主主题内容容的若干干份声像像资料组组成案卷卷，集中中编放。2卷内目目录:照片、底片片以自然然张为单单

44、元填写写卷内目目录;录音、录像像带、摄摄像带以以盒为单单元填写写卷内目目录。3卷内备备考表，用用于说明明卷内声声像材料料的整理理、变动动情况。第十六条 编目声像档案的的著录依依照GB337922，5一85(档案、著著录规则则)进行。(四)声像像档案的的保管第十七条 声像档档案人库库前要进进行检查查，对已已被污损损的，要要进行必必要的技技术处理理。第十八条 保管条条件底片、胶片片库温度度应保持持在13一15度之间间，相对对湿度应应保持35%一45%;照片库库温应保保持14一24度，相相对湿度度应保持持375%一675%;录音、录录像带库库温应保保持18度24度，相相对湿度度应保持持40%60%。

45、第十九条 底片册册、录音音、录像像带、摄摄像带应应立放，磁磁带库必必须避开开30奥斯特特以上的的磁场，磁磁场盒与与盒的间间距不小小于3mm;存放磁磁带最好好不用铁铁皮柜。第二十条 对库存存的照片片档案，要要两年检检查一次次。第二十一条条 归档保保存的声声像档案案，任何何人不得得私自撤撤销、抽抽出、清清洗、消消磁和涂涂改;销毁声声像档案案必须经经过鉴定定，征得得归档单单位同意意，报经经主管领领导审批批，登记记造册。第二十二条条 建立健健全声像像档案统统计制度度，做好好声像档档案收进进、移出出、库存存数量、保保管情况况、提供供利用及及效果等等项统计计工作。(五)声像像档案的的开发利利用第二十三条条

46、 编制声声像档案案目录、卡卡片等检检索工具具，为利利用提供供方便条条件。第二十四条条 建立声声像档案案借阅，利利用制度度，严格格审批手手续，根根据声像像档案的的机密程程度，确确定利用用范围。第二十五条条 具有专专利的声声像档案案，外单单位利用用时，应应按中中华人民民共和国国专利法法的有有关规定定办理。己己移交档档案馆的的，所得得专利收收益，原原则上应应拨给原原移交单单位，档档案馆收收取保管管费。第二十六条条 声像档档案原版版一般不不得借出出档案室室之外。如如有特殊殊需要，经经主管领领导批准准后，方方可限期期外借。利利用率高高的声像像档案可可将复制制件外借借;外单位位借用或或复制声声像档案案，由档档案室负负责办理理，并按按有关规规定收费费，实行行有偿服服务。如如在借用用中造成成损坏，则则由借用用单位负负责赔偿偿。第二十七条条 在不影影响保密密的前提提下，各各单位可可利用声声像档案案举办报报告会、展展览会，编编辑综合合性或专专题性画画册、资资料片等等，积极极开发利利用现存存的声像像档案。附4文档处理程程序一、文件、档档案保存存年限档案分类