2022年外贸函电英文信函.docx

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1、2022年外贸函电，英文信函本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的详细做法，使学生在提高英语水平的同时，娴熟驾驭对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培育和提高他们的外贸业务工作实力学习方法：外贸函电是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必需学习大量外贸实务中有肯定代表性的信函，深化体会何为七个“CS”写作的基础理论学问，更重要的是通过学习信例，熟识大量外贸业务中各

2、个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过肯定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到驾驭并娴熟运用的目的。Unit 1 Business Letter Writing 1)信头(letterhead) 1 Structure 2）编号，日期 3）封内名称和地址 (inside address) (reference and date)4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件 (enclosure)11

3、）抄送(cc to XX)12）附言(postscript)1)Letterhead 外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中心或右上方。 2)Reference and Date 参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避开混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期留意事项： A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C. 日期最好用基数字。3)Inside

4、 name and Address 受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互比照，避开放入信封时发生差误；二是发信后便于精确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发觉信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分别原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材) 4)Attention Line 如需注明对方经办人，希望收信商号将信快速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或A

5、ttention of 例1 Richard Thomas Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 5)The Salutation这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx称呼后面的的标点，一般运用逗号或分号，美加来

6、信中Gentlemen后用冒号：6)Subject Line or Caption Line事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简洁扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。7)Body of the Letter 这是书信的主体，表达发信人的看法。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简洁内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。假如是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。 在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结

7、本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.8)Complimentary Close 结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如： Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours,Gentlemen: Truly yours,or Yours trully,Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,9)The Signature 结束语的下面，应将行号的

8、名称用大写打出，必需由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。例见教材 外国函件都必需由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。东南高校远程教化10)Enclosure如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或具体列明如下：Encls: 2 InvoicesEnc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 11)The Carbon Copy Notation假如函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最终的左下角注明“CC to

9、 xxx” or “CC xxx”12)Postscript信写完后，假如想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。2.Writing Principles of business Letters7 “C”1) Courtesy 礼貌语言要有礼且虚心，刚好地回信也是礼貌的表现。2) Consideration 体谅写信时要到处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身动身，语气上更敬重对方。3) Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出模糊不清的信件。 4) Cl

10、arity 清晰 意思表达明确，要留意： （一）避开用词错误： （二）留意词语所放的位置：（三）留意句子的结构：5)Conciseness 简洁 （一）避开废话连篇 （二）避开不必要的重复 （三）短句、单词的运用 6)Concreteness 详细 7)Correctness 正确 3 Form1) Full Block Form 完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。 2)Modified Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部格外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。 3)Modified Block Form with Indented Style混合式：封内地址及其他须要分行的部分，采纳平头式，而第一段起先一行采纳缩行式。两种格式的混合采纳所以称之为混合式。4) Simplified Form简洁式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等。4 Addressing EnvelopesRemarks:1.Private 私人信2.Confidential机密信3.Registered 挂号邮件4.Express快递邮件5.Ordinary Mail平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品