信托投资公司综合管理部行政秘书职务说明书37251.docx

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1、综合管理部行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门综合管理部部岗位定员直接上级行政公文副副经理工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日日期本职： 协协助分管管副经理理负责综综合管理理部的文文书、行行政事务务、档案案管理和和采购物物资发放放等工作作职责与工作作任务：职责一职责表述：负责公公文处理理及会议议通知、布布置工作作工作时间百百分比：30%工作任务登记、批分分、送签签各类文文件频次：日常常根据登文记记录和时时间传递递文件并并督促办办理频次：日常常负责机要文文件的交交换和传传递工作作频次：日常常承担公文及及会议内内容的安安全和保保密责任任频次：日常常承担公司总总经理办办公会等

2、等会议的的通知和和会场布布置频次：日常常职责二职责表述：负责采采购物资资入库、保保管、发发放等工工作工作时间百百分比：30%工作任务负责起草、完完善公司司物资管管理制度度，报请请主管领领导审批批频次：1次次/年负责对入库库物资按按照“入库验验收单”验收数数量、规规格、品品质等项项目，登登记入库库，填写写相关单单据，底底联送交交相关部部门备案案频次：2次次/年根据入库单单对入库库物资进进行分类类、存放放，定期期整理、清清检入库库物资，维维护物资资保存环环境清洁洁，进行行日常安安全检查查频次：4次次/年承担物品的的发放工工作，包包括审核核、保存存物资领领用单据据，查核核被领用用物资库库存，照照单发

3、放放被领用用物资等等频次：日常常负责建立物物资出库库账目，按按规定保保管采购购文件频次：日常常负责及时知知会后勤勤管理专专责各类类库存物物资的动动态存放放数量，以以确保公公司常规规性物资资使用的的连续性性频次：日常常承担准备、管管理公司司定期各各类礼品品的工作作频次：日常常职责三职责表述：承担公公司档案案整理、保保管和使使用的工工作工作时间百百分比：20%工作任务负责起草公公司档案案管理制制度，报报请主管管领导审审批频次：1次次/年按照文书、基基建类等等档案管管理制度度的规定定对文件件材料进进行收集集、登记记、归档档，并对对所接收收的文件件资料进进行分类类、编号号、组卷卷、复印印副本、确定密级

4、并办理入库手续频次：日常常负责入库档档案的保保管、整整理工作作，完成成对档案案的入库库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据频次：日常常负责档案的的使用管管理工作作，包括括办理档档案的借借阅手续续，定期期催还档档案；按按规定进进行档案案的复制制、调拨拨和外来来文件的的处理，以以及提供供档案借借阅和使使用咨询询并参与与档案的的编研工工作等频次：日常常负责档案库库房的管管理，即即定期清清点库藏藏档案，保保证帐、物物、卡相相符；及及时修复复破损档档案；定定期参加加档案鉴鉴定，对对应销毁毁档案进进行监销销，以及及维护档档案库房房的清洁洁、卫生生和安全全工作

5、，即即落实对对库房的的“七防”(防火火、防光光、防潮潮、防尘尘、防虫虫、防鼠鼠、防盗盗)等频次：日常常协助分管副副经理监监督、指指导、检检查公司司职能部部门档案案管理工工作频次：日常常职责四职责表述：负责印印鉴、信信证的管管理工作时间百百分比：5%工作任务保管印鉴、介介绍信并并对其使使用进行行权限内内的管理理，权限限外上报报分管副副经理频次：日常常职责五职责表述：承担其其他行政政事宜工作时间百百分比：10%工作任务具体承担公公司领导导的后勤勤保障、差差旅费用用的借还还、外出出机车票票的订购购等工作作频次：日常常接待来访，接接听、传传达日常常电话，收收发传真真，处理理、回复复信函频次：日常常负责

6、打字工工作，即即及时、规规范地完完成规定定范围内内的文稿稿录入、校校对和排排版打印印工作，存存档、上上交、送送还或销销毁录入入后的文文稿，负负责计算算机内文文件的安安全和保保密工作作，并维维护打字字设备的的频次：日常常承担复印工工作，即即文档的的复印及及复印记记录单的的填写、复印设备的日常维护等频次：日常常负责公司报报刊征订订工作，即即收集、汇汇总报刊刊征订信信息，具具体办理理报刊征征订的交交款和相相关手续续工作频次：1次次/年职责六职责表述：完成上上级交办办的其他他工作工作时间百百分比：5%权力：办公室文件件传递的的督促权权印鉴、介绍绍信使用用的审查查权工作协作关关系：内部协调关关系公司各部

7、门门外部协调关关系省政府、省省委秘书书处、省省委企业业工委、省省财政厅厅、省工工商局、省省档案局局、省保保密局、省省技术监监督局、人人行太原原中心支支行、省省委机要要交换站站任职资格：教育水平大学专科及及以上学学历专业文秘专业、中中文专业业或者其其他文科科类专业业培训经历经过文秘及及相关专专业的培培训经验2年以上工工作经验验知识具备相应的的行政管管理知识识、秘书书知识、文文书撰写写知识技能技巧能够熟练使使用办公公自动化化设备和和办公软软件；具具备一定定的写作作能力、表表达能力力其它：使用工具设设备一般办公设设备：计计算机、电电话、传传真机、打打印机、IInteerneet/IIntrraneet网络络、文件件柜工作环境一般工作环环境工作时间特特征正常工作时时间所需记录文文档通知、简报报、印章章、介绍绍信等备注：