某知名公司档案管理程序14340.docx
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1、档案管理程序1 目的和范围:建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责:2.1 公司司档案按按统一领领导、分分级管理理的办法法进行组组织管理理,即图图书档案案室(隶隶属人力力资源部部)负责责公司档档案的总总体管理理,部门门资料员员负责本本部门的的立卷归归档工作作,图书书档案室室对各部部室进行行业务上上的指导导、监督督和检查查。2.2 鉴于于财务档档案的特特殊性,公公司财务务档案(包包含各类类合同)由由财务计计统部自自管,图图书档案案室提供供存放点点。使用用时,
2、由由财务计计统部指指定专人人调档。2.3 鉴于于人事档档案的特特殊性,公公司人事事档案由由人力资资源部人人力资源源口自管管,人力力资源部部经理指指定专人人按集中中管理、严严格保密密的原则则进行管管理。3 流程:3.1 档案案分类:3.1.11 文文书档案案:即在在公司管管理过程程中产生生的有保保存价值值的普发发性内外外部文件件。3.1.22 基基建档案案:即以以竣工图图为核心心的在工工程建设设过程中中形成的的专业材材料。3.1.33 财财务档案案:即在在公司经经济活动动中产生生的会计计凭证、帐帐簿和财财务报告告等具有有保存价价值的会会计核算算专业材材料。3.1.44 人人事档案案:即公公司员工
3、工在应聘聘、转正正、考评评等人事事活动中中形成的的反映个个人基本本情况、工工作表现现的个人人资料。、3.1.55 经经营销售售档案:即公司司房产经经营销售售活动中中产生的的具有保保留和存存查价值值的历史史记录,如如合同评评审记录录、商品品房预售售合同、客客户档案案、市场场调研资资料、楼楼盘宣传传资料等等。3.1.66 客客户服务务档案:即公司司在提供供客户服服务过程程中形成成的具有有保留和和存查价价值的历历史记录录,如客客户投诉诉记录、处处理方案案、落实实反馈记记录、客客户满意意度调查查与分析析记录等等。3.1.77 对对外联络络档案:即公司司在项目目报批报报建过程程中形成成的具有有保留和和存
4、查价价值的历历史记录录。如政政府和公公共事业业单位的的批文、文文件和专专题会议议纪要等等。3.1.88 声声像档案案:即在在公司生生产经营营活动中中形成的的有保存存价值的的、以音音像或图图象记录录在特殊殊载体上上的并配配有文字字说明的的历史记记录。3.2 具体体管理:3.2.11 立卷卷归档:各部室资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。 A流程:随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后,对手头上
5、的所有文件进行清理,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底,将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后,暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档,项目前期资料一年后归档。 B要求: a各部部室向图图书档案案室移交交档案时时,均需需附上移移交清单单一式两两份。移移交时,交交接双方方据此进进行清点点签收,并并各自保保存一份份。(移移交清单单即文件件清单)b. 各部室向图图书档案案室移交交档案时时要做到到种
6、类齐齐全、份份数完整整,图书书档案室室不接收收未经系系统整理理的零散散文件。c. 文件在各部部室保存存阶段,要要注意保保持字迹迹清晰、份份数完整整,防止止发生霉霉变等。复复写件、圆圆珠笔书书写件或或传真件件等均应应重新复复印存档档。d. 各部室可根根据实际际工作需需要保存存文件,但但向档案案室移交交档案时时,则应应按规定定的归档档范围进进行。a)总经理理室:会会议纪要要、董事事会文件件、诉讼讼文书、项项目策划划与年度度计划文文件、有有关公司司送交的的文件、各各部门送送交的文文件、外外来文件件、外送送文件、大大事记等等;b) 人力力资源部部:人事事行政发发文、企企业设立立与登记记材料、员员工的人
7、人事资料料(应聘聘表、编编制表、工工资单、培培训记录录等)、内内部刊物物等;c) 工程程材料部部:前期期文件、施施工文件件、竣工工文件、竣竣工图和和声像材材料(亦亦即内业业资料、竣竣工资料料、设备备说明书书等);其中前前期文件件由工程程部负责责收集,竣竣工图由由施工单单位负责责编制;文书如如外送文文件、外外来文件件、有关关人员出出差带回回来的文文件等;d) 财务务计统部部:财会会档案见见第三层层次文件件财务务档案管管理程序序;e) 审计核算部部:决算算资料、签签价单、外外送文件件、外来来文件等等;f) 经营销售部部:合同同评审记记录、售售楼合同同、协议议、广告告宣传资资料、客客户资料料、市场场
8、调研资资料、外外送文件件、外来来文件等等;g) 设计研发部部:工程程地质勘勘察报告告、方案案设计图图纸和说说明、扩扩初设计计图纸和和说明、勘勘察设计计报告及及招标文文件(标标书、合合同等)、工工程设计计概算说说明、各各项目往往来文件件(传真真、工作作联系函函等)、施施工设计计图纸和和说明、设设计变更更、设计计合同、外外送文件件、外来来文件等等。h) 对外联络部部:联络络函、活活动计划划、外送送文件、外外来文件件等。i) 客户服务部部:客户户投诉记记录、处处理方案案、落实实反馈记记录、客客户满意意度调查查及分析析记录等等。3.2.2 整理上架:组卷:通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、
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