大型集团公司档案管理制度11560.docx

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1、档案管理制度 第一章 总总则第一条 为为了规范（集集团）股份份有限公司司（以下简简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。第二条 档档案的范围围1、公司内内部经营形成的的各种资料料。2、外部政政府机关、行行业部门形形成的与公公司经营或行业有关关的公文、通通知、批复复等资料。3、下属全全资、控股股子公司（以以下简称子子公司）备备案形成的的与经营有关的的资料。第二章 档档案的管理部门门第三条 档档案的管理理部门档案管理由由行政部及及财务中心心共同管理理，其中行政政部为主管管部门。第四条 档档案管理部部门的职责责1、行政部部档案管理理的职责（1）负责责统一组织编制、修修

2、订、完善善公司的档档案管理制制度，规范范管理流程程、分类目目录、管理理表格，规规范档案分分类、移交交、备份、备备案、归档档、立卷、保保管、借阅阅、销毁等等的管理。（2）负责责指导、培培训、宣贯档案案管理制度度。（3）负责责组织、安排、检查督导档案管理制制度的执行。（4）负责责整理、保管管公司人事事行政类和和业务类档档案。（5）负责责收集、整整理、保管管子公司备备案的人事行政政类和业务务类档案。（6）负责责收集、整整理各部门门档案分类类目录，汇总总建立公司司电子目录录并写入OAA档案系统统。2、财务中中心档案管管理的职责责（1）负责责配合行政政部编制、修修订、完善善公司档案案管理制度度中财务类类

3、档案的分分类目录、分分类管理流流程。（2）负责责收集、整整理、保管管公司及子子公司备案案的财务类类档案。第三章 档档案的分类类管理第五条 档档案的分类类原则公司档案分分类和分类类编号由行政部统一一集中管理理。各部门不得得擅自增、减减、变更档档案分类和和分类编号号。如有变变更、调整整、增加、删删除需求，应应由需求部部门提出申申请，经部部门主管和和行政部审批批同意后再再做调整。第六条 档档案的分类类档案分类可可按内容、保存存形式、密级性等多种方方式分类。公司档案案主要采取取按实质内内容进行分分类。1、按内容容进行分类类：具体各各级的分类类目录详见见档案分分类管理流流程中具具体规定。主主要有：（1）

4、、章章程、规章章制度、通通知通报发发文：主要包括章章程、规章章、制度、内内部通知通通报发文、外外部政府机机构、行业业部门的发发文、通知知、批文等等。（2）、会会议资料。主主要包括日日常会议纪纪要和专题题会议资料料等。（3）、股股东会、董董事会、监监事会决议议和成员资资料。包括股东东会、董事事会、监事事会决议、股股东会、董董事会、监监事会成员员资料等。（4）、企企业基本资资料。包括企业业简介、资资质、证照照登记、变变更、注销销、年审资资料、品牌牌形象等。（5）、经经营目标、计计划、总结结：包括经经营目标与与总结、经经营计划与与总结等。（6）、经经济合同。包括对外外形成收款款的经济业业务合同、对对

5、外形成付付款的经济济业务合同同、关联企企业间收付付款合同等等。（7）、案案件资料。（8）、行行政后勤档档案/员工工福利（餐餐娱、文体体、图书等等）。包括基建建项目、后后勤福利文文件、资产产清单等。（9）、人人力资源部部资料。包括人力力配置、人人力开发、人人力薪酬（成成本）、劳劳资关系、员员工信息管管理等。（10）、财财务部门资资料。包括财务务人员管理理资料、会会计报表/报告、涉涉税资料、银银行融资评评级授信资资料、银行行资金帐户户资料、重重大财务事事项资料、会会计账簿、凭凭证、年度度帐套备份份光盘等。（11）、战战略投资部部资料（12）、工工会文件（13）、登登记记录资资料。包括印章章使用登记

6、记表、收发发文登记、档档案管理登登记资料、图图书借阅登登记表等。（14）、签签字印模。包括签字字样本、印印章印模等等。（15）、特殊业务资资料。2、按保存存形式分类类（1）纸质质形式（2）电子子档案形式式：包括各各种电子表表格、电子子文档、扫扫描方式等等形式。3、按保密密性分类：分为为绝密档案案、机密档档案、秘密密档案、一般（无密密级）档案。绝密、机机密文件打打印使用专用磁磁盘，绝密文件件只能印11份，机密密、秘密文件件按审阅人人数打印。文件机密密级数，由由发文单位位的主管领领导根据文文件内容，对对照密级分分类标准进进行确定。（1）、绝绝密：处于于最高保密密等级，限限指定人员员知晓，一一旦泄密

7、会会对集团公公司安全、发发展造成极极其严重后后果的资料料，如导致致公司财产产损失伍万万元以上；资金链断断裂（七天内内不能恢复复链接）；管理系统统崩溃（三三天内不能能恢复运行行）或组织织架构动荡荡（高管三三人以上投投诉或两人人以上离职职的）等。绝绝密文件是是集团公司司的核心档档案。包括括但不限于于：A、总裁指指定的绝密密事项资料料；B外单位提提供的绝密密文件资料料和相应的的科研成果果；C公司的重重大经营决决策、战略略投资计划划；D购买或开开发的科研研成果和专专利等资料料；E资金运作作计划、协协议、等相关财财务资料；F重大项目目的资料。 (2)、机机密：保密密等级次于于绝密，集集团相关领导、相关关

8、部门领导导和相关人人员所知的的资料。是是指非法泄泄露后会给给集团公司司安全、发发展造成严严重损害的的资料，如如导致公司司财产壹万万元以上伍伍万元以下下；资金链链链接不稳（七七天内恢复复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：A集团公司司领导指定定的机密事事项资料；B外单位提提供的机密密文件资料料和相应的的研究成果果；C集团及控控股子公司司的决策性性会议纪要要、股东会会及董事会会决议；D关于集团团及控股子子公司商业业利益，发发展的合同同；E公司发展展规划、年年度经营计计划、业绩绩合同、经经营分析会会纪要

9、等(未公开宣宣布者)；F尚未公布布的技术基基本资料、材材料、图纸纸；G投资计划划书、项目目协议、项项目运作方方案；H财务帐薄薄、财务运运行报告、验验资报告、审审计报告等等；I集团公司司人事档案案、工资；J未公布的的内部重大大改革及人人员变动的的方案；K涉及总裁裁个人的收收发文件。3、秘密：保密等级级在绝密和和机密之下下，集团领领导、部门门领导、相相关人员所所知的资料料。但如果果非法泄露露，会给集集团公司带带来损害和和影响，如如导致公司司财产损失失1万元以以下；资金金链链受到到轻微影响响（不影响响正常作业业）；管理系统统遭受轻微微破坏（不不影响正常常使用）或或组织架构构受到轻微微动荡（两两人以下

10、投投诉，无人人员离职），包括但不限于：A外单位提提供的秘密密文件资料料和相应的的研究成果果；B公司招投投标书，有有关公司经经营的各项项信息、数数据、流通通渠道和机机构等；C具有国际际先进水平平，并且应应用范围广广、经济效效益高或者者学术价值值大的科研研成果、关关键技术和和有可能成成为发明、专专利的阶段段性成果、资资料等；D合同，技技术协议；E公司制度度汇编原件件。（4）一般般（无密级）档案：除除以上外，其其他均为一一般档案。第四章 档档案的移交交管理第七条 档档案移交的的基本要求求1、资料完完成了日常常经营审批批、传阅等等相关流程程，已形成成档案。2、移交前前，应对破破损、字迹迹扩散或纸纸张太

11、小的的文件进行行修裱、复复制或加边边，对大小小不一、长长短不齐的的文件折叠叠理齐。3、结合文文书材料的的形成时间间、彼此联联系进行排排列。批复复在前，请请示在后；正件在前前，附件在在后；正本本在前，定定稿在后；结论在前前，依据在在后。4、原则上上整理好一一一对应的的纸质档和和电子档。5、采用碳碳素墨水钢钢笔或签字字笔，不得得使用圆珠珠笔或铅笔笔填写，要要求字迹工工整、清楚楚、准确。第八条 分分类档案的的移交人、保保管人、移移交时间、移移交流程等等的规定，详详见档案案分类管理理流程中中的规定。第九条 档档案移交时时移交人填填写档案案交接登记记表，报报部门主管管审核确认认签字。接收收人核对无无误后

12、签字字确认。第五章 档档案的备案案管理第十条 档档案的备案案是指子公公司向集团团备案。集集团各档案案管理员对对备案档案案的管理应应分公司分分年度按分分类顺序建建立目录并并立卷归档档。第十一条 具体需要要备案的分分类档案、子子公司备案案人、集团团受理人、备备案时间等等详见档档案分类管管理流程中中具体规定定。第六章 档档案的归档档管理第十二条 档案的归档原则则1、按立档档单位分开开建档。2、按形成成或针对的的年度分开开建档。3、自有档档案和备案案档案分开开建档。4、按档案案内容分类类排序归档。5、按公司司/年度/档案类别别/顺序号号归档编号号。6、按末级级分类档案案登记档案案目录。7、不相容容职务

13、档案案分开归档。第十三条 档案管理理员应在收收到移交档档案资料后后3日内归档档。档案管管理员填写写登记分类类档案目录录，将档档案文件有有序置放在在目录后面面。档案文文件右上角角应标注档档案的分类类编号、目录序号号及档案密密级。第七章 档档案的立卷卷管理第十四条 档案的立卷卷装盒原则则上应与档档案分类保保持一致。分分类档案资资料较少时时，连序的的分类档案案可组合立立卷。分类类档案资料料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制档案立卷目录，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的的案件资料料、基建项项目、施工工项目、投投资项目、委委贷业务、担担保业务、典典当业务，应应在完结

14、当年立卷归归档。与单个项目目、业务或或事项相关关的要素应进行行组合成一一个文档，建立清单单目录，经经部门领导导审批确认认完整齐备备、准确无无误后再归归档立卷。比如：1、单个专专题会议相相关组合要要素：（11）关于召召开会议的的请示与批批复；（22）提交会会议审议批批准的资料料：包括工工作规划、计计划、报告告；预算决决算；各项项决议的草草案；（33）会议期期间使用的的资料：包包括开幕词词、闭幕词词、领导人人讲话稿；大会发言言资料；会会议总结报报告；（44）会议参参考性资料料：包括调调查报告；可行性分分析报告；统计报表表；技术图图纸或图表表；（5）会会议管理性性资料：包包括会议通通知、日程程与议程

15、安安排表；会会议须知、保保密规定；会议主席席团名单、委委员会名单单、与会人人员名单；票证、签签到簿；（66）会议宣宣传性资料料：包括会会议简报；会议纪要要；新闻报报道；（77）照片、录录音、录像像等资料。2、单个股股东会、董董事会、监监事会成员员资料相关关组合要素素：简历、身身份证复印印件、授权权书及其他他资料。3、单个资资质、证照照登记、变变更、注销销、年审事事项相关组组合要素：资质、证证照新旧或或前后复印印件；公司司登记、变变更、注销销、年审申申请资料；有关政府府或行业部部门登记、变变更、注销销、年审批批复资料。4、单个案案件相关组组合要素：诉讼合同同、立案资资料、过程程资料、结结案资料。

16、5、单个员员工的档案案相关组合合要素：员员工应聘信信息登记表表、学历及及学位证复复印件、身身份证复印印件、三张张一寸彩色色免冠照保保险接续卡卡（养老保保险册）、与与工作过公公司解除或或终止劳动动合同的证证明、专业业技术资格格证书、完完整应聘人人员信息登登记表、体体检证明、劳劳动合同和和保护协议议、员工用用工协议、告告知书、声声明书、岗岗位变动通通知、办理理交接手续续资料。6、单个基基建项目、施施工项目、工工程项目、资资金申报项项目、委贷贷业务资料料、担保业业务也应根根据具体项目或业务务要求进行行相关要素组合。第八章 档档案的保管管要求第十五条 档案管理理员负责档档案的保管管。各档案案管理部门门

17、应指定专专人进行档档案管理。行行政类档案案指定行政政主管保管管；人事类类档案由人人事主管保保管，涉及及员工个人人信息档案案及时报档档案管理专专员保管；财务类档档案应由秘秘书和会计计作为档案案管理员;其他业务务类档案应应由行政类类的档案管管理员统一一管理。行政部应对对OA中单单位档案系系统应指定定专人作为为系统管理理员进行维维护和管理理，主要负负责：1、负责统统一建立集集团及子公公司的单位位档案结构构体系。2、负责指指导集团及及子公司行行政人事档档案管理员员将档案案分类目录录汇总写写入OA单单位档案系系统中。3、负责检检查人事档档案管理员员在OA单单位档案系系统中对档档案分类目目录汇总的的查阅权

18、限限进行合理理授权。第十六条 纸质或实物物档案的保保管的一般般要求1、档案室室应选择在在干燥防水水的地方，并并远离易燃燃品堆放地地，周围应应备有适应应的防火器器材；2、采用透透明塑料膜膜作防尘罩罩、防尘布布，遮盖所所有档案架架和堵塞鼠鼠洞；3、档案室室内应经常常用消毒药药剂喷洒，经经常保持清清洁卫生，以以防虫蛀；4、档案室室内保持通通风透光，并并有适当的的空间、通通道和查阅阅地方，以以利查阅，并并防止潮湿湿；5、严防毁毁坏损失、散散失和泄密密；第十七条 电子档案案的保管的的一般要求求1、档案管管理员应建建立电子文文件夹将电电子档案进进行统一保保管。2、电子文文档应保存存在单机版版的计算机机中，

19、必须须设置密码码，注意防防泄。3、电子文文件应定期期进行备份份，防病毒毒等安全措措施。4、备份磁磁介质应注注意防磁。第十八条 密级档案案管理的特别要要求1、严禁在在不具备保保密条件的的地方存放放档案。2、档案管管理员应当当贯彻执行行国家保密密法律、法法规和集团团公司的保保密规定，做做到对公司司的机密不不说、不外外传。3、档案管管理员在调调离或离职职时，由总总裁办负责责人监督办办理移交、档档案交接之之后，方可可离开。4、档案管管理员无论论在职期间间、调离或或离职后，都都不得向任任何个人或或单位泄漏漏涉及公司司经济合同同、税收筹筹划、核心心技术等机机密性档案案内容。丢丢失档案或或擅自泄露露档案机密

20、密，公司将将追究其个个人的经济济责任和法法律责任。5、秘密载载体必须确确保任何时时候都处于于绝对安全全、保密状状态，对秘秘密载体生生成过程中中不需归档档的材料，应应及时销毁毁。秘密载载体指以文文字、数据据、符号、图图形、图像像、声音等等方式记载载公司秘密密信息的纸纸介质、磁磁介质（含含计算机硬硬盘、软盘盘和录音带带、录像带带等）、光光盘等各类类物品。6、秘密文文件在公司内部的的借阅、复复制必须由借阅阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政部负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。7、绝密、机机密文件在在公司内部部的借阅、复复制必须由由借阅人申申请，经过过载体管理理部门负责责人、分管

21、管领导、行行政部分管管领导、批批准。8、在秘密密事项形成成后、归档档前以“谁形成谁谁负责”为原则，进进行管理。9、秘密事事项由形成成部门在档档案归档时时，按照密密级资料具具体分类标标准做好标标识（盖上上标识印章章，标识印印章由档案案管理员保保管，绝密密档案移交交前移交人人须做好密密封），交交档案管理理员负责妥妥善保管，并并建好记录录、台帐。第九章 档档案的借阅阅管理第十九条 申请借阅阅、查阅或或复印档案案时，应填填写档案案查阅/借借阅/复印印申请单，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。第二十条 借阅人应应认真填写写档案借阅阅

22、/查阅/复印登记记簿，详细细登记借阅阅人的姓名名、工作单单位、查阅阅理由、查查阅日期、档档案名称、数数量、内容容、归还期期、归还签签名等情况况。第二十一条条 在借阅阅、查阅或或者复制档档案时，严严禁在档案案上涂画、拆拆封和抽换换。第二十二条条 申请复印印时，应由由档案管理理员亲自复复印，并加加盖“再复印无无效”印章，并注注明“此复印件件仅用于用途”。第二十三条条 一般档案案的借阅、复复印由借阅阅人提出申申请，报部部门负责人人、行政部部负责人审审批后至档档案员处办办理相关手手续。档案案一般不得得带出档案案室。档案案管理人员员应负责将将原件及时时、完好无缺缺地归放原原处。第二十四条条 绝密、机机密

23、文件严禁带带出档案室室、复制，经相关领导导审核签批批人员在档档案室查阅阅后应立即即归还。如如确因工作作需要带出出、复印，除签批手手续外，档档案员还需需当面或电电话联系方方式，向、确认后办办理相关手手续。办理理中做好记记录，按时时追回加密密的复印文文件存档（由于工作作需要交予予其它关联联机构、政政府部门的的除外）。第二十五条条 绝密、机机密、秘密密、一般档档案借阅、复复印如涉及及财务内容容的，除正正常审批手手续外，还还需财务负负责人、签签批。第二十六条条 行政部应根根据公司对对档案软件件系统档案案目录的查查阅、复制制、下载权权限的书面授权权权限进行行管控。第十章 档档案的销毁毁管理第二十七条条 档案保管管期满需要要销毁时，由由档案保管管人员填写写文档销毁毁申请单，编编制销毁清清册，经部部门主管、档案管理部门主管、鉴定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章。档案保管期期限满，但但未结清的的债权债务务原始凭证证和涉及其其他未了事事项的原始始凭证，不不得销毁，应应当单独抽抽出立卷，保保管到未了了事项完结结时为止。单单独抽出立立卷的档案案，应在档档案销毁清清册和档案案保管清册册中列明。第10页/共10页