《行政主管高效工作手册》1498.docx

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1、1+1岗位高效工作手册系列行政主管高高效工作作手册周仁钺 徐徐恺 编著著目 录1.行政主主管岗位位说明书书2.总经理理秘书岗岗位说明明书3.行政助助理岗位位说明书书4.前台接接待岗位位说明书书5.岗位工工作计划划表6.差旅费费报销单单7.会议记记录表8.定期报报表发送送记录9.商务表表格使用用说明书书10.文件件督办回回告单11.接待待工作投投诉处理理日报表表12.会议议议程表表13.会议议决议实实施监控控表14.会议议成效分分析表15.外出出申请单单16.人员员、车辆辆出入证证17.物品品出厂凭凭证18.派车车申请单单19.派车车单20.产品品企划调调查分析析表21.企划划表22.企划划实施

2、表表23.员工工工资登登记表24.员工工工资调调整表25.印章章使用申申请表26.电子子文件归归档流程程图27.归档档文件整整理流程程图（纸纸质文件件）28.归档档文件目目录的格格式（纸纸质文件件）29.档案案盒格式式30.受控控文件表表格清单单样板31.文件件更改申申请表32.制度度文件评评价、完完善与反反馈表33.违反反制度奖奖惩表34.文件件评价、完完善与反反馈报告告35.收文文与发文文流程图图36.文件件处理单单37.文件件签收单单38.文件件收发登登记表39.文件件发放登登记单40.文件件分发单单41.文件件分发/回收登登记表42.文件件报废审审批单43.文件件报废记记录表44.文件

3、件管理归归档范围围和保管管期限表表45.公文文写作流流程图46.企业业提案申申请表47.提案案效果报报告表48.提案案改善评评分表49.提案案奖励办办法表50.员工工礼仪守守则51.办公公室环境境管理规规定52.迎接接来宾的的礼仪流流程图53.送行行来宾的的礼仪流流程图54.企业业新闻发发布会活活动管理理说明55.员工工满意度度调查表表56.员工工培训需需求调查查表57.员工工培训反反馈调查查表58.生活活物资采采购申请请单59.生活活物资入入库登记记表60.后勤勤物资采采购审核核表61.清洁洁卫生检检查单62.宿舍舍分配申申请表63.员工工住宿登登记表64.企业业资产登登记卡65.企业业固定

4、资资产登记记表66.交通通事故报报告表67.交通通事故受受害者情情况报告告表68.交通通事故调调查表69.交通通事故登登记表70.交通通事故损损失物品品报告表表71.设备备设施故故障修理理申请表表72.设备备设施故故障修理理回馈单单73.机器器设备故故障记录录表74.修护护工作记记录表75.设备备维护工工作安排排表76.生产产设备检检定表77.生产产设备作作业指导导书78.生产产设备日日常维护护表79.生产产设备履履历表80.仪器器设备履履历表81.设备备验收报报表82.设备备清单83.设备备保养卡卡84.报废废设备登登记表85.保安安交接班班登记表表86.保安安人员日日报表87.车辆辆出入登

5、登记表88.员工工外出登登记表89.物品品放行条条90.访客客登记表表91.消防防检查季季（年）巡巡登记表表92.消防防工程维维修单93.消防防维修排排故报告告单94.消防防产品选选用登记记表95.消防防巡检表表96.消防防设备安安全检查查表97.突发发事件记记录表98.事故故隐患整整改通知知表99.工资资调整申申请书100.员员工工资资表101.员员工离职职移交手手续清单单102.招招聘计划划表103.求求职人员员登记表表104.面面试表105.复复试表106.新新员工培培训计划划表107.员员工培训训签到表表108.试试用员工工考核表表109.老老员工培培训计划划表110.员员工绩效效评估

6、申申诉表111.员员工投诉诉调查表表112.出出勤登记记表113.员员工考勤勤登记表表114.工工时记录录表1.行政主主管岗位位说明书书职位名称行政主管职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政经理薪金标准填写日期核准人职位概要负责制订和和监督实实施各项项行政管管理制度度；负责责按年度度预算进进行办公公用品、办办公设备备的采购购管理及及发放管管理；严严格控制制行政开开支；及及时处理理好日常常行政事事务；为为公司其其他部门门做好辅辅助工作作。岗位职责请根据公司司实际情情况制定定。任职资格教育背景u 秘书、中文文、公关关、行政政管理等等相关专专业本科科以上学学历。培训经历u 受过管理学学、管理

7、理技能开开发、档档案管理理、会务务组织和和财务会会计基本本知识等等方面的的培训。经验u 3年以上行行政管理理工作经经验。技能技巧u 较强的管理理能力。u 良好的中英英文写作作、口语语和阅读能能力。u 熟练使用办办公软件件。u 熟练使用操操作办公公自动化化设备。态度u 做事客观、严严谨负责责、踏实实、敬业业。u 工作细致认认真，谨谨慎细心心、责任任心强。u 具有很强的的人际沟沟通协调调能力，团团队意识识强。工作场所u 办公室环境状况u 舒适危险性基本无危险险直属下级间接下级晋升方向转轮岗位十多年职业业炒股，几几万做到到现在七七百多万万，希望望帮助更更多人在在股市积积累社会会财富，重重获人生生自信

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9、位职责请根据公司司实际情情况制定定。工作关系与各部门联联系密切切直属下级无3.行政助助理岗位位说明书书职位名称行政助理职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况制定和完善善公司的的行政管管理制度度，使公公司的管管理更加加规范、合合理；合合理安排排车辆调调度；督督导员工工日常行行为；管管理办公公区域和和日常行行政事务务。岗 位 职职 责请根据公司司实际情情况制定定。工作关系各相关部门门直属下级无4.前台接接待岗位位说明书书职位名称前台接待职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况礼貌热情地地接转电电话；接接待来访访客户；

10、预订票票务；邮邮件快递递；订水水；完成成部门经经理安排排的打字字、复印印等工作作。岗位职责请根据公司司实际情情况制定定。工作关系各部门员工工、来访访客户、供供应商直属下级无5.岗位工工作计划划表制表日期： 年年 月 日工作编号岗位名称员工人数制表人姓名名检查人姓名名工作内容概要工作时间正常班（实实际工作作小时）加班（约小小时）轮班制（ ）工作程序和和方法说说明：工作种类单独作业 共同同作业（人）连续作业 间断断作业（人）工作地点公司内外（ %） 高空（ %）室内外（ %） 地地上（ %）车上（ %） 水水上（ %）其他工作资源机器设备：其他：附加说明：6.差旅费费报销单单出差人： 部门门：年年

11、月月日日出差日期地点交通费膳杂费住宿费杂费其他费用合计说明月日起止费用总计人民币美元元万千佰佰拾元角角分整预支旅费应付（支）金金额会计核准审核收款签字7.会议记记录表会议名称时间地点出席人缺席人主持人记录人会议发言记记录：主持人（签签名） 记录人人（签名名）8.定期报报表发送送记录类别：财务务会计报表名称类别报告提出时间份数呈送部门日报月报年报现金收支表表隔日或翌月月1日1副总经理营业报告表表隔月初日2自存副总经理损益表隔月153自存副总经理总经理9.商务表表格使用用说明书书机密等级： 填填写日期期： 年月日表格名称表格编号联数传递流程各联作用说说明表格性质月报表日报表表记录录表联联络表分析表

12、表定期报表表不定定期报表表记录录卡使用单位印刷数量使用年数资料保存期限资料来源及填表说明明表格审核过过程异常表示方方法10.文件件督办回回告单密级： 领导批示（承办部门门名称）_ 第第 页11.接待待工作投投诉处理理日报表表值班人上午值班人人姓名下午值班人人姓名值班情况记录人值班情况迟到 早退 缺勤接待流程企业各业务务部门行政部门客户意见签名处理情况记记录（包包括改善善情况及及所遇的的困难）签名联络事项备注预定事宜备注上级指示备注主管意见备注员工传阅签签名经理_ 部门主主管_ 填报报人_12.会议议议程表表时间月 日 时 分地点出席者姓名缺席者姓名名及原因因会议安排时 分至至 时 分第一项：宣

13、宣布会议议开始时 分至至 时 分第二项：领领导致词词时 分至至 时 分第三项：说说明议题题、议案案时 分至至 时 分第四项：补补充说明明、报告告时 分至至 时 分第五项：讨讨论问题题时 分至至 时 分第六项：其其他时 分至至 时 分会间休息110分钟钟时 分至至 时 分第七项：决决议事项项确认时 分至至 时 分第八项：第第二次讨讨论事项项确认时 分至至 时 分第九项：司司仪（主主席）散散会致词词时 分至至 时 分第十项：会会议结束束确认事宜备注13.会议议决议实实施监控控表决议事项部门执行负责人人实施目标及及期限成果评价每月执行情情况监控控月实施目标进度监控月实施目标进度监控172839410

14、51161214.会议议成效分分析表部门： 日期期： 年年 月 日成效检查问问题效果分析会议是否按按照预期计划划进行？会议的目的的及议题题是否彻彻底？会场或设备备是否适适合、有有效？必要的资料料是否齐齐全？会议是否按按议程安安排进行行？会议是否按按预定时间间散会？全体人员是是否了解解主题？开始时，是是否简要要地叙述了议题的的重点？开会时的气气氛是否否很热烈烈？会议讨论时时，是否否有偏离离议题的的论点？是否有很多多生动且且具有建设设性的发发言？参加人员是是否有所所抱怨？ 记录事事项 15.外出出申请单单部门外出时间申请人姓名名计划返回时时间目的地外出理由（说说明办理理事项）联系方式审批人（签签字

15、） 时时间： 年 月 日日16.人员员、车辆辆出入证证 年年 月 日姓名车型车号随车人数事由说明车辆出入情情况入厂重量出厂重量载货重量记事栏车辆载货车辆辆空车载货种类及及品名出入记录入厂时间保卫人员签签字核发出入凭凭条出厂时间外来人员入厂去向洽谈或者经办人签字字经理 主管管 经办办人17.物品品出厂凭凭证编号 年年 月 日兹有 先生生（女士士）货运或携带带（装运运）下列列物品请请检查无无误后请请给予放放行。 物品名称单位数量签放部门：门卫室室签放人：18.派车车申请单单申请日期：年月日 申请单位申请人及职职称单位主管签签章事由及前往往地点联系电话搭车人数共人申请用车时间自 年 月月 日 时分起

16、起至 年 月月 日 时分止止备注19.派车车单年 月 日申请单位需车时间年 月 日日 时 分需车类型预计返回年 月 日日 时 分需车事由地点载物品名及及规格数量出入时间年 月 日日 时分出出厂守卫签章年 月 日日 时 分入厂厂主管： 科长：申请人人：20.产品品企划调调查分析析表公司产品现现状描述述公司产品优优势分析析同行业类似似产品的的发展情情况公司产品的的市场占占有率消费者需求求调查公司产品劣劣势分析析改进建议及及方案21.企划划表企划表（一一）（企划名称称）提出单位： 日期期： 年年 月月 日企划要点提示企划内容执行方法执行人完成期限任务方法费用及资源源注意事项问题对策附件资料提出人（签

17、签字） 日期期： 年年 月 日企划表（二二）企划划书提出单位 提出出时间 年 月 日日本企业主旨旨本企划目的的背景介绍及及市场调调查企划内容执行计划步骤条件费用时间安排效果预测意外对策实施障碍实施困难可替代方案案前例成功案例提出人（签签章）22.企划划实施表表活动项目备注名称目的内容进程安排实施要点预算承办者准备协助实施过程（各各参与部部门）协助关联外包关联结果报告检讨23.员工工工资登登记表部门：年年月日员工编号姓名核定工资实发工资底薪技术津贴工龄补贴职务补贴工作补助合计审核人（签签字） 记记录人（签签字）24.员工工工资调调整表部门年月日员工编号姓名底薪技术津贴工作补助合计原工资调整后原工

18、资调整后原工资调整后原工资调整后增加率合计25.印章章使用申申请表部门： 年 月 日日用印事由用印类别行政（ ）公司（ ）领导名章（ ）份数经办人部门负责人人批准人意见见及签字字注：请在“( )”内用“” 注明明用印类类别26.电子子文件归归档流程程图电子文件归归档流程程图著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件)归档鉴定设置分类、期限及相关信息归档直接进行目录输入及链接相关电子文件对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接形成归档文件目录整理相应的纸质移交27.归档档文件整整理流程程图（纸纸质文件件）归档文件整整理流程程图组织工作文件鉴定1 确定整理环节2 注重平时积累3 建

19、立制度4 加强指导、监督和检查1 原则和标准2 归档范围3 保管期限整理与装订1 整理单位2 文件修整3 文件装订分类与排列1 文件分类2 文件排列文件的编号、编目、装盒28.归档档文件目目录的格格式（纸纸质文件件）件号责任人文号题名日期页数备注归档文件目目录应单单独装订订成册并并编制封封面，封封面如下下图：归档文件目目录全宗名称年 度保管期限机 构29.档案案盒格式式长310mmm、宽宽2200mm、厚厚度200mm、330mmm、400mm档案盒封面面全宗名称公司行行政部盒脊全宗号年度保管期限机构起止件号盒号30.受控控文件表表格清单单样板日期： 年 月 日序号表格名称表格编号使用部门保存

20、期限保存地点1程序文件清清单行政部1年行政部2作业指导书书清单3受控表格清清单4外来文件清清单5文件分发/回收记记录表6文件借阅登登记表7部门受控文文件清单单8文件更改记记录9会议记录表表10管理评审计计划行政部1年11管理评审报报告12纠正与预防防措施报报告13内审计划14内审报告15内审检查表表16岗位工作入入职要求求行政部1年17招聘员工申申请表18培训计划表表19培训记录20合同评审表表市场部1年市场部21 联络单22顾客满意度度调查表表23顾客满意度度调查汇汇总表24顾客满意度度统计图图25合格供应商商一览表表采购部1年采购部26请购单27供应商评估估报告28供应商品质质狀況評評比表

21、29供应商交货货批次合合格表31.文件件更改申申请表编号：保存存期限：更改文件名名更改内容更改原因经办人申请时间批准人批准时间32.制度度文件评价价、完善善与反馈馈表编号： 保保存期限限：永久久 制度文件名名称评价时间评价原因定期 不不定期作用与意义义 问题与不足足完善措施反馈内容33.违反反制度奖奖惩表记录编号： 保存存期限： 性质奖励（ ） 惩罚（ ）时间部门或个人人 措施原因部门主管意意见经理室意见见34.文件件评价、完完善与反反馈报告告报告单位文件评价情情况文件完善情情况意见与建议议35.收文文与发文文流程图图办理完毕办理完毕送主管下载签收拆分点份信函其他刊物资料文件一份送批其余备份收

22、文登记拟办主管批示传阅相关部门文书人员催办平时立卷批办上报文件材料主管领导审阅同意发文登记编文号 盖章 上报 存档 36.文件件处理单单来文单位或或部门来文时间文件标题领导处理意意见处理结果归档时间37.文件件签收单单来文日期来文字号件数附件名称归档日期签收者签收日期文书组38.文件件收发登登记表时间：文件名称：经 办 人人：序号部门通知打印稿电子稿39.文件件发放登登记单部门/分发发号接收人签名名/日期期文件序号文件编号文件名称40.文件件分发单单序号文件编号文件名称分发部门负责人签收收日期41.文件件分发/回收登登记表部门： 编号：文件编号文件名称版本数量接收人回收人备注质量手册1.01文

23、件控制程程序1.01记录控制程程序1.01人力资源管管理控制制程序1.01仪器设备设设施管理理控制程程序1.01与客户有关关的过程程控制程程序1.01设计和开发发控制程程序1.01采购控制程程序1.01生产控制程程序1.01产品标识和和可追溯溯性程序序1.01产品防护管管理程序序1.01内部质量审审核程序序1.01品质检验控控制程序序1.01不合格品控控制程序序1.01统计技术应应用程序序1.01纠正和预防防措施控控制程序序 1.0142.文件件报废审审批单编号： 版本： 份份数：文件名称报废原因：申请人：日日期：所在部门意意见：签名：日期期：文件保管部部门意见见：签名：日期期：管理者代表表意见：签名：日期期：43.文件件报废记记录表序号文件号文件名称数量报废日期报废原因处理人备注