1专业市场物业管理方案gvs.docx
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1、专业市场场物业管理理方案目 录录序号内容一物业管理理整体构构思及运运作模式式二.物业管理理信息化化处理系系统三.物业管理理的服务务内容四.人员配备备及培训训五.物业管理理的特色色服务六.管理服务务承诺一.物业业管理整整体构思思及运作作模式专业市场场物业管管理的整整体构思思:专业市场场作为专专业市场场项目,在在规划建建设、环环境配套套、信息息网络设设施设备备等方面面的定位位均很高高。结合合专业市场场业户群群体的特特征和针针对诸多多层面的的考虑,我我们确立立了嘉贸贸市场物物业管理理的目标标定位和和整体构构想。我们目标标定位是是:,使使专业市场场环境、安安全保障障、文化化氛围、信信息服务务等方面面成
2、为湘湘潭市物物业的典典范,在在湘潭市树树立起名名牌物业业形象,并并提升专专业市场场物业管管理品牌牌形象,使使物业管管理成为为专业市场场的核心心卖点之之一。我我们对管管理服务务的整体体设想可可概括为为:建设规范范管理专专业团队队演绎专业业市场物物业管理理形象以点带面面、面上上处处开开花结果果专业市场场物业管管理的运运作模式式:专业市场场物业管管理的运运作模式式包括:管理架架构、管管理运行行机制、考考评考绩绩体系等等。以下下分别阐阐述:(一) 管理架构构在专业市市场的物物业管理理服务中中,将结结合专业业市场的的人文特特点及行行业法规规,结合合相成物业业先进管管理理念念和现代代经营模模式,确确定本项
3、项目物业业管理运运营的管管理架构构。1、 专业市场场物业管管理外部部组织架架构湘潭市政府主管部门长沙相成物业管理有限公司专业市场管理处指导监 督 指指协 调专业市场管理 导导专业市场管理服务外部组织织架构说说明: 1、相相成物业业对专业业市场实实施专业业化、规规范化的的物业管管理顾问问服务; 2、政政府行政政主管部部门对本本项目物物业管理理工作进进行管理理和业务务指导; 3、专专业市场场物业管管理处和和相成物业业构成监监督协调调关系。2.专业业市场物物业管理理内部组组织架构构(首年年)专业市场物业管理公司专业市场管理处财务部工程部安保部物业部安管队运行组维修组会 计出 纳客服组环境组行政组治安
4、管理车辆管理消防管理设备运行管理设施设备维修客户维修服务后勤管理档案管理行政人事管理保洁管理绿化管理房屋管理客户服务内部组组织机构构说明:1、设置置原则:精干高高效、目目标管理理专业市场场管理处处对物业业管理服服务项目目实行计计划目标标管理,实实施整体体管理和和责任管管理相结结合的管管理方式式。2、设置置形式:垂直领领导、整整体协调调垂直领导导的形式式,目的的是减少少管理环环节,提提高各部部门的工工作效率率;部门门业务独独立操作作的同时时,设置置协调管管理职能能,旨在在达成整整体有机机运作。(二) 运行机制制为保障物物业管理理机构高高效运作作,必须须建立一一个有效效的管理理运行机机制。长沙相成
5、物业指导 反反馈相成物业公司项目顾问经理本项目物业管理单位 指 指指 反反计算机辅助管理系统 标 导导 馈馈管理处主任服务地点信息中心 反馈 命令令部门员工部门主管 督督 导 重重大突发发事件管理运作作机制图图1.质量量监管机机制质量监管管机制是是在建立立一整套套有相成成物业管管理特色色的质量量管理体体系的基基础上,根根据ISSO90001(220000版)质质量保证证标准的的有关要要求,全全面推行行质量管管理,把把质量目目标落实实到各岗岗位、各各环节直直至到个个人,并并通过质质量管理理小组监监督检查查,使工工作质量量不断提提高,达达到业户户满意的的效果。按相成物物业制定定的各项项管理指指标和
6、创创优方案案,专业业市场管管理处各各职能管管理人员员将按照照质量监监管体系系的要求求,明确确责任,授授予权利利,在实实际过程程中抓好好权限下下放和自自我控制制及实施施过程中中的检查查和控制制,并将将目标实实施的各各项进展展情况、存存在问题题及时用用图表和和文字表表述出来来,实现现目标动动态控制制,进行行目标成成果评价价,确定定成果和和考绩,并并与个人人利益待待遇相结结合。同同时,公公司还会会通过各各种宣传传教育手手段培养养员工的的敬业精精神,职职业道德德,加强强员工培培训,不不断提高高员工自自身素质质和工作作水平,进进而提高高工作质质量和效效率。2.协调调机制 协调机机制是指指运用协协调管理理
7、的方法法,解决决在管理理服务过过程中经经常发生生的各岗岗位之间间、工种种与员工工之间、员员工与员员工之间间、员工工与业户户之间的的矛盾和和冲突。(1)行行政促动动力,以以行政职职务权利利为依托托,以行行政命令令为基本本形式,以以奖罚为为后盾的的强制性性促动力力。(2)竞竞争促动动力,运运用竞争争手段促促使相关关方面关关系的协协调,如如通过竞竞争,以以先进带带动后进进,共同同完成任任务。(3)舆舆论促动动力,因因势利导导利用舆舆论达到到协调的的目的。(4)管管理者的的凝聚力力,具体体情况为为领导者者或管理理人员塑塑造吸引引力、影影响力,这这是今后后促进日日常物业业管理工工作协调调的核心心力量。3
8、.激励励机制激励机制制是激励励活动要要素在进进行过程程中互相相联系、相相互作用用、相互互制约及及激励效效果之间间内在联联系的综综合机能能,其作作用旨在在提高“内聚力力”。(1)管管理日常常目标、责责任制、增增强管理理层的工工作主动动性,按按“国优”标准制制定各项项管理指指标,严严格作好好各项工工作、明明确奖罚罚。(2)实实施奖金金破格晋晋级制度度,调动动员工工工作热情情。管理理处员工工实施奖奖罚制度度,奖金金标准与与工作表表现和业业绩挂钩钩,并可可根据情情况,对对先进给给予破格格晋升,以以形成竞竞争激励励机制,提提高员工工积极性性。(3)依依据管理理、管教教结合,融融情于管管。管理理处依法法与
9、员工工签定劳劳务合同同,关心心员工生生活,帮帮助其解解决家庭庭困难,使使其无后后顾之忧忧,保持持良好的的工作情情绪,给给业户提提供优质质服务。4.监督督机制 监督机机制是实实现物业业管理各各项工作作开展的的必要外外在约束束条件,防防止或纠纠正工作作中出现现的偏差差。保证证管理机机构及其其工作人人员依法法办事。(1)管管理者对对机构内内部工作作人员进进行监督督。(2)业业户对管管理机构构及工作作人员进进行广泛泛监督,形形成综合合监督体体系。(3)通通过信息息反馈监监督,以以各种手手段来实实现监督督管理的的闭环机机制,保保证专业业市场管管理监督督机制的的有效实实施。5.自我我约束机机制(1)经经济
10、利益益促动自自我约束束机制,充充分利用用经济措措施去诱诱发管理理对象的的利益敏敏感动机机,然后后由这类类动机去去引导对对行为自自我约束束。(2)目目标结构构与责任任相互联联系而造造成的促促进机制制。(3)权权利链条条相关制制约机制制,建立立管理对对象之间间相互制制约的权权利链条条,促成成相关机机构、相相关员工工之间的的自我约约束机制制。二.物业业管理信信息化处处理系统统专业市场场物业管管理信息息化处理理系统包包括:工工作流程程、信息息反馈(投投诉处理理)渠道道及时间间、物业业资料管管理几个个方面。以以下分别别阐述。(一) 工作流程程1.整体体运作流流程图 方 案 设 计前期管理机 构 设 置专
11、业市场物业管理单位人 员 培 训接 管 验 收项 目 跟 进入住期管理业 户 入 住装 修 管 理安 全 管 理其它事务管理文档、物料管理社区文化建设商 务 服 务财 务 管 理品 质 管 理工程维护管理环 境 管 理日常管理2.物业业交接验验收流程程:与地产公司、监理公司、施工单位共同进行质量验收,如实填报质量验收单,发现问题,记录在案,书面要求施工单位整改,明确复检时间与罚则。 接收工程图纸资料、各类参数及保修证明、总体平面图,建筑物、构筑物、公用设施、室内外管线、绿化等竣工图、设备图。模拟入住,测定综合使用指标,发现隐患及时整改抄取水、电表底数确保保修项目、期限、标准、责任方式,重大保修
12、项目(附细则与图纸)3.工作作巡查流流程:发现员工优绩或过失报管理处实施并向全体员工通报各部门主管每次例行巡视检查填写优绩奖励单或过失处罚单客户服务中心统计、处理汇总、统计、分析后的信息反馈至主任处处理完毕,及时向管理处领导汇报,并在处理单上签字发现管理事务存在问题填写督察问题处理单,交责任部门责任人采取正确行动处理问题4.安全全管理运运作流程程:保安部主管、保安班长检查、登记定岗值勤发现问题交保安主管编号、存档应急分队及时处理做好记录报 警通知管理处主任记 录紧急通知中央控制室视情况通知派出所、消防队等相关单位5.机电电设备维维修流程程:归档保存做好维修记录维修完毕试运行合格管理处无法维修,
13、报公司视维修费用大小经审批后实施填写维修申报单发现运行故障申报维修日常巡视检查组织有关维修人员到现场维修报工程主管、相关工程师至现场指导、监督维修6.保洁洁管理流流程:环境主任巡视检查发现问题,填写保洁问题统计表,提出整改意见,迅速安排人员保洁班长组织人员实施整改环境主任监督整改情况检查、考核工作绩效,填写整改统计表整理、归档(二)信信息反馈馈(投诉诉处理)渠渠道及时时间1.专业业市场物物业管理理信息反反馈流程程:处理中心信息源信息接收站结果回馈2.专业业市场物物业管理理信息反反馈控制制方式(1)管管理处(或客户户服务中中心)值值班室,通通过信息息传递工工具,如如投诉电电话和各各专业组组配备的
14、的无线对对讲机等等工具,及及时反馈馈专业市场场每个区区域发生生的情况况。严格格的岗位位责任制制和完善善的管理理规章,实实行规范范化运作作。(2)流流畅严密密的运作作流程,一一环扣一一环,一一环监督督一环。(3)管管理处每每月(日日)检查查,通过过总结评评比来获获取反馈馈信息。(4)通通过反馈馈信息的的总结评评比,迅迅速发现现管理服服务上的的缺点、盲盲点,及及时改进进工作,提提高服务务质量。3.专业业市场物物业管理理信息处处理流程程管理处员工意见箱业户调查新闻媒体新闻媒介政府主管部门相关人员执行命令执行结果发布命令跟踪检查管理处信息收集(接收信息、分析处理)4.客户户投诉处处理流程程:处 理客户
15、助理回访,填写投诉回访记录,业户签字。信息中心管理处主任指令回访责任主管报告本部员工客户投诉处理完毕,在投诉记录上注明完成及情况。反馈、采取措施整理、分析投诉记录,绘制投诉统计表,分析管理上的盲点、缺点。5.投诉诉处理时时间(1)值值班人员员接到业业户口头头/书面面投诉后后,若能能立刻回回复业户户则应立立刻回复复,并将将有关投投诉内容容和回复复内容记记录下来来。 (2)诉诉处理人人应及时时分析问问题产生生的原因因,分析析判断投投诉是否否有效。若若投诉有有效,投投诉处理理人应立立即拟定定解决措措施,在在顾客要要求回复复的时间间内回复复业户。(3)对对于业户户没有明明确回复复时间的的,投诉诉处理人
16、人应根据据事件的的轻重缓缓急在规规定的时时间内回回复顾客客:A. 严严重且紧紧急事件件和不严严重但紧紧急事件件应在22小时内内回复,对对于严重重但不紧紧急和不不严重不不紧急事事件可在在2个工工作日内内回复;B. 若若投诉无无效,投投诉处理理人应在在1个工工作日内内,将投投诉无效效的原因因知会顾顾客。C. 对于无效效的投诉诉,对业业户应当当予以合合理、耐耐心的解解释。(二) 物业资料料管理科学的、规规范化的的档案管管理能有有效地为为专业市场场及公共共设施的的使用、维维修、改改建和各各项管理理工作提提供指引引和服务务。专业业市场作作为高档档住宅项项目,其其档案资资料是十十分繁杂杂的,我我们拟采采取
17、系统统化、科科学化、信信息化的的科学管管理手段段,明确确指定档档案管理理人员,抓抓住档案案资料的的收集、整整理、归归档、利利用四个个环节,对对所有档档案资料料进行严严格、科科学、集集中的管管理,达达到提高高物业管管理水平平、更好好地服务务业户的的目的。1.物业业资料管管理流程程:收集:工程技术、维修、改造资料;证件、装修审批表;历次管理活动书面、音像记录整理分类:产权资料; 技术资料; 管理规章及内部管理制度; 历次管理工作资料、记录; 业委会文件、通知、资料、活动记录; 财务帐表及分布方案归档:按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO 9001(2000版)质量体系标准建立双档制。利用:按权
18、限取用,领取时登记,使用后立即归还。2.档案案资料的的分类检检索 (11)开发发建设单单位移交交档案资资料 1) 产权权资料A. 项目批准准文件B. 用地批准准文件C. 建筑执照照D. 拆迁安置置资料 2) 技术资资料A. 专业市场场规划图图B. 建筑施工工图C. 竣工图 aa. 总总平面图图 bb. 单单体建筑筑、结构构、设备备竣工图图 cc. 消消防、附附属工程程及地下下管网竣竣工图D. 地质勘测测报告E. 工程合同同F. 开、竣工工报告G. 工程预决决算H. 图纸会审审记录I. 工程设计计变更通通知及技技术核定定单(包包括质量量事故处处理记录录)J. 隐蔽工程程验收签签证K. 沉降观察察
19、记录L. 竣工验收收证明书书M. 钢材、水水泥等主主要材料料的质量量保证书书N. 新材料、构构配件的的鉴定合合格证书书O. 水电、卫卫生器具具等设备备的检验验合格证证书P. 砂浆、混混凝土试试块试压压报告Q. 供水试压压报告3) 物物业资料料A. 专业市场场基本资资料B. 专业市场场分项资资料C. 商业配套套资料D. 娱乐设施施资料(2)管管理处自自建档案案资料 1) 业户资资料 AA. 业业户基本本情况 BB. 产产权证书书复印件件 CC. 各各项签约约文件 2) 日常管管理资料料 AA. 环环境管理理记录 a. 日常常巡查记记录 b. 垃圾圾清运记记录 c. 消杀杀记录 d. 噪音音检测记
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