办公室文员工作流程及考核标准6539.docx

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1、办公室文员工作流程及考核标准一、印章管理（一）申请请刻制印印章办公室文员员在印章章保管过过程中发发现印章章因自然然磨损不不能继续续使用，需需填写印印章刻制制申请表表但不需副副总经理理、总经经理审批批（公章及及财务章章除外）。如其他部门门需要刻制制印章，办办公室文文员需要要接到填填写完整整并经总总经理审审批的印印章刻制制申请表表后到到指定刻刻章单位位进行刻刻章，并并向刻章章单位详详细说明明印章的的刻制要要求。（二）启用用印章办公室文员员需持加加盖单位位公章的的介绍信信、营业业执照副副本复印印件、身份证证原件及及复印件件到印章章刻制单单位取章章。印章章取回后后办公室室文员在在印章章卡及及印章章使用

2、说说明预预留印鉴鉴，将两表交给给申请刻刻制部门门申请人人，要求求其填写写各项并并在印印章使用用说明中中详细标标明印章章使用范范围，并并经部门门经理、总总经理审审批后交交回办公公室。办公室室文员收收到审批批后的印印章卡及及印章章使用说说明，将将印章交交与使用用部门管管理员正正式启用用印章，文文员将印印章卡及及印章章使用说说明存存档备查查。如果印章因因自然磨磨损而重重新刻制制，申请请部门填填写印印章卡并并经审批批后交回回办公室室，办公公室将印印章交与与申请部部门，申申请部门门按原审审批的印印章使用用说明中中的权限限使用印印章。与与上述红红色字体体内容表表达有冲冲突。（三）印章章的保管印章放置在在安

3、全地地方并加加锁妥善善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。（四）印章章的使用用1、严格按按照印印章使用用说明中中审批的使使用权限限范围内予以盖盖章。2、办公室室文员需需见到经经办人填填写的并并经其部门经经理签字字、副总总经理、总总经理审审批后的的盖章章审批表表，方方可予以以盖章，如如经办人人在特殊殊情况下下已经请请示总经经理同意意盖章时时，办公公室文员员予以盖盖章并及及时催促促经办人人补办盖盖章审批批表手手续。3、办公室室设立盖盖章登记记表用用以登记记已审批批后的各各种盖章章文件。4、各种统统计表、上上报材料料、收入入证明、介介绍信等

4、等需经办办公室主主任审批批同意，办公室室文员予予以盖章章。5、对于经经审批加加盖印章章的空白白介绍信信、纸张张、单据据等，办办公室文文员需督督促经办办人三日日内及时时交存空空白介绍绍信、纸纸张、单单据的使使用后的的复印件件。6.盖章后后办公室室文员需需将盖章的的文件复印印进行存存档。（五）印章章的借用用印章经办公公室主任任审批借借出时，办公室文员在印章借用登记表上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。（六）印章章交接各部门印章章管理员员岗位发生生变动向办办公室递递交员员工离职职审批表表时，办办公室文文员将空空白的印印章交接接卡交交由印章章管理员员，印章章管理员员交

5、接双双方填写写印章章交接卡卡并经经其主管管经理签签字确认认后将此此印章章交接卡卡交回回办公室室，文员员对其进进行存档档。（七）印章章的废止、销销毁工作作印章因破损损不能继继续使用用或因工工作需要要不再使使用，由由原使用用部门印印章管理理员填写写印章章废止卡卡并按按表格所所列各项项审批后后，将废废止的印印章一同同交办公公室，由由办公室室文员统统一存放放保管。废废止的印印章保管管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。考核标准：1、办公室室文员需需对印章章的安全全性负责责。如因因保管不不慎造成成印章丢丢失，能够及及时上报报未造成成后果的的，除承担担挂失费费及重新新刻制印印章

6、费用用外，当当月工资资下浮550元；造成后后果的除除承担上上述费用用后当月月工资下下浮1000元，如如后果严严重予以以辞退。2、印章借借出后借借用人未未及时归归还，办办公室文文员未催催要，当当月工资资下浮220元。3、办公室室文员违违反印章章使用规规定给公公司造成成经济损损失，赔赔偿全部部损失并并承担相相应责任任，如造造成严重重后果当当月工资资下浮1100元元并予以以辞退。4、办公室室文员私私刻印章章，当月月工资下下浮5000元，负负责承担担由此给给公司造造成的全全部损失失及后果果责任，并予以辞退。5、办公室室文员未未履行催催告义务务而导致致用印文文件逾期期存档，当当月工资资下浮220元。6、

7、办公室室文员须须将总经经理审批批后的印印章废止止卡及及作废的印章同时时保管。如缺其其中一项项，当月月工资下下浮100元，如因因废止印印章未收收回造成成严重后后果的予予以辞退退并且当当月工资资下浮550元。二、档案管管理及电电子文档档管理（一）档案案类别及及存档情情况1、文件类类：文件类别别：公司司各类合合同、协协议；内内部、外外部会议议记录；印章档档案、公公司发文文、车辆辆档案、工工会档案案；政府府文件、主主管机关关批文；涉及工工程开办办手续、竣竣工手续续；预算算、决算算、报告告等资料料；公司司上报政政府各职职能部门门材料等等。档案编号号：文件件均按发发生日期期依次建建立档案号号存档，如同一一

8、事件的的相关内内容已将将首次发发生事件件的文件件资料编编入档案案号，可将将与其相相关的文文件在此此档案号号下依次次设立序序号；如如同类别别的文件件资料多多而且发发生日期期不同，为为此类别别的文件件建立档档案号后后将此类类文件统统一入册册保存；工工程证件件的复印印件编号号存档后后，工程程证件的的原件统统一入册册存档。档案存档档及电子子档案的的管理：同类别别文件的的装订本本需存入入A4档档案盒内内，同类类别文件的的纸张版版需存入入档案资资料册或或档案夹夹内，档案案盒或资资料册脊脊背都要要标明类类别，档档案盒或或资料册册内都需需要设立立索引目目录，文文件右上上角都要要粘贴文文件的编编号。各各分公司司

9、的资料料分别存存在不同同的档案案柜中，档档案盒及及档案册册需依次次编号以以便查询询此柜中中的文件件册总数量量。档案案在录入入电子目目录时，除录入存档日期、文件摘要、存档情况、档案编号外，须在计算机中输入此档案所在的档案盒或资料册数目以便查找。2、证件类类：法人人营业执执照、分分公司营营业执照照、税务务登记证证、组织织机构代代码证、银银行开户户许可证证、贷款款卡、土土地证、房房屋产权权证、卫卫生、环环保、消消防、取取水许可可等公司司证件。上上述证件件统一按按发生日日期依次次编号，原原件统一一存放，复复印件统统一打孔孔装入档档案夹内内存档。3、图纸类类各分公司的的施工图图纸、规规划图、效果图、平面

10、图等统一编号入盒存档，并录入电子目录，电子目录中录入图纸类别、页数等并标明图纸所在的档案盒数目，按所属分公司存入该分公司的档案柜中。4.其他资资料管理理照片、光盘盘按分公公司分类类存于不不同的CCD包或或相册中中，会议议结束后后的会议议录音直直接存入入电脑中中的会议议录音目录下下，标明明会议日日期及会会议类别别。（二）档案案的交接接与借用用办公室文员员在收到到档案时时直接将将文件存存档，并并与交存存档案人人双方签签字确认认。其他部门工工作人员员需要借借阅或复复印档案案时，办办公室文文员须征得办办公室主主任的同同意方可可将档案或或复印件件借出，借用人人须在证证件、档档案借用用登记表表进行签字字确

11、认，详细标标明文件件的去处处，办公公室文员员须将此表表录入电电脑备查查。如借用人借借用档案案超过七七日未归还还，办公室室文员需需通知借借用人及及时归还还，借用用人如需需延长借借用时间间，则附附说明并并经总经经理审批批后交办办公室文文员，办办公室文文员将此此说明粘粘贴于借借用人原原始登记记的借用用签名处处。（三）档案案的保管管办公室文员员做好档档案室的的防盗、防防水渍、防防潮、防防虫蛀、防防尘、防防鼠害、防防高温、防防强光工工作，档档案每年年清理一一次。如如需销毁毁，办公公室文员员详细列列出档案案明细，经经办公室室主任审审核、总总经理审审批后统统一销毁毁。（四）电子子文档的的管理办公室文员员在日

12、常常打印文文稿时，须须将每一一个打印印的文稿稿名称中中标明此此文件形形成的日日期，以以便日后后查询。办公室文员员应对电电脑中的的各类打打印文稿稿按年度度、部门门、文件件类别进进行统一一归类存存档。办公室文员员应在每每日下班班前将当当日存档档档案的的电子文文件目录录录入到到电脑中中，每周周六对更更新后的的电子档档案目录录向优盘盘中备份份一份。办公室文员员在每年年度初11-100号之间将将上一年年度的电电脑存储储文件以以及档案案目录刻刻录成光光盘并保保存。考核标准：1、办公室室文员的的档案归归档要及及时，如如超过33日未归归档，每每迟一天天，当月月工资下下浮100元。2、不按公公司要求求对档案案分

13、类归归档，办办公室文文员当月月工资下下浮200元。3、档案不不编号、不不设档案案目录索索引页，办公室文员当月工资下浮20元。4、不履行行档案借借用手续续，造成成档案残残损，办办公室文文员当月月工资下下浮5001000元。5、办公室室文员将将档案归归档后丢丢失或未未经领导导批准私私自销毁毁档案，当当月工资资下浮5502000元，文文件每缺缺一页，当当月工资资下浮220元。（二罚并行，还是择其一）6、办公室室文员未未履行档档案借用用手续，造造成档案案丢失，当当月工资资下浮5502000元。（同同5点问问题）7、档案管管理员发发生变更更时档案案交接目目录未交交部门主主管查阅阅，当月月工资下下浮500

14、元。8、办公室室文员要要保守档档案秘密密，不传传递不泄泄露信息息及数据据，严格格遵守公公司的保保密制度度，如如有泄秘秘按保保密制度度规定定进行处处罚。三、证照日日期检查查，办理理证照的的年检、变变更（一）证照照日期检检查各部门办理理的证件件交至办办公室时时，办公公室文员员将此证证件登记记需年检检日期及及到期日日，于每每月初11-3号号检查各各项证件件是否当当月需要要年检或或变更。（二）证照照变更1、其他部部门办理理证照变变更或年年检：办公室文员员在检查查证照日日期时发发现证照照需年检检或变更更，对相关关办理人人员下达达通知（电电话或当当面口头头通知），催催促其办办理，并并为办理理人员提提供相关

15、关文件资资料。办办理完毕毕后将证照照交回办办公室，办办公室文文员将此此证照复复印并存存档。2、办公室室办理证证照变更更根据公司经经营需要要，需对对营业执执照或代代码证等等证照部部分内容容进行变变更，由由办公室室文员到到公司所所属管辖辖的工商商局或质质量技术术监督局局领取需需要填写写的表格格（公司司变更登登记申请请书、组组织机构构代码申申报表等等）和一一次性告告知书，根根据一次次性告知知书要求求提供相相关证件件、拟写写需要提提供的公公文（如股东东会决议议），填填写相应应的申请请书或表表格，经经办公室室主任审审核后盖盖章，到到相关部部门办理理变更。（三）组织织机构代代码证的的年检组织机构代代码证年

16、年检须在在每年11-3月进行行或视主主管机关关要求而而定。办公室室文员去去公司所属属管辖的的质量技技术监督督局领取取表格，根根据此表表背面所所附年检检需要手手续的要要求，办办公室文文员填写写表格，经办公公室主任任审核并并加盖公公章、法法人名章章并按要求求准备营营业执照照、税务务登记、银银行开户户许可证证、代码码证及IIC卡、法法定代表表人及经经办人身身份证的的原件及及复印件件（复印印件需加加盖公章章、经办办人签名名并注明明“此件与与原件一一致”），资料料准备齐齐全后去去所属管管辖的质质量技术术监督局局进行年年检。办办理年检检后，办办公室文文员将原原件及复印件存档。（四）营业业执照的的年检（红红

17、色部分分为修改改部分）营业执照年年检须在在每年11-3月月进行或或视主管管机关要要求而定定。办公公室文员员在工商局局网站上上填写并并提交网网上年检检资资料料，待33个工作作日工商商局网上上审核批批准后，打打印“公司年年检报告告书”去公司所所属管辖辖的工商商局领取取“公司年年检报告告表”及咨询询年检需需要准备备材料，根根据工商商局要求求填写“公司年年检报告告表”（预删删除蓝色色部分），经办公室主任审核并加盖公章后，准备营业执照、社会保险登记证、房屋产权证明、法定代表人及经办人身份证的原件及复印件（复印件需加盖公章、经办人签名并注明“此件与原件一致”）。上年度审计报告原件、财务报表（加盖财务章、法

18、定代表人签字并盖章），资料准备齐全后去公司所属管辖的工商局办理年检。办理年检后，办公室文员将原件及复印件存档。考核标准：1、办公室室文员须须在规定定证照检检查日期期进行证证照检查及证照到到期日统统计，如如因未检检查证照照日期延延误其他他工作的的进行，当当月工资资下浮220元；如造成成其他经经济损失失除承担担损失，外当月月工资下下浮1000元，情节严严重的予予以辞退退。2、办公室室文员如如因未及及时告知知相关部部门进行行年检导导致证件件过期而而影响其其他工作作进行，当当月工资资下浮220元。如造造成其他他经济损损失，除承担担损失外外当月工工资下浮浮1000元，情情节严重重的予以以辞退。3、办公室

19、室文员未未在规定定期间进进行证照照的年检检工作，造造成经济济损失除除承担损损失外，当月工工资下浮浮1000元，情情节严重重的予以以辞退。四、文书打打印，上上报材料料的整理理工作（一）办公公室文员员接到办办公室主主任指派派撰写相相关材料料（如上报报街道的的有关团团队建设设、集体体活动等等材料），须须按要求求进行资资料的初初步搜集集、整理理、打印印，交由由办公室室主任审审核后，上上报到相相关部门门。（二）接到到办公室室主任的的文书打印印指令时时，按照照稿样或或指示打打印文件件，电脑脑打字力力求准确确、快速速，对不不合规范范的文字字内容及及时提出出并更正正，并根根据文件件类别不同同在计算算机中按按年

20、份、部部门、类类别进行行保存，做到查查询时简简便、快快捷。（三）办公公室主任任上报各各项材料料时，文文员需听听从领导导指示进进行相关关档案的的查找、复复印、整整理、装装订工作作，并将上上报材料料保留存档档一份。考核标准：1、办公室室文员打打字要求求准确、快快速、内内容明确确、清晰晰，每错错误一字字当月工工资下浮浮5元；2、办公室室文员不不得随意意删改文文件内容容，重要要文件需需要设置置密码，不得随意借阅他人。故意删除重要文件当月工资下浮200元。3、违规操操作打印印、复印印设备造造成设备备损坏不不能正常常使用，除除按零部部件损坏坏金额赔赔偿外当当月工资资下浮1100元元。五、公文管管理（一）发

21、文文的管理理1、本部门门发文管管理工作作：（1）办公公室主任任指派文员员撰写相关关文件，文员须按要求求进行撰撰写，尽尽量做到到条理清清楚、层层次分明明、结构构紧密、文文字精炼炼、简明明扼要，符符合国家家的法律律、法规规。（2）打印印初稿经经办公室室主任审审核并修修改后，办公室室文员按按发文标标准格式式进行公公文编号号、打印印一份交办办公室主主任审核核，审核后后由办公公室文员员填写发发文审批批表并并经办公公室主任任在相关关栏中签签字，将将发文附附在此表表后，送送至各部部门进行行会签。（3）各部部门进行行会签后后，办公公室文员员对更改改部分进进行重新新打印并并经办公公室主任任再次审核核，附在发发文

22、审批批表后后报副总总经理、总经理审批。（4）经副副总经理理、总经经理审批批并签字字后，办办公室文文员按发发文审批批表中中发放份份数进行行打印、盖盖章。（5）办公公室文员员按发文文审批表表中所所列各部门填写写公文发放记记录表，将将发文下下发至各各部门，要求主主管领导导签收并并传达发发文内容容。如主管管领导未未签收，该部门相关人员签收，则办公室文员须通知其部门主管领导此发文已下发并由其部门人员签收。（6）办公公室文员员收到发发文后，将将发文交交至办公公室其他他人员传传阅并存存档。2、其他部部门发文文的打印印及下发发工作其他部门撰撰稿的公公文交办办公室主主任会签签并审核核后,文文员将发发文进行行排版

23、、编编号并打打印一份份，将此此发文交交撰稿部部门,由由撰稿部部门审核核并填写写发文文审批表表,文文员见填填写完整整并经副副总经理理、总经经理审批批后的发发文审批批表，按按此表所所列各部部门填写写文件件签收登登记表，将将发文下下发至各各部门，要要求主管管领导签签收并传传达发文文内容，如如主管领领导未签签收，本本部门相相关人员员签收，则则办公室室文员需需通知其其部门主主管领导导此发文文已下发发并由其其部门人人员签收收。3、收文管管理工作作（1）办公公室文员员收到政政府相关关职能部部门下发发的文件件时，须须将此文文件交至至办公室室主任，并并向其说说明送文文人联系系方式及及与文件件相关的的内容或或要求

24、。（2）如此此文件涉涉及相关关部门需需要办理理相关事事宜，办办公室文文员负责责督促其其他部门门按此公文文要求的的事项进进行办理理。4、公文归归档、使使用和销销毁公司下发的的公文因因各种原原因需废废止时，由由办公室室文员将将废止的的公文收收回并销销毁，填填写公公文回收收、销毁毁记录表表并存存档。考核标准：1、办公室室文员禁禁止对公公文进行行污损、涂涂改，违违者每次次当月工工资下浮浮50元元。2、公文编编号编错错由办公公室主任任改正后后，办公公室编号号责任人人当月工工资下浮浮10元元。六、介绍信信管理因工作需要要经办人人需开具具介绍信信时，办办公室文文员须向向经办人人部门经经理、办办公室主主任请示

25、示后方可可为经办办人开具具介绍信信。办公公室文员员填写介绍绍信存根根联及正正文，并并要求申申请人在在存根联联签字。填写完完毕后，文员在正文与存根联的衔接处加盖骑缝公章、在正文空白处加盖公章，对介绍信的有效期限进行标注，期限填写为柒天。考核标准：办公室文员员在没有有经过任任何请示示程序私自自开具介介绍信，每次当当月工资资下浮550元，如如因此导导致的后后果及损损失由办办公室文文员承担担，情节节严重者者予以辞辞退。七、办公用用品的管管理（一）日常常办公用用品的管管理：每每季度月月初5日日前，办公公室文员员将各部部门提交交日常办公公用品的的请购购商品审审批单进行汇总审核，如单品单价超过100元须经副

26、总经理、总经理审批后办公室予以购买，于本月10日前完成购买。（二）办公公设备的的管理：各部门门如因工工作需要要或特殊殊情况下下需要申申请购买买电脑、复复印机等等，办公公室文员员可协同同其他部部门专业业人员采采购。（三）印刷刷品的请请购定制制与印刷刷：各部门门因工作作需要定定制印刷刷品，须须填写印印刷审批批单并并经副总总经理、总总经理审审批后提提供一份份定稿样样品交办办公室，办办公室按按此样品品进行印印刷订购购，印刷刷品印刷刷后由印印刷厂家家送至办办公室，办办公室文文员进行行质量检检验并接接收发票票，登记记保管帐帐并进行行费用报报销，通通知申请请定制部部门领取取印刷品品。（四）办公公用品的的入库

27、、出出库管理理办公室文员员在购买买办公用用品、设设备、电电脑耗材材、印刷刷品后须须填写入入库单、出出库单，并并随请请购商品品审批单单或印印刷审批批单及及发票一一同粘贴贴报销。在在商品品保管帐帐上登登记采购购日期、采采购数量量、现在在库存并并标注单单价。各各部门于于每月111-115日之之间到办办公室领领取办公公用品时时，在商商品保管管帐上签字字后，办办公室文文员予以以领用。（五）库存存清点及及办公用用品报废废处理办公室文员员在每月221日25日进进行办公公用品库库存清点，在账面面上登记记盘点数数量，清清点时如如有过期期或不能能使用的的物品，办办公室文文员填写写低值值易耗品品报废单单并说明原原因

28、，提提出报废废处理意意见，经经办公室室主任审审核签字字后进行行报废处处理；如如出现账账实不符符，所差差数量由由办公室室文员个个人赔偿偿，并出出具书面面盘点报报告报办办公室主主任审核核。（六）离职职人员交交回办公公用品的的管理离职员工向向办公室室递交员员工离职职审批表表时，办公室文员须对其所领办公用品除日常消耗品外统计（如：计算器、账本、订书器、书立、钢笔、笔筒等），由交接双方在商品保管帐进行办公用用品的入库、出库登记。如发现缺失的办公用品由办公室文员以书面形式告知人力资源部。缺失部分由离职人员的离职工资中扣除。考核标准：1、对购买买的办公公用品质质量、价价格、数数量、单单价进行行仔细验验收，验

29、验收未查出办办公用品品有质量量问题导导致不能能使用，除除个人弥弥补由此此造成的的经济损损失外，当当月工资资下浮110元。2、保管帐帐登记清清晰准确确、库存存盘点做做到账实实相符。否否则所差差数量的的办公用用品由办办公室文文员进行行原价赔赔偿并且且当月工工资下浮浮20元。3、办公室室文员在在购买办办公用品品时虚开开发票、虚报金额的当月工资下浮100元并予以辞退。4、办公室室文员须须多家询询价、综综合比较较，购买买同期同同等质量量市场价价格最低低的办公公用品。如如购买的的办公用用品高出出同期同同类市场场价格经经公司查查证确认认后，其其高出的的差额部部分由采采购人员员承担，每每次对工工资下浮浮20%

30、，视情情节予以以辞退。八、固定资资产的管管理（一）所指指的固定定资产限限定为：1、使用期期限超过过1年的的房屋及及建筑物物；机械械设备；运输设设备；与与生产经经营有关关器具、工工具、家家具等；电子设设备；土土地使用用权。2、单位价价值在220000元以上上（含220000元）的的资产。（二）计提提折旧方方法：按按税法规规定的固固定资产产的最低低折旧年年限计提提折旧。（三）责任任分工：各部门门的经理理为固定定资产负负责人。资资产负责责人应指指定专人人（资产产专管员员/文员员）对资资产进行行管理并并设置台台账。资资产负责责人如有有工作变变动，需需在总经经理指派派专人监监交下对对其管理理部门的的所有

31、资资产进行行盘点，交交接人、接接交人、监监交人履履行签字字后，财财务负责责人方可可签字办办理离职职手续；公司员员工如有有工作变变动，需需将领用用物品如如数归还还所属部部门资产产专管员员处，由由资产管管理部门门统一出出具资产产盘点表表，资产产负责人人签字后后财务负负责人方方可签字字办理离离职手续续。（四）固定定资产编编号1、办公室室文员依依据固定定资产（低低值易耗耗品）编编号目录录，对固固定资产产进行统统一分类类编号并并设置固固定资产产（低值值易耗品品）卡片片，资产产如有新新增应通通知财务务部门，由由财务部部对资产产进行统统一编号号，编号号规则如如下：资产编号（电电脑）位置 （办办公室）责任人编

32、号号034BGS01注：责任人人编号001代表表其名下下使用的的所有资资产。2、未列入入固定资资产（低低值易耗耗品）编编号目录录的低值值易耗品品不需设设卡片，可可直接通通过设置置台账进进行管理理。（五）固定定资产的的购置1、如购买买商品已已签订购购买合同同的，依依据合同同进行购购置。2、购置的的未签订订购买合合同的固固定资产产应事先先填制商商品请购购审批单单，按按商品品请购审审批单内内容详细细填写，经经部门经经理签字字、副总总经理和和总经理理审批后后方可购购置。3、以下两两种情况况需重新新审批，方方可购买买。物品单单价在330000元（含含30000元）以以内，价价格浮动动超过110%的的；物

33、品单单价在330000元以上上的，价价格有变变动。（六）固定定资产验验收入库库及登记记账簿1、收到固固定资产产：验收无误误后，依依据商商品请购购审批单单填制制入库单单，入库库单上需需填写物物品品名名、规格格、数量量、单价价及金额额。如购购买物品品与所需需物品有有差异，应应及时向向主任汇汇报。办公室文文员依据据财务部部下发的的固定资资产编号号目录，对对固定资资产进行行编号，并并制作固固定资产产编号标标纸，粘粘贴于固固定资产产上，对对固定资资产的保保管和使使用落实实到责任任人，使使用人根根据实际际需要在在出库单单上签字字后方可可办理商商品的出出库手续续。2、办公室室文员所所购商品品的入库库单、出出

34、库单（复复印件留留存记账账）及时时登记账账簿。并并将编号号添于固固定资产产明细账账上，每每月新增增或减少少的固定定资产，办办公室文文员月末末汇总后后上报公公司财务务部。（七）固定定资产的的转移固定资产在在公司内内部部门门员工之之间转移移调拨，移移出部门门需填写写固定定资产（低低值易耗耗品）转转移申请请单一一式二联联，送移移入部门门签字，确确认后移移入部门门依据固固定资产产转移申申请单进进行登记记。第一一联由移移入部门门留存，更更新固定定资产卡卡片，第第二联由由移出部部门留存存，更新新固定资资产卡片片，移出出部门将将原卡片片的复印印件交移移入部门门，移入入部门将将复印件件与新卡卡片一并并保管。（

35、八）固定定资产的的报废1、当固定定资产严严重损坏坏，没有有维修价价值时，办办公室文文员提出出申请，填填写固固定资产产（低值值易耗品品）报废废申请单单，经经办公室室主任批批准，报报副总经经理和总总经理审审批。2、经审批批后，办办公室文文员根据据实际情情况安排排时间对对实物进进行处理理。处理理资产时时需财务务部门、保保卫部门门人员同同时在场场签字确确认，办办公室文文员负责责议价，财财务部门门人员负负责处置置资产数数量及金金额的核核对，开开具票据据、收款款；保卫卫部人员员负责出出售资产产及钱款款的安全全事宜，处处理后办办公室文文员对台台账及固固定资产产卡片进进行更新新后报公公司财务务部存档档。（九）

36、固定定资产的的清查1、固定资资产为每每季度清清查。季季度清查查时间为为每年的的1月、44月、77月、110月每每月初77号至115号，由由管理部部门和财财务部共共同执行行。2、财务部部门同固固定资产产管理部部门对固固定资产产每季度度进行清清查时，做做到账实实相符，保保持账、物物、卡一一致，管管理部门门填制固固定资产产（低值值易耗品品）盘点点明细表表，详详细反映映所盘点点的固定定资产的的实有数数，并与与固定资资产账面面数核对对，做到到账账、账账物、和和账实相相符。3、若有盘盘盈或盘盘亏，须须由资产产管理部部门编报报固定资资产（低低值易耗耗品）盘盘盈盘亏亏报告，列列出原因因和责任任，非人人为性毁毁

37、坏应及及时通知知有关人人员进行行维修；发现短短缺、人人为性毁毁坏应查查明原因因，报管管理部门门经理、副副总经理理和总经经理批准准后，财财务部进进行相应应的账务务调整。4、管理部部门对台台账和固固定资产产卡片内内容进行行更新。5、附则本公司规定定，单位位价值在在20000元以以下的不不能作为为固定资资产管理理的各种种管理用用具、家家具、工工具等物物品列为为低值易易耗品。 低值易耗品品的购置置、管理理、领用用、处置置比照固固定资产产处理，建建立台账账，无法法粘贴编编号的工工具、器器具可以以按类别别、数量量管理。考核标准：1、对购买买的固定定资产质质量、价价格、数数量、单单价进行行仔细验验收，验验收

38、未查出有有质量问问题导致致不能使使用，除除个人弥弥补由此此造成的的经济损损失外，当当月工资资下浮220元。2、新增、报报废或转转移的固固定资产产应在保保管帐登登记清晰晰准确，库库存盘点点做到账账实相符符。否则则所差数数量的固固定资产产由办公公室文员员按折旧旧价进行行赔偿并并且当月月工资下下浮200元。3、与财务务部进行行清查时时，由于于财务部部或其他他原因造造成清点点数量有有误而办办公室文文员未及及时发现现的情况况下，除除要重新新清点清清楚外，当当月工资资下浮220元。4、由于资资产编号号错误而而导致清清查或转转移时固固定资产产有误的的情况下下，办公公室文员员除要将将编号改改正，当当月工资资下

39、浮110元。5、办公室室文员需需将购买买的固定定资产的的说明书书或质保保卡留存存，方便便日后出出现质量量及其他他问题的的处理。如如因办公公室文员员将还在在质保期期的固定定资产的的质保卡卡丢失而而造成未未能退换换或维修修的情况况下，办办公室文文员除承承担由此此造成的的经济损损失之外外，当月月工资下下浮200元。九、对本部部门办公公环境、办办公设备备的维护护工作（一）办公公室文员员要对办办公室负负责保管管及维护护的电脑脑、打印印设备、复复印设备备、传真真机、卷卷柜、桌桌、椅等等办公设设施进行行日常保保养与维维护，发发现异常常及时与与厂家联联系或报报物业部部进行维维修，以以保证正正常办公公使用。（二

40、）为了了防止未未及时发发现办公公区域内内办公设设施的损损坏，办办公室文文员须在在每周六六下午对对办公区区域内的的办公设设施及办办公设备备进行一一次检查查，发现现问题及及时与物物业部联联系，或或与厂家家联系。（三）厂家家到达并并检查设设备的运运转情况况，如需需要更换换设备配配件，文文员须详详细问清清需更换换配件名名称、价价格、使使用寿命命等信息息，报办办公室主主任审批批并填写写请购购商品审审批单，预约厂家进行更换配件。考核标准：因办公室文文员未及及时与厂厂家联系系维修或或更换配配件，给给公司造造成重大大损失，除除承担责责任、赔赔偿损失失外当月月工资下下浮1000元，情情节严重重者予以以辞退。十、

41、长途电电话及传传真管理理（一）各部部门因工工作需要要拨打长长途电话话或传真真时，文文员在发送传真及拨打长途电话记录登记表进行相关记录，由文员发送传真或将长途电话拨通后交给拨打人进行通话，确认传真已发送或通话完毕时，由拨打人在发送传真及拨打长途电话记录登记表上签字。（二）办公公室文员员收到传传真后登登记接接收传真真登记表表，并并立即通通知相关关部门领领取传真真或由文文员将此此传真送送至接收收部门相相关人员员，相关部部门领取取传真时时在接接收传真真登记表表上签签字确认认此传真真已收到。考核标准：文员需将接接收的传传真及时传传达至直直接负责责人，因因传达不及时时导致延延误工作作给公司司造成损损失，除

42、除个人承承担经济济损失外外，当月月工资下下浮200元。十一、员工工饮用水水、饮水水机的管管理工作作（公司司现不再再使用饮饮水机）1、水票的的订购：在水票剩剩余数量量为5-10张张时，填写请、借借款审批批单向财务务部借款，同同时向水水站预订订一定数数量的水水票。在在水站送送水票的的同时支支付饮用用水款，并将所购水票填写饮用水记录，然后将发票粘贴报销。2、保证日日常饮用用水的充充足：在在饮用水水尚余一一桶时，可可预订足足够二日的饮用用水数量，当当水站将将水送来来，按所所送数量量给予对对方水票票，并将将数量登登记饮饮用水记记录。3、饮水机机半年清理理一次，如如发现饮饮用水有有异味不不能饮用用时需及及

43、时向水水站拨打打电话，要要求水站站为饮水水机清理理，防止止水质污污染以及及伤害人人员身体体健康。考核标准：接收饮用水水数量登登记准确确，否则则所差数数量由办办公室文文员个人人按所差差数量等等价赔偿偿。十二、本部部门来访访人员的的接待1、办公室室有来访访人员时时，应由由被访人人员负责责接待。被被访人员员不在办办公室的的，办公公室文员员首先将将来访人人员引至至接待区区让座、倒倒水，礼礼貌接待待，明确确来访人人员的来来意和身身份。 2、如来访访人要求求面见领领导时，了了解情况况后，根根据具体体情况向向领导汇汇报，领领导同意意接见后后安排来来访人与与领导见见面，如如果领导导不同意意接见礼礼貌地将将客人

44、送送走。3、如领导导不在单单位时，需需详细记记录来访访人的身身份、来来意及联联系电话话，在领领导回公公司后立立即向领领导汇报报。考核标准：未留客人姓姓名及联联系电话话，记录录事件不不清晰当当月工资资下浮220元，如如发生对对来访人人无理、出出口伤人人事件当当月工资资下浮550-5500元元，情节节严重者者予以辞辞退 。十三、会务务工作（一）外部部会议办公室接到到会议通通知后交交办公室室主任确确认参会会人员，由由办公室室文员填填写参参加外部部会议报报告单中的会议主题、通知单位、会议地点、会议时间、接收部门、接收人，然后将会议通知及此表转交参会部门主管。相关部门参会及落实各项事项后，办公室文员负责

45、催要参加外部会议报告单进行存档。（二）内部部会议1、会议前前的组织织准备工工作：根根据领导导部署与工工作需要要，下发发会议通通知或电电话通知知参加会会议出席席人员,并告知知参会人人员详细细的会议议时间、地地点、出出席人员员以及相相关的会会议内容容等。2、根据会会议具体体情况布布置会场场，为参参会人员员桌前放放置参加加会议铭铭牌、茶茶水或矿矿泉水、纸纸巾、记记录本、记记录笔等等。3、提示参参加会议议人员在在会议议签到簿上上填写姓姓名、联联系电话话等各项项。4、会中需需做好会会议记录录，会议议录音。5、会议结结束后将将会议录录音存入入计算机机,会议议内容整整理经办办公室主主任审核核，交由由总经理理

46、审阅后后进行下下发或存存档。（三）部门门工作会会每周五或周周六下午午16：00为为例会日日期，如如有特殊殊情况另另行通知知参会人人员，会会议中做做好会议议记录，会会后二日日内将会会议纪要要整理并并经各岗岗位人员员传阅后后打印存存档。 考核标准：确定会议后后，通知知与会人人员的会会议召开开时间、地地点及会会议内容容。未通通知或漏漏通知与与会人员员每次当当月工资资下浮220元。十四、福利利品发放放人员名名单统计计、福利利发放及及福利费费用结算算（一）根据据福利发发放标准准，通知各各部门按按发放标标准上报报人员名名单及福福利数量量，办公公室文员员汇总，由办公室室主任、副副总经理理、总经经理审批批。（

47、二）办公公室文员员根据审审批的福福利品数数量到指定的的购买地地点进行行采购，并并与财务务部沟通通开具发发票的要求。（三）办公公室文员员在福利利发放日日按各部门门上报的的人员名名单通知知领取部部门，由由各部门门主管领领导签字字将本部部门的福福利品全全部领取取，并要要求部门门分发福福利时各各领取人人签字。（四）福利利品全部部发放完完毕，由由办公室室文员填填写请请、借款款审批单单，请请款后支支付福利利品款，依依据财务务部要求求开具发发票。（五）办公公室文员员填写费费用报销销单。考核标准：因办公室文文员汇总总人员名名单而出出现漏报报名单，当当月工资资下浮220元。十五、办公公区域卫卫生清扫扫组织安安排工作作组织卫生清清扫：办办公室文文员根据据工作需需要，每每季度安安排一次次彻底清清扫办公公区域活活动。在卫生生清扫日日前一天天张贴通通知，注注明具体体的清扫扫时间、清清扫范围围、清扫扫合格标标准以及及人员安安排情况况。清扫扫时监督督并检查查各科室室的清扫扫情况，对对于清扫扫不合格格的及时时提出并并要求清清扫人员员重新清清扫达到到标准。考核标准：办公室文员员未落实卫卫生清扫扫工作或或清扫后后未进行行检查，当当月工资资下浮110元。十六、总经经理办公公室办公公环境的的管理（1）负责责总经理理办公室室卫生打打扫工作作，及报报纸的转转送、储储存工作作。（2）