广东南美大酒店有限公司公文管理制度20132.docx

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1、广东南美大酒店文件 广东南美 2006 1号 关于印发广广东南美美大酒店店公文管理制制度的的通知各部门：为提高酒店店公文处处理工作作的效率率和质量量，促使使公文管管理规范范化、制制度化，现将广东南美大酒店公文管理制度印发给你们，请遵照执行。 附附件：广广东南美美大酒店店公文管管理制度度 二000六年年九月二十三日日抄送：董事事总经理理目 录第一章 总则2第二章 公文种种类2第三章 公文格格式3第四章 行文规规则7第五章 发文办办理8第六章 内部邮邮件11第七章 收文处处理12第八章 公文归归档13第九章 附则13第一章 总则第一条 为使广广东南美美大酒店店有限公公司（以以下简称称“酒店”）的公

2、公文处理理规范化化、制度度化，提提高公文文处理工工作效率率和质量量，根据据酒店实实际，特特制定本本制度。第二条 本规定定适用于于酒店总总办及各各部门。第三条 公文（包包括电子子文书，下下同）是是指酒店店在实施施管理过过程中各各部门之之间以及及和其它它组织之之间为处处理内外外事务而而形成的的各种来来往文书书和记录录文本。第四条 总经理理办公室室是酒店店公文事事务的归归口管理理职能部部门，配配备专职职人员负负责酒店店的公文文的上传传下达工工作；各各部门暂暂不设专专门文员员,而由由兼职文文员代理理文员工工作。第二章 公文种种类第五条 酒店公公文有以以下几种种文体：（一）决定定、决议议：对重重要事项项

3、或重大大行动做做出安排排，用“决定”。经会会议讨论论通过并并要求贯贯彻执行行的事项项，用“决议”。（二）通告告：适用用于公布布各有关关方面需需要周知知的事项项。（三）通知知：发布布规章制制度，转转发政府府机构、行行业机构构以及批批转下属属部门的的公文，要要求下属属部门办办理和需需要周知知的共同同执行事事项，用用“通知”。（四）通报报：表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要情情况，用用“通报”。（五）章程程、制度度、规定定、条例例：酒店店董事会会、总经经理办公公室制定定的，载载明机构构的设立立、职责责以及运运作程序序等内容容的文本本用“章程”；对各各部门工工作事务务进行原原则性的的规范和和约束用用

4、“制度” 、“规定”或“条例”，一般般而言，原原则性的的规范用用“制度”，实施施细则和和具体管管理措施施用“规定”或“条例”。（六）报告告、请示示：向董董事总经经理汇报报工作，反反映情况况，提出出建议，不不需要明明确答复复的，用用“报告”；向董事事总经理理请求指指示、批批准，需需要明确确答复的的，用“请示”。（七）批复复：答复复请示事事项，用用“批复”。（八）函：与不相相隶属部部门、供供应商、施施工单位位之间相相互商洽洽工作，询询问或答答复问题题，以及及向政府府机构和和行业机机构请求求批准等等，用“函”。（九）会议议纪要：传达会会议议定定事项和和主要精精神，要要求相关关部门共同同遵守、执执行的

5、，用用“会议纪纪要”。（十）工作作简报：记录并并传播、公公布阶段段性工作作情况用用“工作简简报”。第六条 根据发发文字号号的不同同，酒店店公文又又分为33类，即即酒店红红头文件件、酒店店普通文文件、其其它公文文。（一）红头头文件适用于印发发酒店重重要规章章、公告告、通报报、通知知、请示示、报告告、批复复、决定定、决议议等。一般情情况下，制制度、规规定、重重要工作作计划、部部门和人人事异动动、对外外发布酒酒店信息息、转发发国家和和行业主主管机构构的有关关政策和和规定以以及有关关酒店权权益的投投资、资资产重组组等事项项的决定定，用红红头文件件（机构构和人事事异动具具体指酒酒店各部部门的设设立、撤撤

6、消、合合并，酒酒店中层层及以上上人员的的人事调调整）。（二）普通通文件适用于以酒酒店各部部门字号号发出的的文件。一般情况下，酒店各部门已得到批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的，应使用普通文件格式发文。（三）其它它公文1、公函：适用于以酒酒店或酒店各部部门名义义向酒店店以外单单位发出出的，商商洽有关关事项、通通报有关关信息的的文本。2、会议纪纪要适用于酒店店经营或或重要工工作会议议记录。3、传真件件适用于酒店店公务往往来传真真件。第三章 公文格格式第七条 公文由由眉首、主主体、版版记三部部分组成成。置于于公文首首页反线线以上的的各要素素统称眉眉首；置置于反线线以下至至主题词词

7、之间的的各要素素统称主主体；置置于主题题词及以以下的各各要素统统称版记记。 （一一）眉首首依需要要由秘密密等级、紧紧急程序序、发文文部门标识识、发文文字号、签签发人组组成。 11、发文文部门标识识由发文文部门全称称或规范范化简称称后加“文件”组成，酒酒店红头头文件、普普通文件件和各类类公函的的发文标标识均为为“广东南美美大酒店店文件”。 22、发文文字号由由发文部部门代字字、年份份和序号号组成。联联合发文文，只标标明主办办单位发发文字号号。年份份、序号号用阿拉拉伯数码码标识，年年份应标标全称，用用六角括括号“”括入，序序号不编编虚位（即即1不编编为011），不不加“第”字，正正确标识识如“广东

8、南美美20006X号”。发文文序号由由总办统一一编制。3、公文的的秘密等等级分为为“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急急公文分分为“特急”、“急件”。秘密密等级和和紧急程程度由拟拟稿人提提出，核核稿人和和签发人人审定。秘秘密等级级和紧急急程度标标识在版版心的右右上角。（1）公文文的具体体密级由由总办审核核确定或或酒店领导导直接确确定。直接影响酒酒店权益益的重要要决策文文件、资资料为绝绝密级。酒店的规划划、财务务报表、统统计资料料、重要要会议记记录、合合同、协协议为机机密级。酒店的人事事档案、员员工工资资收入及及尚未公公开的各各类信息息为秘密密级。（2）公文文紧急程程度由总总办审核核确定。因工作需

9、要要，要求求有关部部门或人人员自公公文送达达之时起起半个工工作日内内处理或或知晓的的公文标标“急件”；在11个小时时内处理理或知晓晓的标“特急”。 （二二）主体体一般由由公文标标题、主主送部门门、公文文正文、附附件、成成文时间间、公文文生效标标识和附附注组成成。 11、公文文标题应应当准确确地概括括公文的的主要内内容并标标明公文文种类。公公文标题题中除法法规、规规章名称称加书名名号外，一一般不用用标点符符号，年年份使用用阿拉伯伯数字。标标题可分分一行或或多行居居中排布布，回行行时，要要做到词词意完整整，排列列对称，间间距恰当当。2、主送部部门指公文的的主要受受理部门门（或个个人），应应当使用用

10、全称或或规范化化简称、统统称。为为规范行行文，对对酒店主送送部门等名名词的使使用和其其它事项项约定如如下。在在酒店制度度和其它它公文中中可直接接使用以以下名词词简称和和约定，不不必另作作解释。酒店：是广广东南美美大酒店店有限公公司的简简称。各部门：指指酒店各营业及及后勤部部门。董事会领导导：分别别指南美美花园集集团董事事会成员员。集团领导：一般指指南美花花园集团团董事长长、董事、总总会计师师等。酒店中层干干部：是是指经酒酒店红头头文件任任命的本本酒店各各部门的总总监、正正副经理理。各部门负责责人：是是指酒店店各部门门正职或持持全面工工作的副副职。基层管理人人员：包包含酒店店各部门门主管、部部长

11、。各员工：包包含与酒酒店各部门签订订劳动合合同的合合同制员员工和临临时工。各相关部门门：指涉涉及或与与事务处处理范围围相关的的部门。（2）其它它简称：集团内其他他酒店：如上海海南美水水疗会馆馆简称“上海会会馆”，机场路路水疗会会馆简称称“机场路路会馆”。 （33）酒店店下属部门门简称： 称呼酒酒店下属属部门，统统一用其其名称作作简称，如如“酒店工工程部”简称“工程部部”。 3、公公文正文文在主送送部门下一一行，每每自然段段左空22字，回回行顶格格。正文文中的年年份、数数字一律律使用阿阿拉伯数数，不得得回行。 4、附附件是正正文内容容的组成成部分，与与公文正正文一样样具有同同等效力力。公文文如有

12、附附件，应应当使用用阿拉伯伯数字注注明顺序序和名称称。在正正文下空空一行左左空2字字标识（如如：“附件：1、XXXXXXXX”）。附附件应当当与公文文一起装装订，并并在附件件左上角角第一行行顶格标标识“附件”，有序序号的要要标识序序号，附附件的序序号和名名称前后后标识应应一致。 55、成文文日期以以负责人人签发的的日期为为准，联联合行文文以最后后签发人人的签发发日期为为准。成成文时间间用汉字字将年、月月、日标标全，“零”写成“O”。 66、公文文生效标标识是证证明公文文效力的的表现形形式，包包括发文文部门签签署人姓姓名。 （11）以电电子文档档形式签签发的公公文，在在落款处处不署发发文部门门名

13、称，只只标识成成文时间间。其他他纸质公公文需加加盖印章章，印章章应上距距正文22mm4mmm，端正正、居中中下压成成文时间间，印章章用红色色。 （22）当公公文排版版后所剩剩空白处处不能容容下印章章位置时时，应采采取调整整行距、字字距的措措施加以以解决，务务使印章章与正文文同处一一面，不不得采取取标示“此页无无正文”的方法法解决。 （33）联合合上报的的呈文，由由主办部部门正职职或负责责部门工工作的副副职签名名；联合合发布的的公文，所所有发文文部门的的正职(或负责责部门工工作的副副职)都都应签名名。联合合发文的的签名顺序序（从左左至右），应应与发文文部门的的排列顺顺序相同同。 7、附附注一般般

14、是对公公文的发发放范围围、使用用时需注注意的事事项加以以说明，不不是对公公文的内内容作出出解释或或注释。公公文如有有附注，居居左空22字加圆圆括号标标识在成成文时间间下一行行。“请示”公文必必须在附附注标明明联系人人及电话话。 （三）版版记由抄抄送部门门组成 11、抄送送部门指除除主送部部门外需需要执行行或知晓晓公文的的其他部部门，应应当使用用全称或或规范化化简称、统统称。 22、抄送送部门不能能在版心心出现时时，应设设单独一一页放在在最后。 第第八条 公文文用纸采采用A44型纸，文文字从左左至右横横写、横横排，标标题用22号加粗粗宋体字字，正文文用13号仿宋体字字，公文文中图文文的颜色色为黑

15、色色。第九条 各类公公文特定定的书写写格式。（一）红头头文件1、格式见见附件件一。2、发文字字号：广东南美 XXXXXX号，总经经理办公公室发文文字号，以以总经理理办公室室名义行行文；南美董 XXXXXXX号号，集团团董事会会发文字字号，以以集团董董事会名名义行文文。（二）酒店店普通公公文1、格式见见附件件二。2、发文字字号：广东南美人人 XXXXXX号，人人力资源源部发文文字号，以以酒店人事事行政部部名义行行文；广东南美工工 XXXXXX号，工程程部发文文字号，以以酒店工工程部名名义行文文；广东南美财财 XXXXXX号，财财务部发发文字号号，以酒酒店财务务部名义义行文。（三）其它它公文1、公

16、函：（1）格式式见附件件三。（2）发文文字号：广东南美函函 XXXXXX号，以以酒店名义义行文。2、会议纪纪要：（1） 格式见附件件四。（2）发文文字号：酒店领导班班子会议议或其他他重要会会议，使使用酒店店发文字字号；一一般性的的经营会议议，使用用会议主主办部门门发文字字号。3、传真件件：格式式见附件件五。第十条 处理公公文的表表格（一）发文文稿纸酒店各类通通知性公公文正式式送审前前均应填填写发文文稿纸，并并随正式式文件一一起送董董事总经经理签发发。格式式见附件件六。（二）公文文审批表表各部门向董董事总经经理报送送的请示示或请示示性公文文（如需需报批的的方案、计计划等）应应在前面面附上公公文审

17、批批表，格格式见附件件七。（三）文件件传阅笺笺酒店各部门门收到公公文（除除拟发文文件和请请示性公公文外）需需进行处处理，在在收件前前附上文文件传阅阅笺。格格式见附件件八。第四章 行文规规则第十一条 各类类文件应应遵循以以下行文文规则： （一一）酒店店可以向向海珠区政政府及直直属机关关、部门门行文；可以对对下属部部门行文文；可以以与合作作伙伴联联合行文文，但上上级和下下级不得得联合行行文；一一般不得得越级行行文。（二）酒店店各部门门可以以以部门名名义向其其他部门门发布一一般性通通知，但但不得以以部门的的名义对对外行文文，更不不能对外外报送请请示性公公文。因因业务需需要对外外行文时时，可以以用酒店

18、店名义拟拟稿，经经总经理理办公室室核稿和和董事总总经理签签发后，以以酒店名义义行文。 （三三）酒店店各部门门之间对对有关问问题未经经协调一一致，不不得各自自行文。 （四四）请示示公文要要坚持一一文一事事制度，只只写一个个主送部部门，不不得同时时抄送其其他部门门。“报告”不得夹夹带请示示事项。 （五五）凡是是通过口口头、电电话或其其他便捷捷方式能能够解决决的问题题，不要要再行文文。 （六六）某项项工作方方针已经经明确，执执行过程程中不需需要采取取新的措措施，只只是一般般性号召召或重申申已有的的规定、要要求，不不要再行行文。 （七七）印发发规章制制度的公公文，必必须注意意与已印印发的同同类规章章制

19、度相相衔接，内内容不得得抵触。若若有新的的规定，必必须在行行文时说说明原印印发的规规章制度度同时废废止；已已有的规规章制度度未废止止前，不不要重复复印发同同类规章章制度。（八）只有有原则性性意见，尚尚未有切切实可行行的执行行措施或或办法前前，不要要仓促行行文。第五章 发文办办理 第第十二条条 酒店店公文的的发文处处理程序序一般分分为拟稿稿、审核核、会签签、签发发、登记记、分送送等阶段段。相关关人员在在工作中中，应积积极、准准确、快快捷地处处理公文文事务。 （一一）拟稿稿 11、起草草公文是是在领导导决策过过程中的的一项重重要的参参谋工作作。公文文起草人人员要在在充分调调查研究究的基础础上认真真

20、撰写，反反复修改改。起草草以酒店店名义发发文的文文件，应应在认真真研究和和取得酒酒店董事事总经理理意见的的基础上上，由业业务主办办部门领导导亲自动动手或亲亲自指导导、主持持进行。 2、公公文起草草的基本本要求： （11）全面面、准确确地反映映客观实实际情况况，符合合国家的的法律、法法规和其其他有关关规定，符符合酒店店领导的的有关指指示精神神。 （22）完整整、准确确地体现现工作意意图。 （33）要求求重点突突出，观观点明确确，表述述准确，结结构严谨谨，条理理清楚，字字词规范范，标点点正确，篇篇幅力求求简短。 （44）正确确使用文文种，符符合公文文格式要要求。 （55）人名名、地名名、数字字、引

21、文文正确。引引用公文文先注明明印发机机关，再再引标题题，后引引字号。结结构层次次序数第第一层为为“一、”，第二二层为“（一）”，第三三层为“1、”，第四四层为“（1）”。 （66）应当当使用国国家法定定计量单单位。（7）公文文中的数数字，除除成文时时间、部部分结构构层次序序数和词词、词组组、惯用用语、缩缩略语等等必须使使用汉语语外，应应当使用用阿拉伯伯数码。（二）核稿稿 11、各部部门负责责人要对对发文草草稿进行行全面审审核，严严格把关关。 22、使用用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文需经经总经理理办公室室核稿。总总经理办办公室有有权将不不符合要要求或规规范的发发文草稿稿退回拟拟稿

22、人修修改或重重办。 33、公文文核稿的的重点 （11）是否否确需行行文。 （22）内容容是否符符合国家家的路线线、方针针、政策策以及有有关的法法律、法法令和规规定，是是否完整整、准确确地体现现了发文文单位的的意图，政政策是否否保持连连续性，提提法是否否同已发发布的有有关公文文相衔接接，意见见是否一一致。 （33）篇章章结构是是否合理理，层次次是否清清楚，文文句是否否简明通通顺、符符合语法法规范。 （44）公文文格式如如标题、主主送单位位、发文文单位、成成文日期期等的拟拟写是否否合乎要要求，文文种的选选择是否否适当等等。 （55）是否否符合规规定的会会签、审审批手续续，附件件是否齐齐全。 44、

23、公文文校核的的程序 （11）使用用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文，应应先送总总经理办办公室审审核，一一般不能能直接送送董事总总经理审审批。 （22）起草草完毕的的公文在在送总经经理办公公室核稿稿前，要要由拟稿稿部门负责责人严格格把关并并同意。 （33）总经经理办公公室进行行核稿时时，如认认为无需需行文，提提出意见见后与文文稿一起起报董事事总经理理，按董事事总经理理批示办办理；如如需对文文稿作较较大修改改，要与与原起草草部门协协商或请请其修改改；修改改后的文文稿经总总经理办办公室复复核后送送呈董事事总经理理会签、签签发。 （44）文稿稿送审后后，总经经理办公公室要及及时催办办，以防

24、防压误。董事总经理审批、签发后的文稿成为定稿，作为印制公文正本的标准依据。（5）定稿稿后由总总经理办办公室统统一编发发文号，重重要的公公文要复复校，由由总经理理办公室室人员复复校。 （三三）会签签 使使用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文且发发文内容容涉及酒酒店多个个部门的的，由主主办部门门负责组组织有关关部门负负责人会会签。主主办部门门与会签签部门取取得一致致意见后后方可发发文。如如会签意意见有分分歧，主主办部门门应予协协调，仍仍不能取取得一致致时，需需列明理理据，由由酒店董董事总经经理协调调或裁定定。 （四四）签发发酒店公文必必须由董董事总经经理签发发方能生生效。酒酒店公文文依审

25、批批权限按按照下列列规定签签发： 11、发文文先送主主管领导导审核后后，再送送董事总总经理签签发。发发文内容容如涉及及两位以以上领导导分管的的业务，由由主管领领导审核核后送其其他领导导会签。 22、经会会议授权权或经签签发人授授权的公公文，可可由被授授权人签签发。 33、酒店店的一般般例行公公事、会会议通知知、贺电电等，可可授权相相关部门门签发。 44、以部部门名义义发布的的一般业业务或事事务性通通知，由由部门负负责人签签发，重重要的须须经董事事总经理理同意。（五）分发发1、酒店文文件主要要采用签签收、传传真、电电子邮件件等分送送方式。一一般情况况下，分分送公文文利用办办公自动动化系统统采取电

26、电子邮件件方式，对对酒店秘密密级及以以上公文文、人事事资料等等重要公公文则采采用签收收方式。采采用各种种方式分分送公文文，分送送人都应应做好跟跟踪、记记录工作作。2、收件工工作人员员应对公公文进行行文件、文文号、秘秘字等的的核定。如如其中一一项不对对，应立立即通知知发文单单位，并并登记出出错文件件。秘密密级文件件，应封封好再发发送,如如封口被被撕，应拒绝绝签收。3、各部门门不得直直接向集集团领导导越级递交交公文。第六章 内部邮邮件第十三条 内部部邮件是是指各部部门以部门的名名义，在在日常工工作中向向董事总总经理或或酒店内其其他相关关部门利用用办公自自动化系系统印发发的一般般事务性性、知照照性的

27、工工作往来来文书（一一般指不不使用“广东南美美大酒店店文件”标识，属属各部门门审批权权限内且且不需经经过总经经理办公公室核稿稿和董事事总经理理签发程程序的各各类公文文）。主主要包括括：（一）工程程维修通通知类；（二）杀虫虫（清洗洗地毯）通知类；（三）办理理健康证证、培训训的通知知类；（四）在本本部门业务务范围内内向有关关部门征询询、回复复、提醒醒的各种种事务邮邮件；（五）在本本部门业务务范围内内要求有有关部门门填报各各种一次次性数字字、表格格和资料料的邮件件；（六）在本本部门业务务范围内内向有关关部门发放放（领用用）各种种资料、刊刊物、书书籍和物物品的邮邮件；（七）各部部门公布布的消息息、信息

28、息、简报报、通讯讯等邮件件；（八）各部部门的其其他文件。第十四条 内部部文件发文工工作流程程：由各各部门相相关主管管人员起起草文稿稿，呈报报本部门门正职或或负责全全面工作作的副职职审批后后，在本部门门登记、编编号、制制作和打打印清稿稿，经拟拟稿人校校对无误误后，由由本部门门进行分分发（其其他人员员不准印印发）和和立卷、归归档。第十五条 各部部门印发发的内部部文件，要要严格控控制数量量和范围围，坚持持少而精精的原则则，不得得滥发。第十六条 内部部文件的拟拟稿、审审核及签签发要按按本规定定的有关关要求做做好印发发的把关关工作，确确保文件的质质量。第十七条 凡以以个人名名义印发发资料或或联系业业务的

29、邮邮件（不不受格式式限制），只只限于同同事之间间的小范范围使用用，不得得向各部部门或酒店全体体员工普普发。第七章 收文处处理第十八条 收文文处理是是指对收收到公文文的办理理过程，包包括签收收、登记记、拟办办、批示示、分发发、承办办、催办办等程序序。收文文处理要要按照“谁归口口谁办理理”的原则则进行处处理。（一）登记记各部门接到到外部门门来文，特特别是纸纸张类的的原件，都都必须先先在收文文登记薄薄上进行行登记（可可建立WWORDD文档或或EXCCEL表表格，分分日期、来来文单位位、字号号、标题题、序号号、处理理结果栏栏目便于于查询），再再送交部部门负责责人。（二）拟办办1、公文拟拟办分“阅示”、

30、“阅处（办办）”、“阅（知知）”三个层层级。“阅示”指需要要董事总总经理明明确批示示，进行行工作部部署或提提出处理理意见；“阅处（办办）”指需要要承办部部门、承承办人根根据酒店店业务归归口管理理部门的的拟办意意见或酒酒店领导导批示的的意见对对所涉及及工作进进行处理理；“阅（知知）”指只需需要承办办单位、承承办人知知道或了了解，不不需要具具体办理理。2、对于既既需要董董事总经经理“阅示”，又需需酒店其他他领导“阅（知知）”的公文文，必须须先送董董事总经经理“阅示”，待批批示后再再送其他他领导“阅（知知）”，不能能同时送送达。3、对于涉涉及多个个部门协协调的工工作，需需要酒店店多个部部门办理理的重

31、要要公文，应先送董事总经理“阅示”，再送相关部门。（三）批示示董事总经理理收到公公文后，根根据广广东南美美大酒店店发文稿稿纸、广广东南美美大酒店店公文审审批表或或广东东南美大大酒店文文件传阅阅笺的的提示作作出处理理意见（一一般每人人用时不不宜超过过2个工工作日，如如确需延延迟处理理，应及及时知会会相关部部门。对对“急件”和“特急”公文，一一般应按按规定期期限处理理）。（四）承办办1、各部门门收到交交办的公公文，要要先经部部门负责责人阅批批，再交交承办人人办理或或传阅。凡凡涉其他他部门的的问题，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商办办理。2、各部门门在收到到承办文文件后，必必须在“限办时时间

32、”内办理理完毕。一一般文件件在5个个工作日日内办完完；紧急急或有时时限要求求的文件件，按规规定时限限办理。3、对不属属于本部部门职权权范围或或者不宜宜由本部部门办理理的，应应迅速退退回文件件并说明明理由。（五）催办办 11、对重重要的和和有时限限要求的的文电，酒店总经理办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2、各承办办部门的领领导要协协助做好好及时催催办跟踪踪，并将将办理情情况向总总经理办办公室反反馈。第十九条 酒店店发文和和收文处处理流程程详见附附件九、附件十十。第八章 公文归归档第二十条 公文办办理完毕毕后，各各相关部部门应及及时整理理电子文文件、纸纸

33、质载体体和有关关材料（包包括音像像），按按照酒酒店档案案管理制制度送送酒店档案案室归档档。个人人不得保保管应归归档的公公文。（一）公文文归档要要遵循文文件的自自然形成成规律，保保持文件件的原貌貌，保证证归档文文件材料料的齐全全、完整整。 （二二）联合合办理的的公文，原原稿由主主办部门门归档。 （三三）具有有保存价价值的电电子文档档，如没没有纸质质等拷贝贝件的，必必须制成成纸质文文件。进进行归档档时必须须将电子子文件和和相应的的纸质文文件一并并归档。发发文必须须归档底底稿和有有董事总总经理签签字(或或部门负负责人签签字)的的纸质正正文合为为一件，收收文必须须打印传传阅笺与与处理文文本合为为一件。

34、（四）归档档文件应应当确定定保管期期限、分分类号，填填写档案案属性，各各部门应对对收发的的公文每每周进行行一次整整理，对对各部门门公文存存档价值值的确定定由本部部门正职职或负责责全面工工作的副副职按规规定确认认。第九章 附则第二十一条条 罚罚则（一）对不不按规定定程序传传递公文文，或超超出规定定时限传传递公文文，又不不能作出出合理解解释者，罚罚款500元1000元。（二）对处处理公文文不注意意保密，致致使酒店店及下属属各部门门秘密泄泄露者，罚罚款1000元5000元，并并作相应应的行政政处分。（三）对违违反本制制度其它它规定，而而使酒店店管理工工作受到到影响者者，罚款款1000元2000元。（

35、四）对上上述违规规行为责责任人的的责任领领导（指指本部门门正职）和和其他相相关责任任领导（指指本部门门分管副副职或责责任人直直接上级级）可视视具体情情况按责责任人受受罚标准准的500%1000%给予予罚款。第二十二条条 本本制度由由南美大大酒店有有限公司司总经理理办公室室负责解解释和修修改。第二十三条条 本本制度自自颁布之之日起执执行。原原同性质质同名称称的公文文管理制制度同时时废止。附件一：酒酒店红头头文件格格式 急 件（红色小初初加粗长宋体，字字符间距距为加宽宽）广东南美大大酒店文文件 广东南南美 号号 （44号宋体体） 标题：2号号加粗宋宋体主送单位：13号加加粗仿宋宋体正文：133号仿

36、宋宋体 关于XXXX的通知知各部门：正文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容。一、XXXXX。（一）XXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX二OO XX年X月月X日（33号仿宋宋体）_抄送：董事事总经理理 （44号宋体体） _附件二：酒酒店普通通公文格格式（黑色小初初加粗长宋宋体，字字符间距距为加宽宽）广东南美大大酒店文文件 广东南南美人 号号 （44号宋体体） 签发时间：（4号号宋体） 签发人：（4号宋体）_标题：2号号加粗宋宋体主送单位：13号加加粗仿宋宋体正文：133号仿宋宋体说明：如是是直接签签发

37、，签签发人用用其签名名手写体体，封面面底部则则不落时时间。 关于XXXX的通知知各单位：正文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容。一、XXXXX。（一）XXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX抄送：集团团领导 （4号宋体体） 附件三：公公函格式式 （红色小初初加粗长宋宋体，中中间间隔隔1个字字符并居居中）广 东 南南 美 大 酒 店（空一行） 广东南美函函 号 （44号宋体体）标题：2号号加粗宋宋体主送单位：3号加加粗仿宋宋体正文：3号号仿宋体体 关于XXXX的函XX单位：正文内容正正文内容容正文内内容正

38、文文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容。一、XXXXX。（一）XXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX 单位位（3号号仿宋体体）（公公章） 二OOO X年年X月XX日 （3号号仿宋体体）附件四：会会议纪要要格式 （黑色小初初加粗长宋宋体，字字符间距距为标准准）广东南美大大酒店会会议纪要要 会议名称主 题时 间地 点主 持 人人记录整理页数参会人员列席人员（如果无，可可以不列列此行）特邀人员（如果无，可可以不列列此行）（4号宋体体）纪要内容：（4号宋体体加粗） 正文内内容（44号仿宋宋）二OOX年年X月XX日附件五：传传真件格格式 （黑

39、色小初初加粗长长宋体，字字符间距距为加宽宽）广东南美大大酒店传传真 收件电话： 收 件 人： 先生生/女士士收件单位： 文件名称： 发 件 人人： 发发件时间间： 发件单位： 页页 数： 联络电话： 回件件传真电电话： 备注：急急件 .烦请回回复.谨供参参考正文：（4号宋体体）附件六：广广东南美美大酒店店发文稿稿纸（黑色小初初加粗长长宋体）广东南美大大酒店发发文稿纸纸签发主办部门：拟稿：会签：核稿：打字：校对：标题：附件： 字字 号 年年 月 日封发发主送部门：备注：抄送部门：抄报部门：正文如后附件七：（黑色小初初加粗长长宋体，字字符间距距紧缩）广东南美大大酒店公公文审批批表收文时间： 年 月 日 时 分 收文人人员： 公文名称紧急程度来文部门经 办 人人联系电