某某物业公司办公室工作手册107053.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 说明： 红色印章章为受控文文件括号内数字字为文件分分发号 文件受控控章 责任部门门：办公室室目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QW/XXZ-011-A/00 组织织机构图 055HTWY/QMS/QW/XXZ-022-A/00 部门门质量目标标 066HTWY/QMS/QW/XXZ-033-A/00 办公公室职责 077HTWY/QMS/QW/XXZ-044-A/00 办公公室行政助助理权

2、限与与职责 088HTWY/QMS/QW/XXZ-055-A/00 办公公室环境管管理规程 099HTWY/QMS/QW/XXZ-066-A/00 保密密管理规程程 100HTWY/QMS/QW/XXZ-077-A/00 会议议制度 133HTWY/QMS/QW/XXZ-088-A/00 公文文管理程序序 155HTWY/QMS/QW/XXZ-099-A/00 文件件收发作业业指导书 177HTWY/QMS/QW/XXZ-100-A/00 通（告告）管理规规程 18HTWY/QMS/QW/XXZ-111-A/00 档案案管理程序序 199HTWY/QMS/QW/XXZ-122-A/00 办公公

3、设备管理理规定 233HTWY/QMS/QW/XXZ-133-A/00 复印印机使用管管理办法 244HTWY/QMS/QW/XXZ-144-A/00 废用用品管理办办法 255HTWY/QMS/QW/XXZ-155-A/00 电话/传真机使使用管理规规定 266HTWY/QMS/QW/XXZ-166-A/00 印章章管理制度度. 227HTWY/QMS/QW/XXZ-177-A/00 办公公用品管理理规定. 228HTWY/QMS/QW/XXZ-188-A/00 办公公用品申请请及领用管管理规定. 229HTWY/QMS/QW/XXZ-199-A/00 仓库库管理规程程. 330HTWY/Q

4、MS/QW/XXZ-200-A/00 物品品验规程. 331HTWY/QMS/QW/XXZ-211-A/00 固定定资产控制制程序. 334HTWY/QMS/QW/XXZ-222-A/00 员工工守则. 335HTWY/QMS/QW/XXZ-233-A/00 员工工安全守则则. 339HTWY/QMS/QW/XXZ-244-A/00 管理理人员行为为管理规程程. 440HTWY/QMS/QW/XXZ-255-A/00 员工工聘用管理理规程. 442HTWY/QMS/QW/XXZ-266-A/00 考勤勤制度. 446HTWY/QMS/QW/XXZ-277-A/00 培训训规程. 447HTWY

5、/QMS/QW/XXZ-288-A/00 考核核标准及实实施. 551HTWY/QMS/QW/XXZ-299-A/00 奖惩惩制度. 552HTWY/QMS/QW/XXZ-300-A/00 员工工工牌、工工服管理制制度. 555HTWY/QMS/QW/XXZ-311-A/00 品质质管理工作作规程. 556HTWY/QMS/QW/XXZ-322-A/00 品质质管理与服服务标准. 558HTWY/QMS/QR/XZ-01-AA/0 出席会会议签到表表. 699目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QR/XZ-02-AA/0 办公室室环境检查查表 70HTWY/QMS/QR/X

6、XZ-033-A/00 文件件发放范围围清单 711HTWY/QMS/QR/XXZ-044-A/00 质量量体系文件件清单 722HTWY/QMS/QR/XZ-05-AA/0 文件领领用登记表表 73HTWY/QMS/QR/XZ-06-AA/0 文件更更改申请表表 74HTWY/QMS/QR/XZ-07-AA/0 文件更更改记录表表 75HTWY/QMS/QR/XZ-08-AA/0 外来文文件登记表表 76HTWY/QMS/QR/XZ-09-AA/0 记录一一览表 77HTWY/QMS/QR/XZ-10-AA/0 文件资料料借阅登记记表 78HTWY/QMS/QR/XZ-11-AA/0 文件资

7、料料借阅申请请表 79HTWY/QMS/QR/XZ-12-AA/0 发文登记记表 80HTWY/QMS/QR/XZ-13-AA/0 收文登记记表 81HTWY/QMS/QR/XZ-14-AA/0 档案资料料移交清单单 82HTWY/QMS/QR/XZ-15-AA/0 档案分类类编号、归归档时间登登记册 83HTWY/QMS/QR/XZ-16-AA/0 档案销登登记表 84HTWY/QMS/QR/XZ-17-AA/0 档案借阅阅申请审批批表 85HTWY/QMS/QR/XZ-18-AA/0 档案统统计季报表表 86HTWY/QMS/QR/XZ-19-AA/0 电脑使用用人记录 87HTWY/QM

8、S/QR/XZ-20-AA/0 复印机使使用人记录录 88HTWY/QMS/QR/XZ-21-AA/0 收发传真真记录 89HTWY/QMS/QR/XZ-22-AA/0 物品报报报废单 90HTWY/QMS/QR/XZ-23-AA/0 送修登记记 91HTWY/QMS/QR/XZ-24-AA/0 印章使用用审批表 92HTWY/QMS/QR/XZ-25-AA/0 印章使用用登记表 93HTWY/QMS/QR/XZ-26-AA/0 办公用品品领用登记记表 94HTWY/QMS/QR/XZ-27-AA/0 采购申请请单 95HTWY/QMS/QR/XZ-28-AA/0 入库单 996HTWY/QM

9、S/QR/XZ-29-AA/0 领料单 997HTWY/QMS/QR/XZ-30-AA/0 库存检查查记录 98HTWY/QMS/QR/XZ-31-AA/0 仓库物料料盘存表 99HTWY/QMS/QR/XZ-32-AA/0 物品验证证记录. 100HTWY/QMS/QR/XZ-33-AA/0 不合格品品处理单. 101HTWY/QMS/QR/XZ-34-AA/0 固定资产产登记表. 102HTWY/QMS/QR/XZ-35-AA/0 消耗材料料盘点报告告. 103目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QR/XZ-36-AA/0 年度人力力资源需求求计划表 1044HTWY/

10、QMS/QR/XZ-37-AA/0 招聘登记记表 1055HTWY/QMS/QR/XZ-38-AA/0 面试记录录表 1066HTWY/QMS/QR/XZ-39-AA/0 员工资料料表 1077HTWY/QMS/QR/XZ-40-AA/0 担保书 108HTWY/QMS/QR/XZ-41-AA/0 聘用人员员试用通知知书 1099HTWY/QMS/QR/XZ-42-AA/0 入职手续续办理单 1100HTWY/QMS/QR/XZ-43-AA/0 员工转正正申请表 1111HTWY/QMS/QR/XZ-44-AA/0 转正申请请书 1122HTWY/QMS/QR/XZ-45-AA/0 员工聘用/

11、转正定级/调岗调资资通知书 113HTWY/QMS/QR/XZ-46-AA/0 考勤表 114HTWY/QMS/QR/XZ-47-AA/0 年度员工工培训计划划 1155HTWY/QMS/QR/XZ-48-AA/0 培训档案案 1166HTWY/QMS/QR/XZ-49-AA/0 培训签到到表 1177HTWY/QMS/QR/XZ-50-AA/0 培训记录录 1188HTWY/QMS/QR/XZ-51-AA/0 人员状况况表 1199HTWY/QMS/QR/XZ-52-AA/0 员工岗前前培训考核核表 1200HTWY/QMS/QR/XZ-53-AA/0 员工月考考评表 1211HTWY/QM

12、S/QR/XZ-54-AA/0 员工月考考核评估表表 1222HTWY/QMS/QR/XZ-55-AA/0 服饰领用用登记表 1233办公室组织织架构图物业公司经理办公室办公室行政助理部门质量目目标1.0 20066年建立并并试运行ISO99000：2000质量管理理体系2.0 20007年主要管管理指标和和管理标准准均达到或或超过深圳圳市物业管管理区级（罗罗湖）标准准3.0 自2008年起按深深圳市物业业管理市级级标准提供供管理和服服务4.0主要要指标有1服务质量量知识普及及率为100%2员工持证证上岗率为为100%3有效投诉诉率低于千千分之八4顾客满意意率95%以上5管理人员员专业培训训合

13、格率100%6无重大安安全生产事事故发生7文档保管管完好率100%8每月一次次质量简报报办公室职责责1、负责安安排公司的的季度、年年度工作会会议及经理理办公会议议，做好记记录，编写写会议纪要要和决议，并并督促各单单位贯彻执执行，及时时了解和反反馈有关信信息。2、负责公公司相关文文件的起草草、印制和和分发，做做好公司各各类文件的的审核、编编号、立卷卷、存档工工作，管理理好公司的的文书档案案。3、负责上上级和外部部来文来电电的签收、登登记和领导导批示后的的传阅、催催办、回复复。4、搞好调调查研究工工作，及时时发现新问问题、总结结新经验，为为领导决策策提供参考考，为基层层工作提供供借鉴。5、注意收收

14、集合理化化建议情况况，会同有有关部门提提出推广和和奖励意见见。6、管理公公司印信。7、负责保保密管理，抓抓好保密教教育、保密密检察和对对失泄密事事件的调查查处理。8、完善公公司行政管管理制度，汇汇总各部门门月采购计计划编上报报；安排落落实节假日日值班。9、负责服服务、督促促、检查、协协调公司工工作，保证证各项工作作的正常运运行。10、负责责公司日常常行政事务务、对外联联系、各单单位来访接接待的管理理和安排。11、负责责公司文件件及各种书书面文件材材料的撰写写、审核、发发放。12、负责责办公室环环境管理。13、负责责公司办公公用品用具具的领用、发发放、登记记和管理工工作。14、负责责公司报刊刊订

15、阅工作作。15、负责责公事的质质量管理工工作。16、负责责公司的培培训与工作作考核工作作。17、上级级交办的其其它工作。办公室行政政助理权限限与职责岗位名称：行政助理理所属部门：办公室定员标准：1名职务等级：工作地点：办公室直接上级岗岗位：总经经理岗位分析者者：总经理理审核者：公司负责人人：总经理理签发日期：2006年 月 日工作权限：1、 在工作职责责范围内，按按工作流程程开展办公公室工作。2、 按工作流程程，有权和和相关部门门或岗位协协调工作。3、 出于工作的的必要性，有有权向主管管上级申诉诉或越级申申诉。4、 有权提出合合理化意见见与建议。5、 在授权范围围内,有权代表表公司对外外联络,

16、开展活动动或洽谈。岗位职责一、岗位职职责开展办公室室工作。二、管理职职责1、负责大大厦图纸资资料、工作作文件（含含公司系统统文件与外外来文件）、人人事档案的的收录、建建立与存档档。2、负责工工作文件的的打印、登登记与传递递。3、负责公公务接待与与对外联络络。 4、负负责劳动纪纪律与工作作环境的管管理工作。5、负责会会议的组织织与记录工工作。6、负责办办公用品用用具采购计计划的编制制与发放登登记。7、负责计计划外办公公用品的采采购与发放放登记。8、负责办办公用具与与设备的管管理工作，建建立相应台台帐与领用用记录。制制定相关制制度，明解解各设备用用具的保管管责任人。 9、负负责合理化化建议的收收集

17、与总经经理信箱的的管理。 10、负负责培训工工作的策划划、组织与与考核。 11、负负责员工绩绩效考评工工作。 12、协协助物业公公司的品质质管理工作作。13、完成成上级安排排的其它工工作。三、任职资资格1、中专以以上学历。2、二年以以上同等工工作经验，持持有全国物物业管理从从业人员上上岗证。3、年龄225-355岁,有规范物物业管理公公司一年以以上从业经经历。4、富于亲亲和力，沟沟通能力强强。5、能熟练练使用电脑脑、传真、打打印、复印印等办公用用具。办公室环境境管理规程程1、办公室室环境是企企业管理的的一面镜子子，办公室室环境布置置与精神文文明关系密密切，优雅雅整洁的环环境，不仅仅令人心情情舒

18、畅，提提高办事效效率。同时时，良好的的环境同整整洁的仪容容一样，是是对来客尊尊重和礼貌貌的表示。2、保持办办公环境光光线充足、明明亮而不刺刺眼；空气气流通、清清新。3、保持办办公桌整洁洁，除水杯杯及当前工工作所需资资料外，其其他物品一一律放入抽抽屉中。4、长时间间离开办公公桌时（1小时以上上）应将桌桌面物品理理齐后置于于桌面一角角，或放入入抽屉中，并并将座椅推推入桌下放放正。5、除按规规定须上墙墙的制度、条条例及牌匾匾奖旗外，办办公室墙壁壁、门、窗窗上不得悬悬挂张贴其其他物品。6、每天下下班前抽出出3至5分钟整理理办公室、抽抽屉，不得得杂乱无序序。7、办公室室内不得堆堆放杂物、报报纸应用报报夹

19、夹好，放放在规定地地点。上班班时间，不不得翻阅报报纸（特殊殊岗位除外外）。废纸纸篓应置于于不易看见见的地方。8、不得串串岗闲聊，工工作量不足足时，应积积极学习业业务知识，不不可无所事事事。相关记录办公室环环境检查表表保密管理规规程1.0保密密工作要贯贯彻突出重重点、积极极防范的方方针，坚持持既便利工工作又确保保秘密的原原则，更好好地企业的的生存发展展服务。2.0公司司保密工作作的职责是是：2.1贯彻彻执行党和和国家保密密工作的方方针、法令令、条例和和制度，结结合实际制制定本公司司的具体规规定和实施施细则。2.2开展展经常性的的群众性的的保密宣传传教育，加加强对公司司内保密和和涉密人员员的教育。

20、2.3定期期研究分析析总结保密密工作和组组织保密检检查，发现现问题及时时解决。2.4认真真追查失泄泄密事件，严严肃处理。2.5指导导保密工作作不断深入入。3.0根据据国家和上上级的有关关规定，公公司内的保保密事项划划定如下：3.1上级级下发和本本级形成的的具有秘密密内容的各各类文书、内内部刊物、音音像制品。3.1相关关部门对员员工的考核核材料、奖奖惩意见、发发展或任免免安排。3.3具有有专利性质质的技术诀诀窍、科研研项目及成成果。3.4不宜宜公开的公公司经营活活动的具体体的取向、策策略和实施施计划及尚尚未公开的的公司经济济活动的重重要的信息息、数据。3.5文书书档案、人人事档案、经经济档案、科

21、科技档案。3.6银行行和电信密密码，电子子计算机存存储、处理理秘密信息息的程序设设计、应用用程序和检检索查询口口令。3.7公司司重要的活活动计划及及不允许公公开的活动动情况；3.8其他他需要保守守秘密的事事项。保密工作要要注意堵塞塞一切失密密的漏洞，清清除一切失失密泄密的的隐患，杜杜绝一切失失密泄密事事件的发生生。根据目目前的现实实情况，其其中重点是是抓好公文文保密、会会议保密、经经济信息保保密、电子子计算机信信息保密。4.0公文文是秘密的的一种主要要存在形式式，公文保保密应注意意以下几个个环节：4.1印制制。秘密文文件印制前前要规定发发放范围。印印制时形成成的废页要要及时销毁毁。印制后后其原

22、稿、重重要修改稿稿、印刷清清样视同正正式文件妥妥为保管。4.2收发发。秘密文文件的收发发必须指定定专人负责责，在收发发、分送、传传递、借阅阅等环节都都应履行登登记手续。传传阅不得随随意扩大阅阅读范围，并并只能在办办公室进行行且不得摘摘抄。递送送要有安 全保障措措施，不准准通过普通通邮政邮寄寄。4.3保管管。秘密文文件必须存存放在有保保密保障的的房间和柜柜子内，经经常检查保保管情况。平平时工作使使用的文件件，用后随随手入柜加加锁。文件件管理人员员工作变动动要将文件件清点、造造册，签字字移交。4.4处理理。秘密文文件每季度度末进行清清点，节假假日进行清清查，年底底进行清理理，该清退退的造册清清保密

23、管理规规程退，该归档档的立卷归归档，该销销毁的登记记销毁。5.0会议议保密是保保密工作的的一个重要要环节，会会议保密中中要做到以以下几点：5.1依据据会议的保保密程度，确确定出席会会议人数，严严格控制列列席人员，并并对与会人人员进行保保密教育，规规定会议内内容不得向向外透露。5.2领导导办公会议议指定专人人做好记录录，会议记记录要妥善善保管，查查阅会议记记录必须经经领导批准准，且只可可查阅有关关部分。5.3具有有秘密内容容的会议不不准使用无无线电话筒筒，与会人人员也不得得擅自携带带无线电设设备扩音、录录音。5.4会议议传达秘密密文件、内内部讲话允允许记录的的，要用保保密手册记记录，按保保密管理

24、办办法处理。6.0经济济信息保密密对维护企企业的利益益至关重要要，保守经经济信息秘秘密要突出出注意以下下几点：6.1建立立经济信息息统一口径径披露制度度，注意企企业内外有有别，向外外界公布或或提供尚未未公开的能能够反映企企业经济实实力、能够够反映企业业经营状况况变化的工工作计划、经经济措施、统统计数据等等，必须事事先经过公公司领导批批准。6.2严格格控制重要要经济信息息的扩散，对对进行中的的物业管理理信息追踪踪活动、编编制中的投投标标书和和报价单的的核心部分分，以及其其它一旦泄泄漏就会给给企业造成成不可弥补补的损失的的经济信息息，应当采采取特别保保密措施，尽尽量减少和和限定清楚楚详情的人人员范

25、围。6.3加强强接触经济济信息秘密密人员的管管理。不允允许其向包包括本企业业员工在内内的所有无无关人员透透露企业的的经济秘密密；不允许许其借助本本企业的经经济活动网网络从事为为自己、为为他人谋利利的活动；不允许其其在工作变变动时将自自己掌握的的经济活动动资料据为为已有。7.0电子子计算机信信息保密是是随着科技技进步给保保密工作提提出的一个个新课题，电电子计算机机信息保密密要着力抓抓好以下几几点：7.1向计计算机输入入或计算机机处理有保保密内容的的文件、数数据、资料料、档案等等，必须在在程序设计计、应用程程序及检索索、查询上上采取保密密措施，并并经检查确确认其正确确可靠后方方可实施。7.2联网网

26、的计算机机在传输秘秘密信息时时，必须在在信道上采采取加密措措施。7.3凡需需送外检修修或请外人人检修计算算机，要先先将各种信信息载体清清理干净，确确认无信息息残迹后才才能允许检检修，检修修后经保密密检查方可可使用。7.4严禁禁将不需要要计算机处处理的秘密密文件、数数据、资料料、档案等等输入计算算机及其存存储介质。7.5在试试机和调试试时打印出出的有秘密密内容的纸纸页等，要要妥善保管管，集中统统一销毁 ，严禁随随意丢弃。7.6经常常开展保密密检查，有有助于保密密工作的落落实。检查查的方式有有全面检查查、专项检检查和综合合性检查。7.7发生生失密泄密密事件要立立即报告，公公司迅速组组织力量认认真进

27、行追追查，尽量量挽回或弥弥补损失。问问题查清后后，要写出出专题报告告，并视情情节依法严严肃处理有有关责任者者。8.0公司司员工尤其其是保密涉涉密人员都都要自觉遵遵守下列保保密守则：保密管理规规程8.1不该该说的秘密密，绝对不不说。8.2不该该问的秘密密，绝对不不问。8.3不该该看的秘密密，绝对不不看。8.4不该该记录的秘秘密，绝对对不记录。 8.5不在在私人通信信中涉及秘秘密。8.6不在在非保密本本上记载秘秘密。8.7不在在公共场所所和议论公公司秘密。8.8不在在不利于保保密的地方方存放秘密密文件、资资料等。8.9不用用普通电话话、普通邮邮件传达秘秘密事项。 8.10不不携带秘密密文件、资资料

28、游览、探探亲、访友友和出入公公共场所。8.11不不委托非指指定人员带带转秘密文文件、资料料。8.12不不擅自翻印印、复制秘秘密文件、资资料。8.13不不隐瞒失泄泄密过失，发发现失泄密密情况及时时报告并积积极采取补补救措施。会议制度1.0周一一例会周一例会由由公司领导导及各部门门负责人参参加，负责责研究公司司的重大问问题，并进进行决策。2.0会议议主要任务务2.1落实实上级公司司下达的计计划任务。2.2研究究制定公司司的经营发发展战略，确确定战略实实施方案和和采取的相相应措施。2.3讨论论决定公司司内的人事事安排及奖奖惩事宜。2.4研究究公司年度度管理、财财务等重大大问题。3.0会议议的组织3.

29、1会议议由总经理理主持，参参加人员包包括各部门门负责人或或其他需列列席人员。3.2会议议议题由总总经理及与与会者提出出，总经理理确认。3.3办公公室负责准准备会议有有关资料，做做会议记录录，由总经经理签发。4.0办公公例会办公例会是是公司内部部运作的经经营决策性性的常务会会议，定期期召开。4.1会议议的主要任任务a) 传达贯彻上上级公司的的有关指示示并提出落落实意见。b) 决定公司企企业管理和和发展规划划，安排重重要工作。c) 研究分析公公司经营状状况，提出出问题并制制定相应的的整改措施施。d) 听取各部门门工作汇报报，总结经经验，吸取取教训。e) 决定对各部部门人事安安排、表彰彰及处罚等等事

30、宜。f) 决定近期工工作计划，处处理有关行行政事务。g) 就重点或难难点热点问问题进行论论，决策。5.0会议议的组织5.1会议议由总经理理主持或委委托他人主主持。5.2公司司各部门负负责人参加加，其他人人员由主持持人确定。5.3办公公室负责会会议资料和和会议记录录，编写会会议纪要，由由主持人签签发，在第第二个工作作日下发。6.0公司司各类业务务会议6.1业务务会议是各各专业、各各部门布置置本专业、本本部门对口口工作的工工作会议。6.2会议议的主要内内容是落实实公司布置置的本专业业、本部门门的工作任任务，并安安排近期工工作计划，协协调解决与与专题业务务有关的问问题。6.3由公公司领导或或委托部门

31、门负责人主主持，各部部门员工参参加，并做做好会议记记录。7.0会议议规定7.1各种种会议均应应本着“精简、高高效”的原则，会会议紧扣中中心，做到到“中心明确确、内容扼扼要、言简简意赅、讨讨论集中”。会议制度7.2与会会者守时守守纪，不迟迟到、早退退，不得无无故缺席。会会议参加者者因故不能能出席时必必须提前直直接向会议议主持者请请假。7.3会前前应安排好好本职工作作，会议期期间要关闭闭手机或处处于静音状状态。7.4会议议所决定事事项不能随随意更改，按按会议要求求贯彻传达达，不扩大大传达范围围。严格遵遵守会议决决定，对违违反公司保保密规定的的行为予以以批评教育育，造成后后果者将追追究责任，爱爱护会

32、议室室的一切物物品。8.0相关关记录8.1出出席会议签签到表公文管理工工作规程1.0文件件处理1.1文件件处理主要要包括：公公文的形成成、办理、立立卷、归档档和销毁；1.2文件件处理的基基本原则是是：及时、准准确、规范范、保密；2.0文件件种类：2.1决议议：凡经过过会议讨论论通过，要要求所属部部门贯彻执执行的事项项，用“决议”。2.2决定定：对某些些重要事项项或重要问问题做出安安排或处理理，用“决定”。2.3通知知：是发布布行政法规规和规章，转转发上级公公司或不相相隶属部门门间使用的的公文形式式。2.4备忘忘录：是指指与其它分分公司之间间（含总公公司职能部部门）工作作联系的公公文形式。2.5

33、通报报：通报工工作情况或或好坏典型型事例及经经验教训，表表扬进、批批评后进等等用“通报”。2.6报告告：向上级级公司汇报报工作，反反映情况，提提出建议，答答复上极公公司的询问问等用“报告”。2.7请示示：请求上上级公司对对某项重要要工作作出出指示，答答复和批准准事项时用用“请示“。2.8批复复：批准或或答复下属属单位请示示的事项，用“批复”。2.9函：与本公司司系统之外外的单位互互相商洽和和联系工作作，询问和和答复问题题等用“函”。2.10会会议纪要：记载或传传达会议主主要精神和和决定事项项，用“会议纪要”。3.0公文文的起草和和审批签发发3.1公文文起草的基基本要求是是：a) 重点要突出出，

34、观点要要鲜明，论论理要清楚楚，文字要要精练，用用词要准确确，自由篇篇幅要简短短，结构要要严谨，层层次要分明明；b) 拟稿人必须须用方格稿稿纸拟写，要要按公文的的文种格式式行文，不不得用圆珠珠笔或红笔笔书写；c) 文稿在呈送送领导审批批签发之前前，负责拟拟稿的人员员要对公文文进行认真真核对。3.2公文文的审批签签发程序为为： 先由由行文部门门起草、负负责人审核核签名，送送办公室核核稿，然后后由公司领领导审批。 4.0公文文办理4.1公文文办理主要要包括公文文的登记、分分发、承办办、印制、传传递等环节节。4.2登记记公文，应应将公文的的标题、密密级、发文文字号、来来文单位、发发往单位、份份数、收发

35、发时间办理情况等等逐项记载载清楚，以以便今后核核查收回和和销毁。5.0分发发公文5.1一切切外来公函函，统一由由办公室签签收、登记记并及时分分送；5.2根据据公文性质质和内容，送送领导阅示示，或根据据需要交有有关部门办办理；5.3凡需需出职能部部门经办的的公文，由由办公室负负责催办，并并将落实结结果报告公公司领导。6.0档案案的管理规规定6.1记述述和反映本本公司经营营管理活动动，具有查查考价值的的各种自制制文件和已已办理完毕毕的有保存存价值的文文件，均由由办公室专专人统一管管理，于第第二年上半半年完成上上一年度的的文书立卷卷归档工作作；公文管理工工作规程6.2各部部门代表公公司参加各各种会议

36、带带回的文件件，均不得得自行保管管和销毁，必必须向办公公室移交，实实行统一管管理；6.3办公公室对归档档文件按事事理分类、编编号，确定定保管期限限；6.4对无无保存价值值的文件，要要逐一填写写清单，由由总经理审审批，并在在收、发文文本上注明明，一年后后予以销毁毁；6.5借阅阅文件，应应经办公室室办理相关关手续后方方可，未经经同意，不不得抄摘和和复印。7.0相关关记录7.1文文件发放范范围清单7.2文文件领用登登记表7.3质质量体系文文件清单7.4文文件更改申申请表7.5外外来文件登登记表7.6文文件借阅登登记表文件收发工工作规程1.0目的的：规范文件收收发要求，提提高工作效效率。2.0适用用范

37、围公司各部门门。3.0职责责3.1总经经理负责文文件的审批批；3.2办公公室负责提提出文件的的处理意见见；3.3办公公室负责文文件的接收收、登记、送送文、取文文、分发等等；3.4各部部门负责人人负责本部部门文件的的提交和接接收。4.0内容容：4.1定义义：a) 文件指决定定、决议、通通报、通知知、报告、请请示、批复复、会议纪纪要、备忘忘录、工作作计划、函函、呈批单单等。b) 内部文件指指公司各部部门送往总总经理需阅阅示的文件件。c) 外部文件指指内部文件件以外的文文件，包括括政府部门门、社会团团体、上级级公司、外外部企业等等发来的文文件。4.2接收收与登记：a) 办公室接收收公司外部部和内部所所有来文。b) 办公室将所所有接收的的外来文件件登记在外外来文件登登记表，作作为查证依依据4.3文件件分发方式式：a) 总经理批阅阅后的内部部文件，由由办公室电电话通知相相关部门或或文件提交交人取回已已批阅文件件。若通知知上述文件件接收人未未