某集团办公管理制度汇编9581.docx

《某集团办公管理制度汇编9581.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某集团办公管理制度汇编9581.docx（93页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、佳木斯希波集团制度汇编 版本/修改状态：A/0第二部分 办公管理制度第一章 企业文档管理公司文书管理办法 一、文文书管理理包含外外来文件件及自制制文件两两种。二、外来文文件包含含公文、传传真资料料、法律律条款、地地方性法法规、国国家标准准、行业业标准、企企业标准准等项目目。内部部自制文文件包含含本集团团系统内内部文件件和对外外业务文文件。三、文书归归口管理理部门为为集团总总经办；分公司司由人行行部；自自制文书书的会签签必须经经总经办办。四、收文 外来文文件收文文由公司司总经办办/人行行部文员员登记，请请示部门门经理文文件是否否转发，转转发时按按自制文文件会签签程序会会签后转转发。五、自制文文件

2、1、拟制：由文件起草草部门拟拟稿，文文稿要求求语言通通顺、逻逻辑清晰晰、简洁洁易懂、文文字严肃，避避免使用用晦涩及及地方口口语等词词汇叙述述。 文件件尽量不不制定补补充规定定，如需需要增加加补充、修修改条款款，可将将原文作作废重新新制定，以以保证制制度的连连贯性。部门经理审审核后方方可打印印，打印印时须按按照集团团关于于公司统统一公文文处理规定（见见汇编“办公管管理制度度”中“企业文文档管理理”类）中中规定的的格式进进行编号号排版，打打印后认认真校稿稿，与原原稿核对对无误后后方可进进入会签签程序。2、会签：(1)、由由文件起起草部门门确定并并填写文文件签发发审批单单：注注明文件件名称、编编号、

3、文文件类别别、主要要内容、密密级、发发文日期期、主送送单位、抄抄送单位位、会签签范围（写写明需要要参与会会签的部部门名称称、副总总职务名名称）(2)、以以文件内内容相关关的部门门、相关关集团副副总、总总经办/人事行行政部、总总经理的的顺序会会签，将将文件正正文与文文件会签签单一同同在会签签范围内内传阅。(3)、各各部门收收到需要要会签的的文件时时，须本本着认真真的态度度，必要要时征集集本部门门员工意意见，尽尽量提供供相关资资料供起起草部门门参考。(4)、自自收到需需会签文文件起各各会签单单位及个个人须在在处理时时限内回回复，提提高效率率，文件件拟制部部门负责责文件会会签跟踪踪工作。(5)、各各

4、会签单单位必须须在会签签单上签签名且标标注日期期，以明明确责任任。(6)、文文件会签签至各副副总后，由由文件起起草部门门依据会会签意见见结果，汇汇总整理理，再次次修订后后；方可可交总经经办，由由总经办办按各部部门会签签意见再再审后交交总经理理审批。3、批示总经理或其其他被授授权批示示者作最最终的批批示，并并签字。4、出稿复复印、下下发(1)、文文件起草草部门将将修订后后的文稿稿拷盘，由由总经办办/人事事行政部部文员出出稿。(2)、总总经办/人事行行政部文文员对外外来人员员自带的的软盘先先做病毒毒检查（有有病毒的的软盘应应拒绝接接收，并并礼貌解解释表示示歉意）。(3)、总总经办/人事行行政部文文

5、员接稿稿后，应应认真检检查文件件签批手手续是否否齐全，打印稿排版版是否按按公司司行文规规范，美美观合理理，对文文字进行行最终校校对，发发现有误误可与文文件拟稿稿人联系系确认后后修改。 (44)、总总经办/人事行行政部文文员按文文件签发发审批单单中注注明的份份数复印印下发。(5)、需需要对外外发文时时，由总总经办/人事行行政部文文员打印印、盖章章、封装装、寄发发。(6)、收收到文件件的单位位及个人人须在文文件发放放记录中中签字确确认，文文件发送送到各部部门后，部部门经理理应组织织本部门门人员学学习，并并妥善保保管，装装订成册册，便于于查阅、执执行。(7)、总总经办/人行部部每月定定期检查查各部门

6、门的文件件传达及及保存情情况，如如有文件件丢失或或传达不不到位，则则报人力力资源部部作为绩绩效考核核项目。5、归档(1)、所所有签成成正本文文件均需需由总经经办及人人行部（人人行部只只负责对对接收文文件和本本分公司司自制文文件）归归档存查查。(2)、若若执行部部门必须须使用正正本时，可可暂时借借出使用用后归还还，若正正本必须须寄出或或无法取取回时，可可存档复复印件。(3)、存存档文件件保存期期限100年，届届时列表表报批后后监督销销毁。六、公文机机密等级级1、秘密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义下发发的，可可以在公公开场合合学习讨论、并并要求贯贯彻执行行的文件件，以及及有关

7、的的规章制制度等。2、机密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义印发发的，只只供个别别部门或或相关人员学学习、贯贯彻执行行的文件件，如：有关人人事任免免事项；质量问问题通报报；产值值、产量量、利税税、库存存产品、用用肉量等等统计数数据；供供货厂家家、销售售客户资资料等。此此类文件件的阅办办人只可可在规定定时间内内传阅不不能留存存或复印印，事后后，当需需要再次次查阅时时，需向向总经办办办理文文件借阅阅手续，当当场借阅阅当时还还。3、绝密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义印发发的，只只供高层层领导或或极小范围内内人员了了解、知知悉的文文件，如如：希波波员工的的工资体

8、体系和标标准、品品控部的的工艺流流程、工工艺标准准、品质质检验报报告、生生产配方方、制造造成本、研研发部的的新品开开发计划划、正在在研制中中的新产产品的实实验数据据、产品品的配方方、销售售公司的的产销量量、营销销机制、促促销方案案、营销销价格等等，此类类文件应应严格控控制印发发数量和和印发范范围。4、各级人人员必须须严守秘秘密，有有泄密事事件发生生，按保保密制度度处理理。七、公文处处理时限限1、特急件件：各会会签单位位需在半半小时内内回复，随随到随办办。2、急件：各会签签单位需需在1小小时内回回复，一一天内处处理完毕毕。3、普通件件：各会会签单位位需在44小时内内回复，三三天内处处理完毕毕。4

9、、超过处处理时限限的文件件，由文文件起草草部门催催办。附件： 文件件签发审审批单文件名称编号密级主要内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及及会签意意见部门经理副总总经理注：1、文文件经总总经理签签批后，发发放用印印时不必必使用用用印审批批单。2、各部门门、副总总、总经经理会签签意见可可另附纸纸。公司统一公公文处理理的规定定一、公文的的性质公文是处理理公务的的具有特特定效力力和规范范格式的的文书，是是指示、汇汇报和商商洽工作作，请示示和答复复问题，报报告和交交流情况况的工具具，各部部门必须须认真贯贯彻本规规定，切切实做好好公文处处理。二、根据本本公司实实际情况况，现对对公文做做

10、如下分分类：（一）决议议 用用于经会会议讨论论通过的的重要决决策事项项。（二）决定定 用用于对重重要事项项做出决决策和安安排。（三）意见见 用用于对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。（四）通知知 用用于发布布公司内内部规章章制度、人人事任免免、传达达公司领领导指示示给相关关部门具具体执行行或遵守守的事项项。（五）通报报 用用于表彰彰先进、批批评错误误、传达达重要精精神、交交流重要要情况。（六）报告告 用用于向公公司领导导汇报工工作、反反映情况况、提出出建议，答答复领导导的询问问。（七）规定定 用用于对特特定范围围内的工工作和事事务制定定具有约约束力的的行为规规范。（八）会议议纪要 用于于记

11、载会会议主要要精神和和议定事事项。三、公文格格式公司下发公公文由版版头、发发文字号号、横隔隔线、标标题、主主送机关关、正文文、附件件、发文文部门署署名、成成文日期期、印章章、主题题词、主主送部门门、抄送送部门、印印制版记记组成。（一）版头头由公司全称称加“文件”二字，用用套红大大字居中中印在公公文首页页上部。版头字体采采用姚体体60号号字。（二）发文文编号1、由发文文部门代代字、发发文年度度和发文文顺序号号组成，标标注于版版头、横横隔线之之间，横横向居中中，字体体采用仿仿宋小四四号字。2、发文机机关应使使用规范范化简称称：下发文件单单位统一字号下发文件单单位统一字号集团希团字第号销售公司希销字

12、第号总经办希行字第号企划部希策字第号人力资源部部希人字第号财审部希审字第号企管部希企字第号财务部希财字第号综合计划部部希综字第号佳木斯分公公司希佳字第号研发中心希研字第号天津分公司司希津字第号举例希团字220033第33号3、发文年年度用公公元年全全称。用用阿拉伯伯数字写写，用中中括号括括起。4、顺序号号用阿拉拉伯数字字书写，自自每年第第一件起起按发出出时间顺顺序编排排。（三）横隔隔线 隔开公文的的版头部部分与行行文部分分的横线线。由红红色横线线组成，位位于发文字号下下方。（四）标题题 由公公文的主主题和文文种组成成，字体体采用华华文中宋宋二号字字（加黑黑）。（五）主送送部门 主送送部门是是指

13、公文文的主要要受理部部门，规规定、通通报可以以不写主主送部门（或在版版记中体体现），字字体采用用黑体三三号字。（六）正文文 公文文的主体体，用来来表述公公文的内内容，字字体采用用宋体四四号字。层层次结构正文分分条标识识方法为为：全文共一级级的用“一、二二、三、”。全文共二级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级“1、2、3、”。全文共三级级的第一一级用“一、二二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”。全文共四级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五级级的第一一级

14、用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、”。全文共六级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、” 第六级用“a、b、c、”。公文首页应应根据标标题行数数合理排排列正文文行数。（七）附件件公文附件，应应置于主主件之后后，与主主件装订订在一起起，并在在正文之之后、发发文部门门署名之之前应注注明附件件的名称称。如附附件较多多，应用用阿拉伯伯数字注注明顺序序，逐件件写明附附件的名名称。（八

15、）部门门署名 应当用全称称或者规规范化简简称，发发文部门门署名应应采用黑黑体三号号字标注于正文的的右下方方。（九）成文文日期 一般署会议议通过或或者领导导签发日日期；特特殊情况况署印发发日期。领领导签发发后，因因故不能能及时发发文时，成成文日期期可请示示签发人人重新确确定。成成文日期期应当写写明年、月月、日，采采用黑体体三号标标注于发发文部门门署名右右下方。成成文日期期年、月月、日均均用阿拉拉伯数字字。（十）印章章下发公文都都应加盖盖集团印印章。用用印位置置做到上上不压正正文，下下要压发发文部门门署名和和成文日日期。（十一）主主题词 “主题词”三字用用黑体三三号字标标注于印印制版记记上方，具具

16、体条目目用宋体体三号字字标注，主主题词由由公文主主题词及及公文种种类词组组成，也也可根据据公文内内容自行行标注。（十二）抄抄送部门门是指除了主主送部门门之外需需要执行行或知晓晓公文的的其他机机关，应应当使用用全称或或规范化化简称。（十三）印印制版记记 由公文印发发部门名名称和印印发日期期。在公公文末页页下部印印三条横横线，上上面两线之间注明明抄送部部门，下下面两线线之间左左侧注明明拟制文文件部门门名称，右右侧注明明印发日日期。一般公文可可以不采采用抬头头，由标标题、正正文、附附件、部部门署名名、成文文日期组组成，但但内容格格式必须须按本规规定第四四条执行行。四、公文的的汉字从从左至右右横排。主

17、主标题、副副标题、正正文之间间的用字字要有明明显区别别。主标题应采采用华文文中宋二二号字（加加黑），副副标题（或或主送单单位）应应采用黑黑体三号号字，正正文应采采用宋体体四号字字；行间间距采用用单倍行行距；公公文用纸纸幅面规规格一律律采用国国际标准准A4型型（长2279毫毫米，宽宽2100毫米）；公文印印制纸面面规格：天高770毫米米，地高高30毫毫米，左左宽255毫米，右右宽200毫米，左左侧装订订。附范本：佳木斯希波波集团有有限公司司文件希团字220033第11号关于集团*管管理的规规定集团各部门门： 为加强强佳木斯希波波集团有有限公司司 20003年年1月55日主题词：集集团 * 规定主

18、送单位：集团各各副总、各各部门 抄送单单位：集集团总经经理、分分公司总总经理发文部门：集团人人力资源源部 发文日日期：220033年1月月5日档案管理办办法一、将资料料按条款款分类，分分别存放放，每年年年末经经检查齐齐全后，整整理立卷卷归档。二、档案分分为证照照档案、文文件（制制度）档档案、人人事档案案、合同同档案、设设备档案案、技术术档案等等类别。三、档案管管理归口口部门总经办负责责集团总总部的证证照档案案、系统统内下发发的文件件（制度度）档案案、集团团总部设设备档案案、技术术档案的的管理归归档；企管部负责责集团系系统所有有合同档档案的管管理归档档；人力资源部部负责集集团总部部所有人人员及分

19、分公司部部门副经经理以上上人员的的人事档档案的管管理归档档；分公司人行行部负责责本公司司所有证证照档案案、文件件（制度度）档案案、部门门副经理理以下人人员的人人事档案案、设备备档案、技技术档案案的管理理归档；分公司财务务部负责责对本公公司所有有合同档档案的管管理归档档。四、证照档档案的管管理1、集团系系统所有有证照，如如：税务务登记证证、卫生生许可证证、生产产经营许许可证、车车辆各种种牌照、各各种荣誉誉证书、专专利证、资资格证等等，均须须以复印印件及原原件两种种形式存存档。2、各类证证照除列列出名录录外，均均须登记记其有效效年限，以以便及时时更换证证照，保保证其有有效性。3、证照档档案的保保存

20、期限限为永久久性保存存。五、文件（制制度）档档案的管管理1、所有签签成正本本文件均均需由总总经办及及人行部部（人行行部只负负责对接接收文件件和本分分公司自自制文件件）归档档存查。2、若执行行部门必必须使用用正本时时，可暂暂时借出出使用后后归还，若若正本必必须寄出出或无法法取回时时，可存存档复印印件。3、存档文文件保存存期限110年，届届时列表表报批后后监督销销毁。六、人事档档案的管管理1、集团系系统所有有管理人人员，其其应聘表表、经济济担保书书、毕业业证复印印件、笔笔试题试试卷存入入个人档档案，在在试用期期内建立立临时档档案，正正式聘用用后建立立正式个个人档案案。2、接收的的大中专专毕业生生，

21、考核核时的一一切资料料及其毕毕业证复复印件交交人力资资源部/人事行行政部存存入个人人档案。3、人事档档案的保保存期限限为该同同志辞职职后一年年，届时时列表报报批后监监督销毁毁。七、合同档档案的管管理 1、公司司对合同同原件，即即合同书书信件、数数据电文文（包括括电报、电电传、传传真、电电子数据据交换、电电子邮件件）实行行双层管管理，即即承办部部门和合合同归口口管理部部门。各各业务部部订立的的合同（协协议）原原件，由由企管部部负责管管理，合合同承办办人使用用复印件件。以便便对合同同的执行行情况进进行监督督，但所所有保管管部门均均须建档档。2、合同中中含集团团系统内内部责任任状、承承包合同同及对外

22、外签定的的各种业业务合同同。3、合同档档案的保保存期限限为永久久性保存存。八、设备档档案的管管理1、各部门门购买设设备及物物品，（如如计算机机、打印印机、复复印机、传传真机、空空调等）生生产设备备及生产产辅助设设备（如如化验室室设备、研研发专用用设备等等）凡是是带有图图纸、说说明书、保保修卡、用用户手册册等资料料应全部部交总经经办/人人事行政政部存入入设备档档案，建建立永久久性档案案。无总总经办/人行部部在设备备发票上上确认收收到该设设备相关关资料的的签字，财财务不予予报销。2、各项基基建施工工与工程程有关图图纸，一一律把原原稿移交交总经办办/人事事行政部部文员管管理。3、设备档档案的保保存期

23、限限为该设设备报废废后1年年，届时时列表报报批后监监督销毁毁。九、技术档档案的管管理1、各部门门技术资资料，如如：与集集团业务务相关的的法规条条文、国国标、企企标、工工艺规程程、质量量标准等等全部由由总经办办/人行行部负责责管理归归档，如如属绝密密文件应应由总经经办/人人行部登登记其发发行版本本、发行行日期、总总页数，并并将其名名录归档档，注明明存放部部门、发发行使用用部门。2、技术档档案的保保存期限限为永久久性保存存，但须须将废止止资料加加印“作废保保留”章，同同时注明明作废日日期。十、档案建建立、整整理办法法1、企业文文件记录录保存、归归档办法法按内容容分类，并并以时间间先后顺顺序存档档，

24、必须须在档案案夹里清清楚地标标注归入入的档案案类目，方方便查找找。2、每天都都要进行行清理归归档，以以免资料料堆积，熟熟悉自己己管理的的档案，了了解归档档制度。准准确地做做好文件件索引，以以便于查查找。3、归档要要注意整整洁，归归档前先先把资料料进行分分类，以以便所有有的材料料随手可可得，避避免盲目目查找。4、立卷按按年代、机机构排列列，永久久、长期期、短期期分别组组卷，卷卷内文件件要把正正文和底底稿、文文件和附附件、请请示和批批复放在在一起。5、文件档档案除将将文稿存存档外，计计算机中中亦需存存盘建档档，建档档按类别别及时间间顺序建建立，便便于查找找。6、注意做做好保密密工作，档档案柜要要坚

25、固，做做好防盗盗、防火火、防潮潮、防尘尘、防鼠鼠、防高高温、防防强光等等措施。7、每年清清理一次次档案，对对档案的的数量、保保管等情情况进行行检查，发发现问题题及时采采取补救救措施，确确保档案案安全。8、对于已已失去作作用的档档案要进进行销毁毁或用碎碎纸机进进行处理理，销毁毁档案材材料要经经过认真真鉴定，确确定销毁毁档案材材料必须须列册登登记，送送领导审审批后销销毁。9、销毁档档案材料料时，必必须指派派专人监监销，防防止失密密。档案资料借借阅管理理制度一、借阅档档案（包包括证照照、文件件（制度度）、人人事档案案、合同同、设备备、技术术等资料料），必必须在档档案借阅阅登记簿簿登记后后方可借借阅；

26、借借阅涉密密的档案案须经相相关业务务部门经经理级以以上的领领导批准准方可借借阅。二、卷案不不可借出出，只提提供在档档案存放放室查阅阅，未立立案的文文件及资资料可借借出。三、借阅期期限不得得超过110天，到到期必须须归还如如需再借借应办理理续借手手续。四、借阅档档案人必必须爱护护档案，保保护其安安全及保保密性，不不得涂改改、勾画画、剪裁裁、抽取取、拆散散、损坏坏，未经经部门经经理级以以上领导导允许，绝绝密资料料未经副副总经理理级以上上领导允允许，不不得擅自自摘抄、翻翻印、复复印、摄摄影、转转借。五、借阅的的档案交交还时，档档案管理理人员必必须当面面点清，如如发现遗遗失或损损坏，应应立即报报告上级

27、级主管领领导。主主管领导导与资料料来源相相关部门门沟通备备份，同同时对借借阅人采采取批评评教育或或相应处处罚。六、外单位位借阅档档案，必必须有单单位介绍绍信，并并经总经经理批准准后方可可借阅，但但不得带带出档案案室。七、外单位位摘抄卷卷内档案案，必须须经总经经理对其其摘抄完完毕的内内容进行行审查、签签章同意意后，方方可带出出档案存存放室。 第二章 办办公事务务管理打印、复印印、传真真管理制制度一、打印：1、凡属以以集团、分分公司名名义下发发的文件件、报表表、工作作计划、总总结、报报告、会会议纪要要、通知知、通报报、公函函、规章章制度、宣宣传教育育材料、任任免决定定、表彰彰决定等等均在打打印范围

28、围内。2、不得利利用公司司计算机机打印私私人材料料。3、各部门门负责本本部门所所有材料料的打印印，需要要下发的的文件或或规章制制度、通通知由各各部门拟拟订打印印、校稿稿，会签签批准后后拷盘，交交由总经经办/人人事行政政部归口口下发、存存档；4、总经办办/人事事行政部部文员对对外来人人员自带带的软盘盘先做病病毒检查查（有病病毒的软软盘应拒拒绝接收收，并礼礼貌解释释表示歉歉意）。5、总经办办/人事事行政部部文员接接稿后，应应认真检检查文件件签批手手续是否否齐全，打印稿排版版是否按按公司行行文规范范，美观观合理，对对文字进进行最终终校对，发发现有误误可与文文件拟稿稿人联系系确认后后修改。6、文件存存

29、档规范范，计算算机内存存储文件件应遵照照制度度汇编办办公管理理制度中中档案案管理办办法执执行。7、文件打打印格式式应统一一，按制制度汇编编办公公管理制制度中公公司统一一公文处处理的规规定执执行。二、复印：1、所有复复印机均均应建立立使用记记录，复复印需求求部门按按复印印机使用用登记表表中项项目逐项项、真实实填写。2、月末按按各部门门复印登登记表由由总经办办/人行行部汇总总各部门门耗用纸纸张、墨墨粉费用用，查看看费用是是否超标标，将结结果报人人力资源源部考核核；3、凡需要要复印的的资料，必必须经本本部门经经理同意意，到人人事行政政部登记记备查，数数量超过过10张张的必须须人事行行政部经经理批准准

30、后复印印，分公公司复印印20份份以上的的应采用用油印形形式，由由需求部部门自行行印刷。4、属证件件、原始始资料等等特殊材材料需要要复印，不不受份数数限制，可可根据需需要复印印，但必必须经过过请示、上上级领导导批准后后方可复复印。5、公出人人员在外外地需要要打印、复复印材料料时，应应将打印印原件留留存，索索要发票票，另附附纸标明明打印/复印原原因、打打印/复复印时间间、材料料收件人人，以做做报销依依据，无无以上材材料公司司不予报报销。6、不得利利用公司司复印机机、传真真机复印印私人材材料。三、传真：1、所有传传真机均均应建立立传真记记录，登登记传真真机使用用情况，并并填写传传真机使使用登记记表，

31、发发传真须须由部门门经理在在传真材材料背面面签批后后方可发发出。2、由总经经办/人人行部文文员统计计月费用用，月底底统一汇汇总各部部门耗用用传真费费用，（除除总经办办/人行行部之外外有传真真机的，传传真费用用统一纳纳入办公公费用）；收传真真由总经经办/人人行部文文员登记记，并通通知接收收部门领领取、登登记。3、在外人人员签合合同及其其它工作作需发传传真时，需需请示副副总经理理同意才才能进行行，并且且回公司司报销时时，上交交原始材材料及发发票，写写清原因因、收件件人、无无以上材材料公司司不予报报销。4、不得利利用公司司传真机机传真私私人材料料。部门复印印机使用用登记表表复印时间材料名称纸型总页数

32、复印人部门经理签签字部门传传真机使使用登记记表传真时间材料名称页数收/发经办人部门经理签签字第三章 印印章信证证管理印章使用管管理办法法一、总则1、目的为加强集团团公司印印章管理理，规范范公司印印章的制制定、使使用程序序，使公公司业务务顺利运运营，杜杜绝因印印章管理理、使用用不善造造成的不不必要损损失制定定本办法法。2、定义本办法所称称之印章章是指公公司业务务上必要要的，通通过其使使用能对对外表达达公司意意思的印印鉴。如如法人章章（公章章），法法定代表表人章、合合同专用用章、财财务专用用章、销销售公司司章、品品控部检检验专用用章等。二、印章的的管理1、集团相相关部门门及各分分公司须须将其业业务

33、必需需之印章章图样、尺尺寸说明明连同相相应管理理制度或或办法报报集团总总经办备备案。2、集团各各相关部部门及分分公司对对印章的的管理须须设专人人负责、并并将该管管理人员员姓名报报集团总总经办备备查。三、印章的的适用范范围1、公章适用于公司司介绍信信、包裹裹领用单单、汇款款单、财财务部报报表、证证明、委委托书、协协议、担担保书等等重要材材料需要要时的加加盖。2、合同专专用章适用于合同同章用于于公司与与客户签签订各种种合同专专用。3、财务专专用章适用于财务务专用章章用于公公司各种种资金支支付专用用。4、销售公公司章 适用用于以销销售公司司名义按按公司规规定程序序签订的的与经销销商补充充协议及及销售

34、公公司内部部发放的的文件、制制度、通通知、通通报类。5、品控部部专用章章 适用用于品控控部在公公司内部部下发的的通知及及出口时时商标机机构提供供的合格格检验报报告专用用。四、以上三三种印章章在使用用时必须须按规定定办理，否否则出现现问题，由由该印章章保管人人员负责责一切经经济责任任和法律律责任，并并处以每每次5000元的的罚款。五、印章的的使用1、只有印印章的保保管责任任者才能能保管和和加盖印印章。保保管责任任者因故故不在时时需托相相关人员员代行其其职责，因因委托不不善造成成失误或或损失者者，由委委托人和和受托人人负连带带责任。2、公司各各部门及及员工申申请加盖盖公司法法人章、合合同专用用章、

35、财财务专用用章、法法定代表表人章、销销售公司司章等按按下列程程序办理理。（1）申请请人填写写公司用用印申请请单（见见附表）。（2）经部部门主管管经理、副副总、总总经理审审批同意意。（3）申请请人按（11）（22）项要要求签字字后，须须将相应应用印申申请单及及需加盖盖印章之之材料一一并交印印章保管管责任人人登记盖盖章。 3、品控控部检验验章，如如质量检检验合格格章、化化验室检检验章经经品控部部经理、化化验室主主任确认认无误后后，即可可盖章，所所有盖章章资料均均须备份份，以便便查阅。4、加盖印印章审批批权限划划分（1）经常常性加印印项目，如如介绍信信、包裹裹单、汇汇款单等等项目需需要加盖盖法人印印

36、章的由由经办人人所在部部门主管管经理签签字，交交经总经经办主任任/人行行部经理理审批。（2）财务务报表、证明、委托书、协议、担保书等需要加盖法人印章的或涉及公司重大利益的材料，须由法定代表人本人最终确认（财务票据正常业务按法定代表人批准之相关规定执行）。（3）本款款所称涉涉及公司司重大利利益资料料系指：A、与经营营责任相相关的资资料B、债务保保证，特特别贷款款C、所涉标标的超过过10万万元以上上的合同同D、诉讼裁裁判相关关资料E、可能给给公司造造成100万元以以上损失失的其他他相关资资料（4）使用用财务专专用章必必须经财财务部经经理、副副董事长长审核同同意方可可使用。（5）以上上项以外外的其他

37、他资料的的加印，相相关副总总经理或或各分公公司总经经理有最最终审批批权。（6）经会会签批准准的文件件发放加加盖印章章时文件件会签单单可替代代用印申申请单。 5、加盖盖印章的的复核（1）公司司法人章章保管人人，按用用印申请请单中中资料名名称、加加盖印章章份数、审审核签批批权限复复核无误误后，方方可予以以盖章；如总经经办主任任/人行行部经理理、总经经理不在在，用章章人电话话请示同同意后，印印章保管管人经核核实，方方可盖章章。（2）合同同章使用用部门填填写用用印申请请单，部部门经理理签字，交交财务部部经理审审核：合合同文本本名称、加加盖印章章份数、部部门经理理审核签签批权限限、合同同文本签签署部门门

38、主管副副总、企企管部经经理签字字、总经经理签批批内容等等。（3）合同同章保管管人员必必须对上上述项目目及申请请单中加加盖份数数进行再再次审核核后方可可给予加加盖合同同章，并并做好合合同章使使用记录录。6、用印印申请单单的管管理（1）使用用公司法法人章填填报后的的用印印申请单单在总总经办/人行部部存档。（2）使用用财务专专用章、法法定代表表人名章章填报后后的用用印申请请单与与在财务务部存档档。（3）使用用合同章章填报后后的用用印申请请单与与在财务务部留存存或备份份合同文文本同时存档档。 （4）财务务类报表表使用财财务专用用章、法法人章及及法人名名章的用用印申请请单与与报表复复印件同同时存档档。加

39、盖印章流流程图加印材料补充修正申请提出申请人加盖印章审查批准审查批准审 批申请部门主管经理副总、分公司总经理（必要时）集团总经理（必要时）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申申 请 单 年 月 日申请人职务所在部门印章名称公司法人章章 合同同专用章章 法人人代表人人名章 财务专专用章资料名称A资料编号ABB资料来源外来材料 自制材材料 其其他资料份数A 份B 份每份资料加加盖的印印章数A 份B 份资料用途资 料保 管公司内（部部门名称称： ） 公司司外（单单位名称称： ） 审批意见部门经理主管副总总经办/人行部经理理财务部经理理/副董事长总经理介绍信管理理办法一、需要公公司开具具介

40、绍信信者，应应填写用用印申请请单，注注明介绍绍信用途途，经主主管经理理批准后后，交总总经办主主任/人人行部经经理签批批，总经经办/人人行部文文员依据据此单填填写介绍绍信，盖盖章后发发需要人人。二、介绍信信由总经经办/人人行部文文员负责责管理，严严禁发出出空白信信。三、开具介介绍信存存根应妥妥善保管管，按保保密要求求归档，保保管期限限5年。四、如发现现介绍信信丢失，领领用人应应立即向向总经办办/人行行部反映映，及时时采取相相应措施施。五、各部门门接待外外单位介介绍来人人时，应应认真查查对来人人姓名、商商办事项项和介绍绍信所列列的事项项是否相相符；并并在留下下的介绍绍信背面面签注办办理情况况，以便

41、便日后查查对。六、注意事事项：1、开具介介绍信时时要对使使用介绍绍信个人人或部门门严格审审核，如如：用信信人的姓姓名、所所在部门门、事由由等。2、部门名名称要用用全称或或规范化化的简称称，标明明签署、用用印时间间。3、开具的的介绍信信要有编编号和骑骑缝章，存存根和发发出信的的内容要要一致。第四章 电电话通讯讯管理关于通讯设设备的使使用管理理规定一、国内电电话使用用管理1、各部门门需要安安装、停停用电话话或需要要增加话话费指标标，应由由申请部部门填写写请示单单，写明明申请事事项、原原由，主主管签署署意见后后报企管管部/人人行部（分分公司各各部门由由人行部部批示后后报企管管部），由由企管部部/人行

42、行部请示示总经理理批准后后执行。2、降低话话费指标标由企管管部/人人行部共共同依据据实际工工作通讯讯业务量量或阶段段性话费费进行调调整。3、各部门门没有其其它部门门同意，不不得使用用其它部部门电话话。每月月各部门门电话实实用额，由由话费查查询部门门在每月月30日日前对照照各部门门电话费费用标准准核查后后，将结结果、处处理意见见、手机机实际费费用一并并报财务务部经理理。财务务部按各各部门电电话费用用标准结结算，超超费自付付，特殊殊情况需需集团总总经理批批准核销销，其他他人无权权核销超超标准电电话费。4、各部门门电话不不得用以以私人、私私事通话话，如有有特殊事事，先请请示本部部门领导导同意，做做好

43、详细细登记，月月末上报报话费查查询部门门，按当当地通讯讯中心登登记的话话费清单单金额到到财务付付款。二、国际电电话使用用规定1、由需要要办理国国际业务务的部门门填写请请示单，经经总经理理批准后后交总经经办/人人行部，由由总经办办/人行行部按照照总经理理批示将将所要使使用的电电话国际际网打开开。2、办理国国际业务务的部门门使用电电话必须须认真、详详细地做做好使用用记录。通通话、传传真完毕毕后，由由总经办办/人行行部负责责将所有有的电话话国际网网关闭。3、任何部部门或个个人不经经总经理理批准，无无权打开开公司内内部任何何一部电电话的国国际网，如如有违反反此规定定或没按按以上规规定办理理造成的的经济损损失由行行政部负负责赔偿偿，除交交付所使使用的费费用外，罚罚款2000元。三、通讯费费用支付付、报批批1、凡是公公司支付付的手机机、BPP机、均均由总经经办/人人行部负负责管理理。每月月周一由由总经办办/人行行部向邮邮局查询询以上通通讯费用用的使用用情况，如如手机的的余额较较低时，由由总经办办/人行行部负责责为手机机交费，每每月最少少交费额额为持机机人月定定额费用用；持机机人出差差时另行行付费；其它通通讯设备备按其各各自缴费费额规定定进行交交费。2、月末由由总经办办主任/人行部部经理将将当月各各部门电电话费用用额、奖奖罚处理理情况及