人力资源部档案管理方案30385.docx

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1、人力资源档案管理方案实例讲解对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人力资源档案资料的完整，防止资料损坏。企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键。目录：一、员工人人事档案案资料管管理规定定二、员工培培训档案案管理办办法三、员工工工作业绩绩档案管管理办法法四、员工档档案保管管规定五、员工档档案利用用办法附：人力资资源档案案管理用用表一、员工人人事档案案资料管管理规定定概念解说：员工人事档档案资料料是公司司进行人人力资源源管理的的重要依依据，因因此必须须制定相相应的规规章，加加强员工工人事档档案资料料的管理理工作。编写

2、要点：在制定定该文案案的过程程中需注注意如下下几个方方面： (1)明明确目的的； (2)阐阐明员工工人事档档案资料料包含的的内容。范文：公司员员工事档案案资料管管理规定定为了加强本本公司员员工人事事资料管管理工作作，特制制定本规规定。一、各人事事命令、通通知公布布后，连连同该隶隶凭证(申请单单或签呈呈)合并归归档。二、每月初初依据人人员异动动记录簿簿编制“人人力异动动月报表表”，呈呈核阅后后，列八八人事流流动率检检查依据据。三、员工若若有需要要“服务务证明书书”或“离离职证明明书”，可可至人力力资源部部说明中中请理由由，由经经办人填填写证明明，转秘秘书室盖盖印。四、人力资资源部应应于每月月10

3、日编编制各主主管名册册，送总总机备查查。五、人力资资源部应应备档案案包括如如下内容容：1、人力异异动案； 2、员工工奖惩案案；3、员工考考绩案；4、员工培培训案；5、人事规规章案； 6、人事事勤务案案；7、人亭报报表案；8、员工福福利案；9、文体活活动案； 110、涉外事事件案； 111、收发文文件登记记簿。六、本规定定自公布布之日起起实施。二、员工培培训档案案管理办办法概念解说：公司培训员员工时应应建立员员工培训训档案，并并加强对对员工培培训档案案的管理理，从而而使员工工培训工工作有据据可查。编编写要点点：(略)范文：公司员员工培训训档案管管理办法法一、为了加加强员工工培训的的档案管管理工作

4、作，使员员工培训训工作有有据可查查，特制制定本办办法。二、员工培培训档案案是对员员工自进进入公司司开始所所参与过过的各种种培训活活动的详详细记录录。三、员工的的培训记记录内容容包括： (1)在在职前训训练中，该该员工接接受各种种专业培培训课程程的课程程名称、内内容、时时间、出出勤记录录，参加加有关考考试的试试卷，培培训员对对该员工工的培训训评估以以及员工工参加职职前训练练后的心心得体会会或汇总总报告等等； (2)在在岗位培培训中，员员工参与与的专业业或外语语的训练练课程考考勤记录录、课程程情况、考考试成绩绩、评估估表格、总总结报告告等； (3)在在工作期期间，员员工自费费参加社社会上举举办的各

5、各娄业余余进修课课程的成成绩报告告单位与与结业证证书复印印件等有有关材料料。四、员工培培训档案案与其工工作档案案一起被被公司人人力资源源部作为为对员工工晋升、提提级、加加薪时的的参考依依据。五、员工的的培训档档隶也是是公司培培训部发发掘与调调配人才才的原始始依据。：六、本办法法自公布布之日起起实施。三、员工工工作业绩绩档案管管理办法法概念解说：为了激励员员工，公公司应对对员工的的工作业业绩及时时进行记记录，建建立员工工绩效档档案，加加强绩效效管理。编写要点：(略)范文：公司员员工工作作业绩裆裆案管理理办法一、本办法法是为了了对员工工工作业业绩厦时时进行记记录，方方便绩效效考核工工作，加加强绩效

6、效管理，激激励员工工。二、要建立立工作业业绩档案案，对各各段时期期的工作作要有评评价和考考核，对对其主要要表现记记入档案案。考核核标准是是依据岗岗位责任任制中心心的职责责范围等等内容，考考核工作作可分配配到各部部门进行行，最后后由人事事部汇总总。三、建立员员工工作作业绩档档案的目目的是便便于对员员工正确确全面地地评价，对对工作突突出，成成绩和贡贡献较大大者要给给予表扬扬、奖励励、晋级级等。对对工作不不踏实、消消极怠工工，屡屡屡出现差差错者要要进行批批评、处处罚、降降级或撤撤职。四、员工工工作业绩绩档案的的内容，主主要有以以下几个个部分： 11文件材材料。主主要文件件包括员员工人事事调动表表、劳

7、动动合同书书、员工工身份证证、专业业文凭、证证书、待待业证明明等文件件的复印印件等。 22考评记记录。主主要是员员工工作作表现评评估表。公公司实行行制度化化的评估估工作，对对员工工工作表现现定期进进行孝评评。考评评记录可可比较全全面地反反映出员员工的工工作概况况，具有有重要的的查考作作用。 33出勤记记录。员员工每月月的考勤勤统计按按年度汇汇总归纳纳，以专专设的统统计表格格形式存存入员工工工作档档隶。员员工出勤勤情况的的记录是是员工工工作态度度的反映映侧面，体体现了员员工对企企业的忠忠诚和对对工作的的责任感感。 44奖惩记记录。员员工在日日常工作作中表现现突出或或违反纪纪律而受受到各种种奖励或

8、或处罚的的记录是是对其工工作能力力、可依依赖程度度、工作作责任心心厦工作作态度的的一种检检验足度度，也是是考察员员工表现现，使用用与提拔拔员工的的重要依依据。 55职级变变更。员员工在工工作中，由由于工作作表现厦厦服务年年限因素素，其职职务、级级别与工工资待遇遇等内容容会有变变化，这这种变动动也体现现了员工工工作能能力、工工作表现现、贡献献大小。因因此，员员工工作作档案中中对员工工职级的的变动记记录是考考查员工工作作表现的的客观依依据。五、在员工工档案中中，还要要搜集员员工工伤伤情况记记录、客客人表扬扬或投诉诉员工的的信件(复印件件)等资料料。这对对于全面面、有效效地考查查员工表表现都有有重要

9、作作用。六、本办法法自公布布之日起起实施。四、员工档档案保管管规定概念解说：档案保管是是员工档档案管理理的一项项重要内内容，因因而公司司应当建建立相应应的档案案管理规规章，加加强档案案保管工工作。编写要点：员工档档案保管管规定通通常包括括以下几几项内容容： (1)档档案资料料的归档档； (2)档档案的保保密； (3)档档案的转转递； (4)档档案的统统计； (5)档档案的检检查核对对。范文：公司员员工档案案保管规规定一、档案资资料的归归档：档案管管理人员员应该对对新形成成的档案案材料厦厦时归档档，归档档的大体体程序1、对材料料进行鉴鉴别，看看其是否否符合归归档的要要求2、按照材材料的属属性、内

10、内容确定定其归档档的具体体位置；3、在目录录上补登登材料名名称及其其相关内内容； 4、将新新材料存存入档案案。二、档案的的保密：企业制制订档案案保密制制度的具具体要求求如下：1、对于较较大的企企业，一一般要设设立专人人负责档档隶的保保管，应应齐备必必要的存存档设备备； 2、库房房应备有有必要的的防火、防防潮器材材； 3、库房房、档案案柜保持持清洁，不不存放无无关物品品； 4、任何何人不得得擅自将将人事档档案材料料带到公公共场合合； 5、无关关人员不不得进入入库房，严严禁吸烟烟； 6、离开开时关灯灯关窗，锁锁门。三、档案的的转递：档案的的转递一一般是由由于工作作变化等等原因引引起的，转转递的大大

11、致程序序如下： 1、取出出应转走走的档案案；2、在档案案底账上上注销； 3、填写写转递递人事档档隶材料料的通知知单； 4、按发发文要求求包装、密密封。档案在转递递中必须须遵循保保密原则则，一般般通过机机要通道道转递，不不能交由由本人自自带。另另外，收收档单位位在收到到档案核核对无误误后，必必须在回回执上签签字盖章章，且及及时退回回。四、档案的的统计：企业人人事档案案的有关关情况应应进行统统计。人人事档案案统计的的内容主主要有以以下几项项： 1、人事事档案的的数量； 2、人事事档隶材材料收集集补充情情况； 3、档档案整理理情况； 4、档档案保管管情况； 5、利利用情况况； 6、库库房设备备情况；

12、 7、人人事档案案工作人人员情况况：五、档案的的检查核核对：企业应应该对人人事资料料档案进进行定期期或不定定期检查查与核对对。检查人力资资源档案案的内容容时，既既要对人人事档案案材料本本身进行行检查，如如查看其其是否有有霉烂，虫虫蛀等；也要对对人事档档案保管管的环境境进行检检查，如如查看库库房门窗窗是否完完好，有有无其他他存放错错误等。在下列情形形发生后后，应对对人事档档案进行行彻底检检查与按按对。 11、突发事事件，如如遗失、被被盗或水水灾之后后； 22、对有些些档案发发生疑问问后，如如不能确确定某份份材料是是否丢失失； 33、发现某某些损害害之后，如如发现材材料发霉霉，发现现虫蛀等等。五、

13、员工档档案利用用办法概念解说档案利用如如同档案案保管，是是员工档档案管理理的一项项重要内内容，因因而同样样需要建建立相应应的规章章加强档档案的利利用管理理。编写要点：员工档档案利用用办法通通常包括括如下几几个方面面的内容容(1)目的的；(2)档案案的利用用方式；(3)档案案利用操操作规程程。范文：公司员员工档案案利用办办法一、目的：公司为为了高效效、有序序地利用用档案材材料，特特制定本本办法。二、档案的的利用方方式：人事档档隶的利利用方式式主要有有三种：1、设立阅阅览室以以供利用用查阅。阅阅览室一一般情况况下都设设在人力力资源档档案库房房内或靠靠近库房房的地方方，以便便调卷和和管理。这这便于查

14、查阅指导导、监督督，便于于防止泄泄密和丢丢失等。2、借出使使用。在在满足以以下条件件时，企企业可以以将人事事挡隶借借出使用用： (1)本本企业领领导需要要查阅人人事档案案； (2)公公安、保保卫部门门由于特特殊需要要必须借借用人事事档案等等。注意借出的的时间不不宜过长长，到期期未还者者必须催催还。 3、出具具证明材材料。通通常情况况下，出出具的证证明材料料可以是是人事档档案部门门按相关关文件规规定出具具的情况况或证明明材料，也也可以是是人事档档案材料料的复印印件。要求出具材材料的原原因一般般是入党党、入团团、提升升、招工工或出国国等。三、档案利利用操作作规程：档案利利用中各各种万式式的操作作规

15、程如如下：1、查阅手手续 (1)首首先，由由申请查查阅者出出示书面面查档报报告，在在报告中中写明查查阅的对对象、理理由、目目的、查查阅人的的概况等等情况； (2)其其次，查查阅单位位(部门)盖章，负负责人签签字； (3)最最后，由由人事档档案部门门审核、批批准。人人事档案案部门对对申请报报告进行行审核，如如果理由由充分，手手续齐全全，则给给予批准准。2、外借手手续(1)首先先，由借借档单位位(部门)写出借借档报告告，其内内容与查查档报告告相似： (2)其其次，由由借档单单位(部门)盖章，负负责人签签字； (3)再再次，人人事档隶隶部门对对借档单单位进行行审核、批批准； (4)然然后，进进行借档

16、档登记，把把借档的的时间、材材料名称称、理由由、份数数等写清清楚，并并由借档档人员签签字； (5)最最后，归归还档案案时，及及时在外外借登记记上注销销。 33、出具证证明材料料的手续续：单位、部部门或个个人需要要由人事事档案部部门出具具证明材材料时，需需履行以以下手续续： (1)由由有关单单位(部门)开具介介绍信，说说明要求求出具证证明材料料的理由由，并加加盖公章章； (2)人人事档案案部门按按照有关关规定，并并结合使使用者的的要求，提提供证明明材料： (3)证证明材料料由人事事档案部部门有关关领导审审阅，加加盖公章章，然后后登记、发发出。附：人力资资源档案案管理用用表一、人事登登记表表1 公

17、公司人事事登记表表编号姓名到职日期性别出生日期籍贯身份证号码户籍所在地地最高学历离职日期二、人事档档案管理理卡表2 公公司人事事档案管管理卡全宗号目录号案卷号耪出归还日朝单位名称经手人姓名名库房管理人员签字日期库房管理人员鉴字三、档案调调阅单表3 公司司档案调调阅单档案名称审批调阅人档号及件数数还卷日期年月日经收收人签章章共宗件注：本单一一式二联联，第一一联于案案卷退还还后由档档案室退退还调卷卷人，第第二联留留存档案案予“备备查”。四、人事档档案资料料卡表4 公司司人事档档案资料料卡姓名性别血型籍贯省县市出生日期照片住址现址身份证字第第号迁移统一编号迁移劳保投保日期年月日保卡号码通讯地址电话退

18、保日期年月日特长保证人姓名离厂事由爱好住址日期学习经历学校名称科（系列）毕业时间经历服务处所担任职务起讫日期薪资津贴家庭成赠关系姓名年龄职业薪资核定到任日期薪资金额派任单位职称董事长总经理副总理经理厂长介绍人姓名关系住址电话五、档案内内容登记记簿表5 公司档档案内容容登记簿簿类号案号内容备注六、档案明明细表表6 公司档档案明细细表保险库号柜位号拟存至何时时公司部门文件名称内内容类别入库日期出库日期收件人签收收年月日年月日审核：王管管：经办办人：七、人事档档案备考考表表7 公司人人事档案案备考表表机关名称：立卷单单位名称称：案卷目录号号：案卷卷号：本卷（簿）内内的文件件张数：本卷（簿）内内需说明

19、明的情况况：立卷人：检检查人：年月日年月月日八、归档案案卷目录录表18公司归归档案卷卷目录全宗号：目目录号：部门案卷顺序号号正卷类目号号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注九、阅档催催还单表9 公司阅阅档催还还单同志：经查：您所所调阅的的下列档档案还期期已逾，为为方使他他人使用用和管理理望依依档案调阅规则于于日内内退还。档号文号名称借期原定还期数量备注宗册十、阅档催催还单存存根表lO 公司阅阅档催还还单存根根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出日日期宗册十一、档案案存放地地点表表15一111 公司档档案存放放地点表表全宗名称：全宗号号：隶卷目录号号案卷目录名名称目录中案卷卷起止号号数存放位置楼层房间档架(拒)栏格十二、档案案存放情情况表表12 公司司档案存存放情况况表楼：层：房房间：档架(拒)栏格全宗号全宗名称案卷目录号号案卷目录名名称目录中案卷卷起止号号数十三、档案案案卷封封面表13 公公司档案案案卷封封面（郑宗脊背）卷宗号 目录号 案卷号 二0 年档案案室卷宗号目录号宗卷号单位名称归档部门名名称（卷名）案卷类目中中的条款款号：归归档时的的案卷号号：自年月日起起至年月日止根据档案材材料保管管期限表表第条本卷内共张张保管年档档案室卷宗号目录号宗卷号