行政相关规章制度43810.docx
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1、一、 目的:加强公司内部管理,规范员工工作范围,做到人尽其事,合理运用人力资源。增强外部联系,使公司各部门工作运转流畅。二、 主题内容和适用范围:本规定对公公司行政政部各岗岗位职责责进行了了相关规规定。本规定适用用于森达达美(中中国)企企业管理理有限公公司行政政部。三、 行政部职责责:1、 根据领导意意图和公公司发展展战略,负负责起草草重要文文稿,牵牵头或协协助公司司的规划划研究2、 负责全公司司资料、信信息管理理以及宣宣传报道道等日常常行政事事务管理理工作3、 公司会议组组织、记记录及归归档工作作4、 负责前台接接待、客客人来访访登记迎迎送等招招待工作作5、 负责公司日日常安全全保卫及及消防
2、管管理工作作6、 负责公司车车辆调动动管理工工作7、 负责公司总总务后勤勤管理工工作8、 负责公司对对外宣传传、公关关工作9、 完成公司高高层临时时交办的的工作四、 行政部权利利:1、 根据公司总总体战略略规划,对对公司经经营计划划有建议议权2、 依照制度,对对行政稽稽查中发发现的问问题实施施处理的的权力3、 依照制度,按按规定程程序,实实施对其其他部门门处罚的的建议权权4、 依照制度,对对公司员员工违反反行政制制度的处处罚建议议权5、 依照制度,对对公司行行政资源源(包括括车辆、办办公设备备等)合合理调动动的权力力6、 部门内部员员工聘任任、解聘聘的建议议权五、 具体岗位职职责、办事流程程及
3、表格格模板:职位名称:行政总总监所属部门:行政部部直接上级:总经理理直接下级:行政部部总经理理助理岗位职责:1、 审查核准办办公、行行政、总总务、安安全保卫卫、公关关等行政政管理相相关规章章制度2、 审查核准办办公、行行政、总总务、安安全保卫卫、公关关等各主主管年度度计划方方案3、 根据企业阶阶段性目目标和年年度计划划,制定定所属部部门的年年度目标标、计划划和措施施4、 组织行政部部自查和和职能检检查工作作,及时时发现问问题、解解决问题题5、 负责企业各各系统思思想、文文化建设设,筹划划增强员员工凝聚聚力的宣宣传和教教育6、 负责比较重重要的对对外接待待、联谊谊、公关关事宜的的组织、安安排和实
4、实施7、 组织公司有有关法律律事务的的处理工工作,指指导、监监督检查查公司保保密工作作的执行行情况8、 负责考核行行政部各各主管并并向总经经理提请请行政部部经理考考核的建建议9、 负责行政部部突发事事件的处处理及总总经理临临时交办办的工作作职位名称:行政部部总经理理助理所属部门:行政部部直接上级:行政总总监直接下级:行政助助理、行行政文员员、企业业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机岗位职责:1、 在行政总监监领导下下,负责责管理和和监督企企业的行行政、后后勤总务务、环境境、保卫卫、维修修和车辆辆安排等工作作2、 负责行政管管理方针针、政策策和制度度的制定定,并组组织落实
5、实3、 负责组织行行政年、季季、月度度工作计计划4、 本着合理节节约的原原则,编编制后勤勤用款计计划,搞搞好行政政后勤预预算工作作5、 负责组织保保洁、保保安工作作管理制制度的拟拟定、检检查、监监督和执执行6、 组织收集各各部门的的工作动动态,协协助公司司领导协协调各部部门之间间相关的的业务工工作7、 做好公司重重要来宾宾的接待待工作或或代表公公司与政政府对口口部门和和有关团团体、机机构联络络8、 负责召集公公司办公公会议,检检查督促促公司领领导布置置的各项项工作的的落实情情况9、 贯彻落实本本部岗位位责任制制和工作作标准,加加强与有有关部门门协作配配合10、 负责召集本本部门的的有关工工作会
6、议议11、 负责公司的的各种公公章证照照管理,并并负责使使用登记记和年检检工作12、 负责对本部部门员工工进行培培训和考考核工作作13、 负责组织编编写公司司年度大大事记14、 负责行政部部突发事事件及公公司领导导临时交交办事件件的处理理办事流程:1、 印章制刻申申请流程程行政部相关部门行政总监主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2、 印章使用流流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档3、公司证证照管理理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要
7、年检归还年检结束否是表格模板:1、 印章制刻申申请表申请部门申请部门负负责人签签字申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由行政部意见见总经理签字字日期2、 印章使用审审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号号文件名称备注:用章人(签签章)批准人(签签章)注:请在备备注栏中中简要说说明盖章章用途。3、 印章使用登登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注公章管理补补充说明明如下:- 公司公章由由行政部部总经理理助理负负责管理理,未经经总经理理批准不不得随意意交由他他人管理理和使用用;- 一般性介绍绍信及身身份证明明,须经经行政部部总经理理助理审审核后,方方可盖章章,以
8、备备查;- 对加盖公章章的材料料,应注注意落款款单位必必须与印印章一致致,用印印位置恰恰当,要要骑年盖盖月,字字迹端正正,图形形清晰;- 公章禁止带带出公司司外使用用,如因因特殊需需要,必必须经总总经理批批准,由由行政部部专人携携带前往往,用后后立即带带回;- 公章一律不不得用于于空白介介绍信、空空白纸张张、空白白单据等等。如遇遇特殊情情况时,必必须经总总经理同同意。公公章一般般应在上上班时间间内使用用,如无无特殊情情况,下下班后停停止使用用公章;- 公章管理人人员必须须认真负负责,严严格遵章章守纪,秉秉公办事事。没有有总经理理及相关关负责人人的签字字,不得得随意盖盖章;- 公章管理人人员应妥
9、妥善保管管公章,不不得随意意乱放。下下班时间间和节假假日期间间应采取取防盗措措施;- 盖章后出现现的意外外情况由由批准人人负责,如如公章管管理人员员违规盖盖章造成成的后果果由直接接责任人人负责。职位名称:行政助助理所属部门:行政部部直接上级:行政部部总经理理助理岗位职责:1、 协助行政部部总经理理助理起起草各项项规章制制度2、 负责公司证证照、法法律、合合同文件件的管理理及变更更登记工工作。按按青岛市市市政府府相关规规定,及及时对各各种公司司证照进进行年审审登记3、 严守公司机机密,妥妥善保管管各类文文件4、 负责企业内内、外各各种来往往文件的的核对、颁颁布和下下发工作作5、 参与、主持持或策
10、划划各项公公关活动动,提出出公关方方案预算算、及时时评价其其效果6、 陪同公司领领导出席席重要商商务接待待及对外外联络工工作7、 与各订票点点建立往往来关系系,申请请协议价价格,为为公司人人员的出出行做好好服务8、 与各酒店洽洽谈合适适的协议议价格,签签署协议议,为公公司领导导及同仁仁或客户户预订酒酒店房间间9、 按公司相关关规定及及领导要要求,预预订餐厅厅就餐10、 协助上级领领导与企企业内各各部门进进行联络络、沟通通与协调调,做好好上传下下达工作作11、 按领导要求求,起草草行政指指令,经经行政部部总经理理助理确确认无误误后,下下发至各各分公司司相关责责任人处处12、 负责与集团团公司的的
11、业务联联系。应应行政部部总经理理助理的的各项指指令,与与集团公司司保持业业务往来来关系,及及时传达达我司的的需求给给集团公司司,并把把集团公司司的反馈馈及时告告知行政政部总经经理助理理13、 与国际快递递公司及及国内快快递公司司建立良良好合作作关系。鉴鉴于公司司业务需需要,经经常往亚亚洲地区区发送国国际信件件,故需需与国际际快递公公司着重重申请此此区域内内的协议议价格14、 负责公司内内部小型型会议的的安排工工作15、 负责公司大大型会议议的安排排工作16、 按照上级领领导安排排,协助助其他部部门一起起组织企企业重大大活动17、 及时完成领领导交办办的其他他事项办事流程:1、 会议管理流流程开
12、始与会各单位召开会议部门行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理2、 重要接待流流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政部行政总监总经理是否3、 接待规格表表接待规格说明具体形式一级接待指来宾职位位高于陪陪同领导导1、 集团总部领领导到访访下属各各公司视视察、了了解情况况2、 对重要的来来访者,负负责接待待的领导导自始至至终地陪陪同3、 对来宾初到到和告别别时的接接待,可可以请适适当领导导陪同4、 机场贵宾通通道、接接机牌、行行李牌、接接机鲜花花5、
13、 酒店提前准准备好房房卡,并并安排人人员于酒酒店迎接接6、 会议行程安安排置于于酒店房房间内7、 一楼东区大大厅进入入公司,并并安排人人员迎接接8、 六楼全体工工作人员员着统一工工装列队队欢迎,拍拍照人员员就位9、 LED屏显显欢迎词词10、 办公区内门门、灯、空空调开启启11、 VIP接待待室、视视频会议议室准备备会议区区、茶歇歇区,包包括桌牌牌、会议议导示牌牌、水果果、点心心、饮品品等12、 祈祷室的准准备工作作13、 宴会提前预预订好房房间、点点菜、小小桌牌二级接待指来宾与陪陪同领导导的职务务、级别别大体相相同1、 下属各公司司领导到到访总部部会议、商商讨重要要事宜2、 下属各公司司领导
14、到到访总部部向上级级汇报工工作3、 一楼东区大大厅进入入公司4、 视频会议室室准备会会议区5、 准备会议导导示牌三级接待指来宾职位位低于陪陪同领导导1、下属各各公司领领导派员员到总部部工作、会会议2、交通、饮饮食必要要协助4、 例外事项工工作安排排表接待项目具体事宜应考虑的因因素生活安排主要是安排排来宾访访问期间间的生活活起居,包包括饮食食、住宿宿、出行行这3方方面1、 饮食安排:要尊重重来宾的的习俗,尽尽量满足足来宾的的要求,如如清真不不忌猪肉肉、新都都教忌牛牛肉等2、 住宿安排:根据获获得的来来宾资料料,依据据来宾的的人数、性性别、身身份以及及来宾的的要求,预预定好房房间,同同时预留留好车
15、位位3、 出行安排:出于方方便来宾宾的考虑虑,对其其往来、停停留期间间所使用用的交通通工具,公公关人员员亦须提提前做好好安排迎送安排接机、接站站和送行行工作根据确定的的接待规规格进行行安排,包包括机场场贵宾通通道、欢欢迎仪式式、接机机接站人人员、欢欢送仪式式、送行行事宜等等安全保卫若接待重要要来宾,接接待人员员应将安安保工作作列入计计划要“谨小慎慎微”,制制定预案案,思想想上高度度重视,还还要注重重细节,从从严要求求宣传报道若来宾的访访问活动动对企业业有重要要影响时时,要事事先做好好宣传准准备,确确定出席席新闻媒媒体或记记者名单单并联络络 1、 无论活动大大小,都都需安排排拍照人人员,拍拍照后
16、做做好存档档工作2、 注意企业内内部口径径统一,掌掌握分寸寸,并报报经上级级部门批批准3、 有关的图文文报道资资料应向向接待对对象提供供,并应应存档备备案礼品或纪念品确定好礼品品或纪念念品的种种类、数数量等1、 礼物要轻重重得当,不不会让人人产生误误解2、 考虑来宾的的风俗禁禁忌3、 礼品要有意意义,最最好的礼礼品应该该是根据据对方兴兴趣爱好好选择的的4、 礼品的选择择也可是是当地有有特色的的物品表格模板:1、 会议月计划划表会议组织单单位:编号: 月 日期期会议相关信信息1日-155日16日-331日会议名称会议地点会议日期会议时间参会单位预计人数主持人会议宗旨及及议题制表人: 审核人人:2
17、、 森达美(中中国)酒酒店预定定表序号姓名职务联系方式入住时间退房时间来访目的指定酒店名名称客房标准付费方式备注3、 会议、就餐餐及住宿宿安排登登记表 年 月 日日会议名称会议时间会议地点记 录 人人参会人数人员安排备注备注茶 叶鲜 花咖 啡办公用品矿泉水麦 克水 果音 响横 幅投影仪桌 牌其 他他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其 他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量 备 注:申请部门: 经办办人: 部门门负责人人确认:4、 与会车辆及及驾驶员员一览表表序号公司名称车型牌照号驾驶员联系方式5、 房间安排表表(置于于房卡内内)房间号名称6、 会议日程安安排(举举例说明明) 森达美(中中国
18、)山山东地区区工作座座谈会Sime Darrby (Chhinaa) SShanndonng DDisttricct WWorkkingg Syympoosiuum 参 会会 手 册 Guuidiing Boookleet 12/05/220100 122/07/220100森达美(中中国)山山东地区区工作座座谈会Sime Darrby (Chhinaa) SShanndonng DDisttricct WWorkkingg Syympoosiuum会议日程Itineerarry2010年年12月05日日日程安排排:Dec. 5thh, 22010016:000-16:30索菲亚亚(青岛岛)国
19、际际大酒店店一楼大大堂报到到,领取取参会会手册,分分房休息息;Checck iin aat SSophhia Intternnatiionaal HHoteel aand gett thhe .18:000-20:00 与会人人员于索索菲亚(青青岛)国国际大酒酒店-11F“会会议厅11”举行行晚宴;Bannqueet ddinnner at -1FF, “Meeetinng RRoomm 1”, SSophhia Intternnatiionaal HHoteel.2010年年12月06日日日程安排排:Dec. 6thh, 22010007:000-08:00索菲亚亚(青岛岛)国际际大酒店店2
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