四川省公路建设项目档案管理实施细则33899.docx
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1、 四川省公路建设项目档案管理实施细则(征求意见稿)第一章 总 则第一条 为加强和规范公路建设项目档案管理工作,促进公路建设项目档案更好地为我省公路建设事业服务,根据科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(交办发2010382号)、四川省重大建设项目档案管理办法(川档发200845号)等有关规定,结合我省公路建设实际,制定本实施细则。第二条 本实施施细则适适用于我我省境内内新建、改改建和扩扩建的高速公公路和国、省省道干线线及农村公公路建设设项目档档案管理理工作,专用
2、公公路建设设项目档档案管理理可参照照本办法法执行。本实施细则则所称建建设工程程,是指指土建工工程、房房建工程程、绿化化工程及及机电工工程等。第三条 本实施施细则所所称公路路建设项项目档案案,是指指在公路路建设项项目的提提出、立立项、审审批、招招投标、勘勘察、设设计、施施工、监监理及竣竣工验收收全过程程中直接接形成的的具有保保存查考考利用价价值的各各种形式式和载体体的历史史记录。公路建设项项目档案案是公路路建设项项目实施施过程中中形成的的重要资资产,是项目竣竣工验收收、质量量评定、运行维护、改扩建等工作的重要依据,是国家档案的组成部分。第二章 管理职责责第四条 公路建建设项目目档案实实行集中中统
3、一管管理。按按照“统一领领导、分分级管理理” 和“谁投资资谁管理理”的原则则,实行行公路建建设项目目档案工工作项目目法人负负责制,做到职责责明确、依法推进。第五条 项目法法人(建建设单位位)作为为第一责责任主体体,应将公路建建设项目目档案工作作纳入领领导工作作议事日日程,纳纳入工程程建设计计划和管管理程序序,纳入招招投标制制、合同同管理及及监理工工作内容容,纳入入相关人人员的岗岗位职责责。建立健健全项目目档案工工作制度度,落实实档案管管理机构构,配备具具有相关关工程专专业知识识、能够够适应项项目文件件材料立立卷归档档工作需需要的专专职档案案管理人人员,并并保持其其稳定性性。各参参建单位位应建立
4、立以项目目法人单单位档案案部门为为核心、各各参建单单位专兼兼职档案案人员为为基础的的项目档案案工作体体系,从开工工到竣工工,每个个标段、每每个工作作程序都都要明确确档案管管理责任任部门和和责任人人。负责做做好本单单位形成成的公路路建设项项目文件件材料的的收集、整整理和归归档工作作,对各参建建单位项项目文件件材料的的收集归归档工作作进行组组织协调调、监督督指导,并接收汇总总项目文文件材料料,与工程程建设同同步收集集、同步步整理、同同步归档档。提供项目目档案管管理所需需经费、场场地和设设备等条条件,确保项目档案案完整、准准确、系系统和安全。列入重大大项目名名单的公路建设设工程,在在监理工工程师签签
5、发开工工令后一一个月内内,应向交交通主管管部门或或档案行行政管理理部门报报送四四川省重重大建设项项目档案案管理登登记表(附件1)。第六条 勘测、设设计、施施工、监监理、科研等参建单位位应按照照合同约定定的要求求,各自完成成公路建设设项目相关关文件材材料的形形成、收收集、整整理、归归档和移移交工作作;监理理单位还还应负责责对施工工单位竣竣工文件件材料形形成、收收集和整整理归档档工作进进行督促促和检查查,在交交工验收收前向项项目法人人单位提提交项目目档案质质量审核核意见。公路项目建建设过程程中,各参建建单位应应根据工工作需要要,配备备与档案案数量相相适应的的必要的的档案保保管保护设施施设备,采取防
6、火、防盗等“八防”措施,确保档案安全。第七条 各级交交通运输输主管部部门应加加强对所所辖区域域内公路路建设项项目档案案工作的的领导,加大监督指导力度,在检查公路建设项目时,要求建设单位同步做好项目档案工作,做到事前指导、中间检查、最后验收;审查建设项目竣工验收申请时,对未经档案专项验收的项目,不予同意进行项目竣工验收;进行项目档案登记,按规定参加或组织项目档案专项验收。第八条 各级档档案行政政管理部部门应建立健健全公路路建设项目目档案管管理工作作协调机机制,加强对对本级公公路建设设项目档档案工作作的监督督、指导导和检查查,帮助助解决项项目文件件材料在在形成、积积累、归归档和整整理过程程中遇到到
7、的问题题,做好好咨询与与服务;加强对对公路建建设项目目档案人人员业务务培训,提提高项目目档案人人员的业业务技能能和工作作水平;依法做做好项目目档案专专项验收收。第三章 公路建建设项目目文件材材料的形形成与收收集第九条 项项目法人人与勘察察、设计计、施工工、监理理、科研研单位签签订合同同或协议议时,应应设立档档案管理理专门条条款,明明确文件件材料收收集范围围、归档档责任、质量要求、载体形式、完成时间、移交套数、所需费用及违约责任等。公路建设项目各阶段文件材料收集范围按照本实施细则附件2执行。第十条 公公路建设设项目各各阶段文文件材料料收集归归档工作作责任分分工按照照如下进进行:(一)公路路建设项
8、项目在立立项审批批、工程程准备、科科研、交交(竣)工工验收、工工程招标、资资金管理理等阶段段形成的的文件材材料由项项目法人人单位负负责收集集;(二)公路路建设项项目在设设计审批批、工程程勘测等等阶段形形成的文文件材料料由勘察察设计单单位负责责收集;(三)公路路建设项项目在施施工过程程中形成成的文件件材料由由中标施施工单位位负责收收集;(四)公路路建设项项目在监监理过程程中形成成的文件件材料由由监理单单位负责责收集。第十一条 各有关关单位应应按照收收集归档档责任分分工,建建立健全全项目文文件材料料收集归归档制度度和预立立卷制度度,按照照公路项项目建设设程序的的不同阶阶段文件件材料产产生的自自然过
9、程程,分别别做好预预立卷工工作。在在项目建建设过程程中,项项目法人人应结合合项目进进度,对对文件材材料的形形成与收收集情况况进行检检查和考考核。第十二条 收集归归档的项项目文件件材料应应为原件件。其中中,项目目立项审审批等文文件,原原件保存存在项目目主管单单位的,项项目法人人可将复复印件归归档保存存;供货货商提供供的原材材料及产产品质量量保证文文件为复复印件的的,须在在复印件件上加盖盖销售单单位印章章并注明明原件存存放处后后归档保保存。第十三条 收集归归档的项项目文件件材料应应能全面面、准确确地反映映工程建建设的实实际过程程。勘察察及测量量基础资资料、施施工记录录须是现现场原始始记录,记录内容
10、和数据应能反映抽查频率和质量指标,如需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存;表单填写内容规范,自检意见、监理意见应明确,产生及使用部位标注清楚,书写工整,相关签署手续完备,且为相关责任人亲笔签名,不能采用打印或印章。特殊情况需要代签的,代签人应持有应签人的委托书,在签字处盖上应签人的签名章,并在盖章处右侧签上代签人的姓名,不允许直接代签应签字人的姓名。开工申请批复单、变更申请批复单、单位(分部、分项)工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位(项目部)和监理单位(总监办)共同盖章。 第十四四条 实行计计算机辅辅助项目目管理的的公路建建设项目目,现场场
11、形成的的原始记记录本须须相关责责任人亲亲笔签名名,并在在原始记记录本封封面上加加盖相关关单位公公章。与与原始记记录本数数据相对对应的、经经计算机机辅助形形成的电电子文件件,必须须制成纸纸质文件件,相关关责任人人须亲笔笔签名。当计算机辅辅助形成成的电子子文件采采用了可可靠的电电子签名名方式时时,制成成纸质文文件并加加盖相关关单位公公章,与与相应的的电子文文件一并并归档。纸纸质文件件相对应应的电子子文件的的形成与与归档应应符合中中华人民民共和国国电子签签名法及及电子子文件归归档与管管理规范范(GGB/TT188894-20002)的的有关规规定。第十五条 项目文文件材料料的载体体应符合合档案保保护
12、要求求,纸张张优良,书写工整,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,修改规范;格式基本统一,小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上; 书写和装订材料应符合耐久性要求,禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制;写错的文字,用斜线划去,在旁边书写正确文字,不允许用涂改液修改或用刀刮改,并由修改人签字或加盖私章(扁章)。盖章应使用红色印泥。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印,不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格式样应铅印或用计算机激光打印。复印件应清晰;热敏纸传真件,需复印保存。第十六条 对于声声像档案案,项目目法人应应从项目目管理角角度进行行收集
13、,施工单位应在隐蔽工程、关键工序、结构物重点部位等方面进行收集,监理单位应从项目质量监理角度进行收集。数码照片应刻录在不可擦写光盘上,同时还须冲印出6英寸纸质照片。第十七条 已经实实行计算算机辅助助项目管管理的,电电子文件件须与纸纸质文件件同步归归档;在在与设计计单位签签订合同同时,应应对电子子版设计计文件归归档提出出明确要要求;如如无条件件形成电电子文件件的,对对利用率率高的竣竣工文件件,可采采取图像像扫描或或缩微方方式,进进行档案案复制。电子文件及纸质文件数字化的形成应符合有关规定的要求。第十八条 竣工图图由施工工单位在在设计文文件基础础上负责责编制,项项目法人人指定由由设计单单位编制制或
14、施工工单位委委托设计计单位编编制的,应应明确施施工单位位和监理理单位的的审核及及签字认认可责任任。竣工工图的绘绘制须与与工程施施工同步步进行,应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况,做到与施工现场对应、与质保资料对应、与实际数据对应。竣工图按项目顺序排列并编写册数。竣工图编制要求按照本实施细则附件3执行。第四章 公路建建设项目目文件材材料的整整理与归归档第十九条 公路路建设项项目文件件材料分分为综合合管理类类、设计计类、施施工类、监监理类、科科研类、交竣工验收类、特殊载体类等7类。公路建设项目档案分类方案及档号编制规则按照本实施细则附件4执行。综合管理类类包括立立项审批批文件、工工程准
15、备备文件、工工程招投投评标及合合同文件件、工程程管理文文件、资资金管理理文件、设备管理文件、其他文件等。设计类包括括工程勘勘测资料料、设计计基础资资料、初初步设计计文件、施施工图设设计文件件等。施工类包括括施工准准备文件件、施工工质量控控制文件件、其他他文件等等。监理类包括括监理单单位就工工程质量量、安全全、进度度、费用用控制与与项目法法人和施施工单位位的来往往文件等等。科研类包括括课题报报告、任任务书及及批准文文件、研研究方案案、试验记记录、分分析计算算数据、专家评评审及技技术鉴定定报告、经批准的的新技术术应用资资料等。交竣工验收收类包括括竣工图图、交工工验收文文件、试试运行记记录、单单项验
16、收收文件、竣竣工验收收文件、接管养养单位项项目使用用情况报报告等。特殊载体类类包括建设设前原始始地形地地貌状况况图、照照片、重重要土岩岩样本,重大活活动、重重大事故故、自然灾灾害声像像资料,隐隐蔽工程程、关键键工序、桥桥梁隧道道等结构构物重点点部分施施工声像像资料等等。 第二十条 公路建建设项目目文件材材料归档档移交前前,由文文件材料料形成单单位,在在项目文文件材料料预立卷卷的基础础上,按按照文件件材料的的自然形形成过程程并保持持其内在在有机联联系,进进行系统统化整理理组卷。公路建建设项目目文件整理理要求按按照本实实施细则则附件55执行。第二十一条条 公路路建设项项目文件件材料保保管期限限分为
17、永永久、330年、110年三三种。应应根据项项目的实实际情况况、项目目文件材材料的特特性及利利用价值值,分别别确定案案卷的保保管期限限。公路路建设项项目档案案的保管管期限自自归档年年度开始始计算。第二十二条条 公路路建设项项目文件件材料密密级分为为绝秘、机机密、秘秘密三级。应根据据国家及及交通运运输部有有关保密密规定,分别确确定案卷卷的密级级。加强公路建建设项目目涉密文文件材料料的管理理,涉及及国家秘秘密、企企业商业业秘密、技技术秘密密的,不不得对外外泄漏。第五章 公路建建设项目目档案的的移交与与汇总整整理第二十三条条 公路建建设项目目各承包包单位应应在合同同段交工工验收前前,将已已经系统统化
18、整理理的项目目档案连连同案卷卷目录(含含电子版版目录)和和案卷编编制说明明,经项项目法人人单位和和监理检检查合格格后,移移交项目目法人单单位,并并按规定定办理移移交手续续。公路路工程竣竣工档案案交接单单格式见见附件66。合同段段未完成成项目档档案整理理的,项项目法人人单位不不得组织织交工验验收。案卷编制说说明内容容包括本本合同段段项目建建设内容容、档案案整理执执行的标标准、项项目档案案整理情情况及案案卷数量量、竣工工图编制制质量及及其他需要说说明的问问题。项项目法人人(建设设单位)负负责保管管全套项项目档案案原件。移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定,并在合同中明确。第二十四条条 项
19、目法法人单位位负责对对接收的的全部项项目档案案进行系系统化整整理、排排列和存存放。案案卷排列列顺序按按照综合合管理类类、设计计类、施施工类、监监理类、科科研类、交交竣工验验收类、特特殊载体体类依次次进行汇汇总整理理和排列列。施工工单位和和监理单单位形成成的案卷卷,依路路线进行行方向,以以合同段段为单位位,按路基基、路面面、桥梁梁、互通立立交、隧道、安全设设施、房建、机机电、绿绿化、线线外等工程,依次进进行汇总总整理和和排列。第二十五条条 项目目法人(建建设单位位)负责责对经系系统化整整理排列列的所有有案卷进进行汇总总,编制制案卷总总目录(含含电子版版)和项目档档案整理理情况说说明。说明内内容包
20、括括项目立立项审批批及初步步设计审审批情况况、建设设规模及及主要建建设内容容、项目目档案整整理执行行的标准准、项目目档案整整理情况况及案卷卷数量、项项目档案案运用计计算机管管理情况况及其他他需要说说明的情况。第二十六条条 项目目法人单单位应建立公路路建设项项目归档档文件材材料案卷卷级和文文件级目目录数据据库和重重要文件件全文数数据库,借助档案管理系统,为公路建设、营运、管理、养护提供集成的有效的档案信息服务。第六章 公路建建设项目目档案验验收与移移交第二十七条条 公路建建设项目目竣工验验收前,应应当组织织项目档档案专项项验收。未未经档案案验收或或档案验验收不合合格的公公路建设设项目,不不得进行
21、行或通过过项目竣竣工验收收,不得申申报优质质工程。公路建设项项目档案案专项验验收应在在项目竣竣工验收收3个月月之前完完成。第二十八条条 国家家发展和和改革委委员会核核准的公公路建设设项目,由国家档档案局组组织或委委托交通通部档案案馆组织织档案专专项验收收。交通部部审批初初步设计计的公路路建设项项目,由交通通部档案案馆组织织或委托托省级人人民政府府交通主主管部门门组织档档案专项项验收。四川省各级政府投资主管部门核准的重点公路建设项目,由相应省、市(州)、县(市、区)档案局组织档案专项验收。省交通运输厅审批初步设计、未列入省重大建设项目计划的公路建设项目,由省交通运输厅或委托地方交通主管部门组织项
22、目档案专项验收。地方交通主管部门审批初步设计的项目,由地方交通主管部门和当地档案行政管理部门组织项目档案专项验收。第二十九条条 验收收组由档档案行政政管理部部门、交通部部门档案机构构、项目目主管单单位、项项目质量量监督机机构组成成。城市规规划区范范围内的的公路建建设项目目,档案案验收组组应包括括项目所所在地的的城乡建建设档案案馆(室室)。验收组组成员一一般不少少于5人人的单数数,组长长由组织织验收单单位人员员担任。第三十条 四川川省各级级政府投投资主管管部门核核准的重重点公路路建设项目目,项目目法人(建建设单位位)向档档案验收收组织单单位申请请档案专专项验收收,并填填报四四川省重重大建设设项目
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