东莞喜来登大酒店采购部管理手册2585.docx

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.东莞喜来登大酒店采购部管理手册目录第一章采采购管理理制度第二章采采购部工工作流程程第三章采采购部各各岗位职职责及分分工第四章采采购部相相关工作作表格.喜来登大酒酒店采购购管理制制度 为使使酒店的的采购工工作走上上制度化化、规范化化,合理理控制成成本,加加强内部部工作协协调和提提高工作作效率,特制定定本采购购管理制制度:一、 采购管理部部门酒店设立专专职采购购部,隶隶属酒店店财务部部管理,接受财财务总监监、成本本控制、集集团稽查查部及其其它部门门的监督督,全面

2、面负责酒酒店的采采购工作作.二、 采购部工作作基本要要求1. 所有采购项项目均需需董事会会签批授授权及酒酒店财务务部批准准同意2. 所有采购物物品均需需比较至至少三家家的价格格和品质质,月结结类物品品每月每每一类至至少有三三家供货货商提供供报价单单3. 所有采购物物品的品品质须保保持一惯惯稳定4. 采购部工作作人员须须对自己己采购物物品的价价格和品品质负责责5. 采购部须每每半个月月一次通通过电话话、传真真、外出出调查、接接待厂商商等方式式获取酒酒店使用用的各类类物品主主要品种种的价格格信息并并整理成成价格信信息库,以书面面形式汇汇报给酒酒店财务务部及董董事会6. 所有供应商商名片、报报价单、

3、合合同等资资料及样样品采购购部须登登记归档档并妥善善保管,有人员员变动时时须全部部列入移移交.上上述资料料及采购购人员自自购物品品价格信信息采购购部每天天须录入入至采购购部价格格信息库库.7. 采购时间要要求:一一般物品品采购时时间为33天;急急用物品品当天必必须采购购回来;印刷品品、客房房一次性性用品、布布草等使使用部门门须提前前一个月月下单采采购8. 采购部禁止止采购任任何未下下申购单单的物品品,否则则财务部部将不予予以报销销9. 禁止使用部部门自行行采购物物品或私私自与供供应商洽洽谈采购购事宜10. 采购部负责责跟进各各协作厂厂商的货货款及时时签批支支付事宜宜.对到到期的应应付帐款款,酒

4、店店应及时时支付,以建立立酒店良良好形象象,维护护酒店财财务信誉誉,同时时也为日日后的采采购工作作提供便便利.三、 采购审批程程序1.申购单单审批程程序：使用部门经经理(仓库主主管) 资产产会计复复查 董事事同意 采购购部询价价 财财务总监监 稽稽查部 行政办办董事会 申申购单返返回采购购部 22.单位位价值110000元以下下或批量量价值在在20000元以以下的由由采购部部现金自自购的物物品,采采购部须须事先货货比三家家,并在在申购单单上注明明询价结结果和选选定的供供应商,经董事事会最后后批准后后方可采采购.酒酒店财务务部和集集团稽查查部将对对价格及及品质进进行不定定期抽查查.2. 单位位价

5、值110000元以上上或批量量价值在在20000元以以上的物物品采购购审批程程序:采购部寻找找至少三三家厂商商比较价价格品质质 评定小小组确定定供货商商 采购部部与供货货商共同同草拟合合同或采采购协议议财务审批 行行政办审审批 董事事会审批批盖章或或签字执行合同或或协议(评定小组组由采购购部、使使用部门门、财务务部、主主管副总总、集团团稽查组组成) 3.赊购(月结)物品采采购审批批程序蔬菜、肉类类、冻品品、三鸟鸟、海鲜鲜，水果果由各厨厨主厨直直接下单单至采购购部叫货货.其它它物品按按上述第第1、22、3款款程序执执行.各月结供应应商选定定办法：采采购部每每月每类类物品均均应邀请请至少三三家供应

6、应商报价价,采购购部、使使用部门门、主管副副总、财务部部和集团稽稽查部组组成供货货商评定定小组,通力合合作，进进行价格格及质量量的比较较和讨论论，选定定供应商商。采购购部及上上述相关关部门可可分头或或联合组组织市场场调查，根根椐市场场调查的的价格，与与供应商商确定固固定的一一个月的的供应价价，在此此确认期期间内，供供应商将将按此固固定价格格提供酒酒店所需需的物料料.四、 采购监督采购成本的的控制由由财务部部、采购购部、使使用部门门及集团团稽查部部共同完完成,平平时各部部门应及及时到市市场上了了解价格格行情,以促进进酒店采采购成本本的控制制与监督督. 五、 供应商管理理1. 财务部应定定期(每每

7、月或每每季度)牵头,组织财财务部、采采购部、使使用部门门及集团团稽查部部对供应应商进行行评估(酒店每每类物品品须有至至少三家家供货商商),淘淘汰部分分不合格格供货商商.2. 选用供应商商角度采采用1+2+NN原则，所所谓1+2+NN是指一一类商品品一个主主供应商商、2个辅助助供应商商、N个考察察供应商商。这类类商品只只有一个个主要供供应商，大大约700%的物物资从他他手中购购买。22个辅助助供应商商提供大大约200%的物物资，一一旦主供供应商出出现问题题能有其其他供应应商立即即顶替。数数量不限限的考察察供应商商既是辅辅助供应应商的后后备力量量，也使使酒店在在采购极极其特殊殊物资时时无购买买死角

8、。3. 采购部要做做好同供供货商的的联系和和接待等等工作,维护酒酒店形象象.采购部工作作流程一、各类物物品采购购工作流流程1、 仓库补仓物物品的采采购工作作流程： 仓库库的每种种存仓物物品，均均应设定定合理的的采购线线，在存存量接近近或低于于采购线线时，即即需要补补充货仓仓里的存存货，仓仓库主任任要填写写一份仓仓库补仓仓“采购购申请单单”，且且采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （22）平均均每月消消耗量； （33）库存存数量； （44）最近近一次订订货单价价； （55）最近近一次订订货数量量； （66）提供供本次订订货数量量建议。经何董事签批同意后送采购部经理

9、初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。2、 部门新增物物品的采购工作作流程： 若部部门欲添添置新物物品，部门门经理或或各餐厅厅总厨应应撰写有关关专门申申请报告告，经董董事会审审批后,连同“采采购申请请单”一一并送交交采购部部，采购购部经理理初审同同意后，按按 “采采购申请请单”内内容要求求，在至至少三家家供货商商中比较较,选定定相应供供应商，提提出采购购意

10、见，按按酒店采购购审批程程序报批批，经董董事会批批准后，采采购部立立即组织织实施.3、 部门更新替替换旧有有设备和和物品的的采购工作作流程： 如部部门欲更更新替换换旧有设设备或旧旧有物品品，应先先填写一一份“物物品报损损报告”给给财务部部及董事会会审批。经经审批后后，将一一份“物物品报损损报告”和和采购申申请单一一并送交交采购部部，采购购部须在在采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （2）最近近一次订订货单价价； （3）最近近一次订订货数量量； （4）提供供本次订订货数量量建议。采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批

11、准后，组织采购。4、 鲜活食品冻冻品的采采购工作作流程：蔬菜、肉肉类、冻冻品、三三鸟、海海鲜，水水果等物物料的采采购申请请，由各各酒吧、各各部门总总厨或主主管，根根据当日日经营情情况，预预测明天天用量，填填写每日日申购单交采采购部，采购部部当日下下午以电电话落单单或第二二日直接接到市场场选购。5、 燃料的采购购工作流流程：采购部部根据营营业情况况与工程程部编制制每月燃油、石石油气、柴柴油采购购申购计计划，填填写采购购申请单单,按酒店采购购审批程程序办理理，并组组织实施施。6、 维修零配件件和工程物物料的采购工作作流程：工程仓日常常补仓由由工程部部填写“采采购申请请单”，且采购申请单内必须注明以

12、下资料:（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。大型改造工工程或大大型维修修活动,工程部部须做工工程预算算,并根根据预算算表项目目填写采采购申请请单(工工程预算算表附在在采购申申请单下下面), 且采采购申请请单内必必须注明明以下资资料:（1）货货品名称称，规格格； （2）库存存数量； （3）最近近一次订订货单价价； （4）最近近一次订订货数量量； （5）提供供本次订订货数量量建议。以上采购申申请单经经何董事事签批同同意后送送采购部部经理初初审，采采购部经经理初审审同意后后，按 “采购购申请

13、单单”内容容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.二、采购工工作流程程中须规规范事项项:1、所有有的采购购申请必必须填写写一式四四联，采采购申请请单经部部门经理理核签后后，整份份共四联联交给资资产会计计，资产会会计复核核后送董事。2、采购申申请单一一共四联联，在经经审批批批准后：第一联联作仓库库收货用用。第二二联采购购部存档档并组织织采购。第第三联财财务部成成本会计计存档核核实。第第四联部部门存档档。3、审审核采购申申清单：收到采采购申请请单后、采采购部应应作出以以下复查查以防错错漏。（11）签置置核对：检查采采

14、购申请请单是否否部门经经理签置置，核对对其是否否正确。（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。4、邀请供应商报价。三、货比三三家工作作流程： 每类类物品报报价单需需要最少少三家作作出比较较，目的的是防止止有关人人员从中中徇私舞舞弊，保保证采购购物品价价格的合合理性。酒酒店采取取三方报报价的方方法进行行采购工工作，即即在订货货前，必必须征询询3个或或3个以以上供应应商报价价，然后后确定选选用那家家供应商商的物品品，具体体做法是是： 1、采采购部按按照采购购申请单单的要求求组织进进货，填填制空白白报价单单， 包包括：填写空空白报价价单中所所需要的的物品名名称、产产地

15、、规规格、型型号、数数量、包包装、质质量标准准及交货货时间，送送交供应应商（至至少选择择3个供供应商），要要求供应应商填写写价格并并签名退退回。对于交交通不便便或外地地的供应应商，可可用传真真或电话话询价。用用电话询询价时，应应把询价价结果填填在报价价单上并并记下报报价人的的姓名，职职务等。提出采采购部的的选择意意见和理理由，连连同报价价单一起起送交评评定小组组审批。2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作 1、采购订单的跟催当订单发出

16、后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2、采购订单取消（1）酒店取消订单： 如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。（2）供应商取消订单： 如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。3.违反合合同： 合同同上应载载明详细细细则，如如有违反反，便应应依合同同上所载载处理。 4.档案储储存： 所所有供应应商名片片、报价价单、合合同等资资料须分分类归档档备查,并连同同 采购人员员自购物物品价格格信息每每天须录录入至采采购部价价格信息息库.5.采购交交货延迟迟检讨凡凡未能按按时、按按量采购购所需物物品，并并影响申申购部门门正常经经营活动动的，需需填写采采购交货货延迟检检讨表，说说明原因因及跟进进情况并并呈财务务部及董董事会批批示。6.采购物物品的维维护保养养：如所购买的的物品是是需要日日后维修修保养的的，选择择供应商商便需要要注意这这一项.对设备备等项目目的购买买，采购购员要向向工程部部咨询有有关自行行维护的的可能性性及日后后保养维维修方法法。同时时，事先先一定要要向工程程部了解解所购物物品能否否与酒店店的现有有配套系系统兼容容，以免免造成不不能配套套或无法法安装的的情况。