外国秘书工作概况论述题集35410.docx

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1、外国秘书工作概况论述题1.在人类政治、经济、科学、文化领域中，秘书有什么作用？答：在人类政治领域，首先，在国家的组织体系中，秘书机构是各级各类国家机构中的组成部分；在国家实行统治的过程中，秘书工作是一个不可缺少的辅助环节；在国家公务人员联合体中，秘书是具有特殊辅助和服务职能的工作人员。其次，无论是资产阶级政党，还是无产阶级政党，无论是执政党、参政党还是在野党，只要有党的组织存在，就有党的秘书机构；只要有沉积管理活动，就有党的秘书辅助和服务性工作。再次，一般社会公众在参与政治活动时，也要与秘书工作发生某种关联。在人类经济济活动领领域，首首先，在在各种经经济决策策过程中中，每一一个环节节都需要要秘

2、书工工作的辅辅助和服服务；其其次在经经济运行行中，各各举措都都需要秘秘书的办办文、办办会、办办事的公公务辅助助；再次次，在经经济变革革调整中中，秘书书和秘书书工作是是不可缺缺少的纽纽带和中中介环节节。在科学文化化领域中中，首先先，任何何国家的的科技研研究机构构、管理理机构、文文化团体体、学校校，都有有综合办办公的秘秘书部门门和秘书书。秘书书工作是是这些机机构维系系日常公公务有效效运转的的不可缺缺少的辅辅助环节节。实践践表明，综综合性的的秘书辅辅助和办办公服务务，有利利于优化化科技文文化的管管理。其其次，在在科学技技术文化化发展中中，秘书书的近身身辅助和和服务，不不仅对科科技文化化管理是是必不可

3、可少的，对对科技文文化活动动主体（群群体或个个体）的的积极辅辅助作用用也是不不可低估估的。在国际交往往中，不不仅大量量会见、会会谈、会会商、签签约需要要秘书做做筹备和和辅助工工作，而而且在某某种情况况下秘书书还可作作为领导导人的代代表，从从事国际际交往活活动。2.东方早早期奴隶隶制国家家留下的的远古文文书包括括哪些方方成的内内容？答：从已经经发掘的的出来的的文物材材料来看看，东方方早期奴奴隶国家家留下的的远古文文书包括括以下几几方面内内容：（1）宗教教活动方方面的内内容。这这是古代代东方国国家文书书中最常常见、数数量最丰丰富的文文书。两两河流域域和古埃埃及的宗宗教文书书以宗教教祭祀活活动为主主

4、，实际际上就是是古代祭祭祀会议议留下的的会议文文件和会会议记录录片印度度宗教文文书以记记载佛祖祖事迹、佛佛教典籍籍为主，是是宣传佛佛教信仰仰和教义义的记言言记行性性文书。还还有常见见的崇拜拜神灵、宣宣扬君权权神授、进进行权力力争夺的的档案文文书。（2）国王王活动内内容。这这类文书书是当年年秘书性性人员为为国王或或大奴隶隶主记录录战功、炫炫耀胜利利而撰拟拟的。这这些纪年年史料，是是古代东东方国家家文书的的重要内内容之一一。（3）经济济方面的的内容。两两河流域域泥板文文书中，关关于社会会经济活活动的记记载已经经比较普普遍，数数量也比比较多，可可见当时时两河流流域的经经济发展展，已达达到相当当高的水

5、水平，优优于世界界其他地地区。埃埃及纸草草文中也也有不少少关于古古代社会会经济活活动的内内容。从从古代经经济文书书内容的的广泛性性来看，当当时的秘秘书性活活动，已已经广泛泛地涉及及社会生生产和经经济活动动的各个个领域。（4）军事事和外交交方面的的内容。古古代东方方国家之之间频繁繁的战争争和签约约修好结结盟等军军事外交交活动，是是古代政政治活动动的重要要内容。古古代秘书书性人员员为记载载军事外外交活动动，留下下了不少少珍贵的的文书。埃埃及的古古代文书书中，就就记载有有法老与与巴比伦伦王、亚亚述王、米米坦尼王王、赫梯梯王等之之间的外外交函件件和军事事条约。（5）法典典方面的的内容。法法律典章章是实

6、施施国家管管理、规规范社会会行为的的重要工工具。古古代东方方国家的的法典大大多刻于于石柱、石石板、石石壁上，所所以有相相当一部部分保存存比较完完整。现现已经发发现的比比较著名名的法典典有汉穆穆拉比法法典、亚亚述法典典、赫递递法典、苏苏美尔法法典、俾俾拉拉玛玛法典等等。从这这些法典典的表述述方式来来看，当当时秘书书性人员员在撰拟拟法律文文书的手手法、体体式方面面，均已已达到了了一定的的水平。（6）科学学文化方方面的内内容。科科学文化化活动是是人类社社会生活活的重要要内容。古古代秘书书性活动动中也记记载了这这类活动动的史实实。如在在埃及古古代文书书中就有有大量关关于医学学、数学学、文学学、天文文台

7、、气气象等方方面的知知识和经经验的记记载。这这类文书书，对我我们了解解古代社社会科学学文化的的发展状状况，具具有极为为珍贵的的史料价价值。古古代东方方国家的的文学作作品也成成发掘出出的文物物中大量量发现。如如刻在墓墓壁上的的古埃及及民歌，反反映水手手冒险生生涯的遇遇难船故故事，以以及古亚亚述文学学的代表表作吉吉尔加美美什史诗诗等。3.东方早早期奴隶隶制国家家文书档档案利用用主要体体现在哪哪些方面面？答：古代社社会对文文书档案案的利用用，大体体包括以以下几个个方面：一是国内事事务中形形成的文文书，一一般作为为亡灵和和凭证由由秘书性性人员将将重要政政务记载载下来，主主要用于于巩固政政权、为为王室歌

8、歌功颂德德以及宗宗教仪式式、法律律诉讼和和社会经经济、社社会管理理事务等等，如巴巴比伦新新国王那那波勃来来萨即位位时下令令取消地地方官吏吏的某些些特权，地地方官吏吏的反对对，新国国王害怕怕王权不不稳，又又下令查查阅先王王时期的的文书档档案，并并以此为为依据宣宣布恢复复地方官官吏的特特权。文文书档案案作为依依据的凭凭证，为为其巩固固政权起起到了不不可低估估的作用用。埃及及法老谢谢提一世世曾在神神庙墙上上刻写歌歌功颂德德的文书书。古代代文书档档案利用用的范围围比较广广泛，在在实行阶阶级统治治和管理理社会中中有着重重要的作作用。二是用于古古代国家家与国家家之间的的外交事事务。每每汉本国国与其他他国家

9、签签订条约约或发生生其他国国际交往往问题时时，必须须查阅以以前积累累的有关关问题的的外交文文书档案案，作为为依据和和凭证，以以防出现现疏漏或或不当，正正确妥当当地处理理外交问问题。古古埃及、古古巴比伦伦和赫梯梯等国在在周边小小国都设设有代理理机构，相相当于现现代外交交工作中中的驻外外使团，其其作用是是协调国国家关系系，扩充充自身的的势力范范围。这这类机构构中就有有不少处处理外交交文书的的秘书性性工作人人员。三是在科学学文化事事业中发发挥重要要的作用用。随着着社会生生产力的的发展，科科学文化化及历史史资料方方面的文文件材料料越来越越多。历历代学都都十分重重视对这这方面的的资料的的研究，特特别在编

10、编写历史史著作方方面，这这类文书书档案材材料是不不可缺少少的基础础性资料料。如公公元3世纪的的埃及祭祭司马涅涅挺难，就就利用神神庙里保保存的文文书档案案编写了了第一部部埃及及史。巴巴比伦祭祭司的罗罗苏斯也也利用神神庙内保保存的文文书档案案编写了了一部古古巴比伦伦史。二二人都是是同时代代的秘书书性工作作人员。可可见当时时秘书性性工作人人员除了了在办理理文书档档案辅助助公务方方面发挥挥职能作作用外，在在开发利利用文书书档案，辅辅助政治治、外交交、经济济及科技技文化管管理方面面，同样样能够发发挥极为为重要的的作用。4.试述古古希腊秘秘书性活活动所涉涉及的领领域。答：古希腊腊秘书性性活动所所涉及的的领

11、域如如下：众神崇拜中中的秘书书性活动动。古希希腊人从从公元前前8世纪起起开始修修改筑祭祭坛、供供奉台，后后来发展展为普造造神庙。古古希腊人人认为，众众神住在在奥林匹匹斯山上上，宙斯斯是众神神之首，阿阿波罗是是太阳神神等等，人人间万事事万物都都有相应应的神主主宰。因因而，大大量修建建供奉诸诸神的建建筑物，使使得神庙庙成为了了古希腊腊文化的的象征和和缩影。神神庙等建建筑的底底座、两两侧、柱柱石、额额首、墙墙壁等处处，铭刻刻着大量量图纹、浮浮雕和文文字。一一般称之之为铭文文。这类类神庙等等建筑和和铭文文文书档案案在古希希腊各地地都有，它它为研究究古希腊腊历史提提供了重重要的史史料。从从题铭文文书档案

12、案实物可可以看到到，古希希腊时代代的秘书书性活动动，已涉涉及国家家管理、宗宗教事务务以及社社会主义义经济、文文化等活活动。秘秘书性活活动的内内容，已已有办文文辅政、操操办祭祀祀会务和和参与管管理税收收、账目目等事务务。可见见，当今今秘书工工作的重重要职能能活动办办文、办办会、办办事等，在在古希腊腊时期已已经发端端。神庙秘书性性活动。公公元前66前5世纪，雅雅典、斯斯巴达等等古希腊腊最大的的几个城城邦内的的阶级斗斗争恶化化、贵族族、农民民、手工工业者三三个等级级之间矛矛盾不断断加剧，因因此对秘秘书性工工作及文文件档案案集中保保管和利利用也提提出来了了相应的的要求，对对文件档档案的利利用和保保管，

13、已已经成为为一种政政治斗争争的需要要，哪一一方面的的政治势势力都不不会轻易易放弃。梭梭伦改革革发生时时，文书书材料向向元老院院集中，元元老院在在阿瑞斯斯山上的的阿瑞斯斯神庙里里。文书书档案向向神庙内内集中保保存标志志着题铭铭文书档档案时代代被神庙庙文书时时代取代代。伯里里克利执执政时期期，修建建了密特特伦神庙庙。密特特伦是土土地神，传传说来自自东方，并并代表平平民利益益。这样样，密特特伦神庙庙成了平平民圣地地和文书书档案馆馆。这神神庙内保保存有五五百人会会议和公公民大会会的法令令、会议议记录、国国家收入入账目、财财产决算算、诉讼讼案卷等等内容的的文件材材料。当当时，贵贵族也有有自己的的神庙，即

14、即太阳神神庙。贵贵族文书书档案保保存在太太阳神庙庙内。太太阳神庙庙设有祭祭司，具具有预言言者的职职能。凡凡是重点点、出航航、缔约约和其他他重要活活动，祭祭司作为为预言者者均要预预告发出出预言，日日积月累累，形成成预言书书。王国秘书性性活动。公公元前44世纪末末，马其其顿王亚亚历山大大建立了了强大的的亚历山山大帝国国。他为为了建立立和巩固固专制王王权，对对平民民民主势力力和贵族族势力均均进行严严厉的打打击。平平民和贵贵族的神神庙遭到到破坏，神神庙内的的文书档档案也被被洗劫。这这时文书书档案基基本上归归王室统统管，史史称王室室文书档档案。此此时的秘秘书性活活动主要要为王国国政权服服务。亚亚历山大大

15、病死后后，帝国国分裂为为三个王王国和几几个小国国。各国国王室不不断地收收集希腊腊原来保保存的文文书档案案。埃及及国王托托勒密在在首都亚亚历山大大建立了了世界著著名的档档案图书书馆。在在这个时时代，王王国文书书档案及及其档案案馆发展展到鼎盛盛时期。当当时学者者洪在亚亚历山大大图书馆馆从事研研究工作作，并能能得到免免费提供供资料的的服务。5.试述古古罗马文文书档案案利用的的领域及及其说明明的问题题。答：古罗马马与古代代社会前前一时期期相比，其其文书档档案利用用的范围围更为广广泛和普普遍。具具体体现现在以下下三个方方面：（1）文书书档案为为政治斗斗争及巩巩固政权权服务。古古罗马执执行政官官西塞罗罗曾

16、说，总总督的一一切命令令和公告告，都是是要使奴奴隶手无无寸铁。在在统治阶阶级内部部，贵族族、官僚僚、包税税人、包包工头和和骑士阶阶层，为为利益和和权力争争夺，为为夺政权权和达到到某种目目的，也也非常注注重文书书档案的的作用，有有时甚至至不惜伪伪造或销销毁文书书档案。因因此，当当时有人人说文书书档案馆馆是伪造造文件的的工厂，文文书档案案是断送送执政官官的文字字依据和和记录。由由此可以以看出，文文书档案案及秘书书性工作作已与罗罗马的政政治斗争争，有了了极为密密切的联联系。（2）文书书档案是是社会公公务活动动的凭证证。公务务文书档档案是在在公务活活动中秘秘书性工工作人员员代表组组织意图图而撰制制的，

17、是是公务活活动的历历史记录录。因此此古罗马马政府官官员大进进行审判判活动和和各种公公务活动动中，经经常要利利用各种种文书档档案文件件，要查查阅、摘摘抄和复复制各种种文件资资料，作作为凭证证和依据据加以利利用。当当时，外外地官员员也可以以在国家家文书档档案馆内内查阅、摘摘抄所需需的文件件资料，其其管理中中的保密密制度和和规定比比较笼统统，具有有一定的的随意性性。（3）文书书档案是是科学研研究和学学术活动动的重要要资料。人人们进行行科学研研究和学学术活动动需要查查阅有关关文书档档案时，要要经过元元老院和和皇帝批批准。在在研究历历法、天天文、数数学、医医学等科科学时，往往往要查查阅大师师文献资资料；

18、在在研究政政务活动动经验，研研究法律律、历史史等问题题时，往往往也离离不开大大量的文文献资料料。古罗罗马著名名的历史史学家塔塔西佗曾曾著有历历史巨著著历史史和编编年史，也也是在研研读了大大量文书书档案历历史文献献的基础础上撰写写而成的的。史料表明，古古罗马的的政务和和社会管管理活动动中，秘秘书性工工作突然然间文书书档案工工作发展展研究中中心为不不可缺少少的重要要环节，已已经成为为实施政政治统治治、进行行社会公公共管理理和开展展科学研研究的重重要工具具。6.试述中中世纪中中期欧洲洲国王的的秘书性性工作。答：中世纪纪中期，国国王的秘秘书性工工作随着着社会的的发展和和王权的的加强，而而取得了了长足发

19、发展。特特别在英英、法两两国，秘秘书性工工作的发发展最为为显著。1086年年，英王王开始对对全英土土地、劳劳动力、财财产状况况等进行行全面社社会调查查，产生生了大量量调查记记录的文文件材料料。史称称这套调调查记录录为“末末日审判判书”。从从这套社社会调查查“末日日审判书书”的产产生及影影响来看看，一是是可见当当时英国国的秘书书性工作作已经具具备全国国统一进进行大规规模社会会调查的的能力；二是可可见当时时国王的的秘书性性工作特特别是研研究工作作在体制制和运作作诫的种种种弊端端；三是是可见调调查研究究不深入入、不彻彻底、不不真实，所所得的虚虚假材料料，对社社会的消消极影响响是十分分严重的的。157

20、8年年，英国国女王伊伊丽莎白白下令成成立国家家公文馆馆，以收收藏内政政文件和和外交文文件，原原有的保保存文书书档案的的“藏卷卷馆”就就成为了了历史档档案馆。这这说明，一一是当时时苗圃的的文件生生产量骤骤增，原原有的史史料与现现实文书书档案合合存一处处的体制制已不适适应社会会管理和和秘书性性工作发发展的需需要了；二是说说明英国国的历史史文献与与现实文文件，外外交文件件与内政政文件，在在管理、使使用、保保存上已已经进行行了分类类，这也也是秘书书性工作作的一大大进步；三是国国家文书书集中统统一管理理，标志志着英国国文书档档案工作作又向前前迈进了了一步，文文书档案案在社会会生活中中发挥的的作用越越来越

21、大大。法国国王当当时的宫宫廷设六六部，各各部都有有秘书性性工作。国国王的文文书档案案集中由由库房部部管理，与与国王的的军事管管制同存存一处，国国王出巡巡、重点点也带秘秘书性人人员和文文书档案案同行，以以便随时时办文办办事和查查考利用用文件档档案。公公元144世纪，法法国将文文书档案案专存在在王宫教教堂内，称称“宪典典宝库”。“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权，对文书档案更加珍视；二是标志法国在集中保存国家文书档案上有了重大发展；三是对法国秘书性工作的撰拟文件昨利用文书档案均有很大的促进作用。欧洲封建社社会中期期，国王王的秘书书性工作作已成为为其统治治机器的的重要组组成部分分。特别

22、别是是在在办文辅辅政中形形成、保保管、和和利用的的文书档档案，各各国国王王都十分分重视。这这一时期期的文书书档案有有以下特特点：一一是不可可接触性性，二是是神秘性性，三是是权力的的凭证性性，四是是财富的的等同性性。7.试述欧欧洲中世世纪晚期期国家机机关秘书书性工作作情况。答：中世纪纪晚期，欧欧洲国家家封建王王权的不不断加强强和发展展，形成成了一个个以专制制君主为为核心的的庞大的的官僚机机关网络络，使原原有的王王室机关关发展成成为国家家机关。在英国，度度支局属属王室枢枢密院，负负责财政政事务，早早期并无无独立权权力，地地位较低低，到中中世纪中中期，它它独立设设局，地地位上升升，成为为掌握经经济大

23、权权的机关关。到中中世纪晚晚期，度度支局发发展成财财政部，与与枢密院院完全分分开，各各自有管管理职能能和权力力，各自自有其一一整套办办文、办办事、办办会日常常公务系系统。国国家机关关的秘书书性工作作由此产产生。在在法国，原原属王室室咨议院院的一些些部门独独立出来来，设立立为国家家机关。这这些机关关有首席席参议院院、税收收局长、国国库局、审审计局、钱钱币局等等十余个个。这些些部门由由王室的的部门发发展成相相对独立立的国家家机关后后，依法法拥有了了独当一一面的专专项行政政职能和和相应的的权力，有有行文权权，在其其管辖范范围内有有整理权权，并承承担相应应的责任任。由此此这些机机关必须须有一套套日常办

24、办公体系系，必须须通过办办文、办办会、办办事等秘秘书性工工作，辅辅助机关关主管履履行职责责。这样样，法国国的国家家机关秘秘书性工工作也就就产生了了。这一时期的的欧洲国国家机关关秘书性性工作具具有相对对独立性性、专业业性强、保保密程度度高等特特征，所所产生的的文书档档案被视视为各自自的独家家财产，其其流传下下来的文文献资料料，是研研究中世世纪国家家政治体体制、国国家官僚僚机构演演变的重重要史料料。8.试述美美国各级级主管希希望得到到的最佳佳秘书的的具体要要求。答：美国各各级主管管对其秘秘书的要要求，主主要体现现在以下下几个方方面：（1）准时时。美国国主管要要求其秘秘书自始始至终遵遵守时间间，在办

25、办公时间间内一呼呼即应。经经常迟到到早退或或生病制制度的秘秘书会导导致繁忙忙办公室室的工作作混乱。这这样的秘秘书人员员很快就就会被解解雇，被被热爱秘秘书工作作并能准准确塞的的秘书人人员取代代。（2）可靠靠。主管管十分重重视申请请者的气气质和个个性，以以判断其其可靠程程度。如如在办公公室出现现情况时时，申请请者是一一到下班班回家，还还是留下下来承担担必要的的责任。（3）学习习能力。主主管一定定会了解解申请者者的受教教育程度度。不仅仅要了解解正式学学历和文文凭，而而且要了了解自觉觉情况和和单科结结业情况况。这些些都可以以体现申申请者学学习的自自觉性和和学习能能力。如如果申请请者有良良好的学学习能力

26、力和自觉觉性，即即使在业业务知识识上有某某一方面面的欠缺缺，也可可以通过过学习迅迅速弥补补。（4）遵守守指示的的自觉性性。主管管希望申申请者认认真细心心自觉遵遵守指示示。始终终想要按按照自己己的意愿愿行事的的秘书，往往往不愿愿意遵守守别人的的指示，对对上司的的每项指指示都进进行争辩辩和怀疑疑，这样样就会对对上司工工作产生生干扰。尽尽管秘书书提出的的明智意意见和建建议是受受欢迎的的，但上上司更希希望秘书书对自己己已经决决定了的的事情不不做争论论，因为为有许多多比解释释某项决决定的原原因更重重要的事事情等待待上司去去做。上上司更需需要执行行决定的的秘书，工工作高效效的秘书书，而不不是阻力力。当然然

27、，秘书书发挥主主观能动动性积极极开展工工作是可可贵的，但但当上司司做出决决定时，一一定要自自觉地遵遵循上司司的指示示去执行行。（5）忠诚诚和保守守机密。每每一个上上司都希希望自己己的秘书书忠诚，能能严守秘秘密。在在办公室室里，没没有什么么比说三三道四的的“快嘴嘴”更令令人讨厌厌的了，喜喜欢打听听和散布布小道消消息，传传播闲言言和制造造谣言的的人，是是不受上上司和同同事欢迎迎的。人人们必须须时刻提提防他们们，不让让他们知知道机密密和重要要信息，不不管这种种人的文文化水平平和业务务能力有有多么高高，都不不宜担任任秘书。主管对秘书书的要求求还不止止这些，如如对敏捷捷性、机机智感、灵灵活性、工工作责任

28、任感、谈谈吐举止止、风度度礼貌等等，均有有颇高的的要求。9.试述美美国文书书的归档档步骤及及注意事事项。答：一是通通读档案案文件材材料；二二是确定定哪些文文件可以以归档贮贮存，并并打上相相应的记记号；三三是将数数字归档档号或名名称或主主题名称称打在文文件的上上角，以以标明所所存文件件的来源源；四是是在文件件档案上上记上档档案经手手人事部部门的时时间；五五是检查查已有的的文件档档案是否否需要开开列“互互相参照照条目”。如如果这些些文件有有一个以以上的题题目，就就在文件件的边际际上写“X”，并准备一张对照索引卡；六是将文件档案材料按同一分类存放，以便尽快分档；七是将一些必要的标记巾在备忘录卷宗上；

29、八是移动回形针以免增加磨损，弄平折皱，补好已被磨损的文件页；九是将文件放到文件夹的适当格子中，日期最近的文件放在最上面，每份文件的左侧紧靠文件夹中，放进一张该文件的对照参考单。将特大尺寸的文件放在适当的位置。做好以上十十项工作作后，下下面的工工作，一一是要阅阅读、浏浏览档案案文件；并将其其按各自自的需要要编号；二是要要根据文文件的保保存价值值，确定定其保存存期，并并标在文文件档案案上；三三是相互互参照目目录卡，检检查立卷卷的合理理性；四四是复查查；五是是分类放放置文件件档案。10.试述述美国文文书档案案管理的的措施和和程序。答：建立健健全文件件档案存存放、转转移和控控制的有有关管理理制度，是是

30、做好文文件档案案工作的的基础。如如果没有有严格规规范的制制度，应应可能发发丢失、误误传和难难以查找找等现象象。秘书书收到各各种文件件档案后后，要根根据其特特征和要要求，分分别妥善善保管。档档案管理理中心收收到需贮贮存的档档案时，也也必须采采取相应应行星教教室昨保保护。在在美国，除除了被授授权的秘秘书、人人事部门门或档案案管理人人员外，其其他任何何人不得得从室中中随意取取走文件件。当某人正式式提出申申请要求求借用一一段时间间并获准准后，档档案文件件才能外外流托管管于此人人。要办办理的手手续是填填写一种种专门报报表、一一份包括括文件内内容说明明、日期期、申请请书和申申请者署署名的流流动申请请表。文

31、文件档案案供出后后，流动动申请表表放在供供出档案案原存放放的位置置，以便便管理者者了解档档案文件件的去向向。对于于机密档档案文件件的管理理，必须须遵照国国家专门门的规定定办理。办公室中不不再使用用的文件件档案应应送到档档案中心心或非常常用档案案保存处处。档案案中心或或非常用用档案保保存处备备有档案案转移专专用箱、档档案转移移表以及及档案转转移指示示标签。档案可以在在一年或或半年后后定期转转移，也也可采取取连续转转移的方方式。不重要的档档案收阅阅后可尽尽快销毁毁，不必必归档。此外音像档档案、缩缩微档案案等必须须根据其其特殊的的性质要要求，妥妥善保管管。11.试述述美国秘秘书保密密的主要要范围及及

32、措施。答：美国秘秘书的保保密工作作范围包包括：（1）美国国的公文文保密。美美国公文文分为非非保密的的（U）、秘秘密的（C）、机密（S）和绝密（ST）四个等级。这四种密级都通过印章标明在信件和其他材料上。政府要求的的一般标标记程序序：一是所有保保密文件件，不论论它是永永久性装装订的还还是抄本本或者复复制件，都都必须在在封面（如如果有的的话）、扉扉页（如如果有的的话）、第第一页、最最后一页页和封底底（如果果有的话话）的顶顶端和底底部，显显著地标标明保密密等级或或者加盖盖保密等等级印章章。二是当文件件中有几几个密级级的情况况时，应应当在文文件的各各个部分分标适用用的保密密等级的的缩写式式：（TTS）

33、、（SS）、（CC）、（UU）。三是综合性性文件中中可能会会单独使使用大的的组成部部分，应应当标适适用的保保密等级级。这些些部分包包括备忘忘录或信信件的附附件和附附录、方方案或计计划的附附件和附附录、报报告的主主要部分分。四是秘密文文件的卷卷宗、文文件夹和和文件袋袋应在封封面和封封底上都都显著地地标其中中文件的的最高保保密等级级。美国国防部部为加强强保密工工作，还还对有关关保密的的专用术术语和定定义编印印了小词词汇表。随着时间和和形势发发展，秘秘密材料料一旦不不再需要要规定的的密级保保护时，就就降低这这些材料料的等级级，直到到公开化化。美国国国防部部为绝密密文件、机机密文件件、秘密密文件的的材

34、料规规定了自自动降级级的期限限。（2）美国国档案的的安全保保密。美美国的公公务文件件的保密密要求放放，都适适用于档档案管理理。同时时档案材材料的保保密安全全措施还还强调以以下方面面：一是是要求专专门的保保密库房房和保险险柜，存存放机密密档案；二是机机密档案案文件可可制成副副本或缩缩微胶卷卷交律师师或银行行妥善保保管；三三是私营营公司存存有与政政府签订订的有关关制造、加加工、分分配贮藏藏政府的的机密物物件或产产品的合合同，国国防部都都要求对对每一份份机密文文件档案案都编上上专门的的控制号号；四是是秘书和和其他人人员都必必须能够够识别档档案文件件上的保保密标记记，并按按这些标标记的要要求办理理；五

35、是是机密档档案文件件不得随随便落入入私人手手中，不不得毫无无遮掩地地遗留在在书桌上上；六是是机密档档案文件件用一个个镶有红红边的信信封装入入，必要要的用亲亲手交付付的方法法代替寄寄送的办办法，交交接中还还要办理理必要的的手续。（3）数据据信息系系统的安安全保密密。为了了保护信信息数据据不受到到计算机机犯罪的的威胁，一一是对曾曾经使用用计算机机系统的的人进行行审计记记录，记记下时间间、用户户名字、个个人存取取的文件件及退出出系统的的时间。计计算机将将这些数数据保存存在特定定的安全全文件中中。如果果发生计计算机犯犯罪，这这些记录录可为专专家提供供控诉罪罪犯的必必要证据据。二是是回拔调调制解调调器，

36、保保护计算算机系统统。三是是编码加加密，从从而防止止窃密者者使用数数据。四四是使用用反病毒毒软件，预预防病毒毒传染。五五是防止止出现自自然破坏坏和机械械问题。六六是注意意各种安安全事项项。通常的注意意事项有有：检查防盗盗设备，将将计算机机锁在桌桌面上。在机器内内部安装装小风扇扇控制高高温，延延长使用用寿命。用稳压器器防止电电子噪声声和电源源跳跃，对对付计算算机系统统的破坏坏。用不间断断电源获获得更多多安全性性。将保存的的数据全全部备份份。始终审记记软盘及及软盘驱驱动器的的基本使使用注意意事项。12.美国国秘书对对办公环环境的整整理包括括哪些内内容？要要注意哪哪些要领领？答：美国秘秘书对办办公环

37、境境的整理理包括：（1） 领导办公室室的整理理。秘书书对待这这项工作作应注意意：一是要了解解和熟悉悉领导者者的工作作习惯和和偏好，不不要违背背领导的的工作习习惯和程程序而经经其增添添麻烦或或干扰。二是要在领领导认可可的前提提下，为为其整理理办公桌桌，清理理和叠好好需要办办理或正正在商议议中的文文件，将将已经办办理过的的文件资资料取出出并送到到应该存存放或处处理的地地方去。而而经其是是对已经经存放了了一段时时间的材材料，要要格外小小心。不不能超出出自己的的职权范范围去挪挪动或提提取领导导认为是是个人的的或私人人的文件件。三是要保持持领导办办公桌上上放置文文件材料料独特方方式，要要让领导导需要某某

38、份文件件时能够够按习惯惯随手取取来。四是未经领领导许可可不要随随便翻动动领导极极为重视视的文件件。五是当领导导从外面面打电话话要秘书书在他的的办公桌桌上寻找找某份文文件时，必必须在找找出所需需文件后后，将其其他文件件材料放放归原处处。六是在为领领导安排排会见或或其他活活动时，要要在领导导和自己己的工作作台历上上都留下下记录，并并要提醒醒领导准准时参加加。七是要保持持领导办办公室的的整洁、光光照温度度适当，确确保领导导有一个个良好的的办公环环境。八是妥善处处理电话话和来访访者，减减少领导导办公时时意外的的干扰等等。（2）秘书书办公室室的整理理。每天天走进办办公室，首首先要调调节房间间的通风风和温

39、度度，然后后吞吐量量办公桌桌，准备备办公用用品如笔笔记本和和铅笔，准准备随时时记录电电话或完完成领导导布置的的记录任任务。查阅办公日日历或电电脑日程程，确定定当日必必须做的的全部工工作，核核实要做做工作的的日程表表：约会会、发薪薪日期、账账目、纳纳税或保保险费的的付款截截止期。提提醒领导导当天的的约会或或其他活活动项目目，并取取出领导导所需要要的文件件材料。秘书在离开开办公桌桌去做某某件事情情时，必必须随手手把桌上上的文件件或未写写完的文文稿清理理存放好好，避免免丢失，每每天下班班离开办办公室时时，要进进行清理理，要制制定好下下一个工工作日要要做工作作的清单单，要说说得好所所有已经经办好或或未

40、完成成的文件件或文稿稿，将它它们放在在抽屉里里或者文文件柜里里。对那那些特别别敏感的的或保密密性材料料，应存存放到保保险柜里里。秘书还应经经常保持持办公地地点的清清洁，定定期清理理办公桌桌抽屉，擦擦净电脑脑、打字字机和其其他办公公设施。除除了平时时保持清清洁外，还还要定期期进行全全面打扫扫和清理理，加强强办公设设备的保保养和维维护。13.试述述苏联秘秘书办公公室的位位置及办办公室内内的环境境布置要要求。答：苏联秘秘书办公公室地点点安排上上有以下下要求：一是秘书办办公室要要紧邻首首长办公公室，并并与有密密切关系系的工作作部门距距离不远远，最好好在各处处室办公公室的中中间，这这样便于于联系，提提高

41、效率率。二是秘书办办公室内内的用具具、设备备的摆放放和要整整齐有序序，不能能过于拥拥挤，更更不能混混乱无序序。三是秘书办办公室内内的活动动空间不不能太小小，要充充分合理理地利用用墙面、墙墙角和墙墙边。四是秘书办办公室内内的办公公家具、办办公设备备，要有有利于提提高秘书书工作效效率，桌桌椅的尺尺寸要适适合的身身高、体体态等特特点，照照明、空空调、隔隔音设备备要完备备，要使使秘书人人员在繁繁忙的工工作中有有一个良良好的工工作环境境，能够够实力充充沛地、心心情愉快快地进行行工作。14.苏联联秘书为为首长服服务时，怎怎样做到到信息资资料服务务的有效效性？答：秘书每每天都要要收到大大量文件件资料。他他必

42、须将将大量的的信息资资料归类类，并根根据首长长的指示示和有关关管理制制度，将将首长办办理和阅阅知的文文件资料料送给首首长，另另外一些些文件资资料则按按照管理理分工分分送给各各部门或或各有关关工作人人员。送交给首长长的文件件分三类类：一是是定期性性文件材材料；二二是首长长在固定定的时间间内每天天批阅一一次的文文件材料料；三是是首长需需与有关关主管负负责人一一同商议议决定的的文件材材料。秘秘书应该该从职权权分工和和首长批批阅文件件的需要要出发，把把握哪些些问题首首长需亲亲自答复复，哪些些问题首首长批转转给有关关部门办办理。秘秘书应具具备正确确差别和和将文件件材料分分类处理理的能力力。对于于最重要要

43、、最紧紧急的文文件材料料，秘书书收到后后应立即即交首长长处理。秘书处理文文件材料料的过程程中，必必须遵守守文件的的使用规规则和保保密条例例，保守守国家机机密是秘秘书的神神圣职责责。对电话沟通通中的信信息，秘秘书也必必须分类类处理。电电话记录录中记载载的首先先必须了了解的重重要信息息，秘书书必须及及时向首首长汇报报；而那那些次要要的、事事务性的的问题，则则可由有有关人员员或秘书书自己处处理。有有人来电电话要求求与首长长通话，秘秘书应了了解对方方的身份份、事由由，然后后向首长长汇报；若首长长正在处处理重要要公务难难以分身身时，秘秘书应简简要地将将来电话话的情况况向首长长汇报，或或建议在在其他时时间

44、打来来电话，或或者由的的副手处处理。如如果电话话的内容容十分重重要、十十分紧迫迫，而首首长又不不能立即即接电话话，秘书书应将电电话内容容记录下下来，并并立即转转交首长长。秘书书常收到到寄给首首长名下下的文件件资料，有有些重要要文件，要要求首长长做出书书面批示示，表明明意见，指指出执行行的期限限。秘书书应将这这些首长长阅批的的文件挑挑选出来来，提醒醒首长及及时阅批批。对于于各方面面传递来来的信息息，秘书书应选其其重要的的内容，及及时精要要地向首首长汇报报，首长长若询问问详情，秘秘书再具具体地做做详细汇汇报。对对于发出出的文件件资料信信息，秘秘书也必必须分类类处理，按按急缓程程度，发发急件或或普通

45、件件。秘书要协助助首长做做大量的的文件信信息工作作。在工工作过程程中，必必须进行行筛选、分分类，按按首长工工作需要要和文件件信息资资料的重重要程度度、紧急急程度，恰恰当地进进行处理理。秘书书人员做做好这方方面的工工作，对对提高首首长的工工作效率率是大有有裨益的的，对处处理好首首长与秘秘书的关关系也具具有积极极作用。15.苏联联秘书如如何面对对额外任任务？答：秘书在在工作中中要与机机关各部部门工作作人员打打交道，要要得到他他们的支支持合作作与帮助助；各部部门工作作人员也也有时要要找秘书书人员帮帮忙。这这就形成成了不少少额外任任务。在苏联，制制定了不不少关于于秘书的的法规和和细则，但但是，秘秘书工

46、作作的范围围有时很很难严格格划分清清楚。秘秘书应该该完成哪哪些任务务，哪些些任务与与秘书无无关，有有时也难难以严格格区分。务务机关规规模、专专业、任任务、结结构和职职能的差差别，领领导秘书书各有其其特点。所所以，分分配给各各秘书的的任务或或向其提提出的要要求也是是各种各各样的。如首长缺席席时副手手主持工工作，而而副手的的秘书又又因公外外出，他他就必须须为副手手提供公公务服务务员资料料员请求求秘书帮帮助整理理目录；宣传部部门请求求秘书帮帮助编辑辑宣传墙墙；等等等。在这这种情况况下，秘秘书不应应该仅为为个人工工作打小小算盘，而而应帮助助同事。但但是，他他必须牢牢记，额额外的任任务和请请求，只只能是

47、在在不干扰扰本职主主要任务务从业业务上和和组织上上保证首首长的工工作，及及时而正正确地撰撰写文件件和完成成机关工工作的非非公文性性服务的的前提下下才能接接受。如如果定额额外的任任务和请请求干扰扰上述秘秘书的本本职任务务，则要要找出足足够的理理由，委委婉地加加以拒绝绝。16.苏联联秘书怎怎样进行行时间调调度？答：时间是是最为珍珍贵的资资源。秘秘书分析析自己的的工作活活动和对对工作过过程进行行合理的的安排，找找出了一一些节省省工作时时间、提提高工作作效率和和改善组组织方式式的办法法，采取取了一些些相应的的措施。但但是，对对任务繁繁重的秘秘书来说说，要完完成一天天的任务务，仍常常深感时时间的不不足。

48、在这种情况况下，秘秘书人员员一是要要挖掘潜潜力和改改进工作作方式，反反复思考考如何提提高自己己的工作作效率，向向首长和和有经验验的同事事与专家家请教，以以求提高高工作水水平；二二是要立立即采取取可行的的措施完完成任务务，想法法就换工工作时间间或者谋谋求合作作；三是是要熟悉悉自己的的日程计计划，把把握任务务期限，把把工作均均匀地分分配到各各周各月月，不致致使有时时工作负负担过重重，有时时又过于于空闲，较较容易完完成率的的工作不不要往后后拖延四四是当大大量工作作任务来来临时，应应通过领领导把任任务分配配给同事事或其他他部门去去完成。充充分地谋谋求合作作与支持持，也是是解决时时间不足足困难的的有效算

49、算途径。17.英国国秘书处处理与上上司及同同事的要要注意哪哪些方面面？答：在实践践中，英英国秘书书要与其其上司建建立和保保持这种种融洽的的合作伙伙伴关系系，必须须注重以以下方面面：融洽洽的合作作伙伴关关系，必必须注重重以下方方面一一是必须须保证所所有的公公共事务务都处理理的没有有差错，使使上司放放心，使使上司相相信他的的工作主主动性和和工作能能力；二二是必须须能圆满满地处理理各种询询问电话话，使上上司相信信其在办办公室内内处理的的所有问问题都能能保密；三是必必须向上上司传达达报表、流流水帐等等重要数数据，使使上司不不用费力力查询就就能把握握全局情情况；四四是必须须坚守岗岗位，能能够妥善善处理紧紧急情况况和突然