办公自动化培训教材11934.docx

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1、第一章 办公自动化基本概念 办公自动化(Office Automation，简称OA)是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的。第一节 办公活动的形成 办公，是是处理集体事事务的一类活活动，是信息息处理的重要要组成部分。在在人类历史上上，办公行为为的出现，比比人类有意识识(而不是本本能)地进行行信息活动晚晚得多。早在在蒙昧时代，人人类已经懂得得采用某些符符号记录信息息，作为对自自然现象的总总结和生活经经验的积累。但但是，这样的的处理，仅囿囿于“私”(个人或家家庭)的范围围。而办公活活动，是以“公”，也

2、就是为为“集体”办事作为基基础的。这种种活动，开始始于原始社会会的早期。例例如，人们在在分配猎获物物时，便需要要办公了。这这就是说，在在人类蒙昧时时代的中级阶阶段，即人类类从树上活动动为主转移到到地面的、以以打猎为主的的生活，有简简单的工具，有有相对稳定活活动地点的时时候，就出现现办公活动的的萌芽。而形形成一套正规规的办公行为为，则可以追追溯到国家出出现之前的氏氏族社会。恩恩格斯在家家庭、私有制制和国家的起起源一书中中引用摩尔根根的材料时指指出，易洛魁魁人的氏族有有下面的习俗俗：选举或撤撤换酋长；公公家出面处理理死者的财产产；相互保护护安全；举行行氏族议事会会，解决氏族族间的纠纷；举行宗教仪仪

3、式；组成成成年男女享有有平等表决权权的民主集会会等等。而希希腊人的氏族族间的事务活活动，比这更更为完备。这这些活动，看看来都属于办办公的范畴。根根据我国历史史记载，距今今七千年前的的半坡氏族和和可姆渡氏族族社会中，土土地、房屋、牲牲畜等，归氏氏族公有，氏氏族成员共同同劳动、共同同消费。在处处理这些问题题时，也需要要有“办公”活动。 在国家家形成之后，办办公活动更空空前增多。无无论是战争还还是和平时期期；无论是军军事、政治、外外交、文化还还是内务，都都充满了办公公活动。这样样，经历了很很长的一个历历史阶段，虽虽然办公的内内容和手段都都在不断变化化，但办公行行为却逐渐形形成一套比较较确定的形式式。

4、不同的国国家，不同社社会制度，甚甚至不同的部部门或行业，办办公的体制、习习惯、程式都都不尽相同，但但我们仍然可可以总结出若若干共同点，从从几个方面对对办公活动加加以阐明。第二节 现代代社会办公活活动的描述 社会中中各种活动单单位，其活动动内容都可以以用不同的流流程来描述。例例如，一个工工厂，有三个个主要环节：生产、动力力、管理；对对应三个流程程：物质流、能能量流、信息息流。一个商商店，有四个个环节：购、销销、调、存；对应两个流流程：物质流流和信息流。一一个机关或管管理部门，有有两个环节：事务处理和和决策，对应应一个流程：信息流。当当然，这只是是大致的说法法，具体到某某个单位，还还可以作更具具体

5、和更细致致的分析。 从总的的来看，办公公的核心是实实现管理，大大到国家(包包括国际事务务)，小到基基层单位，都都是这样。而而实现管理是是通过处理信信息来进行的的，就是对应应信息这个流流程。我们可可以比较一下下，工人的工工作对象是产产品，农民工工作的对象是是农作物，医医生工作的对对象是病人，这这些对象都是是具体的；而而办公人员呢呢？他们的工工作对象不是是具体的物质质，而是反映映人类社会活活动的信息，他他们从事各类类与管理有关关的信息处理理，属于脑力力劳动者。他他们固然不同同于工作在生生产第一线的的体力劳动者者，就是与从从事科学研究究的脑力劳动动者也有很大大区别，形成成一类独特的的专业活动。那那末

6、，用什么么来反映办公公的行为呢？就办公活动动的内容来说说，可以分为为： 书面信信息的接收与与处理：包括括公文阅读、文文件批示、资资料存档、计计划制订、回回答查询等。 书面信信息的生成与与处理：包括括草拟文件、编编制图表、批批阅公文、整整理资料、记记录、拍照等等。 书面信信息的传递和和管理：包括括电报、电传传、文件资料料的收发、保保存、复制和和检索。 口头信信息的生成和和处理：包括括开会、汇报报、命令、谈谈话、指示、报报告、讨论等等。 口头信信息的传递和和管理：包括括电话、录音音及广播等。 办公资资料的运用：包括时间安安排、设施调调度与计划执执行、检查等等。 若从行行为的性质来来看，在“办公”这

7、个大前提提下，办公行行为可分为两两大类型，即即信息的事务务性处理和信信息的研究性性处理。 信息的的事务性处理理：即对信息息进行例行程程式的办理，规规律性比较明明显。例如，公公文的阅读和和传递、报表表填写、统计计累计、资料料整理、日常常接待、回答答查询、完成成一般的交办办任务等。这这类活动一般般由中下级办办公人员执行行。 信息的的研究性处理理：即运用人人的思维活动动对信息进行行分析(也就就是一种特殊殊的加工)，并并作出指导行行动的决择。一一般表示为决决策过程：研研究、分析、比比较、判断、决决心、反馈、修修正等行为。其其结果是使信信息大大增值值。这类活动动一般由职位位较高的中上上层领导人进进行。

8、办公行行为按表示方方式来划分： 信息的的采集与编辑辑：包括听取取汇报、阅读读报告、记录录；书写起草草公文，文字字处理，计算算，思考，讨讨论；决策等等。 信息传传递：依赖工工具与载体进进行信息的分分配与发送，包包括声音、文文字、图像等等，属于间接接传递。而人人与人的直接接对话，如会会议、面谈等等，属于直接接传递。 信息整整理与存档：分类、总成成、存储、复复印、归档等等。 检索：根据提供的的线索，从已已保存的信息息档案中(包包括人在自己己脑海中建立立起的无形的的“档案”)，检取需需用的信息。 以上这这些，都只是是办公行为的的静态描述，当当把这些行为为的动态过程程表示出来，便便构成反映办办公过程的信

9、信息流。第三节 办公公的基本要素素 从上面面通过不同角角度对办公活活动所作的说说明，不难看看到，办公的的内容、表示示方法和环境境，都是十分分复杂的，不不易定量地、数数学化地去描描述。但不论论什么样的办办公体系，一一般可归结为为六个要素：即人、机构构、制度、工工具、空间、信信息。 一、办办公第一个要要素：人 办公是是人群的一种种管理活动，是是由人去执行行办公任务的的。所有办公公人员都必须须具备按既定定要求完成自自身职务范围围内的任务的的能力，他们们都组合在某某一个系统中中，既有分工工又有合作，而而且要与上、下下、左、右进进行信息沟通通。概括地说说，办公人员员可以分为决决策人员、中中层管理人员员、

10、专业人员员、辅助人员员四个层次，他他们各司其职职，各尽其责责。 史记记在中，有一段段记载： “孝文文皇帝既益明明习国家，事事朝而问右丞丞相勃(按指指绛侯周勃)曰:天下一岁决决狱几何?，勃谢曰:不知。问:一岁钱彀出出入几何?，勃又谢:不知，汗出沾背背，愧不能对对。于是上亦亦问左丞相平平。平曰:有主者。上曰:主者谓谁?，平曰:陛下即问决决狱责廷尉；问钱彀责治治粟史。上曰:苟各有主者者，而君主者者何事也?，平谢曰:主臣！陛下下不知其驽下下使待罪宰相相。宰相者，上上佐天子理阴阴阳、顺四时时，下育万物物之宜；外镇镇抚四夷诸侯侯，内亲附百百姓，使卿大大夫各得任其其职焉。孝文帝乃乃称善。右丞丞相大惭，出出而

11、让陈平曰曰:君独不素教教我对？，陈平笑曰曰:君居其位不不知任邪？且且陛下即问长长安中盗贼数数，君欲强对对邪?” 这一段段记载，生动动地表明当时时的左丞相陈陈平很清楚地地认识到，不不同层次的办办公人员，有有不同的职责责，丞相作为为最高级的办办公人员，并并不必要去处处理一些属于于中、下级人人员所管辖的的事情，而且且实际上也处处理不好。如如长安中盗贼贼数，作为丞丞相是无须去去弄清楚的，丞丞相只应管理理属于全国性性上、下、内内、外有关的的大事。象陈陈平这样划分分工作界面是是十分重要的的。 决策人人员是各部门门(从大系统统到各个子系系统)的领导导人，如政府府部门的各级级领导、公司司经理和企业业厂长等，他

12、他们需要运用用自己的职权权与智慧，应应用有关的科科学原理、方方法与经验，对对各类事件和和情况谋取众众多的对策，并并在其中选取取尽可能正确确的决策，组组织和指挥他他所管辖的部部属，充分发发挥他们的专专长和力量，积积极进行活动动，以达到或或趋向于共同同目标。 中层管管理人员是系系统内某一部部门的负责人人，他们要协协调专业人员员的工作，综综合分析有关关信息和情报报，对本部门门的问题作出出判断和决定定。他们既要要领导下属单单位的业务工工作，又要及及时为上级领领导提供决策策信息和方案案，起到承上上启下的作用用。 专业人人员，在行政政机关内是指指负责社会、经经济、政治、法法律等各项业业务的工作人人员;在企

13、业内是是指负责生产产、经营、销销售和技术发发展的各类人人员。他们要要负责处理大大量的信息和和文件，直接接管理大量业业务工作，同同时要为组织织的决策人员员提供辅助决决策方案。 辅助人人员是行政机机构和企业的的一般办公人人员和后勤人人员，如打字字员、通信员员、保管员等等。他们一般般进行比较单单一性的、例例行的工作。 二、办办公的第二个个要素：机构构 无论从从大系统或子子系统来看，都都有相对固定定的机构。它它的作用，是是确定系统内内全体办公人人员的岗位以以及他们之间间的相互关系系，同时也确确定信息的流流向。机构的的内容、规模模、性质与任任务，是由办办公系统的总总目标决定的的。但是，机机构的建立是是否

14、合理，优优劣如何，则则严重影响着着办公效率。设设立合理的机机构，是办公公中的重要问问题。 我国办办公机构有多多种划分方法法。行政机构构主要有按管管理职能划分分法、按管辖辖区域划分法法、按行列和和产品划分法法和按服务对对象划分法等等。 三、办办公的第三个个要素：制度度 制度可可以看成是办办公知识、办办公经验的固固定化。它是是维系办公人人员的活动，确确立办公的流流程，使全体体人员在统一一的目标下有有组织地、有有条不紊地、高高效率地工作作的保证。和和机构一样，制制度是否合理理、制度的优优劣，也严重重地影响着办办公的效率。 四、办办公的第四个个要素：工具具 工具用用于提高办公公的效率和质质量。减轻人人

15、的负担，降降低办公的费费用消耗。既既然办公是人人们的一种脑脑力劳动，所所以，计算机机的应用，在在办公活动中中具有革命性性的意义；又又由于办公活活动是处理人人与人之间的的事情，是信信息的频繁交交换，通讯工工具的利用也也占有十分重重要的地位。此此外，现代化化的办公工具具还有录音、录录相、复印、轻轻印刷等等。 五、办办公的第五个个要素：空间间 空间是是人们(包括括所利用的工工具)进行办办公的场所，最最普通的便是是办公室。一一般来说，办办公室是集中中的、固定的的。在特殊情情况和特定环环境下，也可可以是活动的的。近年来，也也有人提出实实行分布式的的办公，使办办公空间变成成分散的或不不定形的。不不管什么样

16、的的办公室，都都应尽可能使使办公人员有有一个舒适的的、愿意停留留的办公环境境，这才能使使他们工作愉愉快，提高效效率。 六、办办公的第六个个要素：信息息 信息是是办公内容的的反映，是办办公行为的对对象和依据，是是办公活动所所利用的资源源。办公室是是信息的集散散枢纽。办公公活动从信息息处理角度看看，就是对各各类信息进行行采集、加工工、处理和传传输的过程。办办公信息可分分为数值信息息和非数值信信息两大类。数数值信息是指指反映数量关关系的数据，非非数值信息是是指文字信息息、图象信息息和声音信息息。按信息的的用途可分为为经济信息、社社会信息、内内部信息、外外部信息、历历史信息和当当前信息等等等，按信息的

17、的形式可分为为声音、数值值、文字、图图形和图像信信息。图形信信息主要指图图表，如表格格、直方图、饼饼图等；图象象信息主要指指静态的图象象，如照片、图图画、动画等等和动态的图图象，如电视视、电影等。 在上述述六个办公要要素中，机构构、制度和空空间是相对稳稳定不易变的的，而人员、工工具、信息是是相对活跃易易变的。办公公活动就是办办公人员在一一定的办公环环境、机构和和制度下，通通过使用办公公工具对办公公信息进行采采集、加工、处处理和传输的的过程。 这六个个要素，对研研究办公自动动化是很重要要的。其中，工工具这个要素素，便是实现现办公自动化化的突破口。第四节 办公公自动化定义义的讨论 办公自自动化虽然

18、已已发展了二十十多年，但到到目前为止，还还没有一个统统一的定义，几几乎是“十个人有十十个说法”。 当前，在在许多著作中中，都采用美美国麻省理工工学院M.C.季斯曼教教授的定义：“办公自动化化就是将计算算机技术、通通信技术、系系统科学、行行为科学应用用于用传统的的数据处理技技术难以处理理的、量非常常大而结构又又不明确的那那些业务上的的一项综合技技术。”这个说法的的最主要之点点，是以计算算机技术为中中心的若干新新技术在特定定环境(即特特定对象业务，特定定的方法数据处理)下的运用。而而所谓“量非常大而而结构又不明明确的业务”，正是指我我们通常提到到的办公活动动内容。虽然然办公的机构构、制度、工工具甚

19、至空间间都相对确定定，使办公行行为有“例行公事”这相对固定定的一面，但但办公所要处处理的信息是是变化的，人人的思维也是是变化的，这这就形成办公公业务中有很很大的不确定定性，因而，用用传统的数据据处理办法便便不宜处理而而必须求助于于一套新的(特别是融汇汇进软科学的的)方法和手手段。这个说说法在一定程程度上反映了了办公自动化化带本质性的的东西，已为为许多学者所所接受。 国内外外的学者还有有另外的一些些论述，如认认为办公自动动化是： “不断断将智能化的的办公工具电电子化和机械械化，将非智智能化工具智智能化，以便便大幅度地提提高工作人员员的办事效率率”； “用电电子计算机或或数据处理系系统来处理一一些

20、例行事务务性工作”； “人们们处理信息的的一种现代化化工具”； “作为为人们产生价价值更高信息息的一种辅助助手段”； “在办办公室中应用用计算机以支支持那些有知知识而又不是是计算机专家家的工作人员员”； “让人人们能够利用用现代技术更更有效地管理理信息并进行行信息交流”。 不难看看出，在这许许多的有差异异的说法中，有有如下共同点点，它们都认认为办公自动动化； a 是是新技术，尤尤其是计算机机技术和通信信技术的综合合利用； b 用用于管理信息息，包括处理理与交流(通通信)； c 其其目的是提高高工作效率。 这几点点，确实在办办公自动化中中占有重要地地位。 以上这这众多的说法法，其优点是是比较简练

21、，不不足之处是没没有把问题说说透，或者只只是强调了某某一个侧面。 19885年，我国国召开全国第第一次办公自自动化规划讨讨论会，出席席会议的专家家们对照国内内外流行的各各种说法，经经过讨论比较较，倾向于如如下的看法： “办公公自动化是应应用计算机技技术、通信技技术、系统科科学、行为科科学等先进的的科学技术，不不断使人们的的一部分办公公业务借助于于各种办公设设备，并由这这些办公设备备与办公人员员构成服务于于某种办公目目标的人机信信息系统。” 在现阶阶段，办公自自动化的支持持理论是行为为科学、管理理科学、社会会学、系统工工程学、人机机工程学等；其直接利用用的技术是计计算机技术、通通信技术、自自动化

22、技术等等。一般来说说，一个比较较完整的办公公自动化系统统，应当包括括有信息采集集、信息加工工、信息传输输、信息保存存这四个基本本环节，其核核心任务是向向它的主人(各领域、各各层次的办公公人员)提供供所需运用的的信息。 由此可可见，办公自自动化系统，综综合体现了人人、机器、信信息资源三者者的关系。信信息是被加工工的对象；机机器是加工的的手段(工具具)；人是加加工过程的设设计者、指挥挥者和成果的的享用者。 所以，办办公自动化，是是一门综合的的科学技术，它它是信息化社社会的历史产产物，是在计计算机、通信信设备较普遍遍应用，信息息业务空前繁繁忙的情况下下产生的。第五节 办公公自动化发展展简史 和许多多

23、科学技术相相似，办公自自动化并不是是由谁先给出出定义，然后后去补充它的的内容和建立立这样的实用用系统，而是是通过人们的的实践逐步形形成较完整的的概念。在本本节中，将简简单介绍办公公自动化的发发展过程。 一、办办公自动化发发展的一般过过程 上两节节介绍了办公公的一般情况况。人类社会会很长一段时时间，办公任任务是通过人人们的自身活活动去完成的的，即使运用用了工具，也也是极其简单单的。例如，多多少年来，我我国办公用的的就是所谓“文房四宝”(笔、墨、纸纸、砚)，或或者再加上古古老的算盘，通通讯也几乎是是靠人力或普普通交通工具具。但随着社社会的发展，生生产、经营、政政治、战争、国国际往来等活活动规模越来

24、来越大，信息息量空前增加加，对决策正正确性的要求求也越高，单单凭人力和简简单的工具已已无法适应。而而技术上的发发展，又为办办公行为提供供了有效的工工具。电报、电电话、电传打打字机、轻印印刷机械等设设备便很快地地相继为办公公室所采用，形形成办公走向向自动化的第第一步。但即即使到这个阶阶段，人们还还没有形成办办公自动化的的概念，办公公活动从内容容到形式上也也未能起本质质性的变化。 到本世世纪60年代代，人类社会会出现了一次次新的技术革革命信息革命命，出现了所所谓信息化社社会。形势瞬瞬息万变，事事物相关因素素大量增加，知知识急速发展展，社会信息息迅猛膨胀，与与原有的办公公方式形成了了尖锐的矛盾盾。其

25、表现有有以下几个方方面： 第一方方面，办公人人员大量增加加。据统计，在在主要工业化化国家，400%以上的工工作人员在办办公室内工作作。在美国，从从1975年年起，白领职职员就超过工工人人数，大大约有45000万人从事事管理。发达达国家都有类类似趋势，管管理工作平均均810年年增长一倍。 第二方方面，是办公公的效率低。人人员的增加并并未解决办公公效率的提高高，反而使通通讯情况恶化化，电话频繁繁，文山会海海，信息准确确性不高，判判断、决策迟迟缓。美国一一家公司统计计，许多办公公人员绝大部部分的时间花花费在通讯和和谈话上，只只有58%的时间用于于思考、计划划和分析。从从1968年年到19788年，美

26、国白白领职员的劳劳动效率提高高约4%，而而同期内农业业工人效率提提高184%，工业工人人效率提高990%，一些些工业化国家家办公室工作作人员平均117分钟就要要受到一次干干扰。美国一一些研究结果果表明，会议议、书写、电电话这类通讯讯性工作占去去工作人员每每天办公时间间约65%，只只有35%的的时间用来阅阅读、思考、分分析。日本企企业负责人在在其全部办公公时间中，判判断和决策时时间仅占166%，而传递递时间占399%，数据和和文件处理时时间占25%，移动和其其他占20%，一般工作作人员的文件件处理时间就就更长了。 第三方方面，是办公公费用不断增增加。据统计计，全世界每每年的办公用用纸连起来可可达

27、2亿英里里，美国政府府纸面工作每每年约1000亿张，为了了书写、打字字、印刷，耗耗去大量人力力。一封商务务文件的价格格1967年年为2.499美元，19975年为33.79美元元，19800年为6.007美元而19882年约7.111美元。美国国1980年为为办公人员支支付工资达66000亿美美元，办公费费用耗资达33000亿美美元，因此，降降低办公成本本已成为迫切切的问题。 以上情情况表明，如如果沿用旧有有的(60年代以以前的)办公方式，势势必导致信息息量的大量积积压和弃置，这这样，便谈不不上获取合理理、有效或令令人满意(更不用说是是最佳)的决策了。或或者，即使有有较好的决策策，也会因决决策

28、的周期过过长而贻误时时机，无法实实现有效的管管理。 然而，正正是这个时期期，电子计算算机早已突破破数值计算的的应用范围，在在非数值计算算领域(如数数据处理、过过程控制、人人工智能等)里取得惊人人的进展。尤尤其是70年年代后期出现现的个人计算算机，为人们们处理信息提提供了最便捷捷的工具。另另一方面，管管理科学、系系统工程学、行行为科学、社社会学、人机机工学等一系系列软科学，从从理论到应用用都取得了很很大的成功，为为人们改进办办公活动提供供了强有力的的理论基础。 早在11960年，美美国著名经济济学家H.AA. 西蒙(1978年年诺贝尔经济济学奖金获得得者)发表管管理决策的新新科学(TTHE NE

29、EW SCIIENCE OF MAANAGEMMENT DDECISIION)一书书，提出由计计算机管理公公司的重大命命题。他指出出：“人类知识的的增长是产生生改革的主要要因素”。“新知识实际际上就在于对对思维与学习习过程的一种种基本理解。我我们现在可以以给电子计算算机编写出控控制程序，这这些程序可以以使计算机进进行思维与学学习。这门学学问正在并仍仍将在两个方方面具有实际际影响：其一一，因为我们们现在有可能能极其具体地地模拟人类头头脑的一些重重要过程，我我们就具有在在心理学研究究中有巨大威威力的技术；其二，因为为我们现在有有可能给计算算机编写出复复杂的信息处处理控制程序序，我们就正正在获得有可

30、可能在思维与决策工作的迅速速而广泛的范范围中用计算算机来取代人人的技术能力力”。“我们谈到人人类智能的间间接增长，指指的是计算机机的人工智能能对人类智能能的加强”。“在不久的将将来，也许在在下一代，我我们将有用机机器来取代企企业组织中一一切人类职能能的技术能力力”。西蒙还进进一步谈到，“工厂和办公室都在迅速变成一个复杂的人-机系统”，“人与机器的相互关系将变成(实际上已变成)一个设计课题。这个设计问题，其重要性就象设计人和人之间的相互关系的系统一样重要”。H.A. 西蒙的这本书中许多论点和预言，无疑对办公自动化的实现有重要的影响。尤其是他所描绘的人-机系统和日后出现的办公自动化系统是十分吻合的

31、。 于是，当当人们以一整整套的软科学学为理论基础础，以计算机机为核心工具具，引进到办办公活动领域域之后，连同同原来通信技技术、自动化化技术，使办办公活动出现现了本质性的的飞跃，形成成一个新的概概念办公自动动化(Offfice AAutomaation)；也可以说说，使办公自自动化进入到到一个新的阶阶段，即逐步步演变成为一一整套新的技技术门类的阶阶段。 因此办办公自动化是是在人类社会会活动有迫切切需要，在技技术和工业基基础上又具备备了可能的条条件下产生出出来的。 归纳起起来，办公自自动化发展的的一般过程可可以分为三个个阶段： 第一阶阶段，是以通通讯技术和自自动化技术为为支柱的办公公活动。 第二阶

32、阶段，就是现现阶段，是在在原来的基础础上引进软科科学理论和计计算机技术； 第三阶阶段，办公自自动化的未来来，将广泛采采用不断出现现的新理论、新新技术。 二、工工业发达国家家发展办公自自动化的几个个进程 工业发发达国家，如如美国、日本本等，发展本本国的办公自自动化已有一一段历史，走走过的道路也也不尽相同。 美国大大致可分为三三个阶段： 第一阶阶段为单机阶阶段(19775年以前)。主要表现现为采用单机机设备，如文文字处理机、复复印机、传真真机、专用交交换机等，办办公活动的某某些环节由机机器来执行，局局部地、个别别地实现自动动操作以完成成单项业务的的自动化。 第二阶阶段为局域网网阶段(1997519

33、982年)。主主要表现为个个人计算机开开始进入办公公室，并形成成局域网络系系统。在办公公室的关键部部分出现信息息采集、处理理、保存的综综合系统，专专用自动交换换机和文字、语语音的网络通通信系统等已已广泛使用，实实现了关键部部分业务运行行的自动化。这这一阶段还陆陆续出版了有有关办公自动动化技术的许许多专著。 第三阶阶段为一体化化阶段(19983年以后后)。主要表表现为办公设设备的一体化化、办公系统统综合化，如如可以与计算算机连接的数数码相机、多多媒体投影机机等设备的出出现与应用，多多功能工作站站、电子邮件件、卫星和光光缆数据通信信网络、全国国性的和国际际性的综合业业务数字网的的形成等，实实现了办

34、公业业务综合管理理自动化。 日本的的发展可以分分为下列几个个时期： 初期(1979年年以前)，其其特点是常规规电信的调度度，即“无主观意识识地”引用电话、用用户电报、电电传打字机等等设备。 发展期期(1979919844年)，其特特点是计算机机广泛地进入入办公室领域域，各种各样样的电子设备备，如个人计计算机、字处处理机，智能能数据终端，工工作站和局域域网络都用来来装备办公室室，并推行办办公业务管理理方式的统一一化和标准化化。 改进期期(19844)，将各各种各样的电电子办公信息息管理功能综综合为统一工工具，并使之之用于任何办办公场所中。 三、中中国开展办公公自动化的简简况 80年年代初为启蒙蒙

35、与准备阶段段，这一时期期做的主要工工作是理论研研讨，在典型型的试点上开开展某些办公公自动化系统统的建立，探探讨中国办公公自动化的模模式，建立全全国性的领导导机构国务院电电子振兴领导导小组所属办办公自动化专专业领导组，制制定我国办公公自动化发展展规划等等。11981年国国家公布了计计算机汉字字字符交换标准准系统GB23312汉字字字符交换集，开开发了最早的的计算机中文文操作系统和和汉字输入方方法。 80年年代末为发展展阶段，这一一时期办公自自动化设备和和软件激增，有有了国产计算算机和比较优优秀的汉化办办公软件，形形成了单机和和一体化办公公系统相互交交错的应用局局面。 近年来来，计算机技技术发展非

36、常常迅速，银行行、税务、海海关、民航、铁铁路等部门基基本实现了电电子化、网络络化。一些行行政机关、大大专院校、企企事业单位的的办公自动化化工作，也达达到相当高的的水平。 但应该该指出我国办办公自动化的的总体水平还还不高，有计计算机的单位位不少，但由由于办公人员员素质不高，绝绝大多数计算算机还处于单单机工作状态态，仅能完成成打字和制表表这样一类最最一般的办公公事务；就软软件而言，我我国软件业虽虽然有了很大大的发展，但但是国产优秀秀大型软件不不多，国产软软件的市场占占有率较低，成成功的办公软软件更是凤毛毛麟角。第二章 办公公自动化硬件件介绍 一个比比较完善的现现代办公自动动化系统由计计算机、通信信

37、系统和各种种现代化办公公硬件设备以以及相应的软软件组成，共共同实现各种种信息的处理理功能。 办公设设备一般可分分为三类：第第一类是独立立使用的办公公设备，如收收录机、复印印机、普通照照相机、碎纸纸机等，这类类办公设备与与系统中其他他设备关系不不大，可以单单独使用；第第二类是与通通信网络连接接使用的通信信设备和系统统，如电话、传传真、电报、无无线寻呼系统统、电视会议议系统等；第第三类办公设设备是与计算算机连接使用用的设备，例例如打印机、扫扫描仪、多媒媒体投影机、数数码照相机、PPC传真机、语语音处理系统统、绘图仪、光光盘刻录机等等，这类办公公设备只能与与计算机连接接使用，才能能发挥它应有有的功能

38、。现现代通信和计计算机的发展展使得这三类类设备的关系系日益密切，反反过来也使计计算机与通信信日益成为不不可分割的整整体。从这一一点上说，后后两种分类就就不可能是一一成不变的了了。 由于计计算机的出现现和发展，那那些独立使用用的办公设备备已经不能满满足人们提高高办公效率的的需要，计算算机被引入办办公活动中并并成为办公设设备的主角。现现代化办公活活动主要是围围绕计算机展展开的。下面面介绍以计算算机为中心的的各类办公设设备。第一节 计算算机 现代办办公自动化的的主要标志是是采用计算机机，办公人员员通过与计算算机对话的方方式进行办公公活动，甚至至经理对办公公室的领导和和管理也都是是通过计算机机来进行。

39、 一、计计算机系统组组成 计算机机系统由硬件件与软件两大大部分组成，硬硬件是“看得见，摸摸得着”的有形东西西；而软件是是“看不见，摸摸不着”的，它是数数据、信息、指指令等的有机机的集合。只只有硬件而没没有软件的计计算机称为“裸机”，“裸机”是不能工作作的，是软件件使“裸机”变成有用的的东西，成为为人类改造自自然的得力帮帮手。 计算机机是依靠硬件件和软件的协协同工作来完完成某一给定定任务的。一一个完整的计计算机系统包包括硬件系统统和软件系统统两大部分。 二、计计算机硬件系系统构成 计算机机硬件由主机机和外部设备备组成，主机机又可以进一一步分为计算算机中央处理理器(Cenntral Procees

40、sor Unit，简简称CPU)和内部存储储器，CPUU又可分为运运算器和控制制器；外部设设备可分为输输入设备、输输出设备、外外部存储器和和一些辅助外外部设备。运运算器、控制制器、输入设设备、输出设设备和存储器器是计算机的的五大基本部部件。 1.输输入设备 用户通通过输入设备备把信息输入入到计算机。输输入设备包括括键盘、鼠标标、书写器、扫扫描仪、数码码相机等。通通过一定的接接口，录音机机、录像机、话话筒等也可以以成为输入设设备。键盘和和鼠标是最常常用的输入设设备。 2.输输出设备 输出设设备是指从计计算机中取出出信息的器件件，如显示器器、打印机、绘绘图仪等。显显示器和打印印机是最常见见的输出设

41、备备。 3.控控制器 控制器器能对程序的的每一条指令令进行分析、判判断，并发出出各种控制信信号，使计算算机的有关设设备协调工作作，它是整个个计算机的指指挥中心。 4.运运算器 运算器器负责计算机机中的各类运运算，如四则则运算、逻辑辑运算，另外外还能进行代代码的传送、移移位等操作。 运算器器和控制器一一起组成了计计算机的心脏脏，也就是中中央处理器(CPU)。 5.存存储器 存储器器是计算机的的记忆装置，用用来存放原始始数据、中间间结果、最终终结果和解题题步骤。存储储器可以区分分为内存储器器(内存)和和外存储器(外存)。外外存储器是指指硬盘、光盘盘、软盘、磁磁带等外部磁磁性存储介质质，外存相对对内

42、存而言读读取速度比较较慢。内存储储器包含随机机存取存储器器(RAM)和只读存储储器(ROMM)，它们用用半导体材料料做成，读取取速度快。只只读存储器(ROM)是是不可写的，它它内部的数据据信息是由工工厂输入，并并固定在里面面，一般情况况下用户不能能更改。ROOM内部存放放的信息是计计算机内最原原始的信息，它它用来启动和和引导系统软软件，是它最最初激活了计计算机。随机机存取存储器器(RAM)是可读可写写的，其中的的数据会因断断电而丢失，故故用来存放正正在使用的数数据信息；RRAM还可分分为两类，DDRAM(DDynamiic RAMM，动态随机机存取存储器器)，即平时时所称内存条条；SRAMM(

43、Stattic RAAM，静态存存储器)，又又称Cachhe(高速缓缓冲存储器)，是介于CCPU和DRRAM之间的的内存，可以以加速计算机机的运行速度度。第二节 打印印机 打印机机是计算机的的输出设备，是是办公自动化化的必备工具具。通过打印印机可以将计计算机内的文文件、图表打打印在纸介质质上或胶片上上，便于保存存和使用。 一、打打印机的分类类与特点 打印机机的种类很多多，按印字的的方式来分，目目前最普及的的主要有针式式打印机、喷喷墨打印机和和激光打印机机三种；按打打印文本的幅幅度可区分为为窄行打印机机和宽行打印印机；按印字字的色彩来分分可分为单色色打印机和彩彩色打印机。现现将其特点与与功能介绍

44、如如下： 1.针针式打印机 针式打打印机根据打打印头针数的的多少，可分分为9针和224针等多种种。9针的打打印机一般只只适用于打印印西文字符，现已淘汰。由由于汉字的笔笔画比较多，一一般要采用224针的打印印机打印。针针式打印机的的实现原理比比较简单：打打印针头在计计算机打印驱驱动程序和打打印字库字形形信息的控制制下按照一定定的次序击打打在色带上，通通过色带一点点一点印到纸纸上，形成字字符。针式打打印机的优点点是打印机的的价格比较便便宜，打印材材料的成本比比较低，有很很好的易用性性，且它是唯唯一一种可以以用来打印蜡蜡纸和多层纸纸的打印机；当然针式打打印机也有其其自身难以克克服的缺点，如如打印质量

45、低低、速度慢、工工作噪声大。这这些都使其无无法适应当今今社会的需要要，因而现在在已很少使用用它。 2.喷喷墨打印机 喷墨打打印机使用喷喷墨来代替针针打。喷墨打打印机按工作作原理可分为为固体喷墨式式和液体喷墨墨式两种，目目前较常见的的是液体喷墨墨打印机。液液体喷墨方式式又可分为气气泡式(如佳佳能和惠普喷喷墨打印机)与液体压电电式(如爱普普生喷墨打印印机)两种。气气泡技术是通通过加热喷嘴嘴，使墨水产产生气泡，喷喷到打印介质质上的。而在在压电式喷墨墨技术中，墨墨水从一个类类似热感应式式喷墨技术的的喷嘴喷出，但但是墨滴由缩缩小墨水喷出出的区域形成成，而喷出区区域由施加电电压到喷出区区内的一个或或多个压

46、电板板控制。由于于墨水在高温温下易发生化化学变化，性性质不稳定，所所以打出的色色彩真实性就就会受到一定定程度的影响响；另一方面面由于墨水是是通过气泡喷喷出的，墨水水微粒的方向向性与体积大大小不好掌握握，打印线条条边缘容易参参差不齐，在在一定程度上上影响了打印印质量，这都都是它的不足足之处。微压压电打印头技技术是利用晶晶体加压时放放电的特性，在在常温状态下下稳定地将墨墨水喷出。它它有着墨滴控控制能力强的的特点，容易易实现高精度度的打印质量量，且微压电电喷墨时无需需加热，墨水水就不会因受受热而发生化化学变化，故故大大降低了了对墨质的要要求。目前，爱爱普生、惠普普和佳能这33家公司生产产的液态喷墨墨

47、打印机代表表了市场的主主流产品，而而它们在技术术方面也各有有所长。 喷墨打打印机有许多多优点：价格格比较便宜，打打印速度比针针式快，噪音音比针式的要要小，打印质质量比针式好好，接近激光光打印机的效效果，可以打打印彩色图象象。在打印介介质的选择上上，也具有一一定的优势；既可以打印印信封、信纸纸等普通介质质，还可以打打印各种胶片片、照片纸、卷卷纸、T恤转转印纸等特殊殊介质。缺点点是耗材贵。正正因为有诸多多优点，喷墨墨打印机日益益受到人们的的喜爱，逐渐渐占领了广大大的中低端市市场。 3.激激光打印机 激光打打印机是比较较先进的打印印机。它是集集激光技术、微微电子技术和和精密机械于于一体的现代代科技产物。激激光打印机工工作噪音极低低，可以产生生高质量的文文本和图像，其其质量可与铅铅字印刷的质质量媲美。 激光打打印机的工作作原理是利用用计算机送来来的字符信息息调制激光束束，被调制的的激光束在有有机感光鼓表表面产生静电电潜像，静电电潜像吸附打打印墨粉，显显影后形成真真实的墨粉字字符或