泸贵-公路养护档案管理细则(DOC44)5024.doc
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1、四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部成自泸赤赤高速公公路(泸泸州段)项项目公路养护护档案规范化、标准化化管理实实施细则则编制部门门:四川川龙光泸泸贵高速速公路有有限公司司养护工工程部编制时间间:二0一六年年十月53四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部公路养护护档案规规范化、标准化化管理实实施细则则1、总则则1.1 为进一一步加强强并规范范四川龙龙光泸贵贵高速公公路有限限公司(以以下简称称“我司”)公路养养护档案案管理水水平,统统一公路路养护管管理档案案文件形形成、收收集、整整理、归归档等一一系列活活动的操操作标准准,保证证公路养养护管理理档案存存放有序序,检索索明白方方便,按按照公公路工程
2、程竣工文文件材料料立卷归归档管理理办法(交办发200013900号)、四川川省交通通重点建建设项目目竣工文文件编制制及档案案整理规规范(川川交办200022455号)、照片档档案管理理规范(GBB/T 118821-20002)、GB/T111822220000科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求、公路路养护技技术规范范(JIGG H110-220099)等办办法、规规范要求求,结合合我司具具体管理理情况,编制本本实施细细则。1.2 本细则则所称公公路养护护管理档档案主要要是指我我司养护护工程部部在公路路日常养养护、小小修保养养、大中中修养护护等养护护生产与与管理全全过程中中形成并并具有保
3、保存、查查考、利利用价值值的文字字、图像像、声像像等以纸纸制、胶胶片、磁磁介、光光介等载载体形式式存在的的全部文文件。1.3 我司公公路养护护档案管管理应遵遵循“统一管管理、分分级负责责、规范范填写、及时归归档”的原则则。1.4 本实施细细则仅适适用我司司养护工工程部。2、职责责分工2.1 分管领领导 养护工程程部分管管领导负负责养护护档案形形成、收收集、整整理、归归档等一系列列活动中中人员、物资、资金、任务分分工等工工作的总总体协调调、安排排,贯彻彻档案管管理相关关规定,完完成应由由其本人人亲自完完成的档档案形成成的相关关工作,督督促指导导分管工工作范围围内养护护档案的的形成系系列工作作。2
4、.2 养护工工程部负负责人养护工程程部负责责人负责责落实养养护档案案形成、收集、整理、归档等等一系列列活动中中人员、物资、资金、任务分分工等工工作的协协调、安安排,宣宣传并贯贯彻档案案管理相相关规定定,完成成按照部部门岗位位职责分分工应由由其本人人亲自完完成的相相关档案案工作内内容,并并及时提提交给档档案管理理专职人人员整理理归档,督督促指导导考核本本部门养养护档案案工作落落实情况况。负有有向分管管领导汇汇报养护护档案形形成相关关情况的的义务。2.3养养护工程程部工程程师养护工程程部各专专业工程程师负责责完成各各自工作作范围内内养护工工程所需需形成的的档案资资料,并并及时提提交各自自形成或或承
5、办的的所有养养护档案案给档案案管理专专职人员员整理归归档。负负责中唯唯系统中中自己工工作范围围内相关关资料的的录入形形成工作作。负有有及时向向部门负负责人汇汇报反应应养护档档案形成成相关问问题的义义务。2.4 养护工工程部档档案管理理专职人人员负责收集集由其它它人员形形成或承承办的各各种养护护档案,并并对档案案齐全性性、完整整性进行行检查,合合规后按按要求整整理归档档。负责责完成自自己工作作范围内内应编制制的养护护档案。负责检检查中唯唯系统中中养护档档案资料料的录入入是否及及时与完完整。负负有及时时向部门门负责人人或养护护工程师师反应养养护档案案形成收收集整理理归档存存在的问问题情况况的义务务
6、。3、档案案管理要要求3.1 公路养养护档案案管理工工作遵循循“统一管管理、分分级负责责、规范范填写、及时归归档”的原则则。3.2 公路养养护档案案管理应应严格执执行档案案管理的的有关规规定,所所形成档档案应及及时归档档,并由由实行集集中统一一管理,避避免分散散在承办办部门或或个人手手中保存存3.3 分类归归档要遵遵循文件件的自然然形成规规律和成成套性特特点,保保持卷内内文件的的有机联联系,便便于查找找使用。3.4 卷内档档案文件件排序:同一事事由文件件材料批批复在前前,请示示在后;正本在在前,定定稿在后后;正文文在前,附附件在后后;原件件在前,复复制件在在后;转转发文在在前,被被转发文文在后
7、;文字材材料在前前,图样样在后。针对一一个批复复文件有有多个单单位的请请示的情情况,批批复在前前,其次次附批复复所针对对的请示示文件,最最后是依依次上报报的请示示文件。3.5 档案编编制形成成文本格格式要严严格按照照相关规规定要求求执行,不不得随意意更改,确确保档案案形成统统一规范范标准。3.6 每一案案册必须须有封面面、目录录,卷内内文件不不得有重重分,不不同载体体的文件件应分别别立卷。3.7 档案应应分类排排列存放放,不准准堆放与与档案资资料无关关的东西西,做到到完整干干净、存存放有序序、查询询便捷。同时认认真做好好防火、防盗、防潮、防尘、防有害害生物、防有害害气体、防高温温、防光光、放磁
8、磁化等“九防”工作。3.8 档案的的借阅利利用应遵遵循“按照公公司相关关办理、私自出出借转借借、禁止止私自随随意涂改改抽拆、妥善保保管案卷卷、用毕毕及时归归还”。3.9 电子档档案各养养护档案案形成或或承办责责任人应应做好文文字、数数据、影影像记录录等电子子文件的的保存和和维护,逐逐步实现现养护档档案电子子化。4、档案案质量要要求4.1 文件材材料按照照GB/T111822220000科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求,采采用70gg/m22以上的的胶版印印刷纸或或复印纸纸。纸张张白度为为70%以上,韧韧性好,不不洇水的的纸张。规格为为2977mm2100mm或2977mm4200mm。
9、4.2 公文用用纸一般般适用纸纸张定量量为60gg/80gg/的胶胶版印刷刷纸或复复印纸。纸张白白度为8590,横横向耐折折度15次,不不透明度度85,pH值为7.59.5。4.3 案卷封封面、卷卷内目录录采用70gg/m22复印纸纸,纸张张白度为为70%以上,韧韧性好,不不洇水的的纸张。规格为为2977mm2100mm。4.4 文件材材料应字字迹清楚楚、工整整、图样样清晰、图表整整洁,完完好无损损,签字字认可手手续完备备,同类类资料各各式统一一。文件件材料书书写必须须使用碳碳素或蓝蓝黑墨水水,不得得用易褪褪色材料料(如红红墨水、纯蓝墨墨水、圆圆珠笔、复写纸纸、热敏敏纸、铅铅笔)书书写绘制制;
10、若有有已用易易褪色材材料形成成的文件件应及时时复印,复复印件与与原件一一并归档档,组卷卷时原件件在前,复复印件在在后。电电传文件件不宜长长期保存存,应复复印归档档,并在在复印件件上加以以说明。复印、打印文文件及照照片的字字迹、线线条和影影像必须须清晰。对于文文件材料料尺寸不不符合规规范要求求和破损损的,应应粘贴、托裱或或折叠,图图样的标标题栏露露在右下下角。对对批语、签注意意见写在在文件装装订线内内的,应应予以粘粘贴补宽宽。4.5 录音、录像文文件应保保证载体体的有效效性。长长期存储储的电子子文件应应采用不不可擦除除型CD格式的的光盘。声像、图片档档案应分分类别统统一编排排、单独独成册按按国家
11、标标准要求求装入声声像、图图片档案案盒。声声像档案案的整理理要进行行分类、组合、排列和和编目,具具有系统统性,便便于保管管和利用用。照片片材料应应有文字字说明,内内容包括括照片编编号、名名称、时时间、作作者(摄制者)、地点点、人物物、事由由等要素素尽可能能齐全。数码图图片和摄摄录资料料还应刻刻录成光光盘装入入相应的的档案盒盒保存。录像、录音材材料应有有必要的的剪辑及及准确生生动的说说明,达达到简明明、完整整地表现现内容,展展示工程程建设、管理的的实况。4.6 案卷内内不同尺尺寸大小小的文件件材料要要折叠成成2977mm2100mm(A4)的统统一幅面面装订。4.7 在归档档时案卷卷厚度应应适当
12、控控制,装装订前去去除塑胶胶、塑膜膜、胶圈圈等易老老化腐蚀蚀纸张的的封面或或金属物物。装订订可采用用三孔一一线装订订或胶装装两种形形式。5、档案案主要内内容及分分类5.1 经过过梳理,现现将我司司目前主主要公路路养护管管理档案案内容存存档作如如下分类类排序,按请遵照执行。 1 养护管管理制度度(指制制度、手手册等) 2 养护管管理计划划(指年年季月旬旬计划等等) 3 养护管管理报表表(指编编制的年年季月报报表或报报告等) 4 与政府府往来文文件(指指与各级级政府管管理单位位之间往往来的通通知、通通报、请请示、批批复、函函、复函函等,应应分单位位,按时时间先后后顺序归归档) 5 与集团团往来文文
13、件(指指与集团团公司各各部门之之间往来来的通知知、通报报、请示示、批复复、函、复函等等,按事事件及时时间顺序序归档) 6 与合作作方往来来文件(指指与合作作单位之之间往来来的通知知、通报报、函、复函及及其它等等,应分分单位,按按时间先先后顺序序归档) 7 公司内发发文件(指指公司下下发的通通知、通通报等,按按事件时时间存放放)8 养养护工程程部内部部文件(指指养护工工程部内内部会议议、培训训等文件件,按时时间归档档)9 合合同履约约文件(指指对各合合作方履履约情况况检查、考评文文件,分分单位,按按时间归归档)10 养护工工程部人人员资料料(指养养护工程程部员工工名单、简历、资质证证书及身身份证
14、复复印件及及培训考考核证明明资料等等) 11 养护工工程基础础信息表表(含桥桥隧涵洞洞工程、声屏障障工程、高边坡坡路基、房建工工程等) 12 招投投标/询报价/合同文文件(指指招标(询询价)书书及补充充澄清投标(报价价)书及补充充澄清开评标标记录合同书书(协议议)及补补充文件件等,按按同一工工程事件件前述文文件集中中顺序归归档) 13 综合性性技术交交底书(指指非专项项性交底底,即交交底内容容包括较较多专业业及较多多分部分分项工程程内容,且且这些工工程是在在后续施施工中陆陆续发生生,为了了方便而而一次性性编制并并向相关关施工作作业方进进行的交交底书,按按时间顺顺序归档档) 14 计量支支付文件
15、件(指合合同款拨拨款通知知单付款申申请单合同结结算表合同呈呈批表(首首次附施施工或服服务协议议/合同,末末次附结结算协议议/合同)计量支支付报表表等,分分单位,按按期归档档) 15 小修养养护实施施及验收收文件(指指小修养养护工程程施工任任务单、现场验验收单及及其附件件) 16 专项养养护实施施及验收收文件(指指桥隧涵涵、路基基、路面面、交安安、环保保、房建建等工程程的专项项养护,每每个专项项养护工工程资料料原则上上包含专专项工程程施工设设计图、施工许许可及开开工报审审文件、专项施施工组织织(方案案)设计计,专项项安全技技术交底底及工程程材料质质量证明明文件、施工试试验文件件、施工工过程质质量
16、验收收和交工工验收文文件等,文文件分专专业归档档) 17 巡查日日志 18 一隧一一档文件件(指大大事记、隧道卡卡片、隧隧道平面面图、位位置图、管理信信息表、经常检检查记录录等)19 一桥一一档文件件(指大大事记、桥梁卡卡片、桥桥梁平面面图、桥桥位图、管理信信息表、经常检检查记录录等)20 涵洞工工程文件件(指经经常检查查记录、定期检检查记录录等) 21 健康监监控监测测文件(指指桥隧涵涵路基、路面、房建等等工程健健康监控控监测建建议书或或方案、记录及及报告等等,按专专业分类类归档) 22 公路技技术状况况检测评评定(含含桥隧涵涵、路基基、路面面、沿线线设施等等技术状状况检测测与调查查之外委委
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