项目组文档管理实施办法24396.docx

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1、项目组文档管理实施办法项目组文档是项目组在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，是项目组在整个项目建设周期中形成的一种重要资源。包括项目前期启动、采办、建造、完工、项目关闭各阶段中形成的全部文件资料（包括纸载体和电子版文件）。1. 文档模板根据公司统统一要求求，项目目组对外外联络主主要使用用备忘录录。2. 文件编号规规则1.1 日常往来函函件1.2 合同采办文文件3. 确定文档归归档范围围在文档的处处理工作作中，正正确划定定项目文文档的归归档范围围是保证证项目文文档齐全全完整，符符合质量量标准要要求的关关键环节节和重要要措施，同同时建立立统一的的归档制制度，以以便对项项目的

2、全全部文档档实行集集中、统统一管理理。1.1 需要归档文文件记录录项目建建造周期期、具有有查考利利用价值值的文件件；1.2 需要归档文文件在项目目运作过过程中生生成的文文件、上上级部门门发来的的需要贯贯彻执行行的文件件和其他他机构涉涉及重要要问题的的文件等等；1.3 不需归档文文件相互抄抄送、无无须办理理归档和和为参考考利用而而收集来来的文件件、重复复文件以以及其他他一些不不再具有有查考利利用价值值的事务务性、临临时性文文件。4. 文档分类办办法1.1 按部门按控制部部、合同同采办部部、HSSE部对对日常往往来函件件进行分分类；1.2 按名称根据项项目组文文件不同同名称分分类，主主要用于于管理

3、文文件，如如会议纪纪要、周周月报、安安全检查查等；1.3 按专业按船体体、电气气、轮机机专业对对工程技技术资料料进行分分类；1.4 按性质按预审审、退审审、详细细设计等等不同阶阶段性质质对技术术资料进进行分类类；1.5 按接收机关关将项项目组与与采油公公司机关关（上级级单位）的的来往文文件分类类，如海海油发展展对项目目组可研研批复文文件。5. 文件科学排排列确定好文件件分类后后，需要要对文件件夹内的的文件进进行排序序，使其其条理化化、系统统化，方方便日常常的管理理和利用用。上级级机关文文件在前前，本项项目组的的文件在在后，来来文和复复文，复复文在前前，来文文在后；正文和和附件，正正文在前前，附

4、件件中后，正正文在前前，原稿稿在后。6. 进行文件夹夹编目1.1 编页（张）号号将文文件夹内内排列好好的文件件按照顺顺序编上上页（张张）号，以以固定他他们在案案卷内的的位置，明明确案卷卷内文件件的数量量，便于于保护和和查找利利用，通通常在文文件的右右上角编编著阿拉拉伯数字字；1.2 编制文件夹夹文件目目录文件夹夹目录相相当于文文件的明明细表，放放于文件件夹首页页，包括括每件文文件的排排列序号号、题目目、编号号（文件件号或图图号），责责任人（直直接编制制人员或或部门）、编编制日期期、备注注等。7. 文件归档要要求1.1 文件形成者者熟悉文文件的内内容，挑挑选有价价值的文文件存档档；1.2 文件形

5、成部部门负责责本部门门的日常常往来函函件归档档；1.3 项目组行政政助理全全面负责责文档管管理工作作，收到到文件第第一时间间严格按按照文档档分类要要求进行行归档。8. 文件夹目录录1.1 前期资料前期资料项目报批和和审批文文件项目立项报报告、任任务书向总公司的的请示和和批文与地方政府府及相关关单位往往来文件件1.2 管理文件备忘录控制部备忘忘录（收收文/发发文）单独成夹技术部备忘忘录（收收文/发发文）单独成夹HSE部备备忘录（收收文/发发文）单独成夹合同采办部部备忘录录（收文文/发文文）存在在合同同中会议纪要现场会议纪纪要单独成夹塘沽周电话话例会纪纪要保存电子版版其他专项会会议纪要要单独成夹周

6、、月、年年报项目周、月月、年报报保存电子版版项目总结项目总结单独成册安全检查记记录现场安全检检查记录录单独成夹质量检验报报告现场质量检检验单独成夹培训记录现场培训记记录项目组内部部培训1.3 合同采办文文件项目合同项目建造招招标策略略采办策略招标书投标书资格预审、评评标记录录、报批批及批复复工程合同采办合同报关文件验货报告（复复印件/传真件件）变更申请变更审批文文件合同变更付款申请及及记录1.4 计划费用文文件计划费用文文件收支计划表表生产建设计计划项目总体计计划实施策略1.5 工程技术资资料设计院预审审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹CCS退审审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹详细设计图图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹完工图轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹厂家设备资资料通导、溢油油回收等等设备单独成成册第 6 页 共 6 页