公司采购及付款循环定义.docx

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1、内部控制制度采购及付款循环文件管制等级：管制文件非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表管制文件非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1. 总则1.1. 制定目的为促使本公司内部控制（Internal Control）之采购及付款循环（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2. 适用范围凡本公司有关内部控制之采购及付款循环作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3. 权责单位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2. 采购及付款循环2.

2、1. 循环图【见】（数据1）采购及付款循环图。2.2. 循环作业本循环之各项作业：1) 请购作业（CP101），另订之。2) 采购作业（CP102），另订之。3) 进口作业（CP103），另订之。4) 验收作业（CP104），另订之。5) 与合约不符作业（CP105），另订之。6) 付款作业（CP106），另订之。7) 差异分析作业（CP107），另订之。3. 附则3.1. 制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经经营会审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2. 编号、版本、日期、页次页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次页数等项

3、，见本文件之页首与页尾。3.3. 附件3.3.1. 相关资料（数据1）采购及付款循环图（数据1）采购及付款循环图预算CP101-请购|-|CP102CP103|采购进口|-|CP104|验收|是否合格否CP105|-与合约不符|是|-|CP106入库|付款|CP107|差异分析-第1節 作业程序1. 提出需求1.1. 调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。1.2. 预算采购依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。预算采

4、购，包括下列二种采购：1) 直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。2) 间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2. 检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1) 目前存量尚未达请购点/安全库存。2) 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。3) 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。3. 临时需求紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填请购单。第2節 控制重点1) 请购单必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采

5、用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2) 请购单必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。3) 紧急采购不应经常发生，事后应补开请购单，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。4) 应定期检讨请购单，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。第3節 相关资料销售预算、客户订单、请购单等。第1節 作业程序1. 查询供货商数据1) 准备采购。2) 调阅供货商数据/厂商料件基本数据报表，了解过去采购及询价纪录。3) 向厂商询比议价。2. 决定购买方式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1) 询价金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。2) 议价采购人员经询价后，如已

6、知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。3) 比价若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4) 牌价收购根据核定之收购价格收购者。5) 长期合约采购向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6) 招标采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。3. 决定订购事项由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核准后采购。4. 更新纪录将不同购买方式之订购及询价数据，填入供货商资料/厂商料件基本资料内。第2節 控制重点1) 询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效

7、，供货商资料厂商料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。2) 请购单询比议价单必须经主管核准后，方得办理采购。3) 办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购过程控制追踪。4) 大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货质量之限制，影响到生产作业。5) 重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。6) 为提高进货质量，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。7) 遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位，以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。第3節 相关资料供货商数据厂商料件数据、请购单、询

8、比议价单等。第1節 作业程序1. 需比例结汇1) 由采购单位计算结汇所需金额。2) 所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。3) 预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。2. 记帐1) 请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账册。2) 应付凭单交由出纳单位开出支票。3) 支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。3. 申请信用状1) 准备下列文件向结汇银行申请开立信用状：(A) 开发信用状申请书。(B) 已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。2) 依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。3) 于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。4) 申请输入许可证时，须具备下列数据，向

9、国贸局或外汇银行申请：(A) 商业发票（Performance Invoice）。(B) 目录或型录。(C) 特别规定。4. 银行开具信用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。5. 在途品作业1) 起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事宜。投保依相关保险规定办理。2) 对自行安排运送之货品，须预先安排船期。3) 货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排进口报关事宜，并通知仓储单位。6. 准备提货1) 资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单位、财会单位及报关公司（报关人员(深圳）。2) 仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安

10、排人员搬运及存置位置。3) 财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。7. 结汇还款1) 检核利息计算是否正确。2) 结汇费用是否依银行之收费标准计算。3) 依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之进口器材付款纪录表。8. 提货1) 费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。每一项费用是否均有合理凭证。2) 核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。3) 对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。4) 实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向运输公司提出索赔。第2節 控制重点1) 有关进

11、口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2) 应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。3) 应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始签付。4) 预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背书转让。如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。5) 已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。6) 开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款：(A) 开立保兑信用状。(B) 押汇手续由买方负担。(C) 可装运于甲板上。(D) 信用状可转让。(E) 指定开状银行或押

12、汇银行。(F) 可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。7) 在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应追查原因。8) 合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。9) 注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。10) 对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益。11) 核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量，须办理索赔。12) 是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计费方

13、式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。第3節 相关资料进口器材暂付款纪录表等。第1節 作业程序1. 采购通知仓储1) 采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。2) 仓储单位于收到经核准之采购单时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2. 厂商交货1) 厂商于交货日备妥送货资料（送货单）、三联式发票于厂内指定地点交货。2) 属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。3. 警卫登记检查1) 警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于进出厂登记簿。2) 厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之送货单、与采购单核对，无误后与仓

14、储人员联系，并由其指示厂商卸货地点，并要求应依规定之堆栈方式卸料。4. 数量核对点收1) 卸货完毕后，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方式核对数量。2) 核对无误后，仓储人员除签章暂收材料外，并通知品管单位准备检验。5. 检验1) 材料暂收后，品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取样，并开立进货检验报告单。2) 检验之质量标准以采数值表示方法为原则(IQC检验标准)。3) 材料检验规定应包括：(A) 取样样品数。(B) 依该材料使用性质之重要性列出检验项目。(C) 各检验项目之质量标准或可接受范围。4) 检验单位就检验结果评定样品系正常或异常，并就检验情形加以说明，以供呈核及收用与

15、否之参考。6. 入库记帐检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入料件管制卡进料栏内，办理入库，并于备注栏注明收料单之号码。7. 请款办理入库后，仓储单位应将验收单据（验收单）、发票等转送采购单位办理请款。8. 索赔1) 若检验不合格时，则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手续。2) 依与合约不符作业规定办理。第2節 控制重点1) 验收作业应依照材料检验相关规定办理。2) 发票之原物料名称、规格、数量、金额与送货单或验收单必须相符。3) 原料验收，必须会同验收单位与采购单位办理。4) 如已分批收料，仓储人员应在订购单采购单上注明分批收料日期、数量，以复印件送采购人员。5) 不合格之

16、原物料应通知采购单位退回或扣款。第3節 相关资料采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验收单等。第1節 作业程序1) 逾期未交货之交易，应去电寄函催办。2) 违约情形若须经法律途径解决时，交由公关单位提出告诉。3) 延期交货之购置，按合约规定罚款。4) 所交货品之质量、规范如不符合但仍可使用者，亦属违约情形，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员将计算处理方式填入不履行合约处理单，始可减价收货。5) 将不履行合约情形及处理过程，记入不履行合约处理单，并核算不履行合约对公司之损失，列入供货商往来纪录。第2節 控制重点1) 各项违约是否依供货

17、商管理规定及合约规定处理。2) 货品因检验不合格退回更换者，其交货日期应以调换补送货品到达日期为准。3) 所交货品之质量、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价(折让单)处理。4) 如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。5) 如因非人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否有事后立即检具之认可证件。6) 因事实无法依采购合约所订裁决者，其违约案件处理方式必须经有权人员批准。第3節 相关资料不履行合约处理单折让单等。第1節 作业程序1. 请款1) 仓储单位于办理收料手续完妥并经品

18、管单位检验合格后，应将各项单据及发票（扣抵、收执二联）转送采购单位请款。2) 采购单位收到仓储单位转来之请款凭证，批上采购材料单价，经主管签核后转财会单位核对审核。2. 核对财会单位依上述之程序详细审核，若有不合规定或异常之情事者，应反映之。3. 记帐1) 请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账册。2) 于每月固定日期整理应付凭单交由出纳单位开出支票。4. 开立支票1) 出纳单位收到支出传票后，应注意其支付程序是否已齐备。2) 除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。3) 支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单注明银行户号、支票号码及日期。4) 支票之到期日应与付款条件

19、相符。5) 若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主管核准后办理之。6) 将支票号码、到期日、账号，填于应付凭单内。5. 盖印1) 将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。2) 须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字。6. 领款付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式：1) 以挂号邮寄。2) 定期（如每个月之5、20日等）。3) 随时。第2節 控制重点1) 出纳付款时，应严格核对支付凭证上之金额数目，领款人身份与印鉴必须相符；如有疑问，应于查询后始能支付。2) 支付款项，除有特殊理由，得以现金支付外，其余一律开立抬头划线支票；如受款人坚持免划线或抬头，应即联络资材部或

20、经办人员。经其同意并保证无误后，准予免填，必要时，得呈报董事长核准。3) 出纳人员支付各项货款及费用，支票或现款均应交予受款人或厂商，公司人员不得代领；如因特殊原因必须代领者，应经主管核准。4) 支付手续应俟支付单据审核完妥，并经财会人员编制传票后始得为之。5) 请购案交货延期罚款暨质量不良罚扣之列计，须经过详细核对，确认合理。6) 已届法定或约定支付期限，尚未支付者，应追查其原因并签报催办情形。7) 支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单上，注明银行户头、支票号码及日期。8) 已付款原始凭证是否盖付讫章，支付传票背后是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。9) 领款日期与列帐日期相隔甚

21、久者，应查明其原因。第3節 相关资料发票、应付凭单等。第1節 作业程序1) 将购买实际数量及金额与标准成本或预算比较，分析差异原因是否合理。2) 计算不良品比率是否过高，及分析是否有人为疏忽。3) 大宗用料之采购应分析其成本是否合理。4) 分析库存呆废料原因与变化情形，并通函各单位。5) 分析采购数量时机及运送方式是否经济。6) 对各项差异原因，作通盘检讨并拟对策改善之。7) 研究各项购置成本及方法，是否有再降低之可能。第2節 控制重点1) 差异如系人为因素造成，当追查并惩戒或奖赏。2) 材料质量不良造成公司之损失，在许可范围外者，必须索赔。3) 国外购置应利用避险方法，使成本固定或将汇率变动损失降4) 至最低。