南开区卫生系统档案培训范本25133.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.南开区卫生系统档案培训材料20080705、文书档案：根据8号令令规定定精神神，修订订各单位位文书书档案归归档范围围和保管期期限表1、机关文文件材料料归档范范围：（1）上级级机关颁颁发的需需要贯彻彻执行的的文件，主主要包括括会议文文件、业业务指导导文件、领领导讲话话等；（2）本机机关产生生的绝大大部分文文件材料料；（3）同级级机关需需要贯彻彻执行的的文件；（4）下级级机关报报送的重重要的文文件材料料。2、机关文文件材料料不归档档范围：（1）上级级机关文文件材

2、料料中，普普发性不不需要办办理的文文件材料料，任免免、奖惩惩非本机机关工作作人员的的文件材材料，供供工作参参考的抄抄件；（2）本机机关文件件材料中中的重份份文件，无无查考利利用价值值的事务务性、临临时性的的文件，一一般性文文件的草草稿，无无特殊保保存价值值的信封封，不需需要办理理的一般般的人民民来信、电电话记录录，机关关内部互互相抄送送的文件件材料，本本机关负负责人兼兼任外单单位职务务形成的的与本机机关无关关的文件件材料，有有关工作作参考的的文件材材料；（3）同级级机关的的文件材材料中，不不需要贯贯彻执行行的文件件材料，不不需要办办理的抄抄送文件件材料；（4）下级级机关的的文件材材料中，供供参

3、阅的的简报、情情况反映映，抄报报或越级级抄报的的文件材材料。3、保管期期限。（1）永久久保存的的材料：一是反反映本单单位重大大史实的的文件材材料；二二是上级级形成的的、与本本单位有有直接关关联的、应应该作为为永久保保存的文文件材料料；三是是下级部部门形成成的、本本单位应应该作为为永久保保存的文文件材料料。（2）300年保存存的材料料：一是是本单位位形成的的、不具具备永久久保存价价值的，30年内有有参考价价值的材材料；二二是上级级形成的的、不具具备永久久保存价价值的，30年内有有参考价价值的材材料；三三是下级级形成的的、不具具备永久久保存价价值的，30年内有有参考价价值的材材料。（3）100年保

4、存存的材料料：各级级形成的的，在10年内具具有参考考价值的的文件材材料。、会计档档案：15年以下下保管期期限会计计档案排排列，按5年的报报表15年的帐帐簿15年的凭凭证先后后次序排排列、照片档档案：数码照片的的整理方方法随着社会科科学技术术的发展展，在原原来以胶胶片作为为记录载载体的同同时，增增加了以以数字形形式记录录信息的的新载体体光盘。光光盘有着着体积小小、容量量大、移移动性强强、存储储方便、价价格低廉廉等诸多多优点，已已被大多多数单位位采用。用用数码相相机拍照照后，将将数据刻刻录在光光盘上，就就形成了了数码照照片光盘盘。可以以说，数数码照片片光盘是是另一种种形式的的底片。要将数码码照片按

5、按照年度度分开，不不得跨越越年度。建建立一个个名为：数码照照片档案案+年度的的文件夹夹。将一一个年度度内需要要归档的的全部数数码照片片放入其其中。例：20006年的数数码照片片档案应应全部放放入到图图A的文件件夹中。 图图A在年度下下进行分分组管理理，分组组原则与与照片档档案的分分组原则则相同，一一般按照照拍摄内内容进行行分组。一一个拍摄摄内容的的数码照照片分为为一组，应应放入同同一个文文件夹内内，不能能混淆。文文件夹的的文件名名要概括括出该组组照片的的基本内内容，但但应该比比照片档档案中该该组照片片的总说说明略简简单些。该该文件夹夹应放入入到所属属年度的的数码照照片文件件夹下。例：20006

6、年某局局接受市市级某项项检查的的一组照照片就都都应该放放入到图图A（数码码照片档档案20006年）的的文件夹夹下的图图B的文件件夹中。 图B由于数码码光盘廉廉价、体体积小、容容量大等等诸多特特点，每每组照片片内很可可能出现现一部分分数码照照片冲洗洗成照片片入册，成成为照片片档案；另一部部分没有有冲洗出出来，只只作为资资料进行行保存。我我们应当当把被选选冲洗入入册归档档的数码码照片的的文件名名改为与与之对应应的冲洗洗出照片片的档号号。例如：单位位全宗号号为50，照片片档案目目录号为为16，本照照片冲洗洗后在第第5卷，照照片号为为46，则该该数码照照片的文文件名应应为图C： 图CC同一年度度、同一

7、一问题的的数码照照片不分分开刻录录光盘。没有被选入入的照片片的文件件名，暂暂不作要要求。、编研材材料：编研的概念念：编研研工作是是指以馆馆（室）藏藏档案资资料为主主要物质质对象，以以主动提提供或报报导档案案信息内内容为主主要目的的，在深深入研究究的基础础上，围围绕着一一定的题题目范围围，对档档案文献献进行收收集、筛筛选和不不同性质质、不同同层次的的加工，使使之转化化为不同同形式的的出版物物，供社社会或有有关方面面利用。按加工层次次划分的的两类编研研成果：一、一次次文献编编研成果果：收发文文汇编、专专题文件件汇编选选编、文文集、图图册等。什么是一一次文献献？一次次文献也也称为档档案文献献的原文文

8、，是人人们实践践活动的的原始记记录，它它包括档档案原件件及其复复制品，即即凡内容容和原件件相同的的文件、图图纸等都都可称为为一次文文献。一次文献编编研成果果的概念念：是按按照特定定的题目目，对有有关档案案材料进进行收集集，经过过筛选、转转录、校校勘、编编排和出出版，成成为某种种档案文文件的汇汇集。一次文献编编研成果果特点：向读者者提供真真实、准准确、可可靠的档档案或文文件的原原文。一次文献编编研成果果的要求求：高度度忠实于于档案或或文件的的原文原原意。二、二次文文献编研研成果：1、全宗宗介绍2、大事事记3、组织织沿革4、基础数字字汇集5、利用用效果事例例汇编什么是二次次文献？二次文文献不是是档

9、案文文献的原原文，是是对分散散的、原原始的档档案信息息进行浓浓缩或提提炼后形形成的文文献。二次文献编编研成果果的概念念：是根根据一定定题目的的需要，采采撷、浓浓缩或提提炼档案案所载的的内容，用用新的体体例、编编者自己己的语言言编写而而成的编编研成果果。二次文献编编研成果果的特点点：向读读者提供供的不是是档案原原文或原原文的复复制品，而而是以档档案内容容为依据据，将档档案原文文中部分分信息进进行重新新组合的的材料 。1、发文汇汇编：将某单单位发制制的文件件按字号号或时间间顺序排排列汇编编成册。例：南开开区委文文件汇编编 南南党发20007号、南南党发20007号、南南党发20007号注意：不同同

10、发文字字号的文文件应分分别编制制汇编。南党办发字字号的文文件应该该汇编南南开区委委办公室室文件汇汇编2、专题文文件汇编编：将反映映某一专专题的文文件汇编编成册。 3、收文汇汇编：将上级级机关的的普发性性文件按按一定的的顺序汇汇编成册册。例：市卫卫生局文文件汇编编（1999619999）4、全宗介介绍:又称“全宗指指南”以某一一全宗为为对象范范围，以以文章叙叙述的形形式对立立档单位位及其档档案的内内容和成成分价值值情况进进行报导导的一种种参考资资料。全宗介绍编编写必要要性：编制全全宗介绍绍是档案案馆（室室）的一一项基础础业务建建设；编编制全宗宗介绍为利利用者提提供基本本的查找找线索；编制全全宗介

11、绍绍为编写写档案馆馆指南积积累资料料。结构：封面：全宗指南名名称、全全宗档案案起止时时间、全全宗号、编编制者、编编制时间间例： 南开区区委全宗宗介绍 （）全宗号： 南开区区委档案案室编一九九八年年六月十十八日正文：A、立档单单位历史史沿革简简介：立立档单位位的名称（全全称、简简称）和和性质；成立时时间、坐坐落地点点及相关关历史背背景；隶属关关系；单位职职能、任任务及职职权范围围；内部部组织机机构的设设置及演演变情况况；主要要活动情情况；党党、政领导人人名录及及变化情情况等。B、全宗历历史概况况：档案案的来源源、数量量；整理理、分类类原则；档案价价值鉴定定情况；保管完完整程度度；检索工工具的编编

12、制情况况；档案利利用情况况；其他他需要说说明的问问题。 C、档档案内容容与成分分介绍：是全宗宗介绍的的主体，以文章章叙述形形式，按按全宗内内档案的的实际分分类体系系介绍。 例：（一一）文书书档案：本全宗宗共有文文书档案案XXXX卷，其其中永久久XXXX卷，长长期XXXX卷，短短期XXXX卷。按按年代问题（或或年代机构）组组卷，主主要内容容有：（二）基建建档案: 本全宗宗共有基基建档案案XXXX卷，全全部永久久保管，分分基建项项目和房房屋产权权两类。主主要内容容有：（三）设备备档案:本全宗宗共有设设备档案案XXXX卷，分分办公设设备和交交通设备备两大类类，全部部短期保保存。（四）会计计档案:本全

13、宗宗共有会会计档案案XXXX卷，其其中永久久XXXX卷，定定期XXXX卷，分分会计报报表、账账簿、凭凭证三大类。等等。 D、其它它情况说说明： aa、所采采用的材材料全部部来源于于本档案案室库存存档案； bb、合并并单位档档案保存存情况； cc、隶属属关系变变化使档档案保存存发生变变化。5、大事记记：是按照照时间顺顺序，简简要地记记载一个个单位在在一定历历史时期期内发生生的大事事和要事事的一种种档案编编研成果果。特点：必须须严格地地按照时时间顺序序记载有有关历史史事实；使用编编年记事事体。编编年记事事体是一一事一记记，逐年年、逐月月、逐日日以时间间发生的的时间先先后为序序记述，一一日数事事，则

14、分分条记述述。结构：题名。包包括总标标题，记记述事件件的起止止时间，编编者。例如：XXX市文化化局大事事记X年X月-X年X月XX市文化化局档案案室编目录。正文。大大事记的的主体部部分，主主要由大大事时间间和大事事条目组组成。 二零零零七年 一月 11日，XXXXXXXXXX辅文：图图表、注注释、讲讲话稿等等大事记的记记述范围围：各种种重要的的决定、办办法、通通知等文文件的颁颁布实施施情况；各种重重要的会会议和活活动情况况；区域域和隶属属关系变变化；机机构建立立和调整整、名称称更改；领导成成员的任任免情况况和重要要活动情情况；本本单位内内部机构构的设置置、调整整和人员员任免情情况；奖奖励、处处罚

15、等情情况；重重大项目目建设、重重大成果果取得情情况；获获得的各各种重大大荣誉；上级领领导视察察、检查查工作；重要外外事活动动；重大大灾害、事事故、案案件的发发生；其其他大事事、要事事、新事事。大事记的编编写要求求:大事记记述范围围掌握要要准确，做做到：大大事突出出、要事事不漏、小小事不收收，突出出大事、要要事、新新事;大事发发生时间间要保持持唯一性性，不能能模糊;大事内内容包括括事件、起因因、发展展过程、结结果等要要素，必必须完整整、概括括和确切切。6、组织沿沿革：是以文文字或图图表形式式，系统统记述和和反映某某一独立立机关（包包括党政政机关和和各种团团体、企企事业单单位）或或某一地地区、某某

16、一系统统各级各各类机关关自身发发展演变变的参考考资料。体例：组织织机构沿沿革的编编写体例例有编年年体、系系列体和和阶段体体三种。最最常用的的组织机机构沿革革体例是是编年体体。编年年体是以以年代为为序，逐逐年列出出本单位位体制、机机构设置置和人员员编制等等方面的的情况。基本结构：总题名：标题、起起止时间间、编者者 例例：XX医院院组织沿沿革（19XXX 19XXX） XX局综综合档案案室编序言：是是说明编编写目的的、体例例、时间间断限、材材料来源源和历史史沿革概概况等。目录：正文：正正文是组组织沿革革主体，主主要说明明地址迁迁移、机机构成立立和调整整、机构构的职权权范围、机机构性质质和任务务、隶

17、属属关系、编编制核定定、内部部机构设设置、干干部任免免等情况况。附录：补补充正文文所涉及及到的有有关材料料。如：有关机机关设置置的上级级批文的的复印件。附附录附在在正文后后面，起起到补充充说明的的作用。组织机构沿沿革的编编写要求求：准确地反反映整个个单位的的组织体体系，将将整个单单位的组组织机构构分别按按层次、序序列疏理理清楚。统一组织织机构编编写涉及及的机构构和人员员层次，特特别对于于机构设设置多而而且变化化较频繁繁的企业业事业单单位尤其其要注意意这一点点。采用编年年体编写写组织机机构时，为为了避免免过多的的内容重重复，可可以只写写有变动动的部分分。所谓谓变动主主要指机机构设置置的变化化、机

18、构构职能的的调整和和人员任任职的更更替。为为了将隶隶属关系系反映得得更清楚楚，组织织体系部部分的内内容可以以用图表表表述，再再加以文文字叙述述说明。7、基础数数字汇集集：以数字字语言反反映某一一单位或或某一地地区、某某一系统统的某一一方面情情况或若若干方面面基本情情况的一一种参考考资料。整体结构总标题：单位、 内容、 名称、 时间 例：XXX社区XX慢性病病情况统统计（1990019999） 编制说明明正文正文要素与与形式要素：数数列是构构成统计计数字汇汇集正文文的基本本要素。一个数列包包含四个个方面的的内容：统计对对象、时间与与空间范范围、统计数数值、统计指指标 注注意：每每一个数数列可以以

19、根据需需要选择择不同的的时间范范围或空空间范围围，以便便加以比比较，但但它所反反映的统统计对象象却只能能始终是是一个。形式：文文字叙述述式、图表式式、图表与与文字相相结合形形式统计图表的的绘制图示：直直方图、折折线图、圆圆饼图表格：时时间数列列表、空空间数列列表、时时空数列列表基础数字汇汇集编写写要求:准确、全面性性和系统统性、规范。8、利用效效果事例例：将实际际工作中中利用档档案的典典型实例例按照一一定的体体例加工工提炼而而成的一一种参考考资料。编写档案利利用事例例的意义义：1、显示档档案的价价值2、宣传档档案工作作、3、交流档档案利用用经验44、拓宽档档案利用用途径编写要求：1、典型型性2

20、、真实实性3、科学学性4、明确确性基本内容：标题；利用档案案的单位位或利用用者姓名名、职务务（职称称）等；利用档案案的时间间利用档案案的目的的或原因；利用档案案的内容容、数量量、人次次；利用档案案解决的的具体问问题；该实例的的提供者者 “年年北京市市食物中中毒发生生情况分分析”“北京市五五百例预预防接种种副反应应分析”“年年北京市市流脑发发病、死死亡数统统计与分分析”这类编研材材料已经经常地被被业务人人员应用用于科研研、专题题调查等等实际工工作中，显显示了很很强的实实用性。一、家庭档档案的概概念 家家庭档案案，是指指家庭及及家庭成成员在家家庭生活活和社会会活动中中形成的的可归属属个人保保存备查

21、查的文字字、图表表、声像像、电子子、实物物及其他他各种形形式的历历史记录录。（如如：出生生证明、日日记、病病历、手手稿、书书信、作作品、照照片、录录音（像像）带、证证件、凭凭据、证证书、磁磁（光）盘盘、实物物等资料料） 二二、家庭庭档案的的管理 11、管理理原则。家家庭档案案是维护护家庭及及家庭成成员合法法权益、经经济利益益，反映映家庭历历史真实实面貌的的重要依依据，应应集中存存放、统统一管理理。 22、家庭庭档案的的收集。家家庭档案案的收集集，是把把散存在在家庭成成员手中中及其他他有关方方面的具具有保存存价值的的档案材材料相对对集中并并统一管管理的过过程。家家庭档案案的收集集要求：家庭档档案

22、的收收集应遵遵循家庭庭档案的的自然形形成规律律，保证证家庭档档案的完完整、准准确。家家庭档案案收集的的范围：各家庭庭可根据据实际，确确定本家家庭档案案的收集集范围。主主要有： 宝宝宝康乐乐档案：计划生生育材料料，胎儿儿诞生及及发育成成长材料料，婴儿儿出生材材料，婴婴幼保健健材料，婴婴幼教育育材料，婴婴幼音像像材料等等。 学学生时代代档案：典型的的学习课课本、学学习作业业、学习习成绩单单，毕业业证等证证件，学学校生活活的照片片、录音音、录像像，升学学考试材材料，学学习日记记，师生生书信，毕毕业纪念念及同学学互赠材材料，择择业材料料等。 恋恋爱婚姻姻档案：恋爱书书信及照照片、结结婚证书书、结婚婚照片、婚婚礼录像像等。 工工作成果果档案：工作日日记，发发表的论论文及著著作手稿稿，科研研、革新新、发明明材料，工工作照片片及录像像等。 当当家理财财档案：当家理理财记录录，家庭庭财产，购购物发票票，家庭庭参与经经营和财财产购置置材料等等。 医医疗保健健档案：病历，身身体检查查的片子子，化验验单，家家族病史史记录等等。 家家庭历史史档案：家族简简况、家家史，父父系亲属属和母系系亲属简简况记录录，谱牒牒等。 综综合类档档案：阖阖家欢聚聚的照片片，家庭庭成员生生日录像像，有纪纪念意义义活动的的录音、录录像，家家庭大事事记，家家庭成员员基本情情况记录录等。