大酒店行政规章制度及操作手册(1)11388.docx

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1、厦门希尔福大酒店行政操作手册（内部文件） 厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册Execuutivee Staandarrd Opperattion InHilfoord HHotell,Xiaamen 目 录录 1、 呈文管理制制度2、 行文管理制制度3、 收发文管理理制度4、 印章管理制制度5、 档案文件借借阅管理制制度6、 介绍信管理理制度7、 办公用品领领用管理办办法8、 车辆管理办办法9、 档案管理制制度10、 行政办公室室操作手册册11、 行政办公室室组织架构构及工作职职责呈文管理规规定为使酒店各各部门行文文规范化，提提高整体办办公效率，特特做如下规规定：一、 呈文文字表表述应准确

2、确、简练、通通顺、标点点正确。二、 呈文专题专专用，一文文一事，内内容明确。开开门见山提提出本部门门对所请示示问题的处处理意见，请请酒店领导导酌定。三、 呈文由本部部门承办人人拟定，由由本部门经经理负责核核稿。并在在部门领导导意见一栏栏，写出部部门的具体体意见。态态度要明朗朗，简明扼扼要，最后后签名并注注明时间。四、 呈文格式包包括：呈文文文号、呈呈文题目、主主管领导批批示。呈文文内容书写写要符合规规范。文号号不得重复复；呈文题题目简明扼扼要，高度度概括；主主管领导名名称不得袭袭用“酒店领导导”的简称；在主管领领导名称后后，另起一一行书写请请示报告的的主要内容容；末尾签签署呈文部部门及时间间。

3、五、 各部门负责责人作为核核稿人，不不仅要对呈呈文内容审审核，而且且要审查呈呈文格式是是否规范，对对呈文负全全面责任。六、 各部门呈取取文，需严严格办理收收发文手续续，写明收收发文时间间、文稿内内容、收发发人姓名。若若手续不全全，总经理理办公室有有权不负责责递送。七、 各部门送来来阅批的文文件，总经经理签发后后两个工作作日内发出出。八、 呈文程序： 在呈文本本上登记 各部门呈文文 行政办办 主主管领导 在在收文本上上登记不按上述公公文传递程程序越级呈呈文，行政政办将予以以退回。行文管理制制度一、 以酒店名义义的行文，先先由部门承承办人拟稿稿，经部门门经理审阅阅后，送总总经理办公公室核稿并并请总

4、经理理签发。二、 缮印的文件件均由拟稿稿人负责校校对，重要要文件（以以酒店名义义的行文）均均由总经理理办公室校校对。打字字、校对人人均在原稿稿上签注姓姓名、日期期。三、 经修改后的的稿件，如如字迹潦草草，涂改较较多，模糊糊不清的，应应由原拟稿稿人誊清后后再打印。 收发文管理理制度一、 公文办理一一般包括登登记、分办办、批办、承承办、拟办办、核稿、签签发、印刷刷、用印、传传递、归档档、销毁等等程序。二、 酒店的收文文，由档案案秘书签收收登记，总总经理的收收文由酒店店总经理签签收，属酒酒店领导亲亲收件，一一律交收件件人亲自拆拆封。三、 公文登记后后，由行政政办公室根根据总经理理的指示，转转交各位领

5、领导传阅，如如需转交有有关部门阅阅办，应由由档案秘书书送交，并并经登记、签签收后才可可送交。四、 阅读文件应应按规定范范围，秘密密级以上文文件须到行行政办公室室阅读。因因工作需要要借阅文件件应办理手手续，用完完后及时退退还，秘密密级以上文文件，各级级领导及有有关人员均均不得携离离办公室。五、 各部门均应应实行公文文催办制度度。负责办办理公文的的人员，对对自己经手手处理的公公文，应件件件落实，事事事有下文文，转办要要及时，催催办有结果果，防止积积压误事。六、 公文办完后后，应根据据文书立卷卷、归档的的有关规定定及时将公公文定稿，正正本和有关关材料整理理立卷，当当年文件应应于第二年年第一季度度移交

6、完成成。七、 各级管理人人员调动时时，应将文文件（含保保密记录本本）清理移移交，凡参参加会议带带回的文件件，应及时时送行政办办公室登记记保管。八、 没有存查必必要的公文文，经过鉴鉴别和主管管领导批准准，由行政政办公室定定期销毁，销销毁秘密公公文，要进进行登记，有有专人监督督，保证不不丢失，不不漏销，秘秘密级以上上文件，不不准作废品品处理，一一律集中按按有关规定定处理。 印章管理制制度一、印章刻刻制刻制印章是是印章管理理工作的一一个重要环环节。酒店店需刻制新新印章须报报总经理批批准；酒店店各部门需需刻制新印印章，要写写出报告，并并附上新印印章的名称称、式样和和规格，报报经行政办办公室批准准，方可

7、到到当地公安安部门申请请刻制。新新印章要做做好戳记，并并留样保存存，以便被被查。启用用新印章，应应选择好时时间，并提提前向有关关单位发出出正式启用用印章的通通知。二、印章保保管酒店的行政政印章和总总经理的私私章，由总总办统一保保管，并有有专人专管管；各部门门的印章也也要指定专专人保管。未未经领导批批准，印章章保管人不不得委托他他人代管印印章，并不不得携带出出办公室使使用。三、印章使使用印章使用要要做到：严严格手续、认认真审阅、详详细登记、盖盖章正规。印印章使用必必须经批准准，其权限限可分级掌掌握。使用用部门的印印章，需经经部门领导导批准；使使用酒店印印章，须认认真填写用用印申请表表，并附有有关

8、材料，经经主管店领领导审批后后，方可使使用印章，并并进行登记记，店领导导不在时，授授权总办主主任核准。员员工因私须须开具各种种证明，加加盖酒店印印章，必须须书面申请请并附有关关材料，经经部门经理理批准并报报酒店领导导审批。四、印章停停用由于机构变变动或部门门（单位）撤撤销等原因因而造成的的印章停用用，按规定定进行清理理，并将其其所有停用用印章收到到酒店行政政办公室统统一保管，同同时办好移移交手续。属属于个人的的印章应退退给本人。经经报请总经经理批准后后，按规定定将停用印印章存档或或销毁。档案文件借借阅管理制制度一. 借阅阅档案（包包括文件、资资料），必必须先履行行档案借阅阅登记手续续，秘密级级

9、以上档案案文件必须须经酒店领领导批准方方能借阅。二. 案卷卷不能借出出，只供在在行政办公公室阅看，未未立卷的文文件及资料料可借出。三. 文件件、资料借借阅期限不不得超过两两个星期，到到期必须归归还，如需需再借，应应办理续借借手续。四. 借阅档案案的人员必必须爱护档档案，要保保证档案的的安全与完完整，对档档案内容要要保密，不不得擅自涂涂改、勾画画、剪裁、抽抽取、拆散散、摘抄、翻翻印、复印印、摄影、转转借或损坏坏，否则按按违反保保密法追追究当事人人的责任。五. 借阅的档档案交还时时，必须当当面点交清清楚，如发发现遗失或或损坏，应应及时报告告领导。六. 外单位借阅阅档案，应应持有单位位介绍信，并并经

10、总经理理批准后方方能借阅，但但不能带离离行政办公公室。七. 外单位摘抄抄卷内档案案，应经总总经理同意意，对摘抄抄的材料要要进行审核核、签章后后才能带出出。 介绍信管理理制度一.介绍信信种类1信笺介介绍信：用用这种信笺笺开介绍信信，可以表表达较为复复杂内容。2存根介介绍信：用用这种介绍绍信主要是是用于介绍绍某人到何何处办何事事的一个凭凭证。这种种介绍信的的存根要归归档，保存存期五年。3证明信信：以酒店店行政的名名义证明某某人的身份份、经历或或者有关事事件的真实实情况的专专用书信。二.介绍信信保管与使使用酒店介绍信信一般由人人事部秘书书负责保管管和开具，开开具介绍信信要严格履履行审批手手续。重要要

11、事宜需由由部门领导导签署意见见后，报经经主管店领领导审批；一般事宜宜需由部门门经理签字字，人事部部经理审批批，方可开开具介绍信信。严禁开开出空白介介绍信。办公用品（设设备）领用用管理办法法 为为了进一步步加强酒店店办公用品品（设备）的的申购领用用管理，降降低办公成成本费用，根根据有关财财务规定和和本酒店当当前实际情情况，特制制订如下办办法：一、 酒店办公用用品（设备备）由总经经理办公室室统一购买买及发放。二、 各部门领用用办公用品品（设备）需需填写“办公用品品领用单”，经部门门经理签字字认可后，到到人事行政政部领取。三、 人事部根据据各部门领领用情况，对对无库存的的办公用品品（设备）进进行申购

12、，填填制酒店申申购单，列列明品名、规规格型号及及数量，并并向供应商商询价。经经财务部经经理审核、总总经理批准准后，方可可购买。 车辆管理规规定（ 暂 行 ）一、 公司办公用用车由总办办统一调派派。二、 各部门每日日上午9时时，将当日日用车计划划填写“用车申请请单”，注明目目的地、事事由等，由由部门经理理签字后，交交总办统一一安排。临临时用车也也应填写“用车申请请单”，由总办办视事情的的缓急另行行安排。申申请单如无无部门经理理签字，总总办有权不不予做派车车安排。特特殊情况除除外。三、 总办接到申申请单后，开开具“派车单”给相关驾驾驶员。驾驾驶员在接接到“派车单”后方可出出车。否则则，视为私私自出

13、车，按按旷工处理理。四、 驾驶员完成成出车任务务回到单位位后，应立立即将派车车单填写完完整交回行行政办，以以便备查。五、 驾驶员在无无出车任务务时，应在在休息室待待命，不得得私自外出出。否则，视视为旷工。档案管理制制度一、 酒店档案酒店档案是是酒店在经经营管理活活动中形成成的，具有有保存价值值的，以备备查考的文文字、图像像、声音及及其他各种种方式和载载体的文件件材料。酒店档案管管理机构总经理总办文员各部门兼职职档案管理理员1 文件立卷1.1文件件立卷即对酒店在在工作中具具有存查价价值、处理理完毕的文文件材料，系系统、完整整地归入卷卷宗暂保管管，以备随随时调用参参考。1.2文件件立卷的原原则按照

14、文件形形成的自然然规律，保保持文件之之间的历史史联系，反反映酒店工工作活动特特点和真实实面貌，以以利于加强强酒店文件件的保管和和参考利用用。1.3文件件立卷的范范围1.3.11 重要的的会议材料料，包括会会议通知、日日程安排、工工作报告、重重要讲话、会会议记要或或决议、会会议记录、典典型材料、录录音带、录录像带、照照片等；1.3.22上级发来来的与酒店店业务有关关的决议、决决定、指示示、条例、办办法、计划划、规划、批批复等；1.3.33 酒店向向上级单位位的正式发发文，包括括请示、报报告、计划划、各类统统计报表等等；1.3.44 酒店及及各部门在在接待宾客客工作中的的各类重要要计划、安安排、记

15、录录、总结，以以及营业收收入、创汇汇等统计材材料等；1.3.55 酒店与与有关单位位及不相隶隶属单位协协商工作的的往来文书书，以及签签订的各类类契据，如如合同、协协议书等；1.3.66 酒店各各级管理人人员的任免免书，职工工劳动、工工资、福利利、教育培培训、考核核及奖惩等等方面的材材料等；1.3.77 酒店财财产、物资资、档案交交接的凭证证等；1.3.8 酒店筹建或或更新改造造、设备设设施大修一一系列工程程往来的文文件、资料料等；1.3.9 酒店的大事事记录，反反映酒店重重要活动的的剪报、录录音、录像像、照片等等；社会有有关部门、单单位发来的的要求酒店店共同贯彻彻执行和横横向协作的的有关文件件

16、、材料等等；1.3.10 重要投诉及及其他信访访工作的材材料等；1.3.11 重要的业务务电报、电电传、传真真及有关经经营管理而而撰拟的各各类条据等等；1.3.12 其他与酒店店有关的重重要书面材材料或资料料等。2. 档案案的收集2.1 各各部门随时时收集办理理完毕的文文件材料，按按类别分别别存放。第第二年经检检查齐全后后，整理归归档。2.2 各各部门设兼兼职档案管管理员，负负责本部门门文书档案案的日常收收集、管理理、监督及及检查。2.3 文文字档案的的收集使用用档案袋或或档案夹。2.4 电电脑档案分分别于电脑脑硬盘和软软盘内保存存，机密文文件加设保保护密码。3. 档档案的分类类3.1 按按事

17、宜分类类：即按文文件内容所所涉及的具具体事宜或或工作进行行分类。3.2 按按时间分类类：即按文文件形成的的时间进行行分类。3.3 按按收、发文文单位分类类。3.4 按按酒店部门门设置分类类。4. 档案案的编号4.1文件件编号各部门对本本部门发出出的文件（发发文、会议议纪要等），采采用部门代代码+文件件类型+日日期+序号号进行编号号：XXXXXXXXX。机密文文件还应按按密级标明明“机密文件件”、“绝密文件件”。酒店部门设设置及代码码如下：（英英文开头字字母）行政办 EO财务部 FC营业部 MS人事部 HR工程部 EN保安部 SE前厅部 FO房务部 HK餐饮部 FB4.2案卷卷编号对已处理完完毕

18、的文件件，按照文文件类别及及次序进行行编号。5. 档案案的整理5.1 检检查文件认真检查每每一类别中中积累的文文件是否齐齐全、是否否符合归类类。5.2 文文件排序每类文件可可按文件形形成时间顺顺序、重要要程度或工工作程序等等进行排序序。系统排排列后，应应用阿拉伯伯数字统一一编写页码码，以固定定排列顺序序，保证材材料完整。5.3 编编写案卷标标题5.4案卷卷标题反映映该类文件件的自然联联系与共同同特征，要要求严谨，文文字通顺、扼扼要。5.5 填填写案卷目目录案卷目录包包括顺序号号、文件标标题、文件件编号和日日期等。5.6 填填写案卷封封皮案卷封皮的的项目包括括单位名称称、案卷标标题、卷内内文件材

19、料料张数、起起止日期和和保管期限限等。5.7 案案卷装订案卷装订前前要拆除金金属物，做做好文件材材料的检查查，如对破破损或褪色色的材料，应应当进行修修补和复制制；装订部部位过窄或或有字迹的的材料，要要用纸加衬衬边；纸面面过大的文文件，要按按卷宗大小小摺叠整齐齐。5.8 案案卷归档装订后的案案卷，应按按照年度进进行排列，统统一编号登登记，填写写归档案案卷目录。6. 档案的保管管6.1 涉涉及经济的的档案，如如合同、协协议书、保保证书等（原原件）档案案由财务部部统一保管管；硬件设设施使用说说明书或操操作手册（原原件）档案案由工程部部统一保管管，其余档档案由总办办统一管理理。6.2 档档案室应做做好

20、防盗、防防火、防水水、防潮、防防尘、防鼠鼠、防高温温、防强光光等措施。6.3 每每年对档案案进行一次次检查，发发现问题及及时采取补补救措施，确确保档案的的安全。6.4 对对于已失去去作用的档档案要进行行销毁。销销毁档案要要经过认真真鉴定，确确定销毁的的档案材料料必须列册册登记，送送总经理审审批后销毁毁。6.5 销销毁档案材材料时，必必须指派专专人监销，防防止失密。 7. 档案的借阅阅7.1 借借阅档案，必必须在档案案借阅登记记簿登记后后方可借阅阅；机密级级以上的档档案文件须须经总经理理批准方能能借阅。7.2 借借阅期限不不得超过两两周，到期期必须归还还，如需再再借，应办办理续借手手续。7.3

21、借借阅档案的的人员必须须爱护档案案，要保证证档案的安安全与保密密，不得擅擅自涂改、勾勾画、剪裁裁、抽取、拆拆散、摘抄抄、复印、复复制、摄影影、转借或或损坏。否否则，按违违反保密法法追究当事事人责任。7.4 借借阅的档案案交还时，必必须当面点点交清楚，如如发现遗失失或损坏，应应立即报告告档案管理理负责人。7.5 外外单位借阅阅档案，应应持有单位位介绍信，并并经总经理理批准后方方能借阅。但但不能带离离档案室。7.6 外外单位摘抄抄档案材料料，应经总总经理同意意；档案管管理负责人人应对其摘摘抄的材料料进行审查查、签章。各办公室操操作手册1. 图文文传真、电电话和电子子邮件的处处理（商务务中心）1.1

22、. 传真操作作1.1.11. 打入入的传真/电子邮件件必须要记录录接收日期期及时间、传传真机或电电子邮件地址，以以便收件人人直接签收收。1.1.22. 因公公务而发出出的传真/电子邮件件：1.预备消消息内容。2.校对讯讯息内容及及资料，确确保以最短短时间发出出准确的消消息。3.查明对对方（接收收者）姓名名、职位、机机构、地域域（国家或或城市）名名称、传真真机号码或或邮件地址址。4.待部门门经理批阅阅签字后，方方可发出。5.跟催有有关消息发发出后打印印副本，作作为存档之之用。1.2. 电话操作作员工在电话话里的良好好谈吐、得得体应对是是替酒店建建立良好形形象的重要要一环。1.2.11. 接听听外

23、来电话话1.听到电电话铃声，立立即接听。说说出部门名名称或你的的名字，再再加上礼貌貌的问候，例例如“早晨好”、“您好”等。2.表现友友善及乐于于帮忙的态态度。3.不可使使用俚语，更更不可粗言言秽语。4.通话内内容均须保保密不可外外涉。5.不要让让对方等候候太久，必必要时请他他（她）留留言以便回回复。6.应随时时预备笔及及记事簿。7.当你不不在办公室室时，应通通知总机或或其他同事事代为接听听。8.要找寻寻资料而须须对方等候候，应通知知对方所需需的时间，让让对方决定定继续等候候抑或稍后后再联络。9.若对方方因任何理理由被转错错电话，应应尽量帮助助他(她)转到正确确的部门、内内线，转回总机。10.若

24、谈谈话中断，应应把听筒放放回，等待待对方再来来电。11.若对对方要找的的人不在，应应询问对方方：A)可否否转到办公公室中其他他同事处理理;B)记下下对方姓名名、电话、公公司名称，有有待回复；C)请对对方稍后再再来电。12.确保保上司不会会被不必要要的电话骚骚扰。记录留言言的要点：A）接接听日期及及时间B）被被电访的人人是谁C）对方方的姓名、电电话号码（及及内线）及及公司名称称 D）留留言（消息息）内容E）复述述一遍有关关资料，让让他（她）知知道你已记记下正确的的消息F）最后，把把留言便条条放在被访访者的桌上上，使他（她她）回来后后能即时知知道。 1.2.22.打出电话话 1.认定电话话号码无误

25、误。2.接不通通电话应稍稍后片刻再再打。 3.对方接听听后，你应应说出要找找谁人或内内线号码。4. 若屡次接不不通，而你你的电话机机操作正常常，应将接接通工作交交予下属初初级员工负负责，以免免浪费你宝宝贵时间。此此外，可透透过电话房房查询对方方电话是否否失灵。5.在打打出电话前前，应记下下通话内容容要点，以以免遗漏某某一部分而而要重打，对对方也会欣欣赏你的工工作效率。6.谈话中中断，应由由你负责重重打电话，继继续通话内内容。2. 办公公室文件处处理2.1.档档案系统、分分类、取阅阅档案储存存的主要原原因是保存存文件整齐齐及在有需需要时第一一时间可找找寻得到。2.1.11.设立档档案系统必必需合

26、乎下下列七大原原则： 1.操作简单单、快捷 2.必须易于于翻查 3.考虑文件件的数量、大大小及性质质 4.只存放最最新的资料料 5.能配合日日后扩充的的需要 6.所占空间间大小适中中 7.防火及防防盗（例如如存放法律律文件） 2.1.2.分类大致致可分为：1.按笔划划、字母来来分类（优优点：可作作无限的扩扩充）。2.按项目目来分类，而而项目的先先后次序也也用笔划来来区分。(优点：同同类型的事事情集中一一起，方便便查阅)3.按地区区（国家、城城市）来分分类。4.以以编号（代代码）代替替名称存档档。5.采用索索引卡可快快捷准确地地找出资料料，以找寻寻编号档案案索引卡必必须按笔划划排序，放放在特别抽

27、抽屉中。2.1.33.顺序存存档适用于每个个档案之中中，按日期期先后存档档，把最新新（最近期期）的文件件放在档案案的最前或或最上面。 2.1.4.档案储放放的形式 1.直立式 2.横横放式 3.图图表 4.盒盒装 5.待待处理文件件6.微微型胶卷 2.1.5.取档记录录卡为省却追寻寻被取出或或外借档案案的时间，“取档记录卡”可协助索回档案。每次取出文文件后，把把该卡放入入填补空位位。卡有：借件人姓姓名、部门门、借出日期、答答允归还日日期、借件件人及经办办人签署，方方便日后追追寻。取档档记录卡宜用鲜鲜明颜色纸纸制成（例例如红色），卡卡纸标题应应高出其他他档案，令令人一目了然然，容易跟跟催。 *

28、每次外外借档案均均须获得直直属上级同同意才可办办理2.11.6跟催档案案为确保按按时处理任任务，而且且不会有所所遗漏，这这个档案非非常有效。档档案以一年十二个个月份来分分隔，与及及以三十一一天来分隔隔。把将要要做的工作作写成字条，放在在预定的“月份”或“日期”的小格中中。只要我我们每天查查看这档案，便可可作出当天天应做的“跟催”工作。 2.1.7 存档的一一般守则1.按按档案系统统把文件分分类、集中中。2.把把文件放在在正确的档档案内。3.存存档时按日日期的次序序正确地排排列，最近近期的放在在前。4.为避避免档案堆堆积，应将将过时的或或现时不需需要的文件件与其他的的分隔。考考虑将这些拔拔归入“

29、旧档案”中或甚至至将它毁灭灭。在已抽抽出旧资料料的档案中记下那那些文件所所属的旧档档编号、名名称或存放放位置。“旧档案”也须按放妥当当及分类，方方便日后翻翻查。5.不可随随意把档案案中的文件件取去。若若有必要，须须把“取档记录录卡”放在取去文件的的位置。甚甚至整个档档案亦须使使用此卡。6.如无足够够资料来建建立新的档档案，应把把这些文件件集中在“杂项”档案中。7.找找寻某些档档案名称可可能涉及多多个途径，应应把有关资资料分别记记在不同的的索引卡上，加加快翻查速速度。例如档案名名称“CHIEEFCONSSTABLLE OOF BLANNKSHIIRE PETTERJEENKINNS”，应记在在“

30、CHIEEF”“BLAANKSHHIRE”及“JENKKINS（即C，BB，及J字）索引引卡上。8.每天存档档令你的档档案储有最最新的资料料。9.放放置档案或或索引卡应应遵守下列列原则：A)先排排姓氏，再再排名字。若若同姓则以以名字笔划划、字母排排列。B)若公司名名称包含姓姓名，例如如LEONNARD WHITTE ANND COOMPANNY，应将此档案案放在“W”（WHITTE）档中中。C)若公司名名称包含多多个人名，取取其第一个个。例如： “MESSSERS MAY，JONEES ANND JEENKINNS”应放在“M” 档中。D)若若公司名称称包含“THE”字，可省省去。例如如：“T

31、HE HIGHH PREESSURRE TOOOLS LTD”应放在“H”（HIGHH）档中。文件件应在存档档前作分类类，一个分分类架（或或分类盒）实实在合用。它它可以是按按笔划多寡寡（或英文文字母先后后）来分成成多格，帮帮助应付大大量文件存存档。10. 酒店内部部各部门间间的沟通，其其中一个主主要方式为为来往之备备忘录，所所有经行政部部发出之信信件，备忘忘录应有一一影印本存存放于独立立的总档案案内，此外，亦亦须影印一一份存放于于有关该事事项或该部部门的档案案内。3. 处理理邮递文件件3.1.11外来的信信件 处理外来来信件需要要系统并有有效率，以以求尽快送送到收件人人手中。1. 把商业信信件

32、与“私人”信件及“机密”文件分开开。 2. 用开信信刀或开信信机拆信，并并确保文件件完整。3. 打开开信件，如如有附件，将将它一并钉钉装。 44. 在信信件上盖收收件日期作作为记录。5. 到挂挂号邮件，须须在邮局的的收据上盖盖印、签署署。 6. 若信件件连同支票票、汇票或或汇款，应应把金额写写在信件的的右上角及及签署，以以便财务部部进一步工工作。7. 把信件件连同信封封分发到各各收件人。8.“私人”及“机密”信件应原原封送往收收件人。9. 收到到资料不全全的邮件，例例如没有注注明部门，或或只写上人人名及地址址等，应向向前厅部或或人事部查查询。3.1.22 行政办秘秘书必须把把其上司的的信件细阅

33、阅，然后指指出重要的的部份，节节省其上司司的阅读时时间。信件件中会提及及几个有关关事项而需需要知会不不同部门，则则可以下列列方法处理理： 1. 把文文件传阅各各有关部门门 2.把正本交交给须处理理信件中重重要事情的的部门，再再由他们负负责传给其其他。 3.影印该文文件送交各各部门3.1.33 发出的的信件 由秘书预预备好发出出的信件： 1. 交给给其上司签签署。 2. 检查查附件是否否已放在一一起。(把把信件副本本留作存档档之用) 3. 核对对信件与信信封所写的的收件人是是否无误。 4. 摺起起文件放入入信封内并并封口。 55. 由于于酒店部门门众多，应应在信封上上当眼位置置用铅笔写写上部门名

34、名称或代号号，方便信信差计算各各部门邮费费及日后退退件处理。6. 集中中所有发出出的邮件，交交由商务中中心统一寄寄出。7. 计算信件件重量，记记录邮费。 8. 将一般般信件与挂挂号、特快快、航空邮邮件、包裹裹等分开，并并且填妥所所需的表格格或报关表表等。3.1.44 中央信信箱1. 设置置在各办公公室职员容容易到达的的地方。2. 信箱箱尺码宜于于可放置标标准信件。 3. 每每部门一格格，设一格格较大的来来放置寄出出的信件。3.1.55内部信封封使用内部信信封,可节节省传送内内部文件的的成本。4. 复印印文件4.1 复印复印印操作的要要点：1. 尺码码合用的纸纸张，以免免造成不必必要的浪费费。2

35、. 各部部门自带复复印纸张。3. 正确地地摆放正本本，使影印印之副本（无无论文件或或图形）合合理工整。4. 按需要要可将文件件缩印，节节省储存空空间。5. 操作完完毕，切记记带走所有有文件，尤尤其是正本本。6. 勿浪浪费不合用用的副本，这这些纸张之之背面可作作草稿。机机密文件，应应立刻销毁毁。5. 出外外公干的安安排 55.1 出外外公干主要要涉及公干干人员的交交通、住宿宿的安排。1. 查询询预计出发发、回程日日期、目的的地、公干干人员正确确姓名。2. 查询询航班时间间表及到达达时间，以以配合预计计行程。3. 把以以上资料交交给旅行社社代办，或或直接与铁铁路局、轮轮船公司、航航空公司联联系。4

36、. 若不能能符合预计计中的安排排，应尽快快知会公干干人员并落落实修改行行程与否。5. 当所所有安排确确实后，尽尽快安排付付款及取票票。6. 准备备明细行程程表给公干干人员备用用。 55.2. 住住宿安排 在订房之之前，应考考虑酒店地地点是否接接近探访的的机构,交交通方便,价格适中中。酒店订订房应提供供的事项：1. 入住公公干人员的的姓名2. 入住及及离店日期期3. 入住人人数及房间间数量（基基本为双人人标准客房房）4. 到达达及离开时时使用的交交通工具及及详细资料料5若正值值旅游旺季季，应在订订房时确保保房间的预预定。 6. 说明明公司名称称、地址、电电话、传真真等，以便便酒店参考考及方便进进

37、一步联络络。 5.3. 行行程表行程表是预预先对公干干期间的安安排及把需需确认的事事项列明，使使其上司能能利用有限限的时间作作出最大的的利益。当当编制行程程表时请注注意以下各各点：1. 行程表表应方便随随身携带及及翻阅。2. 大城市通通常有多个个火车站（机机场或码头头），尽可可能安排在在同一地方方进出境。3. 留意交交通工具的的时间表，随随时更新资资料。4. 留意意各地时差差，正确说说明离境及及到达目的的地的当地地时间。5. 在公干干期间，应应花最短的的时间在交交通上。 55.4. 计计划海外公公干 搜集目目的地一般般资料，例例如面积、人人口、主要要城市、气气候、服饰饰、工作时间等。入入境方面

38、则则查询有关关护照、入入境签证、防防疫注射、通通用货币、生生活习惯等等；酒店及及餐厅；邮邮务、电话话及电讯设设施；经济济发展、进进出口贸易易条例、政政府及工商商机构、商商务法则等等。1.公干费费用：按已已批准预算算案向财务务部申请公公干费用，兑兑换目的地地流通货币币。2其它事项项： 预备当地地的地图或或交通图确确认交通、酒酒店订房、被被访者的约约会详情制作行程程表，内容容包括酒店店、约会、会会议日期、时时间、地点点、联络电电话等。若其上司司出外公干干，出发前前须集中一一切行程中中所需要的的文件、文文具交付。6. 办公公室文仪器器材 66.1.计算算机 操操作计算机机须先练习习指法。1. 保持机

39、机器清洁，用用干抹布擦擦试。2. 清洁鼠鼠标内壁。3.将计算机机移走时应应先关掉电电源，并以以机背为重重心。4.切勿把计计算机放近近热源。5.切勿把计计算机放进进通道，容容易被人碰碰倒。6.计算机机操作有偏偏差，可尝尝试找出根根源，作适适当调正。若若修正无效效或理由不不明，应停停止使用及及通知维修修人员。6.2.碎碎纸机旧档案或机机密文件初初稿不适合合留存在办办公室内，应应利用碎纸纸机第一时时间把它们们毁灭，将将纸张放在在机内切成成条状或碎碎屑。6.33.订装机为配合大型型工商机构构的需要，例例如内部预预算、计划划书，可能能有数十页页纸之多，小小型订装机机便甚为全全用。由于于订装机款款式形形种

40、种种，操作作按个别种种类而定。7. 辅助助记忆材料料为求部门门运作过程程中所有工工作、资料料不致遗漏漏，文职人人员必须采采取下列辅辅助工具作作记录及跟跟催。7.11.日志使用用日志要点点：1.不确定定之项目可可用铅笔记记下，方便便更改。待待确定后可可用原子笔笔、墨水笔笔记下。2.在有关关日期之栏栏内记下时时间，会面面者之姓名名（及公司司名）、地地点及话题题。3.遇上西西式社交场场合，应记记下酒会时时间及有关关衣着服饰饰提示之类类。4.每天约约会须按时时间先后（分分上、下午午）记下。5.一天工工作开始，应应先看日志志，预备其其上司的约约会、备好好会议所需需要的文件件。6.一天工工作完毕，确确定日

41、志上上每一事项项都已办理理，没有遗遗漏。从日日志谈到安安排约会应应注意的事事项：1.记着其其上司日常常的工作，避避免与会面面重叠。2.当其上上司须外出出会客，预预留一些花花在交通上上的时间。3.若来访访者约会在在其上司参参加会议之之后，应先先向前者解解释有可能能延迟散会会。除非其其上司事先先声明或来来访者乃非非常重要人人物，否则则不可骚扰扰会议的进进行。4.约会通通常以电话话联络，挂挂线后应补补发信确认认谈话内容容，将信件件副本存档档，还须记记录在其上上司的日志志内。5.记下来来访者的姓姓名、职衍衍、公司名名称、地址址、电话，若若更改约会会可与他（她她）联系。6.遇上社社交场合须须携伴出席席，

42、确定其其上司的伴伴侣（女伴伴）是否有有空才作回回复。7.2.约约会卡其上司可能能一整天在在外会面及及拜访，不不方便携带带日志，这这时便可替替他预备一一张约会卡卡。把当天天约会卡连连同有关文文件放在他他的桌上。 7.3.任务务表综合所有工工作的清单单，内容包包括：记录录日期、任任务内容、预预计完成日日期、实际际完成日期期等各项。7.44.年志一页年志提提供年、月月、日、星星期，方便便记下每天天大计。便便于全年事事项一目了了然，易于于系统筹备备。8. 会议议会议是是一个机构构内不可缺缺乏的沟通通方式。 8.11.议程 议议程是有次次序地列出出会议中所所要进行的的项目。此此外还有会会议日期、星星期、

43、时间间、地点。议议程在会议议前七至十十四天发给给出席者，令令他们早作作准备。每每次会议日日期在每一一年度开始始便已决定定，并在上上一次会议议终结时重重申。议程由行政政办经理制制作，内容容除了包括括上次会议议仍未解决决之项目外外，行政办办经理应咨咨询其上司司其他新的的事项。 会议主席席议程会议主席议议程有别于于一般议程程，它包括括会议中需需要的额外外资料，与与及在议程程中右方腾腾出空白部部份，方便便主席记下下重点。8.22.在会议议前后总办办主任的工工作：会议议以前1.咨询会议议主席，预预备议程并并分发各与与会者。2.预备会会议主席议议程3.预留会会议场地（会会议室、会会客室或其其他指定地地点）4.与会者者若有任何何动议或对