广东电网公司建设项目档案管理工作手册(试行)----(南网)2036.docx
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1、广东电网网公司建设项目目档案管管理工作作手册(试行)广东电网网公司办办公室二七七年六月月目 录一、国家家、行业业关于建建设项目目档案工工作依据据性文件件1二、建设设项目档档案工作作组织建建设1三、建设设项目档档案工作作业务建建设1(一)电电网工程程项目文文件形成成流向1(二)电电网工程程项目档档案工作作流程3(三)工工作流程程的7个个环节及及其具体体内容3A、项目目文件管管理前期期工作3 1. 明确确合同条条款3 2. 项目目文件现现场保管管条件4 3. 档案案工作交交底记录录4 4. 业务务培训8B、收集集归档8 1. 收集集原则8 2. 收集集要求8 3. 收集集对象8 4. 收集集方法9
2、 5.工程项项目文件件归档范范围、分分类、保保管期限限参照表表10C、整理理组卷的的要求442 1. 立卷卷原则42 2. 卷内内文件排排列43 3. 案卷卷的编目目43 4. 案卷卷的装订订46 5. 装具具规格及及制成材材料46 6. 声像像档案立立卷47 7. 电子子项目文文件的管管理47D、中间间检查554 1. 主要要内容54 2. 检查查形式及及对象54 3. 检查查反馈意意见内容容及格式式54 4. 检查查次数及及时间57E、移交交558 1. 移交交阶段的的划分58 2. 移交交程序59F、审查查验收662 1. 提出出验收申申请662 2. 组织织验收622G、档案案接收62
3、2 1. 依据据文件622 2. 清点点核对工工作6222广东电网网公司建建设项目目档案管管理工作作手册(试行)一、国家家、电力力行业关关于建设设项目档档案工作作依据性性文件参见广广东电网网公司建建设项目目档案管管理办法法第44条。二、建设设项目档档案工作作组织建建设参见广广东电网网公司建建设项目目档案管管理办法法第77.1条条。三、建设设项目档档案工作作业务建建设(一)电电网工程程项目文文件形成成与归档档流向归档文件件材料的的形成流流向按项项目建设设管理程程序分为为项目前前期准备备阶段、施工(管管理)阶阶段、竣竣工验收收阶段、技改阶阶段,各各阶段产产生的归归档文件件的收集集由各阶阶段项目目管
4、理部部门负责责。各阶阶段文件件形成及及项目管管理全过过程的文文件流向向以图表表示如下下:1.过程程流向:立项、可研、规划用地许可等文件材料(规划部门)勘察、初步设计、施工图设计文件材料(设计部门)设计、施工、监理招投标及合同;征地文件等(工程项目管理部门)00部门)设备招投标、订货合同及涉外文件等(物流中心)(物流中心工程项目管理部门项目前前期准备备阶段:施工(管理)阶段:施工文件、设备文件(施工单位)监理文件(监理单位)工程项目管理部门竣工验验收阶段段:a: b:工程决算(财务部/经营部)竣工验收文件(施工单位)(监理单位)工程项目管理部门档案部门技改阶阶段:技改文件(技改工程施工单位)生产
5、技术部项目管管理全过过程:与上级机构往来的管理性文件工程项目管理部门本单位(建设单位)产生的管理性文件与各参建单位往来的管理性文件2.整体体流向:生产技术部工程项目管理部门档案部门参建单位工程项目部参建单位档案管理部门(二)工工程项目目档案工工作流程程,具体体内容见见广东东电网公公司建设设项目档档案管理理办法附附录A。(三)工工作流程程的7个个环节及及其具体体内容A 项目目文件管管理前期期工作1 明确确合同关关于档案案工作的的条款。建设单位位在与参参建单位位签订设设计、施施工、监监理、设设备订货货等合同同时,应应在合同同条款中中明确规规定档案案工作的的内容,包包括:1.1 要求各各参建单单位必
6、须须严格执执行国国家重大大建设项项目文件件归档要要求与档档案整理理规范(DDA/TT28-20002)、广东东电网公公司建设设项目档档案管理理办法及及手册册。确确保文件件材料齐齐全、完完整、准准确。1.2 明确合合同约定定方必须须在项目目竣工投投运三个个月内,移移交一套套项目归归档文件件原件至至建设单单位工程程管理部部门,同同时提交交与文字字、图纸纸档案目目录相一一致的OOAK工工程档案案管理软软件采集集的数据据。1.3 在合同同中明确确归档文文件材料料必须经经建设单单位验收收合格后后,才能能向参建建单位支支付质量量保证金金。2 项目目文件现现场保管管条件项目管理理部门在在工程立立项后必必须按
7、手手册第第三.(三三).BB.4.1条关于“文件的的收集要要求”配备文文件收集集袋(盒盒)及专专用文件件柜,并并在文件件保管现现场采取取防火、防潮、防虫、防盗等等措施,确确保项目目文件的的安全。3 档案案工作交交底记录录3.1 项目建建设单位位档案管管理部门门在工程程立项后后对项目目管理部部门进行行交底;3.2 项目建建设单位位项目管管理部门门在工程程开工后后对参建建单位进进行交底底;3.3 项目参参建单位位档案管管理部门门在工程程开工后后对工程程项目管管理部进进行交底底。具体表格格如下:工程档案案工作交交底记录录(适用于于建设单单位档案案管理部部门对项项目管理理部门)工程名称称编 号交 底
8、人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工工程目录录号: ;工程代代号:2.项目目管理部部门(生生产技术术部)需需提交一一套完整整、准确确、系统统的档案案原件到到档案管管理部门门。3.竣工工档案按按手册册:第三.(三三).BB条进行收收集;第三.(三三).BB.5条工程程项目文文件归档档范围、分类、保保管期限限表进进行分类类;第三.(三三).CC条进行行整理;第三.(三三).EE条进行行移交。4.竣工工图编制制要求。5.声像像档案按按本单位位声像管管理办法法进行整整理和移移交。工程档案案工作交交底记录录(适用于于项目管管理部门门-参建建单位交交底)工程名称称编 号交 底 人时间年 月
9、 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工工程目录录号: ;工程代代号:2.参建建单位需需按合同同提交XX套的竣竣工资料料给建设设单位,其其中保证证一套完完整、准准确、系系统的档档案原件件提交给给项目建建设单位位。3.竣工工档案按按手册册:第三.(三三).BB条进行行收集;第三.(三三).BB.5条工程程项目文文件归档档范围、分类、保保管期限限表分分类;第三.(三三).CC条进行行整理;第三.(三三).EE条进行行移交;4.竣工工图编制制要求。5.声像像档案按按本单位位声像管管理办法法进行整整理和移移交。工程档案案工作交交底记录录(适用于于参建单单位档案案管理部部门对工工程项目目管理部部)工程名
10、称称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.交建建设单位位的项目目文件材材料按建建设单位位的要求求进行分分类、整整理及移移交。2.交本本单位档档案保管管部门一一套竣工工档案。3. 竣竣工档案案按手手册:第三.(三三).BB条进行行收集;第三.(三三).BB.5条条工程程项目文文件归档档范围、分类、保管期期限表进行分类;第三.(三三).CC条进行行整理;第三.(三三).EE条进行行移交。 4.声像像档案按按本单位位声像管管理办法法进行整整理和移移交。4 业务务培训培训时间间培训对象象组织部门门培训内容容培训方式式工程立项项后项目管理理部门、财务部部门文件件管理人人员档案部门
11、门项目文件件管理人人员的工工作职责责;文件件的归档档收集要要求;文文件整理理组卷要要求;文文件审查查验收要要求;文文件的移移交手续续;OAAK工程程档案管管理(单单机版)软件的的应用等等。发放放广东电电网公司司建设项项目档案案管理办办法及及手册册。举办培训训班、一一对一培培训档案员对对项目管管理部门门文件管管理人员员进行技技术交底底后规划部门门、设计计部门、和物流流中心文文件管理理人员项目管理理部门工程开工工施工、监监理单位位文件管管理人员员项目管理理部门B 收收集归档档项目文件件材料收收集的基基本原则则、要求求和方法法1 收集集原则。归档文文件材料料必须能能准确反反映项目目建设各各阶段活活动
12、的真真实记录录。2 收集集要求2.1 齐全率率。文件件材料必必须收集集齐全、完整。2.2 文件收收集的质质量要求求。2.2.1 归归档文件件材料应应以原件件归档,一一般不使使用复印印件,红红头文件件业主、抄送单单位除外外。2.2.2 归归档文件件材料幅幅面要求求采用AA4纸(29772100mm)尺寸。2.2.3文件件材料的的载体和和书写材材料应符符合耐久久性要求求,严禁禁使用圆圆珠笔、铅笔、红墨水水、纯蓝蓝墨水、复写纸纸书写和和签批,热热感传真真纸应复复印后归归档。3 收集集对象。包括各各种载体体文件、图表及及照片、录像带带、录音音带等。4 收集集方法4.1 拟定案案卷主题题及分类类号收集袋
13、是是项目各各阶段的的管理部部门及参参建单位位在文件件收集过过程中所所使用的的用以分分门别类类装放文文件的袋袋子(盒盒)。参参照手册册第三三.(三三).BB.5条条工程程项目文文件归档档范围、分类、保管期期限参照照表拟出案案卷主题题,标示示在文件件袋上即即可形成成收集袋袋。各单单位在文文件收集集过程中中将文件件按案卷卷主题放放入袋中中即可。4.2 建立归归档文件件关联表表归档文件件关联表表是指在在项目管管理过程程中,将将工程竣竣工投运运前各阶阶段形成成的应归归档的管管理性文文件形成成关联关关系表格格(格式式见附件件)。即即项目建建设各有有关单位位(规划划部、工工程部、物流中中心、生生产技术术部)
14、在在工程建建设过程程中做好好关联表表的填写写工作,工工程竣工工投运后后,各单单位将关关联表连连同归档档文件一一并移交交档案部部门归档档。归档文件件关联表表序号责任者文号文件题名名页数档号备注5 电电网工程程项目文文件归档档范围、分类、保管期期限参照照表分类号案卷题名名归档文件件保管期限限收集单位建设单位施工单位设计单位监理单位位运行单位位82架空线路路工程820工程建设设文件82000凭证、合合同、协协议82000项目投资资规划审审批文件件工程项目目投资许许可证、规划许许可证、建筑工工程施工工许可证证、工程程建设报报告及批批复永久长期建设、设设计单位位82000环保安全全卫生等等专项审审批文件
15、件环境保护护、劳动动安全、卫生等等专项申申请、批批复永久长期建设、设设计单位位82000线路工程程勘测设设计、施施工、监监理、测测试合同同线路工程程勘测设设计、施施工、监监理、测测试、竣竣工图编编制的证证明书、合同文文件永久长期长期长期建设、施施工、设设计、监监理单位位82000线路建设设用地补补偿问题题文件线路对电电信线路路影响、林业、用地、青赔等等问题改改造维护护、砍伐伐、承包包费用的的协议永久建设单位位线路走廊廊、塔基基占地、拆迁、林木砍砍伐等补补偿文件件、协议议、合同同等82000线路工程程招投标标文件线路工程程招投标标文件、中标标通知书书永久永久长期永久建设、施施工、设设计、监监理单
16、位位82000设备、材材料招投投标文件件线路金具具、导线线、塔材材、绝缘缘子招投投标文件件长期建设单位位82000设备、材材料订货货及供货货合同线路金具具、导线线、塔材材、绝缘缘子、避避雷器等等设备订订货及供供货合同同长期建设单位位82011可行性研研究、原原始调查查材料82011总体规划划、方案案及可行行性研究究报告总体规划划设计、方案设设计永久长期建设、设设计单位位可行性研研究报告告及其评评估、审审批文件件、会议议纪要82011路径审批批文件及及其合同同、协议议与规划、土地、林业、公路、铁路、邮电、军事设设施、环环保、航航道管理理、建设设等有关关部门签签订的合合同及协协议永久长期建设、设设
17、计单位位82011初步设计计对邻近近电信线线路影响响及防护护措施说说明书、图纸初步设计计对邻近近电信线线路影响响及防护护措施说说明书、图纸永久长期建设、设设计单位位82011地质勘察察测绘文文件地质勘测测报告及及成果表表永久永久建设、设设计单位位工程地质质、水文文地质、勘察报报告、地地质图、勘察记记录、化化验、试试验报告告、重要要土、岩岩样及说说明82011地形、地地貌、水水文、气气象、地地震等文文件地形、地地貌、控控制点、建筑物物、构筑筑物及重重要设备备安装测测量定位位、观测测记录永久长期建设、设设计单位位水文、气气象、地地震等其其它设计计基础82022设计任务务书、初初步设计计82022初
18、步设计计阶段文文件材料料设计任务务书、计计划任务务书及其其审批文文件、技技术设计计审查永久永久建设、设设计单位位工程初步步设计及及其审批批文件82022初步设计计阶段图图纸及概概算书初步设计计综合图图及说明明书、主主要设备备材料清清册永久永久建设、设设计单位位工程初步步设计概概算书及及审查后后调整概概算书82033施工图设设计82033工程设计计计算书书工程设计计计算书书长期长期建设、设设计单位位82033关键技术术试验关键技术术试验永久永久建设、设设计单位位82033施工图设设计阶段段概预算算书等施工图概概、预算算书、调调整概算算书及批批复永久长期建设、设设计、施施工单位位设计变更更增加费费
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