青岛市照片归档管理规范32758.docx

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1、青岛市档案案局文件件青档字220055144号关于印发青青岛市照照片归档与管理理规范的的通知各区（市）档档案局、市市直各单单位：为了适应档档案现代代化管理理的需要要，简化化照片档档案整理理方法，解解决各种种载体形形式照片片大量共共存造成成的管理理难题，根根据国家家有关标标准，结结合我市市实际，制制定青青岛市照照片归档档与管理理规范（以以下简称称规范范），现现印发你你们，望望认真贯贯彻执行行。在实实施规规范过过程中应应注意如如下事项项：一、自20005年年起，我我市各级级机关、团团体、企企事业单单位和其其他社会会组织均均按照本本规范范的要要求收集集、整理理、保管管照片档档案。各各区（市市）档案案

2、馆可参参照执行行。二、本规规范自自印发之之日起实实施。关关于实施施照片片档案管管理规范范的意意见（青青档字9115号号）和青青岛市机机关数码码照片档档案管理理规范（试试行）（青青档字20004113号）两两规范停停止实施施。三、照片档档案管理理所需的的各种装装具，我我局将按按照规范范的要求求统一监监制，今今后各单单位在管管理照片片档案时时应采用用我局监监制的标标准装具具。四、执行本本规范范过程程中的意意见和建建议，请请及时与与我局联联系。二OO五年年三月四四日青岛市照片片归档与与管理规规范1 范围1.1 本规范规定定了在公公务活动动中产生生的，具具有保存存价值的的照片的的归档、整整理、保保管的

3、原原则和方方法。1.2 本规范适用用于青岛岛市机关关、企事事业单位位、团体体和其他他社会组组织；各各区市档档案馆参参照执行行。2 定义本规范采用用下列定定义：2.1 照片档案：国家机机构、社社会组织织或个人人在社会会活动中中直接形形成的以以静止摄摄影影像像为主要要反映方方式的有有保存价价值的历历史记录录。照片片档案一一般包括括底片、照照片和说说明三部部分。2.2 照片：照片片包括纸纸质照片片与数码码照片。3 归档3.1 归档范围 3.1.1 本单位历届届领导人人及全体体职工的的照片。3.1.2 上级领导、社社会著名名人物来来本单位位检查、视视察、指指导工作作的照片片。3.1.3 本单位召开开的

4、各种种会议（包包括工作作会议、业业务会议议、表彰彰会议、代代表会议议）的照照片。3.1.4 本单位各种种工作成成果的照照片。3.1.5 本单位宣传传报道工工作的照照片。3.1.6 本单位外事事活动的的照片。3.1.7 本单位发生生的各种种重大事事件、事事故的照照片。3.1.8 本单位在职职能活动动中主办办或承办办的重大大活动的的照片。3.1.9 本单位获得得的各种种荣誉（如如奖状、锦锦旗、奖奖杯等）、礼礼品、纪纪念品、宣宣传品的的照片。3.1.10 本单位的产产品、设设备仪器器照片。3.1.11 记录本单位位建设发发展史的的照片。3.1.12 本单位组织织或参加加的其它它重要活活动的照照片。3

5、.2 归档时间对具有归档档价值的的照片，摄摄影者或或承办部部门按规规范要求求进行收收集、整整理，自自形成之之日起一一个月内内向本单单位档案案部门移移交，并并办理移移交手续续。3.3 归档要求3.3.1 对属于收集集与归档档范围的的照片，应应按照规规定定期期向本单单位档案案机构或或档案工工作人员员归档，集集中管理理，任何何单位或或个人不不得据为为己有。3.3.2 对反映同一一内容的的若干张张照片，应应选择其其主要照照片归档档。主要要照片应应主题鲜鲜明、影影像清晰晰、画面面完整、未未加修饰饰剪裁。3.3.3 照片的说明明要充分分体现时时间、地地点、人人物、事事由、背背景、摄摄影者等等六要素素，确切

6、切地反映映照片的的内容。3.3.3.1 时间：事件件发生或或事物变变化、产产生的时时间和拍拍摄时间间；3.3.3.2 地点：被摄摄物所在在的具体体地点；3.3.3.3 人物：照片片影像上上主要人人物的姓姓名、职职务、在在照片中中所处的的位置；3.3.3.4 事由：照片片影像所所反映事事件、事事物的情情由；3.3.3.5 背景：对揭揭示照片片影像主主题具有有一定作作用的背背景；3.3.3.6 摄影者：照照片的拍拍摄人。3.3.4 照片形成部部门归档档时应与与档案部部门办理理交接手手续，填填写移移交、接接收登记记表。登登记表一一式两份份，交接接双方各各保存一一份。3.3.5 使用胶片相相机拍摄摄的

7、照片片，应按按标准扫扫描后将将数码照照片、纸纸质照片片、底片片一并归归档；使使用数码码相机拍拍摄的照照片，反反映重要要内容的的应冲洗洗纸质照照片，与与数码照照片一并并归档，反反映一般般内容的的，可只只归档数数码照片片。3.3.6 数码照片归归档时应应统一转转换为JJPEGG格式。3.3.7 用数码相机机直接拍拍摄的数数码照片片，其像像素数应应在3000万以以上，用用扫描仪仪对纸质质照片扫扫描形成成的数码码照片，其其扫描光光学分辨辨率应不不低于6600ddpi。3.3.8 大幅照片扫扫描时应应根据照照片大小小合理分分割扫描描，扫描描时相邻邻部分应应至少重重合100mm。3.3.9 归档的纸质质照

8、片、数数码照片片、底片片影像应应一致。4 整理照片档案的的整理应应遵循有有利于保保持照片片档案的的有机联联系、有有利于保保管、有有利于提提供利用用的原则则。4.1 数码照片的的整理4.1.1 分类数码照片采采用年度度分类法法，将数数码照片片按其形形成年度度分类。跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。4.1.2 排列数码照片应应按时间间结合事事由或事事由结合合时间顺顺序排列列。不同同事由的的照片按按时间顺顺序排列列，同一一事由的的数码照照片应按按时间或或重要程程度排列列在一起起。4.1.3 编号数码照片号号是固定定和反映映每张数数码照片片在全宗宗内分类类与排列列顺序的的一组字字符代码码。照

9、片片号格式式为：全全宗号门类（类类目）年度保管期期限张号。全宗号：档档案馆给给立档单单位编制制的代号号。未给给定全宗宗号的，该该项可暂暂空。门类（类目目）：指指数码照照片的代代号。用用SP表表示。年度：数码码照片所所属年度度。保管期限：照片保保管期限限是按照照片价值值划定的的保存年年限。分分为长久久和定期期两种。保保管期限限的划分分按照国国家档案案局关于于机关档档案保管管期限的的规定执执行。长长久照片片的保管管期限项项用“1”表示，定定期照片片的保管管期限项项用“2”表示。张号：指在在同一保保管期限限内按照照片的排排列从“1”开始的的顺序编编号。4.1.4 文件命名数码照片文文件名应应为：门门

10、类（类类目）年度保管期期限张号。张张号用五五位阿拉拉伯数字字，位数数不足的的在前补补“0”。如：“SP22005510000011.Jpg”，其中中第12位表表示门类类，第336位表表示年度度，第77位表示示保管期期限，第第812位位表示张张号。4.1.5 存储4.1.5.1 应采用只读读光盘作作为数码码照片的的保存载载体。一一个归档档年度的的数码照照片应存存储至一一张或多多张光盘盘中，几几个归档档年度的的数码照照片一般般不允许许存储在在一张光光盘中。刻刻制光盘盘时应选选择“一次性性写入”方式。4.1.5.2 存储数码照照片光盘盘背面应应注明光光盘的全全宗号、门门类（类类目）、年年度、盘盘号，

11、格格式为：全宗号号门类（类类目）年度保管期期限盘号。全宗号：同同4.11.3。门类（类目目）：同同4.11.3。年度：同44.1.3。保管期限：同4.1.33。盘号：指在在同一全全宗内光光盘的顺顺序编号号。全宗号、盘盘号用五五位阿拉拉伯数字字，位数数不足的的在前补补“0”。书写时应使使用光盘盘专用书书写材料料，不得得直接在在光盘上上粘贴任任何标记记。4.1.5.3 每张光盘的的根目录录下应有有说明文文件、著著录文件件、数码码照片子子目录。数数码照片片光盘应应具有如如下信息息组织结结构：根目录说明文件数码照片子目录一张数码照片著录文件4.1.5.3.1 说明文件文件名：RREADDME.TXTT

12、文件内容：有关本本存储载载体的各各种信息息。应包包括全宗宗号、门门类（类类目）、年年度、保保管期限限、盘号号、全宗宗名称、件件数、套套别、制制作人、审核人、制作时间等。 文件格式：说明文文件为字字符文件件。每行行的左边边为标题题，右边边为说明明内容，中中间用冒冒号分开开。字符符代码应应符合GGB/TT19888、GGB23312和和GB1130000.11的规定定。4.1.5.3.2 著录文件文件名：DDESCCRIPPT.XXML文件内容：数码照照片盘内内目录的的电子版版本。该该文件应应使用经经过档案案行政管管理部门门认定的的计算机机档案管管理系统统自动生生成。文件格式：XMLL文件。4.1

13、.5.3.3 数码照片子子目录目录名：DDATAA目录内容：存放经经过整理理后的数数码照片片。4.1.5.4 刻录光盘应应一式四四套，套套别分别别为A、BB、C，其其中A表表示封存存，B表表示利用用，C表表示异地地保存。BB套刻录录两份，AA套、BB套进馆馆保存。暂暂不进馆馆单位可可保存三三套。4.1.6 编目4.1.6.1 光盘封面光盘封面分分正面和和背面（含含盒脊）。正正面内容容应包括括全宗号号、门类类（类目目）、年年度、保保管期限限、盘号号、全宗宗名称、形形成时间间、件数数、套别别、制作作人、审审核人、制制作时间间等，背背面内容容应包括括全宗号号、门类类（类目目）、年年度、盘盘号、光光盘

14、种类类、文件件类型、责责任者、制制作标准准、制作作软件、制制作设备备和复制制时间等等。光盘盘封面样样式见附附录A。光光盘封面面应打印印或使用用符合档档案要求求的书写写材料填填写。4.1.6.1.1 全宗号：同同4.11.3。4.1.6.1.2 门类（类目目）：同同4.11.3。4.1.6.1.3 年度：同44.1.3。4.1.6.1.4 保管期限：同4.1.33。4.1.6.1.5 盘号：同44.1.5.224.1.6.1.6 全宗名称：立档单单位的全全称或通通用简称称。4.1.6.1.7 形成时间：光盘内内数码照照片的起起始年月月和终止止年月。起起始年月月和终止止年月用用6位阿阿拉伯数数字表

15、示示，第114位位表示年年，第556位位表示月月。4.1.6.1.8 套别：按照照光盘套套别分别别填写AA、B、CC。4.1.6.1.9 件数：盘内内照片数数量。4.1.6.1.10 制作人：制制作光盘盘的人员员姓名。4.1.6.1.11 审核人：负负责检查查光盘质质量的人人员姓名名。4.1.6.1.12 制作时间：制作光光盘的时时间。制制作时间间用8位位阿拉伯伯数字表表示，第第144位表示示年，第第566位表示示月，第第788位表示示日。4.1.6.1.13 光盘种类：填写光光盘载体体的类型型。如CCD-RR、DVVD-RROM等等。4.1.6.1.14 文件类型：用英文文字母代代表的电电子

16、文件件类型，文文本文件件用T，图图像文件件用I，图图形文件件用G，影影像文件件用V，声声音文件件用A，多多媒体文文件用MM，计算算机程序序用P，数数据文件件用D。同同一光盘盘含有多多种文件件类型文文件应依依次填写写。4.1.6.1.15 责任者：光光盘的制制作单位位名称。填填写制作作单位的的全称或或通用简简称。4.1.6.1.16 制作标准：制作光光盘采用用的标准准名称。如如：VCCD、DDVD光光盘应标标注为VVCD或或DVDD，CDD光盘应应标注为为CD-DA，用用CD-R光盘盘刻录的的各种电电子文件件应标注注为ISSO96660/Jolliett。4.1.6.1.17 制作软件：制作光光

17、盘文件件采用的的软件，包包括操作作系统和和刻录软软件。4.1.6.1.18 制作设备：制作光光盘文件件的设备备，包括括计算机机类型、刻刻录设备备等。4.1.6.1.19 复制时间：复制光光盘的时时间。4.1.6.2 文件目录数码照片文文件目录录应逐张张照片编编制，应应使用经经过档案案行政管管理部门门认定的的计算机机档案管管理系统统进行目目录的编编制、管管理。数数码照片片文件目目录项目目包括全全宗号、门门类（类类目）、年年度、保保管期限限、光盘盘号、张张号、题题名、拍拍摄时间间、备注注。4.1.6.2.1 全宗号：同同4.11.3。4.1.6.2.2 门类（类目目）：同同4.11.3。4.1.6

18、.2.3 年度：同44.1.3。4.1.6.2.4 保管期限：同4.1.33。4.1.6.2.5 盘号：同44.1.5.22。4.1.6.2.6 张号：同44.1.3。4.1.6.2.7 题名：题名名应概括括、准确确反映照照片的基基本内容容，时间间、地点点、人物物（姓名名、职务务、在照照片上所所处的位位置）、事事由等要要素要完完整。4.1.6.2.8 拍摄时间：照片的的拍摄时时间。拍拍摄时间间用8位位阿拉伯伯数字表表示，第第144位表示示年，第第566位表示示月，第第788位表示示日。4.1.6.2.9 备注：注释释需要补补充和说说明的情情况。如如同时归归档纸质质照片和和底片，应应在备注注栏注

19、明明互见号号，格式式为：全全宗号门类（类类目）年度保管期期限张号。？4.2 纸质照片的的整理4.2.1 纸质照片编编号纸质照片号号是固定定和反映映纸质照照片在全全宗内排排列顺序序的一组组字符代代码。其其格式如如下：全全宗号门类（类类目）年度保管期期限代码码张号。全宗号：同同4.11.3。门类（类目目）：指指数码照照片的代代号。用用ZP表表示。年度：同44.1.3。保管期限：同4.1.33。张号：同44.1.3。4.2.2 纸质照片号号的填写写纸质照片号号应使用用专用光光盘标记记笔，横横排编写写在纸质质照片的的背面右右下方。4.2.3 照片袋的标标注纸质照片放放入照片片袋内保保管，一一张一袋袋。

20、照片片袋规格格为：113cmm18ccm（照照片袋样样式见附附录B）。照照片袋项项目填写写时应使使用专用用光盘标标记笔或或打印。4.2.3.1 纸质照片号号：见44.2.1。4.2.3.2 拍摄时间：见4.1.66.2.8。4.2.3.3 题名：见44.1.6.22.7。4.2.3.4 参见号：与与该张纸纸质照片片相对应应的数码码照片编编号。编编号格式式为：全全宗号门类（类类目）年度保管期期限张号。4.2.3.5 摄影者：照照片的拍拍摄人。4.2.4 纸质照片装装盒纸质照片应应按张号号顺序装装入照片片盒，并并填写备备考表、照片盒脊项目。不同保管期限的照片不应装入同一个盒内。照片盒封面样式见附录

21、C。照片盒脊的的项目包包括：全全宗号、门门类（类类目）、年年度、保保管期限限、起止止张号或或全宗号号、类目目号、年年度号、保保管期限限号、起起止张号号。纸质质照片盒盒盒脊样样式见附附录D。其中全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号用阿拉伯数字填写，门类（类目号）项填写“ZP”。盒内备考表表项目包包括：本本盒情况况说明、整整理人、检检查人、整整理时间间。盒内内备考表表应放在在盒内最最后位置置。盒内内备考表表样式见见附录EE。其中中本盒情情况说明明填写盒盒内照片片缺损、补补充、移移出、销销毁等情情况。对对照片装装盒以后后发生或或发现的的问题，应应由有关关的档案案管理人人员填写写说明，并并签名

22、、标标注时间间。4.2.5 纸质照片盒盒的排列列纸质照片盒盒应按照照全宗号号、年度度、保管管期限、张张号的顺顺序排列列，上架架保存。 4.3 底片的整理理4.3.1 底片放入底底片袋内内保管，一一张一袋袋。底片片袋应装装入相应应照片袋袋内。4.3.2 底片袋右下下角编写写底片编编号，格格式为：年度保管期期限纸质照照片张号号。4.4 大幅纸质照照片和底底片的整整理对于照片册册放置不不下的大大幅纸质质照片和和底片，可可将其垫垫衬柔软软的中性性偏碱性性纸张后后，放入入专用的的档案袋袋或档案案盒中，按按纸质照照片号顺顺序排列列。如竖竖直放置置，应首首先将照照片固定定在专用用的纸板板上，再再放入袋袋、盒

23、中中；如水水平放置置，照片片的堆放放高度不不宜超过过 5 cm。以以竖直放放置为宜宜。5 保管5.1 包装物与装装具5.1.1 数码照片光光盘应放放在坚硬硬的塑料料包装盒盒（1公公分厚）内内竖立存存放，避避免挤压压。不得得弯折，不不得堆叠叠存放。5.1.2 照片袋、底底片袋应应使用表表面略微微粗糙和和无光泽泽的中性性偏碱性性纸制材材料制作作，其ppH值应应在7.299.5之之间， 一纤维维素含量量应高于于87 %。5.1.3 照片盒应采采用中性性偏碱性性纸质材材料制作作，其ppH值应应在7.299.5之之间，化化学性能能稳定，且且不易产产生碎屑屑或脱落落的纤维维。5.2 库房有关要要求库房条件

24、和和防火、防防水、防防潮、防防日光及及紫外线线照射、防防污染、防防有害生生物、防防震、防防盗等要要求，应应符合JJGJ 25的的规定。环环境温度度应控制制在177255，相对对湿度应应控制在在35%455%。5.3 保管要求及及措施5.3.1 照片盒、数数码照片片光盘应应立放，不不应堆积积平放。5.3.2 数码照片光光盘做防防写处理理。避免免擦、划划、触摸摸记录涂涂层。5.3.3 数码照片光光盘只有有在使用用时才能能将其从从包装物物中取出出，使用用后及时时放回包包装物中中。如果果光盘有有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻

25、擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。5.3.4 对外提供查查阅服务务时，应应尽量使使用数码码照片。确确需利用用纸质照照片或底底片，管管理者和和使用者者应戴洁洁净的棉棉质薄手手套，防防止污染染照片或或底片。5.3.5 每隔两年应应对底片片、纸质质照片进进行一次次抽样检检查，不不超过五五年进行行一次全全面检查查。每隔隔4年应应对数码码照片光光盘转存存一次，原原盘同时时保留时时间不少少于4年年。若发发现问题题，应查查明原因因，及时时采取补补救措施施。附录A光盘封面样样式（正面）（背面）附录B纸质照片号号拍摄时间题 名参见号摄影者180mm130mm附录C照片盒封面面样式照 片 档档 案185mm135mm（封面样式式一） 310mmm220mm（封面样式式二）附录D照片盒盒脊脊全宗号门类年度保管期限起止张号全宗号类目号年度号保管期限号号起止张号（盒脊样式式一） （盒盒脊样式式二）附录E盒内备考表表备考表本盒情况说说明：整理人：检查人：整理时间：185mm135mm