档案分类编号办法(改).docx

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1、档案分类编号办法(改)关于下发 X XXXXXX 有限公司档案分类编号方法的通知 各相关部门：为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与沟通，现将档案分类编号方法下发，请各部门参照本方法的有关规定执行。附件：档案分类编号方法 XXXXXX 有限公司二 0 一九年二月二十七日档案分类编号方法第一条 为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与沟通，制定本方法。其次条 本方法规定了本企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号方法以及档案实体的排列方法。第三条 档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发

2、利用。第四条档案的类目设置（一）档案一级类目的设置一级类目设置：管理类（含质量管理体系类及公司其他管理类文件）、基建类、设备仪器、财务类、职工档案类、音像类、实物类、照片类、光盘类、电子文件（有实体电子文件档号与实体保持一样）等 10 大类别。 （二）档 案二级及二级以下类目的设置1、二级类目一般按项目（或性质、类别）设置，用阿拉伯数字代替。三级类目按年度设置。2、基本建设类档案二级类目一般按项目设置。基建三级类目按年度设置。3、设备仪器类档案二级类目按设备仪器编号设置。4、财务档案二级类目按其种类设置，如 1 财务报告、2 会计帐薄、3 会计凭证、4其他等设置。三级类目按年度设置，财务报告（

3、表）不设置三级类目。5、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，如 1 录音带、2 录像带，如数量较多可按年度设置三级类目。 6、实物档案二级类目一般按实物种类度设置。二级类目为：如 1 为奖牌类、2 为证书类、3 为印章类等。假如实物档案数量较多，可按年度设置三级类目。7、数码照片类档案按年度设置二级类目，按性质设置三级类目。8、无实体电子文件档案二级类目按文件种类设置。9、公司内档案保管期限分三类：永久、长期（30 年）、短期（10 年）；永久代号为久、长期为长、短期为短表示。第五条档号的编制1、档号由全宗号、类目号、部门代号及流水号组成。2、质量管理体系文件按公司文件限制程序5.1 内容进

4、行编号。（一）全宗号统一采纳 XXXXX（XXXXX）。（二）类目号类目采纳其类目中有代表性的英文大写字母编写：1、管理类 CMS2、基建类 CC 3、设备仪器类 EM 4、财务类 FM 5、音像类 AV 6、照片类：纸质照片 PT； 数码照片 DP。7、实物类 MO8、电子文件 ED， 9、光盘类 CD 10、职工档案类SA 二级及二级以下类目：1、管理（质量管理体系）、财务、音像、数码照片、实物、人力资源类等二级类目采纳阿拉伯数字编写。2、基建类档案二级类目建筑项目设置有代号的，一般应优先采纳型号或代号进行编写；无代号的，可采纳汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。如：A1、A2、A3、A4

5、、：分别代表建筑项目 1、2、3、4 号厂房。3、年度号采纳相应的四位阿拉伯数字表示。4、版本采纳 A、B、C 5、电子文件类目设置：有实体的电子文件以实体的档案编号为档号；无实体的电子文件二级类目号为性质编号，用阿拉伯数字表示。6、设备仪表类二级类编号按公司设备台账中编号。7、职工档案类二级类目用阿拉伯数字区分，如有三级类目用年度区分。（三）部门代号名称 代号 名称 代号 名称 代号 名称 代号 财务部 FD 质量部 QD 生产部 PD 人力资源部 HR 销售部 SD 仓储物流科 WL 经营规划 OD 选购部 PC 工艺技术科 TS 综合管理部 IM 设备设施部 EF 安环办 AO （四）流

6、水号（案卷）号各类档案分别以适用最多位数字号码编写（案卷）流水号。第六条档号示意：（一）管理类（不含体系类文件）：XXXXX-CMS-HR001人力资源部管理类第 1 件； XXXXX-CMS-PD001生产部管理类第 1 件； XXXXX-CMS-FD001财务部管理类第 1 件； XXXXX-CMS1-IM001综合管理部公司文件第 1 件； XXXXX-CMS2-IM001综合管理部外来文件第 1 件； XXXXX-CMS3-IM001综合管理部平安类文件第 1 件； XXXXX-CMS4-IM001综合管理部环境类第 1 件； XXXXX-CMS5-IM001综合管理部信息类文件第 1

7、 件 XXXXX-CMS6-IM001综合管理部企业文化建设类第 1 件； XXXXX-CMS7-IM001综合管理部制度类文件第 1 件； XXXXX-CMS8-IM001综合管理部其他类文件第 1 件； （二）体系类：按文件和记录管理程序附件 1 1：体系文件编号规则进行编号：XXXXX1-QD001A 质量手册第 1 版 XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；1：代表 1 阶文件，QD：代表文件主管部门质量部；001：为依次号；A 为第 1 版。XXXXX2-QD001A 程序文件第 1 版XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；2：代表 2 阶文件，QD：代表文件主管部门质量部；00

8、1：为依次号；A 为第 1 版本。XXXXX3-QD001A 作业文件第 1 版 XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；3：代表 3 阶文件，QD：代表文件主管部门质量部；001：为依次号；A 为第 1 版本。XXXXXQ-PD001A生产部的第一份 A 版质量记录XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；Q：代表质量管理体系；PD:代表生产部；001：为记录依次号；A：为第一版。（三）基建类: : XXXXX-CC3-EF0001 设备设施部 3 号厂房第 1 件资料 XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；CC1：代表基建类二级类目厂房编号；EF:代表主管部门设备设施部代号；001：为资料

9、依次号。XXXXX-CCA2002-EF0001 设备设施部 2 车间 2 号自动窑第 1 件资料; （四）设备仪器类：XXXXX-EMA3038-EF0001 设备设施部 3 车间直线微波（A3038）第 1 件资料。XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；EMA3038：代表设备仪器类二级类目编号；EF:代表主管部门设备设施部代号；001：为资料依次号。（五）财务类：XXXXX-FM1-FD0001 财务部财务报告第 1 件资料; XXXXX-FM2-FD0001 财务部会计账簿第 1 件资料; XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；FM1：代表财务报告；FM2 代表会计账簿；FD：财务

10、部；0001 代表流水号。（六）音像类：XXXXX-AV1-IM0001 综合管理部第 1 件录音带资料； XXXXX-AV2-IM0001 综合管理部第 1 件录像带资料； XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；AV1：代表录音带；AV2 代表录像带；IM：综合管理部；0001 代表流水号。（七）实物类：XXXXX-MO1-IM0001 综合管理部经营证件类第 1 类资料 XXXXX-MO2-IM0001 综合管理部奖牌第 1 件; ; XXXXX-MO3-IM0001 综合管理部荣誉证书第 1 件 XXXXX-MO4-IM0001 综合管理部废止印章第 1 件; XXXXX：代表 XXX

11、XX（全宗号）；MO1：代表经营证件类；MO2 代表奖牌类；MO3：代表荣誉证书类；MO4：代表印章类；IM：综合管理部；0001 代表流水号。（八）照片类：XXXXX-PT1-IM0001 综合管理部纸质照片类第 1 件; XXXXX-PT2-IM0001 综合管理部电子照片类第 1 件; XXXXX 为公司代码（宗号），PT1 为纸质照片类，PT2 为电子照片类；IM0：综合管理部，001 第 1 件资料。（九）电子文件：XXXXX-ED-IM0001 综合管理部电子类第 1 件资料; XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；ED 代表电子类；IM 代表综合管理部；0001 代表流水号。(

12、 ( 十) ) 电子文件光盘载体编号示意： XXXXX-CD1-IM0001 电子文件光管理类第 1 盘；XXXXX-CD2-IM0001 电子文件账务类第 1 盘； XXXXX-CD3-IM0001 电子文件基建类第 1 盘。XXXXX-CD4-IM0001 电子照片类第 1 盘。XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；CD1：代表管理类；CD2 代表账务类光盘；CD3：代表基建类；CD4 电子光盘照片类；IM：综合管理部；0001 代表流水号。(十一) 职工档案类：XXXXX-SA1-IM0001综合管理部职工档案员工简历类第 1 件资料 XXXXX-SA2-IM0001综合管理部职工档案

13、员工入职登记表第 1 件资料 XXXXX-SA3-IM0001综合管理部职工档案员工微分证复印件第 1 件资料 XXXXX：代表 XXXXX（全宗号）；SA1：代表员工简历类；SA2 代表员工入职登记表类；SA3：代表员工身份证复印件类；IM：综合管理部；0001 代表流水号。 第七条档案分类大纲序号 一级类目与代号 二级类目与代号 三级类目与代号 1 管理类 CMS 按性质或类别 1 为公司文件 2 为外来文件 3 平安类文件 4 环境类文件 5 信息类文件 6 企业文化建设类文件 7 制度类文件 8 其他文件 质量管理体系类文件按文件编号或记录编号 年度号 2 基建类 CC 工程项目名称及

14、代号 年度号 3 设备仪器类 EM 设备仪器编号 年度号 4 财务类 FM 1 财务报告 2 账簿 3 凭证 4 其它 年度号 5 照片类 DP 1 纸质照片 2 电子照片 年度号 6 实物类 MO 按实物种类划分：1 企业经营证书 2 奖牌 3 荣誉证书 4 废止印章 年度号 7 电子文件 ED 按文件编号进行编号 年度号 9 光盘类 CD 按载体内容：1 管理类 2 财务类 3基建类4 照片类 年度号 10 职工档案类 （SA）按国家有关部门规定设置二级及二级以下类目 年度号第八条 档案实体排架 公司档案排架如下：（一）一级类目按管理类、基建类、设备仪器类、财务类、数码照片类、音像类、实物类、电子文件类、职工档案类等大类依次排列。（二）各大类内按下列依次排列 1、管理类档案，在大类内按蛋白质或问题依次排架，即在大类内首先按性质分别排列，三级类目按年度时间依次排列。2、财务类档案按财务报告、财务账簿、财务凭证、会计其它等二级类目分别排列；在三级类目中可按年度依次排列。3、基建类按工程项目名称分别排列；在三级类目按年度时间依次排列。4、设备类公司编号进行排列，二类及以下按年度时间排列。5、照片、音像类档案按性质排列，二类及以下按年度时间排列。6、实物、电子类档案分别按载体种类、年度依次排列。第九条本方法最终说明权归本公司质量部。