行政人事管理制度手册169395.docx

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1、 行政人事管理制度手册109目 录1. 行行政人事部部组织架构构及人员编编制.组织结构构.人员编制制2. 管管辖范围3. 岗岗位职责3.1 行行政人事经经理岗位职职责3.2 行行政人事主主管岗位职职责3.3 行行政人事助助理岗位职职责3.4 物物资采购员员岗位职责责3.5 仓仓库管理员员岗位职责责3.6 宿宿舍管理员员岗位职责责4. 工作作规程/制制度4.1行政政管理工作作规程4.1.11公文处理理工作规程程4.1.22印章管理理工作规程程4.1.33保密管理理工作规程程4.1.44档案管理理工作规程程4.1.55固定资产产管理工作作规程4.1.66办公用品品管理工作作规程4.1.77会议制度

2、度4.1.88员工制服服管理工作作规程4.1.99仓库管理理工作规程程4.1.110宿舍管管理制度4.1.111员工食食堂管理制制度4.2人事事管理工作作规程4.2.11人事招聘聘、调配、劳劳动关系解解除管理工工作规程4.2.22培训管理理工作规程程5. 相关关质量记录录表格5.1 附附件一发发文处理单单5.2附件件二外来来文件清单单5.3附件件三文件件传阅单5.4附件件四文件件发放登记记表5.5附件件五用章章申请表5.6附件件六印章借用用审批表5.7附件件七档案移交交书5.8附件件八档案移交交案卷目录录表5.9附件件九卷内目录录5.10附附件十档案借阅阅申请表5.11附附件十一档案借还还登记

3、表5.12附附件十二档案鉴定定申请表5.13附附件十三档案鉴定定与销毁目目录5.14附附件十四资产登记记表5.15附附件十五资资产调拨单单5.16附附件十六固固定资产报报废审批表表5.17附附件十七低低值易耗品品报废审批批表5.18附附件十八固定资资产赔偿审审批表5.19附附件十九资资产盘点表表5.20附附件二十资资产移交表表5.21附附件二十一一打印/复印登记记表5.22附附件二十二二办公用品品领用登记记表5.23附附件二十三三行车记记录表5.24附附件二十四四会议签签到表5.25附附件二十五五入库单单5.26附附件二十六六出库单单5.27附附件二十七七台账5.28附附件二十八八物品领领用登

4、记表表5.29附附件二十九九物品借借用登记表表5.30附附件三十盘盘点表5.31附附件三十一一员工招招聘登记表表5.32附附件三十二二面谈记记录表5.33附附件三十三三转正审审批表5.34附附件三十四四调动通通知书5.35附附件三十五五交接清清单5.36附附件三十六六员工离离职表5.37附附件三十七七培训（会会议）记录录表5.38附附件三十八八培训计计划表1. 行行政人事部部组织架构构及人员编编制 组织架构构（略） 人员编制制：各项目根据据项目的规规模和实际际情况确定定人员编制制。2. 管管辖范围行政人事部部是项目的的行政人事事职能部门门，在公司司领导及客客户服务中中心的指导导下开展工工作。主

5、要要负责客户户服务中心心的行政管管理和人力力资源管理理工作。包包括行政事事务、制度度建设、后后勤保障、对对外事务、人人员招聘、人人员培训、薪薪酬管理、人人员考核等等工作。3. 岗岗位职责3.1 行政人事事部经理岗岗位职责3.1.11 层级级关系：3.1.11.1 直接上级级：总物业业经理3.1.11.2 直接下级级：行政人人事副经理理、行政人人事助理、物物资采购员员、仓库管管理员、宿宿舍管理员员3.1.22 岗位位职责：3.1.22.1 贯彻执行行总物业经经理下达的的各项工作作指示；3.1.22.2 定期向总总物业经理理提交周、月月、年度工工作报告及及计划；3.1.22.3 及时发现现管理中的

6、的问题，组组织协调工工作流程的的改进，主主动协调并并有效解决决客服中心心内的问题题。3.1.22.4 制订、修修订本部门门的工作程程序和规章章制度，经经批准后组组织施行并并监督检查查落实情况况；3.1.22.5 负责客户户服务中心心各种会议议、活动的的组织筹备备工作；3.1.22.6 代表客户户服务中心心与外界有有关部门和和机构联络络并保持良良好合作关关系，接待待客户服务务中心重要要来访客人人，处理行行政人事方方面的重要要函件；3.1.22.7 负责统筹筹客服中心心的资产及及档案管理理工作；统统筹客服中中心各类证证照的办理理；3.1.22.8 负责统筹筹客户服务务中心的后后勤服务工工作，创造造

7、和保持良良好的工作作环境；3.1.22.9 组织客户服服务中心有有关法律事事务的处理理工作，指指导、监督督、检查客客户服务中中心保密工工作的执行行情况；3.1.22.10 负责协协调客户服服务中心部部门间的合合作关系，调调解工作中中发生的问问题，定期期组织做好好办公职能能检查；3.1.22.11 协助公公司建立并并维护组织织架构，明明确各部门门职责及各各岗位权责责及工作关关系；3.1.22.12 负责规规范与完善善公司相关关管理制度度，积极倡倡导企业文文化导向，推推动与营造造客服中心心健康文化化氛围；推推进集团内内部的企业业文化建设设，增加员员工对企业业的归属感感和忠诚度度；3.1.22.13

8、 建立、推推进、完善善符合公司司业务需求求及发展的的培训体系系，组织落落实培训工工作，提高高员工的任任职技能，促促进员工的的职业化发发展；3.1.22.14 建立和和培训职业业化的人才才队伍，培培养、选拔拔及推荐本本系统优秀秀干部；3.1.22.15 负责组组织员工集集体活动及及文化生活活；3.1.22.16 完成上上级领导交交办的其他他工作。3.2 行政人事事主管3.2.11 层级级关系：3.2.11.1 直接上级级：行政人人事经理3.2.11.2 直接下级级：无3.2.22 岗位位职责：3.2.22.1 贯彻执行行行政人事事经理下达达的各项工工作指示；3.2.22.2 定期向行行政人事经经

9、理提交周周、月、年年度工作报报告及计划划；3.2.22.3 协助行政政人事经理理开展后勤勤、资产管管理等工作作；3.2.22.4 负责办理理客户服务务中心各类类营业证照照及年审工工作，对各各类证照及及时进行档档案登记；3.2.22.5 协助行政政人事经理理监督、检检查本部门门各岗位工工作任务的的执行情况况；3.2.22.6 完成上级级领导交办办的其他工工作。3.3 行政人事事助理3.3.11 层级级关系：3.3.11.1 直接上级级：行政人人事经理3.3.11.2 直接下级级：无3.3.22 岗位位职责：3.3.22.1 贯彻执行行行政人事事经理下达达的各项工工作指示；3.3.22.2 定期向

10、行行政人事经经理提交周周、月、年年度工作报报告及计划划；3.3.22.3 负责控制制客户服务务中心各项项行政费用用的开支；3.3.22.4 协助组织织客户服务务中心的团团队及文化化活动；3.3.22.5 在上级的的领导下，具具体行使本本部门的档档案管理、人人员招聘、客客户服务中中心内部沟沟通、文件件收发等工工作； 3.3.22.6 贯彻执行行员工的思思想教育、业业务培训、企企业文化建建设，不断断提高员工工的思想觉觉悟和业务务水平；3.3.22.7 负责审核核、办理员员工请假、销销假手续，汇汇总、审核核各部门的的考勤情况况，定期制制作员工薪薪酬表；3.3.22.8 配合各部部门的人员员配备、人人

11、员结构调调整以及人人员招聘、后后勤组织工工作；3.3.22.9 负责客户户服务中心心对内、对对外关系的的联系、协协调工作；3.3.22.10 负责客户户服务中心心人事、文文档管理工工作，收集集各类人员员信息建立立人才库，为为推动客户户服务中心心物业管理理工作的发发展出谋献献策；3.3.22.11 完成上上级领导交交办的其他他工作。3.4 物资采购购员3.4.11 层级级关系：3.4.11.1 直接上级级：行政人人事经理3.4.11.2 直接下级级：无3.4.22 岗位位职责：3.4.22.1 贯彻执行行行政人事事经理下达达的各项工工作指示；3.4.22.2 定期向行行政人事经经理提交周周、月、

12、年年度工作报报告及计划划；3.4.22.3 严格执行行公司关于于物资采购购的有关规规定，勤奋奋敬业，不不断提高业业务水平；3.4.22.4 负责日常常零星物资资采购，收收集采购资资料，填写写和汇总各各部门提交交的物资资申请单或或物资/服务供方方（品牌）申申请表，报报行政人事事经理、总总物业经理理审批后，方方可采购，对对手续不齐齐全的申请请物资不予予购买，严严禁在采购购时收取回回扣或有违违公司财务务管理相关关规定的行行为；3.4.22.5 做到所需需物资及时时购买，及及时入库，做做好登记和和报销手续续；3.4.22.6 了解各类类物资的合合理价格及及要求，确确保物美价价廉，努力力节约成本本开支；

13、3.4.22.7 每月对各各部门日常常维修材料料、清洁用用具进行集集中采购，积积极认真的的完成采购购、供应工工作，保证证物品质量量、价格的的合理性；3.4.22.8 每季度填填写物资资采购统计计表、采采购工作评评估表，并并于每季度度首月155日前报总总物业经理理、公司行行政人事部部、公司财财务部备案案；3.4.22.9 完成上级级领导交办办的其他工工作。3.5 仓库管理理员3.5.11 层级级关系：3.5.11.1 直接上级级：行政人人事经理3.5.11.2 直接下级级：无3.5.22 岗位位职责：3.5.22.1 贯彻执行行行政人事事经理下达达的各项工工作指示；3.5.22.2 定期向行行政

14、人事经经理提交周周、月、年年度工作报报告及计划划；3.5.22.3 严格执行行公司仓库库管理的规规定，勤奋奋敬业，不不断提高业业务水平；3.5.22.4 负责对经经过检验合合格的物资资按指定位位置入库，核核实后登记记入账；3.5.22.5 根据物资资的性能、品品种、型号号、用途、包包装等特点点以及易燃燃、易爆、易易挥发、易易受潮物资资的特性和和仓库条件件，实行分分区分类的的物资定位位管理，仓仓库内各类类物资必须须做好标识识，所有物物资包装标标识一律向向外；3.5.22.6 物资的出出库必须凭凭客户服务务中心经理理签发的物物资领(借)用单，项项目应清楚楚，否则应应拒绝发放放物资；3.5.22.7

15、 对于日常常借出之用用具、器具具，入库时时应认真检检证，确认认无损后方方可入库，对对于不常用用的工具、器器具要定期期维护；3.5.22.8 保持仓库库环境的温温、湿度，并并做好清洁洁工作，配配备好必要要的灭火器器材；3.5.22.9 物资出库库必须及时时登帐，物物资要按照照先进先出出的原则发发放；3.5.22.10 每月255号需对库库存物资进进行盘点，并并报行政人人事经理审审核后，报报总物业经经理审批；3.5.22.11 每月28号前统统计上月材材料使用情情况，并将将下月所需需材料申请请表报行政政人事经理理审核，报报总物业经经理审批后后，交采购购员购买；3.5.22.12 负责客户户服务中心

16、心各类资产产的管理工工作，设立立资产分类类账本，每每月进行核核查工作，掌掌握各类资资产的使用用状况、技技术性能；3.5.22.13 负责资资产（包括括低值易耗耗品）购置置或报废；3.5.22.14 熟悉使使用公司资资产管理软软件，根据据每月资产产核查情况况及时予以以修改更正正；3.5.22.15 对样板板房物资和和地产方委委托代管物物资进行管管理；3.5.22.16 完成上上级领导交交办的其他他工作。3.6 宿舍管理理员3.6.11 层级级关系：3.6.11.1 直接上级级：行政人人事经理3.6.11.2 直接下级级：无3.6.22 岗位位职责：3.6.22.1 贯彻执行行行政人事事经理下达达

17、的各项工工作指示；3.6.22.2 负责监督督做好员工工宿舍公共共区域的卫卫生清扫及及整理工作作；3.6.22.3 按规定对对住宿人员员进行登记记，安排床床位；3.6.22.4 检查工作作区域内住住宿秩序及及安全工作作；3.6.22.5 保持楼层层内各项设设施的完好好和运行正正常；3.6.22.6 对住宿人人员提供叫叫早、留言言、传呼电电话等服务务；3.6.22.7 处理工作作区域内出出现的意外外情况；3.6.22.8 完成上级级领导交办办的其他工工作。4. 工工作规程/制度4.1 行政管理理工作规程程4.1.11 公文文处理工作作规程4.1.11.1 目的使公文的形形成、办理、立卷、归归档和

18、销毁毁更及时、准准确、规范范、保密。4.1.11.2 适用范范围所有外来及及本中心文文件。4.1.11.3 公文的的处理4.1.11.3.11 公文种种类：除外外来函外，本本中心的公公文是中心心及所属物物业公司在在企业管理理过程中形形成和使用用的具有法法定效力和和规范体式式的文书，是是传达贯彻彻中心决策策、执行上上级和主管管部门的指指示、发布布规章制度度、实行行行政管理措措施、请示示和答复问问题、报告告情况和交交流经验，协协调内部和和对外交往往的重要工工具，也是是中心行使使职能的重重要手段和和依据。根根据实际工工作需要，按按照公文使使用范围和和作用主要要使用下列列文种：4.1.11.3.11.

19、1 决议：凡凡经过会议议讨论通过过，要求所所属部门贯贯彻执行的的事项。4.1.11.3.11.2 决定：对对某些重要要事项或重重要问题做做出安排或或处理。4.1.11.3.11.3 通知：是是“发布行政政法规和规规章，转发发上级机关关(部门)、同级机机关(部门门)和不相相隶属机关关(部门)的公文批批转所属客客服中心，要要求属下部部门办理或或需要周知知和共同执执行事项时时所使用的的下行文种种”。常用“会议通知知”、“任免通知知”等。4.1.11.3.11.4 通报：通通报工作情情况或好坏坏典型事例例及经验教教训，表彰彰先进、批批评后进等等用“通报”。4.1.11.3.11.5 报告：向向上级机关

20、关(部门)汇报工作作，反映情情况，提出出建议，答答复上级机机关(部门门)的询问问等。4.1.11.3.11.6 请示：请请求上级机机关(部门门)对某些些重要工作作做出指示示、答复和和批准事项项时用“请示”。4.1.11.3.11.7 批复：批批准或答复复下属单位位(部门)请示的事事项。4.1.11.3.11.8 函：与与不相隶属属机关(部部门)或本本系统单位位之间互相相商洽和联联系工作，询询问和答复复问题等用用“函”。4.1.11.3.11.9 会议纪要要：记载或或传达会议议主要精神神和决定事事项。4.1.11.3.22 公文格式式严格参照由由物业管理理中心下发发的AAA物业有限限公司地区区分

21、公司公公文发文标标准格式及及集团恒地地司办字2007第005号公文标准准格式执行行。4.1.11.3.33 发文文办理4.1.11.3.33.1 公文起起草的基本本要求4.1.11.3.33.1.11 重点点要突出，观观点要鲜明明，论理要要清楚，文文字要精练练，用词要要准确，篇篇幅要简短短，结构要严严谨，层次次要分明；4.1.11.3.33.1.22 拟搞搞人必须要要按公文的的文种格式式行文，用用钢笔书写写或打印，不不得用圆珠珠笔或红笔笔书写；4.1.11.3.33.1.33 文稿稿在呈送领领导审批签签发之前，负负责拟稿的的人员要对对公文进行行认真核对对。4.1.11.3.33.2 公文的审审

22、批签发程程序行文稿先由由行文部门门经理审核核签名，再再送行政人人事助理核核稿，不属属急件，一一般不得直直接将文稿稿呈送中心心领导；如如需会签的的，送会签签部门审稿稿，然后由由行政人事事助理将符符合要求的的文稿送中中心有关领领导签发。“请示”、“报告”和对外行文由中心总物业经理签发，一般例行事务性公文，由部门经理签发，最后安排打印。4.1.11.3.33.3 正式发文文需填写发发文处理单单，签发发人同意签签发后方可可用印、分分发及登记记。4.1.11.3.33.4 公文正式式印制前，行行政部（行行政人事部部）应当进进行复核，重重点是：审审批、签发发手续是否否完备，附附件材料是是否齐全，格格式是否

23、统统一、规范范等。经复复核需要对对文稿进行行实质性修修改的，应应按程序复复审。4.1.11.3.44 收文文办理4.1.11.3.44.1 一切外来来公函，统统一由行政政人事助理理签收、登登记并根据据实际需要要及时分送送（各部门门应签收），同同时，应填填写文件件发放登记记表；4.1.11.3.44.2 根据公文文性质和内内容，由行行政人事助助理提出处处理意见，送送领导阅示示，或根据据需要交有有关业务部部门办理，并并附文件件传阅单；4.1.11.3.44.3 凡需业务务部门经办办的公文，由由行政人事事助理负责责催办，并并将落实结结果报告主主管领导。4.1.11.3.44.4 承办公文文是指接受受

24、办理下级级单位请示示的公文和和其它需要要批复的公公文，以及及转发翻印印的公文等等。承办请请示的公文文，凡属本本中心权限限范围内能能批复的事事项，一般般先由业务务部门提出出意见，经经领导审批批或会议决决定后再批批复呈文单单位，时限限一般不得得超过一周周，重要事事项和重要要问题的请请示，可直直接送领导导审阅后批批复，时限限不得超过过三天。承承办公文部部门要提高高办事效率率，及时催催办和跟踪踪，避免延延误。4.1.11.3.55 公文文归档4.1.11.3.55.1 公文办理理完毕后，应应当及时整整理、归档档。个人不不得保存应应当归档的的公文。4.1.11.3.55.2 归档范围围内的公文文，应当根

25、根据其相互互联系、特特征和保存存价值整理理，要保证证归档公文文的齐全、完完整，能正正确反映本本机关的主主要工作情情况，便于于保管和利利用。4.1.11.3.55.3 联合办理理的公文，原原件由主办办单位整理理、归档，其其他机关保保存复印件件或其他形形式的公文文副本。4.1.11.3.55.4 本单位负负责人兼任任其他机关关职务，在在履行所兼兼职务职责责过程中形形成的公文文，由其兼兼职机关整整理、归档档。4.1.11.3.55.5 拟制、修修改和签批批公文书写写及所用纸纸张和字迹迹材料必须须符合存档档要求。4.1.11.3.66 公文文的整理与与销毁4.1.11.3.66.1 公文由行行政人事部

26、部统一收发发、审核、用用印、归档档和销毁。4.1.11.3.66.2 行政人事事部应当建建立健全本本单位公文文处理的有有关制度。4.1.11.3.66.3 密级文件件应当在办办公室阅办办，不准带带离，不准准擅自传阅阅或复印。复复制上级单单位的秘密密公文，须须经上级领领导批准或或授权。翻翻印件应当当注明翻印印单位名称称、翻印日日期和份数数；公文复复印件作为为正式公文文使用时，应应该加盖复复印单位证证明章。复复制公文应应当与正式式公文同样样管理。 4.1.11.3.66.4 公文被撤撤销，视作作自始不产产生效力；公文被废废止，视作作自废止之之日起不产产生效力。4.1.11.3.66.5 公文销毁毁

27、应按公司司规定进行行。4.1.11.4 引用文文件和相关关质量记录录4.1.11.4.11 发发文处理单单4.1.11.4.22 外外来文件清清单4.1.11.4.3 文文件传阅单单4.1.11.4.4 文文件发放登登记表4.1.22 印章管理理工作规程程4.1.22.1 目的加强、规范范印章的管管理，维护护印章的法法定权威及及使用效用用。4.1.22.2 范围本制度适合合于中心印印章管理及及设有部门门印章的各部部门印章管管理。4.1.22.3 职责行政人事部部是印章管管理的职能能部门，负负责监督本本规定的实实施。4.1.22.4 印章的启启用与停用用、销毁4.1.22.4.11 印章章启用(

28、包包括旧印章章换用新印印章)。由由中心或启启用印章部部门提出书书面申请，行行政人事部部审核，按按公司规定定审批后申申报、刻制制、启用。4.1.22.4.22 印章章停用。由由中心或拟拟停用印章章部门提出出书面申请请，行政人人事部审核核，按公司司规定审批批后执行。4.1.22.4.33 印章章销毁。按按公司规定定执行。4.1.22.5 印章保管管4.1.22.5.11 中心心印章：行行政人事部部印章管理理员管理。4.1.22.5.22 部门门印章：由由部门经理理指定专人人管理。4.1.22.5.33 印章章应存放于于安全牢固固并加锁的的专门的桌桌、箱、柜柜中，使用用后应及时时收存锁好好。4.1.

29、22.6 印章使用用审批规定定4.1.22.6.11 中心心印章的使使用，由中中心总经理理负责审批批，部门印印章的使用用，由部门门经理负责责审批。4.1.22.6.22 使用用各级印章章须先填写写行政人事事部制定的的用章申申请表，呈呈报负责审审批的领导导签字同意意后，方可可到印章管管理员处加加盖印章。4.1.22.6.33 印章章管理员必必须认真检检查用印文文书审批手手续，审批批程序完成成后才能用用印。4.1.22.6.44 不得得在空白纸纸张、凭证证、空白介介绍信和空空白便函上上用印，如如有特殊需需要，需按按公司规定定权限审批批。4.1.22.6.55 如因因工作需要要将印章带带出室外使使用

30、，应事事先填写印印章借用审审批表报报批，获准准后由印章章管理人员员和经办人人共同携带带出外使用用。4.1.22.6.66 出现现急需用印印的文书，在在有审批权权的领导未未能及时签签字的情况况下，须由由印章管理理员和用印印申请人共共同在场，电电话请示有有权审批的的领导，经经同意后方方可盖章。审审批权人返返回后的11个工作日日以内完成成补签手续续。4.1.22.7 责任 印章章管理人员员严禁违规规使用印章章。凡违规规使用印章章的，中心心一律视作作个人行为为，由此而而引起的法法律责任以以及其它形形式的任何何纠纷，均均由违规使使用印章的的人员承担担。同时中中心将视其其情节轻重重，给予相相应的行政政或经

31、济处处罚，触犯犯法律的移移送司法机机关处理。4.1.22.8 引用文件件和相关质质量记录4.1.22.8.1 用用章申请表表 4.1.22.8.2 印章借用用审批表 4.1.33 保密密管理工作作规程4.1.33.1 目的 加强中心心对保密工工作的规范范，严谨，确确保中心保保密工作落落实到中心心每一个员员工。4.1.33.2 适用范围围 中心心及所属各各部门。4.1.33.3 保保密员的设设立中心行政人人事部设保保密员（由由行政人事事助理兼任任）1人，负负责中心秘秘密文件、资资料以及涉涉密业务的的管理工作作，各部相相应确定兼兼职保密员员1人。4.1.33.4 保密事项项4.1.33.4.11

32、与中心心有关的调调查案件、检检举揭发材材料。4.1.33.4.22 中心各级级须保密的的办公会议议记录。4.1.33.4.33 财务会计计凭证、会会计报表、统统计报表、员员工工资表表等。4.1.33.4.44 本中心质质量体系有有关文件资资料。4.1.33.5 秘秘密文件、资资料的管理理4.1.33.5.1 所有秘密密文件未经经制发机关关批准或授授权不得擅擅自翻印，如如需复制，须须按规定申申请审批。4.1.33.5.2 收发秘密密文件资料料，由行政政人事部保保密员负责责；有关调调查材料，检检举揭发材材料由行政政人事部或或部门专人人负责；凡凡署名中心心领导亲启启件，由领领导拆封；秘密文件件的收发

33、、分分送、传阅阅、移交、归归档等环节节都要登记记，履行签签字手续，严严禁将秘密密文件、资资料放在不不安全的地地方。4.1.33.5.3 秘密文件件、资料必必须放入保保密柜内，由由保密员管管理，个人人不得保存存；定期清清查退，如如发现丢失失，要及时时报告并追追查处理。4.1.33.6 通讯保密密规定4.1.33.6.11 各部门由由专人管理理的办公设设备，非本本机使用人人员未经许许可不得擅擅自使用。4.1.33.6.22 电脑工工作人员要要严守保密密制度，避避免重要业业务资料和和档案资料料外泄、更更改或丢失失。4.1.33.6.33 任何个人人都不准在在通信、通通话中涉及及本中心在在商业竞争争中

34、的重要要信息；个个人不得偷偷看中心秘秘密文件和和打听中心心秘密性的的会议内容容。4.1.33.7 泄泄密的处理理凡发生遗失失中心秘密密文件、资资料或泄密密案件时，应应立即向行行政人事部部保密员和和中心领导导报告，并并及时采取取补救措施施；发生窃窃密案件，还还应及时向向当地公安安部门报告告。4.1.44 档案管管理工作规规程4.1.44.1 目的 使中心的档案案管理规范范化、程序序化以方便便工作中的的查找、使使用及保密密。4.1.44.2 适适用范围 客户服服务中心所所有档案及及对业主档档案的管理理。4.1.44.3 职责4.1.44.3.11 行政政人事部是是客服中心心档案管理理的主管部部门，

35、需设设立中心统统一档案客客服中心，每每三个月组组织各部门门档案员进进行档案互互检，每半半年组织各各部门档案案员档案资资料移交工工作。4.1.44.3.22 行政政人事部负负责中心行行政档案、人人事档案、中中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。4.1.44.3.33 管家家部负责业业户档案资资料、物业业资料、出出租房屋资资料、车辆辆资料、收收费资料、业主委员会资料等的管理工作。4.1.44.3.44 工程程部负责工工程设计、施施工资料、维维修、保养养计划、外外委工作记记录等技术术档案及工工程图纸等等的管理工工作。4.

36、1.44.3.55 保安安部负责治治安、消防防、保卫、安安全、秩序序等相关资资料的管理理工作。4.1.44.3.66 社区区文化部负负责社区文文化资料的的管理工作作。4.1.44.4 档案管理理范围4.1.44.4.11 行政政档案资料料4.1.44.4.22 人事事管理相关关材料。客客户服务中中心人员设设置、招聘聘、培训、定定岗定编、调调配、变迁迁文件、人人事劳资文文件、技术术职称等文文件。4.1.44.4.33 中心心证照及其其他相关资资料。4.1.44.4.44 中心心对外往来来的各类公公文、中心心内部重要要文件等。4.1.44.4.55 中心心内部重大大活动、事事件记录。包包括但不限限

37、于奖状、奖奖旗、奖杯杯、证书、纪纪念品。4.1.44.4.66 物业业管理相关关政策、法法规等。4.1.44.4.7 业户档案案资料。主主要有入住住通知书、住住户家庭情情况登记表表、房屋交交接单、住住户入住合合约、身份份证明材料料以及装修修申请表等等。4.1.44.4.8 物业资料料。4.1.44.4.9 物业经营营管理资料料。各客户户服务中心心经营发展展文件、小小区管理文文件、小区区建设文件件、委外、合合作文件。4.1.44.4.10 出租房房屋资料。4.1.44.4.11 车辆资资料。4.1.44.4.12 收费资资料。4.1.44.4.13 业主委员员会资料。4.1.44.4.14 工程

38、技技术档案。包包括工程设设计、施工工资料、维维修、保养养计划、外外委工作记记录等。4.1.44.4.15 工程图图纸资料。可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。4.1.44.4.16 治安资资料。4.1.44.4.17 消防资资料。4.1.44.4.18 保卫、安安全、秩序序资料。4.1.44.4.19 社区文文化资料。4.1.44.4.20 其他资资料。4.1.44.5 档案资资料的移交交和归档要要求4.1.44.5.11 移交交前资料管管理4.1.44.5.11.1 档案资料料在移交前前由中心档档案资料员员负责存档档管理。4.1

39、.44.5.11.2 中心必须须设置档案案的固定存存放处，并并将档案资资料分类存存放入不同同的档案袋袋（盒）内内，中心档档案资料员员对应归档档资料的完完整、完好好负责。4.1.44.5.11.3 存放的档档案资料根根据自己的的使用频率率和密级性性，把档案案资料分类类存放，并并可定期（暂暂定半年一一次）向物物业分公司司档案室进进行一次移移交。对于于自己保存存的档案资资料，按类类别和年限限两级分类类分柜存放放。4.1.44.5.22 移交交4.1.44.5.22.1 根据需要要，客户服服务中心定定期将以下下资料移交交至物业分分公司统一一管理（移移交相关表表格请参见见档案移移交书、档档案移交案案卷目

40、录表表、卷卷内目录），实物档案、声像档案、资料类档案等其他资料由中心档案管理员负责自行统一管理：4.1.44.5.22.1.11 工作作计划、国国家与当地地有关的法法律法规、以以中心及职职能部门等等名义发出出或制定的的文件以及及与中心职职能有密切切关系或由由中心承担担有关责任任并需要执执行的重要要文件等档档案资料。4.1.44.5.22.1.22 重大大、突发事事件的处理理资料。主主要包括楼楼宇、交通通、治安、公公共配套设设备设施等等方面及自自然灾害的的突发重大大事件的经经过和处理理过程记录录及相关材材料。4.1.44.5.22.1.33 合同同档案、管管理监察档档案、资产产档案资料料等。主要

41、要包括中心心所签订的的合同资料料，监察职职能部门对对中心进行行检查的书书面及取证证材料以及及中心固定定资产相关关材料。4.1.44.5.22.2 资料归档档前各客户户服务中心心档案资料料管理员须须按类整理理好，并填填写档案资资料移交表表，履行移移交手续。4.1.44.5.22.3 移交时，物物业分公司司和各客户户服务中心心档案资料料管理员须须仔细核对对移交的资资料，核对对无误后，交交接双方在在移交清单单上签字，并并加盖部门门公章。4.1.44.5.22.4 移交清单单一式两份份，物业分分公司和各各客户服务务中心交接接人各留存存一份。4.1.44.5.22.5 对调出、离离职等人员员，在办理理调

42、离手续续前，必须须清还档案案资料，没没有档案室室签字确认认，行政人人事部门不不得办理调调离手续。4.1.44.5.33 归档档要求4.1.44.5.33.1 要求及时时、准确、规规范地进行行归档。4.1.44.5.33.2 归档的文文件材料应应对照归档档范围完整整、准确、系系统收集，如如文件的正正文与附件件、正式印印本和稿本本、设计图图纸及其更更改通知等等都必须齐齐全；归档档案卷应进进行分类、排排列，并加加盖档号章章、装盒、编编制档案目目录。4.1.44.5.33.3 幅面一般般采用标准准A4型（297mmmx2110mm)，图样折叠叠时标题栏栏露在右下下角。非AA4图幅图图纸可以通通过粘贴及

43、及折叠方式式，横向按按手风琴式式折叠成AA4规格，竖竖向按顺时时针方向向向内折，图图纸应采用用国家标准准图幅，图图表栏露在在外面。4.1.44.5.33.4 文件书写写和载体材材料应能耐耐久保存，如如使用碳素素墨水或蓝蓝黑墨水的的钢笔、签签字笔等，不不能使用纯纯蓝墨水、红红墨水、铅铅笔和圆珠珠笔，字迹迹应清楚，图图样清晰，图图表整洁，签签字盖章手手续完备。4.1.44.5.33.5 归档的文文件原则上上一律为原原件（除归归档范围表表中列明为为复印件外外），要尽尽量追加原原件，必要要时复印件件并加盖红红章注明原原件存放处处，凡有原原件的文件件，不能以以复印件归归档。4.1.44.5.33.6 热

44、敏传真真纸不能直直接归档，要要尽量追加加原件，必必要时存复复印件并加加盖红章注注明原件存存放处。4.1.44.5.33.7 归档的文文件材料种种数、份数数以及每份份文件的页页数均应齐齐全完整。4.1.44.5.33.8 归档资料料必须准确确记录各项项活动，凡凡涉及工程程图纸、管管网分布及及走向、埋埋深等，必必须做到“图物相符符，数字准准确”，设计的的修改也须须在图纸上上反映出来来。4.1.44.5.33.9 声像类、实实物类档案案资料要清清晰完整、符符合集团档档案中心规规定的归档档规范和标标准，并按按归档要求求提供拍摄摄内容、时时间、背景景、作者等等文字信息息，电子文文件应有相相应的纸质质文件

45、材料料一并保存存。4.1.44.6 档案资料料的借阅4.1.44.6.11 档案案资料借阅阅事项规定定4.1.44.6.11.1 借阅的档档案资料必必须按时归归还，并及及时办理清清户手续。借借出的档案案资料一般般不超过77天，超过过7天需办办理续借手手续，未办办理延期手手续且借出出档案超过过15天者者，对相关关责任人进进行失职问问责处理，在在借阅期间间造成重要要资料丢失失者，对相相关责任人人进行失职职问责并报报上级领导导部门处理理。4.1.44.6.11.2 借阅者不不经允许不不得随便摘摘抄、拍照照、复制档档案资料，凡凡经允许摘摘抄、复制制的档案资资料必须由由档案资料料管理人员员进行审查查和核对。4.1.44.6.11.3 借阅者必必须保证原原样归还所所借的档案案资料，而而且完整无无损，不得得在档案资资料上涂改改、划线、圈圈点等，并并保证如期期归还。4.1.44.6.11.4 实物档案案一般不外外借，声像像档案资料料应以复印印件提供利利用。4.1.44.6.22 借阅阅审批权限限4.1.