合同档案管理暂行办法20977.docx

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1、xxxx公司合同管理暂暂行办法 总 则第一条 为加强合合同档案管管理，达到到标准化、科科学化、规规范化、制制度化要求求，结合业业务操作实实际，制定定本办法。第二条 合同档案案是记载每每一笔业务务从申请、调调查、审查查、审批、办办理到事后后检查、催催收、清偿偿等所有业业务环节的的全流程记记录。 第三条 档案管理理原则是财财务部门保保管完整的的核心档案案资料，同同时建立业业务台帐，以以便日常查查阅，方便便利用。 档案的保管管第四条 设立专用用的档案柜柜，严格管管理档案，包包括整理材材料立卷归归档，后续续材料的补补入收档，档档案的调阅阅、借阅、复复印、检查查等。第五条 财务部门门负责收集集完善业务务

2、档案资料料；负责建建立业务台台帐、业务务部门复印印留存有关关资料，便便于查阅。档案的立卷卷第六条 每笔档案案根据业务务操作流程程要求，按按照以企业业为单位，以以时间为顺顺序排列，编编立序号。第七条 经办业务务人员须整整理合同资资料，检查查内容是否否真实、填填写是否完完整，完善善全部业务务手续后，填填写档案案移交表（一一式两份，移移交部门留留存一份，接接收部门留留存一份）并并将该笔业业务的所有有资料交由由财务部门门检查，封封存，由财财务部门进进行归档登登记，完成成档案的归归档整理。档案的调阅阅第八条 建立档案案调阅登记记薄。调阅阅档案，需需经负责人人批准，调调阅应在档档案保管地地进行，不不得带离

3、，不不得折叠、涂涂改、拆换换、损毁，并并且应严格格遵守保密密制度，不不得违规泄泄露客户资资料。第九条 如果确需需外借档案案的，应填填写外借单单，外借单单上必须由由部门负责责人签字。一一般外借要要当日归还还，特殊情情况不超过过3日，交交回时档案案检查内容容是否齐全全，并将外外借单入档档保存。档案的交接接第十条 建立档档案交接制制度。设立立档案交接接登记薄，交交接时经办办人员应当当面清点，办办理交接手手续，签署署交接人姓姓名和交接接日期。档档案移交表表一式两份份，一份交交经办人员员，一份随随档封存。档案的销毁毁第十一条 根据档档案重要程程度和性质质的不同，分分别确定保保管期限，超超过保管期期限的档

4、案案，按规定定统一进行行销毁。 第第十二条 档案的的销毁，必必须经有关关负责人批批准，在销销毁前应清清点核实，并并登记档案案销毁清单单。第十三条 本办法法自发布之之日起实施施。xx年x月月x日附件： 11、挡案调调阅登记表表 2.档案案外借单3.档案移移交调阅表表4.档案资资料清单5.业务经经办人员确确认单借阅时间借阅人借阅事由归还时间归还接收人人附件1档案调阅登登记表附件2档案外借单单外借档案编编号：外借原因：外借档案材材料清单：1、2、3、4、5、6外借申请人人签字： 日期期：申请部门负负责人签字字： 日期：外借审查意意见： 负责责人签字： 日期：外借档案日日期： 经经办人签字字： 外借档

5、案页页数： 经经办人签字字： 档案归还日日期： 经经办人签字字： 附件3档案移交表表移交人签字字接收人签字字移交部门负负责人签字字接收部门负负责人签字字移交原因：移交档案编编号：移交材料清清单（可另另附纸）：移交结果：监交人签字字：日 期：附件4档案资料清清单 档案案号：序号资料名称类别份数备注1客户经理调调查报告2风控部审查查报告3有权审批人人审批表4借款合同5质押物清单单6借据7收据8身份证复印印件9担保保函10个人信用反反担保保函函11121314151617附业务经办人人员确认单单 此联联归档客户信息客户名称合同金额合同签订日日期经办人信息息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字字业务经办人人员确认单单 此联联财务留存存客户信息客户名称合同金额合同签订日日期经办人信息息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字字xx业务经经办人员确确认单 此联归档档合同信息融资客户投资客户合同签订日日期经办人信息息融资客户开开发融资客户调调查融资客户手手续办理投资客户开开发投资客户手手续办理风控批准人签字字xx业务经经办人员确确认单 此此联财务留留存合同信息融资客户投资客户合同签订日日期经办人信息息融资客户开开发融资客户调调查融资客户手手续办理投资客户开开发投资客户手手续办理风控批准人签字字 9