酒店餐饮采购部管理制度2493482031.docx
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1、第七章 采购部管理制度17.1酒店店采购管理理制度17.2酒店店财务酒库库废品询价价管理规定定277.3菜品品原料采购购、入库、领领用、盘点点管理规定定28第七章 采采购部管理理制度7.1 酒酒店采购管管理制度目的:为规规范酒店各各部门所需需物品采购购流程,掌掌握采购原原因和用途途,明确采采购渠道及及责任, 加强到货货物品入库库、保管、出出库管理,规规避风险,避避免物品积积压,杜绝绝浪费,需需每天向领领导汇报酒酒店采购物物品汇总等等相关事宜宜.7.1.11采购物品品分类、提提报依据和和时间、相相关责任人人酒店采购根根据采购频频次分为日日采、应急急随时采购购、周采、两周周采、月采采、季采、年年采
2、等形式式,具体为为:1、菜品原原料的日采采、周采采、两周采采、月采类类物品按菜菜品原料采采购、入库库、领用、盘盘点管理规规定执行行2、应急物物品:由于于酒店经营营的灵活性性,时常出出现客人急急需物品,酒酒店无此类类商品或原原计划采购购物品不足足,出现类类似紧急采采购时,部部门主管立立即以电话话或当面形形式请示部部门经理、部部门总监安安排采购人人员进行购购买。食品品、菜品原原材料、酒酒水、饮料料可转酒店店采购部进进行采购,其其他物品由由各部门自自行采购并并核销(按按紧急采购购流程执行行)。3、酒水类类:高档白白酒、红酒酒餐饮部根根据用量随随时提报;中低档国国内白酒、红红酒由餐饮饮部每月55日前根
3、据据本月客流流量、下月月客流量预预估及库存存情况打提提料单,啤啤酒、饮料料餐饮部每每月采购两两次,分别别于1日、115日上报报提料单,经经餐饮部经经理、餐饮饮总监、酒酒店财务部部、酒店总总经理审批批转采购部部门进行采采购(按常常规物品采采购流程执执行)。4、餐饮部部消耗品:每月报一一次,各部部门每月55日前根据据本月客流流量、下月月客流量预预估及库存存情况打提提料单,经经部门经理理、总监、酒酒店财务部部、酒店总总经理审批批转采购部部门进行询询价采购,已已签订长期期供货合同同(使用部部门直接打打提料单)或或超过2000元元的请购件件经总裁审审批后转招招标部采购购(按常规规物品采购购流程或非非日采
4、有供供货协议定定期结算付付款流程执执行)。5、餐饮部部的粮油类类、易存放放有固定包包装的调料料类、香烟烟类、房务务部大堂吧吧物品类、客客吧物品类类:每月报报一次,餐餐饮部每月月5日前将将根据本月月客流量、下下月客流量量预估及库库存情况打打提料单,经经部门经理理、总监签签字确认,酒酒店资产会会计于7日日前审核完完毕转酒店店总经理审审核,酒店店总经理于于8日前批批转采购部部进行采购购(按常规规物品采购购流程执行行)。6、办公用用品:每月月提报一次次。每月110日前各各部门综合合科员将本本部门下月月办公用品品计划通过过OA工作作流形式经经部门总监监审核后发发送到行政政总监处,行行政总监于于11日前前
5、审核通过过后转酒店店总经理批批转集团行行政部统一一采购。7、印刷品品:每月提提报一次。每每月5日前前各部门综综合科员将将本部门下下月印刷品品计划报件件经部门总总监签字确确认后转酒酒店行政部部总务主管管汇总审核核,总务主主管于122日审核通通过后上报报行政总监监、酒店总总经理、总总裁批转集集团招标部部统一采购购。最低采采购量不能能低于合同同约定数量量。8、劳保用用品:每年年提报四次次。每季度度最后一个个月10日日前各部门门综合科员员将本部门门下一季度度劳保用品品计划报件件经部门总总监签字确确认后转酒酒店行政部部总务主管管汇总审核核,总务主主管于122日审核通通过后上报报行政总监监、酒店总总经理、
6、总总裁,总裁裁批转集团团招标部统统一采购。9、房务部部一次性用用品类:每每年提报四四次。每季季度最后一一个月100日前各部部门综合科科员将本部部门下一季季度一次性性用品计划划报件经部部门总监签签字确认后后转酒店行行政部总务务主管汇总总审核,总总务主管于于12日审审核通过后后上报行政政总监、酒酒店总经理理、总裁,总总裁批转集集团招标部部统一采购购。10、办公公设备:每每年提报四四次。每季季度最后一一个月100日前各部部门综合科科员将本部部门下一季季度办公设设备计划报报件经部门门总监签字字确认后转转酒店行政政部总务主主管汇总审审核,总务务主管于112日审核核通过后上上报行政总总监、酒店店总经理、总
7、总裁,总裁裁批转集团团招标部统统一采购。11、瓷器器餐具类:每年提报报四次。每每季度最后后一个月110日餐饮饮部综合科科员将本部部门下一季季度办公瓷瓷器餐具采采购计划报报件经部门门总监签字字确认后转转酒店行政政部总务主主管汇总审审核,总务务主管于112日审核核通过后上上报行政总总监、酒店店总经理、总总裁,总裁裁批转集团团招标部统统一采购。12、布草草类:每半半年提报一一次,餐饮饮部、房务务部每年22月15日日、8月155日前上报报布草请购购单经主管管领导签字字确认后提提报总裁批批转招标部部进行采购购。13、绿植植类: 每每年提报一一次,餐饮饮部、房务务部每年22月15日日前上报绿绿植采购单单经
8、主管领领导签字确确认后提报报总裁批转转招标部进进行采购。14、制服服类:每年年提报一次次,房务部部每年2月月15日前前上报制服服采购单经经主管领导导签字确认认后提报总总裁批转招招标部进行行采购。日日常新进员员工需量体体裁衣时,按按需提报。15、保洁洁设备类:每三年提提报一次,最最后一年22月15日日前上报设设备请购单单经主管领领导签字确确认后提报报总裁批转转招标部进进行采购。16、员工工福利用品品:春节福福利用品需需提前300天、其他他福利用品品需提前一一个月,酒酒店行政部部将酒店所所有部门所所需物资汇汇总完毕后后经各部门门总监、酒酒店总经理理签字确认认后上报主主管副总、总总裁批转招招标部进行
9、行采购。17、为控控制库存量量及降低所所购物品价价格浮动对对酒店成本本的影响,各各部需控制制每次提报报采购的数数量,预测测数量有依依据。所有有物品库存存量原则上上最多不超超过半年使使用量。7.1.22采购物品品标准1、酒店各各部门在请请购物品前前要核查是是否有库存存,要做到到计划合理理,用多少少请多少。如如果库存中中有其它类类型的物品品可以和需需请购的物物品通用,可可以不用请请购,上报报物品领用用时标注清清楚。2、作为请请购部门在在填写请购购件时必须须将品名、规规格型号、材材质、品牌牌(包含替替代品牌)、档档次等资料料信息填写写完整、准准确。如有有指定使用用人的需明明确标出,否否则不予批批准请
10、购。3、若无法法提供规格格型号、品品牌的材料料,必须附附带样品或或物品彩色色照片或使使用部门随随同询价采采购,否则则不予批准准请购。4、涉及到到有使用期期限要求的的物品,必必须标注生生产日期范范围、质保保期范围等等详细要求求,否则不不予批准请请购。5、急件请请购单在第第2条标准准基础上,在在备注栏标标注急件,(同同时并转发发电子版)否否则不予批批准急件请请购。必要要时,请购购人可亲自自按急件请请购流程找找领导批转转。食品、菜菜品原材料料、酒水、饮饮料可转酒酒店采购部部进行采购购,其他物物品由各部部门自行采采购并核销销。7.1.33采购责任任划分1、使用部部门要经常常观察物品品库的实际际库存量(
11、看看系统并咨咨询仓库管管理员,仓仓库管理员员有义务告告知库存量量情况及有有保质期物物品的质保保期时间),保保证所有库库存的物品品在最低库库存量以外外运行,如如发现实际际库存快到到最低库存存量时,使使用部门提提料责任人人及时制作作请购单上上报请购,并并向采购部部提出合理理的到货时时间。如果果提料责任任人没有及及时打请购购单请购导导致物品供供不应求或或沽清,该该责任由提提料责任人人承担。2、所有采采购单必须须按请购流流程时限进进行批转至至总裁批准准,提料责责任人认真真填写采购购单并上报报逐级审批批,若审批批人或审批批部门未按按时限上报报或未签署署明确意见见,所造成成后果由相相关审批人人、审批部部门
12、承担责责任。3、提料责责任人还要要负责跟踪踪物品到货货的进展程程度,自上上报请购单单后必须每每天核一次次物品库的的实际库存存量,并将将物品实际际库存量反反映给采购购员,如果果物品实际际库存量已已经达到或或低于最低低库存量,请请购的物品品仍未到货货时,应及及时通知采采购部采购购并尽快到到货,如果果采购回复复不能按要要求到货,提提料责任人人要在第一一时间上报报部门领导导,领导必必须给出明明确解决意意见,进行行协商解决决并保证按按时到货。若违反以以上规定,责责任人及其其上级领导导负责承担担相应责任任。4、采购员员接到请购购单后无故故未按时限限作出采购购或采购不不及时,或或采购出现现异常问题题导致不能
13、能及时供货货,采购员员必须及时时上报部门门领导,领领导必须给给出明确解解决意见,进行协商解决并保证按时到货,若违反以上规定,责任人及其上级领导负责承担相应责任。7.1.44物品采购购价格控制制1、菜品原原料采购的的价格控制制按菜品品原料采购购、入库、领领用、盘点点管理规定定执行。2、 除日日采或紧急急采购且无无供货合同同的物品,采采购人员根根据所需物物品的规格格、尺寸、质质量标准等等要求现场场至少询价价三家(独独家经销或或特殊物品品除外)比比价,上报报经相关部部门及领导导审核批准准后采购,未未经批准的的不许采购购,否则采采购到货的的物品所发发生的费用用由采购人人员自行承承担;若后后续审核部部门
14、复查,价价格超出33%以上,超出部分由采购人员自行承担。3、 有长长期供货合合同的物品品,使用部部门必须打打提料单,经经相关领导导审批后转转采购部门门发供货确确认函采购购到货,未未经批准的的不许通知知供应商送送货,否则则采购到货货的物品所所发生的费费用由发出出通知的人人员承担。7.1.55物品验收收标准1、大批量量物品到库库验收时,采采购部门必必须提前224小时通通知相关部部门确切验验收时间、地地点,验收收部门人员员10分钟钟以到场验验收。2、小件(含含急件)当当天到货时时,采购部部门提前22小时通知知相关部门门到货验收收时间、地地点,验收收部门人员员10分钟钟以到场验验收。3、所有请请购材料
15、到到库时必须须附有该材材料的说明明书、合格格证、商标标品牌、保保修卡。由由采购人员员负责填写写入库单,必必须详细标标注入库时时间、材料料名称、规规格型号、数数量、单位位、经销厂厂家(包含含电话及地地址)品牌牌、质量附附件、出厂厂日期、保保质期限、使使用地点;由请购部部门责任人人(部门主主管级以上上人员)负负责采购物物品及相关关附件外观观质量验收收,同时并并在入库单单上填写计计划出库时时间;由技技术部门(电电脑等信息息相关设备备由电脑部部指定专人人负责验收收内在质量量,工程类类设备由工工程部指定定专人负责责验收内在在质量)验验收内在质质量,由财财务部负责责验收数量量。4、由于在在验收时无无法外观
16、检检查质量的的材料,在在短期运行行过程中和和未过质保保期间非人人为损坏的的,由采购购部门负责责协调更换换,无法更更换的由采采购部门自自行解决。5、已经签签订采购合合同的材料料、物品,必必须在质保保期到期前前三个月,使使用部门必必须组织技技术、监督督部门进行行联合验收收,确认是是否存在问问题隐患,如如果有问题题,由使用用部门给供供货单位下下发联络函函,催其履履行维修义义务,如果果供货单位位不到场,由由使用部门门自行进行行维修,留留存影像资资料,必要要时进行公公证,同时时给供货单单位发联络络函,让其其对发生的的维修费进进行书面确确认,如果果使用部门门没有及时时发函,导导致维修费费用没有对对方确认或
17、或对方不认认可,则维维修费由使使用部门承承担。 6、对于电电脑设备软软、硬件系系统、附件件、赠品由由集团电脑脑部、使用用部门、采采购部门、财财务部门进进行联合验验收,相关关资料、软软件备份存存入集团档档案室。7、涉及到到消防器材材硬件设备备设施、附附件、赠品品,由请购购部门、采采购部门、财财务部门、行行政部安管管队长联合合进行验收收,相关资资料、软件件备份存入入集团档案案室。8、使用部部门验收人人员验收完完成后,必必须将材料料明细、出出库日期在在使用部门门的材料料到货验收收登记表详详细填写。9、使用部部门指定责责任人应及时查看看消耗品、酒酒水类库存存,及时请请购。10、如请请购人员未未按要求填
18、填写请购单单内容(品品牌、规格格等要求),不予请购购。11、如验验收人员将将不符合验验收标准的的货物验收收入库,造造成损失的的,产生的的费用由参参加验收人人员同比例例承担。12、若因因请购单填填写不全面面,或使用用部门对前前期采购物物品关键项项未明确说说明,导致致采购部门门采购到货货实物不符符合使用要要求需换货,如产产生采购差差价,产生生的差额费费用由提料料人、直属属上级、部部门经理、部部门总监按按55%、220%、115%、110%承担担采购差价价。13、验收收责任人在在验收过程程中未按严严格采购标标准验收,使使用过程中中导致损失失,验收责责任人将承承担全部损损失。7.1.66请购物品品录入
19、系统统1、酒店现现场办公、宿宿舍、劳保保资产管理理由酒店行行政部负责责。酒店指指定综合科科员对傲今今系统录入入。请购物物品到库经经验收后,15点前到库的小量物品当天必须录入系统。15点后到库的物品或大宗物品必须在次日中午前录入系统;急件必须随到随时录入系统。2、物品在在录入系统统时,必须须标有材料料名称、规规格型号、数数量、单位位、单价、经经销厂家(包包含电话)、品品牌、出厂厂日期、保保质期限、使使用年限、使使用位置或或类别、库库存量、请请购人员、验验收人员及及到货时间间,从系统统上一目了了然,提高高相关部门门的工作效效率。酒店店现场办公公、宿舍、劳劳保资产录录入责任人人:综合科科员。其他他固
20、定资产产等录入责责任人:酒酒店资产会会计。3、库存备备件必须录录入单独系系统,在上上述2款的基础上上必须录入入最低库存存量和现有有库存量,并并严格按备备品、备件件最低库存存量把关。7.1.77库房管理理1、仓库管管理员必须须在库房内内办公,每每天8:000-17:00之间间必须保证证可以随时时办理出库库、退库等等手续,资资产会计负负责打印出出入库单据据及每天维维护傲今系系统,没有有特殊事情情不允许离离岗;若违违反以上规规定,责任任人按福福佳集团行行政考核办办法执行行。2、仓库管管理员必须须熟知所有有物品的品品名、规格格型号,具具体摆放位位置;要合合理有效使使用仓库面面积,按货货位、货架架、项目
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