建设单位工程资料归档制度dmzj.docx

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1、一、资料料内容一、招投投标资料料第一条 归档的的招投标标文件资资料，其其内容必必须准确确、齐全全完整、真真实反映映招标投投标活动动的过程程。第二条 招标投投标档案案应当专专人管理理。档案案管理人人员应遵遵守档案案管理的的有关法法律、法法规和规规章制度度。档案案管理人人员在收收到归档档的招标标投标文文件材料料后，应应及时登登记，并并认真做做好档案案资料的的立卷、装装订、归归档和集集中管理理工作。第三条招招投标单单位收集集、整理理、归档档的文件件资料应应当包括括以下内内容,并并按下列列顺序装装订成册册： （一）工工程建设设项目发发包初步步方案及及其附件件；附件包括括：1、工工程建设设项目审审批或者

2、者备案文文件的复复印件；2、邀请请招标或或直接发发包的证证明材料料；3、满足足招标条条件的其其他材料料的复印印件。 （二）招招标事宜宜备案表表及附件件资料；（三）工工程招标标代理委委托合同同、授权权委托书书及工程程招标代代理项目目组组成成人员情情况表； （四）单单独委托托编制施施工标底底的标底底编制委委托合同同；（五）招招标公告告或者投投标邀请请书；（六）投投标申请请人投标标报名及及获取资资格预审审文件或或招标文文件一览览表；（七）资资格预审审文件，中中标人资资格预审审申请材材料的复复印件,资格审审查情况况报告；（八）招招标文件件以及对对招标文文件的澄澄清或者者修改文文件；（九）清清标情况况报

3、告;（十）业业主评委委备案表表，专家家评委抽抽取、通通知记录录表；（十一）标标底的封封面、编编制说明明及报价价汇总表表； （十二二）评标标报告； （十三三）招标标投标情情况的书书面报告告（其中中在前面面程序中中已提交交过的内内容，可可以不重重复提交交。）； （十四四）中标标结果公公示表； （十五五）中标标通知书书；（十六）中中标人投投标文件件中的授授权委托托书、投投标函、报报价汇总总表、项项目班子子配备情情况以及及有关联联合体、分分包等重重要资料料的复印印件；（十七）合合同副本本；（十八）工工程招标标代理评评价意见见表；（十九）工工程建设设项目招招标投标标备案流流程表；（二十）工工程建设设项目

4、招招标投标标合同备备案表； （二十十一）工工程建设设项目招招标投标标监督情情况记录录表； （二十十二）工工程建设设项目招招标投标标行政监监督意见见书；（二十三三）投标标文件的的电子光光盘；（二十四四）需要要存档的的其他材材料。第四条 归档的的招投标标文件材材料应字字迹清楚楚、图表表整洁，需需要单位位或个人人签章的的，其签签章手续续应完备备，并应应采用碳碳素墨水水、蓝黑黑墨水耐耐久性强强的材料料书写，不不得使用用圆珠笔笔、铅笔笔等易褪褪色的材材料书写写。所有有存档的的文件材材料应统统一使用用A4或或A3纸纸（图纸纸除外）。第五条 招标标投标文文件材料料的立卷卷与归档档，应遵遵循文件件材料的的形成

5、规规律。同同一项目目分阶段段招标的的，每一一阶段应应分别组组卷，内内容相同同的材料料，可不不必重复复存档，但但应在档档案备考考表中注注明相关关材料的的存档信信息；卷卷与卷之之间应保保持系统统联系，便便于档案案的利用用、查询询和保管管。第六条 归档装装订的文文件材料料应有案案卷封面面和卷内内目录；并在归归档文件件材料尾尾页之后后附卷内内备考表表。第七条保保证档案案的保管管、保密密。第八条 对保存存期已满满，须移移交同级级城建档档案馆的的档案，应应按照有有关规定定办理移移交手续续。第九条不不得擅自自处理或或带走招招投标档档案资料料，禁止止任何单单位和个个人倒卖卖、涂改改、伪造造招标投投标档案案。第

6、十条 档案室室的建设设应当具具有防盗盗、防火火、防尘尘、防潮潮、防霉霉、防有有害生物物和防污污染等安安全设施施，不得得在危险险和不安安全的环环境中保保管档案案。对破破损、霉霉变、散散失的档档案，应应及时采采取抢救救、复制制、搜集集等补救救措施，确确保档案案的安全全与完整整。第十一条条 招招投标档档案只能能当场查查阅，不不能借阅阅。查阅阅、摘抄抄或复印印招投标标档案资资料，必必须履行行批准、登登记手续续。查阅阅档案时时，必须须精心爱爱护，不不得拆卷卷、抽页页、涂改改、销毁毁。二、工程程资料第一条工工程文件件可按建建设程序序划分为为工程准准备阶段段文件、监监理文件件、施工工文件、竣竣工图、竣竣工验

7、收收文件、声声像及电电子文件件六大类类。第二条建建设单位位应当从从工程立立项起，向向勘察、设设计、施施工和监监理单位位提出编编制报送送工程档档案的要要求，做做到工程程档案材材料的收收集、编编制与工工程进度度同步，保保证工程程档案材材料的完完整。第三条工工程移交交新的管管理单位位，其工工程档案案必须随随同移交交；停建建、缓建建工程档档案资料料，由建建设单位位收集保保管。第四条施施工单位位应当按按照有关关规定和和合同的的约定，及及时真实实准确编编制施工工技术文文件材料料，包括括竣工图图。由专专兼职档档案员（或或资料员员），负负责收集集、整理理、归档档和报送送档案资资料。监监理单位位应当及及时收集集

8、、整理理在工程程监理过过程中形形成或接接收的档档案，并并在竣工工验收前前移交建建设单位位。第五条应应当建立立科学的的管理制制度，便便于档案案的利用用；有足足够的库库房，配配置必要要的设施施，确保保城建档档案的安安全；采采用先进进技术，实实现城建建档案管管理的现现代化。第六条保保密档案案的管理理和利用用，密级级的变更更和解密密，必须须按照国国家有关关保密的的法律和和行政法法规的规规定办理理。第七条鉴鉴定档案案保存价价值的原原则、保保管期限限的标准准以及销销毁档案案的程序序和办法法，按国国家有关关规定执执行。禁禁止擅自自销毁工工程档案案。第八条禁止出出卖属于于国家所所有的档档案。档档案复制制件的交

9、交换、转转让和出出卖，须须按国家家有关规规定办理理。第九条档档案管理理人员，应应当遵守守国家有有关保密密的法律律、法规规和档案案管理制制度，不不得泄漏漏建设档档案中涉涉及的国国家秘密密。第十条一一个建设设工程项项目由多多个单项项工程组组成时，施施工技术术文件、竣竣工图应应严格按按单项工工程分类类组卷；工程准准备阶段段文件、监监理文件件、竣工工验收文文件、声声像及电电子文件件应以项项目为单单位分类类组卷，其其中不同同监理单单位的监监理文件件应分别别组卷。第十一条条排列1、文字字材料在在前，图图纸在后后。2、文字字材料按按事项、专专业顺序序排列。同同一事项项的请示示与批复复、同一一文件的的印本与与

10、定稿、主主件与附附件不能能分开，并并按批复复在前、报报告在后后，印本本在前、定定稿在后后，主件件在前、附附件在后后的顺序序排列。3、图纸纸排列时时，综合合图在前前，专业业图在后后；室外外图在前前，室内内图在后后；土建建图在前前，设备备安装图图在后。即即：以综综合、建建筑、结结构、给给排水、电电气、暖暖通等为为序。4、竣工工图应以以单位工工程按专专业分类类（建施施、结施施、水施施、电施施等）组组卷，并并按图纸纸编号依依次排列列。竣工工图必须须应有图图纸目录录。第十二条条工程文文件的排排列顺序序为：11、工程程准备阶阶段文件件；2、监监理文件件；3、施施工技术术文件；4、竣竣工验收收文件55、竣工

11、工图；66、声像像、电子子文件材材料。第十三条条一个建建设工程程项目由由多个单单项工程程组成时时，以项项目为单单位分类类组卷的的准备阶阶段文件件、监理理文件、竣竣工验收收文件、声声像及电电子文件件四大类类，应排排列在该该项目的的第一个个单项工工程的相相应位置置。1、组合合应以文文件材料料的内容容为主线线，兼顾顾其他特特征，使使之联系系密切，分分级适当当，分卷卷合理，内内容尽量量单一，类类型鲜明明，卷与与卷内容容相互衔衔接。文文件材料料中工程程准备阶阶段文件件、监理理文件、施施工技术术文件、竣竣工验收收文件四四个部分分应分别别组卷。同同一组合合文件材材料中的的内容不不能拆分分在不同同的案卷卷中。

12、2、竣工工图原则则上按专专业组卷卷。当工工程图纸纸较少时时，也可可合并立立卷。三、审计计资料第一条审审计资料料有送审审资料及及审计结束束后审计计局返还还资料（审计报告告、审定定意见书书、送达达回证、被被审计单单位反馈馈意见、工程决决算）等。送审资资料目录录见“附件二二”。第二条需需要按照照“正件件在前、附附件在后后，定稿稿在前、修修改稿在在后”的的原则排排序，与与之相对对应的意意见、说说明等附附后。二、整理理要求一、整理理第一条 去除文文件材料料上的金金属物，对对破损的的文件材材料进行行托裱。第二条文文件材料料卷对同同一案卷卷来说，整整理后卷卷内文件件材料必必须做到到统一。如如一卷中中A4规规

13、格的文文件材料料占多数数，就以以A4规规格为该该卷标准准，卷内内其他不不同尺寸寸的材料料，通过过折叠、裱裱贴等达达到统一一。第三条对对于文件件材料原原件规格格不足AA4（或或16KK）时，常常用裱贴贴方法有有两种：一是将将每一张张小尺寸寸的文件件材料裱裱贴在一一张A44（或116K）规规格的白白纸上；二是采采用阶梯梯式的裱裱贴方法法。裱贴贴时，应应在左边边留出225330mmm装订边边。第四条图图纸一律律按手风风琴折叠叠法，图图签外露露于右下下角，图图纸不应应露白。二、编目目第一条 编目是是指组成成一个案案卷后，编编制卷内内文件页页号、卷卷内目录录、卷内内备考表表、案卷卷封面。第二条卷卷内文件

14、件材料均均按有书书写内容容的页面面编写页页号，每每卷单独独编号，页页号从11号开始始。第三条页页号编写写位置：单面书书写的文文件材料料在右下下角编写写页号；双面书书写的文文件材料料，正面面在右下下角，背背面在左左下角；图纸页页号的编编写位置置应紧靠靠标题栏栏外的右右下角。第四条案案卷封面面、卷内内目录、备备考表不不编写页页号。第五条卷卷内目录录由序号号、文件件编号、责责任者、文文件题名名、日期期、页次次和备注注组成。第六条序序号，用用以固定定卷内文文件次序序。卷内内文件依依其排列列先后填填写序号号。序号号用阿拉拉伯数字字从1起起依次标标注。第七条文文件编号号，填写写文件的的文号或或每张（类类）

15、图纸纸原编图图号。第八条责责任者，填填写文件件材料的的主要形形成单位位（竣工工图的责责任者为为施工单单位）。第九条文文件题名名：填写写文件标标题的全全称。无无标题的的文件应应根据内内容拟写写题名。卷卷内原有有完整、准准确的图图纸目录录，题名名可从简简，如“建筑竣竣工图或或建筑竣竣工图11100”。第十条日日期，填填写编制制文件的的形成日日期或起起止日期期。质保保资料的的编制日日期可以以省略。第十一条条页次，填填写每份份（类）文文件材料料首页上上标注的的页号，最最后一份份文件的的页次应应注明起起止页号号。第十二条条备注，对对卷内文文件变化化作必要要说明。第十三条条卷内目目录放置置于本卷卷首页之之

16、前。第十四条条案卷封封面采用用内封面面形式，主主要内容容有案卷卷题名、编编制单位位、编制制日期、密密级、保保管期限限。第十五条条案卷题题名应简简明扼要要，准确确揭示卷卷内文件件材料的的内容，便便于保管管和利用用。第十六条条案卷题题名一般般由建设设单位名名称、建建设项目目名称、工工程名称称、卷内内文件材材料内容容四个部部分（要要素）组组成，字字数控制制在500个汉字字内。第十七条条同一项项目的案案卷题名名时，建建设单位位、项目目（工程程）名称称一般应应保持前前后一致致。一个个建设工工程项目目由多个个单项工工程组成成时，案案卷题名名应写明明项目名名称和工工程名称称（或编编号）。如如：“桂花新新村五

17、期期（项目目名称）117号号住宅（工工程名称称）工程程准备阶阶段文件件”。第十八条条建设单单位的名名称，在在命名时时须用全全称或通通用简称称。如：“苏州市市城市建建设投资资发展有有限公司司”，简称称“苏州市市城市建建设投资资公司”或“苏州市市城投公公司”，不得得简称“苏州市市投资公公司”或“苏州市市城建公公司”。第十九条条市政基基础设施施工程，或或者建设设单位与与建设项项目名称称相同，或或者已经经地名办办确认或或已有公公安编号号的住宅宅小区、大大型商业业建筑等等公共建建筑，案案卷题名名的构成成应略去去建设单单位名称称。如：“人民商商场（既既是建设设单位，又又是建设设项目名名称）扩扩建工程程建筑

18、竣竣工图”。第二十条条建设项项目名称称应按立立项文件件内容准准确填写写；建设设项目只只有1个个工程，工工程名称称省略。一一个建设设工程项项目由多多个单项项工程组组成时，工工程名称称应按工工程实际际内容填填写。第二十一一条卷内文文件材料料内容，应应尽量揭揭示案卷卷内文件件材料的的主要内内容，按按文件件材料组组合表（附附件一）准确确填写。同同一层次次中的22卷以上上文件材材料内容容题名相相互间应应属并列列关系，不不能包含含。同一一份、类类、次文文件材料料内容可可以用“之一、之之二”表示示，但文文字材料料一般不不超过33卷，图图纸卷不不能超过过5卷。第二十二二条编制单单位，即即卷内文文件材料料的形成

19、成单位或或主要责责任者。竣竣工图编编制单位位为施工工单位。第二十三三条编制日日期，即即卷内文文件的形形成起止止日期，与与卷内目目录中日日期相一一致。 第二十四四条密级分分秘密和和无密（可可不填）两两种，保保管期限限分永久久、长期期和短期期三种。三、装订订案卷采用用装订和和不装订订两种形形式。即即文字材材料装订订，图纸纸不装订订。四、照片片材料的的整理第一条照照片按照照工程前前期、施施工过程程、竣工工验收三三个阶段段的次序序分类排排列。第二条将将排列整整理好的的照片，依依次粘在在芯页上上。2张张照片粘粘一张芯芯页。第三条每每张照片片应编写写页码，有有简洁扼扼要的文文字说明明，要写写明被摄摄物所在

20、在的具体体地点、时时间、内内容（含含人物）。第四条照照片材料料原则上上应单独独立卷。当当照片较较少时（几几张），可可不单独独立卷，将将整理好好的芯页页排列在在竣工验验收文件件之后，与与竣工验验收文件件一并立立卷。附件一： 文件材材料组合合表总括名称称综合名称称二次组合合文件材材料名称称一次组合合文件材材料名称称文件材料料名称文件材料料工程准备备阶段文文件立项文件件建设用地地、拆迁迁文件勘察、设设计文件件招投标文文件开工审批批文件监理文件件监理规划划、细则则、会议议纪要、月月报、监监理工程程师联系系单等文文件建筑工程程施工技技术文件件桩基施工工技术文文件土建施工工技术文文件施工技术术管理资资料工

21、程质量量控制资资料土建工程程安全和和功能检检验资料料工程质量量验收记记录设备安装装工程技技术文件件给排水、电电气、采采暖、燃燃气、网网络、电电梯等施施工技术术文件室外工程程施工技技术文件件市政基础础设施工工程施工工技术文文件施工技术术准备文文件原材料、成成品、半半成品、构构件、设设备等质质保书、试试验报告告施工检（试试）验报报告施工记录录测量复核核及预检检记录隐蔽工程程验收记记录工程质量量检验评评定表功能性试试验记录录文件材料料质量事故故报告及及处理记记录竣工测量量资料竣工验收收文件竣工图综合竣工工图建筑安装装工程竣竣工图土建竣工工图水电竣工工图暖通竣工工图燃气竣工工图其他竣工工图市政基础础设

22、施工工程竣工工图道路竣工工图桥梁竣工工图排水竣工工图供水、电电力、供供气、电电讯、有有线电视视等地下下管线竣竣工图声像、电电子文件件材料声像文件件材料照片材料料录音材料料录像材料料电子文件件材料光盘材料料磁盘材料料附件二：送审目录录序号资 料料 名名 称称张(份)数备 注注1可行性研研究报告告2建设项目目立项报报告3建设项目目立项批批准书4建设用地地规划许许可证5国有土地地使用证证明6建设工程程规划许许可证7建设工程程开工许许可证8建设工程程施工许许可证9质量监督督证10设计概算算书11招投标文文件12招标答疑疑书13中标通知知书14中标概（预预）算书书和标底底15施工合同同、补充充合同和和施

23、工协协议书16设计变更更图纸、设设计变更更签证单单17全套施工工图纸18全套竣工工图纸19加盖送审审单位、编编制单位位公章、预预算员专专用章的的工程决决（结）算算书及软软盘20工程量计计算书21钢筋翻样样表22其他有关关影响工工程造价价、工期期等的签签证资料料23甲、乙双双方确认认的施工工单位自自行采购购主材的的品牌、规规格、等等级及价价格明细细汇总表表及相关关验收单单等原始始凭证24建设单位位预付工工程款、预预付材料料款及建建设单位位供料明明细表25地质勘探探报告26隐蔽工程程（中间间、竣工工）验收收记录27高程测量量记录（针针对市政政工程）28大型机械械进(退退)场确确认表（针针对市政政工程）29工程计量量表（针针对公路路工程）30现场丈量量记录（针针对绿化化工程）31竣工资料料32施工单位位企业资资质等级级证书、取取费证书书、营业业执照副副本（复复印件）33工程类别别核定单单34招投标工工程变动动项目的的有关招招投标文文件35其他与建建设工程程有关的的文件资资料。36监理资料料（针对对大型项项目）37开工报告告、竣工工验收证证明38施工组织织设计39审计补充充协议18