公路工程竣工资料编制办法215468.docx
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1、公路工程竣竣工资料料编制办办法二零一四年年十一月目 录录第一章 竣竣工资料料的编制制说明3第一节 编编制目的的、依据及基基本要求求3第二节 案案卷盒的的格式和和填写3第三节 卷卷内目录录和卷内内备考表表7第四节 竣竣工图的的编制要要求8第五节 组组卷文件件材料的的整理和和装订11第六节 文文件档案案资料的的保管和和移交15第七节 附附则15第二章竣竣工文件件编制具具体内容容及要求求17第一节本本工程竣竣工文件件共分五五卷,由由各单位位编制117第二节竣竣工文件件编制具具体内容容117附件1:案案卷盒封封面示例例31附件2:案案卷盒脊脊示例32附件3:卷卷内目录录示例34附件4:卷卷内备考考表示
2、例例35附件5:文文件材料料封面示示例36附件6:件件内目录录示例37附件7:竣竣工图封封面式样样示例38附件8:竣竣工图标标题栏示示例39附件9:竣竣工文件件编制具具体分工工及五、六六级类目目代号表表440附件10:公路建建设项目目文件材材料归档档范围和和保管期期限表43第一章 竣竣工资料料的编制制说明第一节 编编制目的的、依据及基基本要求求为了使工程程项目的的竣工资资料整理理能够标标准统一一、完整整规范,满满足竣工工档案资资料检索索、整理归归档、工程完完工、资料编编制整理理基本结结束的要要求,根据国家家档案管管理有关关规定的的要求,特特制定本本编制办办法。竣工资料编编制的基基本要求求:一、
3、公路工工程档案案属科学学技术档档案,案案内所反反映问题题的文件件材料必必须齐全全、完整整、准确确。二、案卷的的构成及及排列次次序:档档案封面面,卷内目目录,文件材材料内容容,卷内内备考表表以上形形成一自自然卷。第二节 案卷盒盒的格式式和填写写案卷盒:本本工程采采用的案案卷盒为为硬文件件盒,材材料用牛牛皮纸双双裱压制制,或用用黄板纸纸制做,外外裱牛皮皮纸。案案卷盒的的外表尺尺寸为4400mmm2200mm;厚度尺尺寸有待待定。一、案卷盒盒外封面面 格格式见附附件1。1、案卷盒盒外封面面印制字字体规定定:“档号、档档案馆号号、缩微微号”用3号号宋体字加粗粗;“案卷题题名、编编制单位位、编制制日期、
4、保保管期限限、密级级”用2号宋体字字加粗,直直线用细细实线;项目名名称字样样用1号号黑体字字体一行行排列,印印制在案案卷盒中中央部位位。2、填写说说明:(1)档号号:由档档案的分分类号和和案卷顺顺序号组组成。公公路工程程科技文文件材料料分为五五级类目目。一至至四级类类目代号号固定不不变,五五级为基基本类目目。本工工程的档档号为: 一一级类目目公路代代号:“GL” 二二级类目目公路工工程:“5” 三三级类目目道路:“1” 四四级类目目工程项项目代号号:“G3188NZ”(例如如)五级类目(见见附件9)档号形式举举例: GLL51G3188NZ施(监监)合同段段XX XX(例如如)其中:“XX”:
5、五级级类目,按按五大类类排序。 “X X”:五级级类目的的案卷顺顺序号(即即案卷流流水号、流流水号可可以从“1”开始编编写,铅铅笔临时时填写)(2)档案案馆号:填写编编微时给给本案卷卷的编号号,由接接收档案案馆填写写,竣工工资料整整理阶段段不填写写。(3)缩微微号:竣竣工资料料整理阶阶段不填填写。(4)案卷卷题名:案卷的的定义为为由互相相联系的的若干文文件材料料组成的的一种档档案保存存单位。案案卷题名名应简明明、准确确地说明明卷内科科技文件件材料的的内容。案案卷题名名的主要要内容包包括公路路工程项项目的名名称、起起讫桩号号、单位位工程(含含分部、分分项)名名称及文文件名称称。本工程的案案卷题名
6、名的方式式分为如如下的方方式:项目技术文文件案卷卷题名的的方式:国道3188线中尼尼公路聂聂拉木至至樟木段段整治改改建工程程第X合同同段X X桩号号X XX工程XX X结结构X X名称称。(例例如)示例:国道道3188线中尼尼公路聂聂拉木至至樟木段段整治改改建工程程第一合同同段X X桩号号路基工工程土石石方填筑筑检测表表。管理性文件件案卷题题名的方方式:国道3188线中尼尼公路聂聂拉木至至樟木段段整治改改建工程程第一合合同段+责任者者+问题题+名称称(例如如)示例:国道道3188线中尼尼公路聂聂拉木至至樟木段段整治改改建工程程第一合合同段总总监办关关于加强强安全生生产管理理的通知知。(5)编制
7、制单位:填写案案卷内文文件材料料的形成成单位或或主要责责任者。如如果编制制单位较较多,可可选择两两个主要要的编制制单位填填写。(6)编制制日期:填写案案卷内文文件材料料的起止止日期。即即文件材材料的最最早最晚晚日期,要要求精确确至月份份,如果果文件材材料最早早最晚时时间为同同一个月月份、则则表示为为二零零零九年X月月。(7)保管管期限:见附件10。(8)密级级:按交交通主管管部门有有关保密密规定执执行。(9)封面面内容填填写字体体规定:档号填填写,用用4号宋宋体字,案案卷题名名、编制制单位、编编制日期期的内容容填写时时,用33号宋体体字。封封面内容容的填写写要求打打印在与与卷盒颜颜色相近近的牛
8、皮皮纸上,贴贴在对应应位置。由由于案卷卷题名的的前段字字项目名名称已用用1号宋宋体加粗粗字统一一印制在在档案盒盒中央,在在此处的的案卷题题名时,可可将其省省略。二、案卷盒盒脊背案卷盒脊背背印有档档号、案案卷题名名,格式式见附件件2。档号内容填填写用44号宋体字字分两行行横排打打印。例例:第一一行填写写分类号号至4级级类目“GL551G3188NZ”,第二二行填写写施工或或监理单单位及标标段,第第三行填填写五级级类目及及案卷顺顺序号。(例如) 脊脊背“案卷题题名”内容,自自右至左左竖写,首首行空两两字。根根据脊背背的厚度度用3号号或4号号宋体字字打印。桩桩号打印印,要求求字头向向右,横横排。要要
9、求具体体格式为为项目名名称X合同段段KXXXX+KXXXX段。此此处的项项目名称称几个字字不能省省略。脊脊背内容容统一打打印在与与卷盒颜颜色相近近纸张上,再贴脊背对应应位置,贴纸要要求比脊脊背宽度度窄2mmm。第三节 卷卷内目录录(本册册目录)和和卷内备备考表一、卷内目目录:案案卷内登登记文件件材料及及其排列列次序的的目录。格格式见附附件3。 1、序号号:填写写文件排排列的顺顺序号,用用阿拉伯伯数字从从1起依依次标注注(卷内内目录、备考表表不编页页码)。2、文件编编号:发发文机关关文书部部门的发发文号(即即文件的的文号)或或图样的的编号。若若文件材材料上有有则填上上,没有有则空着着。3、责任者
10、者:填写写文件材材料的直直接编制制部门或或主要责责任者的的通用标标准简称称(即中中标合同同中所用用法人单单位名称称)。4、文件题题名:原原文上有有标题的的,可以以照录下下来。没没有标题题或标题题不能说说明文件件材料内内容的(如如会议纪纪要、通通知等),应应重新拟写一个个符合文文件内容容的标题题,外加加“ ”括号。每每件文件件材料的的标题在在拟写时时要顶格格,如一一行写不不开,一一横格内内可书写写两行,但但不能超超过三行行字。文文件题名名要完整整地拟写写在卷内内目录内内。5、日期:填写文文件材料料的形成成时间。填填写时间间可省略略“年、月月、日”字样,单单月单日日可用零零补充。如如20009年5
11、月月20日日可填写写为“2000905520”。6、页数:应填写写每份文文件材料料的页数数。如有有附件的的文件,填填写每份份文件题题名所在在的页号号,最后后一份文文件填写写题名页页号至最最后页数数首页上上标准的的页号。如如果是一一件为一一卷填写写文件,标标注文件件起止号号。如所所归档文文件属符符号档案案保管要要求的成成本成册册的材料料,已编编有页号号的在卷卷内文件件目录页页数中填填写每册册的页数数,并在在备考表表中注明明合计件件数的总总页数。页页号用铅铅笔编写写在文件件右下角角。双面面书写的的文字材材料,正正面在右右下角,背背面在左左下角编编写页号号。7、备注:对卷内内文件变变化时作作说明用用
12、。8、字体:“卷内目目录”用2号号黑体字,标标题栏用用3号仿仿宋体,余余均用44号仿宋宋字;边边框用粗粗实线,表表内用细细实线。二、卷内备备考表:说明案案卷内文文件材料料状况的的表格。排排列在卷卷内文件件材料的的尾页之之后。格格式见附附件4。卷内备考表表填写说说明:1、卷内备备考表要要标明案案卷内文文件材料料的件数数、页数数,以及及在组卷卷和案卷卷使用过过程中需需要说明明的问题题。页数数要求填填写卷内内每件文文件数相相加之总总和。2、立卷人人:由档档案整理理组卷人人签名,即即谁立卷卷谁签名名。3、审核人人:由组组卷单位位负责人人审核签签名。4、立卷时时间:填填写完成成立卷的的日期。5、审核时时
13、间:填填写审核核完成的的日期。6、卷内备备考表不不编页号号。7、字体:“卷内备备考表”用2号黑体字,余均均用3号号仿宋字字体。第四节 竣工图图的编制制要求1、竣工图图、表,应全面面反映工工程竣工工的实际际情况,每每图、每每表必须须签章完完毕。2、竣工图图纸均按按A3图图纸(4420mmm2977mm)规规格装订订成册对对折入盒盒;对某某些大的的或结构构复杂的的结构物物图纸应应先绘制制A1号号图纸,然然后再缩缩小到AA3图纸纸(包括括通用图图)上。3、竣工图图、表的的编号方方法,参参照原设设计图纸纸按实际际竣工图图纸的数数量重新新编图号号和页码码;竣工工图的标标题栏式式详见附件件8。4、竣工图图
14、所用的的图例和和图幅应应与原设设计图一一致。5、竣工图图应逐张张加盖竣竣工图章章,竣工工图章内内容包括括:项目目名称竣竣工图,编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理人,图章规格尺寸为80mm60mm。竣工图章用不褪色的红色印泥盖在竣工图纸的右下方、竣工图标栏的上方,或盖在不压图形和文字的空白处。6、若原设设计图在在施工中中无变更更,可在在图框改变变后的原原设计图图上加盖盖竣工图图章作为为竣工图图。7、凡结构构、工艺艺、平面面布置、高高程等重重大改变变的图纸纸,应重重新绘制制竣工图图并加盖盖竣工图图章,同同时注明明改变部部位的新新旧设计计变化情情况。原原设计图图、表涉及及的内
15、容容,竣工图图、表均应应反映,不得遗漏。8、竣工图图表中的的字体:总目录录、总说说明采用用3号长长仿宋字字体;AA3图附附注中说说明文字字采用44号长仿仿宋字体体,标题题栏采用用3号长长仿宋字字体。各各种字体体、数据据均采用用激光打打印机打打印。9、竣工图图采用统统一的封封面。封面式式样见附附件7。10、竣工工图章式式样:编制单位7mmXX13mm公路XX合同段竣竣工图编制人技术负责人人60mm编制日期10mm10mm10mm10mm监理单位名名称监理10mm人10mm30mm25mm80mm 注:图章章字体用用3号仿宋宋字体。第五节 组卷文文件材料料(竣工工文件材材料)的的整理和和装订一、文
16、件材材料的封封面1、文件材材料的封封面格式式见附件件5。 2、根据据组卷要要求以件件为单位位进行装装订,制制定统一一的封皮皮。 3、字体体XXXXXXXXX段整整治改建建工程”用1号号宋体加加粗字,其其余用33号仿宋宋体,整整体居中中排版。二、案件目目录1、格式见见附件66。2、文件材材料题名名:拟写写应详细细具体,便便于检索索。例如如:路基基工程土土石方填填筑,可可按填筑筑层次拟拟写目录录;桥梁梁工程中中的桩、柱柱,可按按根拟写写目录。3、页次:填写每每份文件件首页上上标注的的页号,最最终件写写起止号号。4、其它栏栏目的填填写参照照“卷内目目录”编写要要求。三、文件材材料的整整理和装装订1、
17、文件材材料以件件为单位位放在卷卷内。一一件或几几件文件件材料组组成案卷卷,文件件之间采采用不装装订的方方式。案案卷内各各部分内内容的排排列顺序序为:卷卷内目录录文件材材料(文文件材料料封面案件目录录内容备考表)卷内备备考表。2、管理文文件以每每份文件件为一件件,不编编案件目目录,不不加件封封皮。文文件阅办办单放在在原文之之上,与与原文作作为一件件装订。3、每件文文件在装装订之前前取掉金金属物。每每件文件件装订厚厚度一般般为2.0cmm左右,最最厚不得得超过22.5ccm。4、装订时时,表头头要求在在上或在在左,左左侧装订订。5、原件有有破碎或或小于AA4纸的的,要求求粘贴在在A4纸纸上。6、装
18、订线线压住文文件内容容或压住住批示、签签注意见见的必须须加边粘粘贴补宽宽处理。7、件为不不同尺寸寸的文件件材料要要折叠为为统一幅幅面。四、组卷要要求1、组卷要要遵循科科技文件件材料的的形成规规律和项项目档案案的成套套性、连连续性,保保持案卷卷内科技技材料的的相关性性,并便便于档案案利用、查查找和保保管。2、案卷内内文件材材料所反反映的工工程项目目的情况况和有关关管理活活动内容容,必须须完整、准准确、系系统。组组卷要求求如下:(1)、项项目建议议书及批批复、可可行性研研究及批批复、总总体规划划设计、审审批的各各阶段设设计及有有关文件件、竣工工验收签签定书、验验收委员员会名册册、征地地拆迁文文件、
19、资资格预审审和招标标与评标标文件、承承包合同同、合同同协议,以以及交竣竣工验收收文件、竣竣工决算算及审计计、环保保、保通通、安全全、档案案验收等等报告,应应分别根根据文件件材料形形成的阶阶段和内内容分类类收集、整整理、组组卷。(2)、地地质勘察察材料、总总体规划划设计、初初步设计计、方案案设计、技技术设计计、施工工图设计计、工程程概算等等文字材材料,按按项目、阶阶段、专专业结构构分别整整理、组组卷。变变更文件件和变更更图纸,按按文件在在前,图图纸在后后的顺序序组卷。(3)、施施工阶段段形成的的文件,如如开工报报告、施施工组织织设计、施施工计划划、施工工日志及及中间验验收等,分分别按合合同段的的
20、完成顺顺序组卷卷。单位位、分部部、分项项(汇总总表)工工程质量量检验报报告单、施施工检查查、检测测表及分分项工程程质量评评定(放放在首页页),按按检验顺顺序组成成专卷。原原材料出出厂证明明、成品品半成品品出厂证证明和各各种试验验记录(不不含工程程检验性性记录)等等,按单单位工程程分别组组卷(按按自检、抽抽检、送送检试验验记录排排列,不不含监理理抽验)。若若一个单单位工程程试验文文件较多多时,可可按若干干分部(项项)工程程组卷。重重大质量量事故处处理和施施工中遇遇到的非非正常情情况记录录,分别别单独组组卷。会会议纪要要和监理理文件,按按单位(项项)工程程组卷。(4)、监监理的管管理性文文件如监监
21、理指令令、开工工令、临临时停工工令、复复工令、备备忘录、会会议纪要要、监理理日志(记记)以及及与有关关单位的的来往文文件等,按按阶段、问问题分类类整理组组卷。其其中,监监理日志志按时间间先后顺顺序单独独组卷。依依据性文文件如监监理实施施细则及及流程、施施工监理理工作规规程等,在在文件形形成后组组卷。工工作性文文件如工工程质量量控制、计计量支付付(含变变更支付付、索赔赔支付)、合合同管理理(含价价格调整整、争端端处理、索索赔与延延期处理理等),要要分别单单独成卷卷。监理理月报按按年度组组卷。组组卷时过过程文件件(如请请示与批批复、来来文与复复文等)一一并归档档。(5)、科科研课题题文件材材料单独
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