南天档案计算机管理信息系统说明书_3125196.docx

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1、第一章 系统概述一 系统概述档案是人类类实践活活动的原原始记录录，是丰丰富的信信息资源源。伴随随人类实实践活动动的发展展，档案案作为集集服务性性、政治治机要性性和科学学性为一一体的一一门学科科，在当当今起着着越来越越重要的的作用。随随着科学学技术和和社会经经济的发发展，计计算机管管理系统统作为一一种现代代化的管管理工具具被广泛泛应用于于生产和和管理的的各个部部门。而而档案传传统的手手工操作作管理已已经严重重阻碍了了档案工工作的进进一步发发展，使使用计算算机管理理系统已已经是档档案管理理发展的的必然趋趋势。我我们通过过与档案案工作人人员广泛泛配合，对对档案工工作进行行了长期期深入的的了解和和详细

2、分分析后，经经过不断断的探索索和完善善，开发发出综合合档案管管理的“南天档档案计算算机管理理信息系系统”。它利利用科学学的思想想、组织织、方法法和手段段，对档档案工作作进行了了有效地地管理，大大大地提提高了档档案工作作的效率率和质量量。“南天档案案计算机机管理信信息系统统”按照国国家档档案著录录规则、文文书档案案案卷格格式、科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求、归归档文件件整理规规则、计计算机软软件开发发规范、计计算机软软件产品品开发文文件编制制指南等等技术规规范和标标准进行行开发。符符合档案案管理的的要求，适适用于各各大、中中、小型型档案馆馆、各行行业的综综合档案案科（室室）。二系统特特

3、点1. 全中文界面面设计，界界面友好好，操作作简单，易易学易用用；2. 数据保密性性和安全全性高；3. 数据著录和和收集效效率高；4. 主题词和分分类码内内容丰富富，计算算机自动动辅助标标引；5. 文件自动归归档，实实现文档档一体化化；6. 自动生成符符合国标标的各种种目录表表格；7. 自定义报表表生成器器，自定定义界面面；8. 支持模糊查查询、多多级查询询；查询询方便迅迅速；9. 良好扩展性性、可升升级性和和数据的的可移植植性；10. 跟踪最新的的档案发发展变化化，适时时进行改改进提高高，适应应新的要要求。三系统功功能南天档案计计算机管管理信息息系统共共有八大大模块，分分别是：收发文文、数据

4、据整理、检检索查询询、借阅阅利用、档档案编目目、统计计报表、数数据管理理、系统统维护。1. 收收发文模模块实现日常的的收发文文登记入入库。在在登记入入库完成成后，可可对已登登记入库库的文件件进行查查询、修修改；对对文件进进行整理理、归档档后可以以迁移到到档案库库，实现现文档的的一体化化；以及及对不需需归档的的文件进进行销毁毁处理并并能打印印出相对对应的表表格。2. 数据整理模模块实现文件材材料经过过整理、归归档后形形成的档档案进行行著录工工作，著著录中可可以关联联档案的的原文，原原文类型型可以是是图片文文件、WWPS文文件、WWORDD文件、AAVI文文件、MMP3文文件等等等。在著著录过程程

5、中系统统提供逻逻辑错误误提示，如如档号不不能重号号、件号号不能出出现0、小小数、负负数及英英文字母母等。在在著录完完成后，可可对已著著录的档档案进行行修改。使使系统自自动标引引主题词词和分类类号，减减轻著录录人员的的工作量量。对到到期的档档案进行行销毁处处理，对对档案的的保管期期限和密密级进行行降级处处理。3. 检索查询模模块实现对已著著录的档档案进行行快速查查询，支支持模糊糊查询和和二级查查询，即即不必要要知道被被查数据据的完整整信息，只只需要知知道部分分信息即即可，还还可以在在上一次次查询结结果中再再查询，缩缩小查询询范围，得得到更精精确的结结果。4. 借阅利用模模块是档案馆对对外的窗窗口

6、，实实现利用用人资料料、手续续、利用用情况的的管理。可可进行利利用业务务的办理理，包括括借阅、归归还、续续借、催催还、调调卷，对对利用情情况进行行查询、统统计等。5. 档案编目模模块实现对各种种档案信信息（案案卷级、文文件级）编编制各种种目录并并以多种种格式打打印输出出。目录录形式为为：案卷卷目录、卷卷内目录录、归档档文件目目录，备备考表等等。根据据用户利利用的需需要，提提供专业业模板文文件，辅辅助用户户撰写编编研材料料。提供供报表生生成器，根根据用户户的需求求自定义义设计新新报表。6. 统计报表模模块实现对已著著录的档档案信息息、全宗宗信息按按不同条条件进行行统计，并并打印输输出相关关统计报

7、报表。7. 数据管理模模块实现数据的的备份、恢恢复以及及数据的的批量导导入、导导出，进进行档案案的移交交、接收收管理等等功能。8. 系统维护模模块实现对系统统辅助字字典进行行初始化化、建立立登录和和操作日日志，添添加、删删除、修修改用户户，设置置用户权权限。还还可按用用户习惯惯设定操操作界面面。四系统运运行环境境：软件环境:在 Winndowws9xx及Wiindoows220000 、WWinddowssXP、WinndowwsNTT等环境境下运行行。硬件环境: 1计计算机： Penntiuum III 2233MMHzCCPU或或更高； 32MMB内存存或更高高； 2000MB硬硬盘空间间

8、或更高高； 光驱； VGAA彩显；建议显示示分辨率率设为8800XX6000或10024XX7688；2软件加加密狗；3外设（如如打印机机、扫描描仪等）。第二章 系统安安装一硬件安安装在计算机关关闭的状状态下，将将本系统统的软件件加密狗狗插到计计算机并并行口上上。如果果需要连连接打印印机，再再将打印印机数据据电缆的的并口端端插到加加密狗上上即可。若若需要安安装其他他外设，请请做相应应硬件连连接。（详详细操作作请参见见附录-1）启动计算机机做相应应外设的的软件安安装及设设置。二 软件安装将本系统软软件光盘盘放入你你的计算算机光驱驱中，光光驱将会会自动运运行安装装程序（若若你的光光驱不支支持自动动

9、运行，则则运行光光盘根目目录中的的Settup.exee文件），出出现下面面的安装装界面：点击【下一一步】按按钮，出出现界面面：选择【我同同意该许许可协议议的条款款】，然然后点击击【下一一步】按按钮，出出现界面面：设置名称和和公司后后，点击击【下一一步】按按钮，出出现界面面：在此界面中中，让你你选择系系统的安安装路径径，一般般可以使使用缺省省的安装装路径（c:nantianarchives）即可，不必修改。如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：选择在开始始菜单中中的快捷捷方式名名称和位位置，然然后点击击【下一一步】按按

10、钮，出出现界面面：查看安装的的信息，如如果需要要更改，可可点击【上上一步】按按钮，返返回上一一界面进进行修改改，如果果不需要要更改，则则点击【下下一步】按按钮，开开始安装装系统：并显示：如果要建立立桌面快快捷方式式，则直直接点击击【下一一步】按按钮；如如果不建建立桌面面快捷方方式，则则点击方方框中的的勾，将将勾去掉掉，使其其变为状状态，再点击击【下一一步】按按钮，出出现界面面：点击【完成成】按钮钮，系统统完成安安装并自自动退出出，返回回到桌面面，至此此软件安安装过程程完成，请请取出光光盘。第三章 系统启启动在Winddowss系统【开开始】菜菜单中选选择：程程序-南天档档案管理理系统-南天天档

11、案，即即可启动动本系统统，如果果在桌面面上建立立了快捷捷方式的的话，直直接运行行桌面的的快捷方方式，即即可启动动本系统统。一. 系统统登录为了保证数数据的安安全性，每每次在进进入系统统以前用用户需提提供用户户名及密密码，如如果用户户名或密密码不正正确则不不允许进进入系统统（密码码最小长长度为88个字符符（4个个汉字），最最大长度度为166个字符符（8个个汉字）。登录主界面如下：在初次使用用本系统统时，系系统的默默认的用用户名和和密码如如下：用户名： 管理员员密 码： 12234556788用户可以在在系统维维护中的的【用户户管理】模模块中对对默认值值进行修修改。如如果你要要对用户户名或密密码进

12、行行修改，请请你一定定要记住住修改后后的用户户名和密密码。进入系统后后，整个个应用的的主界面面如下：此界面是本本系统的的主界面面，只要要点击相相应的模模块图片片即可进进入相对对应的模模块操作作菜单，点点击菜单单就可进进入相关关操作界界面。二使用约约定为了能快速速、方便便地使用用好本系系统，了了解以下下系统使使用约定定将有很很大帮助助。1. 本系系统中的的所有功功能都是是针对主主界面中中的每个个功能模模块来进进行说明明的，点点击模块块图片，即即可进入入相应模模块菜单单。2. 如果果是第一一次使用用本系统统，必须须在【系系统维护护】模块块中的【辅辅助字典典】中做做以下的的初始化化工作： 设置单单位

13、名称称 设置本本单位的的全宗信信息 设置类类别（问问题/机机构）以上信息为为必须维维护项目目，其他他信息可可以根据据具体使使用情况况进行选选择性维维护。3. 在进进行文件件登记或或档案著著录时，蓝蓝色字的的数据项项为必须须输入数数据项，即即一定要要有数据据输入；黑色字字的数据据项可根根据具体体情况进进行输入入。4.著录时时按回车车键可以以使光标标跳到下下一个数数据项，实实现和TTab键键相同的的功能，当当光标跳跳到最后后一个数数据项时时，再按按回车键键，数据据自动保保存。5. 在档档案著录录时,文文件字号号的格式式必须按按以下的的格式输输入，不不然在以以后的表表格打印印时不规规范。格式如：云云

14、办发(20002)第第1号 或 云办办发(220022)1号号云办发220022第11号 或 云办发发200021号其中：()是半角角状态下下的小括括号，即即在输入入英文状状态下的的形式。是六角角的方括括号，注注意不是是。6. 在档档案著录录时,档号会会自动生生成，不不需要手手工进行行输入。 7. 原文文管理原文管理的的主要功功能是关关联档案案的原文文，存入入数据库库，并对对档案原原文进行行管理。原原文类型型可以是是图片文文件、WWPS文文件、WWORDD文件、AAVI文文件等等等，在配配有扫描描仪的计计算机上上，也可可以直接接对文件件进行扫扫描。原原文管理理的界面面如下：操作说明如如下：增加

15、：若若要增加加一个文文件，点点击该按按钮后打打开如下下界面：在该对话框框中选中中你要增增加的文文件，然然后点击击【打开开】按钮钮即可增增加一个个文件。扫描：在在配有扫扫描仪的的计算机机上对文文件原文文进行扫扫描。 左移：改变所所选中文文件的顺顺序，把把所选中中文件左左移一个个位置。 右移：改变所所选中文文件的顺顺序，把把所选中中文件右右移一个个位置 删除：删除所所选中的的文件 改名：对所选选中文件件进行改改名。选选中要改改名的文文件，点点击【改改名】按按钮后，选选中文件件下方的的文字将将会变成成可编辑辑状态，这这时可输输入新的的文件名名。 保存：保存对对原文所所进行的的操作（增增加、删删除、改

16、改名等）。并并将原文文存入数数据库。 打开：打开文文件，查查看文件件原文信信息。选选中要打打开的文文件，点点击【打打开】按按钮，或或者直接接用鼠标标双击要要打开的的文件，都都可以打打开文件件。如果果选中的的文件有有默认打打开方式式，则系系统以默默认方式式打开文文件，如如果选中中的文件件没有默默认打开开方式，则则系统提提示选择择打开该该文件的的应用程程序，如如下：在该对话框框中选中中要用来来打开所所选文件件的应用用程序，然然后点击击【打开开】按钮钮即可打打开文件件。 属性：打开并并查看所所选文件件的属性性窗口。 帮助：打开原原文管理理的帮助助信息。 返回：关闭原原文管理理窗口。 单击鼠鼠标右键键

17、，可以以打开原原文管理理快捷菜菜单，快快捷菜单单中含有有以上所所有的按按钮操作作。8. 所有有的查询询条件之之间的关关系是“与”（并且且）的关关系。查查询结果果应满足足你设定定的条件件范围。9. 系统统中所有有的查询询都支持持模糊查查询和二二级查询询。不需需要知道道被查数数据的完完整信息息，只要要知道部部分信息息即可，如如要查询询题名里里含有“任免”的文件件，只需需在查询询窗口中中的题名名处输入入“任免”两个字字，或者者在查询询窗口中中的题名名首字母母处输入入“RM”，（汉汉字任免免的声母母组合）就就可以把把题名中中所有含含有“任免”的文件件查找出出来。如如果查询询时在查查询窗口口中的题题名处

18、输输入“任免 通知”，或在在题名首首字母处处输入“RMTTZ”,（汉汉字任免免和通知知的声母母组合）则则查询出出含有“任免”和“通知”的文件件，“任免”和“通知”不分先先后顺序序。10. 本本系统出出厂前经经过了严严格的杀杀毒检验验，但为为了防止止用户使使用其他他软件时时带来其其他病毒毒，建议议用户在在所使用用的计算算机上安安装经过过公安部部认可的的杀毒软软件，如如瑞星、金金山毒霸霸、诺顿顿等杀毒毒软件。11. 帮帮助系统统在使用系统统过程中中，点击击【帮助助】按钮钮，或者者按下键键盘上的的F1键键，可以以打开帮帮助信息息。帮助助信息对对使用系系统做了了详细介介绍。第四章 收发文文收发文模块块

19、实现了了收、发发文登记记，文件件查询、修修改、归归档、销销毁等日日常文件件管理工工作的计计算机化化。一 收文文登记收文登记主主要完成成收文信信息的录录入。是是本单位位收到的的从上级级机关及及其他单单位发送送来的文文件登记记工作。文文件的录录入是计计算机管管理文件件的开始始，是必必要途径径，是计计算机辅辅助文件件管理的的基础。收收文登记记的主界界面如下下：登记时蓝色色字的数数据项是是必须输输入项。操作说明如如下：1. 如果当前录录入的文文件有原原文，可可点击【原原文】按按钮，进进入该份份文件的的原文管管理界面面，进行行文件的的原文管管理。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）2. 每次

20、录入完完一条记记录项后后，点击击【保存存】按钮钮，保存存输入的的数据。3. 每次录入完完一条记记录项后后，点击击【办理理】标签签或【处处理单】标标签按钮钮，可转转到文件件办理情情况或文文件处理理单情况况，然后后进行打打印操作作。4. 点击【批量量打印处处理单】按按钮，可可以调出出已保存存的文件件进行打打印处理理单操作作，并可可同时打打印多份份文件处处理单。如如下述：查询：在在左边设设置查询询条件，不必要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。点击【高级】按

21、钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。 点击要要打印处处理单的的文件，使使其被选选中，如如果要选选择多个个文件，可可按住CCtrll键然后后选择多多个文件件；如果果要选择择连续的的多个文文件，可可按住SShifft键，先先选择起起始文件件，再选选择结束束文件，这这样中间间的文件件将被全全部选中中。点击击【全选选】按钮钮，可选选中全部部文件，点点击【不不选】按按钮，可可清除选选中的文文件。 点击【处处理单】按按钮，可可转到文文件处理理单情况况，然后后进行打打印操作作。5. 点击【帮助助】按钮钮，或按按下键盘盘上F11按钮，打打开收文文登记的的帮助信信息。6. 返回：关闭闭收文登登记

22、窗口口。二 发文文登记发文登记主主要完成成发文信信息的录录入。是是按国家家和有关关单位的的规定对对本单位位向外发发出的文文件条目目的登记记工作。发文登记的主界面如下：登记时蓝色色字的数数据项是是必须输输入项。操作说明如如下：1. 如果当前录录入的文文件有原原文，可可点击【原原文】按按钮，进进入该份份文件的的原文管管理界面面，进行行文件的的原文管管理。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）2. 每次录入一一条完整整记录后后，点击击【保存存】按钮钮，保存存输入的的数据。3. 点击【帮助助】按钮钮，或按按下键盘盘上F11按钮，打打开发文文登记的的帮助信信息。4. 返回：关闭闭发文登登记窗口

23、口。三 文件件查询将已录入的的文件信信息快速速查询出出来。主主界面如如下：操作说明如如下：1. 查询询：在左左边设置置查询条条件，不不必要知知道要查查数据的的完整信信息，只只要知道道部分信信息即可可，如要要查询文文件标题题里含有有“任免”的文件件，只需需在查询询窗口中中的文件件标题处处输入“任免”两个字字，就可可以把文文件标题题中所有有含有“任免”的文件件查找出出来。点点击【高高级】按按钮，可可以打开开高级查查询条件件设置窗窗口，进进行更精精确的查查询。2. 原文文：如果果已录入入的文件件有原文文，则会会在行号号左边有有图标显显示，可可点击【原原文】按按钮，进进入该份份文件的的原文管管理界面面

24、，进行行文件的的原文查查询。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）3. 后退退：查看看上一条条数据，数数据往后后翻。4. 前进进：查看看下一条条数据，数数据往前前翻。5. 卡片片：进入入数据的的卡片浏浏览界面面，同时时只能看看到一条条文件数数据记录录。如下下图：6. 转存存：将当当前所选选中的文文件记录录另存为为其他形形式文件件，如EExceel、TTxt等等。7. 定位位：如果果查询到到的数据据较多的的情况下下，在此此可以直直接定位位到你要要看的那那一条文文件记录录。如下下图：在该界面中中输入你你要定位位到的行行号，然然后按【定定位】按按钮即可可定位到到你所要要查看的的文件记记录。

25、8. 网格格：进入入数据的的网格浏浏览界面面，同时时可以看看到多条条文件数数据。在在该界面面下不能能对数据据进行修修改。9. 排序序：对数数据进行行排序，点点击该按按钮后，系系统弹出出【排序序】设置置窗口，如如下图：在该窗口中中可以设设置是按按哪个数数据项来来排序的的，你只只要在左左边的【可可选择字字段】中中双击你你想要用用来排序序的字段段，或者者拖拽你你想要用用来排序序的字段段到右边边的【排排序字段段】中。可可以选择择多个排排序字段段。排序序字段的的顺序可可以通过过上下拖拖拽右边边的【排排序字段段】中的的字段来来完成。在右边的【排排序字段段】中，如如果选中中了排序序字段后后面的升升序选项项，

26、则该该字段按按升序来来排序，否否则按降降序来排排。10.打印印：把查查询结果果打印出出来。如如下图：11. 帮助：打开开文件查查询的帮帮助信息息。12. 返回：关闭闭文件查查询窗口口。四 文件件修改主要对已录录入的文文件进行行适当的的修改，保保证文件件信息的的准确性性。主界界面如下下：对已录入的的文件信信息进行行修改，必必须先把把要修改改的文件件信息查查询出来来，然后后才能进进行修改改。操作说明如如下：1. 查询询：在左左边设置置查询条条件，不不需要知知道要查查数据的的完整信信息，只只要知道道部分信信息即可可，如要要查询文文件标题题里含有有“任免”的文件件，只需需在查询询窗口中中的文件件标题处

27、处输入“任免”两个字字，就可可以把文文件标题题中所有有含有“任免”的文件件查找出出来。点点击【高高级】按按钮，可可以打开开高级查查询条件件设置窗窗口，进进行更精精确的查查询。2. 原文文：如果果已录入入的文件件信息有有原文，则则会在行行号左边边有图标标显示，可可点击【原原文】按按钮，进进入该份份文件的的原文管管理界面面，进行行文件的的原文修修改。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）3. 后退退：查看看上一条条数据，数数据往后后翻。4. 前进进：查看看下一条条数据，数数据往前前翻。5. 定位位：如果果查询到到的数据据较多的的情况下下，在此此可以直直接定位位到你要要看的那那一条文文件记

28、录录。如下下图：6. 排序序：对数数据进行行排序，点点击该按按钮后，系系统弹出出【排序序】设置置窗口，如如下图：在该窗口中中可以设设置是按按哪个数数据项来来排序的的，你只只要在左左边的【可可选择字字段】中中双击你你想要用用来排序序的字段段，或者者拖拽你你想要用用来排序序的字段段到右边边的【排排序字段段】中。可可以选择择多个排排序字段段。排序序字段的的顺序可可以通过过上下拖拖拽右边边的【排排序字段段】中的的字段来来完成。在右边的【排排序字段段】中，如如果选中中了排序序字段后后面的升升序选项项，则该该字段按按升序来来排序，否否则按降降序来排排。7. 修改改：当查查询出文文件信息息后，先先选中要要修

29、改的的文件信信息，再再点击【修修改】按按钮，可可以打开开文件修修改窗口口，在此此窗口中中对文件件信息进进行修改改后，点点击【保保存】即即可保存存修改后后的信息息。8. 批量量修改：当查询询出文件件信息后后，点击击【批量量修改】按按钮，打打开如下下界面：先选择著著录项目目，然后后在查找内内容中输入入修改前前的内容容，在替换为为中输入入修改后后的内容容，点击击【查找找下一个个】按钮钮，查询询出数据据后，点点击【替替换】按按钮，可可替换当当前记录录；或者者点击【全全部替换换】按钮钮，进行行全部替替换操作作。9. 帮助助：打开开文件修修改的帮帮助信息息。10返回回：关闭闭文件修修改窗口口。五 文件件归

30、档文件归档主主要用于于已录入入收、发发文登记记信息后后，归档档按收文文和发文文的年份份、问题题（机构构）、保保管期限限，对文文件自动动分类，整整理组成成档案，并并根据需需要任意意调整件件号，自自动产生生相应的的归档文文件目录录。如果果归档错错误，可可以先撤撤消错误误的归档档，修改改后重新新归档。（注意：新规则取消案卷、卷内两级目录）主界面如下：操作说明如如下：1. 文件归档查询：在对文文件进行行归档前前，先要要查找到到你要归归档的文文件，然然后才能能对它进进行归档档。输入查询条条件，如如果不输输入文件件题名和和文件字字号，则则查询出出这一年年、这个个问题（机机构）的的全部记记录。如如下：点击要

31、归档档的文件件，使其其被选中中，如果果要选择择多个文文件，可可按住CCtrll键然后后选择多多个文件件；如果果要选择择连续的的多个文文件，可可按住SShifft键，先先选择起起始文件件，再选选择结束束文件，这这样中间间的文件件将被全全部选中中。点击击【全选选】按钮钮，可选选中全部部文件，点点击【不不选】按按钮，可可清除选选中的文文件。归档：选择好好要归档档的文件件后，设设置归档档文件的的保管期期限和件件号，如如下：然后点击【归归档】按按钮，即即可进行行归档操操作。2. 归档文件调调整件号调调整：如如果归档档时件号号设置错错误，可可用此功功能修改改件号，界界面如下下：根据全宗、年年代、问问题（机

32、机构）、保保管期限限进行已已归档文文件的查查询。查查询到结结果后，选选中查询询到的文文件，即即可修改改其件号号，修改改完成后后，点击击【保存存】按钮钮进行保保存。撤消归归档：如如果归档档错误，可可用此功功能撤消消错误归归档，然然后再重重新进行行正确归归档。界界面如下下：根据全宗、年年代、问问题（机机构）、保保管期限限进行已已归档文文件的查查询。查查询到结结果后，选选中查询询到的文文件，点点击【撤撤消】按按钮，即即可撤消消归档。然然后可对对文件重重新进行行正确的的归档。3. 归档文件编编目归档文文件目录录：将归归档后的的文件信信息编制制目录并并可以打打印输出出。界面面如下：点击【编目目】按钮钮，

33、即可可看到所所选数据据编目后后的表格格。点击【设置置】按钮钮，对表表格中表表头和页页脚中的的显示数数据进行行设置。点击【页面面】按钮钮，对表表格的边边框、打打印纸、缩缩放比例例、打印印方向等等进行设设置。点击【打印印】按钮钮，表格格设置好好后，可可以打印印编好的的目录表表格，如如果没有有查询到到要编目目的数据据，则打打印一张张空表。打打印时如如果要编编目的数数据没有有填满一一张纸，系系统会自自动在表表格后面面补空行行，填满满一张纸纸。归档文文件目录录封面：生成一一份归档档文件目目录的封封面。界界面如下下：根据全宗、年年代、问问题（机机构）、保保管期限限进行编编目，点点击【编编目】，即即可看到到

34、所选数数据编目目好的表表格。点点击【打打印】，即即可打印印归档文文件目录录封面。4. 文件迁移到到档案库库将收、发文文整理归归档的文文件迁移移到档案案库，实实现文档档一体化化。界面面如下：点击【查询询】按钮钮，会将将已归档档但还未未传输到到档案库库的归档档文件查查询出来来，点击击要迁移移的归档档文件，使使其被选选中，如如果要选选择多个个归档文文件，可可按住CCtrll键然后后选择多多个归档档文件；如果要要选择连连续的多多个归档档文件，可可按住SShifft键，先先选择起起始归档档文件，再再选择结结束归档档文件，这这样中间间的归档档文件将将被全部部选中。再再点击【迁迁移】按按钮，即即可将归归档文

35、件件迁移到到档案库库。六 文件件销毁主要用于对对已经登登记过的的但不参参加归档档的收文文、发文文做销毁毁操作，以以便形成成销毁文文件目录录。主界界面如下下：操作说明如如下：1. 文件件销毁：对已经经登记过过的但不不参加归归档的收收文、发发文做销销毁操作作。先设设定相应应的查询询条件，再再点击【查查询】按按钮，查查询出要要销毁的的文件。点点击要销销毁的文文件，使使其被选选中，如如果要选选择多个个文件，可可按住CCtrll键然后后选择多多个文件件；如果果要选择择连续的的多个文文件，可可按住SShifft键，先先选择起起始文件件，再选选择结束束文件，这这样中间间的文件件将被全全部选中中。再点点击【销

36、销毁】按按钮，即即可销毁毁文件。（注意：执行此操作并没有把文件信息从数据库中删除，只在数据库中做销毁标记，还可恢复）2. 撤消消销毁：如果执执行了错错误的销销毁操作作，可利利用此功功能将被被销毁的的文件恢恢复。界界面如下下：先设定相应应的查询询条件，再再点击【查查询】按按钮，查查询出要要恢复的的销毁文文件。点点击要恢恢复的销销毁文件件，使其其被选中中，如果果要选择择多个文文件，可可按住CCtrll键然后后选择多多个文件件；如果果要选择择连续的的多个文文件，可可按住SShifft键，先先选择起起始文件件，再选选择结束束文件，这这样中间间的文件件将被全全部选中中。点击击【恢复复】按钮钮，即可可使其

37、恢恢复为没没有销毁毁的文件件，又可可以参加加文件的的归档。点点击【删删除】按按钮，把把经过销销毁的文文件从数数据库中中彻底删删除，以以后将不不能进行行恢复（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，经此操作删除的销毁文件目录也将不复存在）。3.销毁文文件目录录：将销销毁后的的文件信信息编制制目录并并可以打打印输出出。界面面如下：点击【查询询】按钮钮，打开开如下界界面：设置查询条条件后点点击【查查询】按按钮，可可看到条条件范围围内编目目好的销销毁文件件信息。点击【打印印】按钮钮，表格格设置好好后，可可以打印印编好的的目录表表格，如如果没有有查询到到要编目目的数据据，则打打印一张张空表。打打印时如如果要

38、编编目的数数据没有有填满一一张纸，系系统会自自动在表表格后面面补空行行，填满满一张纸纸。第五章 数据整整理数据整理模模块实现现了档案案的著录录、修改改、鉴定定销毁以以及设置置自动标标引等管管理工作作的计算算机化。下下面分别别介绍每每个功能能：一 档案案著录档案著录主主要完成成各种档档案信息息的录入入。是以以后档案案查询利利用、借借阅、统统计的基基础。档档案著录录的主界界面如下下：在上一界面面中可以以选择要要著录档档案的类类型，有有文书档档案、科科技档案案、照片片档案、会会计档案案、实物物档案几几种。下下面以文文书档案案的著录录为例，其其他操作作类似。点点击【文文书档案案】按钮钮，打开开如下界界

39、面：在该界面中中可以著著录文书书档案的的数据，著著录时分分为著录录案卷级级、著录录文件级级和新规规则进行行著录。如如上图，是是著录案案卷级的的例子。著著录时蓝蓝色字的的数据项项是必须须输入项项。在著著录时档档号是自自动生成成的，不不需要进进行手工工输入。如如果选中中了后台台自动标标引复选选框，则则在输入入完题名名后，系系统将自自动在后后台标引引文件的的主题词词和分类类码。操作说明如如下：1 在著录新规规则档案案时，选选中【文文书档案案（新规规则）】前前的复选选框。2 在著录老标标准档案案时，不不选中【文文书档案案（新规规则）】前前的复选选框；著著录案卷卷级档案案时，选选中【著著录案卷卷级】前前

40、的复选选框，著著录文件件级档案案时，选选中【著著录文件件级】前前的复选选框。3 如果当前录录入的档档案记录录有原文文，可点点击【原原文】按按钮，进进入该份份档案的的原文管管理界面面，进行行档案的的原文管管理。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）4. 在每每次录入入完一条条完整记记录后，点点击【保保存】按按钮，保保存输入入的数据据。5. 点击击【帮助助】按钮钮，或按按下键盘盘上F11按钮，打打开档案案著录的的帮助信信息。6. 返回回：关闭闭档案著著录窗口口。二 档案案修改档案修改是是对著录录进数据据库的错错误档案案数据进进行修改改，包括括对档案案条目数数据的修修改、删删除档案案数据、

41、档档案数据据的原文文管理。档档案修改改的主界界面如下下：在上一界面面中可以以选择要要修改档档案的类类型，有有文书档档案、科科技档案案、照片片档案、会会计档案案、实物物档案几几种。下下面以文文书档案案的修改改为例，其其他操作作类似。点点击【文文书档案案】按钮钮，打开开如下界界面：操作说明如如下：1.查询：在左边边设置查查询条件件，不需需要知道道要查数数据的完完整信息息，只要要知道部部分信息息即可，如如你要查查询题名名中含有有“任免”的文件件，只需需在查询询窗口中中的题名名处输入入“任免”两个字字，就可可以把题题名中所所有含 “任免”的文件件查找出出来。点点击【高高级】按按钮，可可以打开开高级查查

42、询条件件设置窗窗口，进进行更精精确的查查询。2. 原文文：如果果已录入入的档案案信息有有原文，则则会在行行号左边边有图标标显示，可可点击【原原文】按按钮，进进入该份份档案的的原文管管理界面面，进行行档案的的原文修修改。（参参看【使使用约定定】中的的原文管管理部分分）3. 后退退：查看看上一条条数据。数数据往后后翻。4. 前进进：查看看下一条条数据。数数据往前前翻。5. 定位位：如果果查询到到的数据据较多的的情况下下，在此此可以直直接定位位到你要要看的那那一条档档案记录录。如下下图：在该界面中中输入你你要定位位到的行行号，然然后按【定定位】按按钮即可可定位到到你所要要查看的的档案记记录。6. 排

43、序序：对数数据进行行排序，点点击该按按钮后，系系统弹出出【排序序】设置置窗口，如如下图：在该窗口中中可以设设置是按按哪个数数据项来来排序的的，你只只要在左左边的【可可选择字字段】中中双击你你想要用用来排序序的字段段，或者者拖拽你你想要用用来排序序的字段段到右边边的【排排序字段段】中。可可以选择择多个排排序字段段。排序序字段的的顺序可可以通过过上下拖拖拽右边边的【排排序字段段】中的的字段来来完成。在右边的【排排序字段段】中，如如果选中中了排序序字段后后面的升升序选项项，则该该字段按按升序来来排序，否否则按降降序来排排。7. 修改改：当查查询出档档案信息息后，先先选中要要修改的的档案信信息，再再点

44、击【修修改】按按钮，可可以打开开档案修修改窗口口，在此此窗口中中对档案案信息进进行修改改后，点点击【保保存】即即可保存存修改后后的信息息。8. 批量量修改：当查询询出文件件信息后后，点击击【批量量修改】按按钮，打打开如下下界面：先选择著著录项目目，然后后在查找内内容中输入入修改前前的内容容，在替换为为中输入入修改后后的内容容，点击击【查找找下一个个】按钮钮，查询询出数据据后，点点击【替替换】按按钮，可可替换当当前记录录；或者者点击【全全部替换换】按钮钮，进行行全部替替换操作作。9. 全宗宗修改：在点击击查询后后并输入入查询条条件查询出所要要修改的的全宗号号点击修修改全宗宗并输入入新的全全宗号确

45、确定即可可。10. 件件号调整整：点击击查询并并输入你你所要修修改档案案的条件件查询出所需需要的档档案后就就可以任任意调整整各件档档案的位位置以及及他们的的件号。11. 保保管期限限修改：点击查查询后输输入要修修改的档档案的条条件查询出所要要修改的的保管期期限后点点击修改改保管期期限并输输入新的的保管期期限确定定即可。12. 帮帮助：打打开档案案修改的的帮助信信息。13. 返返回：关关闭档案案修改窗窗口。三 自动动标引自动标引是是让系统统自动标标引出主主题词和和分类号号，目的的是为了了减轻著著录工作作人员的的工作。自自动标引引的主界界面如下下：操作说明如如下：1. 查询询：在对对文件进进行标引

46、引前，先先要查找找到你要要标引的的文件记记录，然然后才能能对文件件进行自自动标引引。输入入查询条条件的界界面如下下：在该查询条条件输入入界面中中，有三三种查询询方式可可供选择择：简单单查询、高高级查询询和自定定义查询询。选择择其中的的一种查查询方式式后，输输入你要要查询的的条件，然然后点击击【查询询】按钮钮，即可可查到你你所要的的档案记记录。在在查询时时如果选选择了【在在结果中中查询】复复选框，那那么这次次查询就就是在上上一次的的查询结结果继续续查询，缩缩小查询询结果。2. 后退退：查看看上一条条数据。数数据往后后翻。3. 前进进：查看看下一条条数据。数数据往前前翻。4. 全选选：全部部选中查

47、查询到的的数据，即即对所有有查询到到的数据据进行标标引。 5. 不选选：清除除你选中中的数据据的选中中标记，使使它成为为没有选选中的状状态。如如果你要要选中某某条记录录，那么么点击该该条记录录前的【选选中】复复选框，出出现为选选中状态态，出现现为不选选中状态态。在标标引时，系系统只对对选中的的记录数数据进行行自动标标引。6. 定位位：如果果查询到到的数据据较多的的情况下下，在此此可以直直接定位位到你要要看的那那一条档档案记录录。如：在该界面中中输入你你要定位位到的行行号，然然后按【定定位】按按钮即可可定位到到你所要要查看的的档案记记录。7. 标引引：系统统对选中中的档案案记录开开始进行行自动标标引。8. 停止止：取消消当前的的标引操操作。9. 保存存：保存存系统对对文件的的标引结结果。11. 排序：对数数据进行