纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法47463184788.docx

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法1 总总则1.1 为了规范范纸质档案数数字化加工工项目验收收管理，确确保档案安安全和项目目质量达到到有关要求求和标准，特制定本办法。1.2 本办法适适用于广西西各级党政政机关、人人民团体。2 对对象、依据据及前提条条件2.1 各级档案案行政管理理部门根据据相关规定定接受本级级行政区域域内业主单单位委托组组织纸质档案数数字化加工工项目的验验收。2.2 依据档案案数字化加加工项目合合同书、合合同附件、有有关技术说说明文件及及

2、规范的验验收资料，按按照国家和和地方的相关关法律、法法规、国家家标准、行行业标准、地地方标准进进行验收。2.3 项目验收收的前提条条件2.3.11 项目按照照合同要求求全部完成成，并满足足使用要求求；2.3.22 各个分项项全部预验验收合格；2.3.33 已通过自自治区档案案局指定软软件综合应应用测试；2.3.44 各种验收收资料完备备，符合合合同内容；2.3.55 经过相关关主管部门门和项目业业主同意；2.3.66 合同或合合同附件规规定的其他他验收条件件。3 验验收内容3.1 分项验收：对纸质档档案数字化化加工项目目分项进行行验收，包包括档案整整理、档案案扫描、图图像处理、图图像存储、目目

3、录建库、数数据挂接、数数据备份等等。验收以抽检检的方式检检查已完成成数字化加加工的所有有档案和数据据，抽检的的比率不得得低于档案案和数据总总量的5%。3.2 验收指标标：以下分分项抽检标标记为“不合格”：未按数字字化加工要要求拆装、处处理档案，档档案破损、页码码顺序错误误、页数不不清、目录录不实；扫扫描档案技技术指标错错误，扫描、处理理图像文件件不完整、不不清晰、不不反映档案案原貌以及及有缺页、漏漏页、重页页、顺序颠颠倒等质量量问题；图图像文件存存储格式、命命名未按规规范要求；目录建库库数据格式式不符合规规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；

4、数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。验收抽检的的合格率达达到95%以上（含含95%）时时，予以验验收“通过”。合格率=合合格的文件件数被抽抽检文件总总数100%。4 验验收程序4.1 验收程序序4.1.11 预验收 4.1.11.1 项目竣工工后经测试试和试运行行合格，项项目承担单位根根据合同、招招标书、计计划任务书书，检查、总总结项目完完成情况后后向项目业业主提出预预验收申请请。 4.1.11.2 项目业主主和项目承担单位组组成初验小小组，对项项目的各项项工作进行行全面检查查。 4.1.11.3 项目承担单位提提供材料：预验申请请书、完成成工作报告、项项目总结报报告。4.

5、1.22 验收4.1.22.1 申请：预预验收合格格后，项目目业主根据据合同、招招标书、任任务书，检检查、总结结项目组织织实施和完完成情况后后向本级档档案行政管管理部门提提出验收申申请，并提提交规范的的验收方案案（验收材材料）。4.1.22.2 经过审核核，材料齐齐全，则由本级档档案行政管管理部门会会同相关部部门组织验验收。 4.1.22.3 验收组成成员由本级级档案行政政管理部门门和相关部部门以及项项目业主的的管理人员员、专业技技术人员共共同组成。验验收时按照照相关验收收内容及标标准进行，验验收后提交交验收报告告。4.1.22.4 验收形式式：采用会会议与现场场测试相结结合的形式式。4.1.

6、22.5 验收步骤骤4.1.22.5.11 业主单位位作项目工工作、试用用情况及预预验收报告告；4.1.22.5.22 承担单位作作关于项目目加工、技术术、自检（预预验）情况况及竣工情情况的报告告；4.1.22.5.33 验收组进进行现场检检查和测试试；4.1.22.5.44 验收组对对项目进行全全面评价并并给出验收收意见；4.1.22.5.55 验收组组组长宣读验验收意见。4.1.22.6 验收签字字：经过验收收形成验收收报告，验验收组成员员签字，并并提交本级级档案行政管管理部门以以及相关部部门和项目目业主存档档。 5 验验收结论5.1 验收结论论分为：验验收合格、需需要复议和和验收不合合格

7、三种。符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。5.2 项目凡具具有下列情情况之一的的，按验收收不合格处处理：5.2.11 未按项目目考核指标标或合同要要求达到所所预定的主主要技术指指标的；5.2.22 所提供供的验收材材料不齐全全或不真实实的；5.2.33 项目的内内容、目标标或技术指指标等已进进行了较大大调整，而而未得到相相关单位认认可的；5.2.44 项目实施过过程中出现现重大问题题，尚未解解决和作出出说明，或或实施过

8、程程及结果等等存在纠纷纷尚未解决决的；5.2.55 没有对数数据、相关关系统或设设备进行试试运行，或或者试运行行不合格；5.2.66 项目经费费使用情况况审计发现现问题的；5.2.77 违反法律律、法规及及相关标准准规范的其其他行为。6 验收结论论确认和处处理6.1 由本级档档案行政管管理部门会会同相关部部门根据验验收意见和和相关资料料得出结论论，并进行行确认。6.2 项目验收收结论的处处理6.2.11验收结论论为验收合合格的，项项目业主将将全部验收收材料统一一装订成册册并连同相相应的电子子文档（ddoc格式式），分别别报本级档档案行政管管理部门以以及相关部部门备案。6.2.22 验收结论论为

9、需要复复议的，业业主和承担担单位在一一个月内补补充有关材材料或者进进行相关说说明。6.2.33 验收结论论为验收不不合格的，业业主和承担担单位限期期整改，整整改后试运运行合格的的，项目业业主重新申申请验收。6.2.44 未通过过验收的档档案数字化化加工项目目，不得交交付使用。6.3 项目交接接：项目竣竣工验收合合格后，应应办理项目目交接手续续。项目的的移交包括括项目实体体移交和项项目文件移移交部分。 7 附附则7.1 本办法由由自治区档案案局负责解解释。7.2 本办法自自公布之日日起实施。附件：纸质质档案数字字化加工项项目验收资资料附件：纸质档案数数字化加工工项目验收资资料项 目 名名 称：

10、项 目 编编 号： 项 目 业业 主： （盖盖章）联 系 人： 联 系 电电 话： 起 止 日日 期： 年 月 年年 月验 收 日日 期： 年 月 日纸质档案数数字化加工工项目验收收会议议程程时 间： 年 月 日地 点：主持人： 一、宣布验验收组成员员名单和验验收组组长长；二、验收组组长主持验验收工作：1.业主单单位作项目目工作及试试用情况报报告；2.承担单单位作关于于项目实施施情况、自自检（预验验）情况及及竣工情况况的报告；3.验收组组进行现场场检查和测测试；4.验收组组对项目进行全全面评价并并给出验收收意见。5.验收组组组长宣读读验收意见见。三、项目业业主单位领领导讲话；四、有关领领导及代

11、表表讲话。纸质档案数数字化加工工项目验收收大纲一、验收对对象： 二、项目来来源： 三、组织验验收单位： 四、验收形形式：会议议结合现场场测评。五、验收组组织：成立立验收组，由由 名专家及及相关人员员组成。验验收组设组组长1名，组组员 名。六、验收依依据： 合同及及档案信息息化相关标标准规范。七、验收目目的：由验验收组对 项项目进行评评价，做出出项目可否否验收的结结论。八、验收内内容：1.审查是是否完成项项目合同所所明确规定定的全部指指标；2.审查验验收材料是是否正确、规规范、完整整并符合要要求；3.检查数数据是否符符合标准规规范，测试试项目实施施的效果；4.对有关关问题进行行质询并提提出改进意

12、意见。九、验收程程序1.查阅：查阅项目目承担单位位提供的验验收文件；2.审查：对项目业业主单位的的有关技术术指标、业业务资料、数数字化加工工流程单和和文字记录录进行审查查；3.分析：对验收中中认定的事事实及有关关资料进行行整理和比比较分析；4.评价：对项目合合同完成情情况进行综综合评价。十、验收会会形成的文文件：验收收报告。纸质档案数数字化加工工项目业主单位工工作报告项 目 名名 称： 项 目 编编 号： 项目业主单单位： （盖章章）项目承担单单位： （盖章章）起 止 时时 间： 年 月 年 月一、项目工工作情况概概述（立项项、方案、组组织、管理理等）二、主要内内容及规模模三、使用情情况及应用

13、用效果四、存在问问题及改进进意见纸质档案数数字化加工工项目承担单位实实施报告项 目 名名 称： 项 目 编编 号： 项目业主单单位： （盖章章）项目承担单单位： （盖章章）起 止 时时 间： 年 月 年 月一、项目实实施情况概概述（方案案、组织、管管理、技术术手段等）二、主要内内容和达到到的技术指指标三、存在问问题及改进进意见纸质档案数数字化加工工项目经费决算报报告项 目 名名 称： 项 目 编编 号： 项目业主单单位： 起 止 时时 间： 年年 月 年 月项目专项资资金决算表表项目名称： 项目编编号： 填报单位： （盖章章） 填报报时间： 年 月 日项 目金 额备 注注一、投资来来源1.财政

14、拨拨款2.贷款3.自筹4.其它收收入二、支出项项目硬件（设备备、仪器）软件调研费用人工费用耗材资料、印刷刷鉴定、验收收其他项目负责人人： （签章） 填表人： （签签章）纸质档案数数字化加工工项目验收材料项 目 名名 称： 项 目 编编 号： 项目业主单单位： （盖盖章）起 止 时时 间： 年年 月 年 月验 收 日日 期： 年 月 日验 收 资 料 清清 单序 号资 料 名名 称提 供 单单 位备 注注1立项文件2项目合同3业主单位工工作及试用用报告4承担单位实实施及与预预验收报告告5经费决算报报告6验收报告：（1）分分项验收 （2）综综合测评 （3）验验收组成员员名单 （4）验验收意见和和结

15、论7其 他一、分项验验收（一）档案案整理验收内容验收要求是否符合要要求（）1.页数清清点清点每份档档案的实际际页数，对对页号错编编、漏编等等情况进行行修正2.目录核核实根据档案数数字化相关关标准，核核对、规范范档案目录录著录内容容，确认目目录与档案案实体是否否一致，对对不规范、错错误的档号号、题名、责责任者、文文件起止页页号和页数数等进行修修正3.拆除装装订在确保档案案不受损的的前提下拆拆除档案装订物物；用浆糊等等使档案粘粘连难以拆拆除或拆除除会造成档档案损坏的的，不拆除除装订4.扫描方方式确认根据档案纸纸张的实际际情况确认认采用快速速扫描或平平板扫描，纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字

16、迹不清等，采用平板扫描5.页面修修整页面破损严严重、无法法直接进行行扫描的档档案，应交交有关部门门技术修复复后再扫描描；折皱不不平影响扫扫描质量的的应先压平或或用低温熨熨斗熨平后后再进行扫扫描6.装订扫描完成后后，拆除过过装订物的的档案应清清点无遗漏漏，按顺序序排列，恢恢复装订或或根据业主主要求改变变装订7.档案整整理登记制作并填写写档案数字字化整理过过程登记表表单，详细细记录档案案的目录更更正、拆除除装订情况况以及每份份文件的起起始页号、页页数、扫描描方式等适用标准、规规范档案著录录规则、纸质档档案数字化化技术规范范、广西壮族族自治区纸纸质档案数数字化技术术要求及及档案整理相相关标准、规规范

17、验收小结验收人： （签签名）年 月 日（二）档案案扫描验收内容验收要求符合性检查查（）1.扫描色色彩模式选选择黑白二值页面为黑白白两色，且且字迹清晰晰、不带插插图的档案案灰度页面为黑白白，但字迹迹清晰度差差或带有插插图的档案案彩色页面中有红红头、印章章或有黑白白照片、彩彩色照片、彩彩色插图的的档案2.扫描分分辨率黑白二值、灰灰度100DDPI；彩彩色150DDPI3.扫描登登记制作并填写写数字化加加工登记表表单，登记记扫描色彩彩模式、分分辨率以及及扫描页数数，核对每每份文件实实际扫描页页数与档案案整理时填填写的文件件页数是否否一致4.适用标标准、规范纸质档案案数字化技技术规范、广西壮族自治区纸

18、质档案数字化技术要求等验收小结验收人： （签名）年 月 日（三）图像像处理验收内容验收要求符合性检查查（）1.图像质质量图像清晰、完完整，反映映档案全貌貌；页面底底色、字迹迹、印章颜颜色与档案案本身颜色色相仿，色色泽均匀2.纠偏图像不偏斜斜或倒置，符符合正常阅阅读习惯3.去污对因档案破破损、虫霉霉或扫描形成的的，影响页面美美观的污点点、黑边等等进行去污污处理，在在不影响可可懂度的前前提下展现现档案原貌貌4.图像拼拼接对大幅面档档案采用分分小幅扫描描形成的多多幅图像进进行拼接，图图像完整，拼拼接无误5.裁边对档案修补补或扫描等等形成的，超超出页面正正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量

19、适用标准、规规范纸质档案案数字化技技术规范、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求等验收小结验收人： （签签名）年 月 日（四）图像像存储验收内容验收要求符合性检查查（）1.存储格格式黑白灰度/彩色色TIFFJPEG2.图像文文件命名每一份文件件以其对应的唯唯一档号（归档档号）来命命名扫描后后的图像文文件，具体为档号号加上图像像顺序号，之之间以“”间隔；以件为保保管单位的的文书档案案，可以其其归档号加加上图像顺顺序号命名名，或固定定其纳入的的盒号，以以“全宗号-年度-保保管期限代代码-盒号号-件号-图像顺序序号”来命名；档号（归档档号）格式式符合广广西壮族自自治区纸质质档案数字字化技术要要求或其

20、其他行业标标准，与其其目录数据据的档号格格式一致3.图像文文件夹建立及命名名传统以卷为为单位的档档案，每卷卷建立一个个文件夹并并以其案卷卷级档号来命命名；以件件为保管单单位的档案案，每件建建立一个文文件夹并以以其归档号号来命名，或或固定其纳纳入的盒号号，每盒建立一个个文件夹并并以“全宗号-年度-保保管期限代代码-盒号号”来命名适用标准、规规范纸质档案案数字化技技术规范、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求等验收小结验收人： （签签名）年 月 日（五）目录录建库验收内容验收要求符合性检查查（）1.档案著著录著录项目著录项目齐齐全，包括括档号（归归档号）、责责任者、题题名、时间间、页码或或页数以及

21、及其他行业业标准或业业主要求档号(归档号)档号（归档档号）准确确、规范，格格式与命名名其数字图图像文件的的档号格式式一致，符符合相关规规范要求，题 名题名准确、全全面揭示文文件内容；公文题名名应有责任任者、文件件内容、文文种等；文文字通顺、规规范简洁，字字数不超过过60个中中文字或1120个字字符责任者机关、团体体责任者必必须用全称称或规范通通用简称，个个人责任者者只录姓名名；责任者者应考证准准确，无法法考证者以以“”占位代代替时 间时间以公园园纪年，无无时间但能能够从档案案内容中考考证出来的的，要求填填注考证时时间，无法法考证的则则以“0000000000”替之页码或页数数用阿拉伯数数字录入

22、；传统案卷卷卷内文件件目录填写写每份文件件的起始页页号，最后后一件填写写起止页号号；归档文文件如实填填写每份文文件的页数数无法识别文文字的处理理目录中有无无法识别的的文字，应应尽量考证证，如遇无无法考证的的用“”表明明。2.数据格格式选择现有国国家、地方方标准要求求的数据格格式（DBBF、TXXT或MDDB），所所选定的数数据格式应应能直接或或间接通过过GD20000档案案管理软件件进行数据据交换3.目录数数据质量检查采用人工校校对或自动动校对的方方式，对机机读目录数数据库的建建库质量进进行检查，核核对著录项项目是否完完整，内容容是否规范范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行

23、修正、补录适用标准、规范档案著录录规则（DDA/T118）、广西壮族自治区文件级档案目录数据采集方案、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求或其他行业标准等验收小结验收人： （签签名）年 月 日（六）数据据挂接验收内容验收要求符合性检查查（）1.汇总挂挂接汇总数字化化完成的所所有图像数数据和目录录数据，通通过相应的的软件自动动搜索、加加入对应的的电子地址址信息等功功能，实现现目录数据据库与图像像数据库批批量、快速速的挂接2.挂接质质量以抽检的方方式检查数数据挂接的的总体质量量，抽检的的比率不得得低于数据据总量的55%；检查查目录数据据库与图像像文件是否否有挂接错错误，图像像文件的命命名与其目目录

24、数据的的档号是否否一致，一一份文件的的图像文件件是否完整整、顺序正正确、无缺缺漏或多余余页等适用标准、规规范纸质档案案数字化技技术规范、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求等验收小结验收人： （签签名）年 月 日（七）数据据备份验收内容验收要求符合性检查查（）1.备份范范围目录数据和和全文数据据2.日常备备份每天形成的的数据备份份到计算机机硬盘或业业主指定的的存储位置置3.成品备备份数据挂接并并验收合格格后，进行行多套备份份（至少33套），存存储至脱机机介质上4.数据检检验备份数据能能否打开、数数据信息是是否完整、文文件数量是是否正确5.备份标标签备份介质有有规范的标标签6.备份登登记填写日常

25、数数据备份和成品品数据备份份管理工作登记表表单适用标准、规规范电子文件件归档与管管理规范、广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求、广西电子文件（档案）数据光盘存储管理规范、广西电子文件（档案）数据光盘载体标注格式等验收小结验收人： （签签名）年 月 日二、综合测测评档案全宗名名称数据总量抽检量抽检率（%）目录（条）全文（页）主要技术指指标合格数合格率图像分辨率率彩色（1150dppi）黑白、灰度度（100dppi)图像存储格格式黑白（TIIF）灰度（JPPG）彩色（JPPG）还原效果等于或优于于复印效果果目录与图像像挂接准确性、完完整性图像处理去污、纠偏偏、清晰度度等综合质量评评估符合性选项项目

26、录结构的的规范性符合 基本符合合 不符合介质及存储储格式的规范性符合 基本符合合 不符合数据备份的的完整性符合 基本符合合 不符合测评结果分分析与建议议汇总合格率率： %测评人： （签名名）审定人人： （签签名）年 月 日三、验收组组成员名单单验收组职务务姓 名单 位职称/职务务本人签名四、验收意意见和结论论验收意见：验收结论：1.验收合合格（ ） 2.需要复议议（ ） 3.验收不合合格（ ）组长（签名名）： 年 月 日签字承担单位：年 月 日业主单位：年 月 日XXXX档档案局：年 月 日说明： 该表民民国档案、建国后档案通用。 业主单单位工作报报告，系指指业主单位位从业主的的立项、编编制方案、项项目工作计计划、管理理、各方协协调、使用用等情况。 承担单单位施工报报告从技术术角度，包包含加工过程、质质量控制、管管理、技术术创新、主主要内容的的技术指标标及完成情情况等。- 30 -