会议沟通技巧21238.docx

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1、导言在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。”虽然大家都都很了解解会议所所带来的的资源、人人力、物物力的巨巨大耗费，但但人们也也不得不不承认，会会议是一一种很有有效的沟沟通手段段，因为为面对面面的交流流可以传传递更多多的信息息，尤其其是很多多需要各各部门协协作的工工作，就就更是需需要会议议的纽带带来协助助运作。【自检】你在会议沟沟通活动动中是否否具有以以下行为为要点？你的会议沟沟通

2、表现现是否1.总是在在会议开开始前33天就已已经安排排好了会会议的日日程并将将该议程程通知到到每位与与会者。2.当与会会者询问问议程安安排时总总是回答答：“还没定定呢，等等通知吧吧”。3.对于会会议将要要进行的的每项议议程都胸胸有成竹竹。4.会议开开始前半半小时还还在为是是否进行行某几个个议题而而犹豫不不决。5.提前将将每一项项会议任任务安排排给相关关的工作作人员去去落实，并并在会议议开始前前加以确确认。6.临到会会议开始始前才发发现还有有一些会会议设备备没有安安排好。7.预先拟拟定邀请请与会的的人员名名单，并并在开会会前两天天确认关关键人士士是否会会出席会会议。8.自己也也记不清清邀请了了那

3、些人人出席会会议，会会议开始始前才发发现忘了了邀请主主管领导导参加会会议。9会议时时间安排排恰当，能能够完成成所有的的议题。10会议议总是被被一些跑跑题、多多话者干干扰，难难以顺利利进行。11会议议室布置置恰当，令令与会者者感觉舒舒适又便便于沟通通。12会议议室拥挤挤不堪，令令与会者者感觉不不快，大大家都盼盼望着早早点结束束会议。以上12个个问题，可可能是你你的会议议沟通活活动中常常见的表表现，你你如果选选择了题题号是单单数的行行为表现现，请给给自己加加上一分分；你如如果选择择了题号号是双数数的行为为表现，请请给自己己减去一一分。最最后看看看自己的的总分吧吧！36分：你的会会议沟通通技巧是是值

4、得称称道的。03分：你的会会议沟通通技巧也也还不错错，但需需要进一一步改进进。低于0分：你的会会议沟通通技巧真真不怎么么样，赶赶快努力力吧！会议的安排排制定议程安排1.充分考考虑会议议的进程程，写出出条款式式的议程程安排。2.确定会会议的召召开时间间和结束束时间并并和各部部门主管管协调。3.整理相相关议题题，并根根据其重重要程度度排出讨讨论顺序序。4.把议程程安排提提前交到到与会者者手。挑选与会者1.首要原原则是少少而精。2.信息型型会议,你应该该通知所所有需要要了解该该信息的的人都参参加。3.决策型型会议,你需要要邀请能能对问题题的解决决有所贡贡献,对对决策有有影响的的权威,以及能能对执行行

5、决策做做出承诺诺的人参参加。4.你需要要对某些些未在会会议邀请请之列的的关键人人士说明明原因。适宜沟通的会议室布置1.现场会会议室一一般比较较方便且且费用低低廉,因因此是首首选地点点。但如如果涉及及公司的的对外公公共关系系形象或或者与会会人数很很多，则则可以考考虑租用用酒店或或展览中中心的专专用会议议室。2.与会者者的身体体舒适需需求不能能忽略，应应注意会会议室的的空调温温度、桌桌椅舒适适度，灯灯光和通通风设备备也应和和会议的的规模和和安排的的活动相相适应。3.根据你你的沟通通需要来来选用适适当的桌桌椅排列列方式。信信息型会会议的与与会者应应面向房房间的前前方，而而决策型型会议的的与会者者应面

6、向向彼此。会议安排核核查表检查项目具体工作负负责人检查结果会议沟通目目标会议议程安安排参加会议人人员安排排会议实物安安排会议的主持持(一)成功功地开始始会议和其他的很很多场合合一样,准备工工作是避避免表现现紧张的的关键：如果你你知道自自己将会会说些什什么来作作为开场场白，你你就会放放松下来来。更重重要的是是,你可可以给整整个会议议带来一一个富有有组织的的、卓有有成效的的开始。会会议开场场秘诀1准时开开会对于每一位位职业的的商务人人士而言言，最头头疼、最最深恶痛痛绝的事事情莫过过于对方方不准时时，不守守时。在在高速运运转的信信息社会会，时间间意味着着抢占的的商机，时时间意味味着金钱钱和财富富，时

7、间间意味着着一切。我我们说“浪浪费别人人的时间间就等于于谋财害害命”也也是毫不不夸张的的。对于于会议而而言就更更是如此此，因为为不准时时召开的的会议浪浪费的是是所有与与会者的的时间，这这不仅会会加剧与与会者的的焦躁抵抵触情绪绪，同时时也会令令与会者者怀疑组组织者的的工作效效率和领领导能力力。2向每个个人表示示欢迎用宏亮的声声音对每每个人表表示热烈烈的欢迎迎。如果果你面对对的是一一队新的的成员，让让他们作作向大家家做自我我介绍。如如果他们们彼此已已经见过过面了，也也要确保保把客人人和新来来乍到的的成员介介绍给大大家。3制定或或者重温温会议的的基本规规则会议的基本本规则是是会议中中行为的的基本准准

8、则，你你可以使使用“不不允许跑跑题”、“聆聆听每一一个人的的发言”以以及“每每人的发发言时间间不能超超过5分分钟”这这样的规规定。如如果准则则是由与与会者共共同制定定的而不不是由主主持人强强加给与与会者的的，效果果要更好好一些。你你可以向向与会者者询问“我我们都同同意这些些规定吗吗?”要要得到每每一个人人的肯定定答复，而而不要想想当然地地把沉默默当成是是没有异异议。4分配记记录员和和计时员员的职责责如果可能的的话，让让大家志志愿来担担任这些些职责而而不要由由主持人人指定。计计时员负负责记录录时间并并保证讨讨论持续续进行，记记录员则则负责做做会议记记录。对对于一些些例行会会议而言言，不妨妨由所有

9、有人轮流流担当这这些职责责。(二)会议议主持人人的沟通通技巧一个优秀的的会议领领导者总总是经常常提出他他们简短短的意见见以指引引会议讨讨论的进进程。比比如说“让让我们试试试”，“这这是一个个好的思思路，让让我们继继续下去去。”事事实上，如如果我们们仔细观观察，就就会发现现优秀的的会议主主持人最最常用的的引导方方式是提提问题，针针对目前前所讨论论的问题题引导性性的提问问，会使使与会者者的思路路迅速集集中到一一起，提提高工作作的效率率。我们常用的的问题大大致可以以分为两两类：开开放式的的问题和和封闭式式的问题题。开放放式的问问题需要要我们花花费更多多的时间间和精力力来思考考回答，而而封闭式式的问题

10、题则只需需一两句句话就可可以回答答了。比比如说：“小王王，你对对这个问问题怎么么看？”这这就是开开放式的的问题；“小王王，你同同意这种种观点吗吗？”这就是封闭闭式的问问题。做做为一名名有经验验的会议议主持人人，你应应该善于于运用各各种提问问方式。问题类型问题特点棱镜型问题题把别人向你你提出的的问题反反问给所所有与会会者。例例如，与与会者：“我们们应该怎怎么做呢呢？”你你可以说说：“好好吧，大大家都来来谈谈我我们应该该怎么做做。”环形问题向全体与会会者提出出问题，然然后每人人轮流回回答。例例如：“让让我们听听每个人人的工作作计划，小小王，由由你开始始。”广播型问题题向全体与会会者提出出一个问问题

11、，然然后等待待一个人人回答。如如：“这这份财务务报表中中有三个个错误，谁谁能够纠纠正一下下？”这这是一种种具有鼓鼓励性而而没有压压力的提提问方式式，因为为你没有有指定人人回答，所所以大家家不会有有压力。定向型问题题向全体提出出问题，然然后指定定一人回回答。如如：“这这份财务务报表存存在三个个错误，谁谁来纠正正一下？小王，你你说说看看。”这这种提问问方式可可以让被被问及的的对象有有一定的的准备时时间。(三)圆满满地结束束会议无论是什么么样类型型的会议议，在会会议结束束的时候候重新回回顾一下下目标、取取得的成成果和已已经达成成的共识识，以及及需要执执行的行行动都是是很必要要的。（1）总结结主要的的

12、决定和和行动方方案以及及会议的的其他主主要结果果。（2）回顾顾会议的的议程，表表明已经经完成的的事项以以及仍然然有待完完成的事事项；说说明下次次会议的的可能议议程。（3）给每每一位与与会者一一点时间间说最后后一句话话。（4）就下下次会议议的日期期、时间间和地点点问题达达成一致致意见。（5）对会会议进行行评估，在在一种积积极的气气氛中结结束会议议。你可可以对每每一位与与会者的的表现表表示祝贺贺，表达达你的赞赞赏，然然后大声声的说“谢谢谢各位位”来结结束会议议。灵活地应对对会议的的困境会议依赖于于与会者者的相互互作用。开开会时出出现问题题是不可可避免的的。有时时问题因因为人而而产生，有有时因为为程

13、序或或逻辑而而产生。在在任何情情形下，主主持者都都有责任任令讨论论热烈，确确保与会会者都参参与讨论论，并保保持讨论论的正确确方向。(一)某些些人试图图支配讨讨论的局局面在会议中，常常常会出出现“一一言堂“的的局面。如如果我们们会议的的目的是是找出不不同观点点，那么么广泛的的参与是是会议成成功所必必不可少少的因素素。有时时有些人人可能因因为富有有经验、或或职位较较高而处处于支配配地位。当当这种情情形发生生时，其其他人通通常就会会只是坐坐着听。这这时，主主持者就就应该提提一些直直接的问问题，将将与会者者调动起起来。如果其他办办法都不不能奏效效，不妨妨尝试在在中间休休息时与与那个人人私下谈谈一谈，也

14、也许会有有所帮助助。(二)某些些人想争争论这种人可能能自称无无所不知知，或者者掌握的的信息完完全是错错误的，或或者是个个吹毛求求疵的家家伙，喜喜欢插话话打断主主持者。在在任何情情形下，主主持者都都要保持持清醒的的头脑。通通过提问问，主持持者可以以引出这这些人愚愚蠢的或或牵强的的发言，然然后不再再理睬他他们。通通常，这这种人会会激怒全全体，会会有人讲讲出不欢欢迎他们们的话，然然后一片片沉默。这这时，主主持者可可再问其其他与会会者一些些直接的的问题，从从而维持持会场讨讨论气氛氛的平衡衡。通常地，这这个喜欢欢辩论的的人会意意识到情情况，然然后不再再提出问问题。但但如果这这个人不不敏感的的话，主主持者

15、就就必须直直截了当当地向他他指出，他他这种吹吹毛求疵疵的做法法扰乱了了会议的的进程，浪浪费了宝宝贵的时时间。然然后主持持者立即即向另一一个人提提问，以以便让讨讨论继续续下去。(三)某些些人和身身边的人人开小会会当与会者人人数很多多时，经经常会发发生这种种情形。开开小会往往往是因因为某个个人想讲讲话，但但又没有有机会，或或者某个个谨慎的的与会者者在向大大会提出出某种想想法前，想想先试探探别人的的看法。通通常，会会议中有有人开小小差是不不可避免免的。不不过这种种小会一一般比较较简短。只只有当小小会时间间持续长长了才会会成为一一个问题题。一个办法是是请这个个人告诉诉大家他他刚才所所讲的内内容，另另一

16、个办办法就是是沉默，然然后看着着那个破破坏秩序序的人。通通常，这这样就会会恢复会会议秩序序。(四)习惯惯性的跑跑题者我们可以运运用FAAST法法来解决决这个问问题。这这一谈话话技巧可可以训练练一个习习惯性跑跑题者采采取一些些更富有有建设性性的行动动：F，面对造造成问题题的人；A，感谢或或肯定这这个人以以及他/她的良良好意图图；S，建议一一种新的的行为方方式；T，多做几几次尝试试，可以以逐步改改变或者者提高你你的要求求：例如，假设设小王总总是在开开会的时时候讲很很多的笑笑话。他他是个很很风趣的的人，但但是他总总是会让让会议跑跑题。为为了管住住他：F，注视他他，说:“小王王，我有有个建议议”A，“

17、首先先，你的的笑话都都棒极了了”S，“但是是我仍然然不清楚楚你那聪聪明的脑脑袋对这这个问题题真正是是怎么看看的?说说真的，你你是否能能够告诉诉我们你你的建议议?”T，如果他他还是没没有改变变，或者者你可以以更加严严厉一些些：“别别这样了了。我们们已经乐乐过了，但但是现在在的要点点究竟是是什么呢呢?”如果这些公公开的干干预仍然然不能够够见效，你你可以问问小王是是否可以以在休息息的时候候和他单单独谈一一谈。私私下里告告诉他：你看到到了他做做的那些些事情，你你如何评评价他的的这些做做法，你你的感受受和你希希望他做做些什么么。这样样的谈话话可以比比公开场场合中的的语气更更为坚定定和严厉厉。【自检】请你

18、根据左左栏的问问题，从从右栏挑挑出相应应的对策策，将问问题和相相应的对对策用直直线连接接起来。通通过该练练习学习习如何更更好地控控制会议议。问题对策你想令讨讨论热烈烈。A.请每个个与会者者总结其其他人的的发言。你想打断断某项讨讨论。BB.问小小组一个个开放式式的问题题。几个与会会者在开开小会。C.询问小组的反馈意见。两名与会会者就一一个观点点争执。D.问小组一个具体的问题。与会者问问了你一一个难以以回答的的问题。E.把问题转回给小组。你想调查查对一个个观点的的支持程程度。FF.问与与会者一一个具体体的问题题。你想知道道自己是是否是个个成功的的会议主主持人。G.请某个与会者总结讨论答案：1B2G3F4A5E6D7C【心得体会会】_