优化会议议题须把好“三关” 会议议题.docx

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1、优化会议议题须把好“三关” 会议议题优化会议议题须把好“三关”陈汉忠议题是会议所要协商探讨和确定处理的详细问题。确定议题是开会的前提。会前要明确会议的议题，并刚好将议题通知到参会人员，以便与会者和筹备会议的人员做好相应的打算工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础，有利于会议目标的实现。一些单位之所以会议过多、过滥，主要是列入会议探讨的议题太多且质量较差，而产生这一问题的缘由，则是对议题缺乏科学甄选和合理设计，即没有对会议议题进行优化管理。笔者认为，要做好会议议题的优化管理工作，须把好以下“三关”。一、收集呈报关会议议题的来源主要有四个：一是上级机关和领导依据须要而提出的议题，二是下级部门提

2、交的须要会议探讨和确定的问题，三是群众反映的非某些部门能处理的、带有普遍性的问题，四是秘书部门从有关部门收集到的本单位在管理活动中要探讨和确定的事项。其中，对于那些涉及面很广的重点问题、特别困难的难点问题，以及非常敏感的热点问题，都须要提前收集资料，会前调查，以便于会议决策参考。会前应做好议题的呈报工作。详细来说，就是制作议题呈报表。议题呈报表由以下几项内容组成：议题名称、议题呈报部门、拟探讨的时间、汇报人、议题摘要、处理看法、分管领导批示等（见下表）。议题呈报表简洁明白，便于秘书部门支配时间，拟制会议议程。二、审核筛选关并非全部呈报的议题都会入会探讨探讨，还必需经过仔细审核和筛选。审核和筛选

3、应符合以下条件：1.合乎目标和主题。会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的详细任务。会议目标不是空洞虚幻的，它必需落实到详细的会议议题上。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。一次会议中贯穿全部议题的主线叫会议主题。会议主题统帅各个详细的议题。因此，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。2.有重要价值。价值是指该议题在单位实际工作中所处的地位和所发挥的作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有重要价值的议题，都可以列入探讨；只对局部产生影响，价值不大或无价值的议题，则不应列入会议探讨。3.合乎权限。对于行政决策类会议而言，凡提交会议探讨的问题，必需在会议的职权范

4、围以内，是会议有权探讨和做出确定的事情，也就是说，会议组织者应清晰本次会议的职权范围，不探讨和确定会议职权范围以外的问题。4.清楚性。一是会议议题的表述要简洁明白，不能模糊不清，使人摸不着头脑；也不要哕嗦，把议题的要义沉没在繁琐的表述中。比如，某单位拟开会探讨下属部门提交的关于恳求解决经费的议题，这个议题明显不够清楚，因为申请经费的用途、来源及数额不明确，会议难以作出决议。二是与议题相关的材料要清楚，以便与会人员在探讨和决策时参考。5.可行性。(范文网)这是指议题中所涉及的问题应具备解决的初步条件。假如把背景不清、依据不明，不切实际、分歧较大、条件不成熟的议题提交会议探讨，将会出现议而难决、决

5、而难行的状况。三、议程设计关议程设计是指对会议议题的数量、探讨时间和排放次序进行合理的支配。适度的、明确的、有序的议程设计有助于提高会议效率。1.数量支配。一次会议议题的数量必需有肯定限度，不能为会议排列很多议题。一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。不属于同类的事项，尽量通过不同会议解决，要使参与会议的人员把精力集中到会议的中心议题上，防止会议议题过多，久议不决。为此，国外专业机构曾在1999年对1418家企业的会议作了特地调查，得出的结论是会议事项并非越多越好。假设一个议题须要的探讨时间大约是30分钟，那么4个议题就几乎要用2个小时，还不包括意外状况发生。因此，落实到常见的小型工

6、作会议中，一次会议探讨45个议题比较合适。2.时间支配。心理学表明，成年人能集中精力的平均时间为45-60分钟。超过45分钟就简单留意力分散，超过90分钟普遍会感到疲乏。因此每次会议的时间最好不超过1小时。假如须要较长时间，应支配中间休息。在会议实践中，每一项议题最好都有一个时间限度：并明白地标示出来。这样既可确保大家不会超过规定的时间，又可留出足够的时间，以保证全部被列入的重要议题都能得到充分探讨，从而使会议得以完成预定目标。3.次序支配。会议议题可以从以下几个角度来排序。（1）依据议题的类型来排序。如把供应信息的议题放在前面，然后是推动决策的议题，最终是解决问题的议题。（2）依据议题的逻辑

7、依次来排序。即前面进行的议题是后面议题的一个逻辑铺垫，逐步推动议题的探讨。（3）根据议题的重要性来排序。一般状况下，最重要的议题往往放在最前面，这是因为会议刚起先时与会者的留意力比较集中；同时，还能确保全部重要的议题都能得到探讨，不至于遗忘某些重要内容。也有一些专家建议将不重要的议题放在最前面探讨，然后渐渐地靠近最重要的议题。这个技巧使得与会者有足够的时间来热身，可消退那些微小问题对整个会议的影响。（4）根据议题的紧急程度来排序。须要紧急决策的议题必需放在前面探讨，这是由议题的紧迫性所确定的。而那些相对缓和的议题可以放在后面甚至可以等到下一次再探讨。（5）根据议题的利益相关度来排序。与在场每一位与会者的利益休戚相关的议题最好12下一页